POWERGES. La Facturation

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1 La Facturation

2 1. Préparation et configuration générale du programme des FACTURES Avant toute chose, il est nécessaire de configurer l environnement que vous voudriez utiliser. Pour ce faire, il faut rentrer dans le menu du configurateur général des Factures/NC : Pour accéder au configurateur, vous devrez introduire votre clef superviseur : La clef superviseur vous a été fournie à l installation du programme POWERGES dans votre système. Elle permet de protéger les données pour tout ce qui concerne la configuration et les objets plus sensibles comme les manipulations particulières qui ne seront pas accessibles par tout le monde. Ce code peut être modifié le cas échéant. Attention de ne pas oublier ce code si vous le modifiez car vous compliqueriez l intervention des techniciens de RVC lors des dépannages ou lors de la télémaintenance. Numérotation automatique: cette zone est à cocher d office. Le décochage ne sera utile que lors du changement de numérotation (changement d année, par exemple) Devises et délais entre sauvegarde: EUR et 3 Min doivent rester indiqués Numérotation unique Fact / NC: à cocher si les NC et les factures se font dans un même journal (numérotation continue). Dans le cas contraire, l encodage se fera dans 2 écrans différents et les formats d édition porteront un nom différent. Attention, ce paramètre a dû être coché également à l installation de POWERGES (dans le configurateur général) par le responsable de l installation (RVC). Numéro première facture/ NC: Nécessaire avant l exécution du programme de changement d année. N de l onglet en ouverture du tarif: choix par défaut de l affichage de la recherche d article (1 pour le n de référence article, 2 pour une recherche préférentielle par libellé) Les autres options permettent de personnaliser l environnement de travail lors des encodages. Ce sont des options générales valables pour tous les utilisateurs. 2

3 2. Configuration des impressions (mise en page par catégories clients) Dans ce tableau, on pourra définir une ligne par catégorie de client. Et dans les colonnes correspondantes on indiquera le nom des formats à utiliser pour imprimer les factures (ou NC) concernant ces catégories. Ce nom peut être le même pour toutes les catégories, mais il peut être variable (en fonction de la langue du client par exemple). Demander à votre revendeur quels sont les formats disponibles pour votre configuration. Il vous faudra commander auprès de RVC les formats qui vous seront nécessaires. Bon à savoir: vous pourrez constater dans le précédent tableau que le nom des formats est différent pour les factures (AIRFAC00) et pour les Notes de crédit (AIRNCV00). Il s agit d une configuration typique pour un encodage dans 2 journaux différents. Dans le cas contraire, les noms seront identiques. Important : Si vous décidez de créer une nouvelle catégorie de client, (ex: INT pour intracommunautaire) il sera indispensable de créer la ligne correspondante dans ce tableau, même si le format utilisé est identique aux autres catégories existantes. Pour ajouter une ligne Catégorie cliquer sur. Notez bien également que la catégorie doit avoir été créée auparavant via le menu des paramètres généraux catégorie de client Comme en ce qui concerne les formats d impression des factures, les formats de factures sont à commander et à définir avec RVC à l achat du module de facturation. La dernière colonne du tableau indique le nombre de copies à imprimer par défaut pour chaque catégorie. 3

4 2. Accès au tableau des factures. Dans le menu de base, cliquez sur le bouton «Factures». Le tableau de toutes les factures présentes dans votre programme se déroule dans la liste. Par défaut, la dernière facture se présente en tête de tableau. 3. Les fonctions de base. Créer une nouvelle facture [F1] Ouvrir la facture marquée [F3] Supprimer la facture marquée [F4] (uniquement si le document est nul) Impression (entre borne) des factures [F5] Les actions possibles à partir de cette table sont toutes reprises dans la liste des icones placées dans le haut de la fenêtre. Elles sont reprises en détail à la droite de ce texte. Sur la table elle-même, beaucoup de fonctions sont disponibles également: Le tri par colonne (sur toutes les colonnes affichant un symbole de loupe) Sur ces mêmes colonnes (avec loupe), il est possible de chercher, voire de filtrer les enregistrements. Il est possible de déplacer les colonnes ou de cacher certaines colonnes. Des calculs (somme, moyenne, ) sont possible en bas de table pour les colonnes de type numérique (Mt Htva, ) Pour trier : cliquez sur la loupe de la colonne qui devra être triée; indiquez ensuite les caractères de départ du tri. Pour filtrer : cliquez droit sur la loupe et puis sur filtrer pour sélectionner le type de filtre à utiliser. Transfert des vers la comptabilité [F7] Transfert en compte client [F8] Accès au calendrier POWERGES Accès au programme des appels Dupliquer une facture Impression de la marge de vente / facture Accès à l aide POWERGES Toutes les données de la table pourront être transférées en Excel, Word, etc. Pour ce faire, cliquez en haut à droite de la table (voir le cercle sur l image de la table cidessus) et faites votre choix. Quitter le programme des factures[esc] 4

5 4. Fonctions complémentaires. Edition entre dates par secteur (tri par objet) Totalisateur des factures / NC Filtre / sélection des factures par client Transfert vers une comptabilité externe. Actuellement: bmi-compta Winbooks Venice Cubic Calcul et impression de la marge sur les ventes par Numéro d imputation 5

6 2. Créer une nouvelle facture. Sélection du client A l ouverture en création de facture on indique l objet de la facture. Par la touche [entrée], on passe dans l écran de sélection du client. Toutes les options de tri et de recherche du client sont disponibles. Cette table permet 3 actions sur une ligne sélectionnée: 1. La sélection du client [F9] 2. La visualisation de la fiche du client [F3] 3. La création d une nouvelle fiche [F1] Nous vous renvoyons aux documents concernant la gestion des fichiers de base pour ce qui concerne le contenu des fiches signalétiques clients, sites et installations. Configurateur de la facture Chaque facture possède son propre configurateur. Ceci permet de travailler au cas par cas. Le configurateur du document permet de fixer le prix de vente qui sera utilisé par défaut (PV1 à PV6) lors de la notification d un article dans une des lignes de la facture. D autres options sont également définies : Gestion de stock Impression ou non des mémos articles Cliquez sur pour atteindre le configurateur du document. La date d échéance est calculée en fonction des données reprises dans la fiche client, et la catégorie du client détermine le taux de TVA qui sera appliqué sur la facture. Il est modifiable, bien entendu. 6

7 Entête de la facture À l entrée, dans le document de la facture, vous aurez successivement à encoder: La Numérotation des documents est automatique, pourvu que l'on ait coché cette option via le configurateur. L objet de la facture (important car les recherches sont possibles sur cette zone dans le tableau des factures) La date et la date d échéance (automatique) Une fois l encodage commencé, le passage d une zone à l autre se fait simplement par [ENTER] ou [TAB]. L entrée dans une ligne de facture marque celle-ci de couleur jaune. Nous verrons plus loin comment personnaliser son écran d encodage (Taille, colonnes affichées, ) Sélection d un client [Alt-c] Totalisateur du Document [Alt-T] Supprimer ligne [F4] Sélection d une installation [Alt-I] Impression de la facture [F5] Configurateur du Document [Alt-O] Ajouter une ligne en fin de facture [F8] Ventilation de la TVA sur la facture Aide sur la facturation Insérer une ligne [F1] Changer l attribut (gras, italique, ) de la ligne [F6] Atteindre la fiche du contrat de cette installation Transfert du document en Excel Accès au programme des appels [Alt-M] Accès à l agenda POWERGES [Alt-A] Ecran pleine page Quitter Accès au fichier des articles [F7] Calculette Windows [Alt-G] 7

8 Corps de la facture Il est possible de supprimer de l affichage les colonnes moins importantes ou inutiles suivant votre méthode de travail. Pour sélectionner les colonnes : Clic droit sur la barre de titre des colonnes («Désignation» p. ex) Attention, les colonnes marquées ici à gauche sont indispensables à afficher, les autres sont facultatives. L ordre de ces colonnes doit également être respecté. Désignation L imputation comptable (indispensable en cas de liaison à un programme de comptabilité) est par défaut celle reprise dans la fiche signalétique du client. Elle est modifiable via le bouton Première zone à encoder, la colonne désignation : 1. Vous pouvez encoder un texte libre (hors base de données article) 2. Vous pouvez également entrer le code d un article de votre base de données (ou les premières lettres de ce code: le premier article dont la référence commence par les caractères introduits sera sélectionné) 3. Il est possible d atteindre directement la base de données article via la touche de fonction [F7] ou l icône 8

9 Pour une utilisation personnalisée des recherches dans le fichier articles, il est possible de décider de l onglet qui s ouvrira lors de l appel de la fonction de recherche en facture, comme en facturation. Ainsi, si vous préférez rechercher par «Libellé» plutôt que par «numéro de référence», vous pourrez forcer l ouverture de la fenêtre de recherche avec comme onglet de recherche l onglet 2. Cette fonction s active dans le «configurateur général des factures» (Voir en page 2 du présent document) Sélection et recherche d articles. Actions possibles Méthode de recherche Identité recherchée Liste triée suivant méthode Bouton et raccourci du prix sélectionné 9

10 Actions possibles à partir de l écran de recherche articles Recherche par mot dans le libellé. Indiquer un ou deux mots (séparés par un + ) puis lancer cette recherche. [F3] La première demande de recherche peut être assez longue (suivant le nombre d articles existant dans la base de données) La sélection peut être affinée en précisant le nom du grossiste et/ou du fabriquant à sélectionner. Recherche extrêmement complète sur toutes les zones du fichier article. Tous les critères de recherche peuvent être cumulés et diverses conditions de sélection sont possibles. Recherche par code appel et mot directeur (Anciennement utilisé par GIVORD) Autres actions possibles: Création d un nouvel article Visualisation / Modification d une fiche article Sélection de l article en sélectionnant le prix de vente en bas d écran: Sélection du prix à appliquer (1 a 6) ou [F8] pour sélectionner le prix par défaut pour ce client (Indiqué dans la fiche du client) 10

11 Fonction de sélection des articles par lots Afin d accélérer l encodage des lignes d articles, POWERGES propose de faire une sélection par lot. Les articles à intégrer dans la facture sont tous sélectionnés en une fois de façon à éviter l ouverture multiple de la fenêtre de sélection. 1. Dans l écran de recherche, cliquez l option Une fenêtre pop-up s ouvre alors présentant l évolution de la sélection 2. Sélectionnez ensuite un par un les articles à ajouter dans la facture (en sélectionnant un des boutons de prix en bas d écran, puis en indiquant la quantité et la remise éventuelle) 3. La fenêtre pop-up s incrémente automatiquement des lignes à ajouter dans la facture 4. Une fois la sélection terminée, cliquez sur retour vers le document Les lignes seront soit insérées à la ligne active, soit ajoutées en fin de document. Les articles COMPOSES Nous vous renvoyons aux documents concernant la gestion des fichiers de base pour ce qui concerne le contenu des fiches signalétiques Articles et la gestion des composants. Ci-dessous, nous considérons les articles composés comme déjà créés. Lors de la sélection d un article composé, les prix de chaque composant seront listés en fonction de la quantité d articles composés demandés 11

12 Textes descriptifs en mode texte Les lignes d une facture peuvent bien entendu comporter une partie de type texte (ou commentaire) sans référence à la base de données des articles. En cours d encodage, vous pouvez décider d ajouter quelques lignes de texte dans la zone libellé sans devoir calculer le nombre de caractères avant de passer à la ligne suivante et sans devoir regarder l écran pour vérifier l arrivée en fin de zone libellé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton lors de l entame de l écriture dans le libellé. Vous pourrez ainsi écrire un texte continu qui sera coupé en fin de mot pour aller à la ligne Bon à savoir: Chaque article peut contenir un mémo destiné à son insertion dans une facture. Dans ce cas, les mémos pourront automatiquement être insérés dans la facture; Ces memos seront imprimés tels quels à la suite de l article sur le document. Contrairement aux devis, ces mémos ne seront pas modifiables en cours de modification ou de création de la facture Annexes utiles à la facturation Lors de la facturation d un appel, il est possible de sélectionner automatiquement l intervention qui a été réalisée afin de la signaler comme Facturée 12

13 S il s agit de la facture d un entretien, il sera possible de mettre à jour la fiche de l installation en modifiant les zones concernant l entretien (prix et date). Une seule condition à cela: la zone objet de la facture doit commencer par les lettre ENTR. 13

14 Fonctions de visualisation et d impression 14

15 15

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