Guide utilisateur SIGED. Exakis BIARRITZ Siège social. Exakis PARIS. Exakis LYON. Exakis NANTES. Exakis BORDEAUX. Exakis TOULOUSE.

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1 Exakis BIARRITZ Siège social A Technopôle Izarbel BIDART Tél : Fax : Exakis PARIS Le Lumière 6 ème étage 40 avenue des Terroirs de France PARIS Tél : Fax : Exakis LYON Campus Verrazzano 1, place Verrazzano LYON Tél : Fax : Guide utilisateur SIGED Exakis NANTES Parc de l Aubinière 11, avenue des Améthystes BP NANTES Cedex 3 Tél : Fax : Exakis BORDEAUX Parc d activité Canteranne Bât PESSAC Tél : Fax : Exakis TOULOUSE Immeuble le Colombo Bâtiment B 6 avenue Georges Pompidou BALMA Tél : Fax : Exakis AIX EN PROVENCE GRAND HORIZON Av. René DESCARTES AIX EN PROVENCE Tél : Fax : avril 2012 Exakis PAU Cité Multimédia 6 rue Thomas Edison Bât D PAU Cedex Tél : S.A au capital de ,00 RCS Bayonne Code NAF : 741 G Notre référence : DT-Exakis Copyright Exakis 2008 Reproduction et utilisation interdites sans autorisation

2 A l attention de Isabelle BEQUE Chef de Projet PRES isabelle.beque@universite-lyon.fr Patrick BOUTET Chef de Projet PRES patrick.boutet@universite-lyon.fr Vos interlocuteurs Exakis Tanguy JOUVET Responsable activité Logiciel tanguyj@exakis.com Nicolas HUMANN Architecte logiciel nicolash@exakis.com Thomas BILLARD Responsable fonctionnel thomasbi@exakis.com Matthias SANCHEZ Chef de projet matthiass@exakis.com Circuit de validation interne Exakis Nom-Prénom Fonction Date Visa Rédigé par BILLARD Thomas Responsable fonctionnel Rédigé par SANONER Valentine Analyste métier Vérifié par SANCHEZ Matthias Chef de projet Approuvé par BEQUE Isabelle Chef de Projet PRES Approuvé par BOUTET Patrick Chef de Projet PRES Version Date Objet de la version V0.1 19/04/2012 Création du document Ces documents d offre technique et commerciale sont la propriété de la société Exakis. Ils sont confidentiels et ne peuvent être communiqués à des tiers. Toute reproduction même partielle, tout transfert à un tiers, sous quelque forme que ce soit, sont strictement interdits sans autorisation écrite de la société Exakis. Dans le cas où notre société ne serait pas retenue, Exakis pourra demander que l ensemble des documents remis lui soit restitué. 2 /45

3 SOMMAIRE CHAPITRE 1. OBJET DU DOCUMENT 5 CHAPITRE 2. CONNEXION Connexion à SIGED Création de compte 7 CHAPITRE 3. DOSSIER DOCTORANT Affichage et modification du dossier Financements Activités complémentaires Mobilités Suivi des inscriptions Actions sur l état dossier Soumettre son dossier Abandonner sa thèse Interrompre sa thèse Validation et refus du dossier Transmettre le dossier Demander un complément Refuser Donner plusieurs avis Saisir l avis de l établissement Valider le paiement des droits 21 CHAPITRE 4. LISTES DE DOCTORANTS Les doctorants Dossiers à valider 22 CHAPITRE 5. LISTES Filtre et tri des tableaux 23 CHAPITRE 6. GESTION DES FORMATIONS Liste des formations Formulaire de formation Visualiser une formation Dupliquer une formation Gérer Inscrire des doctorants 28 CHAPITRE 7. CONSULTATION DES FORMATIONS Liste des formations Visualiser une formation S inscrire à une formation Mes formations 31 CHAPITRE 8. RAPPORTS 32 CHAPITRE 9. ADMINISTRATION Listes fermées Types de financements Thématiques de formations Les doctorants Les préinscrits Site web Ecoles doctorales Gestion des directeurs d ED 41 3 /45

4 9.5.2 Secrétaires d ED Etablissements Laboratoires Disciplines Laboratoires Directeurs Ecoles doctorales Etablissements 45 4 /45

5 Chapitre 1. Objet du document Le but du document est de décrire l utilisation du logiciel SIGED. SIGED, ou système d'information et de gestion des écoles doctorales, est une solution permettant de gérer les dossiers des doctorants appartenant à plusieurs écoles doctorales. SIGED est un outil pour les doctorants et pour le personnel administratif des écoles doctorales. Il permet aux doctorants de suivre l état de leur dossier, leurs inscriptions tout au long de leur doctorat. Par le biais de cette application, il leur est possible de s inscrire à une formation. Pour les autres acteurs, SIGED leur permet d avoir la liste des doctorants, de les valider et consulter leurs informations. Les chargés de formations peuvent gérer les formations, ainsi que les inscriptions des doctorants à ces dernières. Chapitre 2. Connexion 2.1 Connexion à SIGED Il existe deux systèmes de connexion à SIGED, un pour les doctorants qui possèdent un compte temporaire, les futurs doctorants, puis un par le biais des identifiants universitaires. La page de connexion SIGED est comme suit : Le futur doctorant, avec son compte temporaire, saisit directement son identifiant et mot de passe dans les champs. Les doctorants inscrits et autres acteurs se connectent en cliquant sur le lien «Utiliser vos identifiants Université de Lyon». La page affichée est la suivante : 5 /45

6 Dans la liste déroulante, choisir le site de l université à laquelle l utilisateur appartient, puis cliquer sur «Continuer la connexion». Le pop-up suivant apparait : Se connecter, cliquer sur OK, puis le site SIGED s ouvre avec un utilisateur connecté. 6 /45

7 2.2 Création de compte Solution Gestion Doctorants Dans la colonne de droite, dans «Mes actions», cliquer sur «Créer un compte». La page suivante est affichée : Saisir les données puis cliquer sur «Enregistrer» pour créer un nouveau compte, ou sur «Annuler» pour annuler la création de ce compte. 7 /45

8 Chapitre 3. Dossier doctorant 3.1 Affichage et modification du dossier Le doctorant accède à son dossier par le bouton «Mon dossier doctorant» dans la barre du haut. Les autres acteurs peuvent accéder au dossier d un doctorant en cliquant sur «Afficher» dans une liste de doctorants. Le dossier du doctorant se présente comme suit : 8 /45

9 Plusieurs onglets le composent, détaillant les informations sur le doctorant, son doctorat, ses financements et inscriptions. Les onglets «Informations personnelles», «Cursus», «Thèses» sont modifiables, pour cela il suffit de cliquer sur «Modifier». Seul l onglet en cours passe en modification, la navigation est impossible, les onglets sont grisés : Les champs sont modifiables, cliquer sur «Enregistrer» met à jour les données de l onglet, «Annuler» ne prend pas en compte les modifications effectuées. Les onglets «Financements», «Activités complémentaires», «Mobilités» sont des listes et se présentent comme suit : Financements Liste des financements : 9 /45

10 Il est possible d ajouter, modifier, supprimer un financement, et d exporter la liste des financements sous format Excel. Cliquer sur l ajout et la modification affiche le formulaire suivant : En modification ce formulaire est pré rempli avec les données du financement modifié. Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder le financement, ou sur «Annuler» pour annuler l ajout ou la modification du financement. Cliquer sur Supprimer affiche un pop-up de confirmation : L export vers Excel crée un fichier Excel de ce type : 10 /45

11 3.1.2 Activités complémentaires Liste des activités complémentaires : Il est possible d ajouter, modifier, supprimer une activité complémentaire, et d exporter la liste des activités complémentaires sous format Excel. Cliquer sur l ajout et la modification affiche le formulaire suivant : En modification ce formulaire est pré rempli avec les données de l activité complémentaire modifiée. Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder l activité complémentaire, ou sur «Annuler» pour annuler l ajout ou la modification de l activité complémentaire. Cliquer sur Supprimer affiche un pop-up de confirmation : 11 /45

12 3.1.3 Mobilités Liste des mobilités : Il est possible d ajouter, modifier, supprimer une mobilité, et d exporter la liste des mobilités sous format Excel. Cliquer sur l ajout et la modification affiche le formulaire suivant : En modification ce formulaire est pré rempli avec les données de la mobilité modifiée. 12 /45

13 Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder la mobilité, ou sur «Annuler» pour annuler l ajout ou la modification de la mobilité. Cliquer sur Supprimer affiche un pop-up de confirmation : Suivi des inscriptions Le suivi des inscriptions est un onglet non modifiable. Il permet de voir la liste des inscriptions du doctorant, avec l historique de traitement. On peut donc vérifier qui a modifié l état du dossier, les commentaires ou avis du dossier. 13 /45

14 3.2 Actions sur l état dossier Soumettre son dossier Lorsque l action «Soumettre son dossier» n est pas disponible, elle apparait en noire. Il suffit de passer sa souris dessus pour avoir des informations sur les onglets non complets, qui empêchent la soumission du dossier : Lorsque l action est possible, cliquer sur le lien «Soumettre ma demande». Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Soumettre» pour soumettre le dossier à validation, ou «Annuler» pour ne pas soumettre. 14 /45

15 3.2.2 Abandonner sa thèse Solution Gestion Doctorants Cliquer sur le lien «Abandonner thèse» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Abandonner» pour abandonner sa thèse, ou «Annuler» pour ne pas l abandonner Interrompre sa thèse Cliquer sur le lien «Interrompre thèse» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : 15 /45

16 Les dates de début et de fin sont obligatoires, le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Interrompre» pour interrompre sa thèse, ou «Annuler» pour ne pas l interrompre. 3.3 Validation et refus du dossier Les actions sur le dossier réalisées par les secrétaires d ED, directeur d ED, directeur de thèse et directeur de laboratoire fonctionnent de la même façon Transmettre le dossier Cliquer sur le lien «Transmettre le dossier» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Transmettre» pour transmettre le dossier à validation, ou «Annuler» pour ne pas le transmettre Demander un complément Cliquer sur le lien «Demander un complément» dans «Mes actions» à droite de l écran. 16 /45

17 Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Demander» pour envoyer la demande de complément, ou «Annuler» pour ne pas envoyer de demande Refuser Cliquer sur le lien «Refuser» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Refuser» pour refuser le dossier, ou «Annuler» pour ne pas le refuser. 17 /45

18 3.3.4 Donner plusieurs avis Solution Gestion Doctorants Cliquer sur le lien «Donner plusieurs avis» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : Saisir le commentaire pour la transmission du dossier, puis saisir l avis donné par le dicteur de thèse. 18 /45

19 A la sélection de cet avis, l avis du directeur de laboratoire apparait : 19 /45

20 Puis saisir l avis du directeur de laboratoire, et l avis du dicteur d ED apparait : 20 /45

21 Les commentaires sont optionnels, cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la saisie des avis, ou «Annuler» pour ne pas ne rien sauvegarder Saisir l avis de l établissement Cliquer sur le lien «Saisir l avis de l établissement» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Envoyer» pour sauvegarder l avis, ou «Annuler» pour ne pas le sauvegarder Valider le paiement des droits Cliquer sur le lien «Valider le paiement des droits» dans «Mes actions» à droite de l écran. Le pop-up suivant apparait : Le commentaire est optionnel, cliquer sur le bouton «Valider» pour attester le paiement des droits, ou «Annuler» pour ne le valider. 21 /45

22 Chapitre 4. Listes de doctorants Les listes de doctorants sont accessibles par les secrétaires, directeur d ED, de laboratoire et de thèse. 4.1 Les doctorants Cliquer sur le bouton «Les doctorants» en haut de la page : La liste des doctorants est affichée : L action possible, en plus de l export vers un fichier Excel, et d afficher le dossier du doctorant. 4.2 Dossiers à valider Cliquer sur le bouton «Dossiers à valider» en haut de la page : La liste des dossiers à valider est affichée : 22 /45

23 Chapitre 5. Listes 5.1 Filtre et tri des tableaux Il existe deux manières de trier et filtrer les données des tableaux. La première est positionnée au-dessus du tableau, c est un raccourci vers des filtres courants et basiques. Il suffit de saisir le texte à chercher, ou l état désiré, et de cliquer sur «Filtrer». La deuxième façon est directement placée sur la colonne du tableau. Un clic sur la colonne permet de la trier alphabétiquement, une flèche apparait alors, suivant le sens de tri. Un clic sur l entonnoir affiche une petite fenêtre permettant des filtres plus complets sur la colonne : Choisir le filtre voulu, saisir le texte recherché, puis cliquer sur «Filtrer», les données de la colonne sont ainsi filtrées. Pour supprimer ce filtre, cliquer à nouveau sur l entonnoir, puis cliquer sur «Effacer Filtre». 23 /45

24 Chapitre 6. Gestion des formations La gestion des formations est pour le chargé de formation. 6.1 Liste des formations Les formations sont groupées par leur thématique. Pour chaque formation il est possible de la modifier, la supprimer, de gérer ses inscrits et de la visualiser. Il est aussi possible d en créer une nouvelle ainsi que d exporter la liste sous format Excel. 24 /45

25 6.1.1 Formulaire de formation Le formulaire d ajout et de modification se présente comme suit : En modification, le formulaire est pré rempli avec les données de la formation modifiée. Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer la formation, ou sur «Annuler» pour ne pas créer une formation ou annuler les modifications réalisées. 25 /45

26 6.1.2 Visualiser une formation En cliquant sur «Visualiser» dans la liste des formations, la formation en lecture seule apparait : Il est possible de la modifier, gérer les inscrits, la dupliquer. Cliquer sur «Retour» pour afficher à nouveau la liste des formations. 26 /45

27 6.2 Dupliquer une formation L action «Dupliquer» permet de dupliquer la formation actuelle à l identique. Cliquer sur «Dupliquer» affiche donc une copie de la formation dans le formulaire de modification. 6.3 Gérer L action «Gérer» est disponible dans page de visualisation d une formation, ainsi que dans la grille des formations. Elle ouvre une fenêtre de gestion des inscrits à la formation : Le bouton «Retour» permet de retourner à la formation. En sélectionnant un ou plusieurs doctorants les actions «Valider», «Refuser», «Attester le suivi», et « à la sélection» deviennent disponibles : 27 /45

28 Cliquer sur « à la sélection» ou « aux inscrits» crée un nouveau mail avec l outil de messagerie de l ordinateur, le champ «Destinataires» est pré rempli avec les doctorants : 6.4 Inscrire des doctorants L action est disponible en haut du tableau des inscrits à une formation : La fenêtre suivante s affiche : Saisir le nom et le prénom du doctorant recherché que l on veut inscrire à la formation, puis cliquer sur «Rechercher». Le ou les doctorants correspondants à la recherche sont affichés. Il est possible d afficher leur dossier. Pour inscrire un ou plusieurs doctorant, cocher le ou les doctorants puis cliquer sur «Inscrire la sélection». Pour annuler et n inscrire aucun doctorant, cliquer sur «Retour». A la suite de cette action, la page de gestion des inscriptions est affichée. 28 /45

29 Chapitre 7. Consultation des formations La consultation des formations est pour les doctorants. 7.1 Liste des formations L accès aux formations pour le doctorant se fait dans le haut de la page, en cliquant sur «Formations» : Puis sur «Liste des formations» : Cliquer sur «Visualiser» pour visualiser plus en détail la formation. Cliquer sur «S inscrire» pour s inscrire directement à la formation. 29 /45

30 7.1.1 Visualiser une formation Cliquer sur «Visualiser» pour accéder à la page suivante : Suivant l état de l inscription, le bouton «M inscrire» peut être «Me désinscrire» comme si dessous : Cliquer sur le bouton «M inscrire» pour afficher la page d inscription. Cliquer sur le bouton «Me désinscrire» affiche un pop-up de confirmation de désinscription à la formation. Cliquer sur le bouton «Retour» pour afficher à nouveau la liste des formations. 30 /45

31 7.1.2 S inscrire à une formation Après avoir cliqué sur «M inscrire», la fenêtre suivante est affichée : Cliquer sur «M inscrire» afin de valider l inscription à la formation, ou sur «Annuler» pour annuler l inscription. 7.2 Mes formations Cliquer sur l onglet «Mes formations» afin de visualiser les formations que le doctorant a suivies, ou auxquelles il est en cours d inscription : Pour visualiser le détail de la formation cliquer sur «Visualiser». Cliquer sur «Télécharger» pour télécharger l attestation de suivi de la formation. Un document PDF est téléchargé sur l ordinateur. 31 /45

32 Chapitre 8. Rapports Pour accéder à la partie rapport, cliquer sur «Rapports» en haut de la page. Les rapports sont divisés par thèmes, sous forme d onglet. Tous les rapports sont visibles sous forme de tableau, et une partie également sous forme de graphique. Cliquer sur «Tableau» ouvre une nouvelle fenêtre contenant un tableau avec les données groupées : Pour avoir ce rapport sur Excel, il suffit de sélectionner tout le tableau, clic droit, puis copier. 32 /45

33 Ensuite ouvrir un Excel, coller les données. Cliquer sur «Graphique» d un rapport : 33 /45

34 Chapitre 9. Administration 9.1 Listes fermées Cliquer sur «Listes fermées» en haut de la page : Il existe deux listes fermées «Types de financements» et «Thématiques de formations» Types de financements Cliquer sur l onglet «Types de financements». Il est possible d ajouter, modifier, supprimer un type de financement, et d exporter la liste des types de financements sous format Excel. 34 /45

35 Cliquer sur l ajout et la modification affiche le formulaire suivant : En modification ce formulaire est pré rempli avec les données du type de financement modifié. Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder le type de financement, ou sur «Annuler» pour annuler l ajout ou la modification du type de financement. Cliquer sur Supprimer affiche un pop-up de confirmation : Thématiques de formations Cliquer sur l onglet «Thématiques de formations». 35 /45

36 Il est possible d ajouter, modifier, supprimer une thématique de formation, et d exporter la liste des thématiques de formations sous format Excel. Cliquer sur l ajout et la modification affiche le formulaire suivant : En modification ce formulaire est pré rempli avec les données de la thématique de formation modifiée. Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder la thématique de formation, ou sur «Annuler» pour annuler l ajout ou la modification de la thématique de formation. Cliquer sur Supprimer affiche un pop-up de confirmation : 36 /45

37 9.2 Les doctorants Cliquer sur «Les doctorants» en haut de la page : Solution Gestion Doctorants La page affichée est une liste de tous les doctorants. L action possible, en plus de l export vers un fichier Excel, et d afficher le dossier du doctorant. 37 /45

38 9.3 Les préinscrits Cliquer sur «Les préinscrits» en haut de la page : Solution Gestion Doctorants La page affichée est une liste de tous les préinscrits, les doctorants qui n ont pas encore de compte universitaire. Il est toujours possible de faire un export des données vers un fichier Excel. Cliquer sur la croix rouge pour supprimer un compte temporaire : Un pop-up de demande de confirmation apparait. Cliquer sur «Ok» pour continuer, ou sur «Annuler». Cliquer sur «Afficher», le dossier du doctorant est affiché. Cliquer sur «Réinitialiser» afin de réinitialiser le mot de passe du compte. Une demande de confirmation apparait, identique à la suppression. Cliquer sur «Désactiver» afin de désactiver le compte temporaire. Une demande de confirmation apparait, identique à la suppression. 38 /45

39 9.4 Site web Cliquer sur «Les préinscrits» en haut de la page : La page affichée est composée d un seul onglet «Liens d actualités». Il est possible d ajouter, modifier, supprimer un lien d actualité. Cliquer sur l ajout et la modification affiche le formulaire suivant : En modification ce formulaire est pré rempli avec les données de la thématique de formation modifiée. Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder le lien d actualité, ou sur «Annuler» pour annuler l ajout ou la modification du lien. Cliquer sur Supprimer affiche un pop-up de confirmation : 39 /45

40 9.5 Ecoles doctorales Cliquer sur «Ecoles doctorales» en haut de la page : Solution Gestion Doctorants La page affichée est la liste des écoles doctorales gérées dans l application. Il est seulement possible de modifier les écoles doctorales, et de les exporter en format Excel. Cliquer sur le crayon affiche le formulaire de modification : Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder les informations de l ED, ou sur «Annuler» pour annuler les modifications. 40 /45

41 9.5.1 Gestion des directeurs d ED Cliquer sur «Directeurs» affiche la liste des directeurs de cette ED : Il est possible d ajouter et de supprimer un directeur d ED. Cliquer sur la crois bleu pour ajouter, la page suivante est affichée : Saisir le nom et prénom de la personne que l on souhaite ajouter comme directeur d ED, puis cliquer sur «Rechercher». 41 /45

42 Cliquer sur la croix bleue afin d ajouter la personne que l on souhaite désigner comme directeur d ED. Sinon cliquer sur «Retour» pour annuler l ajout. Cliquer sur la croix rouge pour supprimer un directeur d ED, un pop-up de confirmation est affiché : Secrétaires d ED Cliquer sur «Secrétaires» affiche la liste des secrétaires de cette ED : L ajout et la suppression fonctionnent de la même manière que pour les directeurs d ED Etablissements Cliquer sur «Etablissements» affiche la liste des établissements liés cette ED : Il est possible d ajouter et supprimer une liaison vers un établissement. 42 /45

43 Cliquer sur la croix bleue affiche la page suivante : La page contient la liste de tous les établissements qui ne sont pas liés à l ED. Cliquer sur la croix bleue afin d ajouter l établissement que l on souhaite lier à l ED. Sinon cliquer sur «Retour» pour annuler l ajout. Cliquer sur la croix rouge pour supprimer le lien entre un établissement et une ED, un pop-up de confirmation est affiché : Laboratoires Cliquer sur «Laboratoires» affiche la liste des laboratoires liés cette ED : L ajout et la suppression fonctionnent de la même façon que pour les établissements. 43 /45

44 9.5.5 Disciplines Cliquer sur «Disciplines» affiche la liste des disciplines liées cette ED : L ajout et la suppression fonctionnent de la même façon que pour les établissements. 9.6 Laboratoires Cliquer sur «Laboratoires» en haut de la page : La page affichée est la liste des laboratoires gérés dans l application. Il est seulement possible de modifier les laboratoires, et de les exporter en format Excel. Cliquer sur le crayon affiche le formulaire de modification : Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder les informations du laboratoire, ou sur «Annuler» pour annuler les modifications. 44 /45

45 9.6.1 Directeurs Cliquer sur «Directeurs» affiche la liste des directeurs de ce laboratoire : Il est possible d ajouter et de supprimer un directeur de laboratoire. L ajout et la suppression fonctionnent de la même façon que l ajout d un directeur pour les ED. (Cf $ Gestion des directeurs d ED) Ecoles doctorales Cliquer sur «Ecoles doctorales» affiche la liste des écoles doctorales liées à ce laboratoire : Cette liste est non modifiable, elle est modifiable par le biais de la gestion des écoles doctorales. L ajout et la suppression fonctionnent de la même façon que l ajout d un lien vers un établissement pour les ED. (Cf $ Etablissements) Etablissements Cliquer sur «Etablissements» affiche la liste des établissements liés à ce laboratoire : Il est possible d ajouter et de supprimer une liaison avec un établissement pour ce laboratoire. L ajout et la suppression fonctionnent de la même façon que l ajout d un lien vers un établissement pour les ED. (Cf $ Etablissements) 45 /45