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1 CLUB EXCELLENCE PRO PROCESS Processus d excellence de club Pro Guide de l animateur

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3 Guide de l'animateur du PEC Pro Table des matières Aperçu global du programme et instructions pour l'animateur Étape 1 : Pourquoi sommes-nous ici? Diapositives PowerPoint et notes qui les accompagnent Étape 2 : Qu est-ce qui constitue un excellent club? Diapositives PowerPoint et notes qui les accompagnent Étape 3 : Comment pouvons-nous déterminer nos besoins? Diapositives PowerPoint et notes qui les accompagnent Étape 4 : Que pouvons-nous faire ensuite? Diapositives PowerPoint et notes qui les accompagnent Ressources des participants Ces ressources doivent être utilisées par les participants avant ou pendant l'atelier de travail du PEC. Activités de groupe (étapes 1-4) Évaluation des besoins de la communauté (étape 1) Questionnaire Que pensez-vous de votre club? (étape 2) Guide administratif Que pensez-vous de votre club? (étape 2) Liste de ressources (étape 3) Exemple de plan d'action (étape 4) Formulaires Évaluation de l'atelier de travail à remplir par le participant Formulaire d'évaluation à remplir par l'animateur Processus d excellence de club Pro

4 Le Lions Clubs International vous remercie d'avoir accepté son invitation à assumer la fonction d'animateur de l'atelier de travail du processus pro d'excellence de club. Le PEC est l'une des initiatives les plus utiles et qui évolue le plus rapidement parmi toutes celles que nous avons entreprises et sa réussite peut être attribuée directement aux responsables Lions comme vous. Vous avez été désigné pour cette fonction parce que vous avez déjà prouvé vos capacités à motiver et à guider les Lions en animant des formations, guidant des groupes et améliorant les processus. En tant qu'animateur du PEC, vous aurez trois responsabilités distinctes à assumer : La préparation La mise en œuvre Le suivi Ce guide a été édité pour vous aider à accomplir chacune de ces tâches. Il vous donne un aperçu global du PEC, offre des ressources et conseils sur la préparation, sert de manuel pendant les quatre étapes de l'atelier de travail du PEC et vous donne les outils nécessaires pour nous aider à évaluer le programme et à entamer la phase du programme qui se déroulera après l'atelier de travail. Nous espérons que vous prendrez le temps de l'étudier en détail avant d'animer l'atelier de travail et nous vous invitons à poser des questions et faire des commentaires à n'importe quel moment. Cordialement, Service du développement de l'effectif et des nouveaux clubs cep@lionsclubs.org Processus d excellence de club Pro

5 LE PROCESSUS D EXCELLENCE DE CLUB Aperçu global du programme Le processus d'excellence de club est un programme d'ateliers de travail ayant pour but d'améliorer l'expérience des membres et de mieux servir la communauté. Un atelier de travail du PEC peut être présenté sous deux formats : PEC Lite ou PEC Pro. Le PEC Pro est un atelier guidé par un animateur et le PEC Lite est un atelier autoguidé au cours duquel un membre du club assume le rôle de coordinateur. Quelque soit le format utilisé, un club participant examinera les besoins de sa communauté, analysera l'expérience des membres de son club, identifiera les ressources du club et du LCI et élaborera des plans d'action pour aller de l'avant. Les informations comprises dans cette vue d'ensemble s'appliquent au PEC Lite et au PEC Pro. Le Processus d'excellence de club renferme quatre étapes pouvant être réalisées au cours d'une à quatre séances. Chaque séance de l'atelier de travail peut se tenir pendant une réunion de club, une réunion de réflexion ou tout autre rassemblement. Les participants du PEC mèneront plusieurs activités qui se trouvent dans un carnet de travail de participant téléchargeable sur le site Web du LCI. Ce carnet de travail est aussi disponible sur simple demande adressée au LCI. Dans le cadre du PEC, les clubs devront remplir l'évaluation des besoins de la communauté et le questionnaire Que pensez-vous de votre club? Le coordinateur ou l'animateur peut demander aux participants de terminer ces tâches avant, pendant ou après une étape de l'atelier de travail programmée. Voici un aperçu rapide de ce que les clubs accompliront pendant un atelier de travail sur le PEC : 1ère étape : Pourquoi sommes-nous ici? (45-60 minutes) Reconnaître ce que vos Lions ont accompli Discuter de ce que votre club pourrait accomplir dans l'avenir Identifier les besoins communautaires qui n'ont pas encore été pris en compte Prévoir de procéder à une Analyse des besoins de la communauté 2e étape : Qu est-ce qui constitue un excellent club? (75-90 minutes) Remplir le questionnaire Que pensez-vous de votre club? Définir les particularités d'un excellent club Identifier les obstacles qui empêchent les clubs d'atteindre l'excellence Analyser les façons de rehausser l'efficacité du club 3e étape : Comment pouvonsnous déterminer nos besoins? (45-60 minutes) 4e étape : Que pouvons-nous faire ensuite? (45-60 minutes) Passer en revue l'évaluation des besoins de la communauté Passer en revue les résultats du questionnaire Que pensez-vous de votre club? Identifier les ressources du club et du LCI pour atteindre l'excellence Fixer des objectifs pour l avenir Créer des plans d'action pour atteindre vos objectifs Processus d excellence de club Pro

6 Responsabilités de l'animateur du PEC Pro En tant qu'animateur du PEC Pro, vous aurez trois principales responsabilités : vous familiariser avec la documentation, les compétences et les techniques requises; animer un atelier de travail interactif efficace et fournir des renseignements permettant de suivre et d'améliorer le programme, d'accompagner et de suivre la participation des clubs après l'atelier de travail. La préparation Il existe une variété de façons de préparer votre fonction d'animateur du PEC Pro. Idéalement, vous aurez déjà suivi (ou devez bientôt suivre) une formation d'animateurs dans votre DM ou district. Cette formation peut avoir lieu en directe pendant un stage prévu au programme ou au moyen d'un webinaire. Dans la plupart des cas, la formation sera animée par un coordinateur de l'emf (GLT) et peut inclure : Un aperçu global des trois responsabilités : o o o La préparation La mise en œuvre Le suivi Une étude de chaque ressource utilisée pendant l'atelier de travail, en particulier : o o o L'évaluation des besoins de la communauté (1ère étape) et le résumé des résultats Que pensez-vous de votre club? (2e étape) Les ressources disponibles sur le service, la communication, la croissance et le maintien de l'effectif, le développement des clubs, la formation des responsables et le fonctionnement des clubs. Un examen du concept de la définition du plan d'action, y compris une discussion sur l'utilisation du plan d'action par le club pour mesurer son succès. Un aperçu du processus d'évaluation et des tâches reliées au suivi, exigées de l'animateur L'examen des particularités des apprenants adultes, pour être certain de satisfaire les besoins de votre auditoire En plus du stage formel, l'animateur, qu'il soit débutant ou doté d'une longue expérience, peut utiliser un certain nombre de ressources et outils pour mieux préparer sa mission. Les ressources citées ci-dessous peuvent l'aider à réussir l'atelier de travail : 1. Guide de l'animateur du PEC Pro Étapes 1 4. Ces sections du guide proposent un texte pour chaque séance et accompagnent l'exposé en PowerPoint sur lequel l'atelier de travail est basé. Le guide comprend tous les exposés et activités auxquels devront participer les participants. Passez ce guide en revue avant la séance de l'atelier. En connaissant à fond le guide, vous pourrez aider les Lions pendant toutes les séances. 2. Carnet de travail du participant au PEC Pro. Le carnet de travail est un élément clé du PEC. Il permet à chaque Lion de participer pleinement au PEC Pro. Passez en revue ce carnet de travail avant la séance de l'atelier. En connaissant à fond le carnet de travail, vous pourrez aider les Lions pendant toutes les séances. 3. Centre de ressources en ligne pour les responsables. Le centre de ressources en ligne sur le site du LCI offre des cours en ligne, des exposés et des conseils et dans certains cas, des webinaires sur une variété de sujets utiles pour l'animateur qui veut perfectionner ses compétences. Il y a lieu de mentionner des concepts comme la motivation, l'encadrement, la gestion des réunions, l'art de prononcer un discours en public, la définition des buts, les plans d'action, la résolution des conflits, le mentorat et la création et l'utilisation de PowerPoint pendant un exposé. 4. Instituts & Séminaires. Les Lions qui s'engagent à long terme à la formation d'autres Lions peuvent bénéficier de la participation à un institut de formation des animateurs Lions, où l'on étudie et met en œuvre la conception et la présentation des stages. Les dates et lieux des instituts sont affichés sur le site Web du LCI. Processus d excellence de club Pro

7 La mise en œuvre En tant qu'animateur, votre rôle sera de présenter de l'information. Vous devrez aussi encourager le club à examiner et discuter de ses besoins et le guider pendant qu'il détermine des solutions et définit des objectifs. A la fin de l'atelier de travail, les clubs devraient avoir définit des plans d'action et trouver des solutions pour répondre à leurs besoins et aux besoins de la communauté. Vous les épaulez alors qu'ils définissent des méthodes pour attendre l'excellence en tant que club. Voici un bref aperçu global des sujets et tâches qui font partie des quatre étapes de l'atelier de travail : Étape Sujet principal traité Tâches Étape 1 (45-60 minutes) Évaluation des besoins de la communauté À l'étape 1 vous guiderez les participants en effectuant une évaluation des besoins de la communauté et identifierez les besoins. En tant qu'animateur, vous devriez recueillir chaque évaluation dûment remplie et examiner les résultats pour que vous puissiez les présenter au club pendant l'étape 3. Vous trouverez de plus amples précisions sur ce processus de collecte dans le livre de l'animateur à la fin de l'étape 1. Étape 2 (75-90 minutes) Que pensez-vous de votre club? À l'étape 2, vous guiderez les participants pendant qu'ils répondent au sondage Que pensez-vous de votre club? En tant qu'animateur, vous devriez recueillir les sondages Que pensez-vous de votre club? afin de présenter les résultats au club pendant l'étape 3. Vous trouverez de plus amples précisions sur ce processus de collecte dans le livre de l'animateur à la fin de l'étape 2. En tant qu'animateur, vous aurez peut-être besoin de demander aux participants d'effectuer l'évaluation des besoins de la communauté et de répondre au sondage Que pensez-vous de votre club? avant le commencement de l'atelier de travail du PEC. Ceci est particulièrement important si les quatre étapes du processus doivent être complétées au cours d'une seule journée. Étape 3 (45-60 minutes) Sélection des ressources À l'étape 3, vous examinerez l'évaluation des besoins de la communauté et le sondage Que pensez-vous de votre club? Il est possible que les participants découvrent des aspects à améliorer lorsqu'ils examineront les résultats de l'évaluation des besoins de la communauté et le sondage Que pensez-vous de votre club? qu'ils auront remplis. Vous terminerez l'étape 3 en identifiant les ressources à utiliser pour atteindre l'excellence. Étape 4 (45-60 minutes) Identifier des objectifs et créer des plans d'action À l'étape 4, vous expliquerez aux participants comment rédiger des objectifs et plans d'action. Vous demanderez aux participants de se mettre d'accord sur les plans d'action puis de les concrétiser au niveau du club, une fois l'atelier de travail terminé. Processus d excellence de club Pro

8 Le suivi Votre rôle d'animateur ne s'achève pas à la fin de l'étape 4. Vous êtes prié de remplir une évaluation du programme et aussi de fournir une évaluation à chaque participant et de recueillir les réponses. Chaque évaluation de participant dûment remplie est à votre usage. Si les participants ont trouvé certaines étapes utiles ou difficiles, n'hésitez pas à le signaler au LCI à L'évaluation que vous ferez du programme fournira des informations sur le contenu de l'atelier de travail, l utilité de la documentation et l orientation générale du programme. Nous espérons que vous fournirez au LCI une évaluation candide de l'atelier de travail tel que vous le voyez. Vous pouvez transmettre votre formulaire d'évaluation au LCI par la poste, par courriel ou par fax. Lorsque les objectifs, plans d'action et formulaires d'évaluation des participants seront remplis, veuillez bien faire suivre ces documents au délégué EME et EMF respectif. L'évaluation remplie par chaque participant concerne le contenu de l'atelier de travail et votre performance en tant qu'animateur. Elle contient aussi une section où l'on demande aux membres du club de faire des commentaires sur les outils et ressources qui leur ont été fournis, et d'évaluer leur niveau de confiance quant à la possibilité pour leur club de terminer le programme et d'atteindre ses objectifs. À travers les commentaires que vous fournissez au LCI, nous pouvons déterminer si l'atelier est organisé et présenté de sorte que les clubs qui y participent disposent des outils et de la direction nécessaires pour atteindre l'excellence dans le club. En plus, les évaluations aideront le coordinateur de l'eme et de l'emf à accompagner et soutenir le club lorsqu'il concrétisera ses plans d'action après l'atelier de travail. Nous espérons que vous examinerez soigneusement les objectifs, plans d'action et formulaires d'évaluation des participants. N'oubliez pas, le PEC est un processus. Les clubs sont souvent pleins d'enthousiasme quand on leur propose de nouveaux documents et programmes mais peuvent avoir du mal à terminer l'étude du matériel, à réaliser de bons projets ou à en créer de nouveaux chaque année. Un club qui a terminé un atelier de travail du PEC doit pouvoir concrétiser ses plans d'action tous les ans pendant bien des années et bien après la conclusion de l'atelier de travail du PEC. Processus d excellence de club Pro

9 1ERE ETAPE : POURQUOI SOMMES-NOUS ICI? Diapositive 1 : Paroles de bienvenue Présentez-vous et expliquez pourquoi vous vous êtes porté volontaire pour soutenir l effort de bâtir et de maintenir l excellence dans les clubs. Si certains participants ne se connaissent pas les uns les autres, demandez-leur de se présenter et d expliquer pourquoi ils ont décidé de participer. Dressez la liste de ces raisons sur le tableau de papier, si cela est approprié. Diapositive 2 : Aperçu global du programme Expliquer en quoi consiste le processus d'excellence de club. Passez en revue les thèmes qui seront traités pendant chacune des quatre étapes et expliquez qu'il y aura deux devoirs à faire. Discutez de la date limite prévue pour les devoirs et expliquez que les résultats seront revus pendant l'étape 3. Diapositive 3 : Pourquoi sommes-nous ici? Aujourd'hui nous sommes ici pour commencer le processus d'excellence de club. Le but est de collaborer pour trouver des façons de rendre nos Lions clubs plus forts. Pendant chaque étape du programme, je vous laisserai quelques éléments sur lesquelles vous pourrez réfléchir et des ressources que vous pourrez utiliser. Je vous fournirai les outils et une certaine direction mais nous nous attendons à ce que vous travailliez dur et participiez beaucoup. Vous avez le choix de prendre ce dont nous avons discuté et de l'utiliser ou pas. Un support important vous sera fourni tout au long de ce processus, mais, en définitive, tout dépendra de vous! Il y a beaucoup à faire dans cette étape et celles qui suivront, mais je suis convaincu que vous verrez d'excellents résultats. Processus d'excellence de club Pro Étape 1

10 Diapositive 4 : Objectifs de l'étape 1 Pendant l'étape 1, nous analyserons pourquoi ce programme est nécessaire, pourquoi l'on a besoin de nous les Lions et comment nous pouvons mieux servir la communauté. Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point et CLIQUEZ pour passer à la diapositive suivante. Diapositive 5 : Pourquoi sommes-nous ici? Je vais vous présenter des diapositives qui montrent de vrais Lions au service de leur communauté. J'espère que les photos vous plairont et que vous penserez à leur signification pour nous ici aujourd'hui. Diapositives 6 à 11 : Exposition de photos CLIQUEZ après la diapositive 5 pour passer à la diapositive 6. Les diapositives de 6 à 11 avancent toutes seules. Le diaporama se terminera avec la diapositive no. 11. Appuyez sur la touche ENTRÉE pour passer à la diapositive no. 12. Diapositive 12 : Pourquoi sommes-nous ici? En notre qualité de Lions nous sommes là pour servir notre communauté. En notre qualité de responsables, nous sommes là pour discuter de votre club actuel, examiner votre communauté et échanger vos observations sur votre club avec d'autres membres. Nous faisons tout cela pour servir de manière plus efficace. Avez-vous constaté? Une diminution des services rendus par votre club? La baisse des effectifs de votre club? Des besoins communautaires qui n'ont pas encore été pris en compte? Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir le texte de l encadré bleu et CLIQUEZ pour passer à la diapositive suivante. Processus d'excellence de club Pro Étape 1

11 Diapositive 13 : Besoins de la communauté Une Évaluation des besoins de la communauté est l'une des meilleures façons de revitaliser un club. L'évaluation vous permettra de savoir si votre club répond aux besoins de la communauté et de célébrer et de consolider les réussites du service. Chaque communauté a des besoins particuliers et deux communautés différentes n'auront jamais les mêmes besoins. En tant que membres de la communauté, les Lions sont particulièrement bien placés pour servir et répondre à ces besoins. Diapositive 14 : Activité de groupe 5-10 Minutes Demandez aux participants de penser aux besoins de leur communauté et d'en noter trois dans leur carnet de travail. Demandez à quelques participants de partager un besoin de la communauté avec le groupe et dressez la liste de ces besoins sur un tableau de papier. Diapositive 15 : Exemple de besoins de la communauté Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir le texte de l encadré bleu et CLIQUEZ pour passer à la diapositive suivante. Demandez aux participants de décrire au groupe les besoins qui, à leur avis, ne sont pas satisfaits actuellement dans leur communauté. Demandez-leur quels outils ils peuvent utiliser pour identifier ces besoins communautaires. Expliquez comment une Évaluation des besoins de la communauté peut les aider à identifier ces besoins. Référez-vous à la diapositive no.16 pour avoir de plus amples précisions. Processus d'excellence de club Pro Étape 1

12 Diapositive 16 : Évaluation des besoins de la communauté Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point et CLIQUEZ pour passer à la diapositive suivante. Vous pouvez savoir si vos œuvres sociales répondent efficacement aux besoins en effectuant une Évaluation des besoins de la communauté. Une telle évaluation sera d'une grande valeur pour votre club parce que : Elle demande aux responsables communautaires de préciser quels sont ces besoins. Elle demande aux participants comment ces besoins peuvent êtresatisfaits. Elle permet de savoir s il y a des lacunes ou multiplications inutiles dans les services. Elle nous dit si la communauté est au courant des services qui sont offerts. Elle exige l engagement du club dans la planification et l analyse. Le sondage évalue votre service et les besoins communautaires. Si les participants n'ont pas encore effectué une Évaluation des besoins de la communauté, ils auront peutêtre besoin de le faire. (Si toutes les quatre étapes du PEC sont présentées au cours d'une seule journée, l'évaluation des besoins de la communauté doit être effectuée avant le commencement de l'atelier de travail du PEC et les résultats seront examinés à l'étape 3.) Si les participants doivent effectuer une Évaluation des besoins de la communauté, demandez-leur de le faire et dites-leur que les résultats seront examinés à l'étape 3. Vous voudrez éventuellement passer en revue un exemplaire de l'évaluation des besoins de la communauté avec les participants s'ils doivent en remplir un. Faites remarquer à vos participants que la brochure contient tout ce dont le club a besoin pour effectuer l'évaluation. Faites un bref résumé des huit étapes de l'évaluation des besoins de la communauté. Montrez la diapositive numéro 17 : Que se passerait-il si Parlons de votre club tel qu'il existe actuellement. Posez-vous la question : Que se passerait-il si nous avions des Lions satisfaits et un plus grand nombre de nouveaux membres? Processus d'excellence de club Pro Étape 1

13 Diapositive 18 : Que se passerait-il si (niveau du club) Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point et CLIQUEZ pour passer à la diapositive suivante. De quelle manière votre club serait-il différent s'il avait davantage de membres? Pourriez-vous répondre à un plus grand nombre de besoins? Pourriez-vous récolter davantage de fonds pour aider les nécessiteux? Votre club serait-il en mesure d'aider davantage de gens? Diapositive 19 : Que se passerait-il si Prenez entre 10 et 15 minutes pour discuter puis demandez aux participants de répondre aux questions posées sur la diapositive. Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point et CLIQUEZ pour passer à la diapositive suivante. Il est vrai que les Lions sont là pour servir leur communauté. Il faut toujours se demander "Comment pouvons-nous rendre de meilleurs services?" Posez-vous les questions suivantes, "Comment puis-je mieux servir? Suis-je satisfait de mon club?" A quoi ressemblerait votre club si vous étiez plus satisfait? Pensezvous qu'il serait plus facile d'inviter les autres à vous rejoindre? Auriezvous l'impression d'être plus à même de participer à un plus grand nombre d'œuvres sociales et de participer aux réunions? Diapositive 20 : Conclusion de l'étape 1 En tant que Lion, vous avez un impact positif. Vous répondez aux besoins de la communauté et, idéalement, cela vous plaît de rendre service et de passer du temps avec vos amis Lions. Nous savons tous que les besoins de la communauté sont grands. Votre Lions club doit être prêt à répondre à ces besoins et à réussir pour le plus grand bien de la communauté. À ce stade, vous pouvez passer directement à l'étape 2 cependant, si vous décidez de réaliser l'étape 2 à une date ultérieure, vous voudrez peut-être donner des précisions sur le prochain atelier de travail. Précisez clairement le jour, l'heure et le lieu de cet atelier de travail. Précisez de nouveau quand vous voulez que l'évaluation des besoins de la communauté soit effectuée. Vous voudrez peut-être donner un aperçu de l'étape 2. À l'étape 2, vous discuterez des cinq caractéristiques des clubs excellents. Processus d'excellence de club Pro Étape 1

14 2E ETAPE : QU EST-CE QUI CONSTITUE UN EXCELLENT CLUB? Diapositive 1 : Passez à l étape 2. Bienvenue à la deuxième étape de l'atelier de travail du PEC : Qu est-ce qui constitue un excellent club? Diapositive 2 : Objectifs de l'étape 2 Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point. Pendant l'étape 2 nous examinerons comment votre club peut atteindre l'excellence. Nous évaluerons la situation actuelle du club à l aide du questionnaire Que pensez-vous de votre club? et discuterons des caractéristiques qui rendent les clubs excellents. Nous allons discuter de ce qui nous empêche d'atteindre l'excellence et réfléchirons à la façon dont nous pouvons améliorer l'efficacité du club. Diapositive 3 : Résultats du sondage sur la satisfaction des membres Alors, qu est-ce qui constitue un excellent club et comment pouvonsnous atteindre l'excellence? Être à l'écoute de vos membres est souvent le premier pas permettant d'atteindre l'excellence, de mesurer la satisfaction des membres et d'identifier les aspects qui pourraient être améliorés. Si vous écoutez, vous serez guidé vers l'étape suivante. Les membres pourraient vous dire qu'ils souhaitent voir des améliorations dans les actions sociales, la communication, les méthodes d'accroissement de effectif, la formation des responsables, le développement du club ou le fonctionnement du club. Si vous écoutez, vous reconnaîtrez les défis auxquels vous êtes confronté. Lisons quelques exemples de déclarations faites par des Lions. Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point de la diapositive en PowerPoint. Demandez à des volontaires de lire chaque déclaration. Processus d'excellence de club Pro Étape 1

15 Diapositive 4 : Questionnaire Que pensez-vous de votre club? Vous pouvez utiliser le questionnaire Que pensez-vous de votre club? pour déterminer le degré de satisfaction des membres et ce qui, selon eux, peut être amélioré. Combien d entre vous avez entendu parler du document Que pensez-vous de votre club?. Demandez si quelqu'un souhaite partager son expérience dans l'utilisation de cet outil. Si des participants ont eu une expérience négative, expliquez que c'est souvent parce que les Lions recueillent les données mais ne prennent pas les mesures correctives en fonction de ce qu'ils ont découvert. Diapositive 5 : Sondage Que pensez-vous de votre club? Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir le texte de l encadré bleu. Le sondage Que pensez-vous de votre club? peut aider à mieux évaluer l'état de votre club en identifiant ses points forts et ses faiblesses. En écoutant les membres, le club peut avoir de nouvelles idées et prendre conscience de ce qu'il faut améliorer. Si les participants n'ont pas encore rempli le questionnaire Que pensezvous de votre club?, expliquez-leur qu'ils devront le faire et que leurs résultats seront passés en revue à l'étape 3. Les questionnaires peuvent être remplis à une réunion de club, si nécessaire. Expliquez qu'un exemplaire du questionnaire Que pensez-vous de votre club? se trouve dans le carnet de travail de chaque participant du PEC. Accordez aux participants quelques minutes pour parcourir le questionnaire pour avoir une idée de son contenu. Si vous travaillez avec tout un club et non pas avec des délégués de club, vous voudrez peut-être conseiller au club de désigner une personne ou une commission pour distribuer le sondage et recueillir et interpréter les résultats. La personne chargée de recueillir les résultats devrait se servir du guide administratif sur le questionnaire Que pensez-vous de votre club? qui se trouve dans le carnet de travail du participant. Elle voudra peut-être aussi utiliser le formulaire de résumé du questionnaire Que pensez-vous de votre club? qui se trouve aussi dans le carnet de travail du participant. Vous voudrez éventuellement passer en revue le guide administratif et le formulaire de résumé avec la personne ou la commission désignée. Informez les participants que le questionnaire est aussi disponible sur simple demande adressée au LCI et qu il peut être téléchargé sur son site Web et photocopié. Si vous souhaitez expliquer plus en détail le questionnaire Que pensez-vous de votre club? dites aux participants que chacune des cinq sections du questionnaire comporte des questions précises. Les participants sont priés d'évaluer le club en attribuant un score numérique à chaque question. En plus de leurs réponses aux questions précises, les participants peuvent faire part de leurs commentaires dans l espace prévu à cet effet à la fin du questionnaire. Cela exige de vous un peu plus de travail, cependant ces commentaires constituent souvent la source la plus importante d'information et d'information en retour. Ces commentaires peuvent constituer le meilleur indicateur des problèmes du club. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

16 Diapositive 6 : Pourquoi sommes-nous ici? Diapositive 7 : Caractéristiques de l'excellence En tant que personnes, en tant que professionnels et en tant que Lions, nous recherchons tous l'excellence. Je sais par expérience, que tous les Lions souhaitent que leur club soit aussi fort et aussi dynamique que possible. Nous voulons tous avoir un impact positif par le service. Nous voulons être connus dans la communauté pour le travail que nous faisons. Bref, nous voulons faire partie d'un club "excellent". A votre avis, quelles sont les qualités que possède un excellent club? Invitez des participants à donner des exemples de caractéristiques que possède un excellent club et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Pour atteindre l'excellence, il faut d'abord la définir. Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque caractéristique. Diapositive 8 : Servir le prochain Voici les cinq caractéristiques que le LCI a définies comme contribuant à l'excellence d'un club. Le LCI a observé que les clubs qui réussissent dans ces domaines sont en mesure de servir plus efficacement. Nous examinerons maintenant chacune de ces cinq caractéristiques afin de les définir et de voir comment elles s'appliquent à votre club. A votre avis, que veut dire servir son prochain? Invitez des participants à donner des réponses et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Conseil à l'animateur : Les réponses des participants pourraient inclure réaliser des services qui sont en phase avec les besoins de la communauté tout en étant conscient des besoins à l échelle mondiale. C'est ainsi que le LCI définit le principe du service au prochain. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses, CLIQUEZ et demandez aux participants d'expliquer pourquoi le service au prochain est important. Les réponses aux questions des diapositives 8 à 12 varieront. Cela est normal. L'expérience des membres est souvent plus intéressante lorsque les personnes peuvent parler de leurs propres connexions ou histoires de service et autres caractéristiques des Lions. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

17 Diapositive 9 : Bonne communication A votre avis, que veut dire avoir une bonne communication? Invitez des participants à donner des réponses et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Conseil à l'animateur : Les réponses des participants pourraient inclure les suivantes : Une bonne communication amène la communauté à connaître les Lions clubs. Une bonne communication signifie que tous les membres sont au courant des projets et des réunions. Une bonne communication signifie que le club communique avec le district et le LCI. Une bonne communication signifie que les responsables sont à l'écoute des préoccupations de la communauté et du club. C'est ainsi que le LCI définit le principe d'une bonne communication. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses, CLIQUEZ et demandez aux participants d'expliquer pourquoi il est important d'avoir une bonne communication. Les réponses vont varier. Diapositive 10 : Programme solide d'accroissement de l'effectif A votre avis, que signifie un programme solide d'accroissement de l'effectif? Invitez des participants à donner des réponses et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Conseil à l'animateur : Les réponses des participants pourraient inclure les suivantes : Un programme solide d'accroissement de l'effectif a pour but d'inviter des personnes engagées, actives et énergiques à se joindre à vous pour servir le prochain. Un programme solide d'accroissement de l'effectif attire des membres qui comprennent la nécessité de recruter de nouveaux Lions pour aider à répondre aux besoins dans la communauté. Ces réponses correspondent à la définition du LCI d'un programme solide d'accroissement de l'effectif. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses, CLIQUEZ et demandez aux participants d'expliquer pourquoi il est important d'avoir un programme solide d'accroissement de l'effectif. Diapositive 11 : Maintien de l'effectif Processus d'excellence de club Pro Étape 2

18 Pourquoi est-il important de maintenir les membres actuels? Invitez des participants à donner des réponses et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Conseil à l'animateur : Les réponses des participants pourraient inclure les suivantes : Le maintien de l'effectif veut dire s'assurer que tous les membres apprécient leur affiliation. Les clubs devraient promouvoir la participation, accueillir les membres aux réunions et offrir des possibilités d'épanouissement. Ces réponses correspondent à la définition du LCI d'un programme solide d'accroissement de l'effectif. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses, CLIQUEZ et demandez aux participants d'expliquer pourquoi les membres veulent rester dans le club. Diapositive 12 : Direction et fonctionnement de club efficaces Que signifie avoir une direction efficace? Invitez des participants à donner des réponses et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Conseil à l'animateur : Les réponses des participants sur la formation des responsables pourraient inclure les suivantes : Une direction efficace signifie que tout Lion qui souhaite jouer un rôle de responsable à la possibilité de le faire. Ceci est important car la formation des responsables offre aux Lions des possibilités de se développer. Ces réponses correspondent à la définition du LCI d'un programme efficace de formation des responsables. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses, CLIQUEZ et demandez aux participants d'expliquer pourquoi il est important d'avoir un programme efficace de formation des responsables. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses sur l'importance d'un programme efficace de formation des responsables, CLIQUEZ et interrogez les participants sur la gestion efficace de club. Invitez des participants à donner des réponses et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Une gestion efficace du club signifie que les rapports et les informations sur le club sont transmis dans les délais impartis. La transmission des rapports dans les meilleurs délais est importante car le club peut utiliser les informations transmises dans les rapports pour identifier les points forts et les faiblesses. Ces réponses correspondent à la définition du LCI d'une gestion efficace du club. Lorsque vous aurez entendu environ 3 réponses sur une gestion effectif du club, CLIQUEZ et demandez aux participants d'expliquer pourquoi il est important d'avoir une gestion efficace dans le club. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

19 Diapositive 13 : Activités de groupe minutes Un club peut rencontrer plusieurs obstacles sur la route de l'excellence. Ouvrez votre carnet de travail et notez quelques obstacles possibles à l'excellence. Lorsque les participants auront fini d'écrire, demandez à quelques-uns d'entre eux de se porter volontaires pour partager leurs réponses avec le groupe. Notez les réponses sur le tableau de papier pour y revenir ultérieurement. Tous les clubs font face à des obstacles parce que tous les clubs sont différents. Deux membres pourraient avoir une idée différente de ce que signifie le service. Certains membres pourraient croire qu'il faut plus de communication alors que d'autres pensent qu'il y en a trop. Ces défis peuvent constituer des obstacles à l'excellence. En étant à l'écoute des membres de votre club, vous pouvez en apprendre plus sur les défis auxquels votre club est confronté et pouvoir ainsi mieux les surmonter. Diapositive 14 : Est-ce que cette situation est représentative de ce qui se passe dans votre club? (positive) Posez-vous les questions, "Est-ce que j'ai entendu des commentaires semblables dans mon club? Est-ce que je dis de telles choses sur mon club?" Invitez quelques participants à se porter volontaires pour lire chaque déclaration. Diapositive 15 : Ou, est-ce que votre club est plutôt comme ceci? Posez-vous les questions, "Est-ce que j'ai entendu des commentaires semblables dans mon club? Est-ce que je dis de telles choses sur mon club?" Invitez quelques participants à se porter volontaires pour lire chaque déclaration. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

20 Diapositive 16 : Améliorer l'efficacité du club Les obstacles à l'excellence et les commentaires du questionnaire nous apprennent que nous faisons face à des défis d'ordre variés. Nous pouvons gérer efficacement ces défis en examinant de près chacun des éléments de l'efficacité du club. Diapositive 17 : Améliorer l'efficacité du club Examinons en profondeur chacun de ces cinq éléments et voyons comment ils peuvent se rapporter à votre propre situation. Maintenant, vous voudrez peut-être expliquer la différence entre les cinq éléments pour améliorer l'efficacité du club et les cinq caractéristiques de l'excellence en utilisant les termes "développement du club" et "maintien de l'effectif", comme exemple. Les diapositives précédentes concernent les caractéristiques de l'excellence, ou les qualités que possède un excellent club. Dans cette diapositive, il est question des éléments qui améliorent l'efficacité ou de ce que fait un club pour être excellent. Par exemple, un excellent club est caractérisé par le maintien de l'effectif. Ce maintien de l'effectif s'effectue grâce à des initiatives de développement du club. Diapositive 18 : Œuvres sociales Pendant l'étape 1, je vous ai demandé de remplir une Évaluation des besoins de la communauté. Le but est d'utiliser les résultats pour identifier les besoins puis entreprendre des projets adaptés aux besoins de votre communauté. Si vous faites une Évaluation des besoins de la communauté au moins à tous les trois ans et une revue annuelle de vos programmes, et que menez à bien de nouvelles actions sociales tout en équilibrant votre service et vos levées de fonds, votre club aidera à répondre aux besoins de sa communauté et de ses membres. Discutez le point décrit et invitez des commentaires ou autres points qui pourraient s appliquer. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

21 Diapositive 19 : Communication Il est important de communiquer régulièrement avec les membres du club, votre communauté, votre district et le Lions Clubs International. Vous pouvez tenir la communauté au courant du travail des Lions par le biais d'une communication externe et tenir les membres au courant des prochaines actions sociales et réunions par le biais d'une communication interne. Une communication efficace est l'élément clé de l'excellence. Discutez le point décrit et invitez des commentaires ou autres points qui pourraient s appliquer. Diapositive 20 : Croissance de l'effectif Le service à la communauté est la raison pour laquelle nous sommes devenus Lions. Vous avez établi que votre communauté avait ses propres besoins et que parfois votre club ne peut pas répondre à tous ces besoins. Il y a probablement d'autres personnes dans votre communauté qui sont prêtes à servir en tant que Lions. Vous aurez peut-être besoin d'un plus grand nombre de bénévoles pour répondre à tous ces besoins. L'augmentation de l'effectif de votre club vous aidera à répondre à ces besoins et à atteindre l'excellence. Il est important d'organiser un programme de recrutement continu, de fixer des buts et d'élire une commission active chargée de l'effectif. Discutez le point décrit et invitez des commentaires ou d'autres suggestions qui pourraient s appliquer. Diapositive 21 : Développement de club / maintien de l'effectif Nous avons établi que le développement du club est important. Nous souhaitons tous trouver l'épanouissement dans notre affiliation. L'intronisation, l'orientation, le mentorat et l'évaluation jouent un grand rôle dans la satisfaction et le maintien de l'effectif. Nous souhaitons tous jouer un rôle dans les actions sociales, utiliser judicieusement notre temps aux réunions et être bien renseignés. Votre club peut faire plusieurs choses pour assurer son développement efficace. N'oubliez pas que si vous aidez vos membres à s'épanouir vous obtiendrez leur loyauté. Discutez le point décrit et invitez des commentaires ou autres suggestions qui pourraient s appliquer. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

22 Montrez la diapositive numéro 22 : Formation des responsables et fonctionnement de club Avoir une équipe de direction forte et bien formée est primordiale à l'excellence du club. Votre club devrait trouver les moyens de former de nouveaux responsables et de développer les compétences de direction pour soutenir vos efforts. Discutez du point sur la formation des responsables et invitez des commentaires ou autres suggestions qui pourraient s appliquer. Diapositive 23 : Activité de groupe Minutes Nous allons maintenant nous pencher sur la façon d'utiliser les ressources locales et du LCI qui nous aideront à concrétiser les caractéristiques de l'excellence. Nous allons nous diviser en groupes et chaque groupe examinera l'une des caractéristiques. Dressez une liste des ressources (publications, fournitures de club, etc.) que vous pouvez utiliser pour soutenir la caractéristique affectée à votre groupe sur la feuille des Activités de groupe qui se trouve dans votre carnet de travail du PEC. Demandez à chaque groupe de partager ses résultats avec les autres participants. Demandez aux participants de consulter la section Ressources du participant dans leur carnet de travail du PEC pour les aider à mener à bien cette activité. Si les groupes ont des ordinateurs et accès à l'internet, vous voudrez peut-être aussi les orienter vers le site Web du LCI, Diapositive 24 : Ceci conclut l'étape 2 Ceci conclut l'étape 2. Avez-vous des questions? Vous pouvez passer maintenant directement à l'étape 3. Si vous comptez réaliser l'étape 3 à une date ultérieure, vous voudrez éventuellement donner des précisions sur cette réunion. Précisez clairement le jour, l'heure et le lieu de cette réunion. Expliquez de nouveau que vous devrez remplir le questionnaire Que pensez-vous de votre club? avant la prochaine réunion. Choisissez une date de façon à avoir suffisamment de temps pour compiler les résultats pour l'étape 3 du PEC. Si l on vous le demande, vous voudrez peut-être donner un aperçu de l'étape 3. À l'étape 3 vous discuterez des résultats de l'évaluation des besoins de la communauté, du questionnaire Que pensez-vous de votre club? et nous examinerons les ressources qui pourraient être particulièrement utiles à votre club. Processus d'excellence de club Pro Étape 2

23 3E ETAPE : COMMENT POUVONS-NOUS DETERMINER NOS BESOINS? Diapositive 1 : Comment pouvons-nous déterminer nos besoins? Bienvenue à la troisième étape de l'atelier de travail du PEC : Diapositive 2 : Objectifs de l'étape 3 Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir chaque point. Pendant l'étape 3 nous examinerons les résultats de l'évaluation des besoins de la communauté et du questionnaire Que pensez-vous de votre club? afin de déterminer les caractéristiques de l'excellence sur lesquelles le club doit se concentrer. Ensuite nous identifierons les ressources susceptibles d'aider le club à être plus efficace. Diapositive 3 : Résumé des caractéristiques de l'excellence À l'étape 2, nous avons discuté des caractéristiques d'un club excellent. Nous avons aussi parlé des éléments de l'efficacité du club, ou ce que fait le club pour atteindre l'excellence. Nous avons noté que les clubs excellents organisent des services qui sont en phase avec les besoins de la communauté ; communiquent aussi bien avec la communauté qu'avec les membres du club; ont en place un plan pour pérenniser l'effectif; veillent à la satisfaction des membres afin de les conserver et assurent la formation des officiels de club. Processus d'excellence de club Pro Étape 4

24 Diapositive 4 : Examinez les résultats du questionnaire Nous allons maintenant passer en revue les résultats de l'évaluation des besoins de la communauté et le sondage Que pensez-vous de votre club? Diapositive 5 : Étude de l'évaluation des besoins de la communauté Vous êtes censé avoir terminé l'évaluation des besoins de la communauté. Conseil à l'animateur : Lors de l'examen de l'évaluation des besoins de la communauté, vous voudrez que les participants terminent l'activité en identifiant les besoins qui peuvent être satisfaits dans l'immédiat. En répondant aux besoins immédiats, les membres du club feront plus rapidement l'expérience d'une réussite et un besoin communautaire qui n'avait pas été pris en compte sera satisfait. Vous pouvez utiliser les questions ci-dessous pour avoir un débat ouvert sur la façon de répondre efficacement aux besoins. Notre but est de déterminer quels besoins peuvent être satisfaits efficacement et immédiatement. Penchez-vous sur ceux-ci d'abord puis examinez les besoins plus complexes. Nous allons maintenant entamer la discussion en posant des questions sur ce qui ressort de l'évaluation des besoins de la communauté. 1. Combien de questionnaires communautaires ont été reçus? 2. Est-ce que certains d'entre eux révèlent que certains projets communautaires entrepris par les Lions ont connu un vif succès? 3. Quels sont les projets qui ont connu un vif succès? 4. Quels sont les besoins non pris en compte qui ont été identifiés par la communauté? 5. Comment pouvez-vous mieux répondre à ces besoins? 6. Certains projets ont-ils été mentionnés à plusieurs reprises? 7. Certains de ces projets mentionnés à plusieurs reprises sont-ils des projets de service des Lions? Invitez les participants à répondre aux questions ci-dessus et dressez la liste de leurs réponses sur le tableau de papier. Conseil à l'animateur : CLIQUEZ pour voir le texte de l encadré bleu. Demandez aux participants si certains de ces besoins peuvent être satisfaits immédiatement. Processus d'excellence de club Pro Étape 4

25 Diapositive 6 : Que pensez-vous de votre club? Examen Vous auriez dû remplir le questionnaire Que pensez-vous de votre club?. Examinons brièvement ce que vous avez découvert. Conseil à l'animateur : L'objectif de ce processus est de donner aux participants l'occasion de s'exprimer individuellement sur les questions ci-dessous et qu'ils en sortent en ayant une meilleure idée de ce que la majorité des membres pense de leur club. Lorsque vous parlez des résultats du questionnaire dans son ensemble, discutez des aspects positifs du club, des points faibles qui ont été notés et des actions concrètes qu'il faut entreprendre pour améliorer les aspects mentionnés par les membres. Par exemple, dites que "de nombreux membres ont indiqué que..." Posez aux participants les questions suivantes après avoir brièvement expliqué comment les résultats ont été calculés : 1. Quels points forts le sondage a-t-il révélé? 2. Quelles améliorations éventuelles le sondage a-t-il révélé? 3. Quelles mesures devez-vous prendre pour améliorer votre club? Invitez les participants à répondre aux questions ci-dessus et notez leurs réponses sur le tableau de papier. Diapositive 7 : Ressources Mentionnez aux participants qu'une liste des ressources se trouve à la fin de leur carnet de travail. Les ressources indiquées sur les diapositives 8 à12 sont traitées plus en détail dans la liste des ressources. Cette liste fournit également des informations pour accéder à chaque ressource en ligne. Vous avez peut-être remarqué qu'il y a plusieurs besoins ou domaines que vous souhaiterez améliorer. Ensuite, nous examinerons en profondeur les ressources disponibles pour vous aider à répondre à ces besoins. Diapositives 8 à 12 : Demandez aux participants s'ils ont utilisé ces ressources auparavant, et le cas échéant, quel a été le résultat? Demandez-leur si certaines des ressources mentionnées pourraient servir à satisfaire les besoins qui ont été identifiés. Referez-vous aux notes sur le tableau de papier et faites la correspondance entre les ressources et les besoins. Processus d'excellence de club Pro Étape 4

26 Diapositive 8 : Ressources en matière de service En fonction des commentaires obtenus lors de l'évaluation des besoins de la communauté et des membres du club, votre club pourrait envisager davantage de projets ou des projets plus efficaces. Un Programme officiel de service est un programme qui a déjà fait ses preuves quelque part dans le monde. Les programmes sont évalués et approuvés par le Conseil d'administration International. Chaque programme est classé dans l'une des principales catégories de service suivantes : Services communautaires Relations internationales Lutte contre le diabète Occasions offertes par les Lions aux jeunes Protection de l'environnement Sauvegarde de la vue et action en faveur des non-voyants Actions de correction auditive et d'orthophonie auprès des malentendants Cela pourrait être avantageux pour votre club d'entreprendre l'un de ces projets de service. Le LCI offre aux clubs du matériel, un schéma / plan décrivant d éventuelles façons de gérer le programme et les coordonnées de personnes avec qui prendre contact s'il y a des questions. Votre club décide de la manière de mettre en œuvre et d'évaluer la réussite du projet. Je suggère également aux clubs de consulter le cours en ligne intitulé Rendre service à la communauté au Centre de formation Lions ou la publication Réaliser l'action concrète : guide pour réaliser un projet de club, pour de plus amples précisions sur la mise en œuvre de projets de service. Diapositive 9 : Ressources en matière de communication En fonction des résultats obtenus par votre club après le sondage Que pensez-vous de votre club?, votre club souhaiterait peut-être développer des techniques de communication plus efficaces. Communication externe Communication interne Dans la liste des ressources, certaines ressources vous sont proposées telles que des modèles de communiqués de presse, des messages institutionnels et des publicités imprimées. Vous pourriez aussi suivre le cours en ligne sur le processus intégral de promotion et de relations publiques de club. Votre club peut rehausser l'efficacité de ses communications en créant un site e-clubhouse gratuit. L'e- Clubhouse est un modèle de site Web mis à la disposition de votre club par le Lions Clubs International. La création de site Web est effectuée à l'aide de modèles faciles à utiliser qui vous permettent de créer une page d'accueil, d'ajouter les événements, projets, photos et coordonnées de votre club. Les gens utilisent de plus en plus l'internet pour trouver des informations, c'est donc un excellent moyen de faire connaître votre club au sein de la communauté. Servez-vous des médias sociaux les mieux adaptés à votre région. Processus d'excellence de club Pro Étape 4

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