Blainvifie. inspirante POLITIQUE INTERNE CONCERNANT LES CADEAUX ET LES BÉNÉFICES

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1 Blnvifie inspirane POLITIQUE INTERNE CONCERNANT LES CADEAUX ET LES BÉNÉFICES Mars 2013

2 POLITIQUE INTERNE CONCERNANT LES CADEAUX ET LES BÉNÉFICES Sommre OBJECTIF DE LA POLITIQUE CADRE LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE 1. DÉFINITIONS Employé 1.2.., Parenre z 1.4. Cadeau, avanage, bénéfice , Cadeau d affres z Cadeau privé z Marque d hospialié 2 Paren 3 PrIx de présence 3 Gn de irage 3 Dinar d affres 3 2. ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS La Ville s engage à 2.3. L employé s engage à 2.4. L élu s engage à 2.5. Le supérieur immédia s engage à 2.6. Le parenre doi PRINCIPES GÉNÉRAUX ET MESURES D APPLICATION 4 4. EXCLUSIONS 5. ENTRÉ EN VIGUEUR 5 Poliique inerne concernan les cadeaux elles bénéfices Ville de Blnviie mars 2013

3 OBJECTIF DE LA POLITIQUE La présene poliique a pour objefs prinpaux de: - Définir la noion de cadeau accepable e de marque d hospialié; Garanir l inégrié dans les prises de désions au sein de la munipalié; S assurer de l imparialié e de la neuralié des employés e des élus; Comprendre quel cadeau peu êre accepé ou doi êre refusé; Connaîre les démarches pour inscrire la récepion d un cadeau aù regisre; s Encadrer le remen d un cadeau qui ne peu êre conservé. CADRE LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE La présene poliique s appuie noammen sur: - La Loi sur l éhique e la déonologie en mère munipale; - Le Code d éhique e de déonologie des employés de la Ville de Blnville; Le Code d éhique e de déonologie des élus de la Ville de Blnville. Elle complèe ces deux (2) codes pour ous les aspecs e élémens sur lesquels ils son mues ou incomples. En cas de discordance enre une disposiion de l un de ces codes e une disposiion de la présene poliique, la disposiion la plus sévère e asreignane pour l employé ou l élu a préséance sur l aure. 1. DÉFINITIONS 1.1. Employé 1.2. Élu Toue personne qui possède un lien d emploi avec la munipalié de Blnville Tou membre du Conseil de la Ville de Blnville Parenre Toue personne morale ou physique qui a réellemen ou poeniellemen des inérês d affres avec la Ville. Cela comprend les fournisseurs, les conracans, les promoeurs e les parenres de la ville, passés, acuels ou évenuels, nsi que leurs employés, adminisraeurs, aonnres e représenans Cadeau, avanape, bénéfice Toue rémunéron, somme d argen ou réribuion reçue Tou profi réalisé sur une opéron finanère ou commerale, ou lors d une avié à bu lucrf Tou service ou ou bien ou usage d un bien ou d argen, s il es fourni sans considéron ou à un prix inférieur à sa valeur commerale Tou aricle de valeur accepé en échange d une relon professionnelle ou commerale Tou cadeau, don, faveur, prê, service, commission, admission grauie ou prix rédui à des 1.5. Cadeau d affres évènemens de oue naure que ce soi, nsi que ou bénéfice découlan d un cadeau, même s il es le frui du hasard. 1,5,1. Cadeau promoionnel de peu de valeur, poran habiuellemen l idenificon du parenre e 1.6. Cadeau privé disribué par ce dernier dans le bu de promouvoir ses affres en se rerouvan présen dans le quoidien de celui qui le reçoi. Signifie égalemen le cadeau promoionnel don la valeur peu êre plus imporane, quoique rsonnable dans les rconsances, e qui f l obje d une disribuion sysémque à ous les paripans d une même avié, qui, elle-même ne consiue ni un cadeau, ni une marque d hospialié au sens de la présene poliique Cadeau, bénéfice ou avanage, de naure sricemen privée, reçu dans le cours normal de la vie, 1.7. Marque d hospialié qui ne provien pas d un parenre ou don les rconsances de la récepion permeen rsonnablemen à celui qui le reçoi d un parenre de croire que ce cadeau, bénéfice ou avanage ne lui a pas éé remis en rson de son emploi à la Ville ou de son ire d élu Gese de reconnssance e de sympahie qui relève de la bienséance, de la couroisie, du proocole ou de l hospialié. Polique inerne concernan les cadeaux e les bénéfices Ville de Blnville mars

4 1.8. Paren Toue personne apparenée à un employé ou un élu par les liens du mariage, dune union de f, de la filion ou de l adopion ou qui lui es liée par oue aure relon qui peu lsser croire que ce employé ou ce élu pourr reirer un avanage du cadeau, aure qu un cadeau privé, f à cee personne Prix de présence Tou cadeau, avanage ou bénéfice gagné à la suie d un irage au sor enu parmi les paripans à Gn de irage une avé à laquelle l employé ou l élu paripe à ce ire e qui n es pas un gn de irage au sens de la présene poliique Tou cadeau, avanage ou bénéfice gagné à a suie d un irage au sor parmi des paripans Dîner d affres s éan procuré, à leurs frs, un ou des billes de paripon, enu lors d une avié à laquelle l employé ou l élu paripe à ce ire, lorsque cee avié ne consiue ni un cadeau ni une marque d hosplalié au sens de la présene poliique Repas pris en compagnie d un ou de plusieurs parenres, quelles que soien les cfconsances de ce repas, sauf les cas où il peu ére considéré comme éan une marque d hospialié conformémen à la présene poliique. 2. ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS 2.1. Cee poliique s applique à l ensemble des employés e des élus de la Ville La Ville s engage à: Assurer le respec de la présene poliique par la mise en place de mesures permean aux personnes visées de s y conformer Régler les pmblèmes lorsqu ils surviennen, d une manière respecueuse e en accord avec les valeurs de la Ville e les mesures menionnées dans les codes d éhique e de déonologie des employés e des élus de la munipalié L employé s engage à: Respecer les valeurs liées à son emploi dans le seceur public, en veillan à ce que ses inérês personnels ne poren aucun préjudice à la Ville. 2,3.2. Refuser ou cadeau ou avanage qui pourr compromere son inégrié ou son indépendance de jugemen Déclarer, conformémen à la présene poliique, ou aure cadeau ou avanage reçu, le cas échéan L élu s engage à: Respecer les valeurs liées à l exerce de sa charge, en veillan à ce que ses inérês personnels ne poren aucun préjudice à la Ville Refuser un cadeau qui pourr compromere son inégrié ou son indépendance de jugemen Déclarer, conformémen au Code d éhique e de déonologie des élus de la Ville de Blnville, ou cadeau ou avanage reçu, le cas échéan. 2,5. Le supérieur immédia s engage à: Dénoncer ou manquemen à la présene poliique don il a connssance, conformémen à la 2.6. Le parenre doi: poliique inerne de gesion des conflis d inérês. 2,6.1. Respecer les ermes de la présene poliique, la poliique de gesion conracuelle en vigueur à la Ville e les valeurs de la Ville menionnées dans les codes d éhique e de déonologie des employés e des élus de la munipalié Limier au cadeau d affres, à la marque d hospialié, au prix de présence e au gn de irage, els que sricemen définis aux aricles 1.5, 1.6, 1.9 e 1.10, ou cadeau ou avanage desiné â un employé ou un élu. Polique inerne concernan les cadeaux e les bénéfices Ville de Blnville mars

5 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX ET MESURES D APPLICATION 3.1, Il es inerdi à ou employé ou élu d acceper ou don, oue marque d hospialié ou ou aure avanage, quelle que soi sa valeur, qui peu influencer son indépendance de jugemen dans l exerce de ses fonons ou qui risque de compromere son inégrié Toue aure marque d hospialié peu êre accepée par un employé ou un élu dans la mesure où sa valeur es rsonnable dans les rconsances e dans la mesure où elle consiue un accessoire à une avié qui, elle-même, ne consiue ni un cadeau, ni une marque d hospialié au sens de la présene poliique. La règle éablie au présen aricle 3.2 s applique, malgré la resrion qu elle sipule, à la paripon sans frs par un employé ou un élu à une avié d un organisme reconnu par la Ville en veru de sa Poliique de souien aux organismes e à oue marque d hospialié reçue lors de ce événemen Les cadeaux d affres, les cadeaux privés e les gns de irage, els que sricemen définis aux aricles 1,5, 1,6 e 1.10, peuven êre accepés e conservés par celui qui les a reçus, quelle que soi leur valeur Un prix de présence, el que sricemen défini à l aricle 1.9, peu êre accepé par l employé ou l élu qui le gagne. Il doi cependan le remere à la direon générale de la Ville e le déclarer, le cas échéan, conformémen aux aricles 3.8 e L employé ou l élu acquie lui-même le coû de ou dîner d affres, Il ne peu sous aucune considéron acceper que ce coû soi pris en charge par un parenre ou oue aure personne À l excepion des marques d hospialié, cadeaux d affres, cadeaux privés, prix de présence e gns de irage, el que sricemen définis à la présene poliique, il es inerdi à un employé ou à un élu d acceper ou aure cadeau, avanage ou bénéfice qui lui es desiné, quelle que soi sa valeur, ces cadeau, avanage e bénéfice éan présumés lui êre consenis en rson de son ire, dans le bu d influencer son indépendance de jugemen dans l exerce de ses fonons ou de compromere son inégrié L employé ou l élu qui reçoi un cadeau, avanage ou bénéfice qu il ne peu acceper en veru de la présene poliique doi le remere el que reçu à la direon générale de la Ville. Si en rson de la naure de ce cadeau, celui- ne peu êre remis el que reçu, alors l employé ou l élu doi en remere la valeur en argerr à la direon générale Tou cadeau, avanage ou bénéfice reçu par un élu, à l excepion d un cadeau privé, don la valeur excède VINGT-CINQ DOLLARS (25 $), doi fre l obje d une déclaron écrie par ce élu auprès du greffier conformémen à l aricle 13 du Code d éhique e de déonologie des élus de la Ville de Blnville. Le regisre de ces déclarons, enu par le greffier, es disponible sur le sie WEB de la Ville e mis à jour chaque fois qu il reçoi une elle déclaron Tou cadeau, avanage ou bénéfice, à l excepion des marques d hospialié, des cadeaux privés e des gns de irage, reçu par un employé, e don la valeur excède VINGT-CINQ DOLLARS (25 $), doi fre l obje d une déclaron écrie par ce employé auprès du greffier dans les rene (30) jours de sa récepion. Le greffier en informe le direceur général e le direceur du service don relève l employé en leur ransmean une copie de cee déclaron. Le formulre de déclaron es disponible sur l INTRANET de la Ville. Le greffier ien un regisre de ces déclarons qu il rend disponible sur le sie WEB de la Ville e don il assure la mise à jour chaque fois qu il reçoi une nouvelle déclaron. Ce regisre conien les mêmes informons que celui qui conien les déclarons fes par les élus aux mêmes fins. Tou cadeau, avanage ou bénéfice reçu à la Ville sans desinare idenifié es répué adressé au direceur général. C es ce dernier qui doi le déclarer au greffier. 3.10, La direon générale dispose des cadeaux qu elle reçoi e des cadeaux qui lui on éé remis conformémen à la présene poliique, de la manière suivane, à son choix le cas échéan: S il s agi d argen compan, la somme es versée au fonds d adminisron générale de la ville S il s agi d un obje ou d un bien: En le remean à un organisme communaure reconnu en veru de la Poliique de souien aux assoons alors en vigueur, accompagné d une noe explicve; En le reournan au donaeur d origine; En le remean au Comié inerne de la campagne Cenrde de la Ville de Blnville afin qu il fasse parie des prix qui seron remis, par irage au sor, aux employés e aux élus qui auron paripé par un don à cee campagne. Poiique inerne concernan es cadeaux e les bénéfices Ville de Blriville marn

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8 3.11. La direon générale avise sans dél par la suie le donaeur que par son cadeau offer à la Ville, un employé ou un élu, il a enfrein la présene poliique e l invie à s y conformer à l avenir. Elle l informe égalemen du remen donné à son cadeau e lui ransme un exemplre de la présene poliique La valeur d un cadeau, d un avanage ou d un bénéfice s éabli selon la valeur économique du bien ou du service reçu, par ou moyen accessible à l employé ou à l élu concerné. En cas d inceriude quan à la valeur prése, une valeur approximve es aribuée de elle façon que cernes disposiions de la présene poliique, par exemple les aricles 3.8 e 3.9, soien privilégiées e rouven applicon à la siuon concernée Pour éablir la valeur d un cadeau ou d un avanage reçu aux fins d applicon de la présene poliique, il fau prendre en compe l ensemble des cadeaux e des avanages reçus par une même personne lors d un même événemen ou à la même occasion. Cee régie ne vau que pour des événemens ou des occasions isolés. S il es possible d éablir un élémen de récurrence dans la récepion de cadeaux reçus par un même employé ou un même élu e provenan de la même personne ou de personnes ayan des liens d inérês enre elles, alors la valeur des cadeaux reçus doi êre déerminée dès qu elle a un effe sur l applicon de l une ou l aure des clauses de la présene poliique Tou cadeau, avanage ou bénéfice visé par la présene poliique, reçu par un paren d un employé ou d un élu, à la connssance de ce dernier, doi fre l obje, le cas échéan, de la remise prévue à l aricle 3.7 e de la déclaron prévue aux aricles 3.8 e 3.9, comme s il av éé reçu par l employé ou l élu. 4. EXCLUSIONS 4.1. La présene poliique ne s applique pas à un cadeau remis à un employé par la Ville, ni à un obje promoionnel remis par la Ville à un employé ou un élu, ni à la paripon sans frs d un employé ou d un élu à une avié organisée par la Ville. 4.2, La présene poliique ne s applique pas égalemen à un cadeau de moins de VlNGTClNQ DOLLARS (25 $) reçu par un employé ou un groupe d employés de la par d un oyen en reconnssance d appréon du service rendu par ce employé ou ce groupe d employés dans le cadre d une preson de service qui n implique ni l exerce d une discréion, ni l ocroi d un permis ou d une auorison La présene poliique ne s applique pas à ou genre d escompe, de rabs ou de arifs réduis offers à l ensemble des employés e des élus, considérés comme un seul groupe, ou à un groupe pariculier d employés lorsqu il n exise pas d apparence de confli d inérês enre l offran e ce groupe d employés La présene poliique ne s applique pas au cadeau, avanage ou bénéfice offer à un employé ou un élu avan l enrée en vigueur de la présene poliique, sauf si le cadeau consise en la paripon sans frs à un événemen quelconque qui doi se enir à une dae posérieure à son enrée en vigueur. 5. ENTRÈE EN VIGUEUR 5.1, La présene poliique enre en vigueur à la dae de son approbon par le conseil munipal. Poliique adopée par le conseil le ( (4 QZ S,5QJ.3 FRANÇOI ANTIN maire CLAUDE BERTRÂND, greffier Poliique inerne concernan les cadeaux e les bénéfices Ville de Bfnville mars

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