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1 RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CÉGEP DE L ABITIBI-TÉMISCAMINGUE TENUE LE 16 JUIN 2015, À 18 H, AU CAMPUS DE ROUYN-NORANDA Présents Marcel H. Jolicoeur, président Marie-Luce Bergeron, vice-présidente Isabelle Breton Josée Plouffe Frédérique Godefroid Anne Gauthier Béatriz Mediavilla Sylvie Caza Klaude Hallé Absents Roxanne Labbé Joanne Boissonneault Observateurs Claude Arcand Louis Perreault Caroline Rioux Marc Bertrand Annette Drouin-Morin Sylvain Blais, directeur général Éric Aubin, directeur des études Claude Bélanger Denis Moffet Allen Mercier Robert Cloutier Yves Bédard André Rouleau Denis Audet Secrétaire général Directeur des services administratifs Directrice adjointe des études Directeur de la formation continue et des services internationaux 1. OUVERTURE DE LA RÉUNION PAR LE PRÉSIDENT ET VÉRIFICATION DU QUORUM Le quorum des membres étant atteint, la réunion est déclarée ouverte et régulièrement constituée. 2. INTERVENTION DE L ASSISTANCE Une enseignante, Marthe Julien, remercie les gestionnaires du Cégep pour leur contribution à la production de deux documents dans le cadre des programmes en Arts visuels et en Arts et lettres. Il s agit d un recueil de nouvelles littéraires et de la revue des finissants «Lettres boréales». Elle remercie également la direction pour le prêt consenti de la Salle aux usages multiples pendant deux mois à l été 2014 pour la présentation de la comédie musicale «La craque!». 3. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur une proposition d Annette Drouin-Morin, appuyée par Anne Gauthier, il est résolu d adopter l ordre du jour tel que présenté. PROCÈS-VERBAL DU CONSEIL D ADMINISTRATION 4. PROCÈS-VERBAL DU CONSEIL D ADMINISTRATION 4.1. ADOPTION ET SUIVIS DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 12 MAI 2015 Sur une proposition d Anne Gauthier, appuyée par Marie-Luce Bergeron, il est résolu que soit adopté le procès-verbal de la réunion ordinaire du conseil d administration tenue le 12 mai (Tableau des suivis voir Annexe A) PROCÈS-VERBAUX DU COMITÉ EXÉCUTIF 5. PROCÈS-VERBAUX DU COMITÉ EXÉCUTIF 5.1 DÉPÔT DES PROCÈS-VERBAUX DE LA RÉUNION RÉGULIÈRE DU 12 MAI ET DE LA RÉUNION EXTRAORDINAIRE DU 21 MAI 2015 Le secrétaire général dépose, à titre d information, les procès-verbaux de la réunion régulière du comité exécutif tenue le 12 mai et de la réunion extraordinaire du 21 mai PÉRIODE RÉSERVÉE AUX INVITÉS 6. PÉRIODE RÉSERVÉE AUX INVITÉS Aucun point n est soulevé à cet item de l ordre du jour. tenue le 16 juin 2015 Page 1 sur 5

2 CORRESPONDANCE ET INFORMATION 7. CORRESPONDANCE ET INFORMATION 7.1. STATISTIQUES D ADMISSION AU 3 E TOUR Le directeur des études présente les statistiques d admission de la session automne 2015 après le 3 e tour complété. Elles confirment la baisse de l effectif étudiant appréhendée lors des 2 premiers tours. Quelques questions sont soulevées relativement aux inscriptions dans certains programmes. PRÉSENTATIONS POUR PRISE DE DÉCISION 8. PRÉSENTATIONS POUR PRISE DE DÉCISION 8.1. PROJET DE MODIFICATIONS AU CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES ADMINISTRATEURS CA-2908 Sur une proposition d Annette Drouin-Morin, appuyée par Robert Cloutier, il est résolu d adopter les modifications proposées au Code d éthique et de déontologie des administrateurs, modifications qui précisent les situations de conflit d intérêts, l obligation de retrait des membres dans des situations de conflit d intérêts et, finalement, la composition du comité d éthique. 7. Règles de conflit d intérêts des administrateurs Constitue une situation de conflit d'intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre ou susceptible de compromettre l'indépendance et l'impartialité nécessaires à l'exercice de la fonction d'administrateur ou à l'occasion de laquelle l'administrateur, ou un membre de sa famille immédiate (conjoint, enfant, enfant de conjoint), ou de ses proches (frère, sœur, parents et beaux-parents) utilise ou cherche à utiliser les attributs de la fonction pour en retirer un avantage personnel indu ou pour procurer un tel avantage indu à une tierce personne. ( ) Interdictions Outre les interdictions pour les situations de conflit d'intérêts prévues aux articles 12 et 20 de la Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel, l'administrateur qui est en situation de conflit d'intérêts à l'égard d'une question discutée au Conseil d'administration a l'obligation de se retirer de la séance du Conseil volontairement ou à la demande du président de l assemblée pour permettre que les délibérations et le vote se tiennent hors la présence de l'administrateur et en toute confidentialité. L administrateur peut contester la demande du président d assemblée. Le Conseil d administration se prononce alors sur le bien-fondé de cette demande. 8.2 PROJET DE MODIFICATION À LA POLITIQUE INSTITUTIONNELLE DE PROBATION DES NOUVEAUX ENSEIGNANTS La directrice adjointe des études présente les modifications apportées à la Politique institutionnelle de probation des nouveaux enseignants à la suite des dernières consultations tenues sur le sujet. CA-2909 CONSIDÉRANT l avis de motion dûment donné à une réunion précédente du conseil d administration du Cégep et l avis favorable donné par la commission des études ; Sur une proposition de Claude Bélanger, appuyée par André Rouleau, il est résolu d adopter les modifications proposées à la Politique institutionnelle de probation des nouveaux enseignants telles que présentées et qu un bilan de l application de cette politique soit déposé au conseil dans un an. Cette politique modifiée remplace l ancienne Politique d insertion professionnelle et de probation des nouveaux enseignants (2009, amendée en 2014). 8.3 ADOPTION DE L AEC : TECHNOLOGIE DE MAINTENANCE INDUSTRIELLE (XXX.X1) Le directeur de la formation continue et des services internationaux présente les détails de la proposition d une Attestation d études collégiales (AEC) en maintenance industrielle. CA-2910 CONSIDÉRANT que la stratégie de déploiement de la formation continue et des services internationaux prévoit l offre de programmes à l étranger; CONSIDÉRANT que le programme Technologie de maintenance industrielle (XXX.X1) répond aux normes de qualité du Cégep de l Abitibi-Témiscamingue; CONSIDÉRANT que des éléments de contrôles seront prévus pour en assurer le succès; Sur une proposition de Sylvie Caza, appuyée par Isabelle Breton, il est résolu d adopter l Attestation d études collégiales (AEC) en Technologie de maintenance industrielle telle que présentée. tenue le 16 juin 2015 Page 2 sur 5

3 8.4 BUDGET DE FONCTIONNEMENT CA-2911 CONSIDÉRANT que le budget de fonctionnement présente des revenus de $ et des dépenses de millions $, donc un solde déficitaire de $; Considérant que le Collège ne peut appliquer l'ensemble des compressions budgétaires exigées par le ministère de l'éducation, de l'enseignement supérieur et de la Recherche sans toucher à des services nécessaires au maintien de la qualité de l'enseignement fourni aux étudiantes et aux étudiants par le Cégep de l Abitibi-Témiscamingue. Suite à une recommandation du comité de vérification, sur une proposition d André Rouleau, appuyé par Yves Bédard, il est résolu d adopter le budget déficitaire de fonctionnement du Cégep de l Abitibi-Témiscamingue tel que présenté. 8.5 INSTITUTION D UN RÉGIME D EMPRUNTS À LONG TERME AUPRÈS DU MINISTRE DES FINANCES, À TITRE DE RESPONSABLE DU FONDS DE FINANCEMENT CA-2912 ATTENDU QUE le Collège d enseignement général et professionnel de l Abitibi-Témiscamingue (le «Collège») désire mettre en place un régime d emprunts auprès du ministre des Finances à titre de responsable du Fonds de financement lui permettant d emprunter à long terme auprès du ministre des Finances, et ce, aux fins de financer le Projet de construction d un nouveau bâtiment pour accueillir des laboratoires de recherche, acquisition d équipements spécialisés et rénovation de locaux existants du CTRI (le «Projet») autorisés dans le cadre du Programme de soutien à la recherche, volet 2; appui au financement d infrastructures de recherche (le «Programme») dont est responsable le ministre de l Économie, de l Innovation et des Exportations (le «MEIE»); ATTENDU QU il est opportun d autoriser ce régime d emprunts à long terme et d approuver les conditions et modalités des emprunts à être ainsi effectués; ATTENDU QUE, conformément au Règlement sur les emprunts effectués par un organisme, adopté en vertu de la Loi sur l administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001), l autorisation du ministre des Finances n est pas requise aux fins des emprunts visés par la présente puisqu ils seront contractés auprès du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement; Sur une PROPOSITION de Josée Plouffe, appuyée par Denis Moffet, il est en conséquence résolu : 1) QUE soit institué, aux fins du Projet réalisé dans le cadre du Programme, un régime d emprunts, valide jusqu au 31 décembre 2016 permettant au Collège d emprunter à long terme auprès du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement, jusqu à concurrence d un montant maximal de $; 2) QU aux fins de déterminer le montant auquel réfère le paragraphe 1 ci-dessus, il ne soit tenu compte que de la valeur nominale des emprunts à long terme effectués par le Collège; 3) QUE, sous réserve du montant maximal déterminé au paragraphe 1, chaque emprunt à long terme comporte les caractéristiques et limites suivantes : a) tout emprunt sera contracté en vertu d une convention de prêt à long terme unique, à intervenir entre le Collège et le ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement, et chaque emprunt sera régi par cette convention de prêt et par le billet visé ci-dessous; b) chaque emprunt à long terme sera constaté par un billet fait à l ordre du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement; c) chaque emprunt à long terme comportera les modalités financières que le ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement et les signataires autorisés du Collège conviendront, selon les critères déterminés par le gouvernement en vertu du décret numéro du 24 octobre 2001, modifié par le décret du 23 octobre 2013, tel que ce décret peut être modifié ou remplacé de temps à autre; d) aux fins d assurer le paiement à l échéance du capital de chaque emprunt à long terme et des intérêts dus sur celui-ci, ainsi que des frais de gestion et d émission, la créance que représente pour le Collège la subvention à être accordée par le MEIE pour la réalisation du Projet dans le cadre du Programme, sera affectée d une hypothèque mobilière sans dépossession en faveur du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement, aux termes d un acte d hypothèque mobilière à intervenir entre le Collège et le ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement; 4) QUE l un ou l autre des dirigeants suivants : Le directeur général, Sylvain Blais, ou le directeur des services administratifs, Louis Perreault, pourvu qu ils soient deux agissants conjointement, soit autorisé, au nom du Collège, à signer tenue le 16 juin 2015 Page 3 sur 5

4 la convention de prêt à long terme, l acte d hypothèque, les billets et tous les autres contrats et documents relatifs aux emprunts à long terme contractés en vertu du présent régime d emprunts à long terme, à consentir à toutes les clauses et garanties non substantiellement incompatibles avec les dispositions des présentes, à recevoir le produit net des emprunts à long terme, à en donner bonne et valable quittance, à livrer le billet constatant l emprunt à long terme, le cas échéant, à apporter toutes modifications à ces documents non substantiellement incompatibles avec les présentes, à poser tous les actes et à signer tous les documents nécessaires ou utiles pour donner plein effet aux emprunts à long terme AUTORISATION D EMPRUNT POUR LE FINANCEMENT DE LA MISE DE FONDS DU CTRI RELATIVEMENT À LA CONSTRUCTION DE NOUVEAUX LABORATOIRES CA-2913 CONSIDÉRANT la convention d aide financière entre le Cégep de l Abitibi-Témiscamingue, le Centre de transfert des résidus industriels (le CTRI) et le ministre de l Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie intervenue le 22 février 2013 pour la réalisation du projet de construction d un nouveau bâtiment pour accueillir des laboratoires de recherche, l acquisition d équipements spécialisés et la rénovation de locaux existants du CTRI; CONSIDÉRANT que tous les travaux de construction et d acquisition sont maintenant terminés et qu il y a lieu de voir au financement final du projet; CONSIDÉRANT l entente no 12S intervenue entre le Cégep et le CTRI le 5 février 2013 pour l utilisation des laboratoires; CONSIDÉRANT que par la résolution CA , le CTRI s est engagé à investir une mise de fonds de $ devant provenir d un emprunt ; CONSIDÉRANT qu il est plus avantageux financièrement pour le CTRI que le Cégep contracte ledit emprunt; CONSIDÉRANT que, pour se faire, le directeur général et le directeur des services administratifs du Cégep doivent être autorisés à contracter ledit emprunt pour et au nom du Cégep en remplacement du CTRI; CONSIDÉRANT que, par résolution, le CTRI s engage à rembourser une somme de $ au Cégep selon une convention de prêt dûment intervenue entre les parties et couvrant tous les frais inhérents à ce prêt; Sur une proposition d André Rouleau, appuyée par Robert Cloutier, il est résolu d autoriser le directeur général ainsi que le directeur des services administratifs à emprunter, au nom du Cégep, une somme de 1,4 M$ dans le but de financer la mise de fonds nécessaire au financement du projet, le tout en respect de la convention PSRv2-244 intervenue le 22 février 2013 et la convention de prêt dûment intervenue entre le CTRI et le Cégep, et que les mandataires soient également autorisés à signer tout document relatif pour donner plein effet à la présente résolution. 8.6 DEMANDE D EMPRUNT AUTOFINANCÉ POUR LA RÉNOVATION EXTÉRIEURE DE LA RÉSIDENCE DES ÉTUDIANTS CA-2914 CONSIDÉRANT la lettre de la firme d architectes Trame datée du 8 mai par laquelle elle soulève des inquiétudes quant à la sécurité des usagers du bâtiment de la résidence des étudiants puisque le parement de brique menace de s écrouler; CONSIDÉRANT que par cette même lettre, la firme recommande d établir un périmètre de sécurité tout autour du bâtiment et de remplacer le parement de l immeuble puisqu aucune autre solution temporaire ne pourrait garantir la sécurité des usagers; CONSIDÉRANT que le Cégep prévoyait déjà la réalisation de certains autres travaux à la résidence des étudiants au cours des prochaines années, tels l isolation et le remplacement de la fenestration; CONSIDÉRANT que pour engager les dépenses inhérentes à la réalisation des travaux ci-haut énumérés le Cégep doit contracter un emprunt autofinancé auprès du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche; Sur une proposition de Klaude Hallé, appuyée par Sylvie Caza, il est résolu : d autoriser le directeur général et le directeur des services administratifs à contracter auprès du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche un emprunt autofinancé d un maximum de 3 M$; que le terme de ce financement soit basé sur une échéance maximale de 30 ans, le tout afin de réaliser les travaux de réfection extérieure énumérés ci-haut faisant ainsi partie intégrante de la présente résolution. tenue le 16 juin 2015 Page 4 sur 5

5 8.7 DÉSIGNATION DE DEUX CADRES À LA COMMISSION DES ÉTUDES CA-2915 CONSIDÉRANT que le conseil d administration doit nommer deux représentants des cadres qui siègeront à la commission des études; Sur une proposition d Allen Mercier, appuyée par Marie-Luce Bergeron, il est résolu de nommer François de la Chevrotière et Caroline Rioux pour siéger à la commission des études pour un mandat d une durée d un an, soit du 1 er juillet 2015 au 30 juin CALENDRIER DES RÉUNIONS CA-2916 Sur une proposition d Allen Mercier, appuyée par Anne Gauthier, il est résolu d adopter le projet modifié de calendrier des réunions ordinaires du conseil d administration pour l année en maintenant le fait qu aucune rencontre ne sera tenue au Témiscamingue et à La Sarre dans le contexte de compressions budgétaires qui règne toujours et de réévaluer la situation annuellement au moment d établir le calendrier des réunions. (Annexe 1) PRÉSENTATIONS SANS PRISE DE DÉCISION 9. PRÉSENTATIONS SANS PRISE DE DÉCISION Aucun point n est traité à ce point de l ordre du jour. ÉMISSION DE DIPLÔMES 10. ÉMISSION DE DIPLÔMES 10.1 ÉMISSION DE DIPLÔMES D ÉTUDES COLLÉGIALES (DEC) CA-2917 Sur une proposition de Sylvie Caza, appuyée par André Rouleau, il est résolu d autoriser le Cégep de l Abitibi-Témiscamingue à demander au ministre de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche de délivrer un diplôme d études collégiales (DEC) pour toutes les personnes y ayant droit conformément à la liste ci-annexée, établie et vérifiée par le registraire. (Annexe 2) 10.2 ÉMISSION D ATTESTATIONS D ÉTUDES COLLÉGIALES (AEC) CA-2918 Sur une proposition d Isabelle Breton, appuyée par Béatriz Mediavilla, il est résolu d autoriser le Cégep de l Abitibi-Témiscamingue à délivrer une attestation d études collégiales (AEC) pour toutes les personnes y ayant droit conformément à la liste ci-annexée, établie et vérifiée par le registraire. (Annexe 3) DOSSIERS À HUIS CLOS 11. DOSSIERS À HUIS CLOS PROCESSUS D ÉVALUATION DE L INTÉGRATION DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Les membres du comité d évaluation de l intégration du directeur général font rapport à huis clos aux membres du conseil des résultats des rencontres qu ils ont tenues avec différents membres du personnel sur le sujet. Ce comité a été institué à la suite de la nomination du directeur général pour un premier mandat. AFFAIRES DIVERSES 12. AFFAIRES DIVERSES Le président profite de la fin de la réunion pour remercier la représentante du personnel professionnel, Anne Gauthier, pour qui il s agissait de sa dernière participation aux travaux du conseil d administration. LEVÉE DE LA SÉANCE 13. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE La séance est levée à 21 h 10 sur une proposition de Marie-Luce Bergeron. Président, Secrétaire général, Marcel H. Jolicoeur Claude Arcand tenue le 16 juin 2015 Page 5 sur 5

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