de services Quelles sont les règles et principes à suivre lors de la passation et de l exécution de marchés?

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1 > Accueillir un visiteur 7.2 Relations avec nos fournisseurs et prestataires de services Cette personne seule dans le couloir, est-ce un collaborateur d Infrabel ou un visiteur qui devrait être accompagné Suis-je sûr que le visiteur que j attends est bien renseigné (transports en commun à proximité, parking, accès auquel il doit se présenter, salle de réunion réservée) Dois-je prévoir un gilet jaune et/ou des équipements de protection individuelle (chaussures de sécurité, casque ) Je laisse des visiteurs se déplacer dans nos infrastructures sans veiller à ce qu ils soient accompagnés. Je n ai pas informé mon visiteur des règles de sécurité en vigueur. Quelles sont les règles et principes à suivre lors de la passation et de l exécution de marchés Pour mener à bien ses missions, Infrabel sollicite le concours d autres entreprises : fournisseurs, entrepreneurs, sous-traitants,... Le terme «fournisseur» utilisé dans le texte ci-dessous concerne aussi bien les entreprises de travaux et de services que de fournitures. En tant qu entreprise publique, elle est soumise à la législation sur les marchés publics qui impose des critères et des procédures de sélection très stricts. Ce chapitre comprend, outre le rappel de certaines dispositions et de principes légaux, des règles de nature déontologique à respecter lors des différents stades de la passation et de l exécution de marchés de fournitures, de travaux et de services. Ce chapitre s applique à tous les membres du personnel d Infrabel qui interviennent dans la passation et l exécution des marchés. Il s applique donc dès la publication du marché, pendant la sélection des candidatures, la rédaction du cahier spécial des charges, l analyse des offres et les négociations associées. Il s applique également jusqu à la fin de la phase d exécution du marché. Ces règles relèvent exclusivement des relations entre les collaborateurs d Infrabel et leur hiérarchie. Elles ne peuvent donc en aucun cas être considérées comme génératrices de droits au profit de tiers, et ne sont donc nullement opposables à Infrabel par ceux-ci. Le présent chapitre s applique sans préjudice des dispositions législatives et réglementaires en matière de marchés, des dispositions du code pénal et de celles contenues dans le statut du personnel et ses règlements d application

2 Chaque dirigeant d une unité concernée par cette matière est tenu : de veiller à ce que les collaborateurs de son unité concernés par l application de la réglementation des marchés aient une connaissance suffisante de cette matière. de porter le contenu de cette partie à la connaissance des collaborateurs de son unité susceptibles de devoir l appliquer. Je considère toujours le service responsable du marché (I-P, I-I.61 ou I-AR.3) comme un partenaire privilégié dans les relations avec le fournisseur. Je n hésite pas à lui poser mes questions en cas de doute sur ma manière d agir. Tout document contractuel doit être traité avec le niveau «confidentiel» selon la politique d Infrabel relative à la protection de ses informations : les documents générés lors de la phase de passation des marchés (cahier spécial des charges, offres, procès-verbaux de réunions de négociation, lettres, fax, s entre Infrabel et le fournisseur). les documents générés pendant la phase d exécution des marchés (commandes, factures, notes de réunion, échanges de courriers). Je m informe du contenu des documents relatifs à la procédure d Infrabel sur la protection des informations pour savoir quelles sont les mesures à prendre pour gérer cette information avec ce niveau «confidentiel». (voir annexe 2 Références et documents, p.160) Je prends entre autres les dispositions suivantes : Je mets les documents contractuels dans une armoire fermée à clé lorsque je quitte le bureau pour une longue période. Je veille à ne pas parler de sujets relatifs à un marché dans un lieu public, en particulier dans le train, sans avoir préalablement vérifié qui se trouve à proximité. ffmarche à suivre Dans toutes mes relations avec les fournisseurs d Infrabel, je veille toujours à agir dans l intérêt de notre société. Je prends soin de traiter avec impartialité les entreprises qui participent ou qui sont susceptibles de participer à des procédures de marché public Consultations informelles La consultation du marché s effectue par le biais des procédures de passation de marchés prévues par la législation. Je m abstiens donc de prendre, avant d entamer la procédure, des contacts informels avec des candidats potentiels à l obtention d un marché si ces contacts sont susceptibles de procurer un avantage à ceux-ci dans le cadre d une procédure à venir, ou risquent de mettre à défaut la stratégie d achat d Infrabel. De tels contacts informels pourront avoir lieu si leur objectif est exclusivement de s informer sur l état du marché dans le secteur concerné. Ils devront en tout cas demeurer très limités et avoir lieu en concertation avec les services responsables des marchés. Il se peut en effet qu une autre procédure d achat similaire soit en cours de passation de marché et que, dans ce cas, il faille attendre avant de s adresser au fournisseur. Dans le même esprit, je respecte les processus de passation des marchés définis par Infrabel, et je veille à ne pas perturber les actions des services responsables des marchés dans le but d obtenir les meilleures conditions contractuelles pour Infrabel

3 7.2.2 Lors de la passation de marchés Le service responsable du marché, en tant que garant du respect de la législation sur les marchés publics, coordonne l ensemble des activités en collaboration avec le client interne et les autres services intervenant dans cette procédure. Ce service gère aussi les contacts avec les fournisseurs. L avis de marché, le cahier spécial des charges et tous les documents du marché doivent être rédigés dans le souci d assurer un résultat optimal pour Infrabel, ainsi que le respect des principes de concurrence et d égalité de traitement entre les soumissionnaires potentiels. Je ne peux en aucune façon associer une firme ou une personne physique étrangère à la société à la rédaction de ces documents sauf dans des cas exceptionnels en accord avec le service responsable du marché. Je n appliquerai la procédure négociée sans publicité préalable (= sans ouverture totale à la concurrence) que dans les hypothèses énoncées limitativement par la loi. Même dans l hypothèse où l absence de publicité préalable est autorisée par la loi, je veille à consulter, si possible, plusieurs firmes. Le choix de ces firmes doit se faire de façon objective. Je m abstiens de fournir à tout fournisseur des informations qui pourraient le favoriser par rapport à ses concurrents dans le cadre de la procédure. En cas de besoin d information à communiquer au fournisseur, ou en cas de questions à lui poser, je m adresse au service responsable du marché, qui transmet lui-même ces informations selon les procédures conformes à la législation sur les marchés publics. Ce service s engage à me transmettre les réponses du fournisseur. Si je suis chargé d analyser des candidatures, je le fais avec minutie et impartialité, en me fondant sur les critères de sélection préalablement fixés dans la publication de marché. Si je suis chargé d analyser des offres, je le fais avec minutie et impartialité, en me fondant sur les critères d attribution préalablement fixés dans le cahier spécial des charges. Je respecte une grande discrétion dans tous les contacts avec des tiers à la société, ainsi d ailleurs qu avec les membres du personnel non concernés par le marché en cours de passation. En particulier, je ne fournis aucun renseignement à aucun tiers (y compris les soumissionnaires eux-mêmes) sur le nombre et le contenu des offres, sur l identité des soumissionnaires et sur le processus interne d analyse et de comparaison des offres. Dans le cas de certaines procédures de marchés publics, des réunions d information peuvent être organisées avec les candidats sélectionnés en vue de leur fournir des explications sur le contenu des documents du marché. Ces réunions sont toujours organisées par le service responsable du marché, avec la présence des représentants du service technique. En cas de négociations avec plusieurs soumissionnaires, je veille à ce que chacun dispose des mêmes opportunités d améliorer éventuellement son offre. Exemples : Toute demande de remise d un nouveau prix doit s effectuer par le service responsable du marché, par écrit et de façon identique pour chacun. On ne peut permettre à un soumissionnaire d améliorer substantiellement son offre sans donner la même opportunité, si possible, aux autres soumissionnaires avec lesquels la négociation est poursuivie. Les services concernés rédigent un rapport de comparaison des offres. Ce rapport, dûment motivé, doit proposer une argumentation aussi claire et précise que possible sur la comparaison des conditions contractuelles de chaque offre en se basant sur les critères d attribution du cahier spécial des charges

4 7.2.3 Lors de l exécution d un marché Si je suis chargé de l exécution d un marché (par exemple la surveillance de l exécution de ce marché ou la gestion du contrat), je veille à tout moment à préserver les intérêts de la société, notamment lors de l examen des quantités exécutées, de l analyse des états d avancement, des vérifications et réceptions, Je veille également à respecter les conditions contractuelles. En cas de nécessité d adaptation de ces conditions, je prends contact avec le service responsable du marché de sorte que ces changements de conditions soient négociés de manière favorable pour Infrabel. Je vérifie avec minutie la bonne exécution par l adjudicataire de toutes ses obligations contractuelles et prends les mesures légales adéquates lorsque des manquements sont constatés. Est-ce je connais le service compétent (I-P, I-I.61 ou I-AR.3) pour conclure les marchés avec les tiers prestataires Si je suis impliqué dans une procédure de sélection, suis-je au courant de la procédure à respecter Je rédige un appel d offres «sur mesure» pour un prestataire que j aurais préalablement choisi. J ai promis à une entreprise x ou y d obtenir un marché auprès d Infrabel Conflits d intérêts en matière de marchés publics Je connais un bon consultant en informatique. C est le frère d un ami à moi. Puis-je faire appel à ses services Dans les relations avec des fournisseurs potentiels ou existants, un conflit d intérêts peut survenir, quand le jugement d un membre du personnel peut être influencé au détriment des intérêts d Infrabel. La loi définit les cas dans lesquels une personne se trouve en conflit d intérêts (voir annexe 4, p.174). Infrabel compte sur tous ses collaborateurs pour qu ils soient vigilants dans la conduite des affaires d Infrabel et qu ils soient transparents dans le cas où un conflit d intérêts viendrait à surgir. L objectivité des décisions prises par les membres du personnel d Infrabel doit être préservée tant en réalité qu en apparence. Les membres du personnel doivent garder à tout moment leur indépendance et leur objectivité de jugement par rapport à des partenaires (potentiels), de façon à pouvoir agir dans le seul intérêt d Infrabel. Ils n utilisent donc jamais leur position dans l entreprise pour obtenir des avantages indus et observent la discrétion et la retenue qui sied à leur fonction. De même, les responsables d équipe appliquent avec rigueur et conscience les procédures établies pour garantir l objectivité des décisions qu ils sont amenés à prendre, en particulier dans les procédures de passation et/ou d exécution des marchés publics. Ils ne tolèrent aucune forme de discrimination. Les responsables d équipe impliqués dans une procédure de passation et/ ou d exécution de marché s abstiennent de toute attitude susceptible d entacher la procédure d un soupçon, fondé ou non, de partialité, de favoritisme ou d iniquité

5 ffmarche à suivre Mes intérêts personnels ne doivent pas interférer dans le traitement des opérations que je mène pour le compte d Infrabel ni créer une situation de conflit d intérêts. Celle-ci s entend de toute situation dans laquelle mon pouvoir d appréciation ou de décision est susceptible d être influencé par la prise en considération d intérêts nés de l existence de liens directs ou indirects que j ai, à titre personnel, avec un fournisseur. Ces liens sont directs lorsque je suis personnellement impliqué, indirects lorsqu ils concernent des membres de ma famille ou des proches. Je suis informé et prends en compte le contenu de l article 10 de la loi du relative aux marchés publics (voir annexe 4, p.174). Pour toute précision sur l implication de cette disposition, je peux consulter le service I-F3 (Legal Affairs). Par ailleurs, à l occasion des contacts suivis qui s instaurent avec un fournisseur, je peux être amené à nouer des liens d amitié avec mes interlocuteurs. Le domaine de ces relations amicales ne peut, sans précaution, coïncider avec celui de mes relations professionnelles au risque de donner l impression qu un favoritisme personnel a guidé notre décision. Si je noue des liens d amitié avec un fournisseur, j en informe mon responsable d équipe et le service responsable du marché. Je me garde également de toute intervention dans la relation commerciale menée avec ce fournisseur pour le compte d Infrabel, sauf autorisation écrite de ma hiérarchie. Que dois-je faire si je sais qu un fournisseur est un ami personnel ou un parent du collaborateur d Infrabel chargé de la sélection Si le fournisseur est un ami personnel, cela affecterait-il la qualité de mon travail au sein d Infrabel Mes collègues penseraient-ils que cela peut affecter la qualité de mon travail Est-il possible que ma relation avec le fournisseur procure un quelconque avantage à moi-même ou à ma famille Y a-t-il un risque que cela influence une prise de décision de ma part chez Infrabel Ai-je le sentiment d une quelconque obligation vis-à-vis du fournisseur Serais-je dans l embarras si mes collègues chez Infrabel étaient au courant de la situation L entrepreneur retenu n offre pas les meilleurs conditions/prix. Certaines conditions déterminantes ne figurent pas explicitement dans l offre. Je me sens gêné vis-à-vis de mes collègues concernant des avantages que j ai reçus d un fournisseur

6 7.2.5 Cadeaux et gratifications Un entrepreneur veut m offrir un cadeau d une valeur symbolique. Suis-je obligé de le refuser En tant que responsable d équipe, je souhaite offrir un cadeau à un client. Est-ce autorisé Pour autant qu un collaborateur fasse preuve de bon sens et de mesure et que son objectivité n est pas altérée, les cadeaux de valeur symbolique, destinés à servir les relations d affaires, sont généralement acceptables. Une petite attention, cadeau ou faveur permet d exprimer son estime, une certaine reconnaissance. Soit sous forme tangible, matérielle, soit sous forme de divertissements, de réductions, de conseils professionnels gratuits ou de cours. Le fait d accepter des dons ou des cadeaux peut toutefois mettre en danger Infrabel, son indépendance et son intégrité. Par ailleurs, les usages professionnels veulent parfois que l on offre un cadeau à un partenaire commercial ou à un client. ffmarche à suivre Je peux accepter un cadeau, pour autant que cela ne me donne pas le sentiment d être redevable de quelque chose ou puisse être interprété comme un moyen de me rendre redevable de quelque chose. Pour déterminer ce qui est acceptable et ce qui ne l est pas, je fais preuve de discernement et de prudence. En cas d incertitude, je demande conseil à mon responsable. Pour éviter toute ambiguïté : Je n accepte que des cadeaux d usage d une valeur symbolique qui ne peuvent être interprétés que comme une manifestation de courtoisie. En cas de doute, je n hésite pas à demander l avis de mon responsable d équipe. Je refuse poliment mais fermement les cadeaux qui, au regard de ces règles, apparaissent comme déplacés. Dans le cas où l expression d un tel refus pourrait apparaître délicate, j en réfère à mon responsable d équipe. Je ne sollicite aucun don ni aucune contribution auprès des fournisseurs. Je m abstiens de bénéficier ou de faire bénéficier quiconque, à titre personnel, de prestations ou d avantages financiers offerts par des fournisseurs, actuels ou potentiels, de notre société. S il s agit d offrir un cadeau, les responsables d équipe d Infrabel privilégient les cadeaux symboliques (portant le logo d Infrabel) et à usage strictement professionnel. Ces cadeaux à destination des partenaires professionnels externes peuvent être demandés au service Corporate & Public Affairs. >>>

7 > Cadeaux et gratifications Pourquoi ce genre de cadeau, à cette date Quelle est la motivation de la personne qui fait le cadeau La personne qui m a offert le cadeau attend-elle une prestation en échange de ce cadeau Le cadeau n est-il pas trop coûteux eu égard à la situation Le cadeau est-il susceptible d influencer mon objectivité Mon impartialité serait-elle compromise d une manière ou d une autre ou donnerait-elle aux autres l impression d être compromise Cela poserait-il un problème, ou serais-je embarrassé si je devais révéler le cadeau à mes collègues ou à mes amis Invitations à des événements, séminaires et voyages d étude J ai été invité par un de nos fournisseurs à un événement sportif qui aura lieu à Paris. Il paiera tous les frais, y compris les frais de déplacement et de logement. Un fournisseur m invite à visiter son usine. Puis-je accepter ces invitations Dans le cadre des relations professionnelles courantes avec ses partenaires, les collaborateurs d Infrabel sont parfois invités à participer à des événements extérieurs, qu il s agisse d événements sportifs, culturels, sociaux ou de séminaires ou voyages d étude. Chacun envisage sa participation éventuelle en fonction de l intérêt d Infrabel et se comportera en représentant de l entreprise. Les invitations de tiers ne seront pas considérées comme modestes et raisonnables si elles suscitent un sentiment ou une impression d obligation dans le chef du bénéficiaire. Il est interdit d offrir, donner ou recevoir un cadeau, divertissement ou autre chose de valeur si: cela constitue une infraction à des lois ou règlements. cela se fait en liquide ou d une manière équivalente (ex: chèques-cadeaux, emprunts, actions ou options sur actions). quelque chose est exigé en échange du cadeau (même si la valeur du cadeau est dérisoire)

8 ffmarche à suivre Je n accepte de participer à des événements sportifs, culturels ou sociaux auxquels je suis invité à titre gracieux par des fournisseurs actuels ou potentiels d Infrabel que pour autant que ces événements : soient raisonnables et modestes en termes de valeur, non seulement la valeur d un événement unique mais également la valeur totale des événements sur une période d un an, ne puissent pas être interprétés comme une compensation d un service rendu ou espéré, aient une justification commerciale pertinente, ne soient pas cause d embarras pour l entreprise ou le collaborateur au cas où ces divertissements étaient rendus publics. Lorsqu une invitation implique des déplacements importants ou d une durée inhabituelle, ma participation doit être autorisée par mon responsable d équipe sous forme d un ordre de mission. En cas de doutes, mon responsable d équipe pourra contacter le Compliance Officer pour avis. Lorsque l invitation émane d une entreprise qui est candidate ou soumissionnaire à une procédure en cours, nous nous abstiendrons d accepter quelque invitation que ce soit. Dans le cas d une visite d usine, d un audit technique d un fournisseur, ou encore d un voyage d étude ou d un séminaire organisé par ce fournisseur, je ne peux envisager ma participation que lorsque le programme de ces opérations a un caractère professionnel, en relation directe avec ma fonction. Lorsque ma mission concerne un audit technique ou une réception, je garde une indépendance totale vis-à-vis du fournisseur de sorte que je puisse rédiger le rapport de ma visite en toute liberté sur le contenu. Dans ce cas, je veille à ce que tous les frais de mission (hébergement, repas, déplacement, ) soient à charge d Infrabel, sauf si le cahier spécial des charges le stipule autrement. L événement s inscrit-il dans le cadre normal de la relation professionnelle établie (par ex. une tradition) Ai-je le sentiment de bénéficier d un privilège ou d une faveur Ai-je une idée de la valeur économique de l invitation qui m est adressée Infrabel ne serait jamais en mesure d inviter des relations commerciales à un tel événement. La participation à l événement ou au voyage d étude serait difficile à justifier publiquement. Je participe à un événement ou à une visite à l insu de mes collègues

9 7.2.7 Repas d affaires Je suis invité par un de nos fournisseurs à un repas d affaires. Puis-je l accepter Les repas d affaires sont destinés à renforcer des relations professionnelles existantes avec les fournisseurs. Ils peuvent aussi être destinés à résoudre des points bloquants entre le fournisseur et Infrabel, de manière à retrouver une situation win-win (gagnant-gagnant). ffmarche à suivre Je ne les sollicite pas, et ne les accepte qu avec une fréquence raisonnable. Dans le souci d une relation équilibrée, je veille à une relative réciprocité. Le repas s inscrit-il dans le cadre normal de la relation professionnelle établie (par exemple, une tradition) Ai-je le sentiment de bénéficier d un privilège ou d une faveur Ai-je une idée de la valeur économique de l invitation qui m est adressée Je participe à ce repas à l insu de mes collègues. Mes collègues et/ou mon responsable d équipe m ont déjà fait remarquer la fréquence élevée de mes repas d affaires