Guide de livraison auprès des entrepôts Amazon France Demande de rendez-vous dans le portail CARP

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1 Guide de livraison auprès des entrepôts Amazon France Demande de rendez-vous dans le portail CARP Ce document détaille la procédure de prise de rendez-vous auprès des entrepôts Amazon. Il présente l utilisation du portail CARP, permettant de demander simplement un rendez-vous Nous vous rappelons que toute livraison palettisée doit faire l objet d une demande de rendez-vous confirmée par notre entrepôt, et honorée dans les 30 minutes suivant l heure donnée. Un camion, un rendez-vous un rendez-vous, un camion Veuillez noter qu il n'est pas nécessaire d'utiliser CARP pour les livraisons de colis en vrac faites par un expressiste possédant un slot fixe. Table des matières : A. Comment créer une demande de rendez-vous sous CARP?... 2 Qu est-ce que CARP?... 2 Accès à CARP... 2 Créer un rendez-vous... 3 Option 1 : création manuelle... 3 Option 2 : chargement d un fichier Excel... 5 Messages d erreur... 6 Validation du rendez-vous... 7 Confirmation du rendez-vous... 7 Voir les rendez-vous déjà demandés... 8 Modifier un rendez-vous existant... 9 Dupliquer un rendez-vous FAQ

2 A. Comment créer une demande de rendez-vous sous CARP? Qu est-ce que CARP? CARP est un portail de prise de rendez-vous auprès des entrepôts Amazon. Il remplace la prise de rendez-vous par mail en conservant les éléments essentiels : - entrepôt de destination - nombre de palettes, de cartons, d unités - liste des commandes ou ASN livrés et en y ajoutant des fonctionnalités : - vérification immédiate du statut des commandes (confirmées, annulées, ) - possibilité d utiliser l ASN plutôt que les numéros de commande - réponse assurée sous 4h ouvrées - possibilité de modifier toutes les données d un rendez-vous - possibilité de voir la synthèse de tous les rendez-vous Accès à CARP Pour avoir accès à CARP, rendez-vous à l adresse suivante : Sélectionner ensuite «Demander un nouveau compte» 2

3 Sélectionnez le type de compte demandé (transporteur) et remplissez tous les champs. Si vous êtes un transporteur, le champ «Code Alpha Transporteur standard» doit correspondre à votre code SCAC (si vous ne le connaissez pas ou que vous n en avez pas encore un renseignez s il vous plaît «XXX» dans le champ SCAC code). Quelques recommandations : - l adresse entrée sera celle sur laquelle vous recevrez les confirmations de rendezvous. Privilégiez l utilisation d une adresse groupée pour éviter des inconvénients lors des périodes de congé - le nom d utilisateur et le mot de passe doivent contenir au minimum 8 caractères alphanumériques. Ils vous seront demandés à chaque demande de RDV. - le nom d utilisateur et le mot de passe ne peuvent pas être égaux - n utilisez pas d espace Lorsque votre compte aura été activé, vous recevrez un de notification. Créer un rendez-vous Option 1 : création manuelle Dans l écran d accueil, cliquez sur «Envoyer la demande» : Commencez par remplir l en-tête de la demande de rendez-vous en choisissant : - le code du transporteur : il est pré-rempli si votre compte est de type «transporteur» - l entrepôt de destination dans la liste déroulante - le type de chargement : il doit être systématiquement «sur palettes» puisque les livraisons de colis via expressistes sur slot fixe ne nécessitent pas de rendez-vous - la date et l heure à laquelle vous souhaitez nous livrer : l entrepôt tâchera de vous attribuer un rendez-vous au plus proche de votre demande - tout commentaire qui vous semble approprié pour nous permettre de vous attribuer un rendez-vous 3

4 Remplissez ensuite le détail de la livraison : 1. avec un ASN : - mettez les numéros d ASN dans le champ «BOL n» en en renseignant un par ligne - complétez les autres champs - il n est pas nécessaire de renseigner le champ «Liste de BC» 2. avec les bons de commandes : - mettez une valeur par défaut dans le champ «BOL n» - renseignez tous les numéros de commande sur une seule ligne, séparés par des virgules - complétez les autres champs Cliquez sur Soumettre. 4

5 Option 2 : chargement d un fichier Excel Dans l écran d accueil, cliquez sur «Soumettre une demande en bloc» : Commencez par remplir l en-tête de la demande de rendez-vous (même procédure que sur la création manuelle). Cliquez ensuite sur «Cliquez ici pour télécharger le fichier». Enregistrez-le dans un dossier dédié. Les champs à remplir sont les mêmes qu en demande manuelle : 1. avec un ASN : 2. avec les bons de commandes : 5

6 Enregistrez votre fichier, puis cliquez sur Browse pour le charger (votre fichier doit être au format xls) : Une fois le fichier chargé, cliquez sur Soumettre. Messages d erreur En-tête : - «Code Alpha Transporteur standard manque» : vous n avez pas sélectionné de transporteur pour cette livraison - «FC de destination manque» : vous n avez pas sélectionné l entrepôt de livraison. - «L'expédition nº 1 est manquante Nombre de palettes» : vous avez choisi le type de chargement «Sur palette» et n avez pas indiqué de nombre de palettes dans le détail - «Expédition n 1 : Nombre de palettes ne correspond pas au type de chargement sélectionné» : vous avez sélectionné le type de chargement «Pas sur palette» et avez indiqué un nombre de palettes dans le détail - «Date de livraison demandée par le transporteur manque» : vous devez indiquer à quelle date/heure vous souhaitez livrer la marchandise Détails : - «Au moins une expédition est nécessaire» : vous n avez rentré ni numéro d ASN, ni numéro de commande pour cette livraison - «L'expédition nº N est manquante Nom du fournisseur» : vous n avez pas renseigné de nom de fournisseur pour la ligne N - «L'expédition nº N est manquante BOL n» : vous n avez pas renseigné de numéro d ASN pour la ligne N. Si vous n avez pas d ASN pour cette livraison, reportez votre nom de fournisseur dans la colonne BOL - «Expédition #N introuvable dans les enregistrements d'amazon. Entrez manuellement la liste des bons de commande relative à l'expédition.» : vous avez renseigné un ASN dans le champ BOL de la ligne N, sans mettre de PO. Ce numéro d ASN n existe pas dans notre système. Raisons possibles : cet ASN n est pas encore parvenu dans nos systèmes (compter 1h entre l envoi et l intégration) erreur de saisie sur le numéro utilisation d un numéro de référence ASN interne à votre entreprise à la place du numéro de référence transmis à nos systèmes Si le problème persiste, veuillez renseigner également le numéro de commande pour cette ligne 6

7 Pour toute question, contactez le fournisseur vous ayant confié la marchandise - «L'expédition #N: PO 'X ' est valide uniquement pour le FC 'xxx1' et ne peut pas être soumise comme faisant partie de cette demande de rendez-vous. Veuillez supprimer ce PRO de cette demande de rendez-vous et soumettez une demande séparée pour le FC 'xxx1'.» : la commande de la ligne N doit être livrée à un autre entrepôt. Il est nécessaire de faire une demande de rendez-vous par entrepôt. Pour toute question, contactez le fournisseur vous ayant confié la marchandise - «Expédition n N : Le BdC 'X ' est fermé.» : la commande X est soit complète (tout a déjà été livré), soit annulée. Pour toute question, le fournisseur vous ayant confié la marchandise - «Expédition n N : BC 'X ' non confirmé.» : la commande X n a pas été confirmée dans Vendor Central ou par EDI, il faut la confirmer avant la prise de rendez-vous. Pour toute question, contactez le fournisseur vous ayant confié la marchandise - «Expédition n N : Le BdC 'X ' n'est pas reconnu. Contactez l'émetteur du BdC pour vérifier qu'il est correct» : le numéro de commande X n existe pas. Vérifiez qu il a bien été entré et qu il s agit bien d une commande émise par Amazon. Pour toute question, contactez le fournisseur vous ayant confié la marchandise - «Expédition n N : impossible de valider le BC 'X ' en raison d une défaillance interne du système Veuillez réessayer plus tard.» : réessayez plus tard. Si le problème persiste, contactez-nous via carp-support-fr@amazon.fr Validation du rendez-vous Après avoir cliqué sur «Soumettre», l écran suivant apparaît : Vérifiez que les informations sont complètes et cliquez sur «Soumettre» en bas de page. Si le message suivant apparaît : «Les expéditions indiquées en jaune n'ont pas été trouvées dans les enregistrements d'amazon. Veillez à bien vérifier les listes des bons de commande relatives à ces expéditions avant de procéder à l'envoi.» : vous n avez pas utilisé de numéro d ASN pour votre demande de rendez-vous. Vous pouvez tout de même soumettre votre demande, ce n est pas bloquant. Confirmation du rendez-vous Lorsque l entrepôt aura confirmé votre rendez-vous, vous recevrez par une notification de ce type : 7

8 Vous y retrouvez : - le numéro de rendez-vous (encadré en rouge), à fournir à votre transporteur - la date et l heure du rendez-vous (encadrés en bleu), à respecter dans les 30mn - le rappel du détail de la livraison validée Voir les rendez-vous déjà demandés Sur l écran d accueil, sélectionnez «Recherchez dans les rendez-vous passés» : Pour voir tous les rendez-vous, cliquez simplement sur au besoin.. Vous pouvez affiner la recherche 8

9 Dans cette interface, vous pouvez : 1. retrouver les rendez-vous qui vous ont été attribués (en rouge) 2. modifier un rendez-vous existant avant ou après sa validation par notre entrepôt (en bleu) 3. annuler une demande de rendez-vous (en vert) 4. recopier une demande de rendez-vous existante (si le camion a été refusé ou ne s est pas présenté, en orange) Dans les cas 2 et 3, une notification vous sera systématiquement transmise par , que la suppression ou la modification vienne de votre part ou de celle de l entrepôt. Les statuts sont les suivants : - Confirmé : votre rendez-vous a été accepté - En attente : votre demande de rendez-vous est en attente de confirmation par notre entrepôt - Intervention manuelle requise : pas de modification possible avant la validation du rendezvous par l entrepôt - Interrompu : votre rendez-vous a été supprimé par vous ou par notre entrepôt - Annulation en attente : votre demande d annulation est en attente de validation par notre entrepôt - Modification en attente : votre demande de modification est en attente de validation par notre entrepôt Attention, il peut y avoir plusieurs lignes pour un même rendez-vous, il faut prendre la première de la liste. Modifier un rendez-vous existant Si vous souhaitez modifier : - la date ou l heure d un rendez-vous - le contenu d un rendez-vous (commandes, unités, cartons, palettes), à la hausse comme à la baisse, ne recréez pas de rendez-vous. Il faut impérativement le modifier pour ne pas avoir deux rendez-vous pour un seul camion. Attention, la limite de modification de rendez-vous est : - pour les créneaux normaux, de 24h avant la livraison. En cas de quantités ajoutées, les quantités ne doivent pas excéder 3 palettes - pour les créneaux fixes, de 2h avant la livraison 9

10 En cas de modification à moins de 24h de la livraison, ou d ajout de plus de 3 palettes, notre entrepôt se réserve le droit de décaler le rendez-vous à un autre créneau. En cliquant sur «Modifier», vous revenez sur l interface de prise de rendez-vous : Vous devez impérativement : - sélectionner une raison de modification dans la liste déroulante - ajouter les détails dans les commentaires, par exemple : o «il n y aura que 2 palettes au lieu de 3» o «notre transporteur a pris du retard, nous devons décaler le rendez-vous d une journée» o «merci de m attribuer un créneau entre 7h et 13h» L interface est ensuite la même que pour une création manuelle, vous devez ensuite Soumettre puis Valider la demande. Après avoir validé, vous recevrez un «Confirmation de SOUMISSION de demande de modification» reprenant les différentes modification apportée. Attention, ceci n est pas la confirmation de l entrepôt, qui s intitule : «Confirmation de RÉUSSITE de demande de modification» Dupliquer un rendez-vous En cas de suppression d un rendez-vous de votre fait ou de celui de l entrepôt (par exemple si le camion ne s est pas présenté ou si la marchandise a été refusée), vous pouvez réutiliser l intégralité des données du rendez-vous en choisissant «Copier vers nouveau». 10

11 FAQ 1. Je possède un rendez-vous fixe auprès de l entrepôt, quelle est la marche à suivre? Il faut préciser, lors de la demande, dans le champ commentaire : «rendez-vous fixe de 11h», et choisir cet horaire dans la livraison. Sans quoi, l entrepôt considèrera la demande comme un camion séparé. Par ailleurs, votre confirmation du rendez-vous doit nous arriver au plus tard 2h avant la livraison, sans quoi nous annulerons le créneau. Nous vous recommandons vivement de nous soumettre votre demande de rendez-vous au plus tôt. 2. L entrepôt n a pas attribué le créneau demandé La date et l heure demandées peuvent ne plus être disponibles au moment de votre demande. L entrepôt cherchera alors à : - attribuer un rendez-vous le jour demandé mais sur un créneau horaire différent si disponible, afin de maintenir un délai de mise en stock des produits suffisants - attribuer un rendez-vous au plus proche du jour demandé Nos entrepôts sont ouverts du lundi au vendredi, de 6h à 19h (horaires exacts dans le manuel du transporteur disponible sur simple demande à carriermanual@amazon.fr), et nous vous encourageons à utiliser toute l amplitude horaire. En cas d impossibilité de respecter le créneau attribué, faites un demande de modification sous CARP en précisant dans le champ Commentaires les contraintes rencontrées. 3. Le numéro d ASN que j ai rentré dans le système ne fonctionne pas Voici les principales causes : - cet ASN n est pas encore parvenu dans nos systèmes (compter 1h entre l envoi et l intégration) - erreur de saisie sur le numéro - utilisation d un numéro de référence ASN interne à votre entreprise à la place du numéro de référence transmis à nos systèmes Si le problème persiste, veuillez renseigner également le numéro de commande pour cette ligne. Pour toute question, contactez le fournisseur vous ayant confié la marchandise. 4. J ai soumis ma demande il y a plus de 4h et je n ai pas encore reçu de réponse Les demandes devraient être validées sous 4h ouvrées (entre 6h et 19h). Si vous n avez pas reçu de réponse : - vérifiez que vous avez bien validé votre demande, sinon, il faut la resoumettre - vérifiez que le statut est toujours «en attente» dans «Rechercher dans les rendez-vous passés». Si c est le cas, contactez-nous via carp-support-fr@amazon.fr 5. Mes POs ne sont pas au bon statut, et je ne parviens pas à prendre rendez-vous Amazon n accepte pas de livraison de commandes non confirmées, annulées ou complètes (cf. Manuel du fournisseur, section «Problèmes de réception»). Pour cela, CARP empêche toute prise de rendez-vous sur une commande qui ne soit pas confirmée. Le fournisseur doit confirmer les commandes dans Vendor Central ou par EDI avant la prise de rendezvous. Si toutefois, vous aviez des questions sur le statut d une commande, contactez le fournisseur vous ayant confié la marchandise. 11

12 6. Mon transporteur a pris du retard et ne pourra pas honorer son rendez-vous, je souhaite décaler le rendez-vous à demain Modifiez le rendez-vous dans CARP en indiquant dans le commentaire la raison du déplacement. 7. Quelle est la limite de modification des rendez-vous? La limite de modification de rendez-vous est : - pour les créneaux normaux, de 24h avant la livraison. En cas de quantités ajoutées, les quantités ne doivent pas excéder 3 palettes - pour les créneaux fixes, de 2h avant la livraison En cas de modification à moins de 24h de la livraison, ou d ajout de plus de 3 palettes, notre entrepôt se réserve le droit de décaler le rendez-vous à un autre créneau. 8. J ai besoin de faire une modification à mon compte CARP Sur l interface d accueil, vous pouvez modifier votre mot de passe, retrouver votre mot de passe ou changer votre adresse Notez que les champs nom d utilisateur et mot de passe sont sensibles à la casse (majuscule et minuscule). Si toutefois, vous ne parveniez pas à faire les modifications souhaitées, contactez-nous via carp-supportfr@amazon.fr, en donnant un maximum de précision (entrepôt, commandes, ). 9. J ai reçu une notification de suppression de rendez-vous alors que je n ai pas demandé d annulation, et aucun motif n est indiqué Plusieurs raisons possibles : - vous êtes livrés sur un créneau fixe, vous l avez indiqué dans votre demande de rendez-vous et l entrepôt a tout simplement consolidé les deux rendez-vous, en supprimant celui qui était en doublon - le camion a été refusé pour une non-conformité à notre manuel du fournisseur - enfin, en fin d équipe, l entrepôt ferme tous les rendez-vous qui ne se sont pas présentés Pour toute question, contactez-nous via carp-support-fr@amazon.fr, en donnant un maximum de précision (entrepôt, commandes, ). Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions, contactez-nous via carriermanual@amazon.fr, en donnant un maximum de précision (entrepôt, commandes, ). 12