Safire: Système d information pour l animation de la formation interministérielle régionale. Guide de l utilisateur

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1 Safire: Système d information pour l animation de la formation interministérielle régionale Guide de l utilisateur

2 Sommaire I. Présentation de l outil II. Comment s inscrire: les étapes pour effectuer une demande d inscription en ligne III. La validation de la demande d inscription IV. Après la validation de la demande d inscription

3 I. Présentation Safire est le nouvel outil d information et de gestion de l offre de formation interministérielle mis en place par la DGAFP, en lien avec les Plates-formes régionales d appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH) et les ministères. Par cet outil, tous les agents de l Etat peuvent accéder et s inscrire aux formations interministérielles organisées par les PFRH et les autres services et organisations de l Etat en région.

4 Comment accéder à SAFIRE : (puis cliquer sur l'alsace) Ou depuis le site de la fonction publique : puis cliquer sur l onglet PFRH en haut à droite de la page

5 Vue de la page d accueil de Safire

6 Vue de la page «domaines de formations» Les actions de formation sont affichées par domaine de formation transverse. Ces domaines sont les suivants : 01 - Management 02 - Ressources Humaines 03 - Sensibilisation à l environnement professionnel 04 - Achats publics 05 - Gestion et suivi des politiques publiques 06 - Techniques juridiques 07 - Accueil et Techniques administratives 08 - Bureautique et Informatique 09 - Formations linguistiques 10 - Europe 11 - Développement durable 12 - Communication /Service aux usagers 13 - Préparation aux épreuves de Concours 14 - Formations techniques spécifiques aux missions de chaque ministère (dont Santé et Sécurité au travail)

7 Affichage de l offre de formation Les actions de formation sont affichées selon les différents domaines de formation. Vue de la page «détail du domaine de formation» 1- Libellé de la formation 2- Domaine de formation 2 1 1

8 Vue de la page «détails de la formation» 1- Libellé de la formation 2- Domaine de formation 3- Thématique 9 4- Service organisateur de la formation 1 5- Public cible 6- Objectif de la formation Exemple 3 7- Descriptif de la formation 8- Nom et adresse courriel du responsable de formation 9- Fichier téléchargeable associé à la formation (programme du stage par exemple) Responsable formation Responsable-formation@exemple.fr

9 Affichage d une session de formation Une session de formation est affichée : sur la page détaillant la formation, qui accueille aussi le formulaire d inscription ( il faut cliquer sur «je fais une demande d inscription» pour accéder au formulaire). A noter: il peut y avoir plusieurs sessions ( à des dates différentes) pour une même action de formation Vue de la page «détails de la formation» 1- La ou les date(s) de la session de formation Le statut de la session (ouverte, close, reportée, annulée sans report) 3- Les horaires de la session 4- Le lieu de la session 5- Le nombre de demi-journées de formation 6- Le nombre total de places 7- Le nombre de places ouvertes à tous les agents de l Etat (quelque soit leur ministère) 8- Accessibilité fauteuil 9- Informations complémentaires 10- Fichier téléchargeable associé à la session (le programme par exemple)

10 II. Comment s inscrire L agent qui souhaite s inscrire à une formation doit renseigner trois pages : Vue de la page 1 «formulaire d inscription à la formation» Tous les champs avec astérisque doivent être renseignés obligatoirement 1- Passer à l étape suivante 1

11 Vue de la page 2 «formulaire d inscription à la formation» 1- Le champ «Vos motivations» est à renseigner soigneusement et sera déterminant pour le choix des participants au stage par l organisateur 2- Revenir à l étape précédente «Vos informations» 3- Passer à l étape suivante «Finalisation» 1 2 3

12 Vue de la page 3 «formulaire d inscription à la formation» 1- L agent doit renseigner correctement le courriel de son responsable hiérarchique afin que celui-ci puisse valider ensuite la demande d inscription 2- L agent choisit dans la liste déroulante le responsable formation qui est compétent pour valider sa demande (en cas de doute sur l identité de ce responsable, l agent est invité à se renseigner auprès de son administration ) Choisir dans le menu déroulant en accord avec le supérieur hiérarchique 4- Choisir dans le menu déroulant en fonction de l accord de la structure sur le sujet 5- Important : ne pas oublier de valider la demande d inscription 6- Revenir à l étape précédente «Vos fonctions» La validation du formulaire de demande d inscription génère un mail automatique d enregistrement de la demande d inscription envoyé à l agent. Attention ce mail ne vaut pas validation ou convocation. La validation du formulaire d inscription envoie aussi automatiquement un mail au responsable hiérarchique renseigné plus haut par l agent. Une fois que celui-ci a validé la demande, le correspondant formation (choisi dans le menu déroulant) reçoit à son tour un mail. Il est donc important de saisir correctement l adresse mail du responsable hiérarchique et de choisir le responsable de formation compétent afin que ceux-ci puissent statuer sur la demande.

13 III. La validation de la demande d inscription Dès que l agent a validé le formulaire d inscription, un mail est envoyé automatiquement : au responsable hiérarchique dont le courriel a été renseigné par l agent : une fois que ce responsable hiérarchique a validé la demande d inscription, un second mail est envoyé automatiquement : vers le correspondant formation choisi dans la liste déroulante par l agent. Les responsables concernés reçoivent le courriel contenant les informations saisies lors de l inscription de l agent ainsi que les informations liées à la formation. Le courriel contient un lien qui leur permet de valider ou non cette inscription, il leur suffit de cocher oui ou non et de valider le formulaire. La double validation est indispensable pour que la demande de l agent puisse être traitée par l organisateur de la formation.

14 Schéma du traitement d une demande d inscription Mail automatique Demande d inscription de l agent Validation du responsable hiérarchique Mail automatique Validation du correspondant formation NON OUI OUI NON Demande de l agent refusée Demande de l agent validée Demande de l agent refusée Traitement des demandes par l organisateur de la formation

15 IV. Après la validation de la demande d inscription Le statut de la demande d inscription : Tant que la demande d inscription n est pas validée à la fois par le responsable hiérarchique et le correspondant formation, la demande apparaît pour l organisateur dans la «liste des inscrits dont la demande est en cours de validation» Lorsque le responsable hiérarchique et le correspondant formation ont validé la demande, elle apparaît dans la «liste des inscrits dont la demande a été validée» La demande peut être refusée dans deux cas de figure : si le responsable hiérarchique refuse de valider, alors la procédure s arrête et le responsable formation n est pas informé de la demande d inscription de l agent si le responsable formation refuse de valider la demande, après que le responsable hiérarchique a validé, la procédure s arrête également Dans les deux cas, la demande de l agent apparaîtra dans la «liste des inscrits dont la demande a été refusée» Le choix des participants au stage de formation L organisateur du stage de formation sélectionnera les participants parmi la liste des inscrits dont la demande a été validée. A noter : lorsque l agent a terminé sa demande d inscription, il n a plus accès aux informations saisies en ligne. En cas d erreur de saisie, il devra contacter l organisateur du stage qui peut rectifier les données. La convocation : Les candidats sélectionnés par le service organisateur du stage reçoivent leur convocation par mail. Ils sont invités à en transmettre copie à leur correspondant formation.