Actions menées par le comité technique Depuis sa création le 28 mars 2008 Validées par le comité de pilotage

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1 Actions menées par le comité technique Depuis sa création le 28 mars 2008 Validées par le comité de pilotage

2 Mise en place du module SIIPS du dossier de soins informatisé Sur l ensemble des postes informatiques des unités de soins : Organisation conjointe avec la DSI : Installation Formation Pour le er novembre 2008

3 Avant SAISIE ACTES POUR LES MALADES DANS UNE UF M43MA2 9/03/03 GESMAL ACTES DIVERS 003 MA9L 7H45 ================================================================ UF EXEC: 953 PEL PR CASTAING -3 POSTE : DATE : N MALADE NOM PRENOM POSTE CLE COEF NB NOMENC CODES DUPON MARCELLE bb cotations siips DUPON MARCELLE tc DUPON MARCELLE rb ================================================================ F3=NIV.SUP F4=MENU F2=MENU GEN. La er lettre indique la catégorie de soins ANN b = soins de base t = soins techniques r = soins relationnels et éducatifs La 2 eme lette indique la valeur de la cotation : a = coefficient b = coefficient 4 c = coefficient 0 d = coefficient 20 e = coefficient 45 f = coefficient 70

4 Après

5 Mise en place du module SIIPS du dossier de soins informatisé Mise en place d une formation Contenu Personnel soignant formé: cadre de santé et 2 infirmières par unité < 40 agents cadre de santé et 4 infirmières par unité > 40 agents heure pour une IDE h30 pour le cadre Organisation de la formation : 4 infirmiers de la DSI dévolus à la formation, 30 unités à former Formation et déploiement en simultané

6 Mise en place du module SIIPS du dossier de soins informatisé lieu de formation PELLEGRIN : SAINT-ANDRE SUD Dates de septembre à octobre 2008 Imposée par pôle ou par bâtiment, les unités sont pré-inscrites, les échanges se font à l intérieur du pôle sous la responsabilité du cadre supérieur de pôle Envoi du calendrier aux cadres supérieurs de pôle la première semaine de juillet

7 Diaporama de présentation des indicateurs de soins dés juin 2008 À l intention des nouveaux infirmiers lors des journées d intégration Présentation de la méthodologie SIIPS Définition Acte de soins Grille de coefficient Saisie informatique Avant - Après

8 Diaporama de présentation des indicateurs de soins dés juin 2008 Présentation des AAS Méthodologie Présentation des outils Exploitation Contrôle qualité Méthodologie Organisation Diaporama accessible à tous sur le portail intranet du CHU

9 Exploitation des données SIIPS Exploitation des données Arrêt de l exploitation des données avec le logiciel GESMAL en novembre 2008 Le logiciel de DX care permettait la saisie mais ne proposait pas l exploitation des données par unité Demande au fournisseur d une exploitation conforme aux préconisations du club des utilisateurs SIIPS dés 2006

10 Exploitation des données SIIPS Étude des requêtes d exploitation crée sur Business Object par le fournisseur Demande initiale : Tableaux et graphiques présents dans le livre du club Étude de l ensemble des requêtes crées par le fournisseur du logiciel avec la DSI Tests des requêtes par 3 unités unité par site Médecine Chirurgie Pédiatrie

11 Exploitation des données SIIPS Modifications des requêtes de base Mise en production sur le portail intranet du C.H.U. en octobre 2009 de deux requêtes Intensité cumulé par fonction de soins et par jour Intensité cumulé par fonction de soins et par mois Formation de l encadrement à l utilisation du logiciel BO en octobre 2009 Par la DSI et les membres du comité technique

12 Exploitation des données Rencontre de la présidente du club des utilisateurs pour les autres requêtes Elles nécessitent des compléments d information, des modifications et une validation

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16 Contrôle qualité En 2007, lors de la présentation des contrôles qualité sur le site de PELLEGRIN nous avions conclu par : Saisie des données sur «EPI-INFO» en collaboration avec le DIM Développement d un masque de saisie (télé diffusable) Développement de requêtes d analyse (tableaux de bord) Créer un historique comparatif d évolution pour évaluer la progression

17 Contrôle qualité Évoluer vers un outil à visée pédagogique et de management

18 Contrôle qualité : Pour rappel Appréciation globale et synthétique des soins pour un séjour de patient, à partir de la demande en soins du patient tracée dans le dossier de soins

19 Contrôle qualité : Pour rappel L auditeur est la base de référence Calcul de la mesure des écarts : résultats de l équipe résultats des auditeurs Amélioration de l outil «diagramme» des anomalies Ergonomie de l outil pour les auditeurs

20 Contrôle qualité : pour rappel Déroulé de la journée 9h - 2h : relevé des données dans l unité à partir des dossiers de soins 2h30 : rencontre des groupes d auditeurs 4h00 : restitution à l équipe soignante

21 Contrôle qualité : 2009 Méthodologie définie sur le site PELLEGRIN étendue à l ensemble du CHU A ce jour : PELLEGRIN : 4 journées sur 5 de réalisées soit 56 unités validées SAINT ANDRE : journée sur 3 de réalisées : soit 2 unités validées SUD : réalisation à partir de novembre 2009

22 Contrôle qualité Réalisation d un diaporama disponible pour le contrôle : Organisation, Déroulement sur le portail du CHU Support papier du contrôle plus ergonomique

23 Recommandations lors de la restitution absence ou insuffisance d'élément sur les SB absence ou élément d'information sur les ST absence ou élément d'information sur les SRE pour une cible plusieurs dénominations oublis de jours saisie mauvaise date de jour de départ des cotations pas de cible Transmissions ciblées et diagramme non pris en compte absence de diagramme absence de traçabilité de l'exécution de soin (SB,ST) éléments du dossiers de non pris en compte insuffisance de précision dans les données contradiction dans le diagramme contradiction entre le diagramme et la prescription médicale changement de service (soins intensifs) non différencié macro cible non conforme la cible n'est pas un cible absence de lien entre le diagramme et la cible lisibilité cible grille de lecture des coefficients le lecture des ST non adapté à la réanimation diagramme pas toujours coché permission non prise en compte dans la synthèse CHU DE BORDEAUX S.I.I.P.S UG :... Date d entrée dans l'ug :... Heure d entrée (notée sur 24 H) :... N de dossier : Prénom Age et Pathologie Date de sortie de l Ug :... COTATION AUDITEURS PERIODE Date Synthèse ou sortie COTATION EQUIPE Date : SB Synthèse ou 4 0 sortie COTATION AUDITEURS Synthèse ou 4 0 sortie Soins de base Soins techniques Soins relationnels et éducatifs ST SRE Total points SIIPS MESURE QUALITATIVE DES ECARTS Ecarts de classe(s) de cotations 0 bon toléré - 2 à corriger non admis + Soins de base Soins techniques Soins relationnels et éducatifs MESURE QUANTITATIVE DES ECARTS: Total des points SIIPS équipe Total des points SIIPS auditeurs J J2 J3 J4 J5 J6 J7 Total

24 Recommandations lors de la restitution absence ou insuffisance d'élément sur les SB absence ou élément d'information sur les ST absence ou élément d'information sur les SRE pour une cible plusieurs dénominations oublis de jours saisie mauvaise date de jour de départ des cotations pas de cible Transmissions ciblées et diagramme non pris en compte absence de diagramme absence de traçabilité de l'exécution de soin (SB,ST) éléments du dossiers de non pris en compte insuffisance de précision dans les données contradiction dans le diagramme contradiction entre le diagramme et la prescription médicale changement de service (soins intensifs) non différencié macro cible non conforme la cible n'est pas un cible absence de lien entre le diagramme et la cible lisibilité cible grille de lecture des coefficients le lecture des ST non adapté à la réanimation diagramme pas toujours coché permission non prise en compte dans la synthèse

25 CHU DE BORDEAUX S.I.I.P.S UG :... Date d entrée dans l'ug :... Heure d entrée (notée sur 24 H) :... N de dossier : Prénom Age et Pathologie Date de sortie de l Ug :... COTATION AUDITEURS PERIODE Date Synthèse ou sortie COTATION EQUIPE Date : SB Synthèse ou 4 0 sortie COTATION AUDITEURS Synthèse ou 4 0 sortie Soins de base Soins techniques Soins relationnels et éducatifs ST SRE Total points SIIPS MESURE QUALITATIVE DES ECARTS Ecarts de classe(s) de cotations 0 bon toléré - 2 à corriger non admis Soins de base Soins techniques Soins relationnels et éducatifs MESURE QUANTITATIVE DES ECARTS: Total des points SIIPS équipe Total des points SIIPS auditeurs J J2 J3 J4 J5 J6 J7 Total

26 Contrôle qualité A réaliser avec la DSI sur le portail intranet un logiciel de saisie et d exploitation des données issues du contrôle qualité Prévue pour fin 2009

27 AAS Réalisées en mai ou novembre 2009 Création d un diaporama de formation à l intention de l ensemble des cadres du CHU Présenté lors de réunion par les membres du comité technique sur chaque site en avril réunions sur le site de PELLEGRIN 2 réunions sur le site de SAINT-ANDRE et SUD

28 AAS 2 réunions par site sont prévues en octobre pour les cadres n ayant pas réalisé les AAS en mai Supports et le diaporama sont fournis aux cadres sur le portail intranet et téléchargeables

29 AAS Création d un logiciel de saisie des AAS sur le portail intranet avec la DSI : R2AS Fichier source : fichier Excel du club des utilisateurs des SIIPS Création d un guide d utilisation SOMMAIRE INTRODUCTION PARAMETRAGE - Fonctions UG. 3- Activités

30 RECUEIL Saisie de l UG et du jour 2 Saisie du matricule 3 Données agents 4 Saisie des activités EDITIONS DELEGATION Délégation d un gestionnaire non cadre de santé 2 2 Délégation d un agent cadre de santé 2

31 AAS : préalables L'application Recueil AAS est une application permettant de recueillir les activités afférentes aux soins (AAS) et la restitution de tableaux consolidés. Cette enquête ministérielle, réalisée tous les 3 ans, concerne le personnel non médical (fonction : infirmier, aide soignant, ASH, cadre, Autre) de tous les services de soins. L enquête consiste à enregistrer sur 24h pendant les 7 jours de la semaine (L,M,M,J, V, S, D) l activité des agents et à restituer les résultats sous forme de tableaux consolidés.

32 Imprime écran intra net

33 AAS : préalables L agent remplit 7 questionnaires papier (correspondant aux 7 jours). Le questionnaire de 3 pages propose l exhaustivité des activités, 2 colonnes sont prévues pour la saisie par activité du nombre de séquence et du temps passé. Le cadre (ou une personne désignée) visualise les résultats sur le logiciel pour une restitution excel par UG/Jour/Activité. Le tableau produit contient aussi des pourcentages de temps consacré aux AAS par rapport au temps de travail total. L'accès de l'application se fait via le portail intranet onglet : «Coordination des soins».

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44 L enquête ATIH Participation à l enquête ATIH Information le 7 mai 2009 sur la méthodologie en comité de pilotage par la représentante du CNEH Organisation mise en place pour sa réalisation dans l intervalle fixé mai à juillet L intégralité des séjours ayant une saisie SIIPS sera transmise Participation aux relevés d occurrences

45 Enquête ATIH Organisation définies pour les relevés d occurrence «Volontaire» les cadres du comité de pilotage et du comité technique Sensibilisés et déjà informés

46 Enquête ATIH SUD : Chirurgie thoracique 2 D Médecine cardiaque 6 est Chirurgie cardiaque 5 ouest Diabétologie A2 Hémato G5 Médecine gériatrique 3eme sud Saint André : U6 médecine U35 : gériatrie Réanimation médicale Chirurgie digestive Pellegrin a2 : réanimation 4a maladies infectieuses 2a2 neurologie médecine 3a3 médecine 5a 3 chirurgie vasculaire et général 5a : hôpital de semaine Orthopédie : 8A2 UHSI

47 Enquête ATIH 266 séjours patients ont été relevés Difficultés Support papier de relevés Créativité infirmière

48 Enquête ATIH Le relevé de temps ne sera pas effectif car la disponibilité et l actualité du C.H.U. rendait difficile sa réalisation (télescopage avec le relevé des AAS et sa méthodologie).

49 A terminer Les requêtes d exploitation Le logiciel de saisie des contrôles qualité L analyse des A.A.S. par UG, par pôle, par site et pour le CHU La formation des D.R.H., des Assistants de Gestion, directeur du DAF CHU participe à l ENCC a décidé d utiliser les SIIPS comme clé de ventilation du personnel

50 perspectives Évoluer vers un outil de management Création d interface entre les données issues du logiciel de présentéisme GESTOR et les données SIIPS et AAS Coefficient de charge par agent par UG, pôle, établissement, chu

51 Conclusion Cette année a été riche d expériences et possible par : L engagement du coordonnateur général L implication du DIM La participation du directeur de la DSI ET LA MOBILISATION DES CADRES SUPERIEURS ET DES CADRES DE SANTE DU COMITE TECHNIQUE