Aurélie CAMROUX Marc CLOUVEL

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1 LA CREATION D UN SIEGE SOCIAL Aurélie CAMROUX Marc CLOUVEL Experts comptables Commissaires aux comptes Blog AXIOME D.I.S. (actualité règlementaire secteur S.M.S.) 1 Stand 114

2 PLAN INTRODUCTION TITRE I : Enjeux et Intérêts d un Siège Social TITRE II : Comment obtenir l autorisation? TITRE III : Procédures de contrôle interne et outils de pilotage 2 Stand 114

3 INTRODUCTION 3 Stand 114

4 INTRODUCTION Evolution du secteur Social Médico-Social Des contraintes économiques fortes et des besoins nouveaux Une modification progressive des modalités de financement (logique d enveloppe, de facturation à la personne) 4 Stand 114

5 INTRODUCTION Volonté politique Réponse aux besoins nouveaux (ONDAM ,2%) Maîtrise des dépenses sur l existant Responsabilisation des gestionnaires Des moyens encadrés Règles d autorisation de fonctionnement, extension, transformation Règles budgétaires comptables et financières Des outils à mettre en place (budget, C.A., PPI, indicateurs ) 5 Stand 114

6 INTRODUCTION Tendance du secteur Regroupements, fusions, rapprochements : nécessité de création des sièges sociaux (coordination, stratégie, aide aux administrateurs bénévoles ) Siège associatif Siège inter-associatif Avantages indéniables mais difficultés et contraintes dans la mise en place 6 Stand 114

7 INTRODUCTION Règlementation Applicable aux E.S.M.S. mentionnés à l article L du CASF Décret : procédure d autorisation (CASF R s.) Décret : renforc. et élarg. du rôle et des missions des sièges sociaux Circulaire DGAS 18/05/2006 Circulaire DGAS 26/03/2007 Depuis 2006 Rôle déterminant dans l association Missions techniques, globales, stratégiques Instrument dynamique de partenariat entre pouvoirs publics et les associations 7 Stand 114

8 TITRE I LES ENJEUX ET INTERETS D UN SIEGE SOCIAL 8 Stand 114

9 ARCHITECTURE TITRE I Révision des politiques managériales internes Les missions du Siège 9 Stand 114

10 Révision des politiques managériales Une réflexion sur la répartition des pouvoirs Risque accru de déséquilibre et de jeu de pouvoirs entre les acteurs (Administrateurs / Siège / Etablissements et Services) Les règles de gouvernance doivent être précisées et éclairées Statuts et règlement intérieur doivent définir le pouvoir de décision / d exécution / de contrôle Délégations de pouvoirs à mettre en place Document Unique de Délégation (D.U.D.) 10 Stand 114

11 Révision des politiques managériales Le type d organisation choisi peut avoir des incidences importantes sur la gestion des établissements! Remise en cause partielle ou totale de l organisation existante! 11 Stand 114

12 Révision des politiques managériales Quel type d organisation choisir? Organisation centralisée Organisation décentralisée développant la subsidiarité 12 Stand 114

13 Révision des politiques managériales Organisation centralisée Avantages / Oppportunités Recherche des coûts Recentrer les établissements sur leur mission sociale en les déchargeant de la lourdeur administrative Risques / Inconvénients Déresponsabilisation des établissements Refus des établissements du pouvoir du siège Siège social éloigné de la réalité du terrain (résidents, activité, personnel ) 13 Stand 114

14 Révision des politiques managériales Organisation décentralisée Avantages / Opportunités Etablissement au centre du dispositif Pouvoir de décision proche de l usager Siège = fonction support stratégique (développement, procédures, qualité ) Inconvénients / Risques Siège trop «tête dans les nuages» Pas de réduction des coûts 14 Stand 114

15 Les missions du Siège Social Méthodologie de répartition des charges communes Critique du système de répartition sans Siège Social (clé de répartition à définir ) Une participation équitable des services aux charges communes De façon règlementaire Charges communes comptabilisées sur un dossier unique Répartition au prorata des charges brutes d exploitation du dernier exercice clos Meilleure lisibilité et transparence financière 15 Stand 114

16 Les missions du Siège Social Les prestations et missions confiées au Siège Le siège doit justifier une mission spécifique Art.R C.A.S.F. : Les prestations autorisées Elaboration du projet d établissement Amélioration de la qualité du service rendu Amélioration des systèmes d information Mise en place de procédures de contrôle interne Conduite d études diverses (action de coopération et coordination, ) 16 Stand 114

17 Enjeux et intérêts du siège social Des missions de plus en plus globales et stratégiques Mise en œuvre du projet associatif Participation aux réflexions sur les services publics Elaboration des schémas Réalisation de prestations de services (gestion comptable, budgétaire, gestion du personnel, informatique ) Réponse aux appels à projets 17 Stand 114

18 Les missions du Siège Social Des missions de plus en plus globales et stratégiques Décret n apporte 2 nouveaux éléments : Des E.S.M.S. ayant des personnes morales distinctes peuvent créer et gérer un service commun Extension des missions (prestations de services ou études qui concourent à des économies d échelles, des contrats pluriannuels d objectifs et de moyens) 18 Stand 114

19 TITRE II COMMENT OBTENIR L AUTORISATION? 19 Stand 114

20 Le cadre règlementaire de l autorisation L autorité compétente Autorise, fixe, répartit les Q.P. de frais de siège Celle qui finance le + l association (+ de la moitié des financements) Méthode : additionner pour le dernier exercice clos, les recettes de la tarification de tous les établissements gérés. Directeur Agence Régionale de Santé / Préfet de région / Président du C.G. Durée de l autorisation = 5 ans 20 Stand 114

21 Le cadre règlementaire de l autorisation Le contenu de la demande Un dossier complet doit être présenté à l autorité compétente Présentation de l organisme gestionnaire Statuts, bilan, compte de résultat, bilan financier Conventions règlementées Présentation des établissements et services Règles de délégation et procédures de contrôle interne Présentation du Siège 21 Stand 114

22 Le cadre règlementaire de l autorisation Le contenu de la demande Organigramme et fonction du personnel du siège Présentation des services rendus Prestations techniques Prestations d animation du réseau Budget prévisionnel Tableau de répartition des charges et produits communs Répartition des Q.P. de frais de siège 22 Stand 114

23 Le cadre règlementaire de l autorisation Le budget du siège Etablir le périmètre du Siège Définir une stratégie : But? Objectifs? Organisation? Etablir la liste des services rendus par le siège aux services Identifier toutes les charges Recenser tous les moyens nécessaires au fonctionnement 23 Stand 114

24 Le cadre règlementaire de l autorisation Montage du budget Forme identique au budget normalisé des E.S.M.S. Une fois le périmètre établi : Chiffrer les charges de personnel Identifier les investissements à réaliser Répartir les charges budgétées en 3 groupes fonctionnels Identifier les mesures de reconduction (transfert établissements) et les mesures nouvelles 24 Stand 114

25 Le cadre règlementaire de l autorisation Les modalités de répartition des frais de siège Méthode de répartition 1 Les charges affectées au budget Siège sont soustraites des budgets des établissements (mesures nouvelles négatives) Répartition du montant global des dépenses selon une clef de répartition au compte 655 «frais de siège» de chaque service Règle : «Au prorata des charges brutes d exploitation du dernier exercice clos» 25 Stand 114

26 Le cadre règlementaire de l autorisation Les modalités de répartition des frais de siège Dérogation pour certains établissements E.S.A.T. BAPC Base : valeur ajoutée ou total des charges compléments de rémunération T.H. F.A.M. Calcul sur la totalité des charges mais imputé uniquement sur la partie Hébergement E.H.P.A.D. idem Activités non pérennes pertinence de faire supporter des frais de siège??? 26 Stand 114

27 Le cadre règlementaire de l autorisation Les modalités de répartition des frais de siège Méthode de répartition 2 Procédure simplifiée de fixation des frais de siège Pourcentage fixe des charges d exploitation des établissements Pour la durée de l autorisation Suppression de la demande et négociation annuelle de fixation des frais 27 Stand 114

28 Le cadre règlementaire de l autorisation Les conditions de financement et de contrôle Procédure annuelle de fixation des frais Budget et documents obligatoires à transmettre au 31/12 Avant le 31/12, le préfet ou P. C.G. envoi courrier motivé sur montant et répartition des frais retenus 8 jours pour réponse en observations à défaut approbation 28 Stand 114

29 Le cadre règlementaire de l autorisation Les conditions de financement et de contrôle Règles comptables et financières applicables au Siège Une comptabilité propre au Siège Plan comptable des E.S.M.S applicable Budget / Compte administratif Affectations de résultats : Libre si taux négocié pour 5 ans Décidé par A.T. si négociation annuelle des frais 29 Stand 114

30 Le cadre règlementaire de l autorisation Durée et conséquences de l autorisation Autorisation donnée pour 5 ans Permet aux budgets des établissements de présenter une quote part des dépenses relatives aux frais de Siège Social Pas de délai pour l autorité de tarification pour délivrer son accord 30 Stand 114

31 TITRE III PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET OUTILS DE PILOTAGE 31 Stand 114

32 Une nécessité? Pourquoi? Procédures à mettre en place pour obtenir l autorisation (règlementation) Justifier et démontrer que le Siège est source d efficacité pour l organisation 32 Stand 114

33 x Définition du contrôle interne Ensemble de dispositifs ayant pour but d assurer : La protection et sauvegarde du patrimoine La qualité de l information L application des instructions de la direction De favoriser l amélioration des performances 33 Stand 114

34 x Les objectifs du contrôle interne Volonté d une meilleure efficacité et maîtrise interne Un bon vecteur d image Un moyen d optimisation des règles de gouvernance Un outil d évaluation interne 34 Stand 114

35 x Les procédures de contrôle interne les facteurs de réussite du projet Une démarche organisée Transversalité et mobilisation des acteurs Un effort de communication Définir les règles de gouvernance : la répartition des pouvoirs 35 Stand 114

36 LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE Réalisation d un manuel de procédures Analyse de l existant et des risques Tenir un planning Contenu du manuel : Présentation de l organisation et objectifs du contrôle interne Description des process comptables et système d information Organisation comptable Cycles : achats, trésorerie, personnel. Diffusion de l information, informatique, classement, archivage Fiches de poste Fiches de fonction Amélioration et maintenance de l outil 36 Stand 114

37 LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE Réalisation d un manuel de procédures Description des procédures par cycle Respect du principe de séparation des fonctions (ordonnateur, comptable, liquidateur) 37 Stand 114

38 L ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE Répondre aux exigences de la loi Transparence et qualité de l information La convergence tarifaire Piloter les établissements S informer Anticiper Prises de décision efficaces 38 Stand 114

39 L ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE Un rôle majeur pour le siège Fait partie des missions autorisées Permet l obtention de l autorisation Le siège dispose de la meilleure place pour créer et piloter ce dispositif 39 Stand 114

40 UNE DEMARCHE ORGANISEE EN AMONT Constituer un comité de pilotage Principes à retenir Fiabilité à ne pas confondre avec recherche de perfection Reporting limité aux indicateurs clés de gestion Fixer les indicateurs en fonction des destinataires Sensibiliser et former le personnel chargé de la réalisation Prévoir une veille et une mise à jour des outils 40 Stand 114

41 DIFFUSION DE L INFORMATION Obtenir les informations nécessaires Informations uniquement pertinentes Fixer la périodicité de diffusion délais et échéances Uniformiser et harmoniser les méthodes de travail des établissements Définir les intervenants 41 Stand 114

42 DIFFUSION DE L INFORMATION Savoir présenter les résultats Lecture facile, rapide et pertinente Présentation aéré et claire Vision sur tendance générale (graphiques ) Moyens de présentation divers (réunions, mails, bureau, en fonction des résultats ) 42 Stand 114

43 LES OUTILS DE GESTION L existant : les outils règlementaires Budget Compte administratif Plan pluriannuel d investissement Bilan financier Indicateurs nationaux 43 Stand 114

44 LES OUTILS DE GESTION A créer : outil de contrôle et de pilotage des écarts Analyse des écarts entre budget accordé et réalisé Analyse des indicateurs clés : activité, résultat, trésorerie Indicateurs associatifs 44 Stand 114

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