DIRECTION REGIONALE NORD PICARDIE Professionnalisation de nos actions d extériorisations

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1 DIRECTION REGIONALE NORD PICARDIE Professionnalisation de nos actions d extériorisations

2 Sommaire Les actions d extériorisation possibles Le rétroplanning Les bonnes pratiques Le suivi des actions d extériorisation Remontée d information sur l efficacité de l action

3 Les jeudis de FIDAL Les actions d extériorisation Les jeudis de FIDAL ont lieu le Jeudi à l heure du midi (cocktail salé avant pour permettre d échanger et de rencontrer les participants et cocktail sucré à l issue de la conférence) Moyenne de participants à un JDF Lille: 36 participants en 2013 pour 49 inscrits (27% de taux de chute). Le thème doit être impérativement validé par les Directeurs de Bureaux ou les Directeurs Régionaux pour Lille, ce doit être un sujet d actualité, innovant et/ou un sujet transversal et/ ou présentant une spécialité au sein du cabinet. Il s agit au travers de ces conférences, d afficher notre pluridisciplinarité et de se différencier des acteurs locaux.

4 Les actions d extériorisation Les matinales Conférence le matin (accueil 8h30 avec petit déjeuner). Le sujet peut être un sujet d actualité et la formule est davantage réservée aux actions individuelles. Nous attirons votre attention sur le taux de chute qui est plus important en matinale qu en déjeuner. Décision d annulation 8 jours avant, si moins de 20 inscrits. Les conférences en partenariat Nous attirons votre attention sur l importance du choix du partenaire. Quelques questions à poser : profil des clients, nb d invitations prévus, taux moyen de retour lors de leur manifestation. Dans tous les cas, nous ne communiquons aucun fichier Les frais liés à la manifestation sont en général au prorata du nombre d invitations.

5 Les actions d extériorisation Rétroplanning d une action d extériorisation J-7 semaines: proposition du thème par le(s) avocat(s) et identification de la cible de participants (recours à un fichier spécifique si nécessaire) Validation par la direction dans les 3 jours Réservation du Mercure et proposition de date en fonction de la disponibilité : Stéphanie Decobecq J-6 semaines: envoi du texte de l invitation: le(s) avocat(s) à Stéphanie J-5 semaines: validation de l invitation: le(s) avocat(s) J-4 semaines: envoi de l invitation aux fichiers clients prospects du bureau: Stéphanie Decobecq J-4 semaines : Envoi de l invitation par mail aux clients ou prospects susceptibles d être intéressés: envoi par les avocats Suivi des retours et constitution du fichier des présents/absents : Bénédicte Bossaerts (taux de retour moyen en 2013: 4%) J-8 envoi du fichier des présents aux avocats: Stéphanie Decobecq J-4 envoi d un mail de confirmation aux clients pour leur rappeler le lieu (envoi d un plan) et l heure : Stéphanie Decobecq J-4 impression des supports

6 Les bonnes pratiques : La réunion d extériorisation : un moment privilégié Préparation : Le timing: arrivée de l animateur 30 min avant pour vérifier le matériel (prendre un ordinateur portable et une clé USB). Les salles ne disposent en général que d un vidéo projecteur. L accueil doit être prêt 30 min avant (listing client, plaquette, support) Pendant l animation : Les bonnes personnes à la tribune Fidal dans la salle Le café-cocktail : tout le monde sur le pont, un badge, des cartes de visite Après la manifestation : A J+7 maximum Chaque avocat appelle 3 prospects avec qui il a échangé + cartes de visite ou envoi un mail pour envoyer le support de présentation PDF par exemple Prise de rendez-vous avec les contacts Objectif : en faire de nouveaux clients.

7 Le suivi de l action d extériorisation Valoriser une manifestation bien réussie grâce à une relance téléphonique après la manifestation dans un délai raisonnable (J+7) suite à l envoi de la synthèse par le service communication Obtenir un RDV d une demi-heure / une heure avec un prospect Actualiser les coordonnées de vos contacts Associer votre collaborateur si vous avez animé en collaboration

8 Recherche de l efficacité Transformer l énergie déployée lors d une manifestation en démarche commerciale efficace Systématiser la démarche de suivi par un processus de relance et de RDV Les animateurs sont les mieux placés pour assurer la relance des prospects, ce n est pas le travail des administratifs ou des nonsachants

9 Préparation du suivi Ecrivez vos objectifs et votre phrase d accroche avant de téléphoner Informez vous sur le prospect ciblé et vérifier si ce n est pas déjà un client FIDAL Le refus par le prospect fait partie de la démarche, même s il y a refus, l idée est de se faire connaître et faire en sorte que, quand le prospect en aura besoin, il fasse appel à vous

10 l entretien L entretien n a pas pour objet de réaliser une consultation téléphonique Etre bref, concis et détendu Ex d accroche : Bonjour, je suis... du cabinet FIDAL, je souhaiterai parler à Monsieur... Je reviens vers vous suite à la manifestation du 10 mai dernier à laquelle vous avez participé, pouvez vous m accorder un instant pour en discuter? Comme je m y étais engagé, je souhaiterai, confidentiellement bien entendu, échanger avec vous par rapport à l animation Que pensez vous de l idée de se rencontrer une ½ heure à titre confidentiel et sans engagement d aucune sorte pour échanger sur ces sujets? Il peut être utile afin d accrocher l interlocuteur de s appuyer sur une publication récente, newsletter par exemple, ou article rédigé par le Pôle pour provoquer le contact

11 Quelques recettes Si le prospect ne vous semble pas disponible, proposer un nouveau rdv tél Reformuler les observations ou questions de votre interlocuteur Notez bien les résultats, difficultés ou coordonnées nouvelles de votre contact Eviter de poser trop de questions ou de lancer des affirmations lors de ce premier contact Pas de jugements, écoutez et prenez en compte ce que l on vous dit Confirmer systématiquement le RDV par Remplissez le tableau de suivi après votre appel, celui ci sera d une grande utilité pour vos relances

12 Le RDV Avant le RDV, préparer avec votre co animateur ce que vous souhaitez précisément : réponses aux attentes exprimées, demande de présentation du cabinet... Vous devez conduire cet entretien Il est indispensable D aller à l entretien avec votre co-animateur D apporter tous les éléments de documentation FIDAL (plaquette, CV, pôle...) De vous renseigner en amont sur la société et votre interlocuteur A la fin de l entretien, remettez lui le planning des manifestations de la DR (newsletter FIDAL, Formations du moment FF...) De lui remettre votre carte de visite

13 A la fin du rendez vous Remplissez le tableau de suivi Pensez à envoyer les coordonnées complètes au service communication qui alimentera la BDD du bureau afin que le prospect puisse être alerté des prochaines manifestations ou des actualités importantes (ex newsletter des départements) Remonter les résultats du RDV auprès du DB

14 Rappel des fondamentaux Seule une récurrence des manifestations assure la visibilité du cabinet Une manifestation doit mobiliser tous les avocats du bureau Une manifestation n est réussie que lorsqu elle se traduit par des RDV avec les clients/prospects La mesure de l efficacité se fera par le suivi du taux de transformation du prospect en client: nous vous remercions d en informer le service communication.

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