Archivage des dossiers des étudiants HEP

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1 Haute école pédagogique Direction de l administration Avenue de Cour 33 CH 1014 Lausanne Procédure interne Archivage des dossiers des étudiants HEP Procédure N PR-0062 Version : 1 Date de validation : 3 mars 2014 Auteur(e) : Aurélie Cardinaux, documentaliste-archiviste (Direction de l administration) Responsabilité : Sonia Huamani Tello, coordinatrice (Service Académique)

2 17 mars 2014 p. 2/13 Procédure interne à la HEP Vaud décrivant les tâches permettant le traitement, le classement et la conservation des dossiers des étudiants par le Service Académique. Archivage en 8 étapes : Etape 1 : Planification du travail... 3 Etape 2 : Tri et épuration des dossiers... 4 Etape 3 : Conditionnement... 4 Etape 4 : Description de l unité et création des étiquettes... 4 Etape 5 : Impression des étiquettes... 5 Etape 6 : Conception d un inventaire... 5 Etape 7 : Transfert aux archives... 6 Etape 8 : Consultation ou sortie définitive d archives... 7 Annexe 1 : Description dossiers des diplômés... 8 Annexe 2 : Description dossiers exmatriculés... 9 Annexe 3 : Description dossiers refusés à l admission Annexe 4 : Exemples de référence : l année

3 17 mars 2014 p. 3/13 Etape 1 : Planification du travail Les dossiers des étudiants sont répartis selon 3 types : 1. Les étudiants refusés à l admission 2. Les étudiants diplômés 3. Les étudiants exmatriculés (étudiants en échecs ou ayant abandonné) Chaque type de dossier est traité selon des critères différents par des personnes différentes et à des moments différents dans l année. Critères Refusés Diplômés Exmatriculés Crédits : Aucun Complet Partiel Cote : Délai de 10 ans 40 ans 40 ans Conservation : Début de Conservation : 1 année après la décision de refus L année du diplôme Tout les 2 à 3 ans Remarques : Responsabilités et délais Formations de base : chaque assistante de filière effectue l archivage de ses diplômés durant le semestre de printemps qui suit la remise des diplômes (généralement en novembre). Les exmatriculés sont archivés au même moment. Formations postgrades : les assistantes de la filière effectuent l archivage en été. Admissions : les assistantes effectuent l archivage principalement en juin et juillet. Economat L année en cours reste dans les dossiers suspendus Vérifier l économat disponible au Service académique (SAcad) et faire les commandes nécessaires en passant par l Unité Infrastructure (reprographie). Matériel disponible pour les dossiers à longue durée de conservation (40 ans) : Boîtes d archives pour la conservation longue durée (KRAUSE AG, CH-8492 Wila) Estimation d environ 40 boîtes par année Chemises A4 / 3 rabats / fenêtre 150x100 mm (OEKOPACK, CH-3700 Spiez) Estimation d environ 800 chemises par année Papier étiquette (OEKOPACK, CH-3700 Spiez) Dossier par filière Liste par ordre alphabétique Liste par ordre alphabétique et par année Toutes filières confondues

4 17 mars 2014 p. 4/13 Chemise de séparation (CADEV) Pour les dossiers des étudiants refusés qui ne demandent pas une conservation longue durée (10 ans) la description et les références du matériel sont disponibles dans le document «Recommandation pour la gestion des archives» sur l Extranet : Etape 2 : Tri et épuration des dossiers Afin d assurer une meilleure conservation, les dossiers doivent être triés, cela consiste en : l élimination des chemises en plastique, ruban adhésif, post-it, élastiques, agrafes, trombones et autres objets métalliques ; le tri des «papiers de corbeille» (document sans valeur administrative décrit dans le document «Recommandation pour la gestion des archives», chapitre 2.3 disponible sur l Extranet : Portail collaborateur > HEP Pratique > Archives). L épuration consiste en l élimination des documents plus utiles et non conservés. Elle est effectuée selon la liste établie par le SAcad en 2011, validée en 2014 et se trouvant sur l Extranet : Etape 3 : Conditionnement Opération destinée à protéger matériellement des documents d archives à l aide de chemise, de sous-chemise, de boîtes, de papier d empaquetage, de sangle, de tubes, de pochettes, etc. Lors de cette étape, faire attention à : Conserver le système de classement (l ordre originel) au moyen d intercalaires ou de trombones en plastiques ; Reporter au crayon le titre du contenu sur l unité matérielle ; Eviter de trop remplir les boîtes. Etape 4 : Description de l unité et création des étiquettes Opération destinée à décrire intellectuellement et matériellement les documents d archives en les intégrant dans un fichier (Gestion des dossiers) et à l aide d une étiquette accolée sur la boîte. Cette étape permet de donner une identification exacte et unique du dossier, d expliquer le contexte d origine du contenu et aide à l exploitation administrative ou historique des informations conservées. La description et la création des étiquettes se fait à l aide du fichier FileMaker Pro Gestion des dossiers.

5 17 mars 2014 p. 5/13 Les champs obligatoires du ficher pour chaque type de dossier d étudiant sont indiqués dans les annexes de ce document. En cas de doute, prendre exemple sur les boîtes des années précédentes (pour autant qu elles aient été corrigées). Les indications concernant l utilisation du fichier se trouvent dans le Guide de l utilisateur sur l Extranet : En cas de problème ou de questions, s adresser au répondant des archives. Etape 5 : Impression des étiquettes Se référer au Guide de l utilisateur, chapitre 2.3 ou s adresser au répondant des archives de la HEP. Pour les étiquettes autocollantes CADEV utiliser une imprimante compatible avec ce format ou utiliser l impression sur feuille A4, découper ensuite au massicot et encoller manuellement sur la boîte (colle blanche). Etape 6 : Conception d un inventaire L inventaire est l exportation de la base de donnée IS-Académia d une liste des dossiers des étudiants diplômés par ordre alphabétique. Les en-têtes de colonne doivent présenter les informations suivantes : En-tête de colonne pour les dossiers des étudiants diplômés Nom / Prénom / N P / Programme de formation / titre obtenu / N boîte d archive / Année d exmatriculation / Date de sortie 1 En-tête de colonne pour les dossiers des étudiants exmatriculés Nom / Prénom / N P / Programme de formation / Statut : échec ou abandon / N boîte d archive / Année d exmatriculation / Date de sortie En-tête de colonne pour les dossiers des candidats refusés à l admission Nom / Prénom / Programme de formation / N boîte d archive / Date de sortie 1 Cette colonne est remplie manuellement par le répondant aux archives lorsqu un dossier est sorti du fonds pour être réintroduit dans le circuit des admissions.

6 17 mars 2014 p. 6/13 L inventaire est imprimé en 2 exemplaires papier : 1 exemplaire dans la première boîte de la volée ; 1 exemplaire classé dans le dossier des Inventaires dans le bureau du répondant des archives. L exemplaire numérique est classé dans le dossier numérique Inventaire sur le serveur chez le répondant des archives, il est également disponible sur l Extranet : Etape 7 : Transfert aux archives Demande de transfert Les boîtes sont conservées durant 2 ans à proximité des secrétariats. Lorsqu il faut préparer le transfert des anciennes volées dans le local d archives intermédiaires à B21, il faut : Répertorier l ensemble des boîtes qui doivent être déménagées aux archives (à l aide du fichier FileMaker Pro Gestion des dossiers : a. Avec une recherche simple ou avancée ; Chapitre 3 du Guide de l utilisateur, disponible sur l Extranet : b. Imprimer l inventaire général (configuration de l impression en A4 paysage, échelle à 60%) ; Remplir et envoyé le formulaire de transfert (disponible sur l Extranet) avec l inventaire en annexe au répondant des archives de la HEP. Pour plus d information, se reporter au chapitre 2.9 de la Recommandation pour la gestion des archives : Corrections sur les boîtes Le répondant au archives de la HEP valide le transfert et informe sur le lieu de stockage des boîtes ; Modifier à la main le lieu de stockage sur les boîtes avant leur transfert. Corrections du référencement dans la base de données : La base de données doit rester la principale source d information, lors du transfert, il est important de contrôler les informations qu elle contient et de mettre à jour les éventuelles modifications : Corriger dans la base le lieu de stockage (local B21-XXX, rangée X)

7 17 mars 2014 p. 7/13 Etape 8 : Consultation ou sortie définitive d archives Chaque étudiant a un seul dossier à son nom. Lorsqu un dossier est sorti pour consultation, une demande (à l aide du formulaire de consultation) est envoyée au répondant aux archives, un fantôme est inséré dans la boîte le temps de la consultation. Lorsqu un étudiant revient quelques années plus tard pour une autre formation, son dossier est sorti définitivement des archives par le répondant aux archives. Dans ce cas la mention sortie définitive est mentionnée par le SAcad sur le formulaire de consultation, un fantôme de sortie définitive est inséré dans la boîte et l inventaire est modifié en conséquence par le répondant aux archives de la HEP. Inséré à nouveau dans le circuit des admissions, le dossier sera classé à la suite de sa seconde formation.

8 17 mars 2014 p. 8/13 Annexe 1 : Description dossiers des diplômés Les champs nécessaires à la description sont (par zone de couleur) : Zone bleue : Cote : « » Zone verte : Confidentiel : 2 Bâtiment : «C33» Service : «SACAD» Exemplaire: «Exemplaire principal» Zone violette : Date de fermeture : «31.07.N» (fin d année académique) Début de conservation : «01.08.N» (début de l année académique suivante) Durée de conservation : «40 ans» Sort final : «Elimination» Statut : «Déposé aux archives HEP» Local/zone d'archive : «C33-417» (bureau où sont conservés les dossiers) Zone jaune : Format du dossier : «12.5 cm (boîte d'archives)» Inscription sur l étiquette : Ligne 1 : «la filière» (sélectionner : AA), Ligne 2 : «le type de dossier», ligne 3 : «l année» et ligne 4 : «l ordre alphabétique» Filières Diplômés 2011 (A E) Vérifier l étiquette : «Aperçu étiquette selon format» La première boîte de la série contient une liste d inventaire de la volée, celle-ci doit être mentionnée sur l étiquette, comme dans l exemple ci-dessous : Filières Diplômés 2011 (A E) + liste d inventaire 2 Les dossiers des étudiants ne sont pas traités comme des archives confidentielles, sauf à l exception de dossiers déclarés comme sensibles.

9 17 mars 2014 p. 9/13 Annexe 2 : Description dossiers exmatriculés Les champs nécessaires au référencement sont (par zone de couleur) : Zone bleue : Cote : « » Zone verte : Confidentiel : Bâtiment : «C33» Service : «SACAD» Exemplaire: «Exemplaire principal» Zone violette : L archivage se fait sur un cycle de deux ou trois ans : Date d ouverture : «31.07.N» (fin d année académique de la première année) Date de fermeture : «31.07.N+1 (ou N+2)» (fin d année académ. de la 2e ou 3e) Début de conserv. : «01.08.N+1 (ou N+2)» (début de l année académ. suivante) Exmatriculés : en 2012 et en 2013 en 2014, 2015 et 2016 Date d ouverture Date de fermeture Début de conservation Durée de conservation : «40 ans» Sort final : «Elimination» Statut : «Déposé aux archives HEP» Local/zone d'archive : «C33-417» (bureau où sont conservés les dossiers) Zone jaune : Format du dossier : «12.5 cm (boîte d'archives)» Inscription sur l étiquette : Ligne 1 : «la filière», ligne 2 : «le type de dossier», ligne 3 : «les années» et ligne 4 : «l ordre alphabétique» Filière Exmatriculés (A E) Vérifier l étiquette : «Aperçu étiquette selon format» La première boîte de la série contient une liste d inventaire de la volée, celle-ci doit être mentionnée sur l étiquette, comme dans l exemple ci-dessous : Filière Exmatriculés (A E) + liste d inventaire

10 17 mars 2014 p. 10/13 Annexe 3 : Description dossiers refusés à l admission Les champs nécessaires au référencement sont (par zone de couleur) : Zone bleue : Cote : « » Zone verte : Confidentiel : Bâtiment : «C33» Service : «SACAD» Exemplaire: «Exemplaire principal» Zone violette : Les dossiers sont archivés une année après la décision de refus : Date de fermeture : «31.07.N+1» (fin d année académique suivante) Début de conservation : «01.08.N+1» (début de l année académique suivante) Refusés : en 2012 en 2013 Date de fermeture Début de conservation Durée de conservation : «10 ans» Sort final : «Elimination» Statut : «Déposé aux archives HEP» Local/zone d'archive : «C33-417» (bureau où sont conservés les dossiers) Zone jaune : Format du dossier : «12.5 cm (boîte d'archives)» Inscription sur l étiquette : Ligne 1 : «le type de dossier», ligne 2 : «les années» et ligne 3 : «l ordre alphabétique» Refusés à l admission 2012 (A E) Vérifier l étiquette : «Aperçu étiquette selon format» La première boîte de la série contient une liste d inventaire de la volée, celle-ci doit être mentionnée sur l étiquette, comme dans l exemple ci-dessous : Refusés à l admission 2012 (A E) + liste d inventaire

11 17 mars 2014 p. 11/13 Annexe 4 : Exemples de référence : 2011 Etudiants diplômés :

12 17 mars 2014 p. 12/13 Etudiants exmatriculés :

13 17 mars 2014 p. 13/13 Etudiants refusés à l admission :

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