S évaluer. pour progresser dans sa mise en œuvre. du SERVICE CIVIQUE

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1 S évaluer pour progresser dans sa mise en œuvre du SERVICE CIVIQUE 1

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3 LE MOT DU PRÉSIDENT Entrer dans une démarche d évaluation c est entrer dans une dynamique positive, questionnant les différents mécanismes et résultats de son action afin de progresser collectivement et d orienter ses projets vers la qualité. L évaluation est un des leviers actuel que notre secteur doit savoir investir pour affronter les défis d aujourd hui : la crise et son impact sur nos modèles économiques, le bouleversement des formes d engagement, les enjeux du renouvellement de nos forces et de l ouverture de nos modèles de gouvernance. Le Comité du service civique fonde son action sur cette dynamique et crée depuis deux ans des outils pour accompagner les associations dans la mise en œuvre du service civique. Il y a ici un magnifique territoire à explorer tant il est vrai que le volontariat auquel nous ouvrons nos portes vient questionner nos modèles, l articulation entre les acteurs de nos projets, notre capacité à accompagner et générer l engagement, l impact de l action associative sur les territoires, etc. Nous avons souhaité - au-delà des évaluations auxquelles se soumettent les organisations membres du Comité et qui impliquent un regard extérieur à la structure dans une démarche scientifique éprouvée- partager notre expérience et nos outils avec l ensemble des associations engagées dans le service civique. C est l idée des journées d échanges de pratiques que nous développons en région ou au niveau national. C est également l idée de ce guide «d auto-évaluation». Il constitue l occasion d une première étape dans une démarche d évaluation. En effet, ce guide vous outille dans le questionnement de l auto-évaluation de vos pratiques d accueil et d accompagnement d engagés de service civique. Si vous souhaitez aller plus loin, le Comité du service civique associatif vous propose une évaluation «externe» effectuée par un binôme d évaluateurs formés aux méthodes et outils de l évaluation de la qualité du service civique associatif. Cette évaluation menée par le Comité vous autorisera par la suite à prétendre à l agrément «service civique de qualité» qu il délivre. Nous vous en souhaitons une bonne lecture. Michel Lussault 3

4 LA CHARTE DÉONTOLOGIQUE DU COMITE Nous, associations et fondations de toutes tailles et de tous secteurs accueillant des engagés de service civique* partageons la conviction que le service civique est utile et nécessaire, tant pour les jeunes qui s y engagent que pour nos associations et pour la société française dans son ensemble. Le service civique constitue pour les jeunes une étape de vie enrichissante et formatrice de citoyenneté active et de mixité sociale. Il s agit aussi d une formidable occasion donnée à notre société, et à nos associations et fondations en particulier, de faire appel à l enthousiasme, à l énergie et à la créativité de sa jeunesse au service de l intérêt général. Dans un monde de plus en plus complexe, où la tentation du repli sur soi et de la peur de l autre s accroit, le service civique doit nous aider à poser les jalons d une société plus solidaire et fraternelle. Soucieuses de mettre en œuvre sur le terrain un service civique exigeant et ambitieux, nous associations et fondations membres du Comité du service civique associatif nous engageons vis-à-vis : - des engagés qui nous accordent de leur temps et de leur énergie, - du législateur et de l Etat Français qui les et nous soutiennent, - de l ensemble des parties prenantes, à : 1. Proposer des missions de service civique ayant une utilité sociale forte, complémentaires à celles des bénévoles et salariés et qui s adaptent aux projets et capacités de chaque engagé. 2. Accueillir des jeunes de tous horizons, tous niveaux de qualification ou d expérience et ne les sélectionner qu au regard de leur motivation et disponibilité. 4

5 3. Favoriser la rencontre des engagés de service civique avec des milieux sociaux différents, que ce soit entre les engagés eux-mêmes ou avec les différents publics rencontrés. 4. Intégrer pleinement les engagés de service civique dans l association, en leur donnant les moyens de comprendre le contexte dans lequel ils agissent. 5. Assurer l ouverture des engagés à la vie en société par des temps de formation, de débats et d échange. 6. Accompagner individuellement chaque engagé de service civique dans sa mission, en tenant compte des spécificités du service civique. 7. Préparer avec les engagés la suite de leurs parcours personnel, professionnel et citoyen. 8. Mettre en place les outils d évaluation interne permettant de progresser dans l accueil et l accompagnement des engagés de service civique. Et, nous nous engageons à nous soumettre régulièrement à une évaluation indépendante de la part du Comité du service civique associatif. *Les engagés de service civique sont communément appelés volontaires. Dans un effort de précision lexicale, nous les appelons par le terme choisi par le législateur. 5

6 LE REFERENTIEL QUALITÉ DU COMITÉ Le présent guide d auto-évaluation du service civique de qualité du Comité du service civique associatif est mis à disposition des associations à titre gracieux. Si vous souhaitez vous engager plus en avant dans la démarche d évaluation du Comité, les frais seront calculés en fonction du nombre d engagés de service civique que vous accueillez ainsi que de votre budget annuel. Pour plus d information : ldutech@service-civique-associatif.fr Définition des missions A travers ces questions, il s agit d apprécier la capacité de l organisme à construire des missions : - complémentaires à celles des autres acteurs en présence, - adaptées aux projets et capacités de chaque engagé, - contribuant au projet de l organisme accueillant. Définition des taches et du calendrier Les tâches confiées ne nécessitent pas de qualification ou de diplôme. Pour chaque projet auquel participeront les engagés, la répartition des tâches entre salariés, bénévoles et engagés : - est identifiée par tous, - est posée par écrit. Un calendrier indicatif de réalisation de la mission : - est construit, - prévoit un temps d accueil, - prévoit un temps de bilan. Les durées hebdomadaires de mission sont réellement calculée en fonction des besoins de chaque mission. 6

7 Utilité sociale La mission est construite de manière à être utile : - au public cible du projet, - à l organisme accueillant, - à l engagé. Contact avec le public cible Les engagés perçoivent l utilité de leurs missions pour le public cible. La mission prévoit que, dans la mesure où l engagé le souhaite, celui-ci soit principalement en contact avec le public cible de sa mission. Niveau de responsabilité Les engagés peuvent obtenir plus de responsabilités au fur et à mesure de la mission selon leur motivation et leur expérience. La mission prévoit que les engagés ne puissent qu être en situation de responsabilité limitée sur certains aspects financiers. Les engagés ne sont pas en responsabilité complète lorsqu ils encadrent des mineurs ou de personnes fragiles. La mission n est pas indispensable à la réalisation du projet de l organisme. Cas particuliers Lorsqu une mission est construite spécifiquement pour un jeune qui souhaite faire appel à ses compétences, celle-ci y fait y appel sans le transformer en emploi qualifié. Lorsqu un stagiaire ou un bénévole devient engagé, une vigilance particulière est apportée à la définition de la mission afin de distinguer les rôles. 7

8 Procédure de recrutement Il s agit ici d analyser les procédures de recrutement qui doivent permettre à tous les jeunes de pouvoir y accéder sans exclusion. La difficulté de cet enjeu impose d évaluer différentes phases : la diffusion des annonces, l information préalable aux entretiens des candidats et les méthodes de sélection. Annonces de service civique Les annonces ne demandent : - aucune compétence, - aucune expérience, - elles le précisent. Elles sont compréhensibles par des personnes n ayant pas d expérience dans le domaine concerné. Diffusion des annonces Les annonces sont diffusées sur le site de l Agence du service civique. Les annonces sont diffusées dans des espaces consultés par des jeunes d horizons variés et notamment des jeunes qui sont éloignés du monde associatif ou de l emploi tels que les Missions Locales ou le Réseau Information Jeunesse. Information des candidats avant l entretien Chaque candidat reçoit une information sur le service civique : - écrite, - orale. Chaque candidat reçoit une information orale sur la mission. Chaque candidat qui souhaite maintenir sa candidature après ces informations complémentaires est accueilli en entretien. Sélection des candidats Une procédure spécifique aux entretiens de service civique est construite. Une procédure est prévue pour ne pas discriminer les candidats venant de loin par le coût des transports. Une procédure de sélection ayant vocation à favoriser la plus grande diversité possible des engagés est mise en œuvre. 8

9 Organisation de la période d accueil et accompagnement des engagés Cette partie porte sur la phase d accueil, on apprécie la procédure d intégration des engagés dans la structure, tant sur des aspects pratiques et matériels qu humains, tout ce qui contribue à ce que le service civique commence sur de bonnes bases. On analyse également la mobilisation des moyens et méthodes qui contribuent à l accompagnement des engagés afin qu ils : - réalisent leurs missions, - s intègrent dans l équipe préexistante, - construisent leur projet d avenir, - s y épanouissent personnellement. Période d accueil Avant l arrivée de chaque engagé, sont informés : - l ensemble des personnes de la structure (salariés, bénévoles ), - les personnes ressources (tuteurs, personnes pertinentes pour le bon déroulement de la mission), - l équipe des engagés déjà en place. Chaque membre de la structure est informé et préparé sur son rôle à jouer au cours de la procédure d accueil. Une tierce personne est identifiée en début de mission en cas de désaccord entre l engagé et le tuteur. A l arrivée de chaque nouvel engagé et dans les jours qui suivent, lui sont présentés de manière graduelle : - les aspects pratiques et administratifs du service civique (indemnités, droits...), - l ensemble des personnes de la structure (salariés, bénévoles ), - les personnes ressources (tuteurs, personnes pertinents pour le bon déroulement de la mission), - l équipe des engagés déjà en place. Des temps sont organisés au cours des premières semaines afin que chaque engagé découvre : - le projet global de la structure, - les différents aspects de sa mission (environnement, attentes et objectifs respectifs etc.). Pour les missions se déroulant à l étranger, la structure informe, avant son départ, l engagé sur les questions liées à l expatriation. Les engagés sont accompagnés dans leurs démarches spécifiques s ils le souhaitent (installation dans une nouvelle ville, etc.). 9

10 10 Modalités du tutorat dans la mission Les modalités pratiques (régularité, objectifs des temps dédiés) du suivi des engagés sont définies au commencement de la mission en concertation avec les engagés. Durant les trois premiers mois, des rendez-vous formalisés entre les engagés et leurs tuteurs/accompagnateurs sont fixés a minima sur un rythme hebdomadaire. La période d accueil est conclue et formalisée par un bilan partagé entre l engagé et la structure, ce bilan est l occasion d effectuer des réajustements ou de préciser les éléments nécessaires afin que la mission se déroule dans de bonnes conditions. Les rendez-vous de suivi abordent la question de l épanouissement personnel des engagés dans la mission. Modalités de l accompagnement technique Concernant les ressources mobilisables par l engagé sur les différents aspects techniques (formations, personnes, outils) : - elles sont identifiées en amont de chaque mission, - elles leurs sont présentés dès leur arrivée, - en cours de mission, sont prévus des espaces pour s assurer que les engagés y ont effectivement accès. Les frais générés par la mission (transports, téléphone, matériel. sont pris en charge. Les engagés ont accès aux formations proposées par la structure lorsqu elle en propose. Lorsqu il s agit d un renouvellement de mission, des outils sont préparés et transmis d une année sur l autre afin d assurer la continuité des projets. Modalités de l accompagnement au projet d avenir Chaque engagé est questionné sur son projet d avenir : - en début de mission, - à mi-parcours, - au cours du dernier mois de mission. Selon le projet d avenir des engagés, la structure : - mobilise son réseau afin de les accompagner dans leur éventuelle recherche d emploi, - fait appel à des structures externes pour les accompagner. Lorsque la structure a une ouverture de poste salarié, elle transmet l information à ses engagés et ses anciens engagés. Sont systématiquement reçus en entretien pour un poste salarié s ouvrant dans la structure, les engagés et les anciens engagés qui candidatent.

11 Appui au tutorat et a l accompagnement La mise en œuvre de l accompagnement de l engagé est partagée entre les différents tuteurs et accompagnateurs en ce qui concerne : - son engagement, - sa mission, - son projet d avenir. La structure a rédigé le modèle d organisation de l accompagnement de l engagé dans : - son engagement, - sa mission, - son projet d avenir. Pour l accompagnement à l engagement, la structure a mis à disposition de ses tuteurs : - des ressources disponibles et identifiées, - une formation, - un cadre collectif d échange. Pour l accompagnement à la mission, la structure a mis à disposition de ses accompagnateurs un cadre collectif d échange. Pour l accompagnement au projet d avenir, la structure a mis à disposition de ses tuteurs un cadre collectif d échange. 11

12 Intégration dans la vie associative On examine ici l investissement de la structure pour encourager les engagés à se projeter comme acteur du secteur associatif. Choix du service civique La structure décide collectivement d accueillir des engagés. La structure formalise par écrit son choix d accueillir des engagés. La structure valorise l apport de ses engagés en interne et éventuellement en externe. Sensibilisation des engages a la dynamique de la structure Les engagés sont formés sur le projet de la structure. La structure invite les engagés à participer à ses temps de rassemblement. La structure prévoit des temps de rencontre entre les engagés et ses autres acteurs lors de ses temps de rassemblements. La structure propose aux services civiques des cadres d engagement dans lesquels ils pourront s inscrire une fois leur mission terminée. Lien après la mission La structure se dote d outils et de procédures afin de suivre l ensemble de ses anciens engagés dans leurs parcours. Les anciens engagés sont systématiquement inclus dans les fichiers de mailing concernant l activité de la structure. 12

13 Programmation des formations civiques et citoyennes & animation de réseau des engagés Est étudié ici la capacité de la structure à mettre en œuvre des formations civiques et citoyennes participatives. Il apprécie également sa faculté à faire prendre du recul aux engagés sur leur mission et leur expérience en leur proposant un espace abordant des thèmes ne relevant pas des missions des engagés. Il est également question de l animation de réseau des engagés : partage d expérience, mise en commun de ressources et rencontre de la diversité. L animation de réseau pouvant être déconnectée des formations. Participation Tous les engagés assistent aux journées de formations civiques et citoyennes. Les méthodes d animation des formations civiques et citoyennes sont choisies de manière à favoriser l échange et l interaction entre les engagés. Programmation Les thèmes des formations civiques et citoyennes sont choisis parmi le référentiel de l Agence du service civique et ne se rapportent pas aux thèmes des missions des engagés concernés. Un effort pédagogique est fait afin de valoriser le sens des formations civiques et citoyennes. Un temps d information sur le service civique est prévu dans le programme des formations civiques et citoyennes. Le premier temps de formation civique et citoyenne a lieu au cours des trois premiers mois de mission. Organisation de temps d échanges entre engagés La structure organise des temps de rencontre formels entre les engagés, notamment sur le service civique. La structure encourage les temps de rencontre informels entre les engagés. La structure organise des temps de rencontre entre ses engagés et des engagés d autres structures. 13

14 Evaluation interne du système et démarche qualité Sont analysés maintenant les différents outils et démarches d évaluation interne du service civique qui participent à la qualité d accueil et d accompagnement des engagés ainsi qu à la recherche sur l utilité sociale de l action des engagés. La qualité de ce système dépend nécessairement de l expérience de l association dans le service civique. Procédure d auto-évaluation de la qualité du service civique La procédure d évaluation est écrite. Un bilan annuel est prévu. Les différents acteurs du service civique sont inclus. Des marges de progression sont déterminées et des objectifs dans le temps sont fixés, le tout est écrit. La structure utilise le référentiel du Comité du service civique associatif pour son auto-évaluation. Contenu de l auto-évaluation L auto-évaluation aborde les aspects suivants : - Chaque mission au regard des réussites et difficultés. - L utilité sociale des missions. - Les retours de candidature par lieux de diffusion. - La stratégie de diffusion des annonces visant à diversifier les profils des candidatures. - La méthode de sélection des engagés visant à la diversité des engagés (au regard des profils des candidats retenus). - La satisfaction de l ensemble des participants aux formations civiques et citoyennes. - La satisfaction des engagés vis à vis de l accueil et de l accompagnement qui leur a été réservé. - Le taux de rupture anticipé (au regard de leurs motivations). - Les liens qu elle garde avec ses anciens engagés. - Les motivations des anciens engagés qui restent en contact avec elle. 14

15 Si mise en commun de l agrément de l Agence du service civique Ce critère vise uniquement les structures : - ayant un agrément collectif, - réalisant de l intermédiation. Il s agit d évaluer la valeur ajoutée de ce système par rapport à un agrément direct pour les engagés, les tuteurs, les accompagnateurs, les structures, le dispositif de service civique et le public cible. Dispositions spécifiques La tête de réseau portant l agrément auprès de l Agence du service civique communique auprès de l ensemble de ses structures membres sur l intérêt du service civique. La tête de réseau s assure que la structure d accueil serait capable d obtenir l agrément elle-même. La structure ou la tête de réseau portant l agrément auprès de l Agence du service civique accompagne les structures d accueil dans la : - compréhension du dispositif, - définition des missions, - mise en œuvre du recrutement des engagés, - phase d accueil, - définition et la réalisation du tutorat. Effectue elle-même une information auprès des engagés sur la spécificité d un service civique en intermédiation pendant la phase d accueil. Anime, afin de favoriser le partage d expérience et la connaissance interassociative : - le réseau des tuteurs, - le réseau des engagés, Accompagne ou met en œuvre les formations civiques et citoyennes. En cas de conflit : - propose des espaces de médiation entre les engagés et les structures d accueil, - peut proposer aux engagés de les réorienter vers une nouvelle structure, Contrôle de manière continue le respect des bonnes pratiques dans les structures d accueil. L auto-évaluation aborde les aspects suivants : La mise en œuvre du service civique de manière annuelle dans chaque structure d accueil (par la structure portant l agrément). La qualité de du service rendu par la structure porteuse de l agrément (auprès de chaque structure d accueil accueillante). 15

16 16 Contacts et informations : Comité du service civique associatif, 23 rue Dagorno, Paris ldutech@service-civique-associatif.fr //