RÉPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTÈRE DES MINES ET DE LA GÉOLOGIE (MMG) PROJET D APPUI À LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM) GUINÉE

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1 RÉPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTÈRE DES MINES ET DE LA GÉOLOGIE (MMG) PROJET D APPUI À LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM) GUINÉE Financement: IDA N H 8040-GN TERMES DE REFERENCE FORMATION EN PLANIFICATION OPERATIONNELLE APPLIQUEE A MS PROJECT 2013 Avril

2 1. CONTEXTE DE LA MISSION Le Gouvernement de la République de Guinée dans le cadre du Projet d Appui à la Gouvernance dans le Secteur Minier a bénéficié d un don de la Banque mondiale de 20 millions de dollars US pour la mise en œuvre du Projet d Appui à la Gouvernance dans le secteur minier (PAGSEM) en vue d apporter un appui substantiel au secteur minier. Le projet a été institutionnalisé par arrêté N 2372/MMG/SGG/2013 du 07 juin 2013 portant création et organisation du Projet d Appui à la Gouvernance dans le Secteur Minier (PAGSEM). Le Projet a pour objectif de renforcer les capacités et les systèmes de gouvernance des institutions clés impliquées dans la gestion du secteur minier. Une équipe d Unité d Exécution du Projet (UEP) est mise en place et est composée de : un coordonnateur, un Responsable administratif et financier, une spécialiste en passation des marchés, un spécialiste en suivi-évaluation, un comptable, un Auditeur interne, une assistante de Direction, 2 chauffeurs. La mise en œuvre des activités sur le plan technique incombe au Comité de Suivi (CS) qui assure le suivi et la mise en œuvre des différentes activités du projet au sein des Départements Ministériels Concernés. Toutefois, il est nommé au sein de chaque Département Ministériel concerné 1 un point focal qui est le répondant du projet auprès de ces structures. Dans le cadre du renforcement des capacités des cadres de l UEP, des membres du Comité de suivi (points focaux des différentes Départements Ministériels concernés par la mise en œuvre du PAGSEM) et des Responsables des différents Services des Départements dans la conduite de l activité de planification opérationnelle des activités, il est prévu, dans le cadre du PTBA 2014, d assurer une formation des cadres du projet et de ceux des Départements Ministériels sur la planification opérationnelle et l utilisation du logiciel MS PROJECT 2013, en vue de permettre une coordination parfaite de la mise en œuvre des activités, mais surtout la planification dans le temps et selon les ressources disponibles. C est dans cette perspective que se justifie les présents TDR qui se proposent d améliorer les compétences des personnels techniques de l UEP et des Départements Ministériels concernés, ceci afin d accroître l efficacité et l efficience du PAGEM. 2. OBJECTIFS DE LA FORMATION L objectif général de la formation est de renforcer les capacités techniques de 30 cadres de l UEP et des services techniques des Départements concernés par le projet en planification opérationnelle et à l utilisation du logiciel MS PROJECT De façon spécifique, la formation vise à : - transmettre aux participants des connaissances assez précises sur la planification opérationnelle et l utilisation parfaite du logiciel MS Project 2013 dans le cadre de leurs tâches de planification, de mise en œuvre, de suivi-évaluation et de reporting sur les activités placées sous leurs responsabilités ; 1 Ministères des Mines et Géologies, Environnement, Eaux et Forêts, Transport, Economie et Finances, Budget 2

3 - conduire des pratiques, à partir des cas concrets, et en prenant en compte la durée, les ressources humaines et financières, les différents intervenants. Pour ce faire, l Unité d Exécution du Projet souhaite avoir le concours d un consultant ou expérimenté et compétent, maîtrisant parfaitement la gestion et la planification de projet RESULTATS ATTENDUES A l'issue de la formation, les participants seront capables de: - créer une planification, en intégrant l ensemble des facteurs (ressources humaines, financières, temps, etc.) et se familiariser avec les fonctionnalités de reporting sur la planification qu offre le logiciel et leur intégration ou relation possible avec d autres types de fichiers (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ; - se familiariser avec les concepts et les fonctionnalités de base du logiciels MS Project 2013 ; - connaître les différentes utilisations du logiciel et son apport dans la mise en œuvre, le suivi-évaluation et le reporting sur les activités menées ; - disposer d informations sur la gestion de projet et plus spécifiquement sur la planification ; - d élaborer des tableaux de sortie, état de suivi des activités du projet afin de pouvoir rendre compte à tout instant de l état d avancement des activités du projet (rapports standards ou personnalisés). 4. TACHES DU CONSULTANT FORMATEUR Les principales tâches du Consultant sont : Former les participants, selon un calendrier défini de commun accord sur: les notions de gestion de projet : les concepts de base de la gestion de projet (projet, gestion de projet, typologie des projets, etc.) ; la prise en main de MS Project : les différents affichages, la structure de stockage, la notion de table et de vue, la notion de filtre, les types de fichiers MS Project, la démarche de mise en œuvre, etc ; la planification opérationnelle de projet : paramétrage initial, recensement et ordonnancement des tâches, création de tâches récurrentes, création de jalons, l organisation des niveaux, la création de relation, la priorisation, la création de contrainte, la création et l affectation des ressources, les types de ressources, les informations de base, la disponibilité, les calendriers individuels, les modes d'affectation possibles, l optimisation et l audit, la détection et la résolution des surcharges, l analyse de chemin critique, la création de la planification initiale ; le suivi de projet : la saisie de l'avancement, les modes de saisie, le constat et l analyse des écarts, la création et personnalisation des filtres et des rapports, le calcul et la gestion des coûts, l allocation des ressources, etc. ; la gestion multi-projets : le partage des ressources, la consolidation, etc ; le reporting et l évaluation : états de sortie (Coût Budgété des Travaux Planifiés, Coût Réel des Travaux Effectuées, Indices de Performance sur les Coûts et les délais, sur l Echéancier, etc.), les Courbes en "S", etc ; 3

4 la personnalisation de l environnement : menus et barres d'outils, interfaces, les fonctions d'importation et d'exportation, le transfert des éléments d analyse sur d autres formats de fichiers ou sur des pages web ; l installation et la gestion du logiciel sur une plateforme ou un réseau pour une utilisation multi-acteurs avec la définition des responsabilités et des droits d accès ; études de cas et des exemples basés sur des cas concrets pour la maîtrise de chaque fonctionnalité étudiée. Elaborer des modules de formation détaillés (détaille toutes les étapes d une procédure avec un lexique) et illustratifs (avec des captures d écrans) permettant à tous les participants de capitaliser sur les acquis de la formation, en copie dure (un par participant et un pour l archivage du PAGSEM) et électronique (Word ou Power Point) ; Evaluer les formations et les participants et faire des recommandations ciblées (sur les participants) et sur l utilisation du logiciel dans le cadre de la mise en œuvre du PAGSEM. 5. MODE DE SELECTION La sélection du Consultant individuel se fera conformément aux procédures de la Banque Mondiale. 6. CONTENUS DES PRESTATIONS La formation s'adresse aux cadres de l UEP du PAGSEM, aux membres du Comité de Suivi et aux responsables des Directions et des services bénéficiaires des appuis du PAGSEM. 7. DUREE DE LA FORMATION : La formation sera assurée en une session de 10 jours ouvrés. 8. LIEU DE LA FORMATION La formation se déroulera à Conakry. Le lieu de la formation sera précisé ultérieurement. 9. RAPPORTS DEMANDES Le consultant fournira les produits suivants : Un support de cours comprenant l ensemble des modules, avec les exemples et études de cas utilisés, en trente et une (31) copies dures reliées (01 par participant et 01 pour l archivage) et électronique (Word ou PowerPoint) en autant de copies sur CD ; Une attestation de participation sera délivrée aux participants après la formation ; Un rapport de formation comprenant un rappel sur les objectifs et les résultats attendus de la formation, les résultats obtenus en précisant le nombre de personnes ayant effectivement participé à la formation dont le pourcentage de femmes, le déroulement de la formation dispensée, les évaluations faites par les bénéficiaires et le formateur, ainsi que les recommandations et suggestions en une (01) copie dure reliée et une (01) copie électronique sur support CD. 4

5 10. PROFIL DU CONSULTANT Le consultant qui sera chargé de la formation doit : - Etre diplômé de l Enseignement Supérieur (Bac+3 minimum); - Avoir au moins trois (3) ans d expérience dans la gestion et la planification de projet ; - Avoir, au cours des cinq dernières années, au moins cinq (05) références de formation dont au moins 2 en planification appliquée à MS Project pour le compte d institutions publiques ou privées ou de projets de développement ; - Etre certifiée en formation MS Project par une structure de formation habilitée. 11. PROPRIETE DES DOCUMENTS ISSUS DU CONTRAT Les livrables et autres résultats issus de la mission (tous documents, supports et modules) appartiennent conjointement au Consultant et au PAGSEM. 5

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