PROCEDURE GESTION DOCUMENTAIRE

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1 1- Objet & finalité Cette procédure définit les modalités d élaboration et de gestion des documents du Système de management de la Qualité de l école. Elle a pour but : de garantir la conformité, d apporter des preuves en cas de litige, de garantir la validité des documents émis. 2- Domaine d application Le domaine d application est l ensemble des activités couvertes par le Système de Management de la Qualité (SMQ) de l INP-ENSEEIHT. 3- Suivi version Version Modifications Commentaires v1.1 Version initiale 4- Responsabilité Auteur Nom Gilles Corberand Ingénieur Qualité Date 05/10/2009 Date Signature Validation Alain Ayache Directeur de l INP-ENSEEIHT 5- Liste de diffusion Ensemble des acteurs de l école 6- sommaire 1 GESTION DES DOCUMENTS Présentation des documents Exemple de page de garde REGLES DE GESTION DES DOCUMENTS INTERIEURS Classement des documents Diffusion des documents Modification des documents et gestion des documents périmés Gestion des enregistrements GESTION DES DOCUMENTS D ORIGINE EXTERIEURE GESTION DES DONNEES INFORMATIQUES / 6

2 1 Gestion des Documents GLOSSAIRE Documentation qualité : Ensemble des documents comprenant, Manuel Qualité, Cartographies, procédures, modes opératoires, formulaires - ainsi que des enregistrements - générés pour assurer le fonctionnement des processus clés. Manuel Qualité : "document spécifiant le système de management de la qualité d'un organisme" (ISO Principes essentiels et vocabulaire). Cartographie : représentation graphique de l'organisation d'une activité. Procédure : document dont l'objet est de décrire un processus (en répondant aux questions qu'il suscite : Qui? Où? Quand? Quoi?) et/ou de définir les interactions Protocole, Mode Opératoire : document de description de tâche (qui répond à la question : comment?). Formulaire : support d'information pré-établi, que l'utilisateur renseigne au fur et à mesure du déroulé d'une procédure, d'un mode opératoire, ou d'une étape de ceux-ci. Enregistrement : "document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité" (ISO Principes essentiels et vocabulaire). Note d'organisation : document fournissant des directives d'organisation, s'agissant d'un service, d'une mission, d'un projet Documentation externe : documentation émise par une entité extérieure à l école. SMQ : Système de management de la qualité. 2 / 6

3 1.1 Présentation des documents Les documents structurant de l école comportent un cartouche haut de page comprenant : Le titre du thème abordé La date de mise à jour ou de création du document L indice d évolution (s il y a un besoin du suivi de version) Le numéro de page et le nombre de pages sont présents en bas de page La référence indique le processus dans le lequel le document est impliqué ainsi que le type et nom du document. 1.2 Exemple de page de garde PROCEDURE xxxxx Ref : xxxx Version: 1.0 Date : xx/xx/xx Page : 3 / 6 OBJET & FINALITE L objet de ce xxxx. DOMAINE D APPLICATION Ce document s applique pour xxxx. SUIVI VERSION Version initiale RESPONSABLE Auteur Vérification Autorisation Nom Date Signature xxxx xxx de l INP-ENSEEIHT xxxx xxx xxxx xxxxxx xxx de l INP-ENSEEIHT LISTE DE DIFFUSION xxxx PRINCIPAUX DOCUMENTS ASSOCIES Les documents ci dessous sont à leur dernière édition : Titre Lieu / Archivage SOMMAIRE XXXXX... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 1 XXXXXX... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 2 XXXXXXXX... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 2.1 xxxxxxx... Erreur! Signet non défini. 3 / 6

4 Politique Qualité Objectifs Manuel Qualité Organisation Organigramme Fiches de Poste Consignes de sécurité Règlement Intérieur PROCESSUS Procédures Protocoles Enregistrements Documentation externe Entités Direction Service informatique Relations Industrielles Département d enseignement Comptabilité Scolarité Service Stage Relations International es Service des Langues RH Gestion Site Bibliothèque STI Repro. Polycopié 2 Règles de gestion des documents intérieurs 2.1 Classement des documents Les documents sont classés dans une zone partagée informatique «commun_organisation_n7», à disposition du personnel enseignant et support. A l intérieur du répertoire, les documents sont classés dans des sous-répertoires en fonction du thème abordé. 2.2 Diffusion des documents La liste de diffusion atteste de la remise des documents du système de management de la qualité aux personnes concernées. La diffusion est réalisée en priorité par messagerie en utilisant un pointeur d accès au document original afin de pointer sur la dernière version en vigueur. Dans les autres cas, un envoi du document par messagerie ou en version papier est alors possible. 2.3 Validation des documents Les documents qui ont une incidence sur l école protocoles, procédures, revue de direction, et documents qualité notice documents et informations mis à disposition sur le site internet Le responsable technique et tout acteur compétant peut avoir un rôle de vérification des documents. La direction valide ces documents. 4 / 6

5 2.4 Modification des documents et gestion des documents périmés Dans le cas des procédures et du manuel qualité, un suivi des modifications est tenu à jour sous forme de tableau historique indiquant la description sommaire des changements apportés au document et est inséré en page de garde. Les modifications liées au changement de version du document sont identifiées dans le cartouche de la page de garde. La mise à jour des documents se fait sous l égide des responsables des processus. Le document modifié est approuvé par la direction avant d être diffusé. Les modifications des documents sont identifiées par l incrémentation du numéro de version. Dans tous les cas, un exemplaire de chaque version périmée est conservé dans un répertoire archives «Archives» placé dans chaque répertoire ou en tête du répertoire. 2.5 Gestion des enregistrements Un tableau récapitulatif reprend les éléments de gestion des enregistrements par année scolaire dans le répertoire de l année : exemple « ». La gestion des enregistrements est réalisée par les personnes selon leurs activités. Les principaux enregistrements sont gérés dans les répertoires de la personne ou du service concerné. Pour l ENSEEIHT, les principaux enregistrements se composent des PV de jury, des comptes-rendus de conseil, des copies et rapports des étudiants, des listes de notes, des certificats d absence 3 Gestion des documents d origine extérieure Il s agit des documents dont le contenu doit être pris en compte dans l activité réalisée (exemple : Règlement de l INP ou recommandation de la CTI). Les documents d origine extérieure sont identifiés et les versions sont enregistrées au fur et à mesure des modifications. Les messages électroniques qui impliquent une activité du département sont gérés par le destinataire dans son répertoire messagerie. Les actions associées sont formalisées lors d une réunion interne (exemple : conseil de département). Les documents de référence joints aux messages électroniques sont placés dans le sous-répertoire lié l entité. 4 Gestion des données informatiques La gestion du répertoire «commun_organisation_n7» est réalisée par le responsable du SMQ. Les autorisations d accès sont définies par la direction. Les sous répertoires «commun_organisation_n7/processus» sont accessibles en lecture seule à tout le personnel et sont modifiables par la direction. Les répertoires liés aux entités sont accessibles suivant les droits en lecture ou lecture/écriture selon les profils des personnels ENSEEIHT. Les données informatiques enregistrées sur le réseau sont sauvegardées régulièrement par le service Informatiques de l école. 5 / 6

6 ANNEXE : Exigences ISO 9001: Exigences relatives à la documentation Généralités La documentation du SMQ doit comprendre a) l'expression documentée de la politique qualité et des objectifs qualité; b) un manuel qualité; c) les procédures documentées et les enregistrements exigés par la présente Norme internationale; d) les documents, y compris les enregistrements, jugés nécessaires par l'organisme pour assurer la planification, le fonctionnement et la maîtrise efficaces de ses processus. NOTE 1 Lorsque le terme «procédure documentée» apparaît dans la présente Norme internationale, cela signifie que la procédure est établie, documentée, appliquée et tenue à jour. Un seul document peut contenir les exigences relatives à une ou plusieurs procédures. L'exigence relative à une procédure documentée peut être couverte par plus d'un document. NOTE 2 L'étendue de la documentation du SMQ peut différer d'un organisme à l'autre en raison a) de la taille de l'organisme et du type d'activités; b) de la complexité des processus et de leurs interactions; c) de la compétence du personnel. NOTE 3 La documentation peut se présenter sous toute forme et sur tout type de support Manuel qualité L'organisme doit établir et tenir à jour un manuel qualité qui comprend a) le domaine d'application du SMQ, y compris le détail et la justification des exclusions (voir 1.2.); b) les procédures documentées établies pour le SMQ ou la référence à celles-ci; c) une description des interactions entre les processus du SMQ Maîtrise des documents Les documents requis pour le SMQ doivent être maîtrisés. Les enregistrements sont des documents particuliers qui doivent être maîtrisés conformément aux exigences de Une procédure documentée doit être établie afin de définir les contrôles nécessaires pour a) approuver les documents quant à leur adéquation avant diffusion; b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents; c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés; d) assurer la disponibilité sur les lieux d'utilisation des versions pertinentes des documents applicables; e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables; f) assurer que les documents d'origine extérieure jugés nécessaires par l'organisme pour la planification et le fonctionnement du SMQ sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée; g) empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, et les identifier de manière adéquate s'ils sont conservés dans un but quelconque Maîtrise des enregistrements Les enregistrements établis pour apporter la preuve de la conformité aux exigences et du fonctionnement efficace du SMQ doivent être maîtrisés. L'organisme doit établir une procédure documentée pour définir les contrôles nécessaires associés à l'identification, au stockage, à la protection, à l'accessibilité, à la conservation et à l'élimination des enregistrements. Les enregistrements doivent rester lisibles, faciles à identifier et accessibles 6 / 6

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