M me Linda Vien, secrétaire de la rencontre. Le président constate le quorum à 19 h 30 et déclare la séance ouverte.

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1 POUR AFFICHAGE PROCÈS-VERBAL DE LA 197 E SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE JEUNESSE DE QUÉBEC INSTITUT UNIVERSITAIRE TENUE AU 2915, AVENUE DU BOURG-ROYAL, À QUÉBEC LE 30 SEPTEMBRE 2014 À 19 H 30 SONT PRÉSENTS : M me Lucie Beaulieu M. Philippe Bordeleau M me Stéphanie Bouchard M me Lucie Brisson M me Dominique Dubé M. Bernard Ladrie M. Jacques Laforest M. Simon Lemay M. Jacques Lévesque M me Yolande Massé M me Deicy Mezquita Ortiz M me Nancy Pilote M. Daniel Rodrigue M me Caroline Senécal M me Leta Skoko M. Philippe Tremblay M. Martin-Guy Trépanier SE SONT EXCUSÉS : M. Christian Gauthier M me Émilie Pellerin ASSISTE ÉGALEMENT : M me Linda Vien, secrétaire de la rencontre OUVERTURE DE LA RENCONTRE Le président constate le quorum à 19 h 30 et déclare la séance ouverte ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Le point 17 de l ordre du jour («Présentation de la vidéo promotionnelle du comité des usagers») est déplacé comme nouveau point 3. Les points suivants seront par conséquent renumérotés. Sur proposition de M. Philippe Tremblay, appuyée par M. Martin-Guy Trépanier, l ordre du jour est adopté tel que modifié PRÉSENTATION DE LA VIDÉO PROMOTIONNELLE DU COMITÉ DES USAGERS L agent de liaison du comité des usagers, M. Michel Godbout, explique en introduction le contexte de la nouvelle vidéo promotionnelle de ce comité. Le lancement de cette production coïncide avec la Semaine des droits des usagers du réseau de la santé et des services sociaux. Le nouvel outil est maintenant accessible sur le Web et autres plateformes PREMIÈRE PÉRIODE DE QUESTIONS Aucune question n est soulevée APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU 17 JUIN 2014 Sur proposition de Mme Leta Skoko, appuyée par M. Jacques Lévesque, le procèsverbal de la réunion du 17 juin 2014 est adopté.

2 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/ APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU 22 JUILLET 2014 Sur proposition de Mme Dominique Dubé, appuyée par M. Martin-Guy Trépanier, le procès-verbal de la réunion du 22 juillet 2014 est adopté AFFAIRES DÉCOULANT DE CES PROCÈS-VERBAUX Aucun point ne nécessite de suivi particulier DONNÉES SUR LE MOUVEMENT DES CLIENTÈLES Le directeur général, M. Jacques Laforest, informe les administrateurs des données compilées au 27 septembre. L établissement n a aucune liste d attente; le nombre de dossiers se situant sous le zéro théorique. Comparativement à la même période l'an dernier, le même niveau élevé de signalements reçus demeure et est en constante augmentation. Toutefois, il est noté une constante diminution du nombre d enfants suivis. Concernant le nombre de jeunes placés en réadaptation et en foyer de groupe, il est toujours en légère diminution. Du côté des fugues, l on constate une bonne diminution (plus de la moitié) comparativement à la même période l an dernier. Le directeur général invite toutefois à la prudence dans l interprétation de ces données sur les fugues du fait que la façon de les compiler a connu des modifications RAPPORT DU COMITÉ DE VÉRIFICATION Le président du comité de vérification, M. Philippe Bordeleau, fait rapport à la suite de la rencontre de ce comité tenue le 26 septembre. Il est constaté qu au 23 août, l équilibre budgétaire est maintenu, mais des préoccupations demeurent et une surveillance constante est requise afin de maintenir une perspective d équilibre pour la fin de l année financière. Le directeur général adjoint et directeur associé à la gestion, M. Jean-Paul Fournier, poursuit avec les détails relatifs au budget d exploitation, qui présente un surplus de $ pour la période se terminant le au 23 août Il est indiqué que la hausse des signalements et la volonté de ne pas avoir de liste d attente mettent de la pression sur les intervenants et sur la gestion des sommes requises pour injecter des surcroîts de travail. Ainsi, la Direction de la protection de la jeunesse étant déficitaire, les surplus d autres directions pourront être mis à contribution pour s assurer de garder le contrôle des listes d attente. En ce qui a trait aux avances à être reçues pour le secteur des ressources de type familial, elles ne sont pas encore confirmées. Le déficit lié à ces ressources devrait toutefois être financé au 31 mars DÉMISSION DU CONSEIL D ADMINISTRATION D UN MEMBRE COOPTÉ ATTENDU QUE Mme Sylvie Brown, membre cooptée, a soumis sa démission en date du 26 août 2014; ATTENDU QUE le conseil d administration doit accepter cette démission; ATTENDU la nécessité de procéder au remplacement de Mme Brown; Il est proposé par M. Martin-Guy Trépanier, appuyé par M. Bernard Ladrie et résolu D accepter la démission de Mme Sylvie Brown; DE mandater le directeur général pour entreprendre les démarches nécessaires afin de procéder à son remplacement pour la durée non écoulée de son mandat.

3 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/ NOMINATION DU VÉRIFICATEUR EXTERNE ATTENDU l obligation pour le Centre jeunesse de Québec Institut universitaire de nommer un vérificateur externe pour l exercice financier ; ATTENDU QUE, à la suite d un processus d appel d offres terminé en juin 2014, la firme Mallette S.E.N.C.R.L. a présenté la meilleure offre selon l approche qualité-prix pour les quatre prochaines années financières jusqu en ; ATTENDU l avis favorable du comité de vérification recommandant la nomination de la firme Mallette S.E.N.C.R.L. pour agir comme vérificateur externe pour le Centre jeunesse de Québec Institut universitaire pour l exercice financier au coût de $; Il est proposé par Mme Deicy Mezquita Ortiz, appuyée par M. Daniel Rodrigue et résolu DE nommer la firme Mallette S.E.N.C.R.L. pour agir à titre de vérificateur externe pour l exercice financier au Centre jeunesse de Québec Institut universitaire pour des honoraires de $.Deicy RÉGIME D EMPRUNT À LONG TERME Les administrateurs donnent dispensation de lecture du projet de résolution qui suit : ATTENDU QUE, conformément à l article 78 de la Loi sur l administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001), le Centre Jeunesse de Québec (l «Emprunteur») désire instituer un régime d emprunts lui permettant d effectuer, de temps à autre d ici le 31 décembre 2015, des emprunts à long terme auprès du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement, pour un montant n excédant pas ,24 $; ATTENDU QUE, conformément à l article 83 de la Loi sur l administration financière, l Emprunteur désire prévoir, dans le cadre de ce régime d emprunts, que le pouvoir d emprunt et celui d en approuver les conditions et modalités soient exercés par au moins deux de ses dirigeants; ATTENDU QU il y a lieu d autoriser un régime d emprunts visant les emprunts à long terme à être contractés par l Emprunteur, d établir le montant maximum des emprunts qui pourront être effectués en vertu de celui-ci, d établir les caractéristiques et limites relativement aux emprunts à y être effectués et d autoriser des dirigeants de l Emprunteur à conclure tout emprunt en vertu de ce régime, à en établir les montants et les autres caractéristiques et à accepter les modalités et conditions relatives à chacun de ces emprunts; ATTENDU QUE le ministre de la Santé et des Services sociaux (le «Ministre») a autorisé l institution par l Emprunteur du présent régime d emprunts, selon les conditions auxquelles réfère sa lettre du 21 juillet 2014; IL EST PROPOSÉ PAR M. PHILIPPE BORDELEAU, APPUYÉ PAR M. PHILIPPE TREMBLAY ET RÉSOLU : 1. QU un régime d emprunts, en vertu duquel l Emprunteur peut, sous réserve des caractéristiques et limites énoncées ci-après, effectuer de temps à autre, d ici le 31 décembre 2015, des emprunts à long terme auprès du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement, pour un montant n excédant pas ,24 $, soit institué; 2. QUE les emprunts à long terme effectués soient sujets aux caractéristiques et limites suivantes :

4 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/30 4 a) malgré les dispositions du paragraphe 1 ci-dessus, l Emprunteur ne pourra, au cours de chacune des périodes de 18 mois s étendant du 1 er juillet au 31 décembre et comprises dans la période visée au paragraphe 1, effectuer des emprunts qui auraient pour effet que le montant total approuvé pour l Emprunteur, pour telle période, par le Conseil du trésor au titre de la programmation des emprunts à long terme des organismes régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2), soit dépassé; b) l Emprunteur ne pourra effectuer un emprunt à moins de bénéficier d une subvention du gouvernement du Québec conforme aux normes établies par le Conseil du trésor au titre de l octroi ou de la promesse de subventions aux organismes régis par la Loi sur les services de santé et les services sociaux, ainsi qu aux termes et conditions déterminés par le Ministre et pourvoyant au paiement en capital et intérêt de l emprunt concerné même si, par ailleurs, le paiement de cette subvention est sujet à ce que les sommes requises à cette fin soient votées annuellement par le Parlement; c) chaque emprunt ne pourra être effectué qu en monnaie légale du Canada, auprès du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement; d) le produit de chaque transaction d emprunt ne pourra servir, outre le paiement des frais inhérents à l emprunt concerné qu à l une ou plusieurs des fins suivantes : i. le financement à long terme des dépenses d immobilisations autorisées par le Conseil du trésor conformément à l article 72 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (RLRQ, chapitre S-5) ou par le Conseil du trésor et le Ministre conformément à l article 260 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, incluant leur coût de financement à court terme jusqu à concurrence d un montant représentant trois (3) mois de la date de la prise de possession des travaux et calculés à compter du premier jour du mois qui survient après ladite date; ii. le financement à long terme des dépenses d immobilisations, d équipements ou d informatiques dont le paiement a été pourvu par le conseil régional de la santé et des services sociaux en vertu du décret numéro adopté par le gouvernement du Québec le 8 juillet 1987 et lui confiant la responsabilité en la matière, par l agence ou par la régie régionale en vertu du quatrième alinéa de l article 350 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, incluant leur coût de financement à court terme jusqu à concurrence d un montant représentant trois mois de la fin de l année financière dans laquelle les dépenses ont été pourvues par le conseil régional, l agence ou la régie régionale; iii. le refinancement d une partie ou de la totalité de tels emprunts venus à échéance; iv. le remboursement d emprunts bancaires contractés en attente de financement à long terme ou de refinancement. 3. QU aux fins de déterminer le montant total auquel réfère le paragraphe 1 ci-dessus, on ne tienne compte que de la valeur nominale des emprunts effectués par l Emprunteur. 4. QU en plus des caractéristiques et limites énoncées précédemment, les emprunts comportent les caractéristiques suivantes : a) les emprunts seront contractés aux termes d une seule et unique convention de prêt à être conclue entre l Emprunteur et le ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement et comporteront les modalités et conditions qui y sont établies; b) chaque emprunt sera constaté par l émission d un billet souscrit par l Emprunteur en faveur du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement;

5 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/30 5 c) le taux d intérêt payable sur les emprunts sera établi selon les critères déterminés par le gouvernement en vertu du décret numéro du 24 octobre 2001 concernant les critères de fixation des taux d intérêt qui peuvent être exigés sur ces emprunts ainsi que la nature des coûts imputables dans le calcul de ces taux ou dans le calcul du remboursement des emprunts, modifié par le décret du 23 octobre 2013, adopté en vertu de l article 24 de la Loi sur le ministère des Finances (RLRQ, chapitre M-24.01), tel que ce décret peut être modifié ou remplacé de temps à autre; et d) aux fins d assurer le paiement à l échéance du capital de chaque emprunt et des intérêts dus sur celui-ci, la créance que représente pour l Emprunteur la subvention qui lui sera accordée par le Ministre, au nom du gouvernement du Québec, sera affectée d une hypothèque mobilière sans dépossession en faveur du ministre des Finances, à titre de responsable du Fonds de financement. 5. QUE l Emprunteur soit autorisé à payer, à même le produit de chaque emprunt les frais d émission et les frais de gestion qui auront été convenus. 6. QUE l un ou l autre des dirigeants suivants : le directeur général ou le directeur général adjoint et directeur associé à la gestion de l Emprunteur, pourvu qu ils soient deux agissant conjointement, soit autorisé, au nom de l Emprunteur, à signer la convention de prêt, la convention d hypothèque mobilière, le billet, à consentir à toutes les clauses et garanties non substantiellement incompatibles avec les dispositions des présentes, à recevoir le produit net des emprunts ou, le cas échéant, à consentir à ce qu il soit reçu par la société de fiducie dont les services auront été retenus et à en donner bonne et valable quittance, à livrer le billet, à apporter toutes les modifications à ces documents non substantiellement incompatibles avec les présentes, à poser tous les actes et à signer tous les documents, nécessaires ou utiles, pour donner plein effet aux présentes. 7. QUE, dans la mesure où l Emprunteur a déjà adopté une résolution instituant un régime d emprunts pour les mêmes fins, la présente résolution remplace la résolution antérieure, sans pour autant affecter la validité des emprunts conclus sous son autorité avant la date du présent régime d emprunts POLITIQUE SUR LES ACTIVITÉS D ENCADREMENT Le directeur des ressources humaines par intérim, M. Yannick Fauteux, explique que la révision de la politique précitée s inscrit dans le plan d amélioration de l agrément, afin de la rendre plus globale pour toucher l ensemble des types d emploi et de viser une approche plus harmonisée. ATTENDU la responsabilité du Centre jeunesse de Québec Institut universitaire de mettre en place des modalités visant à structurer les activités d encadrement; ATTENDU QU une politique relative à l encadrement de la pratique professionnelle a été élaborée en 1998; ATTENDU QUE la dernière démarche d agrément a démontré la nécessité de réviser cette politique pour répondre aux besoins actuels; ATTENDU QUE l actualisation de cette politique se base sur une approche plus globale couvrant l ensemble des activités d encadrement de l organisation; ATTENDU QUE la politique vise notamment à développer une vision commune des activités d encadrement, définir le sens et les principes directeurs de l établissement à l égard des activités d encadrement et à assurer une cohérence sur la façon dont les activités d encadrement sont effectuées; ATTENDU la recommandation favorable du directeur général; Il est proposé par Mme Lucie Beaulieu, appuyée par Caroline Senécal et résolu

6 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/30 6 D ADOPTER la Politique sur les activités d encadrement POLITIQUE DE GESTION INTÉGRÉE DES RISQUES ATTENDU QUE le Conseil québécois d agrément a émis, au printemps 2012, une recommandation à l endroit du Centre jeunesse de Québec Institut universitaire concernant l implantation d un processus de gestion intégrée des risques (processus 26); ATTENDU QUE le Centre jeunesse de Québec Institut universitaire veut développer une approche préventive et une vision globale des risques de l organisation; ATTENDU QUE pour ce faire, il a élaboré une politique de gestion intégrée des risques; ATTENDU QUE la politique détermine les objectifs visés, précise les définitions, établit les principes directeurs et fixe les rôles et responsabilités des directions concernées; ATTENDU l étude de la politique, en juin 2014, par le comité de gouvernance et d éthique qui en recommande l adoption; ATTENDU le dépôt de la Politique relative à la gestion intégrée des risques et les explications fournies par le directeur général; Il est proposé par M. Jacques Lévesque, appuyé par M. Martin-Guy Trépanier et résolu D ADOPTER la Politique de gestion intégrée des risques POLITIQUE SUR LE DROIT D AUTEUR Mme Lucette Beaumont, adjointe à la Direction des services professionnels et des affaires universitaires, rappelle l objectif de la politique précitée, soit d encadrer le droit d auteur et de respecter le droit d auteur des tiers. Ce document prend en compte la situation particulière de chercheurs, étudiants, etc. Le directeur général complète en expliquant l avantage de se moderniser et d être plus vigilant en ce qui a trait au droit d auteur, un univers de plus en plus présent dans l organisation. ATTENDU l existence au Centre jeunesse de Québec Institut universitaire d une norme de gestion no «Norme protection des documents produits au CJQ-IU» datant de 2001 et mise à jour en mai 2004; ATTENDU la volonté de l établissement d encadrer le droit d auteur de toute œuvre réalisée dans le cadre de sa mission par lui-même ou en partenariat et respecter le droit d auteur des tiers; ATTENDU la nécessité de déterminer des règles relatives à la gestion du droit d auteur et à la valorisation des œuvres réalisées au Centre jeunesse de Québec Institut universitaire; ATTENDU la nécessité de déterminer des règles relatives à l utilisation d œuvres réalisées par des tiers pour lesquelles l établissement n est pas titulaire des droits; ATTENDU le dépôt de la Politique sur le droit d auteur et les explications fournies par le directeur général; Il est proposé par Mme Lucie Beaulieu, appuyée par Mme Caroline Senécal et résolu D ADOPTER la Politique sur le droit d auteur.

7 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/ DÉCLARATION D ENGAGEMENT DU CENTRE JEUNESSE DE QUÉBEC INSTITUT UNIVERSITAIRE ENVERS ALLIANCE SANTÉ QUÉBEC Les administrateurs ayant eu le bénéfice d explications fournies par le directeur général en séance plénière, ils disposent du projet de résolution comme suit : ATTENDU QUE l Alliance santé Québec (l «Alliance») rassemble des acteurs-clés du domaine de la santé et des services sociaux de la grande région de Québec; ATTENDU QUE ceux-ci aspirent à être reconnus à l échelle internationale comme des chefs de file pour accueillir, développer et soutenir la recherche et l innovation au bénéfice de l ensemble des citoyens; ATTENDU QUE les membres signataires de l Alliance sont soucieux de contribuer pleinement au développement sociosanitaire et économique de la région de Québec; ATTENDU QUE les membres signataires de l Alliance aspirent à créer une nouvelle dynamique régionale dans laquelle les partenaires miseront sur les atouts régionaux comme leviers de croissance et adopteront des façons originales et audacieuses de soutenir la recherche et l innovation; ATTENDU la volonté du Centre jeunesse de Québec Institut universitaire de promouvoir les valeurs, la mission et les objectifs de l Alliance au sein de son organisation et de la région; ATTENDU la nécessité d autoriser le Centre jeunesse de Québec Institut universitaire à signer la Déclaration d engagement d Alliance santé Québec; ATTENDU la recommandation favorable du directeur général; Il est proposé par M. Bernard Ladrie, appuyé par Mme Caroline Senécal et résolu D AUTORISER le directeur général à signer la Déclaration d engagement d Alliance santé Québec DÉCLARATION DE NON-CONFLIT D INTÉRÊTS Conformément aux prescriptions légales, le président annonce le dépôt, par le directeur général, d une déclaration obligatoire concernant l absence d éventuels conflits d intérêts, et le président s en déclare satisfait FONDATION DU CENTRE JEUNESSE DE QUÉBEC Mme Diane Plourde fait part des principaux dossiers en cours à la Fondation : Cocktail dînatoire L événement aura lieu le 19 novembre à 19 h au Mont d Youville CORRESPONDANCE Le directeur général, M. Jacques Laforest, a officiellement signifié son intérêt à poursuivre son engagement comme directeur général du Centre jeunesse de Québec Institut universitaire pour un troisième mandat de quatre ans. Le président, M. Simon Lemay, souligne que le délai d avis au conseil d administration est respecté et que le conseil répondra à cet avis dans les délais requis AFFAIRES DIVERSES Les administrateurs sont informés que le Rapport annuel de gestion de l établissement est disponible depuis juin sur le site web de l organisation. Ce

8 Conseil d administration Centre jeunesse de Québec Institut universitaire 2014/09/30 8 document leur a aussi été rendu disponible pour consultation préalablement à cette séance DEUXIÈME PÉRIODE DE QUESTIONS Aucune question n est soulevée par le public PROCHAINE RÉUNION La prochaine séance est fixée au 4 novembre 2014, au Mont d Youville, 2915, avenue du Bourg Royal, Québec LEVÉE DE LA SÉANCE L ordre du jour étant épuisé, sur proposition de M. Philippe Tremblay, appuyée par M. Daniel Rodrigue, la séance est levée à 20 h 25. Jacques Laforest Secrétaire Simon Lemay Président Ce 2014 Ce 2014 Rédigé par Linda Vien Le 1 er octobre 2014

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