SOUTIEN ADMINISTRATIF adjoint de direction PROJET DE FIN D ÉTUDES (STAGE) 412-8B1-MA (1-3-3) Du 7 octobre au 1 er novembre 2013 Groupe 1616

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1 SOUTIEN ADMINISTRATIF adjoint de direction PROJET DE FIN D ÉTUDES (STAGE) 412-8B1-MA (1-3-3) Du 7 octobre au 1 er novembre 2013 Groupe 1616 Professeur superviseur Philippe Pelletier Tél. : # 4452

2 La place du cours dans le programme Le cours «Projet de fin d études (stage)», a pour but de permettre aux étudiants et étudiantes d intégrer les différents apprentissages au moyen d un projet de production, dans un cadre d un travail en entreprise. Ce cours est un stage dans une entreprise. À l'intérieur de ce cours, les étudiants et étudiantes appliquent, en situation réelle de travail, les compétences développées en lien avec le traitement de texte, de données, d images et de documents hypermédia et qui pourraient aussi faire l objet d une présentation informatisée. Ils expérimentent en quelque sorte le travail et le bon déroulement des tâches administratives reliés à une organisation et ce, en utilisant l'ensemble des compétences développées tout au long du programme de formation. Ce cours est offert à la dernière session du programme de formation et complète l atteinte des compétences du programme. La compétence à développer Compétence : Mener à terme un projet de secrétariat exécutif Éléments de compétence : Analyser les données relatives au projet Planifier le travail Communiquer avec des personnes Exécuter le projet Appliquer une approche personnalisée Quelques précisions Ce cours se déroule principalement en milieu de travail et permet à un finissant en soutien administratif, sous la supervision d un professeur-superviseur, d assumer un poste lui permettant d assumer des tâches administratives au sein d une entreprise, dans un milieu réel de travail, en appliquant les compétences acquises à l intérieur du programme. Des activités d enseignement et de supervision ont lieux avant le stage afin d assurer une préparation adéquate.

3 Durant le stage, des rencontres individuelles et de groupe sont réalisées de façon ponctuelle pour fournir un support et un encadrement aux étudiants et étudiantes, dont une rencontre entre le professeur-superviseur et le responsable en milieu de stage. Ces rencontres ont pour but de favoriser des échanges sur le déroulement du stage, de fournir un rappel sur des notions théoriques selon les difficultés rencontrées et de rendre cette expérience la plus enrichissante possible sur les plans professionnel et personnel. Le stage se déroule à temps plein selon l horaire proposé par l entreprise, durant les trois dernières semaines de la troisième session. La contribution à la formation fondamentale Le contexte de ce cours permet aux étudiants et étudiantes de résoudre différents problèmes que toute personne qui assume des tâches administratives est susceptible de rencontrer dans l'exercice de sa profession. La recherche de solution, la créativité, l'intégration à une équipe de travail, la prise en compte de la globalité du projet sont seulement quelques-uns des objectifs poursuivis en ce qui concerne la formation fondamentale. Une attention particulière est portée aux habiletés reliées à la gestion du stress étant donné les situations nouvelles d'apprentissage et la réalité de l organisation. En fait, chaque étudiant et étudiante privilégie la poursuite de certains objectifs de formation fondamentale en fonction de ses besoins. Dans cette optique, il cible le développement d'habiletés personnelles, d'habiletés interpersonnelles et/ou de méthodes de travail précises sans pour autant exclure celles auxquelles le confronte son milieu de stage. Éléments de compétence 1. Analyser les données relatives au projet. 2. Planifier le travail. 3. Communiquer avec des personnes. Critères de performance 1.1. Analyse détaillée de la demande Relevé rigoureux des contraintes Validation de la bonne compréhension de la demande Détermination précise des ressources nécessaires et choix des logiciels appropriés Établissement d un échéancier détaillé Établissement d une méthode rigoureuse de classement et de sauvegarde des fichiers Manifestation d une attitude d écoute et de réceptivité Adaptation du niveau de langage selon l interlocuteur Application correcte des techniques de communication verbales et non verbales Utilisation appropriée de techniques d argumentation.

4 4. Exécuter le projet. 5. Appliquer une approche personnalisée Rédaction claire et cohérente des documents nécessaires au projet Traduction fidèle des documents nécessaires au projet Utilisation convenable des différents outils et services de bureau liés au projet Exécution appropriée des travaux de traitement de texte liés au projet Exécution appropriée des travaux de traitement de données liés au projet Exécution appropriée des travaux de traitement des images liés au projet Exécution appropriée des travaux de traitement de page liés au projet Organisation efficace du temps à répartir entre les différentes composantes du projet Coordination harmonieuse entre les différentes étapes de production du projet Respect de l échéancier Respect de la méthode de classement et de sauvegarde des fichiers préalablement définie Manifestation d un souci constant de répondre aux besoins identifiés Vérification régulière de la satisfaction en cours de travail et à l issue du travail accompli Réaction appropriée devant les problèmes Manifestation d un souci constant d améliorer la qualité des services rendus Manifestation de comportements conformes à l éthique professionnelle. Évaluation Réalisation des travaux ou de projets en milieu de stage Rédaction de rapports périodiques Performance lors de la mise en situation Rapport final de stage

5 L employeur et le professeur superviseur évaluent le stagiaire selon les critères suivants : Qualité du travail et de la présentation des rapports Capacité à résoudre les problèmes Respect des échéanciers Capacité à s'intégrer à l'équipe de travail Pour plus de détails, voir la fiche d évaluation contenue dans le Guide de stage Cette évaluation touchant à la fois les compétences professionnelles et personnelles s'appuie sur les moyens suivants : Rapports d'évaluation du responsable du milieu de stage complétés selon la grille proposée (à la fin du stage). Rencontres entre le stagiaire et le professeur superviseur. Mise en situation dans un contexte de résolution de problème Auto-évaluation du stagiaire à l'aide d'une grille et selon les mêmes critères utilisés par le professeur superviseur.

6 Grille d évaluation du rapport final de stage rédigé par le stagiaire en soutien administratif Remise 1 er novembre à 13h (1 version imprimée et une version électronique sur le K) Stagiaire : Groupe : Milieu de stage : Le rapport de stage doit contenir entre cinq et six pages; le texte doit être disposé à interligne double, à taille de la police de 12 points. Présentation visuelle Qualité de la mise en pages, les marges, le lettrage, les dessins, etc. La structure La structure des différentes parties (page frontispice, table des matières, annexes, pagination, introduction, développement et conclusion, nombre de pages minimum, etc.) Première partie 1. L organisme d accueil du stagiaire - L environnement de travail équipements - Le rôle et la fonction du stagiaire dans l organisation - Le niveau des responsabilités - Les relations avec le milieu 2. Les activités du stage - Les travaux effectués (ampleur et complexité) - Les résultats obtenus - Le rendement fourni 3. Réflexion sur le déroulement du stage 4. Les acquis professionnels et humains Deuxième partie a) Description d un sujet technique faisant partie du stage (cette partie doit présenter le sujet choisi d une façon détaillée). b) Description d un problème technique rencontré et les solutions envisagées pour y remédier c) Bilan (connaissances acquises, accomplissement professionnel et personnel et observations générales jugées pertinentes). Orthographe : 1 point sera enlevé pour chaque faute. Retard : pour chaque jour de retard dans la remise du rapport final, une pénalité de 10 % de la note du rapport sera appliquée, jusqu à concurrence de 50%.

7 Remise des différents rapports et des échéances : Responsabilités des intervenants Type de rapport Pondération Date de remise 1. Superviseur en milieu de stage Rapport de stage de l entreprise 45% Dernière semaine du stage 2. Élève Rapport de stage I (par ) 7% 16 octobre 17 heures 3. Élève Rapport de stage II (par ) 8% 23 octobre 17 heures 4. Élève Rapport final de stage 15% 1 er novembre à 13 heures (K + impression) 5. Élève Autoévaluation sur Moodle 15% 1 er novembre en après-midi 6. Professeur Évaluation du stagiaire* 10% Fin du stage Conditionnel à la réalisation du point 5.

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