VIEW. SIGILive optimise la collaboration. Differdange - De nouvelles voies s ouvrent aux élus page 03

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1 Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique Mars 2010 VIEW SIGILive optimise la collaboration Differdange - De nouvelles voies s ouvrent aux élus page 03 Communication Desk - Pour mieux vous servir page 04 Interview avec Henri Hinterscheid page 06

2 SIGIedito Bienvenue à notre nouveau collaborateur SIGILive 2 SIGIedito Claude Meisch - Bienvenue à notre nouveau collaborateur SIGILive 3 SIGICASESTUDY Differdange - De nouvelles voies s ouvrent aux élus avec SIGILive 4 SIGICOMMUNICATION Communication Desk - Pour mieux vous servir 5 SIGIsoftware L union fait la force 6 SIGIBUREAU Henri Hinterscheid - Simplifier les tâches primaires par l informatisation 7 SIGISTAFF Conny Krier - La sécurité juridique au SIGI Mars 2010 Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique Conception et Layout: Niche Guardian Photos: Claudine Bosseler, Luc Wies, Niche Guardian Photo Bank, Commune de Differdange, Commune de Hesperange Impression: Imprimerie Faber Tirage: 1000 exemplaires Egalement disponible sur (PDF) Depuis peu, Differdange a adopté la solution SIGILive. Nous sommes à ce jour la première commune à avoir «investi» dans une modernisation intégrale de notre structure administrative. Grâce aux outils du SIGI, Differdange accueille dorénavant le futur à bras ouverts. La ville de Differdange est actuellement en pleine expansion et se dit fière d une certaine évolution vers un statut de «Ville des Médias». En effet, plusieurs publications luxembourgeoises ont leur siège chez nous, ainsi qu un bon nombre d agences indépendantes, ou encore la Miami University. En outre, l Université Luxembourg ne sera qu à sept minutes en transport public. Une flexibilité, une mobilité ainsi qu une interactivité accrues en sont le résultat. Differdange avait donc besoin d une structure organisationnelle adaptée. D où le choix d adopter la solution SIGILive. Cet outil novateur nous permet d améliorer entre autres efficacement la communication entre l administration, le collège échevinal et le conseil communal. Dans mon rôle de bourgmestre, voire décideur politique, je dois pouvoir compter sur une mobilité qui s adapte à mes besoins. Le simple fait de pouvoir consulter les documents et projets en cours, de chez moi et avant les réunions, me permet une meilleure gestion de mon agenda. Je peux en effet retracer le courrier, gérer le budget et les diverses dépenses avec beaucoup de liberté et d autonomie. Je ne suis pas un «homme IT» ; mes connaissances en informatique ont leurs limites. Mais les outils qui forment SIGILive me permettent de suivre ma commune dans un monde de plus en plus mobile, et ceci sans avoir besoin de connaissances particulières. Ils s adaptent facilement à mon train de vie tout en me laissant le choix de les personnaliser à mes besoins spécifiques. Claude Meisch Bourgmestre de la Commune de Differdange Carlo Gambucci, Directeur du SIGI, nous a confié que la présentation de ces outils devant l entièreté d un collège échevinal et de son conseil communal constituait une première. Sa grande expérience fait de lui l interlocuteur idéal : il a su convaincre par des arguments objectifs et professionnels. Il sait où on en est aujourd hui, il connaît la direction à prendre et jusqu où on peut aller et il sait ce qui sera faisable dans un avenir proche. Le SIGI constitue le partenaire idéal pour nous accompagner dans cette évolution administrative. Sa force réside notamment dans le fait de ne pas toujours agir comme un syndicat, mais plutôt comme une performante entreprise privée avec l objectif de satisfaire les demandes de ses clients. Vous aussi vous pouvez réorganiser votre commune pour répondre à ses besoins actuels et futurs. N hésitez pas et avancez tout droit vers l avenir avec SIGILive. Claude Meisch 2

3 SIGICASESTUDY Differdange De nouvelles voies s ouvrent aux élus avec SIGILive La commune de Differdange a fait un pas en avant en étant la première commune à adopter SigiLive. Un petit pas pour les décideurs, mais un grand pas pour la gestion communale. Qu est-ce qui caractérise une commune dans l air du temps? Un bourgmestre et des échevins innovateurs, un conseil communal professionnel qui décide au bénéfice de ses administrés, une équipe de fonctionnaires motivés qui accorde une attention particulière à la gestion communale. Le secrétaire communal confirmera probablement que la collaboration et la communication sont essentielles au bon déroulement des tâches administratives. Comment peut-on alors optimiser ces processus dans le cadre du fonctionnement communal? Depuis le 1er mars, Differdange a entamé la première étape vers la modernisation de sa collaboration administrative. Le collège échevinal et le conseil communal possèdent dorénavant un outil informatique sophistiqué, SIGILive, qui optimise considérablement la collaboration entre les différentes parties. SIGILive permet maintenant aux décideurs de partager, publier et consulter des dossiers à travers le SharePoint. Cet échange contient aussi bien les informations d ordre général, la presse d intérêt local, les annonces locales (naissances, mariages, décès), les dossiers et projets en cours, ainsi que les délibérations. Conseil Communal Commune de Differdange La Commune de Differdange sera gagnante sur toute la ligne. La mobilité et la flexibilité accrues des élus et des fonctionnaires constitueront un atout dans le cadre des demandes des citoyens et la nouvelle collaboration renforcera les fonctionnaires dans leur statut de conseiller du citoyen. Une gestion centralisée des délibérations Le fait d avoir à tout moment accès aux délibérations constitue bien sûr un facteur très attractif pour les élus et leur offre une meilleure coordination et un suivi constant des décisions communales. Ils peuvent préparer les réunions à l avance, consulter l avancement des projets, tout en restant mobile. La commune moderne se distingue donc par une mobilité, une flexibilité et une collaboration optimisées. Le SIGI possède les outils nécessaires pour atteindre ces buts. Les communes disposent pour leur part du personnel prêt à utiliser ces outils au service du citoyen. Differdange a fait son choix et se dit prêt à réorganiser la structure de son administration dans le courant des mois à venir à l aide de SIGILive.

4 SIGICOMMUNICATION Communication Desk pour mieux vous servir Communication Desk L équipe du SIGI à votre service Les attentes en termes d assistance de la part des communes deviennent de plus en plus pluridisciplinaires. L accompagnement pour la résolution d un problème technique ne constitue qu un exemple parmi les nombreuses demandes adressées au SIGI par les administrations communales. A cette fin, une nouvelle structure a été créée en mars 2010, le «Communication Desk» L équipe actuellement dirigée par Marc Maîtrejean offre toute une gamme de «services de communication» aux clients du SIGI. On peut citer l assistance technique, le Helpdesk, l accompagnement en passant par les formations, jusqu aux tests des applications développées. Cette équipe de collaborateurs motivés est à votre écoute, n hésitez pas à les contacter. Pour une meilleure qualité applicative Toute application développée par le SIGI doit encore passer un dernier test, effectué par l équipe du Communication Desk, avant d être proposée aux communes. Ce test consiste à placer l application dans un scénario «real-life», afin de contrôler son efficacité et sa stabilité. Ce n est que par la suite que le produit fini sera livré au client pour lui garantir une entière satisfaction. Soulignons le fait que la plupart des applications développées ces dernières années sont cruciales et ont un impact national vu qu elles sont utilisées par des millier d utilisateurs à travers les 116 communes du pays. A titre d exemple, on peut citer GESCOM, l application phare du SIGI ainsi que l application Chèques-Service. Pour un support sur mesure Pour assurer une bonne formation de nos fonctionnaires communaux Si un client souhaite ajouter de nouvelles fonctions à un outil existant ou si des changements importants sont requis, il pourra introduire une demande écrite auprès du département Communication Desk. Cette demande sera étudiée dans les meilleurs délais après évaluation par l équipe développement qui rendra son verdict quant aux problèmes en question. Chaque nouvel outil informatique nécessite évidemment des formations pour que les utilisateurs puissent profiter pleinement de ces ressources. Ces formations sont proposées par le SIGI en interne, dans ses locaux à Contern, ainsi qu en externe sur simple demande. Une équipe qualifiée se déplacera ensuite dans la commune concernée afin de partager ses connaissances avec les décideurs et/ou fonctionnaires. Les formateurs sont certifiés INAP, ce qui est une valeur ajoutée pour tout fonctionnaire soucieux de l évolution de sa carrière professionnelle. Le SIGI offre un support continu aux utilisateurs. Tout d abord il met à disposition un Helpdesk traditionnel, auquel chaque personne peut s adresser en cas de problème dans l utilisation des fonctionnalités standards. Un accompagnement sur mesure pourra se faire par la suite si un approfondissement de l outil ou une personnalisation s avèrent nécessaires. Le SIGI reste toujours à l écoute de ses clients afin de leur offrir des outils haut de gamme qui ne feront qu accroître la qualité et la performance de la commune et de ses employés.

5 SIGIsoftware L union fait la force «Je suis très content que le SIGI ait pris en charge la gestion des licences de notre commune. En tant que Responsable Informatique de la Commune de Hesperange, j ai une double responsabilité. J assure la bonne gestion opérative des systèmes informatiques de la commune, et je fais en sorte que les achats de logiciels suivent la piste la plus logique et financièrement la plus viable. Grâce au SIGI, nous avons réalisé des gains financiers non négligeables dans l acquisition de logiciels et de matériel informatique. Tout comme moi, mes élus communaux en sont reconnaissants» Fréderic Feijo Responsable Informatique de la Commune de Hesperange 87 communes sur 103 font confiance au SIGI pour la gestion du patrimoine des licences. Comment ce service fait gagner du temps et de l argent? 103 communes, le SIGI offre un maximum d avantages à ses membres. Il est vraiment encourageant d observer l esprit et l engagement des communes affiliées au SIGI dans le but de bénéficier de services informatiques plus performants. 87 administrations communales ont signé un accord avec le SIGI lui déléguant la gestion des licences Microsoft. Le fait d avoir une gestion centralisée des licences constitue un avantage à plusieurs niveaux. D abord, la commune n a plus besoin d investir dans des ressources humaines internes qui devront elles-mêmes chercher et négocier avec des fournisseurs de logiciels. Il y a pléthore d applications telles que Microsoft Office qui sont déjà incluses dans la cotisation annuelle. Ensuite, toutes les administrations communales sont tenues de respecter la loi en évitant tout abus dans l installation de licences. Le SIGI s engage à suivre les éditeurs de logiciels dans une logique économique et juridique. La dispense de conseils en matière de gestion des licences constitue une assurance qui protégera le cadre légal des licences Microsoft des communes, quotidiennement exposées. L union fait la force Service «Gestion Licences» = gain de temps C est en 2009, au sein du département Infrastructure, que le service «Gestion Licences» a vu le jour. Ce service fait suite au mandat confié par les communes au SIGI, interlocuteur neutre et disposant d une vaste connaissance des besoins des communes dans le domaine de l informatique, pour négocier les meilleures conditions du marché avec les fournisseurs de logiciels et de matériel informatique. Dans le domaine des logiciels, des conditions de prix uniques en termes de licences ont été négociées avec des éditeurs majeurs tels que Microsoft. Service «Gestion Licences» = gain d argent Une façon simple de gagner de l argent consiste donc à éviter tout doublon administratif et à simplifier l administration. S il s avère qu une commune achète ellemême certains logiciels déjà inclus dans la cotisation, libre à elle, même si elle doit être consciente qu elle paie le double aux frais de ses administrés. Fédérant les intérêts de On peut donc bien conclure dans ce cas que l union fait la force. Le fait que 87 administrations communales aient délégué la gestion des licences au SIGI ne fait que témoigner du succès du service et de la forte volonté au sein de la majorité des communes de travailler dans un esprit de gestion financière, opérationnelle et efficiente. Quels sont les services et applications déjà inclus dans la cotisation annuelle? Accès aux dernières versions des systèmes d exploitation Microsoft Windows Toutes récentes versions (mises à jour incluses) de la suite professionnelle Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Home Use Program (licence Office 2007 attitrée à chaque élu, fonctionnaire et employé communal) Toutes les licences d accès client à GESCOM, SIGILive et CMS

6 SIGIBUREAU Henri Hinterscheid Simplifier les tâches primaires par l informatisation Comment voyez-vous la future gestion communale? En ce qui concerne les communes, la solution existe déjà sous forme de SIGILive. Cette entité de gestion et de communication communale facilite les démarches administratives ainsi que l interactivité entre les différents acteurs concernés. Ceci permet un déroulement fluide des tâches journalières et valorise le rôle du fonctionnaire qui peut par la suite consacrer une majeure partie de son temps aux demandes individuelles. Le fonctionnaire devient le conseiller du citoyen. Les élus, de leur côté, utiliseront SIGILive pour suivre les délibérations, gérer le budget et les dépenses et rester en contact permanent à l aide d un seul outil informatique. En outre, leur mobilité et leur flexibilité seront garanties grâce à l accès à ces informations en externe. Comment percevez-vous l évolution des services du SIGI? Henri Hinterscheid Directeur Technique de l Hôpital Emile Mayrisch, Echevin de la Ville d Esch-sur-Alzette et Membre du BUREAU Henri Hinterscheid partage sa vie professionnelle et politique entre son poste de Directeur Technique de l Hôpital Emile Mayrisch, celui d Échevin de la Ville d Eschsur-Alzette et le SIGI comme membre du BUREAU. Qu est-ce qui fait la particularité de Henri Hinterscheid? Mon expérience comme directeur d hôpital et échevin fait que je suis habitué aux problèmes de gestion et à trouver les solutions nécessaires à un bon déroulement. Au début, l hôpital fonctionnait encore dans le cadre d une administration «classique», ce qui n est plus possible aujourd hui. On parle en premier lieu de vies humaines, de personnes et bien sûr aussi de budget. Les enjeux sont devenus tellement importants que de nouvelles mesures, des mesures plus efficaces s avèrent nécessaires. L informatisation des tâches primaires est devenue une priorité qui engendre une facilitation des processus, tout en restant dans un budget stable dès que les installations et acquisitions nécessaires ont été mises en place. L administration de l hôpital est déjà entièrement informatisée. La distribution des médicaments par exemple se fait à l aide d un logiciel de gestion qui contrôle les besoins de nos patients en veillant scrupuleusement à ce qu aucune erreur ne se produise. Dans mon rôle d échevin, je suis évidemment concerné directement par la gestion communale. On pourrait comparer la gestion des communes à la gestion d un hôpital de taille supérieure. En effet, un hôpital se compose de différents services avec différents fonctionnements et différentes manières de réfléchir et d agir. De même, chaque commune présente ses propres caractéristiques. Il faut trouver une solution unique compatible avec les différents besoins. Le SIGI doit informatiser le métier communal. Il doit faire en sorte que les différents métiers soient intégrés dans une plateforme de communication standardisée. Cette plateforme s appelle SIGILive, un outil qui permet d aller au-delà d une simple communication, et permet de «relier» l ensemble des fonctionnaires et décideurs. Je suis ravi de voir qu on se sert de ces outils dans l organisation des activités du BUREAU. Il est en effet fascinant de voir avec quelle simplicité on peut suivre les réunions, les délibérations et les évènements à travers un outil décentralisé qui offre toutes les informations importantes. D autant plus que je peux les consulter sur mon portable depuis n importe quel endroit. En résumé, la philosophie de Carlo Gambucci a permis de mener le SIGI sur la bonne route. 6

7 SIGISTAFF Conny Krier - La sécurité juridique au SIGI Quels sont d après vous les buts à atteindre par le SIGI? Il faut atteindre un objectif bien précis, faciliter la communication interactive entre le citoyen et sa commune, c.-à-d. celui de pouvoir commander par exemple un acte de naissance authentifié en ligne afin de s en servir de suite sans devoir se déplacer. Cette solution s inscrit dans l esprit du commerce en ligne. Vous auriez un code personnalisé, comme c est le cas pour votre carte de crédit, qui devrait être combiné à un mot de passe supplémentaire pour garantir une identification sans faille. Après authentification auprès du service concerné, on ferait sa demande en ligne pour que l acte de naissance soit par la suite envoyé automatiquement à votre adresse personnelle. Personne ne pourrait commander des documents à votre place. Pouvoir participer au sein du BUREAU à des projets ambitieux et réalistes à impact national est un privilège. Un privilège non seulement pour moi, mais aussi pour toutes les parties concernées, les employés du SIGI, les membres de la direction et du comité ainsi que tous les fournisseurs de service qui encadrent quotidiennement le SIGI. Conny Krier Juriste du SIGI La sécurité des dossiers du SIGI est d une importance majeure. Les informations que le syndicat possède doivent être en règle avec la protection des données et les produits et services doivent être conformes avec les lois en vigueur. Un nouveau visage a rejoint l équipe administrative du SIGI. Les acteurs du syndicat s estiment en effet heureux d avoir trouvé la compétence et le savoir-faire juridique requis en la personne de Conny Krier, juriste d entreprise, diplômée de l Université Nancy II. Conny assiste la Direction dans le traitement des dossiers juridiques et des questions de sécurité connexes. En outre, une grande partie de son travail consiste à mener des recherches afin de garantir la cohérence légale des projets, offres et services. Conny assure aussi l élaboration de conventions et de contrats, notamment des contrats de travail (droit du travail). Elle s occupe du contrôle des contrats de fournisseurs externes ainsi que du cahier des charges (marché public). «Je considère mon travail comme un défi, un défi qui se présente chaque jour à nouveau et que je m apprête à résoudre avec tout mon potentiel. Par mon côté sociable et par mon engagement professionnel, j ai su rapidement m intégrer dans une équipe intéressante et diversifiée.» 7

8 Avec le SIGI vous franchissez tous les obstacles Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique 6, rue de l Etang L Contern Tél Fax