Enquête sur les Services Extranet des Collèges (effectuée en ligne du 12 au 30 mars 2012) Exploitation des statistiques.

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1 Enquête sur les Services Extranet des Collèges (effectuée en ligne du 12 au 30 mars 2012) Exploitation des statistiques Introduction : Le pôle TICE du CDDP de Charente-Maritime a souhaité recueillir l'avis des utilisateurs des services extranet des collèges. Ces services sont mis à disposition des établissements depuis 2006 et 49 collèges sur 51 les utilisent. 75% des établissements (38 collèges) ont répondu à ce questionnaire dont voici les résultats. I - Evaweb, le site d'établissement. I.1 - Questions Cette partie comportait 5 questions : Utilisez-vous le service Evaweb? Qui est chargé de l'administration du site web dans votre établissement? Qui apporte des contributions pour la publication des articles? A votre avis, quelles évolutions seraient pertinentes pour améliorer ce service? (formations, accompagnement, nouveaux modules...) Pourquoi n'utilisez-vous pas ce service? (question conditionnelle) I.2 - Réponses I Utilisez-vous le service Evaweb? 1/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

2 I Qui est chargé de l'administration du site web dans votre établissement? (réponses multiples possibles) 25/04/12 C'est principalement le référent numérique qui est chargé de l'administration du site. Dans ¼ des collèges, les principaux l'administrent également. Le site web est de plus en plus perçu comme un outil de communication des établissements. (Rappelons que le chef d'établissement est le directeur de la publication et doit exercer son droit de regard sur le contenu du site). I Qui apporte des contributions pour la publication des articles? (réponses multiples possibles) 2/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

3 En plus des administrateurs et référents qui publient naturellement des articles, 90% des collèges utilisent pleinement le site en intégrant les contributions de rédacteurs supplémentaires, élèves et/ou enseignants. La proportion d'élèves rédacteurs reste malgré tout faible, il sera utile de proposer des formations rédacteurs en explicitant davantage le principe de la validation successive des articles et la possibilité de restreindre rédaction et administration à des zones précises. I A votre avis, quelles évolutions seraient pertinentes pour améliorer ce service : formations, accompagnement, nouveaux modules...? Demandes de formation Formation et évolution de certains logiciels par rapport aux besoins. Formation à l'attention des usagers enseignants qui ne maîtrisent pas l'outil. Formations sur evaweb. Formations. Accompagnement plus technique. Formation des équipes en début d'année - Nouveau module "Orientation" à l'image du Webclasseur. Amélioration du guide pour la mise en page du site (choix des couleurs). Formation. Formation sur site. Demandes de nouvelles fontionnalités De nouveaux modules, notamment de mise en page des articles afin d'apporter un peu plus de souplesse ainsi qu'une formation courte à la rédaction des articles pour les rédacteurs. Plus de liberté dans la charte graphique. Possibilité d'y déposer des fichiers volumineux (supérieur à 10 Mo). Mise en œuvre d'une zone d'échanges type moodle. Demande de moyens supplémentaires Des indemnités substantielles! Une personne avec des horaires dédiés à la gestion du site et à l'accompagnement (élèves/adultes du collège) afin que le site "vive" davantage! Demandes diverses Une seule interface pour rédiger et visualiser les articles. 3/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

4 I Pourquoi n'utilisez-vous pas ce service? (question conditionnelle) En l'absence de commentaires de la part des usagers, il est difficile de savoir pourquoi deux établissements ne ressentent pas le besoin d'un site internet. II - GEPI : le cahier de texte II.1 - Questions Il y avait 5 questions dans ce groupe : Utilisez-vous GEPI pour le cahier de texte électronique du collège? Est-ce que le cahier de texte numérique est accessible aux parents d'élèves? Qui est chargé de l'administration du module dans votre établissement? A propos du cahier de texte, diriez vous que Les services extranet vous ont facilité la mise en place de cette obligation à la rentrée 2011? A propos du rôle du cahier de texte numérique, diriez vous que... 4/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

5 II.2 - Réponses II Utilisez-vous GEPI pour le cahier de texte électronique du collège? Les ¾ des collèges utilisent GEPI comme cahier de texte électronique. Ceux qui n'utilisent pas GEPI utilise Pronote comme l'indiquent les commentaires ci-dessous. Commentaires des usagers: Utilisation d'un autre logiciel de notes possédant un cahier de textes Dans cet établissement, le produit Pronote est utilisé. Logiciel qui manque de performances au niveau des entrées ; des possibilités (maquettes de bulletin..) Utilisation de Pronote. Nous utilisons Pronote. Habitude de Pronote. Nous disposons d'un logiciel privé. Nous utilisons Pronote ; GEPI à la rentrée Une demande des enseignants : la possibilité de copier les notices d'une classe sur l'autre au lieu de les retaper à chaque fois. Depuis la rentrée Interface très peu intuitive. C'est pratique et suffisant pour notre utilisation, mais on note un manque de convivialité pour passer d'un écran à l'autre. Nous l'avons utilisé mais trop de problèmes. 5/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

6 II Est-ce que le cahier de texte numérique est accessible aux parents d'élèves? Commentaires: Le cahier de texte est globalement accessible aux parents. Les commentaires sont positifs quant au retour des parents d'élèves, malgré des problèmes de gestion des mots de passe. Commentaires des usagers : Problème du renouvellement très important des mots de passe. Les parents nous ont fait part de leur satisfaction lors des conseils de classe. Il est en accès public, donc accessible à tous sans identifiant et mot de passe. Problème des mots de passe. 6/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

7 II Qui est chargé de l'administration du module dans votre établissement? 25/04/12 II A propos du cahier de texte, diriez vous que : «Les services extranet vous ont facilité la mise en place de cette obligation à la rentrée 2011?» La fonctionnalité «cahier de texte» étant proposée depuis déjà plusieurs années avec les services extranet, un bon nombre de collèges l'avait déjà mise en œuvre avant l'obligation. Commentaires des usagers : Cela fonctionnait déjà très bien. Cahier de texte Pronote. En début d'année scolaire, la lenteur et les difficultés d'accès ont été un frein à son utilisation. 7/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

8 La rénovation du site RC17 est très appréciée. II A propos du rôle du cahier de texte numérique, diriez vous que... 60% des collèges pensent que le cahier de texte électronique joue un rôle positif pour l'élève et 100 % des collèges pensent qu'il a un rôle positif dans la communication avec les parents. Le rôle des TICE comme facilitateur de communication et d'implication de tous les acteurs de la communauté éducative est reconnu. III - GEPI : la gestion des notes III.1 - Questions Il y avait 5 questions dans ce groupe : Est-ce que vous utilisez GEPI comme logiciel de notes et d'édition des bulletins? Êtes-vous satisfait du logiciel? Les parents ont-ils accès aux notes de leurs enfants via le logiciel? Qui est chargé de l'administration du module dans votre établissement? Quel logiciel utilisez-vous? (question conditionnelle) III.2 - Réponses III Est-ce que vous utilisez GEPI comme logiciel de notes et d'édition des bulletins? 8/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

9 71% des sondés utilisent GEPI aussi pour les notes et les bulletins. III Êtes-vous satisfait du logiciel? 9/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

10 70% des collèges sont satisfaits du service. Malgré cela, des critiques sont formulées sur l'ergonomie et la convivialité du logiciel. Commentaires des usagers : Ce n'est pas un outil de pilotage il est trop hermétique, un peu "GEP"! Peu convivial, peu pratique par rapport au précédent logiciel utilisé (pronotes). Un système de menu pas toujours très clair, pas d'adaptation rapide aux commandes de l'education nationale(lpc...) Avantage d'être gratuit mais manque de convivialité, peu intuitif. Présentation peu pratique : liste exhaustive. Possibilités restreintes (contenu maquette bulletin..) L'ergonomie n'y est pas suffisamment conviviale. Demande d'amélioration de la présentation graphique des résultats (histogrammes en particulier). Demande d'accès aux appréciations et aux notes des enseignants par les administrateurs (en cas d'erreur). Pas très convivial au niveau ergonomique. Difficulté de gestion des sous-matières, absence de possibilité pour saisir les orientation sur le bulletin. Trop peu intuitif! III Les parents ont-ils accès aux notes de leurs enfants via le logiciel? Au tout début de l'expérimentation des services extranet, la possibilité de donner l'accès aux notes aux parents a parfois fortement interrogé les équipes pédagogiques. Cette fonctionnalité est 10/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

11 désormais largement utilisée pour renforcer la communication avec la famille et faciliter le suivi de l'élève. III Qui est chargé de l'administration du module dans votre établissement? III Quel logiciel utilisez-vous? (question conditionnelle) 11/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

12 La question concernait les collèges n'utilisant pas GEPI. Le logiciel propriétaire Pronote est clairement positionné comme alternative à GEPI. IV - GEPI : la gestion des absences IV.1 - Questions Il y avait 3 questions dans ce groupe : Est-ce que vous utilisez GEPI pour gérer les absences? Êtes-vous satisfait du logiciel? Qui est chargé de l'administration du module dans votre établissement? IV.2 - Réponses IV Est-ce que vous utilisez GEPI pour gérer les absences? Le taux d'utilisation de GEPI dans la gestion des absences est moindre, puisque seulement 55% des collèges l'utilisent ou en partie, en complément de SCONET absence dans ce cas. Commentaires des usagers : En complément de Sconet. 12/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

13 Sconet absence. Plus Siècle. Utilisation de Pronote. Utilisation de Sconet. Le logiciel n'est pas assez performant pour une saisie intégrale. Il serait intéressant que les professeurs puissent réaliser des saisies complémentaires comme par exemple "l'absence de carnet de correspondance". En complément de Sconet. IV Êtes-vous satisfait du logiciel? GEPI absence ne donne pas entière satisfaction, en raison de problèmes de paramétrage et de complexité du logiciel. Un point sera fait en fin d'année en fonction de l'évolution de l'application avec l'alternative suivante :accentuer l'action de formation à la rentrée suivante ou ne plus préconiser ce module. Commentaire des usagers : Nous souhaitons que Gepi absences puisse basculer dans Sconet. Peu pratique, peu lisible et pas toujours fiable, pas de liaison avec l'application Education Nationale sconet-absence. Bascule sur sconet pas encore au point. Le CPE absent ce jour ne peut préciser... Gros problème : les absences saisies par la Vie scolaire peuvent être modifiées par l'appel d'un 13/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

14 enseignant (verrouillage nécessaire!) Formation indispensable pour utiliser le module 2 que nous avons trouvé trop complexe Il manque la possibilité d'utiliser des critères de sélection des absences et des retards (extractions). Pas de fiches de suivi de l'élève. IV Qui est chargé de l'administration du module dans votre établissement? Seul 23% des CPE administrent le module. L'action de formation du Pôle Tice doit donc être aussi portée dans leur direction. V - GRR, l'outil de réservation de ressources partagées (Salles, matériels,...) V.1 - Questions Il y avait 2 questions dans ce groupe : Est-ce que vous utilisez GRR? Êtes-vous satisfait du logiciel? 14/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

15 V Est-ce que vous utilisez GRR? V Etes-vous satisfait du logiciel? 80% des collèges utilisent GRR et 100% des utilisateurs sont satisfaits! Cela montre l'intérêt d'un système de réservation des ressources partagées au sein d'un collège. VI - Webcalendar, l'agenda partagé en ligne VI.1 - Questions Il y avait 2 questions dans ce groupe : Est-ce que vous utilisez Webcalendar? Êtes-vous satisfait du logiciel? 15/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

16 VI Est-ce que vous utilisez Webcalendar? VI Etes-vous satisfait du logiciel? Les utilisateurs sont satisfaits mais ils sont rares! Faut-il en conclure qu'il n'est pas pertinent de proposer un tel outil aux collèges? On doit en tout cas s'interroger sur la connaissance réelle des potentialités de l'outil. 16/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

17 VII - Les services extranet : disponibilité, accompagnement et contribution au changement. VII.1 - Questions Il y avait 8 questions dans ce groupe : 25/04/12 Êtes-vous satisfait de la disponibilité (i.e. fonctionnement sans interruption) du service proposé? Êtes-vous satisfait de la rapidité (i.e. vitesse d'accès) du service? Êtes-vous satisfait des informations communiquées lors des opérations de maintenance (effectuées par la DSI du CG ou le CDDP)? Êtes-vous satisfait de l'accompagnement proposé sur les services extranet (formations, ressources documentaires Diriez-vous que...«les services extranet ont contribué à l'évolution des pratiques professionnelles dans votre établissement? (méthodes de travail, liens collège/famille, suivi individualisé des élèves...)» Selon vous, les enseignants utilisent les services extranet... Selon vous, les services extranet contribuent-ils à une meilleure communication avec la famille? Quelles améliorations nous suggéreriez-vous? VII Êtes-vous satisfait de la disponibilité (i.e. fonctionnement sans interruption) du service proposé? 17/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

18 74% des collèges sont satisfaits de la disponibilité du service. La robustesse technique de la solution est un gage de fiabilité et le partenariat pôle TICE/DSI CG sur la répartition des tâches fonctionne bien. Commentaire des usagers : Quelques interruptions mais vite réglées. Satisfait de la communication avec nos interlocuteurs éducation nationale, un peu moins côté hot line cg17. Fonctionnement amélioré. Lors de la nécessité de maintenance, il serait préférable de prévenir la semaine précédente afin que les utilisateurs puissent anticiper. VII Êtes-vous satisfait de la rapidité (i.e. vitesse d'accès) du service? Les résultats sont plus mitigés, seuls 30% des collèges étant satisfaits. La connexion Internet restera problématique tant que l'ensemble des collèges ne sera pas relié à la fibre optique. L'augmentation continue du nombre d'utilisateurs met régulièrement à mal les serveurs extranets dont la capacité est pourtant importante. 18/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

19 Commentaires des usagers : Surtout depuis le passage du réseau du collège à 20MB/fibre optique. Vraiment lent lorsque beaucoup de postes sont connectés en même temps dans le collège. L'accès pendant les conseils de classe et le cahier de texte en début d'heure et fin de séquence sont problématiques (trop longs, parfois décrocheurs). C'est beaucoup mieux! Des semaines très difficiles depuis le début de l'année scolaire avec des ralentissements trop importants soit accès internet soit aux services extranets (exemple : impossibilité d'utiliser Gepi au quotidien en cours notamment avec le cahier de textes, une lenteur (parfois plusieurs minutes) pour visualiser les résultats de l'élève suivant en conseil de classe etc... Les délais sont parfois longs, ce qui rend parfois l'utilisation en conseil de classe délicate. VII Êtes-vous satisfait des informations communiquées lors des opérations de maintenance (effectuées par la DSI du CG ou le CDDP)? 72% des collèges sont satisfaits de la communication lors de la maintenance. Les opérations de maintenance prévisibles sont programmées en dehors des heures de cours et les usagers sont prévenus une semaine à l'avance. 19/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

20 VII Êtes-vous satisfait de l'accompagnement proposé sur les services extranet (formations, ressources documentaires 75% des collèges sont satisfaits de l'accompagnement proposé par le pôle TICE du CDDP sur les services extranet. Cet accompagnement est utile, comme le soulignent les commentaires. Il doit aussi davantage concerner les chefs d'établissement, adjoints et CPE. De nouveaux modules de formation seront proposés avec une orientation sur l'utilisation des services extranet. Commentaires des usagers : Satisfait d'avoir eu accès a une demi journée de formation. Une journée de formation (information) par trimestre nous semble indispensable. VII Diriez-vous que... «Les services extranet ont contribué à l'évolution des pratiques professionnelles dans votre établissement? (méthodes de travail, liens collège/famille, suivi individualisé des élèves...)» 20/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

21 90% des collèges reconnaissent la contribution des services extranet à l'évolution des pratiques professionnelles. Commentaires des usagers : Ils permettent une meilleure relation avec les familles. Cela facilite le suivi des élèves internes et de ceux inscrits à l'aide aux devoirs. VII Selon vous, les enseignants utilisent les services extranet : VII Selon vous, les services extranet contribuent à une meilleure communication avec la famille, 21/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

22 100% des collèges sont d'accord avec cette proposition. Commentaires des usagers : Nombreuses visites sur le site du collège, retour positif des parents quant à la consultation du cahier de texte et des notes. Surtout au niveau des familles séparées. VII Quelles améliorations nous suggéreriez-vous? (Question facultative) Réponses des usagers : classement et commentaires en fonction des items : Demandes de fonctionnalités déjà existantes : informations à rappeler aux collèges. Possibilité de faire des tris de bulletins par écoles d'origine pour les élèves de 6ème afin de les transmettre en pdf aux écoles. Module "vie scolaire" (sanctions, punitions, statistiques, courriers, etc. ) Suggestion impossible à retenir par rapport aux contraintes techniques et humaines. Possibilité d'installer en plus les logiciels de son choix. Améliorations techniques souhaitables. La communication de Gepi avec les applications de l'éducation nationale ainsi que les logiciels d'emploi du temps (EDT principalement). Plus de rapidité : améliorer GEPI pour les absences. 22/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff

23 Améliorer l'ergonomie de chaque logiciel. Amélioration des performances du logiciel. L'ergonomie (surtout pour webcalendar), la vitesse d'accès (le plus important), plus de souplesse dans l'activation des fonctions (ergonomie). Un meilleur débit serait nécessaire, vitesse d'accès plus rapide. Le problème, c'est surtout les interruptions de service et la lenteur à certains moments de l'année et pour les conseils de classe. Rendre GEPI plus simple pour l'administrateur. Suggestions sur le suivi et la formation. La formation, information, rencontre, échange entre les référents des collèges. Un accompagnement est nécessaire chaque début d'année scolaire pour les nouvelles applications et les nouveaux personnels. Faire en sorte que l'utilisation de ces services perdurent sans l'aide au fonctionnement précédemment assurée par les RUPN. Améliorations prévues lors de la mise en place de l'ent. Uniformiser les mots de passe des utilisateurs. Revoir les accès au paramétrage des services en terme de graphisme essentiellement. Améliorer la rapidité d'accès ainsi que la capacité de stockage des documents. Plate forme de partage de fichiers type moodle. Une seule identification sur tous les services. Passage à un ENT pour simplifier l'accessibilité (un seul identifiant et mot de passe par utilisateur) et pour bénéficier d'une messagerie intranet. 23/23 Pôle Tice CDDP17 S Prouff