INSTRUCTION N DGCS/2A/2015/60

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1 Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes Ministère du travail, de l emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social Ministère de la ville, de la jeunesse et des sports Direction générale de la cohésion sociale Sous-direction de l enfance et de la famille Bureau de la protection des personnes Personnes chargées du dossier : Dominique Terrasson tél. : mél. : Adeline Bertsch-Merveilleux Tél. : mél. : La ministre des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes à Mesdames et Messieurs les directeurs généraux des agences régionales de santé Copie : - Madame et Messieurs les préfets de région - Mesdames et Messieurs les préfets de département INSTRUCTION N DGCS/2A/2015/60 du 3 mars 2015 relative au questionnaire d autoévaluation des pratiques de bientraitance dans les établissements accueillant des personnes âgées (EHPAD) organisation de la campagne Date d'application : immédiate Classement thématique : établissements sociaux et médico-sociaux Validée par le CNP le 20 février Visa CNP Catégorie : Directives adressées par le ministre aux services chargés de leur application, sous réserve, le cas échéant, de l'examen particulier des situations individuelles. Résumé : Mise en œuvre de la campagne 2015 d auto-évaluation des pratiques de bientraitance portant sur certains établissements accueillant des personnes âgées (questionnaire relatif aux EHPAD), dans le cadre des orientations prioritaires en matière de

2 prévention et de lutte contre la maltraitance des personnes âgées et des personnes handicapées et de promotion de la bientraitance dans les établissements et services médicosociaux relevant de la compétence des. Mots-clés : bientraitance lutte contre la maltraitance personnes âgées établissements médico-sociaux auto-évaluation ANESM - Textes de référence : - Article du CASF : évaluations (interne et externe) de l activité et de la qualité des prestations délivrées par les établissements et services sociaux et médicosociaux soumis à autorisation (et Agence nationale de l évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux) : article L Circulaire DGCS/SD2A/2014/58 du 20 février 2014 relative au renforcement de la lutte contre la maltraitance et au développement de la bientraitance des personnes âgées et des personnes handicapées dans les établissements et services médico-sociaux relevant de la compétence des. Circulaires abrogées : Circulaires modifiées : Annexe : fiche technique relative à l organisation de l enquête 2015 Diffusion : les établissements (EHPAD) concernés doivent être destinataires de cette circulaire, par l intermédiaire des, selon le dispositif existant au niveau régional. Depuis 2008, les établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes (EHPAD) sont invités à s inscrire dans une démarche d auto-évaluation de leurs pratiques concourant au déploiement de la bientraitance. Pour cela, l ANESM a élaboré, à partir de sa recommandation bientraitance, un questionnaire d auto-évaluation qui a été adressé pour la première fois par les DDASS à l ensemble des EHPAD courant 2009, puis reconduite en 2010, avec le concours des. Cette démarche vise un double objectif : - soutenir les établissements dans une dynamique d amélioration continue des pratiques de bientraitance et leur permettre, ainsi qu aux autorités de contrôle ( et conseil général), d apprécier régulièrement le déploiement de la démarche qu ils ont engagée. Il convient de préciser que cette démarche s inscrit dans le cadre plus large de l évaluation interne, dont les éléments du questionnaire constituent l un des volets et doivent à ce titre être transmis aux autorités administratives compétentes. - réaliser régulièrement, aux niveaux régional et national, un état des lieux des pratiques de bientraitance dans les EHPAD à partir d une exploitation confiée à l ANESM des questionnaires renseignés par les établissements concernés. Ce bilan doit permettre de mesurer les avancées réalisées par les établissements et constitue à ce titre un point d appui pour accompagner les évolutions nécessaires dans le secteur, tant au niveau national que régional. La DGCS et l ANESM reconduisent cette enquête en 2015, en modifiant sa méthodologie. Pour cette campagne 2015, l enquête ne portera pas sur la totalité des établissements, mais sur un échantillon représentatif. D autre part, les présidents de Conseil de vie sociale recevront directement un questionnaire par voie postale, indépendamment du questionnaire internet adressé aux structures concernées. Ils seront invités à le renseigner de façon collégiale entre les représentants des usagers et les représentants des familles, ce qui pourra, à cette fin, faire l objet d une des réunions du Conseil de vie sociale.

3 3 Chaque sera informée par la DGCS des établissements sélectionnés dans sa région. Il vous appartiendra de contacter ces établissements par internet, via le logiciel d enquête CINODE, ainsi que de suivre l évolution de leur réponse, en relançant, le cas échéant, les structures qui n auraient pas répondu. Cette nouvelle enquête auprès des EHPAD sera diffusée auprès des établissements le 4 mai Le déploiement des questionnaires d auto-évaluation se déroulera sensiblement selon les mêmes modalités que pour les enquêtes EHPAD menées en 2009 et La remontée des informations du questionnaire saisies en ligne par les établissements est organisée avec l outil de gestion d enquête CINODE. Les modalités de diffusion et de collecte, le calendrier de l opération, ainsi que les coordonnées des correspondants de l ANESM et de la DGCS sont précisés dans la fiche technique en annexe. Les sont chargées du suivi de la mise en œuvre de cette enquête dans la période du 4 mai au 30 juin A ce titre, je vous remercie de désigner, au plus tard le 27 mars 2015, un interlocuteur (gestionnaire de campagne pour votre région) qui sera chargé notamment : - de diffuser aux établissements concernés le questionnaire à remplir (transmission du lien permettant d y accéder et de saisir directement les informations demandées) ; - d assurer le suivi des réponses et la relance des établissements n ayant pas transmis leur questionnaire (via CINODE), afin que le plus grand nombre d EHPAD sélectionnés participe à cette campagne. Les coordonnées des référents désignés doivent être communiquées à Le bilan national sera réalisé par l ANESM. Il vous sera diffusé et sera publié sur le site de l ANESM. Contrairement aux campagnes précédentes, en raison de la démarche d enquête par échantillonnage, le nombre d établissements interrogés dans chaque région ne sera pas suffisant pour dégager des résultats statistiques pertinents au niveau régional. Il convient cependant de préciser que les ont accès aux données saisies par les établissements de leur région et peuvent donc en disposer librement pour leurs besoins statistiques propres. Mes services restent à disposition pour toute remarque ou difficulté relative à la mise en œuvre de cette instruction (bureau de la protection des personnes, Dominique Terrasson). Pour le(s) ministre(s) et par délégation, Le secrétaire général des ministères chargés des affaires sociales Pour la directrice générale de la cohésion sociale La cheffe du service des politiques sociales et médico-sociales, adjointe à la directrice générale P. RICORDEAU K. JULIENNE

4 Fiche technique relative à l organisation de l enquête 2015 bientraitance EHPAD Dans la poursuite de la démarche engagée en 2009 et 2010 par la DGCS en partenariat avec l ANESM, une nouvelle campagne «Bientraitance des personnes âgées accueillies en établissement» va être lancée auprès des EHPAD en I. Le périmètre et les modalités de mise en œuvre de l enquête Pour la campagne 2015, l enquête ne portera pas sur la totalité des établissements, mais sur un échantillon représentatif réalisé par la DREES et l ANESM. Une autre nouveauté concerne la partie du questionnaire à remplir par le président du Conseil de vie sociale qui désormais, n est plus intégrée au questionnaire adressé à l établissement. Les présidents de CVS recevront un questionnaire papier qu ils seront invités à remplir de façon collégiale entre les représentants des usagers et les représentants des familles. Cela pourra faire l objet d une des réunions du Conseil de vie sociale. Les questionnaires renseignés seront retournés directement à l attention de l ANESM. Comme pour les campagnes précédentes, la collecte des informations est réalisée via des questionnaires internet adressés par mail aux établissements sélectionnés. Cette nouvelle campagne se déroulera du 4 mai au 30 juin La remontée d informations est organisée avec l outil de gestion d enquêtes en ligne CINODE (logiciel Survey Manager édité par Wysuforms), dont l'administration est assurée par la Mission de management de l'information et de gouvernance des systèmes d'information (MISI/DGCS). Cet outil est utilisé pour concevoir le questionnaire, administrer la campagne et suivre les réponses en tant réel. Au niveau central Le bureau de la protection des personnes de la DGCS intervient : - en amont de la collecte sur la révision du questionnaire, en partenariat avec l ANESM ; - pendant la campagne de collecte en répondant aux questions des gestionnaires de campagne régionaux désignés au sein des. A cet effet, Delphine DUPRE-LEVEQUE, et Mahel BAZIN (ANESM) ainsi que Dominique TERRASSON et Adeline BERTSCH-MERVEILLEUX (DGCS), répondront aux questions relatives au renseignement des questionnaires par mail respectivement aux adresses suivantes : ANESM : DGCS : - Pour les questions liées à l outil et à son paramétrage nécessaire à votre suivi / appui régional (voir ci-après), vous pourrez adresser vos demandes à la MISI : Au niveau local Les sont gestionnaires de campagne pour leur région, ce qui consiste à gérer l enquête d un point de vue opérationnel : inviter les établissements à renseigner le 1

5 questionnaire, les relancer le cas échéant, vérifier les données renseignées et faire remonter les questions des structures vers l administration centrale ou l ANESM. Elles s assureront que chaque établissement procède bien au renseignement du questionnaire, afin que les données collectées soient remontées à la DGCS au plus tard le 30 juin S agissant d une enquête annuelle et de données exploitées à des fins d analyse, le choix de l applicatif CINODE a été retenu. Chaque dispose de licences permettant l utilisation des applicatifs CINODE. Si ce n est pas le cas, Survey Manager devra être installé par le correspondant informatique régional sur le poste du correspondant désigné au sein de l. Les correspondants régionaux des gèrent l annuaire des structures interrogées dans CINODE, en particulier leurs adresses électroniques qui leur permettront d envoyer directement aux EHPAD sélectionnés de leur région un lien vers le questionnaire. Ils pourront accéder aux données saisies par les établissements de leur région et faire, s ils le souhaitent, des exports sous Excel pour leurs propres besoins d analyse. Les EHPAD sélectionnés sont chargés de renseigner les questionnaires «établissement». Les présidents de CVS recevront directement un questionnaire papier qu ils seront invités à remplir de façon collégiale entre les représentants des usagers et les représentants des familles et qu ils retourneront via l enveloppe T fournie à l adresse de l ANESM. Cette enquête organisée selon le schéma ci-dessous est paramétrée à l échelon national avec une collecte déconcentrée : 1. Le bureau de la protection des personnes (2A) de la DGCS est le gestionnaire de l enquête, en lien avec le bureau de la prévention de la perte d autonomie et du parcours de vie des personnes âgées (3A). 2. Les correspondants régionaux sont les gestionnaires de campagne, 3. Les établissements et structures concernés (EHPAD) sont les répondants de l enquête. Mise à dispositions des formulaires DGCS/Bureau de la protection des personnes Connexion Internet Renseignement des questionnaires par les EHPAD Ehpad Serveur Cinode Outils support pour les correspondants des : 2

6 Le guide de remplissage du questionnaire est publié sur le site de l ANESM. Un guide utilisateurs de CINODE sera adressé aux correspondants régionaux, afin de faciliter l appropriation de l outil. II. Détail des procédures 1 ère étape : désignation, par les, des correspondants régionaux au plus tard pour le 27 mars 2015 Les devront communiquer à la DGCS, par envoi électronique à DGCS- au plus tard pour le 27 mars 2015, les coordonnées des correspondants régionaux qui seront désignés pour cette enquête. Les correspondants régionaux auront pour rôle de : renseigner les adresses mail dans CINODE pour assurer la diffusion du lien vers le questionnaire aux EHPAD sélectionnés de leur région, apporter une assistance de 1 er niveau aux établissements pour le remplissage du questionnaire, suivre les remontées de données dans l outil CINODE et assurer les relances qui seraient nécessaires. 2 ème étape : renseignement des adresses mail avant le 30 avril 2015 Il est nécessaire de disposer des contacts et des adresses électroniques des structures à interroger, le lien vers le questionnaire de l enquête CINODE devant être envoyé aux établissements par cette voie. Afin de disposer de données fiables et d obtenir un taux de réponses élevé, la DGCS adressera à chaque correspondant régional un fichier Excel avec les coordonnées des EHPAD sélectionnés de sa région, transmis par l ANESM, au plus tard le 20 avril Ces informations devront faire l objet de vérifications et compléments (le cas échéant), par les correspondants désignés au sein des, notamment : valider ou modifier les adresses mel indiquées ou ajouter celles non encore renseignées, préciser l adresse mel de la personne en charge de l enquête dans l établissement, si l adresse générique ne semble pas la plus adaptée. 3 ème étape : information aux EHPAD et diffusion du lien vers le questionnaire au plus tard le 4 mai Un courrier d information préalable sera adressé par l ANESM aux établissements sélectionnés, les avisant de l envoi du questionnaire par l de leur région via leur adresse électronique. 4 ème étape : renseignement des questionnaires par les EHPAD, collecte des données entre le 4 mai et le 30 juin 2015 Les correspondants régionaux devront superviser la remontée des données dans CINODE et veiller à relancer les établissements qui n auraient pas encore répondu avant la fin de la période de saisie, à partir du 10 juin Rappel du calendrier de la campagne 2015 : 3

7 - Désignation des correspondants : au plus tard le 27 mars Transmission par la DGCS aux correspondants des du fichier Excel avec la liste et les informations extraites du répertoire FINESS des établissements sélectionnés pour participer à l enquête dans leur région : au plus tard le 20 avril Lancement de la campagne auprès des EHPAD sélectionnés : le 4 mai Relance des EHPAD n ayant pas renseigné le questionnaire : à partir du 10 juin Fin de la campagne et retour de tous les questionnaires : le 30 juin Organisation de l assistance aux utilisateurs : Pour une question «métier» relative au remplissage du questionnaire : - ANESM Delphine Dupré-Léveque Mahel Bazin DGCS Bureau de la protection des personnes Dominique Terrasson Bureau de la prévention de la perte d autonomie et du parcours de vie des personnes âgées Adeline Bertsch-Merveilleux Pour une question relative à l utilisation de CINODE DGCS-MISI Gaëlle Lavanant

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