PLANIFIER ET CHOISIR SA VISION STRATÉGIQUE Défis pour une meilleure gestion des services techniques du réseau de la santé du Québec

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1 PLANIFIER ET CHOISIR SA VISION STRATÉGIQUE Défis pour une meilleure gestion des services techniques du réseau de la santé du Québec Yanaï Elbaz Directeur général associé, Redéploiement, planification et gestion immobilière, CUSM Pierre Chénier Responsable du Programme d'efficacité énergétique et de projets spéciaux, ASSS de Montréal AQESSS - Colloque SAN-TECH Les 9 et 10 avril 2008

2 Regroupement des DST et associés Association de 60 membres et 40 établissements Régions de Montréal, Montérégie, Laval, Laurentides Rencontres trimestrielles et rencontres spécifiques Souci d intégrer dans la gestion des actifs l analyse des: Forces Faiblesses Menaces Opportunités Mettre en place une synergie et atteindre des objectifs communs Établir un plan d action autour des principaux enjeux: Augmentation des coûts de santé (Comm. Castonguay) Technologie et modernisation Programmes (soins de longue durée, soutien) Politiques et orientations du MSSS, ASSS

3 Démarche du plan stratégique Prévoir et planifier pour les 5 années à venir Mise en place du comité de planification stratégique par le Regroupement des DST Identifier les défis à relever Agir pour trouver des solutions communes à l échelle régionale et provinciale Aligner notre plan stratégique avec celui de l ASSS de Montréal, du MSSS et des régions

4 Préoccupations et défis : Deux grands axes de réflexion Immobilisations et maintien d actifs (5 priorités) Gestion des opérations (5 priorités)

5 Immobilisations et maintien d actifs Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ Rehausser la PRI à plus de 7 ans pour les projets autofinancés Immo/Énergie IMMOBILISATIONS ET MAINTIEN D ACTIFS Projets de construction PDMA et PDI Poursuivre la politique de financement du maintien d actifs

6 Immobilisations et maintien d actifs Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ Rehausser la PRI à plus de 7 ans pour les projets autofinancés Immob./Énergie Immo/Énergie Immobilisations et maintien d actifs Projets de construction PDMA et PDI Poursuivre la politique de financement du maintien d actifs

7 Rehaussement de la PRI pour les projets autofinancés Immob./Énergie Initiative du MSSS à l effet de rehausser le seuil de 5 à 7 ans très bien accueillie par le réseau, les subventions au développement durable à 15 ans ont un impact significatif Efficacité énergétique MSSS, en octobre 2007: 91 projets autorisés, 94.8 M$ investis, 16.2 M$ économies Nécessité d intégrer le cycle de vie des bâtiments et équipements afin d adapter le rehaussement de la PRI à chaque projet avec un maximum de 15 ans : Exemple 1 : Fenêtres à haut rendement d isolation cycle de vie de ans. Exemple 2 : Chaudière, refroidisseurs cycle de vie de ans.

8 Immobilisations et maintien d actifs Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ Rehausser la PRI à plus de 7 ans pour les projets autofinancés Immob./Énergie Immobilisations et maintien d actifs Projets de construction PDMA et PDI Poursuivre la politique de financement du maintien d actifs

9 Plan de développement du maintien d actifs (PDMA) et Plan directeur immobilier (PDI) PDMA et PDI : 2 outils impératifs à élaborer pour une vision à long terme de la planification du développement immobilier Reconnaissance de l excellente initiative de l ASSS de Montréal relative à la mise en place du PDMA auprès des établissements de Montréal Justification des demandes financières à l ASSS et au MSSS: les établissements doivent au préalable faire leur part en : Disposant du PDMA et PDI Procédant à une reddition des comptes Responsabilité des établissements dans la gestion du maintien d actifs: Tracer des objectifs clairs et faire une bonne planification des projets de maintien d actifs en les priorisant au préalable Obligation de résultats pour réduire le déficit de maintien d actifs

10 Immobilisations et maintien d actifs Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ Rehausser la PRI à plus de 7 ans pour les projets autofinancés Immob./Énergie Immobilisations et maintien d actifs Projets de construction PDMA et PDI Poursuivre la politique Poursuivre la politique de financement de financement du maintien du d actifs maintien d actifs

11 Poursuivre la politique de financement du maintien d'actifs Initiative pertinente du MSSS visant la prise en charge du patrimoine immobilier du réseau de la santé Important rehaussement du maintien d actifs par le MSSS depuis (plus de 700%!!!) La norme en vigueur est de 2% de la valeur de remplacement intégrée au budget du maintien d actifs L important retard d entretien accumulé dans les bâtiments, inégal en % VR, justifie un budget de «rattrapage». Un rapport du Conseil du trésor indique 808 M$. Il faudra tenir compte de l indice de condition physique (% retard / VR) Démarches à faire auprès du MSSS pour négocier un ratio supérieur à 2% ou une enveloppe de rattrapage (800 M$ CT) Responsabilité des établissements : S outiller avec le PDMA et le PDI Démontrer une gestion efficace des dépenses budgétaires Procéder à une reddition des comptes

12 Immobilisations et maintien d actifs Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ Rehausser la PRI à plus de 7 ans pour les projets autofinancés Immob./Énergie Immobilisations et maintien d actifs Projets de construction PDMA et PDI Poursuivre la politique de financement du maintien d actifs

13 Projets de construction Soumission des projets de plus de 100,000$ doivent passer par la procédure des appels d offres publics Considérer la spécificité des établissements de santé (contrôle des infections, normes de sécurité, complexité des travaux, chantiers difficiles) Proposition de procéder en 2 étapes pour le choix des entreprises : Faire une pré-qualification d entreprises avec des AO publics à la recherche de : Expertise en milieu de la santé Solvabilité financière Notoriété dans la qualité des services offerts en construction Retenir les meilleures entreprises puis lancer des appels d offres sur invitation Exemples de pré-qualification d entreprises en cours : Projets d efficacité énergétique avec des ESE, Partenariat Public Privé : préqualifications d entreprises Gouvernement fédéral: Appel d arrangements Programme technologique en environnement (Technology Early Action Measures)

14 Immobilisations et maintien d actifs Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ à 5M$ Rehausser la PRI à plus de 7 ans pour les projets autofinancés Immob./Énergie Immobilisations et maintien d actifs Projets de construction PDMA et PDI Poursuivre la politique de financement du maintien d actifs

15 Rehausser le seuil de 2M$ de la rénovation fonctionnelle mineure à 5M$ Permettre aux ASSS d autoriser directement les projets de construction de moins de 5M$ aux établissements Objectifs visés : Favoriser une vision efficace de gestion à l échelle de la région Permettre la prise de décisions rapides et la réduction de la lourdeur administrative de gestion et les coûts Réduire les délais de réalisation des projets pour le bénéfice de nos patients

16 Préoccupations et défis : Deux grandes axes de réflexion Immobilisations et maintien d actifs (5 priorités) Gestion des opérations (5 priorités)

17 Gestion des opérations Comité stratégique d influence et plan de communication Promouvoir le programme d efficacité énergétique et de développement durable GESTION DES OPÉRATIONS Gestion de la qualité Plan de développement des ressources humaines (PDRH) Systèmes d information de gestion (SIG)

18 Gestion des opérations Comité stratégique d influence et plan de communication Promouvoir le programme d efficacité énergétique et de développement durable Gestion de la qualité GESTION DES OPÉRATIONS Plan de développement des ressources humaines (PDRH) Systèmes d information de gestion (SIG)

19 Promouvoir le programme d efficacité énergétique et de développement durable Quelques statistiques à l Agence SSS de Montréal: Projets Nombre Investissements Économies Réalisés 46 33,6 M$ 6,5 M$/an En cours 21 78,7 M$ 9,3 M$/an À l'étude 13 25,7 M$ 3,2 M$/an Total M$ 19 M$/an 5 établissements sur l Île de Montréal certifiés Visez vert Augmenter le nombre de certifications initiées avec l ASSS Acquérir la certification LEED nouveaux et bâtiments existants Objectifs généraux visés : Atteindre 14% de réduction énergétique pour l ensemble du réseau en Application de la loi sur le développement durable Réduction absolue des émissions de gaz à effet de serre Respecter le Protocole de Montréal sur les substances appauvrissant la couche d ozone (SACO)

21 Plan de développement des ressources humaines (PDRH) Compétences Garantie du succès Préoccupations des services techniques identiques à celles des soins infirmiers en GRH : Pénurie et maraudage: Recrutement des professionnels (ingénieurs, architectes, techniciens en bâtiment, etc.) Corps de métier difficile à trouver (MMF, plomberie, électricité, etc.) Planifier la relève des employés des services techniques Prendre des mesures pour assurer une meilleure rétention et mobilisation du personnel

22 Gestion des opérations Entretien des équipements médicaux, GBM Services alimentaires Hygiène et salubrité CENTRES D ACTIVITÉS GMAO Entretien réparations Entretien Préventif Efficacité énergétique Buanderie, Lingerie Sécurité télécom. Stationnements Bureau de gestion de projets

24 Systèmes d information de gestion (SIG) Mettre en place des outils informatisés et des instruments de mesure de la performance (SAM-GMAO, ENER-21, HELIOS, etc.) Mettre à jour et de façon continue le PDMA Systèmes informatiques Prévention + Bonne gestion du parc immobilier Bonne reddition des comptes «On peut améliorer ce que l on peut mesurer» Indicateur Valeurs au CUSM Consommation énergétique 2.3 Gj/m $/m2 Entretien - Équipement général $/m $/Lits dressés Alimentation 7.25 $/repas Buanderie 40 kg/hr/employé Hygiène et Salubrité $/m2 Fonctionnement installations $/m $/Jour-présence Sécurité $/m $/Jour-présence

26 Gestion de la qualité Standardiser les bonnes pratiques de gestion et mettre en place les meilleures afin : d améliorer le service à la clientèle et d assurer la satisfaction des patients à notre niveau d intervention d améliorer la qualité de l air d augmenter la sécurité des patients et des employés de créer un milieu environnemental exemplaire Réaliser un audit pour : Identifier le déficit d entretien afin de réajuster le niveau de maintenance Prioriser les actions à court, moyen et long terme Identifier les risques pour s assurer que les bâtiments sont pleinement sécuritaires

28 Comité stratégique d influence et plan de communication Élaborer un plan de communication structuré: Porter la voix du Regroupement aux décideurs Présenter les enjeux stratégiques priorisés par le comité de planification stratégique Préparer des interventions argumentées et documentées (ex : augmenter la PRI à plus de 7 ans, pré-qualifier les entreprises, etc.) Assurer une coordination élargie aux établissements des CSSS et à tous les autres plus petits établissements Sensibiliser les établissements à une meilleure intercommunication Insister sur le partage des connaissances et de l information

29 Structure de fonctionnement du Regroupement des DST et associés MSSS, Agence Tables régions Regroupement des DST et associés AQESSS, AGPI, etc. Comité des CSSS et partenaires Comité de planification stratégique Hygiène et salubrité Technologies médicales Entret. préventif et GMAO Services alimentaires Effic. énergétique Dével. durable Gestion Qualité Génie logistique Ex. Kaisen, 5M, 5S Immobilisations construction Alloc. budgét. Indicat. gestion Reddition comptes Plan de développement des RH Autres

30 Conclusion Identifier les plus importants enjeux et défis de gestion des immobilisations et des opérations des directions des services techniques grâce au présent exercice Nos objectifs étant les mêmes, prendre conscience de la nécessité de créer un cadre de travail et d étroite collaboration entre le Regroupement, les ASSS, le MSSS, l AQESS, l AGPI, les directeurs généraux Se doter d une vision appuyant une gestion novatrice et exemplaire des services techniques, en misant sur la planification stratégique, le développement durable et l amélioration continue de la qualité Veiller à assurer une saine gestion de notre patrimoine immobilier en gardant à l esprit les objectifs communs suivants : Le bien être des patients et des employés Un environnement sécuritaire et fonctionnel

31 Soutenant les meilleurs soins pour la vie Questions?