COMMUNICATION- MANAGEMENT

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1 Service Navigation de la Seine Secrétariat Général Pôle Personnel formation continue COMMUNICATION- MANAGEMENT années cahier des charges bureau de la formation & des concours

2 Présentation du service La Direction Inter-régionale du Bassin de la Seine (DIRBS) est une des directions «voies navigables» de l'établissement public Voies Navigables de France (VNF) crée en La DIRBS est situé sur le bassin de la Seine (Seine, Oise, Yonne et Marne) et est réparti sur 5 régions et 17 départements. La DIRBS comprend 4 arrondissements territoriaux et 5 arrondissements fonctionnels. Les arrondissements territoriaux sont répartis comme suit : ASA : Arrondissement Seine Amont (Paris à Sens) ABS : arrondissement des boucles de la Seine (Paris à Poses-Amfreville) API : Arrondissement Picardie (Compiègne à Saint-Quentin) ACH : Arrondissement Champagne (Reims à Châlons-en-Champagne) Les arrondissements fonctionnels gèrent des activités : SEE : Service eau, environnement (contrôle de la qualité de l'eau,etc) SST : Service sécurité des transports (permis fluviaux, contrôle des bateaux, etc) TVE : Techniques de la voie d'eau (travaux sur écluses et barrages) SDAD : Service des affaires domaniales SGVE : Service de gestion de la voie d'eau (met en place la politique d'exploitation du service) Le personnel comprend environ 1200 agents (administratifs, techniques et exploitation). Dans ses missions, la DIRBS exploite et entretien, un réseau de 1427 km de voies navigables constitué de canaux et rivières canalisés de différents gabarits sur lequel circulent des bateaux de toutes dimensions, des petits navires de croisière jusqu'aux grands convois de marchandises, dont la capacité peut atteindre 5000 tonnes. En régulant le cours des rivières, la DIRBS joue un rôle important dans l'approvisionnement en eau de l'agriculture ainsi que des centrales électriques et autres industries consommatrices d'eau qui bordent le fleuve. Il contribue également à l'alimentation des populations en eau potable (Seine, Marne et Oise) et assure la protection des zones submersibles en participant à l'élaboration des plans de prévention des risques naturels et des inondations, ainsi que des plans de secours. La DIRBS surveille la qualité de l'eau des rivières, contrôle les rejets et lutte contre les pollutions qui peuvent s'y produire. Ses barrages permettent une meilleure oxygénation de l'eau et une auto-épuration de la rivière favorables au développement de la faune et de la flore aquatiques. La DIRBS assure le contrôle technique, le jaugeage et l'immatriculation des bateaux. Elle délivre les permis de naviguer et les certificats de capacité. Elle est également chargé de la police de la navigation. Enfin, la gestion et le maintien des niveaux d'eau dans certaines parties des cours d'eau gérés par la DIRBS, favorise le développement de multiples activités de loisirs : tourisme fluvial, canoë, voile, etc.

3 Contexte Les métiers de la DIRBS (de l'agent d'exploitation à l'ingénieur) nécessitent des qualités en relations humaines du fait de l'organisation du travail dans le service. En effet, les unités sont structurées de manière hiérarchisée. Sur le terrain (dans les arrondissements et subdivisions territoriales), la configuration se présente de cette manière : chef d'unité adjoint au chef d'unité chef de bureau adjoint au chef de bureau contrôleur chef d'équipe agent d'exploitation Dans les bureaux, le personnel administratif et technique s'organise de la manière suivante : chef d'unité adjoint au chef d'unité chef de bureau adjoint au chef de bureau assistants et secrétaires De plus, des contacts avec les usagers de la voie d'eau sont très réguliers (mariniers, particuliers venant passer leur permis plaisance, etc). Les difficultés rencontrées entre les protagonistes se présentent de la manière suivante : chef/subordonné subordonné/chef collègue/collègue agent/usager de la voie d'eau Il est important de noter qu'il y a un turn-over régulier dans le service au niveau des techniciens et ingénieurs, qui ont souvent des postes d'encadrement du personnel. Par ailleurs, les agents de la DIRBS doivent également gérer le quotidien dans leur travail (missions à accomplir, la planification des tâches, etc) et s'adapter aux évolutions de leurs métiers (par exemple, les chefs d'équipe ont pour fonction l'encadrement des agents d'exploitation, depuis 2004). C'est pourquoi, le BFC engage cette procédure de MAPA d'une durée de 1 an, reconductible 2 fois. Compétences à acquérir : Cible animer et diriger une équipe de collaborateurs aux profils variés coordonner et déléguer les tâches à accomplir au quotidien gérer son stress en fonction des situations travailler dans un contexte d'évolution des missions piloter et animer un projet Tout encadrant du service + tout agent du service pour les modules «Les principes de la communication» et «Relations avec les usagers».

4 Les stages à programmer et les éléments attendus sont les suivants : I - les principes de la communication objectifs : maitriser les grands principes de la communication et identifier les comportements humains dans le milieu professionnel définition de la communication les attitudes verbales et non verbales la communication dans le milieu professionnel l'assertivité II - la relation avec les usagers de la voie d'eau objectif : savoir réagir en fonction des situations rencontrées, qu'elles soient conflictuelles ou non l'image du service public face aux usagers la relation à l'usager dans un contexte ordinaire le processus d'agressivité les conflits (mauvaise compréhension de l'information, mauvaise foi, etc) la gestion des conflits et de l'agressivité l'assertivité et la conduite professionnelle face à une situation déstabilisante le compte-rendu à faire au supérieur hiérarchique III - management de proximité (à réaliser en binôme avec un encadrant de la DIRBS) objectifs : savoir se positionner dans une équipe, identifier les différents types de management, différencier l'approche comportementale des hommes et des femmes dans le contexte professionnel (rapports hiérarchiques) 1) management des chefs d'équipe 1. l'organisation du SNS 2. les relations hiérarchiques dans un service 3. les différents types de management 4. la délégation 5. le rôle de l'entretien professionnel 2) management des contrôleurs 1. l'organisation du SNS 2. les relations hiérarchiques dans un service 3. les différents types de management 4. la délégation 5. le rôle de l'entretien professionnel IV - l'animation d'une équipe au quotidien objectifs : savoir se positionner dans une équipe, identifier les différents types de management, différencier l'approche comportementale des hommes et des femmes dans le contexte professionnel (rapports hiérarchiques) le rôle de l'encadrant (dans une unité, dans un service, l'apport de compétences) les différents types de management les situations conflictuelles comment prévenir les conflits comment les résoudre la délégation le rôle de l'entretien professionnel V - l'entretien professionnel objectifs : faire le bilan sur l'année passée et préparer l'année à venir la réforme de la formation tout au long de la vie objectifs et enjeux de l'entretien professionnel préparer l'entretien professionnel conduire l'entretien professionnel VI - l'animation de réunion objectifs : aider à mettre à l'aise les personnes ayant à organiser et conduire des réunions l'utilité de la réunion (pour une équipe, une unité, un service) différences réunion/séminaire

5 la préparation de la réunion l'ordre du jour (le fixer et s'y tenir) canaliser les énergies clore la réunion VII - conduite de projet objectifs : identifier les interlocuteurs pertinents, mettre en place le projet en valorisant les compétences des collaborateurs et connaître les outils de planification le projet dans un service public la conception du projet les interlocuteurs pertinents la mise en place et la conduite du projet les outils (MS Project) VIII - piloter l'activité (d'une équipe, d'une unité, d'un service) avec des tableaux de bords objectif : gestion et suivi des activités d'une unité définition du pilotage d'activité définition du tableau de bord fixer des objectifs à court terme (1 mois, 3 mois, etc) manager en partie avec les tableaux de bord Durée Les sessions de formations indiquées le sont à titre indicatif, une année peut comporter plus ou moins de sessions, en fonction de la demande exprimée par les agents. Lieux les principes de la communication (durée : 1 jour) 1 session la relation avec les usagers de la voie d'eau (durée : 2 jours) 1 session management de proximité (durée : 2 jours, à réaliser en binôme avec un encadrant du SNS) 2 sessions (1 session Management des chefs d'équipe et 1 session Management des contrôleurs) l'animation d'une équipe au quotidien(durée : 2 jours) 1 session l'entretien professionnel (durée : 2 jours) 1 session l'animation de réunion (durée : 2 jours) 1 session conduite de projet (durée : jours) 1 session piloter l'activité par tableaux de bords (durée : 1 jour) 1 session Les stages auront principalement lieu dans nos locaux au 24 quai d'austerlitz (Paris 13ème), mais il est également possible qu'ils se tiennent dans les locaux de nos différentes subdivisions (Joinville, Compiègne ou Reims) Nombre de stagiaires 8 à 15 par session Modalités pédagogiques La formation laissera une grande place à l échange entre les stagiaires et les formateurs. De plus, la formation sera constituée, entre autre, d exercices de mise en pratique et impliquera une participation active des stagiaires. Les mises en situation pourront éventuellement être filmées pour avoir un meilleur impact sur les stagiaires. Un exemplaire de ce support sera remis au Bureau de la Formation. Nous pouvons mettre à disposition du formateur : - un ordinateur portable - un vidéo projecteur - un paper board - un combiné TV+magnéto

6 Evaluation de la formation L'intervenant doit formuler une procédure d'évaluation pédagogique des acquis de la formation (en présentiel et en différé). Dans la quinzaine suivant l'action, le prestataire adressera un compte-rendu pédagogique sur le déroulement de la formation. Coût de la formation Le prestataire inclura dans le coût global de la formation toutes les dépenses afférentes (réunion préparatoire, frais de déplacement, d'hébergement,...)