ACCESS Les états

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1 ACCESS 2000 S.G.B.D.R. Système de Gestion de Base de Données Relationnelles Utilisation 4 Les états Un état est une forme de compte-rendu de la base de données, destiné plus particulièrement à être imprimé, et permettant entre autres : De regrouper des données en provenance de plusieurs tables Des calculs automatiques de totaux et sous-totaux D intégrer des images et des graphiques Nous avons déjà vu comment créer un état simpliste en utilisant la commande état automatique ou instantané (page 8 de «Utilisation 2»). Il existe deux autres méthodes pour construire des états : avec l aide d un assistant ou personnalisé à partir d un état vierge. Cette dernière méthode ressemblant étroitement à celle des formulaires, nous nous préoccuperons d abord de la création avec assistant, pour approfondir la personnalisation à la suite. Nous allons utiliser la BdD «Livraisons de repas». Nous devons déjà avoir une requête qui s appelle «Lignes de commande». Mettez à jour celle-ci sur le modèle ci-dessous : Etudiez un moment cette requête. 1

2 A partir de la question N de commande?, elle affichera le nom du client, la date et le n de sa commande ainsi que le détail de sa commande : produits commandés, quantité et prix de chacun des plats. Nous nous servirons de l état pour faire la facture, c est à dire insérer la somme totale à payer pour la commande. A partir de la fenêtre principale de la BdD : Cliquez sur le bouton Etats et activez la création d un état avec l aide d un assistant. Vous verrez apparaître une boite de dialogue vous demandant de choisir une table ou une requête. Sélectionner la requête précédente et transférez tous les champs de la requête à l aide du bouton avec la double flèche. Cliquez sur Suivant. Vous avez la possibilité de choisir le type de regroupement. Nous choisirons par Commandes. 2

3 Vous pouvez modifier le niveau de priorité avec la petite flèche vers la bas. La fenêtre suivante vous permettra de faire éventuellement un tri sur les données affichées. Mais ce qui nous intéresse principalement sont les options de synthèse qui nous permettront de faire la somme des prix des lignes de commandes. 3

4 Cliquez sur «Options de synthèse» Access vous propose automatiquement tous les champs dont il peut faire la synthèse (champs numériques et financiers) Choisissez de faire la somme du champ PUHT Après avoir validé cette fenêtre, vous pourrez choisir une présentation 4

5 un style enfin un nom pour votre état. Et vous obtiendrez finalement quelque chose de comparable à ceci : Essayez différents types de présentation (Échelonné, Bloc, etc ). Constatezvous des différences? Lesquelles? 5

6 Etat en mode création Certaines indications sont inutiles sur cet état servant de facturation aux repas. Passez en mode création. et essayez d obtenir un état qui ressemble à ceci : Essayez de créer le même état mais en supprimant la question [Quelle commande?] de la requête. Que constatez-vous? 6

7 Entraînez-vous avec la BdD «Intro». Essayez de créer l état qui récapitulera les sommes payées par les différents clients. Vous pouvez modifiez l état en mode création de la même façon qu un formulaire. Changer le style des caractères, ajouter des images, un contrôle calculé, changer le fond, n oubliez pas d utiliser le menu contextuel en cliquant droit sur un élément. Publipostage Pour créer un publipostage à partir de Word, venez chercher la BdD désirée lorsque vous en êtes à la commande «Obtenir les données» (dans Word). Il ne vous reste plus qu à choisir la table ou la requête. Etiquettes Attention, le paramétrage d étiquettes est toujours un peu délicat, il est préférable de prendre des formats préexistants. Pour créer des étiquettes : A partir de la fenêtre principale de la BdD, lorsque vous êtes sur la fenêtre des états, cliquez sur Nouveau puis choisissez l assistant Etiquettes 7

8 en n oubliant pas de sélectionner la table ou la requête d où proviendront les données. Validez puis choisissez votre format d étiquettes Choisissez la marque de vos étiquettes dans la liste Si vous vous sentez de paramétrer vous-même vos étiquettes! Il faut ensuite choisir le style du texte... 8

9 et rentrer les données Vous pouvez saisir des espaces puis insérer un 2 ème champ à la suite (par ex. «Prénom») Cliquez sur un champ puis sur le bouton fléché pour l insérer au niveau du point d insertion. Cliquez pour amener votre point d insertion (curseur) sur la ligne où vous voulez insérer un champ. Vous avez la possibilité de trier vos étiquettes de nommer votre état, d afficher les étiquettes en mode création 9

10 j espère pour vous que vous obtiendrez quelque chose de plus «joli» et surtout «d utile» que cela : Par exemple avec la BdD «Intro» dont vous allez essayer de faire les étiquettes. 10

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