RAPPORT ANNUEL

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1 RAPPORT ANNUEL

2 Mot du directeur et du président du conseil d administration 3 La vision de l établissement 4 La mission et les valeurs des Centres jeunesse de l Outaouais 5 La structure organisationnelle 6 Les services offerts aux Centres jeunesse de l Outaouais 7 La région de l Outaouais en bref 8 Les familles de l Outaouais 8 La population jeunesse 9 Conseils et comités de l établissement 10 Entente de gestion et d imputabilité Les résultats au regard du plan stratégique 17 Direction générale 20 Direction de la protection de la jeunesse 22 Statistiques Direction des services aux jeunes et à leur famille 26 Direction des ressources humaines et des services techniques 28 Les ressources humaines des Centres jeunesse de l Outaouais 30 Soirée reconnaissance Direction des ressources financières, de l approvisionnement et de l informatique 33 Application de la loi Direction des services professionnels et de la qualité 35 Loi sur la prestation sécuritaire des services de santé et des services sociaux - Comité de gestion des risques Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services 42 Comité de vigilance et de la qualité 44 Comité de gouvernance et d éthique 44 Conseil multidisciplinaire 44 Comité des usagers 47 La Fondation Les Centres jeunesse de l Outaouais 49 Rapport de la direction 51 Rapport de l auditeur indépendant sur les états financiers résumés 53 États financiers des Centres jeunesse de l Outaouais 54 Code d éthique et de déontologie applicable aux administrateurs des Centres jeunesse de l Outaouais 63 Déclaration de fiabilité des données À titre de directeur général, j ai la responsabilité d assurer la fiabilité des données contenues dans ce rapport annuel de gestion, ainsi que des contrôles afférents. Les résultats et les données du rapport de gestion de l exercice des Centres jeunesse de l Outaouais : décrivent fidèlement la mission, les mandats, les responsabilités, les activités et les orientations stratégiques de l établissement; présentent les objectifs, les indicateurs, les cibles à atteindre et les résultats; présentent des données exactes et fiables. Je déclare que les données contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que les contrôles afférents à ces données sont fiables et qu elles correspondent à la situation telle qu elle se présentait au 31 mars Gilles Clavel, directeur général remplaçant Centres jeunesse de l Outaouais Pour : Luc Cadieux, directeur général

3 Mot du directeur et du président du conseil d administration Le rapport annuel des Centres jeunesse de l Outaouais vous propose un tour d horizon sur la dernière année dans la cadre de notre mission de protection et de réadaptation des enfants et des adolescents de la région de l Outaouais. Vous trouverez dans ce rapport les faits saillants de la dernière année, en ce qui concerne la gouvernance et les activités de l établissement. Chacune des directions vous fera état de ses nombreuses réalisations. Des informations concernant les ressources humaines, les états financiers et l analyse de résultats des opérations y sont également incluses. En matière de gouvernance, nos travaux ont porté sur le respect de la Loi 133 et son application pour le fonctionnement du conseil d administration. Notre établissement a aussi travaillé à l arrimage entre les grandes orientations ministérielles et régionales quant aux planifications stratégiques, et particulièrement en lien avec les travaux sur l appui à la performance. Les Centres jeunesse de l Outaouais, tout comme les autres établissements du réseau de la santé et des services sociaux, ont connu un contexte de compressions budgétaires. Sans ménager les efforts pour y arriver, la qualité du service offert aux jeunes et à leur famille demeure notre priorité. Dans la poursuite de cet objectif, nous avons renouvelé la démarche pour l obtention de notre quatrième accréditation pour un «Engagement qualité» auprès du Conseil québécois d agrément. Les Centres jeunesse de l Outaouais ont réussi à atteindre les objectifs de l an 2 de la planification stratégique Cette réussite a été possible grâce à l engagement de notre personnel envers la qualité des services aux jeunes et à leur famille. Nous tenons à remercier chaleureusement tous les employés pour leur contribution à l amélioration des services de façon continue. Nous vous invitons à prendre connaissance du rapport annuel Bonne lecture! Luc Cadieux Directeur général Claude Beaulieu Président du conseil d administration 3

4 La vision de l établissement Par son engagement dans une démarche d amélioration continue de la qualité de ses services, Les Centres jeunesse de l Outaouais ont comme vision d avenir que : Les enfants et leur famille recevront un service personnalisé, de qualité et répondant à leurs besoins, et ce, dans le respect de leurs droits. Les enfants et leur famille auront confiance en nos services et seront satisfaits de l aide qu ils reçoivent ou ont reçue. Les enfants vivront dans un milieu stable et permanent. Ils développeront leurs compétences, vivront en harmonie et deviendront des adultes responsables, épanouis et autonomes. Les familles seront outillées, capables d aller chercher de l aide dans leur communauté pour répondre à leurs besoins quotidiens. Elles auront un sentiment d appartenance à leur milieu. Le personnel sera compétent, confiant, engagé et adhérera à la mission de l établissement. - Il recevra de l information et de la formation continue de façon à être compétent dans ses actions. - Il sera stable et offrira une cohérence et une continuité de services aux jeunes et à leur famille. - Il sera à l écoute de ceux-ci, les respectera et préservera leur dignité. - Il croira au potentiel de chacun et misera sur les forces des gens. - Il sera soucieux de toujours travailler en équipe à l interne et à l externe de l établissement. - Il agira comme modèle et tuteur de développement pour les jeunes et leur famille. Il sera porteur d espoir. Notre établissement, dans son engagement de qualité, assurera l amélioration continue de ses services et se gardera à la fine pointe des meilleures pratiques aux niveaux cliniques et de gestion. - Il sera performant et mettra à profit l ensemble de ses expertises avec rigueur pour répondre aux besoins des jeunes et leur famille. - Il sera proactif, il rayonnera auprès de ses partenaires et de l ensemble de la communauté. - Il sera doté d une image positive. - Il valorisera son personnel et le considérera comme la pierre d assise de la réalisation de sa mission. - Il sera capable de se remettre en question et de voir les changements comme des opportunités. - Il croira au partenariat et sera un leader en la matière dans l intérêt premier de la clientèle. - Il sera un établissement en santé financière qui disposera d un financement stable et adéquat. - Il deviendra un établissement de haute distinction dans la qualité des services et l accessibilité de ceux-ci à la population de l Outaouais. - Il sera un lieu d épanouissement pour les jeunes en difficulté et leur famille. Adopté par les membres du conseil d administration, 16 juin

5 La mission et les valeurs des Centres jeunesse de l Outaouais La mission des Centres jeunesse de l Outaouais est actualisée à l intérieur des mandats définis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux, la Loi sur la protection de la jeunesse, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et le Code civil. Elle vise à protéger les enfants et les adolescents afin que leur sécurité et leur développement ne soient plus compromis, tout en leur offrant un projet de vie stable et permanent; elle vise également à réadapter les adolescents qui ont des difficultés majeures de comportement en les aidant à se développer en harmonie avec leur famille, leur communauté et la société. Pour réaliser cette mission, les Centres jeunesse de l Outaouais misent sur les forces des enfants, des jeunes et aussi de leurs parents qui en sont les premiers responsables. Les parents et les jeunes sont impliqués dans toutes les décisions qui les concernent dans le respect de leurs droits et de leurs différences. Les Centres jeunesse de l Outaouais, par l entremise d un personnel compétent et à la fine pointe des meilleures pratiques, offrent des services spécialisés, de nature psychosociale et de réadaptation, en partenariat constant avec les personnes significatives et les communautés qui entourent les familles en grands besoins qu ils desservent. Septembre 2010 L honnêteté Le respect et la courtoisie Le sens des responsabilités La compétence L équité De cette mission découlent nos valeurs organisationnelles dont l importance est majeure dans notre offre de service quotidien. L ensemble de ces valeurs est le propre de nos initiatives et colore, en conséquence, nos interventions cliniques et administratives. 5

6 La structure organisationnelle CONSEIL D'ADMINISTRATION Communications - Véronique Vallée DSPQ Directrice des services professionnels et de la qualité - Marie-Claude Sirois DIRECTION GÉNÉRALE - Luc Cadieux Adjointe au directeur général - Sonia Mailloux Conseiller-cadre - Denis Lefebvre Projets spéciaux - Jean Moffatt - Programmation clinique - Archives, gestion documentaire et accès à l information - Santé mentale 2 e niveau et protocole suicide - Formation et stages Commissaire local aux plaintes et à la qualité - Louis-Philippe Mayrand Comité d évaluation du DG Comité de vérification Conseil multidisciplinaire Conseil consultatif du personnel administratif et de soutien Comité de vigilance et de la qualité Comité de gouvernance et d éthique Comité des usagers - Geneviève Van de Walle - Soutien clinique en réadaptation - Actif PIJ et base de données - Éthique, recherche et évaluation - Prestation sécuritaire des services (Loi 113) DPJ-DP Directrice de la protection de la jeunesse / Directrice provinciale - Michelyne Gagné DSJF Directeur des services aux jeunes et à leur famille - Martin Vachon Accès aux services - Christine Pinet Évaluation / Orientation Ouest - Sylvie Madore Coordonnateur de programmes, Services aux jeunes et à leur famille - Patrice Lépine Coordonnatrice de programmes, Accés à l hébergement et Santé physique - Sophie Potvin Évaluation / Orientation Est - Isabelle Roy Révision, supervision clinique, adoption et services spécialisés - Colette Nadeau Contentieux - M e Danielle Pharand LSJPA et Maison de l Apprenti - Yves Laperrière Services aux Premières Nations - Luc Chamberlain Coordination (soir, nuit, fin de semaine) - Jean Poulin, Pierre Lamirande, Marc-André Dufresne, intérimaire Enfant Adolescent Famille AM 0-12 Est - Nadine Lacroix, intérimaire AM 0-12 Ouest - Jeneviève Caron Vallée-de-la-Gatineau - Josée Raby La Traversée - Alexandra Douyon Maison des filles - Daniel Latour RTF - Sophie Desjardins AM et PQJ - Josée Tamborini Héritage garçons et résidence Taché - Denis Roy Héritage filles et l Alternative - Véronique Dion Maison Paul-Bergeron/ Maison d accueil Clinico-administratif : - Pierre Séguin Clinique : - Karine Duquette, intérimaire DRHST Directeur des ressources humaines et des services techniques - Luc Desjardins Service des ressources humaines - Marie-Claude Bégin Services techniques et alimentaire - Nelson Mercier DRFAI Directrice des ressources financières, de l approvisionnement et de l informatique - Rachel Fortier, intérimaire Service des ressources financières Approvisionnement Informatique Les Centres jeunesse de l Outaouais

7 Les services offerts aux Centres jeunesse de l Outaouais Direction générale Gestion courante des activités et des ressources Communications Relations avec les partenaires et la communauté Soutien à la Fondation Les Centres jeunesse de l Outaouais Direction de la protection de la jeunesse Réception, traitement des signalements Urgence sociale Évaluation-orientation Révision Adoption Antécédents-retrouvailles Expertise à la Cour Supérieure Contentieux Supervision clinique Coordination soir, nuit, fin de semaine Transferts interrégionaux et interprovinciaux Services aux Premières Nations Services en lien avec la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA) Unité de garde fermée (14 ans 18 ans) La Maison de l Apprenti (garçons) Direction des services professionnels et de la qualité Programmation clinique Archives, gestion documentaire et accès à l information Stages et formation Santé mentale 2 e niveau et protocole suicide Éthique, recherche et évaluation Prestation sécuritaire des services - gestion des risques (Loi 113) Soutien clinique en réadaptation Actif PIJ et base de données Direction des services aux jeunes et à leur famille Service d application des mesures en vertu de la Loi sur la protection de la jeunesse (LPJ) Service des ressources de type familial Le Programme qualification des jeunes (PQJ) Service de santé physique Accès à l hébergement Service de réadaptation en internat Unités régulières (6 ans 12 ans) La Traversée (garçons et filles) (12 ans 18 ans) La Maison des filles La Maison Paul-Bergeron (garçons) La Maison d accueil (garçons) Héritage filles Héritage garçons Unités d encadrement intensif (14 ans 18 ans) Alternative (filles) La Résidence Taché (garçons) Direction des ressources humaines et des services techniques Service des ressources humaines Services techniques et alimentaire Direction des ressources financières, de l approvisionnement et de l informatique Services financiers Informatique Approvisionnement 7

8 La région de l Outaouais en bref Située à l extrême sud-ouest du Québec et dotée d un vaste territoire d environ km 2, la région de l Outaouais est bordée par les régions de l Abitibi- Témiscamingue au nord et des Laurentides à l est. Elle partage la majestueuse Rivière des Outaouais avec sa réputée voisine qu est Ottawa et fait aussi partie du territoire de la Capitale nationale du Canada. La région de l Outaouais est divisée en quatre municipalités régionales de comté (MRC) et une grande ville. Les familles de l Outaouais PROFIL DÉMOGRAPHIQUE Dans la région, on fait le constat d une plus grande proportion de familles monoparentales avec enfants âgés de moins de 18 ans, comparativement à l ensemble du Québec, tant en 2001 (25,0 % versus 22,7 %) qu en 2006 (25,5 % versus 23,6 %) 1. On dénombre une forte proportion d anglophones dans les territoires des CSSS du Pontiac (61,0 %), des Collines (26,9 %) et de la Vallée-de-la-Gatineau (15,8 %). La population immigrante dont la principale langue parlée à la maison n est ni le français ni l anglais se concentre principalement dans le centre et vers l ouest la Ville de Gatineau. En ce qui concerne la population totale, on prévoit une augmentation de la population de l Outaouais en général pour atteindre en PROFIL SOCIO-ÉCONOMIQUE Dans son ensemble, la région présente un indice de défavorisation matérielle inférieur à la moyenne provinciale, mais avec des variations significatives entre les territoires de CSSS. Ainsi, des indices supérieurs à la province sont enregistrés dans les régions du Pontiac, de la Vallée-de-la-Gatineau et celle de Papineau. 1 Les données sont issues des perspectives démographiques de l ISQ. Rapport de la Directrice de santé publique : Portrait de santé de la population de l Outaouais 2011, 219 p. Plan d action régional de santé publique Outaouais , 40 p. 8

9 La population jeunesse En 2011, l Outaouais comprenait une population totale de près de habitants, dont près de 21 %, soit environ , étaient âgés de 0 à 18 ans. Nous retrouvons une forte concentration des jeunes, et de la population générale, dans le Réseau local de services (RLS) Grande-Rivière Hull Gatineau. La population jeunesse est en croissance dans tous les RLS de la région (entre 6 % et 9 %). Cela est particulièrement marqué pour le groupe des 6 à 11 ans, sauf pour celui de la Vallée-de-la-Gatineau, où une diminution de 4 % est prévue d ici à 5 ans : + 5 %, soit jeunes (2 % au Québec) 6 à 11 ans : + 18 %, soit jeunes (17 % au Québec) 12 à 17 ans : - 3 %, soit jeunes (-1 % au Québec) Durant cette période, une croissance attendue de la population jeunesse dans la région est comparable à celle de la province (6 % contre 5 % au Québec). 9

10 Conseils et comités de l établissement CONSEIL D ADMINISTRATION Officiers : Président : Claude Beaulieu Vice-président (1 er ) : Michel Roy Vice-président (2 e ) : Jules Arsenault Secrétaire : Pierre Lamirande Trésorier : Stéphane Rivest Officiers et membres Jules Arsenault Claude Beaulieu Marie-Claude Bégin Dave Blackburn Louise Boivin Bouffard Jean Bouchard René Brousseau Luc Cadieux, directeur général Lise Coulombe Michel Gobeil François Hardy Christine Labelle Pierre Lamirande Marie-Ève Moreau Danielle Pharand Sophie Potvin Stéphane Rivest Michel Roy Comité administratif Président : Claude Beaulieu 1 des 2 vice-présidents : Michel Roy Secrétaire : Pierre Lamirande Directeur général : Luc Cadieux Administrateur : Louise Boivin Bouffard Administrateur : Sophie Potvin Comité d évaluation du DG Composition : 4 membres Président : Claude Beaulieu 1 er vice-président : Michel Roy Président du comité de vérification : Stéphane Rivest Membre désigné par le CA autre qu un représentant des employés : Lise Coulombe Comité de vérification Composition : 3 membres indépendants Trésorier du CA : Stéphane Rivest, président Administrateur : François Hardy Administrateur : Michel Gobeil Comité de gouvernance et d éthique Composition : 6 membres dont 3 indépendants Directeur général : Luc Cadieux (nommé d office) Président : Claude Beaulieu (nommé d office) Administrateur : Dave Blackburn Administrateur : Jean Bouchard Administrateur : Lise Coulombe Administrateur : François Hardy Comité de vigilance et de la qualité Composition : 5 membres Directeur général : Luc Cadieux Commissaire local aux plaintes et à la qualité : Louis-Philippe Mayrand Administrateur indépendant : Dave Blackburn Administrateur indépendant : Jean Bouchard Administrateur (indépendant, représentant les usagers) : René Brousseau Comité des usagers Président : René Brousseau Secrétaire : Jean Bouchard Administratrice : Louise Boivin Bouffard Administrateur : usager Administrateur : usager Administrateur : usager Administrateur : usager Agente de liaison : Geneviève Van de Walle Comité des résidents Composition : agente de liaison + 2 membres par résidence Agente de liaison : Geneviève Van de Walle 10

11 Comité sur la gestion des risques Composition : 11 membres, dont 9 sont nommés par résolution du conseil Membres d office (2) : Directeur général : Luc Cadieux ou Marie-Claude Sirois Gestionnaire de risques : Daniel Dumond Personnes désignées : Représentant de la DPJ : Pierre Lamirande Représentante de la DPJ Contentieux : Danielle Pharand Représentante de la DSJF : Marie-Ève Dubuc La Grenade Représentante de la DSJF RTF : Sophie Desjardins Représentante de la DRHSA : Annie Lapointe Gestionnaire du portefeuille d assurances responsabilité civile et professionnelle : Rachel Fortier Représentante de la DSPQ : Michelle Simard Représentante du comité des usagers : Geneviève Van de Walle Représentante du conseil multidisciplinaire : Monique Rochon Conseil multidisciplinaire Composition : au moins 3 personnes titulaires de titres d emploi différents et, le cas échéant, membres d ordres professionnels différents, du directeur général et de la personne qu il désigne à cette fin. Directeur général : Luc Cadieux Présidente : Chantal Bérubé, spécialiste en activités cliniques Vice-présidente : Natasha Dagenais, agente de relations humaines (APPR) Secrétaire : Nathalie Lalonde, chef de service à l application des mesures Trésorière : Geneviève Gendron-Nadeau, éducatrice Membre : Jennifer Goupil, chef de service clinique par intérim Maison d accueil et Maison Paul-Bergeron Membre : Catherine Langevin, agente de relations humaines Personne désignée par le dg : Marie-Claude Sirois, DSPQ Michelle Simard, secrétaire attitrée au CM Membres du conseil d administration Membres absents : François Hardy et Michel Roy 11

12 Entente de gestion et d imputabilité Le présent bilan s inscrit dans le cadre de l entente de gestion et d imputabilité conclue entre l Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais et Les Centres jeunesse de l Outaouais afin d atteindre les objectifs du ministère de la Santé et des Services sociaux. Enjeu 1 : La disponibilité d une main-d œuvre qualifiée, en nombre suffisant et mobilisée à l action Objectifs de résultats Assurer la disponibilité et le développement d une main-d œuvre qualifiée qui répond aux besoins de la région Indicateurs Objectif Se doter de plans prévisionnels locaux et régionaux de la maind œuvre Résultats* Mettre à jour le plan de main-d œuvre local Réalisé x Engagements Résultats** Mettre à jour le plan de main-d œuvre local (à compléter) Mettre à jour le plan de maind œuvre Non réalisé local Réalisé Non réalisé Commentaires Le plan de main-d œuvre sera mis à jour. Les CJO participeront à l exercice régional. Dans ce contexte, le plan local sera déposé en septembre 2014 tel que convenu dans le cycle de production du plan de main-d œuvre. * Résultat déclaré dans les fiches de reddition de comptes , CJO ** Résultat Indicateurs Résultats* Engagements Résultats** Objectif Taux de roulement d employés des établissements de santé 12,50 % 12,81 % 13,20 % et des services sociaux Objectif Taux de rétention de nouvelles embauches au sein des établissements 89,11 % 83,08 % 77,78 % de santé et de services sociaux Commentaires L année aura été marquée par l élaboration de deux programmes du plan de développement des ressources humaines (PDRH) dont celui de l intégration. L actualisation de ce programme devrait avoir un impact positif sur le taux de roulement et de rétention. D autre part, l augmentation des postes temps complet fusionnés fait en sorte que le personnel éducateur sur la liste de rappel se voit offrir moins de quarts de travail en semaine, ce qui a un impact négatif sur le taux de rétention. * Résultat déclaré dans les fiches de reddition de comptes , CJO ** Résultat à la P-13 12

13 Objectifs de résultats Instaurer une vision renouvelée et partagée de la gestion des ressources humaines Indicateurs Réalisé Non réalisé Objectif Avoir réalisé une démarche globale et concertée de révision des processus de soins et de services et de réorganisation x du travail d ici 2015 Objectif Évaluer la pertinence d entreprendre la démarche d un programme reconnu visant l amélioration du travail x Objectif Mettre en place les conditions de modes de gestion favorisant un réseau socialement responsable x Commentaires Objectif Les CJO n ont pas présenté de projet d organisation du travail, n ayant pas réussi à s entendre avec le Syndicat des professionnels et techniciens de l Outaouais (SPTO). Toutefois, l optimisation des services nous a amenés à revoir certains processus de service. Objectif Une réunion avec les personnes œuvrant au Programme santé des organisations et des individus (PSOI) a eu lieu en novembre Suite à cette rencontre, et considérant la visite du Conseil québécois d agrément prévue pour juin 2014, nous avons choisi d entreprendre cette démarche à l automne Objectif Les gestionnaires ont suivi les phases I et II du programme de formation. Indicateurs Objectif Ratio entre le nombre d heures en assurance salaire et le nombre d heures travaillées Commentaires Résultats* Engagements Résultats** ,84 % 5,00 % 5,40 % Bien que le ratio de 5 % ne fût pas atteint, nous notons une diminution par rapport à Nous poursuivons nos efforts afin d atteindre la cible en lien avec nos engagements. * Résultat déclaré dans les fiches de reddition de comptes , CJO ** Résultat à la P-11 dans T-BIG Enjeu 3 : L accès à des services de première ligne et spécialisés offerts de façon continue pour l ensemble de la population de l Outaouais Objectifs de résultats Favoriser le soutien à domicile des personnes ayant des incapacités Indicateurs Objectif Nombre de places en ressources résidentielles de proximité Commentaires Résultats* places Engagements Maintien du nombre de places de Résultats** Les CJO travaillent avec 183 ressources de type familial pour un total de 401 places. À cela s ajoute un nombre de 134 postulants famille d accueil de proximité (anciennement «confié à»), qui représentent 155 places. Globalement, nous collaborons avec 317 ressources, ce qui nous permet d offrir 556 places. * Résultat déclaré dans le formulaire GESTRED 300 à la P-13, CJO ** Résultat à la P-13 dans T-BIG

14 Enjeu 6 : Une performance globale accrue au sein d un réseau régional axé sur la qualité, la sécurité et l innovation Objectifs de résultats Poursuivre le développement d une culture de qualité et de sécurité au sein du réseau régional Indicateurs Réalisé Non réalisé Objectif Avoir obtenu l agrément incluant le volet mobilisation des RH x Commentaires Nous avons obtenu notre certification «Engagement qualité» en 2011 prévalant jusqu en Nous sommes actuellement en démarche de renouvellement de l agrément. Les résultats au sondage sur la mobilisation du personnel réalisé à l automne 2013 démontrent que les CJO se conforment aux exigences du Conseil québécois d agrément. L équipe visiteuse du CQA sera dans notre établissement du 16 au 20 juin Objectifs de résultats Assurer l intégration et la circulation des informations cliniques au profit d une desserte améliorée des clientèles Indicateurs Réalisé Non réalisé Objectif Procéder aux transferts des effectifs RI de la DRRI x Objectif Déléguer les représentants de l établissement au sein des comités stratégiques et tactiques des RI Commentaires Madame Rachel Fortier a été nommée comme représentante de l établissement. x Objectifs de résultats Améliorer l efficacité et l efficience du réseau de santé et de services sociaux Sujet 6.3.1a) Le courrier électronique ACTIONS LOCALES Assurer la coordination locale de la migration des utilisateurs du courrier vers le SNCE Applications Lotus Notes : Réaliser l analyse d impact de la migration des applications cliniques et établir, avec la DRRI, les divers scénarios, leurs coûts, les risques ainsi que leurs planifications globales d ici le 1 er octobre 2013 Élaborer, avec la DRRI, la stratégie locale de conversion des applications Lotus/Notes d ici le 1 er octobre 2013 État d avancement au 31 mars 2014 Réalisé Non réalisé x x x 14

15 6.3.1 b) La téléphonie IP c) La téléphonie cellulaire e) La gestion du parc des postes de travail Réaliser l évaluation des risques que représentent les systèmes téléphoniques désuets sur la prestation de soins Produire l inventaire au 30 juin 2013 des services cellulaires Produire l inventaire des SE Windows XP Maintenir à jour l inventaire local des postes de travail Répliquer les profils d utilisateur ciblés pour la visualisation tel que définis par le comité régional du projet et selon la méthode recommandée par ce comité Poursuivre le déploiement de la technologie Client léger Commentaires Le projet d optimisation relatif au système national de courrier électronique (SNCE) est présentement en étude par le gouvernement. Ce projet n a donc pas été actualisé au niveau des régions du Québec. Concernant la téléphonie IP, l étude des risques que représentent les systèmes téléphoniques désuets sur la prestation de soins a été réalisée. Les systèmes désuets ont été remplacés. x x x x x x ATTENTE DU PDG VIS-À-VIS L ÉTABLISSEMENT Sujet Projet de loi 133 ACTIONS LOCALES Produire les éléments du PGRI selon les échéanciers prescrits Produire les PTPARI et les PARI selon le cycle prévu et prendre en considération les avis formulés par l Agence État d avancement au 31 mars 2014 Réalisé Non réalisé x x 15

16 ATTENTE DU PDG VIS-À-VIS L ÉTABLISSEMENT État d avancement au 31 mars 2014 Sujet Actions locales Réalisé Non réalisé Mettre en place des équipes d intervention jeunesse ou mécanismes de coordination équivalents afin d éviter x que des jeunes se retrouvent en rupture de services Accroître le nombre de jeunes des centres jeunesse bénéficiant du Programme Qualification des jeunes Les jeunes x (PQJ) régulier en fonction des ressources humaines et leur famille associées aux balises du programme Poursuivre la formule intensive du PQJ, notamment aux jeunes contrevenants x Implanter un programme s adressant aux familles négligentes ayant des enfants de 0 à 12 ans x Commentaires L équipe intervention jeunesse est gérée par le CSSS Gatineau. Une gestionnaire des CJO y participe lorsque requis. Pour l année , une participation à une discussion de cas clinique a eu lieu. Aux CJO nous avons 3 postes permanents PQJ régulier. Nous avons respecté les standards du programme en desservant 30 jeunes entre le 1 er avril 2013 et le 31 mars Les CJO ont maintenu 2 autres postes temporaires au PQJ via la Stratégie d action jeunesse. Grâce à cet investissement, nous avons desservi 10 jeunes supplémentaires au PQJ régulier ainsi que 13 jeunes en formule intensive. De plus, considérant que nous avions des sommes reportées à écouler au cours de la dernière année financière (tel que convenu avec le MSSS), nous avons desservi 10 jeunes supplémentaires en formule intensive. Au total, pour l année , 63 jeunes ont bénéficié des services via le PQJ aux CJO, dont 40 jeunes en formule régulière et 23 en formule intensive. Nous avons un programme PAPFC implanté dans les différentes régions de l Outaouais en collaboration avec les 5 CSSS. Le programme est co-coordonné par les CJO et le CSSS Gatineau. ATTENTE ADMINISTRATIVE VIS-À-VIS L ÉTABLISSEMENT Sujet Gouvernance et gestion des ressources informationnelles Actions locales Assurer le transfert des effectifs en ressources informationnelles vers la Direction régionale des ressources informationnelles, tel que convenu dans le cadre du regroupement régional des ressources informationnelles et en conformité avec le plan d action adopté par la Table des directeurs généraux État d avancement au 31 mars 2014 Réalisé Non réalisé x 16

17 LE JEUNE ET SA FAMILLE AU CENTRE DE NOS PRÉOCCUPATIONS Les résultats au regard du plan stratégique La planification stratégique des Centres jeunesse de l Outaouais répond aux nouvelles exigences de la Loi sur les services de santé et services sociaux suite à l adoption de la Loi 127 visant l amélioration de la gestion du réseau de la santé et des services sociaux. PLANIFICATION STRATÉGIQUE Elle nous a permis d établir des priorités d action et d assurer une cohérence avec les volets régional et national. Ces actions ont favorisé la mobilisation des instances internes et des partenaires dans l amorce d une réflexion sur les grands enjeux qui nous toucheront dans les prochaines années. La cohérence et le désir d atteindre les résultats escomptés font partie des principes qui ont guidé notre planification. Voici un bilan des travaux amorcés dans l an 2 de notre planification. BILAN DES RÉALISATIONS ORIENTATION 1 : L EXPÉRIENCE CLIENT Rappelons que l an dernier (an 1), le comité de réalisation de l Expérience client a tenu des groupes focus auprès de jeunes et de parents afin de recueillir leur opinion et leurs commentaires sur les services reçus pour ensuite faire le parallèle avec les résultats des sondages de la dernière démarche d agrément et du comité des usagers. Le bilan fut présenté à l ensemble du personnel des CJO et le comité de réalisation, suite à différentes consultations, a convenu que les jeunes et leur famille recevront un service «Accueillant, Accessible, Rassurant et Cohérent». Des cibles «qualité» ont été identifiées par le comité afin de traduire dans la pratique chacun de ces quatre attributs. L automne dernier a été consacré à l identification des initiatives d amélioration par l ensemble du personnel pour l attribut «Accueillant». Dans le cadre de cette tournée, 22 équipes ont été rencontrées et 240 personnes ont participé à la consultation. Un plan d amélioration a été élaboré à partir des initiatives retenues et ce dernier a été intégré dans les différents plans d action des services. Les trois autres attributs seront ainsi déployés au cours des dix-huit prochains mois. ORIENTATION 2 : LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE La structure organisationnelle a connu des ajustements à la fin de La Direction des ressources humaines et des services administratifs (DRHSA) a été redéfinie et deux directions distinctes ont été créées : la Direction des ressources humaines et des services techniques (DRHST) et la Direction des ressources financières, de l approvisionnement et de l informatique (DRFAI). Le plan d organisation sera bonifié et diffusé dans la prochaine année. Le conseil consultatif du personnel administratif et de soutien (CCPAS) a été créé et a tenu sa première rencontre. La révision de la fonction cadre a été amorcée, mais suspendue temporairement afin de s arrimer avec la DRHST pour la poursuite des travaux. 17

18 ORIENTATION 3 : LES RESSOURCES HUMAINES L an dernier, le conseil d administration a approuvé le plan de développement des ressources humaines (PDRH) et un comité permanent avait été constitué. Cette année, le comité permanent, composé de seize personnes de tous les secteurs de l établissement, dont les trois syndicats, a développé deux programmes : le programme d intégration, qui nous permettra de faciliter davantage l arrivée des nouveaux employés dans tous les services des Centres jeunesse de l Outaouais ; et le programme post-retraite, qui s adresse aux retraités qui souhaiteront faire partie d une association d anciens employés. Les travaux se poursuivent et le prochain programme touchant l ensemble du personnel, soit celui des conditions d exercice, est en cours d élaboration. ORIENTATION 4 : L OFFRE DE SERVICE Volet A - La programmation clinique des CJO La programmation clinique intégrée est au cœur de notre offre de service. Afin de répondre de façon continue aux besoins de nos jeunes et de leur famille, des démarches ont été actualisées pour effectuer la mise à jour de cette programmation. À cet effet, une tournée des équipes pour recenser et valider les besoins de la clientèle a été réalisée. De plus, les groupes thérapeutiques ont été bonifiés en fonction des données probantes. Trois groupes ont été traduits en langue anglaise et ont été offerts au cours de la dernière année en milieu rural. Un groupe a aussi été adapté à la réalité des Premières Nations. Pour ce qui est de l équipe multidisciplinaire de 2 e niveau en santé mentale, celle-ci poursuit ses activités et voit à offrir l intensité de services requise par les besoins spécifiques des jeunes hébergés ayant des troubles de santé mentale. Volet B - L organisation et la gestion du continuum JED L organisation et la gestion du continuum JED sont assurées par des échanges entre les CJO et ses partenaires locaux et régionaux. En partenariat avec le CSSS de Gatineau, les CJO ont mis sur pied cette année une expérimentation conjointe en réadaptation pour les enfants âgés de 6 à 12 ans, provenant des CJO et du CSSSG. La gestion clinique de cette équipe est assumée par notre établissement. De plus, afin de partager une vision et une compréhension commune des besoins des jeunes et de leur famille, le modèle d analyse écosystémique des besoins de l enfant, basé sur le cadre de référence britannique (Ward et Rose), a été intégré au sein de nos pratiques PI/PSI. Volet C - Le développement et l innovation Au plan du développement et de l innovation, un comité permanent de recherche, développement et innovation a été officialisé. Ce comité contribue au déploiement de tableaux de bord Cognos et collabore de près avec l équipe de recherche de l Université McGill dans le cadre d une recherche d une durée de 6 ans : «Création de capacités de recherche avec les Premières Nations et l ensemble des services de protection de la jeunesse au Québec». L évaluation de la programmation clinique se poursuit et des actions ont été amorcées pour l évaluation des groupes thérapeutiques des CJO en collaboration avec l Université du Québec en Outaouais. L évaluation des projets/programmes réalisés en partenariat a été ciblée. Des articles, en provenance du RUIJ, portant sur des pratiques cliniques innovantes ont été diffusés dans le journal interne en cours d année. 18

19 ORIENTATION 5 : LA PERFORMANCE Les travaux en lien avec les tableaux de bord provenant de Cognos ont grandement progressé. Nous avons fait l implantation de tableaux pour les directeurs et gestionnaires et d autres, plus ciblés, sont présentés au CA de l établissement. Nous poursuivons l identification des besoins afin de faciliter l utilisation de tableaux plus spécifiques. Les Centres jeunesse de l Outaouais participent également aux travaux régionaux sur l appui à la performance. ORIENTATION 6 : LES INSTALLATIONS Au cours de la dernière année, les Centres jeunesse de l Outaouais ont pris la décision de scinder leur projet du Centre d innovation et de développement ainsi que deux résidences en deux phases. Cette année, la construction des deux résidences a été privilégiée pour mieux répondre aux besoins des jeunes que nous hébergeons. Les architectes, les ingénieurs et plusieurs gestionnaires sont à finaliser les dernières modifications demandées par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), et ce, afin de finaliser le programme fonctionnel et technique (PFT). Un dépôt est prévu à la fin de l été ou au début de l automne Le plan d actualisation relié aux mesures d urgence pour nos services a aussi été réalisé. 19

20 Direction générale Sous l'autorité du conseil d'administration, la direction générale des Centres jeunesse de l Outaouais veille à l'administration et au fonctionnement de l établissement en assurant la coordination et la gestion courante des activités et des ressources. Elle veille aussi à l'exécution des décisions du conseil d'administration et s'assure que soit transmise à ce dernier toute l'information qu'il requiert ou qui lui est nécessaire pour assumer ses responsabilités. TOURNÉE DU DG Une invitation aux membres du personnel à venir rencontrer le directeur général ou à lui envoyer des idées par courriel a eu préséance pour l année Certains ont utilisé ce médium pour discuter avec le directeur général de sujets les préoccupant. La tournée annuelle devrait reprendre son cours normal à l automne PLANIFICATION STRATÉGIQUE Les CJO ont poursuivi cette année les projets liés à la planification stratégique intitulée Le jeune et sa famille au centre de nos préoccupations. Rappelons que les projets visaient six grands enjeux : l Expérience client, le plan d organisation, les ressources humaines, l offre de service, la performance, les installations. Veuillez vous référer à la section Les résultats au regard du plan stratégique de ce rapport annuel pour plus de détails. ENTENTES DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ Nous avons travaillé à l atteinte des cibles de gestion attendues de l Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais pour l année Les cibles sont définies en lien avec les priorités ministérielles, les priorités régionales du plan d action et du plan stratégique du réseau de la santé et des services sociaux de l Outaouais. Les détails sont disponibles dans la section Entente de gestion et d imputabilité de ce rapport. AGRÉMENT ET PLAN D AMÉLIORATION Notre démarche de renouvellement d agrément a été adoptée par le conseil d administration en avril Les sondages jeunes, parents et mobilisation du personnel ont eu lieu en septembre dernier. Toutes les étapes subséquentes à la réalisation de la démarche ont été réalisées. L équipe visiteuse viendra en évaluer les résultats du 16 au 20 juin Forts de nos expériences précédentes, nous nous assurons par le biais de cette démarche d une amélioration de nos processus de façon continue. Déjeuner-conférence de la Semaine des centres jeunesse du Québec 20

21 COMMUNICATIONS Le service des communications a traité 33 demandes des médias, accordé 21 entrevues, réalisé une conférence de presse et diffusé 7 communiqués de presse au cours de l année Les CJO et la Fondation Les Centres jeunesse de l Outaouais ont fait l objet de 42 parutions ou mentions dans les médias. Un soutien a été offert aux diverses instances et comités de l établissement dans l identification de stratégies et moyens pour diffuser leurs messages et le développement d outils de communication. Des plans de communication ont été réalisés, entre autres en lien avec la démarche Expérience client, le conseil multidisciplinaire, le comité des usagers et la démarche d agrément. De nombreux bulletins électroniques ont été diffusés pour tenir le personnel informé des développements dans les différents dossiers de l établissement : le Cyberhebdo, le Journal de l Agrément, le bulletin Expérience client, le Journal du DG. La responsable des communications siège aussi à titre de membre permanent au comité PDRH des CJO. Dans le but d améliorer la performance organisationnelle et particulièrement les canaux de communication, les démarches se sont poursuivies auprès de l Agence afin d instaurer un portail intranet pour les CJO. Le service des communications s est impliqué dans l organisation de plusieurs activités en cours d année, soient la coordination du comité Une route sans fin des CJO et l accueil de la caravane provinciale pour le grand départ d Une route sans fin 2013, la visite de la ministre déléguée aux Services sociaux et à la Protection de la jeunesse, la séance publique annuelle d information, le déjeuner-conférence de la Semaine des centres jeunesse et la soirée reconnaissance. Un support a aussi été offert dans l organisation d événements pour la Fondation dont le spectacle-bénéfice Kiwanis, le tournoi de golf Un élan pour l avenir Sun Life et le tournoi de hockey balle à venir en octobre IMPLANTATION DU SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE Au terme de l année 2013, l implantation d un système de gestion documentaire est en grande partie complétée. Le plan de conservation a été adopté pour les sections G6 à G8. Le volet gestion documentaire a été transféré à la DSPQ afin qu elle puisse voir à la pérennité de ce système et assurer une saine gestion de l information dans l établissement. Une route sans fin

22 Direction de la protection de la jeunesse L année de la Direction de la protection de la jeunesse a été marquée par des défis imposants concernant les demandes de services. Ceux-ci ont exigé des efforts constants de la part des intervenants et des gestionnaires qui ont travaillé avec beaucoup de rigueur pour répondre à ces besoins croissants des enfants en difficulté et leur famille. ACCÈS Le service d accès qui reçoit les appels des personnes de la communauté désirant faire un signalement a reçu et traité 4993 signalements pour l année Ceci représente une hausse significative de 17 % comparativement à l an dernier, ce qui exerce une pression importante sur les services. ÉVALUATION - ORIENTATION Il en est de même pour nos services d évaluation et orientation qui ont évalué 1762 signalements, représentant une hausse de 7,5 % sur l année dernière. Les intervenants de ces services ont déployé beaucoup d énergie, de constance et de professionnalisme pour répondre à tous les enfants avec célérité. LOI SUR LE SYSTÈME DE JUSTICE PÉNALE POUR ADOLESCENTS (LSJPA) Les délégués à la jeunesse qui travaillent auprès des jeunes contrevenants ont desservi 748 adolescents. Ce nombre de demandes est similaire à l année dernière. Toutefois, la majorité des autres régions du Québec enregistrent une baisse au niveau des demandes concernant la Loi sur le système de justice pénale pour adolescents. SERVICE AUX PREMIÈRES NATIONS Le service aux Premières Nations a fait beaucoup de développement cette année en travaillant à la traduction d un groupe de traitement «Mon Harmonie». Le projet d adaptation du conseil de personnes significatives aux Michelyne Gagné Directrice de la protection de la jeunesse et Directrice provinciale «Merci pour cette présentation, cette inspiration. Cette démarche respecte vraiment la culture des Premières Nations.» Un membre de l ACJQ lors d une présentation du conseil de personnes significatives adapté pour les Premières Nations «Le fait d être rassemblé CJO-CSSS et organisme communautaire dans la même équipe permet de développer une vision commune, de partager et d être plus efficace.» Une personne à propos de l équipe de crise «Les présentations sur la loi par les centres jeunesse sont toujours pertinentes et nous aident à mieux nous situer par rapport au mandat de chacun.» Un partenaire suite à une présentation sur la Loi de la protection de la jeunesse «Ce comité sera des plus pertinents pour notre intervention. D autant plus que cette problématique est en augmentation.» Une intervenante des Centres jeunesse de l Outaouais concernant la mise sur pied du comité en abus physique 22

23 Premières Nations a été retenu pour faire l objet d une présentation au prochain congrès de l ACJQ à l automne RÉVISION, SUPERVISION, ADOPTION ET SERVICES SPÉCIALISÉS Le service de révision a rédigé un cadre de référence dans lequel on retrouve l ensemble des étapes rattachées à ce service. Les réviseurs ont également réalisé 83 comités projet de vie, permettant ainsi à des enfants d avoir un projet de vie stable leur offrant une continuité de leurs soins et dans leurs liens. Soixante et onze expertises psychosociales ont été complétées. COORDINATION Le service de la coordination soir, nuit, fin de semaine s est doté d une liste de rappel. Les coordonnateurs ont offert une prestation soutenue par leur présence et leurs suivis auprès du personnel à temps partiel, en probation et en stage, ce qui s est avéré grandement apprécié, particulièrement par les nouveaux employés. CONTENTIEUX Le service du contentieux a procédé à plusieurs ajustements dans son organisation des services pour répondre et s adapter à la nouvelle réalité de la Chambre de la jeunesse. Le service a également accueilli deux stagiaires. RÉALISATIONS Coordination de l équipe de crise régionale Procédure concernant les fugues avec le Service de police de la Ville de Gatineau (SPVG) Création d un comité en abus physique Travaux régionaux sur l Info-Social Présentation de la Loi de la protection de la jeunesse aux différents partenaires du réseau Rencontre régionale de l entente multisectorielle Procédure pour les empreintes génétiques Révision du Manuel de référence LSJPA Prêt de services / Commandites de Kitigan Zibi Développement de services aux Premières Nations Traduction de matériel et adaptation pour les Premières Nations Supervision de groupe Création d un guide de référence à la révision Accueil de stagiaires (services de l évaluationorientation et service du contentieux) Création d une liste de rappel à la coordination COMITÉS Standards de pratique Bilan DPJ Régional JED (Jeunes en difficulté) Confié à / Famille d accueil de proximité Développement de l enfant MELS-MSSS Planification stratégique CDPDJ Provincial concernant la Loi sur la représentation des ressources CSSS de Gatineau PARTENARIATS (COORDONNÉS PAR LA DPJ) Comité en abus sexuel Comité en abus physique Comité projet de vie Table sociojudiciaire Entente multisectorielle Trousse médicolégale Comité de travail avec le SPVG 23

24 STATISTIQUES SIGNALEMENTS TRAITÉS DURANT L ANNÉE SIGNALEMENTS RETENUS PAR PROBLÉMATIQUE * 4 993** Signalements Signalements traités retenus * Dont 19 % multiples déclarants ** Dont 14 % multiples déclarants Signalements non retenus ,5 % 0,5 % ,2 % 27,4 % Abandon 2. Abus physique* 3. Abus sexuel* 11,2 % 9,9 % 11,1 % 10,0 % 4. Mauvais traitements psychologiques 5. Négligence* 6. Troubles de comportement sérieux * Ces données incluent les signalements concernant le risque. 42,7 % 41,8 % 8,5 % 9,3 % ,9 % 12 % ,3 % 5,8 % PROVENANCE DES SIGNALEMENTS TRAITÉS (RETENUS ET NON RETENUS) 0,4 % 0,2 % 1,0 % 0,9 % 10,1 % 10 % 5,3 % 6,3 % 6,8 % 6,8 % 1,0 % 1,5 % 8,0 % 8,0 % 0,3 % 0,1 % 0,6 % 0,5 % 19,8 % 19,4 % 20,8 % 19,2 % 10,1 % 8,9 % ,4 % 0,3 % SOURCE DU SIGNALEMENT Milieu familial 1. Parent 2. Fratrie 3. Enfant lui-même 4. Conjoint du parent Employés des différents organismes 5. Employé d un CJ 6. Employé d un CSSS 7. Employé d un CH ou médecin 8. Employé d un milieu de garde 9. Employé d un organisme 10. Famille d accueil 11. Autres professionnels 12. Milieu scolaire 13. Milieu policier Communauté 14. Voisins 15. Autres personnes 24

25 1 200 DÉCISIONS DE L ÉVALUATION Sécurité et développement compromis Sécurité et développement non compromis LSJPA (SERVICES RENDUS) Nombre d adolescents MILIEU DE VIE DES ENFANTS AU SERVICE D APPLICATION DES MESURES AU 31 MARS 2014 Centre de réadaptation 4,4 % Autre ressource 0 % Ressource de type familial 27,3 % Confié à un tiers significatif 11,7 % Suivi dans le milieu familial 56,6 % 25

26 Direction des services aux jeunes et à leur famille LES SERVICES AUX JEUNES ET À LEUR FAMILLE Au cours de la dernière année, jeunes ont été desservis par nos équipes d intervenants en application des mesures (AM) en comparaison à l an dernier, où jeunes faisaient l objet d un suivi. Il importe de préciser que de ce nombre, 68,3 % des enfants étaient suivis dans leur milieu familial ou confié à une personne significative, ce qui confirme les efforts des intervenants pour maintenir les enfants dans leur milieu. «L implantation des tableaux de bord Cognos à l Application des mesures fut une valeur ajoutée au plan de la gestion et au plan clinique. En tant que chef de service, cela me permet d avoir en un coup d oeil rapide les charges de cas. Pour les intervenants, le fait de recevoir de façon périodique un état de situation de leur charge de cas facilite leur organisation de travail, entre autres pour leur permettre de gérer les délais associés aux mesures et aux plans d intervention.» Un chef de service L équipe du programme qualification des jeunes (PQJ) a assuré, pour l année , le suivi de 63 jeunes, dont 40 jeunes en formule régulière et 23 en formule intensive. En plus de ces suivis, cette équipe a poursuivi son implication dans le projet de la Tablée des chefs en organisant à nouveau Les Ateliers du frère Toc, permettant ainsi à 10 jeunes de participer à 24 ateliers de cuisine. Ce projet assure aux adolescents l acquisition de compétences essentielles à leur passage à la vie adulte. La Direction des services aux jeunes et à leur famille a traité 104 demandes de table d orientation en vue d un hébergement en centre de réadaptation (CR) au cours de l année De ce nombre, 62 jeunes ont été admis dans une ou l autre des unités de vie régulière. Précisons que 30 jeunes différents ont bénéficié d un séjour dans une de nos deux unités d encadrement intensif. «Le fait que les éducateurs de l unité référente sont impliqués tout au long du cheminement dans le cadre de la nouvelle programmation d encadrement intensif améliore la qualité de l intervention auprès du jeune en évitant une coupure dans la relation.» Un éducateur de l Alternative LES RESSOURCES DE TYPE FAMILIAL L année a été marquée, pour une deuxième année consécutive, par les multiples changements apportés par la Loi sur la représentation des ressources de type familial et de certaines ressources intermédiaires (LRR). L intégration dans le régime de la LRR des familles d accueil de proximité, anciennement les «confiés à», a exigé un travail important des équipes cliniques et administratives. Ce sont plus de 120 ressources qui intègrent le régime, s ajoutant aux 183 ressources de type familial (RTF) déjà reconnues par l établissement. Martin Vachon Directeur des services aux jeunes et à leur famille «Depuis mon embauche au centre jeunesse, j ai constaté plusieurs changements. Je dois dire que la mise en place du poste de technicienne en administration pour les postes fusionnés comble maintenant un besoin de stabilité pour nous, les employés.» Un éducateur de la Maison des filles 26