La check-list pour événements

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1 La check-list pour événements

2 Salut, Que ce soit la première ou la centième fois que vous organisiez un événement, vous voulez que le résultat soit impeccable et éviter les mauvaises surprises. C est pourquoi nous avons élaboré une check-list pour événements. Imprimez-la rapidement pour commencer à planifier et assigner les tâches. Vous avez encore des questions sur votre événement? Faites-le nous savoir! À bientôt, L équipe PrintConcept.com

3 1. Pour commencer Les informations générales sur l événement Remplissez ci-dessous les informations générales sur l événement. Soyez bref afin que tout ceux impliqués dans l événement puissent les assimiler rapidement Concept Décrivez brièvement l événement Date Quel jour aura lieu l événement? 1.3. Lieu Où aura lieu l événement? 1.4. Budget Quel est le budget total disponible pour l événement? 1.5. Sponsors principaux Y a-t-il des sponsors? Qui sont-ils? 1.6. Responsable principal Qui est responsable de l organisation?

4 mois avant l événement Réglez ces points-ci le plus rapidement possible. Car ceux-ci prennent généralement plus de temps que vous ne pensez. N oubliez pas d assigner un responsable et une échéance Choisissez un DJ ou un groupe Avez-vous besoin d un DJ? Si oui, quel style? 2.2. L aménagement Trouvez un ou des partenaires pour l aménagement, c est-àdire l éclairage, les tentes, les décorations, les ordinateurs, lesprojecteurs, le son, le podium 2.3. Trouvez des sponsors Imaginez une stratégie pour attirer des sponsors. Échéance

5 2.4. Publicité Faites un plan détaillé pour promouvoir l événement auprès d un groupe-cible. N oubliez pas les flyers, les affiches, les panneaux 2.5. Prévoyez les besoins graphiques Les tickets d entrée, les tickets boisson, le programme et le fléchage Points de vente Déterminez comment les tickets seront vendus Formalités d inscriptions Renseignez-vous sur les formalités administratives à remplir sur place.

6 2.8. Transport vers et depuis l événement Proposez-vous une navette? Contactez alors dès maintenant une entreprise de location mois avant l événement Il est temps de peaufiner les grandes lignes. L événement se rapproche, le décompte a commencé Commandez vos impressions Commandez dès maintenant vos flyers, affiches, livrets et autres matériel de promotion Sécurité incendie et autres assurances Vérifiez la sécurité incendie, la responsabilité civile et les assurances tous risques et mettez-les à jour si nécessaire.

7 3.3. Tireuse et boissons Contactez une entreprise de location de tireuse et de boissons Location de matériel Si vous vous occupez de l aménagement, commandez/louez le matériel dès que possible Contactez un traiteur Si nécessaire, contactez un traiteur. : 3.6. Photographe Choisissez et contactez un photographe.

8 3.7. Collez les affiches Organisez la première ronde pour coller les affiches Organisez la sécurité Veiligheidsmensen boeken mois avant l événement L organisation de l événement devrait toucher à sa fin. Il est temps de mettre les points sur les i Le déroulement du jour J Planifiez entièrement le déroulement de l événement de manière précise pour éviter les mauvaises surprises le jour-même.

9 4.2. Faites la promo en ligne Facebook, LinkedIn, Twitter, ajoutez l événement aux calendriers, envoyez les communiqués de presse, les invitations électroniques 4.3. Lieux d affichage Trouvez des lieux d affichage et organisez les rondes d affichage Distribution des flyers Définissez où les flyers seront distribués et faites des listes Distribution des tickets en prévente Veillez à ce que tous les lieux de vente disposent de tickets.

10 4.6. Distribution des affiches Deuxième ronde pour la distribution des affiches Contactez les prestataires de services Contactez une entreprise de nettoyage et de ramassage des déchets pour après l événement sema ines avant l événement Veillez à ce que tout soit prévu, jusque dans les moindres détails. L événement a lieu dans moins d un mois Payez la redevance à la SABAM et à La Rémunération Équitable Payez les deux redevances afin que vous puissiez utiliser de la musique d auteurs et d artistes.

11 5.2. Organisez une conférence de presse Il est temps de vous adresser à vos contacts dans la presse et de les informer au sujet de l événement Premières répartition des tâches Élaborez une première répartition des tâches pour tous les collaborateurs semaines avant l événement Concentrez-vous surtout sur les visiteurs! Les points les plus importants doivent désormais être réglés Établissez la répartition des tâches définitive Établissez la répartition des tâches définitive pour tous les collaborateurs.

12 6.2. Autorisation véhicule publicitaire Demandez l autorisation de circuler dans un véhicule publicitaire Faites de la pub Affiches, internet, flyers, direct mailing 6.4. Imprimez les menus, badges, porte-noms Faites imprimer les badges des VIP, des visiteurs et de la sécurité. N oubliez pas les menus et les porte-noms.

13 jours avant l événement Contrôlez que tout soit en ordre. À partir de maintenant, tout va s accélérer Continuez de faire de la pub Par exemple, en vous déplaçant dans un véhicule publicitaire Le fléchage Affichez le fléchage Préparez le lieu Préparez la salle. N oubliez pas d allez chercher le matériel nécessaire.

14 7.4. Contactez les voisins Écrivez un petit mot pour les voisins et informez-les sur l événement Allez chercher et payez les tickets en prévente Allez chercher et payez les tickets en prévente Numéros de téléphone utiles Faites une liste de numéros de téléphone utiles. : 7.7. Allez chercher de la monnaie Si nécessaire, prévoyez suffisamment de monnaie pour la vente de tickets et de boissons.

15 7.8. Prévoyez le petit matériel pour le bar Décapsuleurs, serviettes, produit vaisselle, plateaux Briefing Organisez un briefing avec tous les collaborateurs. Une bonne ambiance vous garantit une bonne expérience pour les collaborateurs heures avant l événement Contrôlez tout à deux reprises. Un dernier effort, tout devrait être prêt Confirmez la présence du personnel de sécurité Confirmez que le personnel de sécurité sera présent.

16 8.2. Confirmez le traiteur Confirmez auprès du traiteur que tout est en ordre Confirmez les musiciens Contactez tous les musiciens réservés et confirmez que tout est en ordre Contrôlez la salle Contrôlez l aménagement de la salle. Vérifiez la musique, l éclairage, les porte-noms, les décorations, la clim 8.5. Fléchage Vérifiez le fléchage.

17 9. Jusqu à 5 jours après l événement Même maintenant, vous devez régler certaines choses. Un bon suivi et une évaluation vous garantissent le succès de votre prochain événement Cartes de remerciement Bedankingskaartjes drukken en versturen naar alle medewerkers Écrivez une évaluation Faites un rapport d évaluation détaillé avec des suggestions pour le prochain événement Mettez la liste des participants à jour Mettez la liste des participants et de leurs données à jour pour l organisation de votre prochain événement.

18 9.4. Payez les factures Le DJ, l équipe de nettoyage, le traiteur, les impressions, la location, la SABAM, le podium, la décoration de la salle, les dégâts éventuels, les boissons, l installation du bar 9.5. Faites un rapport financier Faites un rapport financier détaillé des coûts et des revenus.

19 PrintConcept.com PrintConcept.com vous assure : La qualité L innovation Le service Vous voulez ê tre sû r que vos impressions seront livré es à temps et correctement? Choisissez alors PrintConcept.com. Nous contrô lons toujours les impressions à cinq reprises avant de vous les envoyer. PrintConcept.com est é galement le premier fournisseur de vernis 3D brillant, la finition de premiè re qualité pour tout projet d impression. En outre, nous disposons d un assortiment complet, ré guliè rement mis à jour. Finalement, PrintConcept.com est heureux de participer à l organisation de votre é vé nement. Un de vos projets né cessite des impressions? Faites-le nous savoir, notre expertise, forte de nombreux projets, est mise gratuitement à votre disposition. Nous nous occupons depuis plus de 10 ans des impressions de plus de clients. PME ou grande entreprise, vous ê tes au centre de nos pré occupations! Bonne chance, L é quipe PrintConcept.com Vous avez des remarques sur notre check-list? Faites-le nous savoir. Nous sommes toujours heureux de l amé liorer!

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