Actualité sociale - Juin/ juillet Les activités sociales et culturelles et le contrôle URSSAF-

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1 Actualité sociale - Juin/ juillet Les activités sociales et culturelles et le contrôle URSSAF- 1- Les principales règles URSSAF en matière d activités sociales et culturelles Il est difficile d aborder cette thématique de manière exhaustive,les différents éléments exposés ci-dessous sont à caractère informatif. En effet, seule l URSSAF compétente pour votre entreprise est réellement en mesure d interpréter les textes en vigueur (cf. 2e partie) IMPORTANT : Le CE peut changer les règles mises en place dans son entreprise à tout moment. Les salariés ne peuvent prétendre à des avantages acquis en matière d ASC. A - Bons d achat, chèques- cadeaux et cadeaux en nature Les bons d achat et chèques cadeaux constituent un pouvoir d achat supplémentaire pour les salariés dans un contexte économique difficile. C est une solution avantageuse qui permet l exonération des charges sociales sous certaines conditions et sous réserve du respect des règles édictées par l URSSAF. Le plafond d exonération correspond à 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, soit 159 pour l année Pour vérifier si les recommandations URSSAF sont respectées, il faut prendre en compte tous les bons d achat, chèques cadeaux et cadeaux en nature attribués par le CE. Pour bénéficier des exonérations URSSAF, il faut obligatoirement respecter les 4 points suivants de manière cumulative : 1 - Rattacher aux événements URSSAF les bons d achat, chèques cadeaux et cadeaux en nature. Voici la liste des événements reconnus par l URSSAF : Noël des salariés (seul événement qui concerne tous les salariés) Noël des enfants (jusqu à 16 ans révolus dans l année civile) Rentrée scolaire (enfants ayant moins de 26 ans dans l année civile et justifiant du suivi de scolarité) Mariage et PACS Naissance Retraite Fête des mères et fête des pères Sainte Catherine (salariée âgée de 25 ans et célibataire dans l année civile) Saint Nicolas (salarié âgé de 30 ans et célibataire dans l année civile). Les événements de Saint Nicolas et Saint Catherine, trop restrictifs, sont tombés en désuétude. 1 sur 5

2 2 - Respecter pour chaque événement la limite de 159 par événement. 3 - Les salariés doivent être concernés par l événement. Exemples : fête des mères : il faut être une femme ayant des enfants. rentrée scolaire, Noël des enfants : il faut être un salarié avec enfants. 4 - L objet du chèque cadeau doit respecter les conditions suivantes : 1) être en rapport avec l événement Exemples : naissance : acheter un vêtement pour enfant rentrée scolaire : livres ou papeterie 2) être au plus proche de l événement Par exemple, un chèque cadeau offert dans le cadre de l événement «Rentrée scolaire» délivré en décembre pour une rentrée scolaire intervenue en septembre ne peut plus être considéré comme étant en relation avec l événement «Rentrée scolaire». IMPORTANT Si deux conjoints travaillent au sein d une même entreprise, le seuil s apprécie pour chacun d eux : dans le cas d un mariage de deux salariés d une même entreprise, chacun des salariés peut bénéficier d un chèque cadeau pour cette occasion. dans le cas d une naissance issue de deux salariés d une même entreprise, chacun des salariés peut bénéficier d un chèque cadeau pour cette occasion. Par «rentrée scolaire», il faut entendre toute rentrée de début d année scolaire, universitaire..., peu importe la nature de l établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d apprentissage. B- Chèques -Vacances Les chèques vacances intégralement financés par le comité d entreprise (sans participation de l employeur mais éventuellement participation des salariés), sont exonérés de cotisations et contributions sociales à condition que le CE module sa participation en fonction de critères objectifs, tel que le quotient familial. Il faut donc que le CE crée plusieurs catégories de salariés pour lesquelles sa participation sera différente. C- Spectacles Les réductions tarifaires sur les spectacles, quelle que soit leur forme (réductions directement prises en charge par le comité d entreprise, remboursement total ou partiel des sommes payées par le salarié), sont exonérées de cotisations. D- Sports Les réductions tarifaires accordées pour la pratique d activités sportives sont exonérées de cotisations, qu il s agisse de réductions directement supportées par le comité d entreprise ou 2 sur 5

3 du remboursement total ou partiel des sommes payées par le salarié, sous réserve de justification de dépenses. E- Vacances Les participations favorisant le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls, même si elles ne sont pas modulées en fonction des ressources familiales sont exonérées de cotisations, sous réserves de justification de dépenses de vacances. Les primes de vacances accordées indistinctement à tous les salariés, avec ou sans justificatifs, sont soumises à cotisations. F- Voyages Les réductions tarifaires accordées à l occasion de voyages touristiques, quelles que soient leurs formes (réductions directement supportées par le CE ou remboursement direct au salarié sur présentation du justificatif), sont exonérées de cotisations. Critères d attribution des activités sociales et culturelles De nombreux CE utilisent des critères différenciant pour l attribution des ASC comme le quotient familial, le nombre d enfants à charge, etc Dans le cadre des critères d attribution des ASC, jusqu à récemment, l utilisation d un critère d ancienneté d une durée maximum de 6 mois semblait être tolérée. Une réponse ministérielle à la question d un parlementaire (Rép. Pellois : JO AN 6 mai 2014 p n 43931) en mai 2014 laisse à penser qu il s agirait d un critère discriminatoire et qu en conséquence l URSSAF serait fondée à redresser les CE utilisant un tel critère. Une circulaire ministérielle est en cours de préparation sur le sujet. L URSSAF devrait, en principe, se conformer au contenu de cette circulaire. Dans cette attente, il apparaît prudent de proscrire tout critère relatif à l ancienneté pour l attribution des activités sociales et culturelles. 2- Le contrôle URSSAF du comité d entreprise A- Le cadre du contrôle Un contrôleur URSSAF vous informe qu il sera prochainement dans votre local du comité; il vous demande à ce titre de préparer et mettre à sa disposition un grand livre comptable, les pièces justificatives et une plaquette de présentation. Que faire face au contrôleur? Comment ne pas se faire redresser par les URSSAF? Comment anticiper un contrôle URSSAF? Le point de départ d un contrôle URSSAF vient souvent de l entreprise. Sauf cas particuliers, l URSSAF vient contrôler votre société et par extension, va venir passer, selon votre taille, entre 2 heures et 1 journée à contrôler les prestations de votre comité d entreprise. Le principe étant pour l administration de contrôler si l entreprise profite du comité d entreprise pour donner de la rémunération en essayant de ne pas payer des cotisations dessus. - Si le Comité d entreprise a des salariés, Il a les mêmes obligations que tout autre employeur ( déclaration des salariés, paiement des cotisations sociales ) Le contrôle s adresse alors directement à lui comme premier collecteur de cotisations sociales. Le contrôleur remettra ses conclusions au responsable du Comité d entreprise (secrétaire et/ ou trésorier). Le CE devra par la suite, soit payer les cotisations dues assorties le plus souvent de pénalités de retard, soit de contester. 3 sur 5

4 - Si le comité d entreprise n est pas déclaré en qualité d employeur, le contrôle portera sur les avantages donnés par le comité d entreprise Le principe pour les URSSAF est de rechercher des rémunérations déguisées, c est-à-dire des œuvres sociales qui ne respecteraient pas les tolérances et devraient subir des cotisations sociales. Normalement, les rémunérations sont soumises à cotisations sociales. Les rémunérations sont les sommes versées aux salariés en contrepartie ou à l occasion du travail (salaire, congés payés, primes, les gratifications, les avantages en natures, les pourboires). Les comités d entreprise étant assimilés à l entreprise, tous les éléments qu ils versent aux salariés devraient être soumis à cotisations sociales. Sauf que L ACOSS (plus ou moins l URSSAF) admettent qu une liste d éléments distribués par le comité d entreprise ne rentrent pas dans la base de calcul ( Cf.Circulaire ACOSS en annexe) Les contrôleurs vont donc chercher les éléments : 1- ne figurant pas dedans, 2- figurants dedans mais soumis à cotisations (si vous avez oublié de les déclarer) Privilégier les prestations exonérées : c est limiter le risque! Il existe plusieurs œuvres sociales sans limitation de montant : La distribution de chèques Lire, Disques et Culture, de places de cinéma ou de spectacles peut se faire sans limitation de montant et sans risques. Le remboursement du salarié sur factures nominatives payées (voyage, spectacle, sport, ) n est pas limité et n est pas soumis à cotisations. Les chèques-vacances financés par le Comité d entreprise (et que par lui) ne constituent pas pour l URSSAF une rémunération, ils ne seront donc pas soumis à cotisations. Il suffit de mettre des critères d attribution. Attention aux bons cadeaux, la règle est un peu compliquée et les organismes qui les vendent ne vous questionnent pas assez sur le risque de cette activité. Attention : les différences d interprétations d un contrôleur à l autre rendent les contrôles URSSAF assez aléatoires. C est pour cela que nous conseillons de suivre scrupuleusement les informations du livret et de ne pas s en écarter. B- Le contrôle URSSAF en pratique - Qui est redressé? Le CE ou l employeur? Si le redressement porte sur les salariés du comité d entreprise, tout se règle à l intérieur du comité d entreprise qui est l employeur. En cas de redressement sur les œuvres sociales, l URSSAF ne reconnait que votre entreprise (et pas le Comité d entreprise). Dans ce cas, s il y une rectification et donc redressement, l URSSAF demandera les sommes à payer directement à votre entreprise, vous ne serez pas directement informé. Charge à elle, de voir, si elle demande au comité d entreprise le remboursement. 2 hypothèses sont envisageables : - l entreprise prend à sa charge le redressement URSSAF, 4 sur 5

5 - l entreprise répercute le redressement sur le comité d entreprise, le montant des budgets des années suivantes est diminué du montant du redressement URSSAF. Dans ce cas, vous pouvez toujours demander un étalement. - Quels documents à conserver? Attention, conservez bien tous les justificatifs! en cas de contrôle, l URSSAF pourra vous demander tout justificatif permettant de vérifier la légitimité de l exonération Ex : - l âge des enfants pour un bon d achat octroyé pour Noël ; - le suivi de scolarité pour un bon de rentrée scolaire - Quel est le délai de conservation des justificatifs? Vous devez garder les justificatifs pour les 3 années précédentes et bien évidement l année en cours. Un contrôle URSSAF doit toujours être anticipé : les élus du comité d entreprise doivent savoir où sont ses risques et pour quel montant. En cas de contrôles sur pièces, l enjeu sera la bonne préparation et la présentation ordonnée des documents qui sont demandés. Le contrôleur URSSAF demandera communication de tous documents qu il juge utiles à son contrôle. Pour cela, il va vous communiquer une liste d éléments que vous devrez mettre à sa disposition. Vous devez donc être capable de les rassembler en très peu de temps, surtout si le DRH a attendu avant de vous communiquer la date de contrôle. Les contrôleurs communiquent, dans la lettre vous informant que vous allez être contrôlé, leurs coordonnées. Vous pouvez donc les joindre si vous avez besoin de changer la date de contrôle, si vous avez des questions sur les éléments demandés ou si avez besoin de plus d explications en cas de redressement. - Que faire en cas de redressement? En cas de redressement, votre DRH doit vous communiquer la lettre d observation car vous avez un délai très faible pour contester (30 jours). Il s agit d être très réactif. 5 sur 5