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1 Aide au remplissage des formulaires intelligents Ces pages d'aide vous familiariseront avec le maniement des formulaires intelligents de la Ville de Luxembourg. Si vous n'y trouvez pas la solution, essayez la Foire aux Questions. Enfin, s'il s'agit d'un problème purement technique, vous pouvez envoyer un message à support-ecity (at) vdl.lu en décrivant votre problème. Pour toute autre question, contactez directement le service de la Ville en charge de votre demande. Nous allons aborder les thèmes suivants : La page d'accueil Dès que vous avez sélectionné un formulaire, un écran similaire à celui-ci vous est présenté : 1. Aide : C'est le lien qui vous amène sur les pages d'aide que vous lisez actuellement. 2. Remplir en ligne : Cliquez sur ce lien pour que le système vous guide pas à pas à travers le remplissage du formulaire. Cet interview en ligne ne vous posera que les questions nécessaires en fonction de vos réponses précédentes, vous serez aidé si nécessaire et vos erreurs éventuelles seront corrigées. 3. Titre : C'est le titre du formulaire que vous avez choisi. 4. Zone de détail : Dans la partie droite de l'écran sont affichées des informations générales concernant le formulaire. 5. PDF vide : Si vous tenez absolument à remplir le formulaire à l'aide d'un stylo et l'envoyer par la poste, cliquez sur ce lien pour télécharger un formulaire vide au format PDF. L'interview en ligne 1/13

2 Si vous avez choisi de remplir le formulaire en ligne, l'écran suivant vous est présenté : 1. Étapes : Cette zone de menu vous indique la liste des étapes de remplissage. Vous pourrez à tout moment revenir sur une étape précédente en cliquant sur les liens de ce menu. 2. Zone d'interview : Dans la partie droite de l'écran sont affichées les champs à remplir. Les informations obligatoires sont indiquées par un astérisque (*). 3. Continuer : Continuez sur la prochaine page en cliquant sur ce bouton bas de page. Un contrôle de validité des données sera effectué. En cas de problème, vous restez sur la même page et vous êtes invité à corriger ou à compléter les données. 4. Enregistrer : Si vous utilisez souvent les formulaires de la Ville de Luxembourg, vous pourrez alors remplir automatiquement certains champs. En cliquant sur [Enregistrer], le fichier de sauvegarde sera enregistré sur votre disque dur (voir le détail ci-dessous). 5. Charger : Si vous utilisez souvent les formulaires en ligne de la Ville de Luxembourg, il peut être intéressant de sauvegarder certaines données, comme p.ex. votre nom et votre adresse. En cliquant sur [Charger], le système vous demandera de localiser sur le disque dur de votre ordinateur le fichier contenant votre sauvegarde pour pouvoir remplir certains champs automatiquement (voir le détail ci-dessous). 6. Présentation : Lien retour vers la page d'accueil du formulaire. Comportement de certains champs Certains champs comportent une aide qui est affichée lorsqu'on laisse la souris quelques instants sur le champ : Certains champs comportent un bouton de rafraichissement signalé par une flèche. Le rafraichissement peut p.ex. chercher la rue correspondante à un code postal dans notre base de données ou bien effectuer des calculs : Si une erreur a été constatée, le champ est affiché en rouge. En laissant votre souris quelques instants sur le point d'exclamation apparu à côté du champ, une description de l'erreur apparaît : 2/13

3 Enregistrer des données Ce lien vous permet de sauvegarder les données du formulaire. Si vous utilisez souvent les formulaires de la Ville de Luxembourg, vous pourrez alors remplir automatiquement certains champs. En cliquant sur [Enregistrer], le fichier de sauvegarde sera enregistré sur votre disque dur. Votre ordinateur vous demandera à quel endroit et sous quel nom le fichier doit être enregistré. Vous pouvez le ranger où vous voulez et lui donner le nom et l'extension que vous voulez. Le tout est de le retrouver plus tard si vous voulez réinjecter ces données dans un formulaire. 1. Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier de sauvegarde. 2. Modifiez le nom du fichier si vous le désirez. 3. Appuyez sur le bouton [Enregistrer]. Charger des données Si vous utilisez souvent les formulaires en ligne de la Ville de Luxembourg, il peut être intéressant de sauvegarder certaines données, comme p.ex. votre nom et votre adresse. En cliquant sur [Charger], le système vous demandera de localiser sur le disque dur de votre ordinateur le fichier contenant votre sauvegarde pour pouvoir remplir certains champs automatiquement. 3/13

4 1. Cliquez d'abord sur [Parcourir...] pour localiser le fichier sur votre disque dur. 2. Localisez le fichier de données enregistré précédemment. Dans cet exemple, le fichier s'appelle "datastore.xml". 3. Cliquez ensuite sur le bouton [Ouvrir]. 4. Cliquez sur le bouton [Remplir le formulaire]. Les données seront injectées dans le formulaire en cours de remplissage. La validation Le tout dernier écran (quand tous les champs obligatoires ont été remplis) se présente comme ceci. En fonction du formulaire, l'une ou l'autre possibilité peut être absente. 4/13

5 1. Signer électroniquement : Si vous avez un certificat LuxTrust, utilisez ce lien. Vous pourrez signer votre demande avec votre certificat et la faire acheminer immédiatement au Service de la Ville de Luxembourg en charge du traitement. 2. Signer manuellement : Si vous ne disposez pas encore d'un certificat LuxTrust, utilisez ce lien pour afficher votre demande au format PDF. Vous devez alors l'imprimer, la signer manuellement et envoyer par la poste au Service en charge de votre demande. 3. Vérifier : Utilisez ce lien pour vérifier que les données sont correctes. Un fichier au format PDF sera généré avec vos données et affiché. 4. Valider : Si cette option est visible, une signature n'est pas nécessaire. Après avoir vérifié vos données (lien "Vérifier"), vous pouvez soumettre votre demande automatiquement au Service en charge. Cliquez sur le lien et attendez que le serveur vous confirme le succès de l'opération. 5. Enregistrer : Ce lien vous permet de sauvegarder les données du formulaire. Si vous utilisez souvent les formulaires de la Ville de Luxembourg, vous pourrez alors remplir automatiquement certains champs. En cliquant sur [Enregistrer], le fichier de sauvegarde sera enregistré sur votre disque dur. Votre ordinateur vous demandera à quel endroit et sous quel nom le fichier doit être enregistré. Vous pouvez le ranger où vous voulez et lui donner le nom et l'extension que vous voulez. Le tout est de le retrouver plus tard si vous voulez réutiliser ces données. La signature électronique La signature électronique est disponible depuis le premier trimestre 2009 pour les formulaires de la Ville de Luxembourg. Nous acceptons les certificats de type SmartCard, SigningStick, SigningServer/Token et SigningServer/ Sms, aussi bien en version privée que professionelle. Si vous avec une SmartCard ou un SigningStick, connectez-le maintenant à votre ordinateur. Attendez quelques instants : votre ordinateur doit reconnaître votre matériel et démarrer certains logiciels (environnement Java). Notez qu'on ne peut connecter qu'un seul certificat à l'ordinateur pour signer. La signature exige qu'une applette Java soit chargée par votre navigateur Internet et exécutée. En fonction de vos réglages de sécurité, il se peut qu'une alerte similaire à celle-ci soit affichée avant le chargement. 5/13

6 1. Cochez la case "Toujours faire confiance à cet éditeur". 2. Cliquez sur "Exécuter". L'interface de signature se présente comme ceci : 6/13

7 1. Cadre de vérification : Dans ce cadre vous voyez le fichier que vous allez signer. Vérifiez que tout est correct avant de signer. Si vous constatez une erreur, appuyez sur le bouton [Modifier les données] en bas de page. 2. Zoom : Les deux liens vous permettent d'augmenter ou de diminuer la taille des caractères dans le cadre de vérification. 3. Barre de défilement : Utilisez l'ascenceur pour parcourir le formulaire en entier. 4. Modifier les données : Si vous voulez encore modifier vos données, appuyez sur ce bouton. Vous serez retournés dans le remplissage du formulaire ou vous pourrez effectuer vos modifications. 5. Code PIN : Si vous avez une SmartCard ou un SigningStick, indiquez le code PIN de votre certificat LuxTrust. 6. Je signe : Appuyez sur ce bouton quand tout est correct et attendez la confirmation des contrôles. Si vous utilisez le SigningServer en version Token : 1. Indiquez votre User ID, votre mot de passe et le OTP généré par votre Token. Un OTP («One Time Password») est un mot de passe temporaire valable pendant 30 secondes. 7/13

8 Si vous utilisez le SigningServer en version SMS : Attention! Luxtrust a arrêté son service SMS et procède actuellement au remplacement gratuit du service SMS par des Tokens. Pour en savoir plus, cliquez ici. 1. Indiquez d'abord votre User ID et votre mot de passe. 2. Appuyez ensuite sur le bouton [Envoyer SMS] et attendez l'arrivée d'un message sur votre téléphone portable. 3. Indiquez le OTP que LuxTrust vient de vous envoyer par SMS. Notez que la casse (majuscules/minuscules) doit être respectée. Un OTP («One Time Password») est un mot de passe temporaire valable pendant 30 secondes. Si tous les contrôles sont valides, un écran similaire à celui-ci est affiché. La procédure est terminée et votre formulaire a est déjà arrivé au Service de la Ville de Luxembourg en charge de votre demande. 1. Télécharger une copie : Si vous le désirez, vous pouvez garder une copie de votre demande. Un dossier au format ZIP sera proposé au téléchargement. Ne modifiez en aucun cas le contenu de ce dossier, sous peine de risquer de détruire votre signature électronique. 2. Numéro de dossier : Si vous avez besoin de contacter la Ville concernant cette demande, veuillez donner à l'agent ce numéro pour qu'il puisse retrouver plus rapidement votre dossier. SIGNATURES MULTIPLES Si plusieurs signatures sont demandées sur le même formulaire, vous devez être sûr que TOUS les signataires disposent d'un certificat LuxTrust avant de continuer. Les différents types de certificat (SmartCard, SigningStick, SigningServer/Token, SigningServer/Sms) peuvent être mélangés, tous ne doivent pas utiliser nécessairement le même type de certificat. Il n'est cependant pas possible qu'une personne signe électroniquement et une autre manuellement. Notez qu'après la première signature, le bouton [Modifier les données] aura disparu. Les signataires suivants ne pourront plus modifier les données. 1. Votre fonction : Sur la page de signature, sélectionnez votre fonction (au nom de qui signez-vous cette demande?). Après la vérification, un écran similaire à celui-ci est affiché : 8/13

9 1. Prochaine signature : Si le prochain signataire se trouve à côté de vous et s'il a son certificat LuxTrust sur lui, cliquez sur ce lien. Vous serez retourné à la page précédente et il pourra signer à son tour. 2. Courriel : Si le prochain signataire n'est pas près de vous, cliquez sur ce lien pour prépare un courriel que vous pourrez lui envoyer. Il lui suffira de cliquer sur le lien indiqué dans ce courriel pour arriver immédiatement sur la page de signature de votre demande. Le courriel proposé sera similaire à celui-ci : 1. Destinataire : Indiquez l'adresse de courriel du prochain signataire et envoyez le message. 2. Sujet et message : Vous pouvez changer le sujet ou le message du courriel, mais ne modifiez pas le lien. La gestion des annexes TÉLÉVERSEMENT DES ANNEXES Si des annexes sont demandées, un écran similaire à celui-ci sera affiché. Vous pouvez téléverser les annexes sous format électronique ou bien les envoyer par courrier postal. 1. Annexes : Une liste des annexes à fournir est affichée. 2. Téléverser immédiatement : Si vous voulez scanner et envoyer vos annexes maintenant, cliquez sur ce lien. Vous serez amené dans l'espace de téléversement. 3. Téléverser ultérieurement : Si vous voulez scanner et envoyer vos annexes plus tard, indiquez ici votre adresse de courriel. Notez que vous avez un mois maximum pour effectuer le téléversement. 4. Cliquez sur ce lien : Après avoir indiqué votre adresse de courriel, cliquez sur ce lien. Un message vous sera envoyé contenant un lien qui vous amènera ultérieurement dans l'espace de téléversement. Le courriel qui vous sera envoyé est similaire à celui-ci : 9/13

10 1. Si vous cliquez sur ce lien, une fenêtre de votre navigateur Internet va s'ouvrir et vous amener dans votre espace de téléversement. 2. Certains navigateurs n'acceptent pas des liens longs avec des paramètres. Dans ce cas, cliquez sur le lien plus court du message. 3. Votre navigateur arrive à la page d'identification de l'espace de téléversement. Indiquez le code mentionné dans le message. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [Envoyer]. Espace de téléversement L'espace de téléversement se présente comme une liste des annexes nécessaires. Une case à cocher dans la colonne «Téléversement» indique que vous pouvez soumettre une version électronique de cette annexe. Pareillement, une case à cocher dans la colonne «Envoi postal» indique que l'envoi par courrier est accepté. S'il n'y a qu'une seule case cela veut dire que vous êtes obligé de soumettre l'annexe dans ce format. Téléverser une annexe 1. Cliquez dans une des cases de la colonne «Téléversement». Une interface similaire à celle-ci apparaît : 10/13

11 1. La taille du fichier ne doit pas exéder une certaine limite. Cette limite est fixée par le Service de la Ville en charge de votre demande et peut être différent en fonction du formulaire et de l'annexe. Le ou les formats de fichier acceptés est aussi indiqué. Préparez maintenant votre annexe sous format électronique en respectant les contraintes. 2. Cliquez sur [Charger]. Une fenêtre représentant le contenu de votre disque dur apparaît. 3. Sélectionnez le fichier à téléverser à partir de votre disque dur. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 5. Si vous voulez rajouter un commentaire à l'intention du Service en charge de votre demande, tapez-le dans ce champ. 6. Cliquez ensuite sur le bouton [Oui] pour téléverser l'annexe. En fonction du poids du fichier cela peut prendre un certain temps. Attendez que la liste des annexes réapparaisse. 7. Si vous ne voulez pas téléverser ce fichier, cliquez sur le bouton [Non]. Vous serez retourné à la liste des annexes. 11/13

12 1. Pour visualiser une annexe déjà téléversée, cliquez sur l'icône à droite de la case à cocher. Pour enlever une annexe déjà téléversée, cliquez dans la case à cocher. Une fenêtre apparaîtra vous demandant de confirmer votre choix. 2. Quand le mode d'envoi de toutes les annexes est renseigné, vous avez la possibilité de transmettre ce dossier au Service de la Ville en charge de votre demande. Pour cela, appuyez sur le bouton [Envoyer]. La transmission du dossier vous est confirmée : 1. Si des annexes doivent être envoyées par courrier postal, elles vous sont rappelées ici. 2. Envoyez-les à l'adresse indiquée. Cette adresse change évidemment en fonction de votre demande. ENVOI LES ANNEXES PAR COURRIER POSTAL Si vous voulez envoyer vos annexes par courrier postal, cliquez sur l'onglet «Envoi postal». 12/13

13 1. Cliquez sur ce lien pour imprimer la liste des annexes à envoyer. 2. Envoyez cette liste avec vos annexes à l'adresse indiquée. Cette adresse change évidemment en fonction de votre demande. 13/13

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