Projet AFR/ Phase 2 : Déploiement du guide de contrôle interne Rapport de réconciliation

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1 Projet AFR/ Phase 2 : Déploiement du guide de contrôle interne Rapport de réconciliation 08/12/2011

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3 1. Introduction 1.1 Objectifs de la réconciliation A l issue des formations de rang 2 animées par les agents de déploiement auprès des points focaux de chaque pays, une série de réconciliations est organisée. La réconciliation a pour objectif de : Evaluer la performance du déploiement du projet au niveau du SFD ; Evaluer la pertinence et la justesse de l information remontée par les SFD sur le site dédié au projet. En outre, elle permettra de : 1. Favoriser une remontée d informations directement des SFD vers le consultant ; 2. Organiser les retours nécessaires vers les agents de déploiement concernant les défaillances ou points d attention particuliers à prendre en compte dans la suite du déploiement. 1.2 Organisation de la réconciliation Les réconciliations sont menées par les équipes du consortium PwC-Iram. Elles durent une journée pour une caisse faisant partie d un réseau et 2 jours pour une faitière de réseau ou un SFD unitaire et se déroulent comme suit : Phase préparatoire Sur base de l échantillon fourni, chaque réconciliateur prend la responsabilité d organiser son intervention et mobiliser les contacts au sein des SFD qui lui ont été assignés. Durant cette phase, le réconciliateur doit se procurer les plans d actions et les statistiques relatives aux SFD de son échantillon sur base des données transmises sur le site web. Ces données sont analysées afin d en tirer les grandes lignes et tendances de la situation et de l évolution du SFD considéré par rapport à son propre plan d actions et par rapport à ses pairs. Dans un troisième temps, le réconciliateur contacte les agents de déploiement du pays considéré en leur qualité d agents de proximité afin d obtenir des informations supplémentaires nécessaires dans le cadre de la mission de réconciliation Phase d entretien avec les représentants du SFD (sur site) Cette phase est consacrée à la remontée d informations provenant directement du SFD. Le réconciliateur s entretient avec le point focal, son supérieur et si possible un membre de la direction du SFD. L objectif de cette phase est de partager le ressenti et l expérience des SFD, les difficultés rencontrées et l impact du projet sur leur système de contrôle interne en particulier et leur structure en général Phase de réconciliation (sur site) Cette phase est consacrée à la réconciliation à proprement parler. Le réconciliateur, sur base du plan d actions déjà en sa possession, doit couvrir les points suivants avec le point focal : 1

4 Actions abandonnées : le réconciliateur doit discuter les raisons de l abandon des actions et comprendre la pertinence de l abandon des actions ; Actions en cours : le réconciliateur fait un état des lieux avec le point focal de la mise en œuvre des actions en cours (date de début, état d avancement, date de fin prévue, retards éventuels, difficultés rencontrées) ; Actions non initiées : le réconciliateur doit, sur base de son analyse du plan d actions, discuter avec le point focal des raisons ayant poussé ce dernier à décaler la mise en œuvre de ces actions ou qui ont mené à l attribution d un ordre de priorité dans les actions à entreprendre ; Actions terminées : le réconciliateur s assure que les actions terminées le sont réellement. Cette analyse peut être effectuée par le biais : d entretien : discussion ouverte avec le SFD afin d obtenir des éléments probants de la mise en œuvre effective de l action considérée ; d observation : obtenir la preuve visuelle de l existence d un document de contrôle interne (ex : charte, procédure, règlement, formulaire, etc.) ; d inspection : obtenir la preuve matérielle qu un contrôle est effectivement en place (ex : dans le cas d une double signature «opérateur vérificateur», s assurer que les deux signatures sont visibles sur le formulaire considéré). Points d attention : Le réconciliateur doit être vigilant sur le niveau de contrôle exercé lors de sa mission de réconciliation. En effet, l objectif de cette phase est de s assurer de manière impartiale que l information remontée par le point focal sur son plan d actions via le site Internet reflète la réalité des actions entreprises par le SFD dans le cadre de l amélioration du système de contrôle interne. En aucun cas, le réconciliateur ne doit juger de la pertinence des actions menées et de l efficacité des contrôles internes en place. Cependant, sur demande du point focal, le réconciliateur peut émettre certaines recommandations quant à l élaboration et la mise en œuvre de certains contrôles. Le réconciliateur reste seul juge de la profondeur des contrôles de réconciliation à effectuer. Il ne doit pas interrompre la bonne marche des opérations du SFD par un contrôle trop poussé. Il doit cependant mettre en œuvre toutes les diligences nécessaires pour la bonne réalisation de sa mission. Le réconciliateur devra conclure son intervention auprès du SFD par un entretien avec le point focal a minima incluant un résumé des principales observations et conclusions du réconciliateur. 1.3 Limite de la réconciliation La réconciliation diffère de l audit en ce sens qu elle n apporte aucune assurance sur la qualité du système de contrôle interne et ne donnera lieu à aucune opinion sur l ensemble du travail fourni par le SFD, étant donnée la contrainte de temps pour l analyse du réconciliateur. L examen porte sur un échantillon d activités renseignées et ne peut être exhaustif. La détermination de l échantillon sera faite en préparation de la mission et discutée entre les équipes de réconciliation. 2

5 1.4 Élaboration du rapport de réconciliation Afin que les analyses et remontées d information des réconciliateurs puissent s intégrer facilement dans le suivi du projet par la cellule de gestion et alimenter les rapports bimestriels tout au long du processus de déploiement, il est demandé aux réconciliateurs d utiliser le présent modèle de rapport, qui reprend de façon structurée les différents points d évaluation recherchés. Une copie des rapports seront envoyés aux points focaux et aux agents de déploiement pour information et suivi si nécessaire. Le rapport de réconciliation se structure en 4 parties : Préambule : Fiche d identification ; Partie 1 : Synthèse de la réconciliation ; Partie 2 : Résumé des minutes de l entretien réalisé avec le point focal, son supérieur direct et les membres de la direction du SFD ; Partie 3 : Bilan sur l état d avancement du plan d actions. 3

6 1. Préambule : Fiche d identification RECONCILIATEUR Nom Prénom Institution Brizard Mathieu PwC SFD Nom du SFD Forme juridique Catégorie CMMB Mutuelle ou Coopérative de Crédit Cat. I DONNEES DE RECONCILIATION Nom du point focal Nom de l agent de déploiement Josselin Krouyo Victorin Houedanou Date de la réconciliation 17/11/2011 Lieu (Pays/Ville) Cotonou Bénin 4

7 2. Partie 1 : Synthèse de la réconciliation Impacts perçus du déploiement du guide sur le SFD Le projet AFR/017 a permis une auto-évaluation critique du niveau du système de contrôle interne en place au sein de l institution. Les impacts du déploiement du plan d actions a été modéré par le fait qu un système de contrôle interne était déjà présent au sein de l institution (le service d audit interne est opérationnel depuis 2008). Cependant le contrôle interne n était pas documenté sous forme de procédures mais de notes de services éparses. La direction avait la volonté de rédiger les procédures, le projet AFR/017 a donc été une aide et un catalyseur dans leur élaboration/amélioration et mieux les ordonner. Les effets positifs du déploiement notés sont donc les suivants : Création/amélioration des procédures sur l ensemble des activités de l institution et transmission des procédures aux collaborateurs qui attestent avoir pris connaissance de la procédure ; Création de nouveaux contrôles et nouveaux rapports ; Révision du fonctionnement de l audit interne au sein de l institution (élaboration d une charte d audit, revue de l organigramme liant l audit interne au conseil d administration) ; Amène les collaborateurs à proposer des améliorations aux anomalies rencontrées. Plus de proactivité et de partage avec la direction. Le point focal n a pas fait état de point négatifs. Difficultés auxquelles est confronté le SFD dans le cas particulier du déploiement N/A Suite aux formations de rang 2, le point focal n a pas rencontré de difficultés particulières dans la validation du plan d actions pour suivi, ni dans la mobilisation de la direction, ni dans d éventuelles réticences des employés. Cependant, le point focal a fait état du temps nécessaire pour formaliser, valider et adopter les documents rédigés (procédures, organigramme). Critiques éventuelles du SFD quant à la méthodologie de déploiement N/A Le point focal a apprécié les formations, tant la session initiale que la session de suivi en ce sens qu elles permettaient d avoir une vision globale du projet et d échanger avec les autres points focaux. Recommandations générales du réconciliateur à l attention des agents de déploiement Non applicable Synthèse générale L importance du contrôle interne est largement comprise par le management et l ensemble des membres de l institution. La revue des procédures créées, les entretiens et revues de dossiers menés au siège amènent à la 5

8 même conclusion. Travail effectué : Entretiens avec point focal, directeur général Revue détaillée du plan d actions Revue détaillée des manuels de procédures Crédit et Recouvrement, passations de marché, liquidités Conclusion en présence du point focal et du directeur général 6

9 3. Partie 2 : Résumé des minutes Résumé des minutes du/des entretiens (nom des personnes présentes et fonctions, sujets traités, etc) Présents : Josselin KROUYO (Auditeur interne) et Georges ZOLA (Directeur général) 1. Situation initiale de l institution (avant le projet) L institution s était dotée en 2008 d un service d audit interne. De fait, elle possédait au début du projet un système de contrôle interne en place qui n était cependant pas totalement documenté via des procédures établies. Les procédures établies souffraient de faiblesses. Le déploiement du plan d actions a donc l occasion pour C MMB d élaborer et compléter les procédures incluant la revue des processus et contrôles liés. Elle a aussi été l occasion pour l institution de redéfinir le rôle et la place de l auditeur interne. Ainsi, l auditeur interne est, au niveau de l organigramme, placé sous la responsabilité du Conseil de Surveillance. Cette nouvelle disposition doit être adoptée par le conseil de surveillance. Le service d audit interne dispose aussi d une charte d audit interne. De plus, la direction entrevoit la possibilité de recruter un collaborateur supplémentaire dans le service d audit interne en vu de renforcer les capacités et optimiser le contrôle. 2. Le déploiement du guide en interne Suite aux formations de rang 2, le point focal n a pas rencontré de difficultés particulières dans la validation du plan d actions pour suivi, ni dans la mobilisation de la direction, ni dans d éventuelles réticences des employés. Cependant, le point focal a fait état du temps nécessaire pour formaliser, valider et adopter les documents rédigés (procédures, organigramme). 3. Apport du déploiement du guide au sein de l institution Se référer à la partie 1 : Synthèse de la réconciliation. 4. Revue du plan d actions Se référer à la partir 3 : Bilan sur l état d avancement du plan d actions 5. Conclusion Le directeur exécutif et le point focal ont émis les préoccupations suivantes : Point pour LD - Quelle sera l après-projet? - Le déploiement sera-t-il étendu aux SFD non couverts par l actuel projet? 7

10 4. Partie 3 : Bilan sur l état d avancement du plan d actions Note : les statistiques indiquées ci-dessous ont été extraites du site internet à la date du présent rapport. Elle inclut donc les recommandations du réconciliateur vis-à-vis du statut de chaque action. STATISTIQUES Nombre % du total actions Actions abandonnées Commentaires 2 selon statistiques 4 en réalité 2% 3% Les actions abandonnées correspondent en réalité à des actions non applicables. Il s agit principalement des domaines suivants : 1. Documenter les raisons qui ont prédisposé au choix de l'absence d'un coffre dans certaines / toutes les agences : toutes les agences possèdent un coffre 2. Documenter la raison de l'existence de deux logiciels différents en parallèle et analyser la faisabilité (technique, organisationnelle et financière) du recours à un logiciel unique pour tout le SFD : il n existe qu un SIG 3. Documenter l'utilisation des deux logiciels et organiser la transmission de données d'un logiciel à l'autre en vue d'une centralisation : il n existe qu un SIG Actions en cours Commentaires 0 selon statistiques 0 en réalité 0% 0% Aucune action n est en cours à la date de réconciliation Actions non initiées Commentaires 1 selon statistiques 1 en réalité 1% 1% 1 action non initiée correspondant à «Documenter l'utilisation des deux logiciels et organiser la transmission de données d'un logiciel à l'autre en vue d'une centralisation.». Cette action se révèle être en réalité non pertinente puisqu il n existe qu un seul SIG. Actions terminées Commentaires 122 selon statistiques 122 en réalité 98% 98% L opinion du réconciliateur est que l ensemble des actions complétées par le SFD le sont effectivement. Cette opinion se base principalement sur la lecture des manuels de procédures auxquels le réconciliateur a eu accès et des entretiens réalisés. 8

11 Total des actions % Commentaires Les plans d actions du SFD est globalement en ligne avec les besoins de ce dernier en termes d optimisation de son système de contrôle interne. Le niveau d avancement déclaré du plan d actions correspond globalement à la réalité. Les procédures correspondante sont bien documentées et incorporées dans le manuel. Progression du SFD Taux de progression 0% Moyenne du pays 28% Taux de réalisation 99% corr. 100% Moyenne du pays 31% Conclusion Le plan d optimisation du dispositif de contrôle interne est effectif et a conduit à un système de contrôle interne de niveau standardisé. 9

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