CODE D ÉTHIQUE ET RÈGLES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE À L INTENTION DU PERSONNEL. Force Financière Excel

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1 CODE D ÉTHIQUE ET RÈGLES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE À L INTENTION DU PERSONNEL

2 FORCE FINANCIÈRE EXCEL SYNONYME D ÉTHIQUE PROFESSIONNELLE Depuis son avènement sur le marché de l assurance des personnes, FORCE FINANCIÈRE EXCEL a toujours centré ses efforts sur le développement de l entreprise. Mais c est au cours des dix (10) dernières années qu elle s est particulièrement structurée en se dotant de plans stratégiques qui ont balisé son parcours et lui ont permis de se hisser au niveau des cabinets majeurs de services financiers de la province de Québec. A ce jour FORCE FINANCIÈRE EXCEL projette, tant dans son milieu d activités que dans le milieu social, l image d une entreprise en forte croissance qui a su allier bonne gouvernance et dynamisme. Image qui reflète les valeurs éthiques ainsi que la philosophie de gestion choisies par les dirigeants pour jalonner le développement de FORCE FINANCIÈRE EXCEL. Ces valeurs, qui sous-tendent toutes nos pratiques, vous les retrouverez dans ce code d éthique qui vise à uniformiser les règles de comportement professionnel en vue d assurer, de façon harmonieuse, le développement du cabinet tout en ciblant les normes les plus élevées sur le plan des pratiques s. James Mc Mahon Président-directeur général

3 TABLE DES MATIÈRES Le code d éthique : champs et modalités d application Le code d éthique : objectifs Les Règles de la conduite du code d éthique 3 4 L obligation de se soustraire à toute situation de conflits d intérêts L obligation de bannir le harcèlement L obligation de fonder sa pratique sur la légalité L obligation de respecter les biens et image de FORCE FINANCIÈRE EXCEL.. L obligation de discrétion et de respect de la confidentialité dans le traitement de l information

4 LE CODE D ÉTHIQUE : CHAMP ET MODALITÉS D APPLICATION Ce code d éthique vise toute personne collaborant au développement de FORCE FINANCIÈRE EXCEL et ce, quelles que soient sa fonction ou sa position hiérarchique au sein du cabinet. Considérant les deux (2) catégories de collaborateurs de FORCE FINANCIÈRE EXCEL, soit les conseillers en sécurité financière le personnel professionnel, administratif, de secrétariat et de bureau le code d éthique tient compte de la spécificité du champ d activités de chacun de ces deux (2) groupes dans l énoncé de sa mise en application. Le terme personne désigne - tout actionnaire administrateur ou gestionnaire - tout conseiller en sécurité financière transigeant avec FORCE FINANCIÈRE EXCEL - tout employé régulier ou temporaire, tout étudiant, stagiaire ou employé occasionnel. Le code d éthique est un outil de gestion à usage interne qui ne peut se substituer - aux lois et règlements qui régissent les activités dans le domaine des assurances et des services financiers - au code de déontologie régissant la pratique de certains professionnels qui y sont assujettis, notamment les conseillers en sécurité financière. 1

5 L observance des règles de conduite relève de la responsabilité du vice-président/directeur régional ou du directeur de service appelé à sanctionner tout comportement non conforme aux normes s de tout conseiller en sécurité financière à agir, en concertation avec le Président-directeur général face à tout cas sanctionné par l Autorité des Marchés Financiers ou dans tout cas passible de cessation de relations d affaire avec FORCE FINANCIÈRE EXCEL. du vice-président/directeur régional ou du directeur de service appelé à sanctionner tout comportement non professionnel de toute personne placée sous sa juridiction à agir, en concertation avec le directeur des Ressources humaines dans tout cas passible de suspension et de renvoi. 2

6 LE CODE D ÉTHIQUE ET RÈGLES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE : OBJECTIFS FORCE FINANCIÈRE EXCEL, fonde son développement sur un ensemble de paramètres parmi lesquels la productivité des ressources humaines se révèle la pierre angulaire. Outre la compétence requise pour contribuer à la productivité de l entreprise, l employé s engage, par son contrat de travail qui le lie à l entreprise, à une obligation de résultat le contraignant à performer dans le cadre de la philosophie, des politiques et des valeurs du cabinet qu il doit faire siennes. Le code d éthique et de règles de conduite vise : à décrire les types de comportement répréhensibles ou entravant la conduite des activités du cabinet (attitudes, paroles, conduite, manières) qui, en milieu de travail, portent atteinte au cabinet ou à des individus à déterminer la nature des sanctions applicables selon l infraction commise. 3

7 LES RÈGLES DE LA CONDUITE PROFESSIONNELLE L OBLIGATION DE RÉSULTATS JUMELÉE À L OBLIGATION DE S ASTREINDRE À DES NORMES COMPORTEMENTALES L expansion de FORCE FINANCIÈRE EXCEL commande un laborieux processus d intégration des composantes qui se sont amalgamées et qui continueront à s amalgamer au noyau original devenu FORCE FINANCIÈRE EXCEL. Ce processus d intégration s opère par l harmonisation des habitudes et des méthodes de travail ainsi que des normes comportementales dans le but de constituer une équipe compétente, performante, axée sur la productivité qui est le moteur de l expansion. Toute personne à l emploi de FORCE FINANCIÈRE EXCEL s engage à se conformer au code d éthique en vigueur lequel vise à assurer un climat de travail harmonieux fondé sur le respect des collègues de travail. Toute personne à l emploi de FORCE FINANCIÈRE EXCEL s engage à respecter, tant la lettre que l esprit, de toute politique, procédure ou règlement au sein du cabinet. Toute personne à l emploi de FORCE FINANCIÈRE EXCEL doit être consciente qu elle peut avoir accès à des renseignements confidentiels concernant soit des personnes ou des opérations du cabinet ou des projets et qu elle a l obligation de n en rien révéler. Toute personne à l emploi de FORCE FINANCIÈRE EXCEL s engage à contribuer par son travail ainsi que par son comportement à refléter l image de FORCE FINANCIÈRE EXCEL pour sa bonne gouvernance. 4

8 L OBLIGATION DE SE SOUSTRAIRE À TOUTE SITUATION DE CONFLITS D INTÉRÊTS Toute personne doit agir avec objectivité et impartialité dans le cadre de ses activités et de sa fonction de manière à ne jamais se trouver dans une situation de conflits d intérêts. Ce qui implique de ne jamais intervenir directement ou indirectement dans le processus d embauche, d évaluation ou de promotion de toute autre personne avec laquelle elle entretient des liens de parenté ou d intimité de ne jamais intervenir directement ou indirectement dans l octroi d un contrat ou d un avantage pour elle-même ou pour un proche de rapporter à son supérieur immédiat tout acte ou fait contrevenant à l éthique en vigueur. L OBLIGATION DE BANNIR LE HARCÈLEMENT Aucune personne ne doit tolérer la discrimination ou le harcèlement, la visant ou visant autrui, à propos de son âge, de sa race, de sa couleur, de son sexe, de ses convictions politiques ou religieuses, de son origine ethnique, de sa condition sociale, de son état physique (grossesse, maladie, handicap). Ce qui implique que toute personne a le devoir de signaler à son supérieur immédiat tout comportement non conforme à l éthique. L OBLIGATION DE FONDER SA PRATIQUE PROFESSIONNELLE SUR LA LÉGALITÉ Toute personne est tenue de se conformer aux lois et règlements qui régissent la société en général et l entreprise en particulier. En conséquence toute personne témoin ou informée d une activité illicite ou frauduleuse exposant l entreprise à un préjudice, est tenue d en informer son supérieur immédiat. 5

9 L OBLIGATION DE RESPECTER LES BIENS ET L IMAGE DE FORCE FINANCIÈRE EXCEL Aucune personne ne doit, sans autorisation préalable de son supérieur immédiat, utiliser les équipements (ordinateurs, matériel de bureau, téléphone, Internet, etc ) à des fins personnelles. Aucune personne ne doit, sans l autorisation préalable dûment spécifiée d un membre de la direction de l entreprise, émettre des opinions ou agir au nom de FORCE FINANCIÈRE EXCEL, que ce soit dans le cadre d activités extérieures ou en présence de représentants des médias dans quelque lieu que ce soit. Toute personne au service de FORCE FINANCIÈRE EXCEL est tenue, dans le cadre de ses activités, de revêtir une tenue vestimentaire soignée et de s exprimer convenablement. L OBLIGATION DE DISCRÉTION ET DE RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ DANS LE TRAITEMENT DE L INFORMATION Toute personne, dans le cadre de ses fonctions, est susceptible de prendre connaissance, de traiter ou de discuter de renseignements de nature confidentielle. Il peut s agir de renseignements concernant les employés, les conseillers et leurs clients ainsi que le développement de nouveaux produits, les investissements réalisés ou projetés ou encore les affaires générales de l entreprise incluant les informations financières non divulguées au public. L obligation de respect de la confidentialité se prolonge au-delà de la fin du mandat ou de la cessation d emploi en ce qui a trait à la protection des renseignements confidentiels. Aucun renseignement confidentiel ne doit être traité pour des fins autres que celles pour lesquelles il a été obtenu. Le consentement écrit de la personne concernée doit être obtenu avant de divulguer le renseignement à une tierce personne, sauf lorsque la divulgation est requise légalement ou par contrat. 6

10 Toute personne a droit d accès au contenu de son dossier personnel détenu par l entreprise sauf en ce qui concerne l information médicale qu elle peut obtenir de son médecin. Tout renseignement peut être rectifié par la personne concernée. Advenant que l entreprise ne soit pas d accord avec la correction proposée, la personne est autorisée à déposer une rectificatif dans le dossier détenu par l entreprise. Toute personne doit prendre les mesures nécessaires pour respecter la confidentialité des renseignements auxquels elle a accès dans l exercice de ses fonctions, notamment - en ne divulguant ces renseignements à aucune personne à l interne ou à l externe à moins que cette autre personne soit impliquée, directement ou à titre de conseiller, dans les affaires dont il est question - en ne laissant pas à la vue de tiers ou d autres personnes non concernées les documents renfermant ces renseignements - en prenant les mesures appropriées pour assurer la protection matérielle de tels documents (garde sous clef lorsque non utilisés, utilisation d un mot de passe pour les documents informatiques, etc ) - en ne discutant jamais dans les endroits publics, des affaires confidentielles de l entreprise - en prenant les mesures appropriées pour disposer les documents (destruction, archivage, etc.) - en remettant à qui de droit ces documents au moment de la cessation de ses fonctions - en donnant les avis requis pour éviter tout conflit d intérêts - en indiquant, sur les divers documents appelés à circuler, qu ils contiennent des renseignements de nature confidentielle et qu ils doivent être traités en conséquence. 7

11 En cas de divulgation non conforme ou par inadvertance de renseignements confidentiels, l employé concerné doit immédiatement faire un rapport à son supérieur immédiat. Toute personne responsable de la divulgation accidentelle de renseignements confidentiels est tenue d en informer sans délais son supérieur immédiat. L utilisation exclusive du genre masculin vise essentiellement l économie du texte écrit. 8

12

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