NOVAXEL ADMINISTRER SON ESPACE CLOUD

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1 NOVAXEL ADMINISTRER SON ESPACE CLOUD

2 Sommaire 1. Enregistrer sa base dans le module d administration Personnaliser l accès au sous domaine Personnalisation de l accès à la bibliothèque Gestion des utilisateurs Suppression de l utilisateur par défaut (si nécessaire) Création d un groupe d utilisateurs Création d un utilisateur Les différents paramètres d administration Les macros Les profils et les groupes d utilisateurs Création de profils profil de sous domaine Profil utilisateur Profil pour le groupe Intérêt du profil Visibilité des profils Paramètres à ce niveau Le partage Monitoring ANNEXE : les paramètres en détail Section Connexion Section Droits Section Event Section Interface Maîtriser la dépose de documents

3 1. Enregistrer sa base dans le module d administration Dans le menu démarrer, cliquez sur Tous les programmes / Novaxel / Novaxel Cloud. Cela ouvre le programme d administration de votre sous domaine Cloud. Commençons par enregistrer le sous domaine dans la première colonne. Pour cela, faire un clic droit dessus et choisir Ajouter : 3

4 Le nom du serveur est un champ libre. L identifiant et le mot de passe sont ceux qui vous ont été communiqués par mail. L adresse du serveur est cloudnovaxel.fr Il faut également cocher les cases Protocol HTTPS Validation des certificats On cochera se souvenir de moi si l on veut éviter de ressaisir à chaque utilisation le login et le mot de passe. On n oubliera pas de cliquer sur Sauver. A présent, quand on double clique sur le nom donné au sous domaine, l écran suivant s affiche : 4

5 2. Personnaliser l accès au sous domaine. Double cliquons maintenant sur la deuxième colonne «Sous domaines» Il est possible ici de changer tant le sous domaine que le login. Nous vous conseillons toutefois de mettre la même valeur pour le login et le sous domaine. Qu est ce que le sous domaine : c est ce qui indique votre URL sur le Cloud. Celle-ci est de la forme : Dans cet exemple, on aura Le login est ce qui sert à vous identifier pour l administration du sous domaine. On le retrouve : 5

6 Dans les paramètres du compte novaxel : Ainsi que dans le module d administration du Cloud : Ainsi, si l on modifie le login, on ne manquera pas de le modifier également dans ces 2 fenêtres. Le nom est donné à titre indicatif ; il peut s agir par exemple du prénom.nom de la personne physique (pour un cloud Family) ou de la raison sociale de la société. Dans la majorité des cas, on choisira : SOUS-DOMAINE = LOGIN Il est temps à présent de changer de mot de passe. Pour cela, on clique sur «définir le mot de passe» de la fenêtre du sous-domaine. 6

7 Un mot de passe par défaut vous a été attribué à la création de votre espace Cloud. Dans notre cas, il s agit de : TESTPHL Nous voulons le modifier par PHL par exemple. On saisit : Ancien mot de passe Nouveau mot de passe Confirmez : TESTPHL : PHL : PHL Puis cliquer sur OK. 7

8 Le mot de passe d accès au sous domaine est maintenant modifié. Cette modification a été automatiquement reportée dans la première colonne du module d administration. Reste à présent à le reporter dans novaxel. Et cliquer sur «Se connecter». Il nous reste à présent à saisir la fiche contact du propriétaire du sous-domaine. 8

9 On vérifiera le nom, le prénom, le genre et surtout le mail du propriétaire. On pourra indiquer si le contact est Administratif, Commercial ou Technique. Penser à sauver la fiche. 9

10 3. Personnalisation de l accès à la bibliothèque Passons maintenant à la bibliothèque : c est la troisième colonne de l écran du programme d administration du Cloud. On double clique sur le nom de la bibliothèque, ici TESTPHL5. 10

11 Nous nous intéresserons à 2 informations : «Suivi par» doit être renseigné (fiche contact du sous-domaine) Pour les synchronisations, choisir dans quel cas un mail sera envoyé au contact o Pour toutes les synchronisations o Si la synchronisation à échouée o Non Dans un premier temps, on préfèrera être averti pour toutes les synchronisations. Une fois rassuré, on choisira uniquement si la synchronisation a échouée. Penser à sauver. Nous allons voir à présent comment créer des utilisateurs sur le Cloud. 11

12 4. Gestion des utilisateurs Cocher la case : Voir les utilisateurs 4.1. Suppression de l utilisateur par défaut (si nécessaire) En fonction de la procédure qui a été utilisée pour créer le sous-domaine, un utilisateur par défaut peut avoir été créé. Il porte le nom du sous-domaine. Nous allons commencer par le supprimer. Pour cela, nous cliquons en haut sur «Utilisateurs et Profils». 12

13 On clique Sur TESTPHL5 et on le supprime. On confirmera la suppression de cet utilisateur. 13

14 4.2. Création d un groupe d utilisateurs Un groupe permet d optimiser la gestion des utilisateurs en permettant de définir des règles de gestion communes à un ensemble d utilisateurs. Cliquer sur l écran principal du module d administration du Cloud sur «utilisateurs et profils» Dans la colonne Groupes, cliquer sur le +. Une fenêtre s ouvre : A noter : nous ne nous préoccuperons pour le moment que des groupes de droits. 14

15 Saisir le nom et cliquer sur Sauver. Cliquer sur la case à cocher «TESTPHL5» pour affecter cette bibliothèque à ce groupe. Sauver. 15

16 4.3. Création d un utilisateur Cliquer sur le + dans la colonne «utilisateurs» Saisir l identifiant et sauver. Affecter l utilisateur «adien.lanvin» au groupe «ENFANTS». Cliquons à présent sur le bouton «Définir le mot de passe». On saisit le mot de passe et on le confirme. A ce stade, l utilisateur ne peut pas encore se connecter sur la base. Il nous faut préciser avec quel identifiant local (client novaxel SQL) l utilisateur Cloud va se connecter à la bibliothèque sur le Cloud. 16

17 Nous allons exceptionnellement le faire au niveau utilisateur. Nous verrons par la suite qu il vaut mieux le faire dans un profil associé en général à un groupe. Pour dire avec quel utilisateur local il va se connecter à la bibliothèque, on va ajouter «UTILISATEUR_BIB» aux paramètres de l utilisateur, à partir de la colonne des paramètres disponibles, avec le bouton «flèche gauche» On double clique à présent sur le paramètre «UTILISATEUR_BIB» dans la colonne «Paramètres de l utilisateur» afin de le valoriser : La valeur devra être obligatoirement un utilisateur local de novaxel. 17

18 Dans la cas présent, on associe l utilisateur adrien.lanvin du Cloud à l utilisateur local ADRIEN. On n hésitera pas à faire des copier coller pour s affranchir des fautes de frappe. La bibliothèque TESTPHL5 ayant été cochée pour le groupe, adrien.lanvin a le droit d y accéder. Il faut à présent saisir un mot de passe pour adrien.lanvin 18

19 On peut tester tout de suit l utilisation de cet utilisateur en allant à l URL : 19

20 Intéressons nous à la case à cocher «Géré par le groupe». Si cette case est cochée, on ne voit pas l utilisateur dans l écran : Il est impératif de cocher cette case quand on a de gros volumes d utilisateurs à traiter 20

21 La fiche CONTACT Quand on crée un utilisateur, il faut pensez à remplir sa fiche Contact Cette fiche contact est visible depuis le web via l icône : 21

22 Nous verrons plus tard comment exploiter ces champs. 22

23 5. Les différents paramètres d administration Section Nom de paramètre Valeur par défaut Explication CONNEXION paramètres appliqués à la connexion à une bibliothèque GED UTILISATEUR_BIB "" identifiant utilisé pour la connexion à la bibliothèque Z1 "" filtre indexé appliqué sur la 1ère colonne Z2 "" filtre indexé appliqué sur la 2ème colonne Z3 "" filtre indexé appliqué sur la 3ème colonne Z4 "" filtre indexé appliqué sur la 4ème colonne Z5 "" filtre indexé appliqué sur la 5ème colonne Z6 filtre indexé appliqué sur la 6ème colonne FORCER_MOT_DE_PASSE VRAI Forcer l''utilisation de mot de passe pour la connexion des Propriétaires/utilisateurs GED COLONNES_MASQUEES 0 Nombre de colonnes masquées en partant de la première BLOQUER_PARTAGE FAUX Interdit les fonctionnalités de partage empêche les liens de partage déjà créés de fonctionner (au niveau où ce paramètre est défini : owner, geduser, bib,...)

24 DROITS droits affectés à un utilisateur du domaine sur une bibliothèque GED AJOUTER FAUX ajouter des items de classement, des dossiers AJOUTER_DOCUMENT FAUX Permet d ajouter des documents si TLIBRARY.ACCESS_MODE=2 (ne concerne pas le Cloud) MODIFIER FAUX modifier des items de classement, des dossiers ou des documents SUPPRIMER FAUX supprimer logiquement des items de classement, des dossiers ou des documents PURGER FAUX Supprimer définitivement des items de classement, des dossiers ou des documents CONSULTER VRAI Consulter des items de classement, des dossiers ou des documents TELECHARGER VRAI Permet d inhiber le téléchargement des documents originaux bureautique et messages -> l utilisateur ne voit que l aperçu vignette et l aperçu pdf du document APERCU_PDF VRAI permet d inhiber le téléchargement de l aperçu pdf EDITER FAUX Permet d éditer un dossier avec le plugins/viewer ADMINISTRER FAUX Effectuer des opérations d administration (à préciser) COLONNES_LECTURE_SEULE NNNNN interdire la modification de certaines colonnes PANIERES_WEB FAUX Gestion des panières web standard PANIERES_WEB_DOSSIER FAUX Compte pouvant gérer des panières web DOSSIER 24

25 DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT VRAI indique si par défaut la fonction Panière est active pour un dossier qui n a pas la métadonnée «cloud/dépose de document» renseignée RECHERCHER VRAI Disposer de la fonction de Recherche INFOS_UTILISATEUR FAUX Les informations utilisateur peuvent être affichées/modifiées PARTAGE_DOCUMENT FAUX Permet de définir un raccourci internet sur un document uniquement PARTAGE FAUX Permet de créer des partages (liens d'accès WEB) sur l arborescence. Et à terme jusqu au document GROUPE_PARTAGE Définit le groupe d utilisateurs pour faire des partages si il est vide l utilisateur ne peut pas faire de partages. Un utilisateur ne peut pas partager avecson compte, sauf si il est lui même dans le groupe défini pour les partages. AFFICHER_NOTE FAUX Permet d afficher les notes CHANGER_MOT_DE_PASSE VRAI Permet de modifier le mot de passe d''un utilisateur 25

26 INTERFACE Paramètres à appliquer AVANT login + connect (récupéré sans cryptage dès l accès au sous-domaine) FOND - Nom d une image de fond à appliquer dès l accès au sous-domaine - Ou couleur de fond de la forme #AAF8FC pour le moment si une image de fond est chargée elle est prioritaire sur la couleur de fond FOND_POSITION 0 0: centré //Par défaut 1:en haut à gauche 2: en haut à droite 3:en bas à gauche 4:en bas à droite FOND_ETIRER TRUE Image de fond étirée TITRE_COLONNE1-->7 Titre des colonnes MOT_DE_PASSE_OUBLIE VRAI Sur la mire de login, lien pour gérer l oublie de mot de passe NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI FAUX Pour cacher la case du libellé Se souvenir de moi et ne rien mémoriser. N est fonctionnel que si on accède avec une url contenant le nom du sous-domaine. BARRE_OUTILS 0 Pouvoir cacher complètement la barre d outils (dans une iframe par exemple) 0:on voit tout 1:on cache les boutons (sauf les boutons de téléchargement / edition) 2:on cache toute la barre 26

27 LICENCE TYPE type de compte : choix possible (FAMILY,NOVAXEL,VISIATIV,PRO,DEMO..) MAX_CONNEXIONS 0 0: pas de limitation PANIERES_WEB FAUX Gestion des panières web standard (priorité sur DROITS/PANIERES_WEB) PANIERES_WEB_DOSSIER FAUX Compte pouvant gérer des panières web DOSSIER (priorité sur DROITS/PANIERES_WEB_DOSSIER) FULLTEXT FAUX indique si le compte utilise le fulltext 27

28 EVENEMENTS NIVEAU_JOURNALISATION Combinaison de LOG_LEVEL pour les journalisations d évènements Attention, 0 signifie de ne rien journaliser ici... Voir en ANNEXE pour le détail de ces paramètres 28

29 6. Les macros Elles sont issues de la fiche contact de l utilisateur. On dispose ainsi de %login% %name% %firstname% %PostCode% %city% %region% %country% %organization% %service% %identifier% Grâce aux macros, on va pouvoir définir des règles de gestion commune à tous les utilisateurs d un groupe. Ces champs sont exploitables pour les filtres Z1 à Z6 et pour le droit UTILISATEUR_BIB. On peut ainsi dire que pour un profil, tous les utilisateurs auront un filtre sur leur nom : Z1 = %name%. Il est possible de combiner plusieurs de ces champs. Par exemple, UTILISATEUR_BIB = %firstname%.%name%. Autre exemple : on veut que tous les utilisateurs du groupe «Consultation Web» ne voient que les armoires nommées selon leur nom et un matricule (MARTIN Jacques 4587). Dans le profil «Consultation Web», nous allons ajouter le paramètre Z1 = %name %firstaname% -%identifier%. Nous reviendrons sur l intérêt de cette notion lorsque nous parlerons de profils.

30 7. Les profils et les groupes d utilisateurs Nous allons voir si dessous l intérêt de factoriser des droits au niveau des profils. Nous verrons également comment ceux-ci sont indispensables pour la gestion de certains droits. Les profils peuvent être utilisés : Sur le sous domaine : 30

31 Sur la bibliothèque : 31

32 Sur l utilisateur : Sur le groupe d utilisateurs 32

33 7.1. Création de profils Cliquer sur Utilisateurs et Profils Cliquer sur l onglet Profils Positionnez-vous soit sur le Sous domaine, soit sur la bibliothèque, soit sur un utilisateur. 33

34 profil de sous domaine Dans ce premier exemple, on se positionnera sur le sous domaine. Créons notre nouveau profil. Appelons-le «profil domaine» : 34

35 Ce profil comme son nom l indique a pour vocation d être positionné au niveau du domaine. 4 champs sont intéressants à ce niveau là NIVEAU_JOURNALISATION MOT_DE_PASSE_OUBLIE NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI FOND Dans l exemple, on positionnera NIVEAU_JOURNALISATION à 31 histoire que tous les éléments soient filtrés, on positionnera MOT_DE_PASSE_OUBLIE à 0 pour que l utilisateur ne puisse pas demander la régénération d un nouveau mot de passe, NE_PAS_SE_SOUVERNIR_DE_MOI à 1 histoire que l utilisateur ne puisse pas cocher la case se souvenir de moi ; on choisira une couleur pour le fond. On va maintenant positionner ce profil sur le sous domaine ; pour cela on clique sur le sous-domaine puis on sélectionne le profil. On obtient ainsi pour tous les utilisateurs la mire d accueil suivante : 35

36 profil de bibliothèque De la même manière que nous avons créé un profil pour un sous domaine, nous pouvons créer un profil pour une bibliothèque. 36

37 Ce profil comme son nom l indique a pour vocation à être positionné au niveau de la bibliothèque. 37

38 38

39 Profil utilisateur 39

40 Le profil Adrien ne peut être attribué qu à l utilisateur adrien.lanvin Profil pour le groupe On positionnera ici un profil de type sous domaine. On pourra ainsi assigner à tous les utilisateurs du groupe les mêmes droits Intérêt du profil Le profil a 2 intérêts : il permet de gérer des droits à un endroit spécifique comme nous l avons vu pour le profil domaine. Il permet également de factoriser des droits que l on souhaite positionner par exemple sur plusieurs utilisateurs. Créons par exemple un profil sous-domaine «Profil Enfants» : Pour tous les enfants on souhaite qu ils bénéficient des droits suivants : UTILISATEUR_BIB = %firstname% Z1 = %firstname% COLONNES_MAQUEES = 1 FORCER_MOT_DE_PASSE = 1 AFFICHER_NOTE = 1 PARTAGE_DOCUMENT = 1 PANIERES_WEB_DOSSIER = 1 On va donc mettre ces paramètres dans un profil que l on affectera au groupe «Enfants» 40

41 41

42 Visibilité des profils Ecran Gestion du compte Le profil par défaut du sous-domaine peut venir : - D un des profils du sous-domaine Ecran bibliothèque Le profil par défaut de la bibliothèque peut venir : - D un des profils du sous-domaine - D un des profils propre à la bibliothèque Ecran utilisateur Le profil par défaut de l utilisateur peut venir : - D un des profils du sous-domaine - D un des profils propre à cet utilisateur Le profil spécifique pour les bibliothèques visibles par l utilisateur peut venir : - D un des profils du sous-domaine - D un des profils propre à cet utilisateur - D un des profils de la bibliothèque - D un des profils propre à la liaison Bibliothèque-Utilisateur 42

43 Ecran Groupe Utilisateur Le profil par défaut du groupe peut venir : - D un des profils du sous-domaine Le profil spécifique pour les bibliothèques visibles par le groupe peut venir : - D un des profils du sous-domaine - D un des profils de la bibliothèque Paramètres à ce niveau Dans la mesure ou l on utilise des profils de type bibliothèque, de type sous-domaine, de type groupe ou du type utilisateurs plus des droits propres à l utilisateur, il devient parfois difficile de savoir de quel droit on hérite. Pour comprendre cela, on s appuie sur un schéma obtenu en allant sur l écran profils puis en cliquant sur l utilisateur, onglet «Paramètres à ce niveau». On voit ainsi qu adrien.lanvin hérite : Du NIVEAU_JOURNALISATION à 31 du profil du sous-domaine Du FOND du profil du sous-domaine Du MOT_DE_PASSE_OUBLIE du profil du sous-domaine De NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI du profil du sous-domaine De COLONNES_MASQUEES = 1 du profil du groupe de droit De FORCER_MOT_DE_PASSE du profil du groupe de droit De UTILISATEUR_BIB= %firstname% du profil du groupe de droit 43

44 DE Z1 = %firstname% du profil du groupe de droit D AFFICHER_NOTE du profil du groupe de droit De LIEN du profil du groupe de droit De PANIERES_WEB_DOSSIER du groupe de droit Voici dans quel ordre sont appliqués les paramètres : le niveau le plus grand étant prioritaire 1. Paramètres du sous domaine 2. Profil du sous domaine 3. Profil du groupe de droit (d utilisateurs) 4. Profil de l utilisateur 5. Paramètres de l utilisateur 6. Profil de la bibliothèque 7. Profil de la relation Groupe et Bibliothèque 8. Profil de la relation utilisateur Bibliothèque Dans notre exemple, si l utilisateur (Niveau 5) a un paramètre PANIERS_WEB_DOSSIER désactivé, cela est prioritaire par rapport aux paramètres du domaine (Niveau 1), donc l utilisateur n aura pas les panières web activées. 44

45 8. Le partage Il est désormais possible depuis le Cloud de partager des parties d arborescence avec des utilisateurs externes, et ce, en toute sécurité. Créons un groupe de partage et pour qu il soit explicite, appelons-le PARTAGE. Créons un utilisateur et AFFECTONS LUI ce groupe. Appelons-le utilisateur.partage. Affectons-lui le moins de droit possible. Cet utilisateur n a pas vocation à se connecter au Cloud. Il va juste servir de «modèle» pour créer des partages. Revenons sur le Cloud à l utilisateur adrien.lanvin. Adrien.lanvin hérite des droits du profil Enfants. Dans ces droits, on a défini : GROUPE-PARTAGE = PARTAGE PARTAGE = 1 45

46 GROUPE_PARTAGE défini le groupe d utilisateurs ayant droit à partager des arborescences ou des documents. Ce groupe PARTAGE doit contenir au moins un utilisateur modèle. PARTAGE = 1 permet de partager des arborescences Si bien que si l on se connecte à adrien.lanvin, on a la possibilité sur toute l arborescence de faire un clic droit, Partager : On a ainsi la fenêtre suivante qui s ouvre : Cette fenêtre permet de définir les paramètres du partage. Durée de validité : Indéfinie 1 jour 1 semaine 1 mois Visible à partir de cet Item ou afficher toutes les colonnes Utilisateur : sur quel utilisateur du groupe PARTAGE on s appuie Authentification Oui ou Non Si l authentification est à Oui, le reste de la fenêtre se déverrouille : 46

47 On a le champ Login à renseigner. Par défaut, PARTAGE est proposé. On peut le modifier. C est avec ce login que l utilisateur invité se signera pour accéder au partage A ce login, on assigne un mot de passe que l on confirme. On peut à présent créer le lien puis le tester. Dans notre exemple, LOGIN = PARTAGE, MOT DE PASSE = TOTO Tester le lien va nous ouvrir la bibliothèque sous l item sélectionné pour le partage. En l occurrence : Si maintenant on teste l URL générée dans un autre onglet, on aura : Saisissons Utilisateur = PARTAGE Mot de Passe = TOTO 47

48 48

49 9. Monitoring Sur l écran principal, cliquer sur Monitoring : Le premier onglet, sessions montre las connexions en cours sur la bibliothèque : Le deuxième onglet, Pool de connexions est le nombre de connexions techniques sur la base de données. Le troisième onglet Synchronisation montre les synchronisations sur les x derniers jours, en echec ou non. Le dernier onglet, Evènements, trace les connexions à la bibliothèque. 49

50 En fonction du niveau de journalisation qui a été mis en place, on peut tracer plus ou moins dans le détail les connexions à la bibliothèque. 50

51 10. ANNEXE : les paramètres en détail Section Connexion BLOQUER_PARTAGE : par défaut à 0 : interdit les fonctionnalités de partage. Nous reviendrons plus tard sur cette notion (chapitre 7 sur les partages). COLONNES_MASQUEES : indique le nombre de colonnes que l on souhaite masquer. Nous reviendrons plus tard sur cette notion FORCER_MOT_DE_PASSE : si on met cette valeur à 1, on oblige le user à bénéficier d un mot de passe. Nous reviendrons sur cette notion quand nous parlerons de profils. UTILISATEUR_BIB : identifiant local utilisé pour se connecter à la bibliothèque. On a vu plus haut que ce champ pouvait être saisi. On peut également utiliser des variables pour renseigner ce champ. Ces variables sont presque toutes issues de la fiche contact. Il s agit de : Z1 : filtre la première colonne sur le nom commençant par le champ saisi Z2 filtre la deuxième colonne sur le nom commençant par le champ saisi Z3 filtre la troisième colonne sur le nom commençant par le champ saisi Z4 filtre la quatrième colonne sur le nom commençant par le champ saisi Z5 filtre la cinquième colonne sur le nom commençant par le champ saisi Z6 filtre la sixième colonne sur le nom commençant par le champ saisi Tous comme UTILISATEUR_BIB, les filtres peuvent utiliser des variables (les mêmes). Exemple : Voici la bibliothèque locale TESTPHL5 : 51

52 On souhaite qu Adrien ne puisse voir que l armoire «ADRIEN». On crée donc l utilisateur Cloud adrien.lanvin et on lui associe l UTILISATEUR_BIB Adrien : On associe à l utilisateur adrien.lanvin le filtre Z1 = ADRIEN Quand on se connecte au Cloud avec adrien.lanvin on voit : 52

53 Adrien.lanvin ne voit que la colonne commençant par Adrien. Il ne voit pas Laetitia et les autres. On aurait pu obtenir ce même résultat en mettant Z1= %login% ou Z1 = %firstname%. On peut s interroger maintenant sur l intérêt de présenter la première colonne, puisqu on n y voit qu ADRIEN. On va donc masquer la première colonne : 53

54 Dans COLONNES_MASQUEES, on indique le nombre de colonnes à masquer. 54

55 10.2. Section Droits ADMINISTRER : n est pas utilisé actuellement. AFFICHER_NOTE : par défaut à 0 ; les post it ne sont pas affichés sur le Cloud. AJOUTER : par défaut à 0. Permet au user Cloud d ajouter des items dans la Bibliothèque. Nous reviendrons plus tard sur cette notion. AJOUTER_DOCUMENT : Réservé à Novaweb APERCU_PDF : par défaut à 1. Permet d inhiber la possibilité d agrandir l aperçu PDF. A utiliser conjointement avec «Télécharger» 55

56 CHANGER_MOT_DE_PASSE : par défaut à 1. Autorise le user du cloud à changer son mot de passe ou non. 56

57 COLONNES_LECTURE_SEULE : interdit la modification de certaines colonnes. N est pas encore implémenté. CONSULTER : n est pas encore implémenté. DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT : par défaut à 1. A utiliser conjointement avec le paramètre PANIERE_WEB_DOSSIER. Un chapitre est consacré plus tard à ce paramètre EDITER : par défaut à 0. Permet d éditer un dossier par le Viewer novaxel. Lorsqu on active cette option, un nouveau bouton apparaît sur le web. En cliquant sur Editer le dossier, on télécharge un fichier.dnas qui s ouvre avec le viewer novaxel. Il s agit pour le moment d une fonctionnalité anecdotique mais qui évoluera dans le courant de l année. 57

58 GROUPE_PARTAGE : Définit le groupe d utilisateurs pour faire des partages s il est vide l utilisateur ne peut pas faire de partages. Voir chapitre 3.7 sur les partages. INFOS_UTILISATEUR : par défaut à 1. Autorise l affichage des données utilisateur. PARTAGE_DOCUMENT : par défaut à 0. Permet de définir un raccourci internet sur un document. Pour ce faire, on fait un clic droit sur le document : partager Cela provoque l ouverture de la fenêtre : 58

59 Durée de validité : Indéfinie 1 jour 1 semaine 1 mois Authentification : Oui ou Non Si authentification à Oui alors saisir Login et Mot de Passe puis créer le lien et le tester. Cela permet de donner l accès à un document de la bibliothèque à une personne ne bénéficiant ni de novaxel, ni du Cloud. Voir chapitre 3.7 sur les partages. MODIFIER : permet de modifier des items de classement, des dossiers ou des documents. Nous reviendrons plus tard sur cette notion. PANIERES_WEB : Pas actif avec le Cloud. PANIERES_WEB_DOSSIER : permet de remonter un document du poste de travail vers le cloud. 59

60 Ce document ne sera réintégré dans novaxel qu après avoir cliqué sur : Les boutons Réintégrer les documents et Lancer la synchronisation ne sont accessibles que depuis le serveur novaxel. PARTAGE : par défaut à 1 ; permet de créer des partages sur l arborescence. C.f chapitre 8 PURGER : n est pas utilisé actuellement 60

61 RECHERCHER : permet d activer ou d inhiber le bouton de recherche. SUPPRIMER : permet de supprimer des items de classement, des dossiers ou des documents. Nous reviendrons plus tard sur cette notion. TELECHARGER : permet d inhiber le téléchargement des documents originaux bureautique et messages. L utilisateur ne voit que l aperçu vignette et l aperçu PDF du document. Ajouter, Modifier, Supprimer Sur le cloud, la prise en compte de l ajout d un item dans l arborescence n est effective que si l on upload un fichier dans ce nouvel item. A cette condition, l arborescence créée redescendra dans novaxel client lourd par la fonction réintégration des documents. Dans la même logique, les modifications d arborescence ne seront prises en compte dans le client lourd que si l item impacté contient un document uploadé. A cette condition, l arborescence modifiée redescendra dans novaxel client lourd par la fonction réintégration des documents. Enfin, toujours dans la même logique, on ne peut supprimer qu une arborescence créée sur le cloud. 61

62 10.3. Section Event NIVEAU_JOURNALISATION : permet d activer la journalisation des évènements. 0 = pas de log d'évènement (défaut) 1 = log des connexions 2 = log des mises à jour (Ajouts/Suppressions/modifications/...) 4=log des consultations dossiers = ouverture du dossier 8=log des consultations documents =téléchargement du document 16=log des consultations documents =visu de l'aperçu 31 pour tout Si l on veut log de connexion (1) et log des mises à jour (2), on positionne LOG_LEVEL à 3 (1+2) Section Interface FOND : Permet de choisir une image ou une couleur comme fond de page. La taille de l image recommandée est de 1280x800, pour un poids de 200 ko maximum. FOND_ETIRER : par défaut à 1 : l image de fond est étirée. 62

63 FOND_POSITION : 0: centré (Par défaut) 1:en haut à gauche 2: en haut à droite 3:en bas à gauche 4:en bas à droite MOT_DE_PASSE_OUBLIE : par défaut à 0. Gère sur la mire de Login l oubli de mot de passe. NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI : Par défaut à 0. Mettre à 1 pour cacher la case du libellé Se souvenir de moi et ne rien mémoriser. 63

64 TITRE_COLONNE_1 : permet de renommer la colonne 1 TITRE_COLONNE_2 : permet de renommer la colonne 2 TITRE_COLONNE_3 : permet de renommer la colonne 3 TITRE_COLONNE_4 : permet de renommer la colonne 4 TITRE_COLONNE_5 : permet de renommer la colonne 5 TITRE_COLONNE_6 : permet de renommer la colonne 6 TITRE_COLONNE_7 : permet de renommer la colonne Maîtriser la dépose de documents Nous avons vu qu à l aide de la clé PANIERES_WEB_DOSSIER, on peut ouvrir la bibliothèque sur le cloud à la dépose de documents. PANIERES_WEB_DOSSIER permet la dépose dans n importe quel dossier de la base. Or, bien souvent, on souhaite maîtriser les endroits de dépose. Pour cela, on va se servir des «Métadonnées système» et de la clé DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT. Précisons l armoire, le rayon, le classeur, l intercalaire et le dossier dans lequel on souhaite autoriser la dépose : on autorisera la dépose quelque soit l armoire le rayon, le classeur et l intercalaire du moment que le dossier soit Voyons maintenant les autres paramètres pouvant être associés à l utilisateur Cloud : Plutôt que mettre ce paramètre à la main sur chaque dossier, on pourra utiliser le script : META_maj_meta_arbo.snov 64

65 On constate que sur tous les dossiers une métadonnée a été déposée : CLOUD Dépose de documents : Oui Lançons une synchronisation. Retournons à présent dans le module d administration du Cloud. Si l on ne touche à rien, la dépose de documents reste possible dans tous les dossiers. On va donc rajouter le droit DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT à 0 pour l utilisateur adrien.lanvin. Dès lors, la dépose de documents n est possible pour cet utilisateur que dans les dossiers

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