Ministère des sports. Le Ministre des sports (POUR ATTRIBUTION) (POUR INFORMATION)

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1 Ministère des sports DIRECTION DES SPORTS SOUS-DIRECTION DE L EMPLOI ET DES FORMATIONS Bureau de la coordination des certifications et du service public de formation Dossier suivi par Pascale RIOS CAMPO TEL : FAX : Courriel : pascale.rios-campo@jeunesse-sports.gouv.fr Le Ministre des sports à Mesdames et Messieurs les directeurs régionaux de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale (POUR ATTRIBUTION) Mesdames et Messieurs les préfets de région Mesdames et Messieurs les préfets de département - Directions départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations - Directions départementales de la cohésion sociale Mesdames et Messieurs les directeurs de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics nationaux (POUR INFORMATION) INSTRUCTION N DS/DSC2/2012/130 du 23 mars 2012 relative aux modalités de mise en œuvre du brevet professionnel de la jeunesse, de l éducation populaire et du sport. Date d'application : 31 mars 2012 NOR : SPOV C Classement thématique : Professions du sport et de la jeunesse Validée par le Comex du 21 mars 2012 Catégorie : Mesures d'organisation des services retenues par le ministre pour la mise en œuvre des dispositions dont il s'agit. Résumé: instruction cadre reprenant l ensemble des éléments nécessaires à l organisation du BPJEPS pour les DRJSCS, autorités académiques, après la publication de nouveaux textes réglementaires. Mots-clés : diplômes professionnels de l animation et du sport ; diplômes de niveau IV ; UCC et CS ; BPJEPS ; spécialités du BPJEPS ; mentions du BPJEPS ; autorité académique ;

2 habilitation ; inscription des candidats ; jury ; positionnement et parcours individualisé de formation : dématérialisation ; VAE ; application GEPAFO ; délivrance des diplômes Textes de référence : Décrets du 1 er février 2012 n et relatifs au BPJEPS Arrêté du 3 février 2012 portant modification des dispositions réglementaires du code du sport Textes abrogés : - Instruction n du 11 février 2002 relative aux modalités de mise en œuvre du brevet professionnel de la jeunesse, de l éducation populaire et du sport. - Instruction n du 26 août 2003 relative à la composition des jurys du brevet professionnel de la jeunesse, de l éducation populaire et du sport. - Instruction n JS du 21 janvier 2004 relative à l établissement des diplômes portant attribution du BPJEPS ainsi que les attestations d unité capitalisable complémentaire (UC complémentaire) et de certificat de spécialisation (CS). Etablissement des arrêtés d attribution de diplômes et d attestations du BPJEPS. gestion du livret de formation du BPJEPS. - Instruction n du 9 août 2005 relative à l habilitation et mise en œuvre de la formation et de la certification des UCC ainsi que des CS du brevet professionnel de la jeunesse, de l éducation populaire et du sport. Textes modifiés : Annexes : - Annexe 1 : les modalités d inscription des candidats au BPJEPS - Annexe 2 : l habilitation des organismes de formation - Annexe 3 : le positionnement et le parcours individualisé de formation - Annexe 4 : l application de gestion des parcours de formation (GEPAFO) - Annexe 5 : Le jury A compter de décembre 2009, une large concertation a été lancée avec les partenaires sociaux des branches professionnelles de l animation et du sport, des représentants des services déconcentrés et des établissements, du CNOSF et du CNAJEP en vue d une simplification du brevet professionnel de la jeunesse, de l éducation populaire et du sport (BP JEPS), créé en Cette concertation a permis de confirmer que le métier d animateur, situé au niveau IV, est transversal au champ du sport et de l animation. Le titulaire du BP JEPS exerce sa fonction en pleine autonomie, en utilisant un ou des supports techniques, dans la limite des cadres réglementaires. Il est responsable au plan pédagogique. Il assure la sécurité des tiers et des publics dont il a la charge. Il a la responsabilité du projet d activité qui s inscrit dans le projet de la structure. Trois fonctions principales constituent le cœur de métier : encadrer les publics, encadrer les activités, participer au projet de la structure.. Trois thèmes de travail ont fait l objet d un examen attentif : l habilitation, l architecture et les modalités de certification, le parcours individualisé de formation. Il est apparu rapidement que la simplification se déclinait selon deux objectifs : la simplification proprement dite (c est-à-dire la suppression de procédures jugées inutiles ou

3 coûteuses) et l harmonisation sur le territoire national des procédures en vue de garantir l égalité de traitement des candidats. Ces travaux se sont inscrits naturellement dans le cadre de la Révision générale des politiques publiques (RGPP) et ont donné lieu, après validation par la Commission professionnelle consultative des métiers du sport et de l animation (CPC) à la publication de deux décrets ( décrets du 1er février 2012 n et relatifs au BPJEPS) dont un en conseil d Etat, et un arrêté (arrêté du 3 février 2012 portant modification des dispositions réglementaires du code du sport). Les principales mesures touchent : - Les modalités d habilitation des organismes de formation L habilitation d un organisme de formation sera prononcée, sauf avis motivé du directeur régional (DRJSCS), non plus pour une seule session de formation dont la durée varie selon le cas de six à vingt quatre mois, mais pour x sessions dans la limite de trois années. Cependant la possibilité de n habiliter que pour une seule session sur décision motivée de votre part est maintenue à l article A L habilitation d un organisme de formation pour une formation conduisant à la délivrance d une certification complémentaire -unités capitalisables complémentaires (UCC) ou certificats de spécialisation (CS), associables à des BP déterminés, - sera dissociée de l habilitation du BPJEPS auquel ces UCC ou CS sont rattachés ; une telle habilitation ne sera toutefois accordée qu aux organismes de formation déjà habilités pour une spécialité du BP JEPS qui pourra être différente de celles auxquelles cette UCC ou ce CS est rattaché (e). Le DRJSCS pourra fixer les modalités et les dates des campagnes d habilitation. - Le jury Un jury régional sera institué par spécialité du BPJEPS et non plus par formation comme c est le cas actuellement. Un même jury pourra donc valider des épreuves de certification de plusieurs formations délivrées dans la même spécialité. La composition des jurys sera modifiée afin de fixer la participation des partenaires sociaux dans une fourchette de 25 % à 50% des membres du jury en respectant la parité entre représentants des employeurs et des salariés. Les situations certificatives Les dix unités capitalisables seront évaluées au travers de trois ou quatre blocs au maximum d évaluations certificatives. L ensemble de ces textes devraient favoriser largement l atteinte des objectifs de dématérialisation des dossiers, d allégement et de simplification des tâches visés par la mesure RGPP 506 M commune à plusieurs des ministères sociaux ; il est nécessaire et impératif cependant que vos services utilisent aussi toutes les facilités offertes par l application de gestion des parcours de formation (GEPAFO) pour laquelle jusqu à présent seules quelques saisies étaient obligatoires. Je vous demande d y être vigilant. Les annexes de la présente instruction ont pour objet de détailler les différentes étapes liées à la gestion du BPJEPS (modalités d inscription des candidats, modalités d habilitation des organismes de formation, sessions de jurys ) non seulement en précisant les changements dictés par les derniers décrets et arrêté mais aussi en reprenant l ensemble des points restés pérennes et inchangés. Cette instruction devient donc l instruction cadre du BPJEPS ; elle abroge les instructions antérieures mentionnées dans l encadré des pages 1 et 2. Elle sera consultable sur

4 l intranet et comprendra des liens avec les textes de référence cités (Accueil -> Sports (DS) - > Certifications, formations, emploi -> Formations, examens et certifications > Instructions) Conformément à l article 5 du décret en CE cette nouvelle réglementation sera effective au 31 mars 2012 pour toute formation nouvellement habilitée. Je vous informe par ailleurs, qu en vue de réduire la durée et les coûts des formations d une part et de valoriser les compétences professionnelles des candidats d autre part, des équivalences de droit d unités capitalisables sont concomitamment développées pour les titulaires de brevets fédéraux, de certificats de qualification professionnelle (CQP), de titres à finalité professionnelle (TFP) et de diplômes délivrés par d autres ministères certificateurs. Cette disposition nécessite de modifier les arrêtés relatifs à chaque spécialité du BPJEPS. Enfin, et dans le souci de vous accompagner dans votre mission d habilitateur et de certificateur, j appelle votre attention sur l expertise que peuvent vous apporter, en tant que de besoin et dans le champ sportif, les directions techniques nationales (DTN) et les inspecteurs coordonnateurs (IC). En appui de la direction des sports, ils sont partie prenante de la conception des diplômes et sont à même, en cas de difficultés, de vous apporter un éclairage sur la spécificité de certains cursus de formation et du processus de certification. De plus, je vous engage à utiliser autant que possible les outils disponibles sur l intranet qui sont signalés dans les annexes de la présente instruction. Vous voudrez bien faire connaître sous le présent timbre, les éventuelles difficultés d application de la présente instruction. Pour le ministre des sports et par délégation, Le directeur des sports Richard MONNEREAU

5 ANNEXE I - les modalités d inscription des candidats au BPJEPS. Trois modalités d accès au diplôme sont prévues selon les articles D et A , A et A du code du sport : - la voie d unités capitalisables - la validation des acquis de l expérience - l examen composé d épreuves ponctuelles Sont détaillées ci-après les modalités d inscription pour chacune d entre elles. I - Par la voie d unités capitalisables L article A précise que le candidat à une formation conduisant à la délivrance d une spécialité, d une mention, d une unité capitalisable complémentaire ou d un certificat de spécialisation doit déposer son dossier de candidature 1 mois avant la date fixée pour les tests de vérification des exigences préalables pour l entrée en formation auprès du DRJSCS qui a habilité l organisme de formation. Ce dossier doit contenir les pièces énumérées à l article A Votre attention est appelée : - sur le 4 : l avis d un médecin désigné par la commission des droits et de l autonomie des personnes handicapées concerne uniquement les candidats à une spécialité du secteur de l animation ; - sur le 5 : l exigence de pièces spécifiques liées à la spécialité, mention, CS ou UCC ; - et sur le 6 : les demandes concernant les candidats s inscrivant à une UCC ou un CS. Il vous appartient de vérifier que le dossier comporte le ou les pièces qui sont exigées par l arrêté de création de la spécialité, de la mention, de l unité capitalisable complémentaire ou du certificat de spécialisation (pré requis techniques, diplômes relatifs à la sécurité ) ainsi que la production de la photocopie du diplôme autorisant l inscription du candidat à une unité capitalisable complémentaire ou à un certificat de spécialisation. En ce qui concerne l inscription des candidats aux UCC et aux CS, je vous rappelle que leur délivrance n est possible que pour des détenteurs du BPJEPS auquel ces UCC ou CS se rattachent. Cependant s il est envisageable de suivre la formation conduisant à une UCC ou à un CS avant d avoir obtenu ledit diplôme, par contre, la délivrance de ces UCC ou CS ne peut intervenir avant la délivrance de la spécialité du BP auquel il est associé. Je vous incite à accorder largement aux organismes de formation de votre région des droits d accès à l application de gestion des parcours de formation (GEPAFO) afin qu ils saisissent et tiennent à jour eux-mêmes les coordonnées de leurs candidats. A terme, il est d ailleurs prévu qu un module complémentaire permette aux candidats eux-mêmes de se connecter à leur dossier. Afin d aider les services à faire un point de situation du parcours des candidats à inscrire le bureau DSC2 a recensé toutes les passerelles, dispenses et équivalences relatives aux diplômes de la nouvelle filière (BP JEPS, DE JEPS et DES JEPS), permettant un positionnement ou un allègement de la formation - voire l obtention de l ensemble des UC du diplôme - dans des fiches établies pour chaque diplôme, chaque spécialité (BP) et/ou chaque mention (DE et DES).

6 Celles-ci sont consultables sur l intranet dans la rubrique «Équivalences» accessible par le chemin suivant : Sports/Certifications, formations, emploi/certifications professionnelles/réglementation des diplômes. II - la validation des acquis de l expérience : La loi de modernisation sociale n du 17 janvier 2002 codifiée aux articles L et L et suivants du code du travail organise la VAE. Concernant les conditions d accès au BPJEPS par la voie de la validation des acquis de l expérience (VAE), les procédures antérieures subsistent, distinguant notamment les deux phases de la validation : - une phase de recevabilité de la demande du candidat, donnant lieu à une décision de recevabilité signée du directeur régional, telle que mentionnée dans l article A ; - une phase d évaluation des compétences par le jury, traitée dans l article A Toutefois la VAE pour les diplômes dans les spécialités des activités physiques et sportives (APS) s exerçant dans un environnement spécifique obéit à des règles particulières que le règlement de chaque diplôme précise. La décision de recevabilité est une décision administrative. Elle ne préjuge pas des résultats que le candidat pourrait obtenir à l issue du jury. Un candidat qui souhaite obtenir une UCC ou un CS devra décrire dans son dossier des pratiques qui permettent au jury de repérer les compétences attendues pour l UCC ou le CS demandés. Le jury chargé d évaluer les dossiers des candidats souhaitant obtenir un ou plusieurs UCC ou CS est identique à celui constitué pour les candidats à la formation, soit le jury de spécialité du BPJEPS auquel le ou les UCC ou CS ont été rattachés lors de l habilitation. Enfin, une prochaine instruction relative à la VAE vous présentera les outils facilitateurs mis à votre disposition pour traiter des dossiers. III - l examen composé d épreuves ponctuelles : Je vous rappelle enfin que la disposition prévue à l article A à savoir l inscription à la certification par le passage d un examen composé d une ou plusieurs épreuves ponctuelles - ne peut être mise en œuvre en l absence d arrêté d application.

7 Annexe II L habilitation des organismes de formation I - Les principes communs : 1 - Une habilitation pour trois ans : Les BP JEPS sont créés sur une spécialité, qui peut être éventuellement déclinée en mentions. Une formation correspond soit à une session de formation pour une mention donnée soit, quand il n y a pas de mention dans la spécialité, à une session de formation dans la spécialité. Une formation peut également correspondre à une unité capitalisable complémentaire (UCC) ou à un certificat de spécialité (CS). La règle dorénavant retenue est de délivrer une habilitation pluriannuelle par spécialité et le cas échéant par mention, par UCC ou par CS. Cette décision vise à réduire d une part, le travail d instruction des demandes par les services déconcentrés et d autre part, le travail des organismes de formation qui n auront plus à renouveler chaque année leur demande d habilitation. Elle doit également permettre aux employeurs, qui cherchent à qualifier leurs salariés, de programmer des plans pluriannuels de formation auprès d un même organisme de formation. Cette habilitation s entend de date à date. 2 - Le rôle de la DRJSCS : La demande d habilitation doit être déposée par l organisme de formation auprès du directeur régional de la jeunesse, de sports et de la cohésion sociale (DRJSCS) du lieu de déroulement de la session suivant des modalités qu il vous appartient dorénavant de fixer. Je vous rappelle que par les articles A et A vous avez maintenant la maitrise du calendrier des habilitations. Cette disposition vous permet de fixer le calendrier des campagnes d habilitation en fonction des nécessités d organisation de votre service, des calendriers retenus par les financeurs de votre ressort géographique, etc., et les modalités de dépôt des dossiers (dématérialisés ou, sinon, le nombre d exemplaires attendus, etc.). Afin de réguler au mieux la gestion des habilitations à délivrer, vous pouvez mettre en place une ou plusieurs campagnes d habilitation par an. Il s agit d encadrer le volume prévisionnel d activité de l organisme de formation pour des raisons qualitatives, de réguler l offre de formation et de maîtriser la charge administrative que représentent les habilitations sur les services certificateurs. Par ailleurs, dans le cas où un organisme de formation présenterait pour des raisons légitimes (réponse à un appel d offre ou à une sollicitation d un financeur, situation d urgence ) une demande d habilitation en dehors du calendrier d habilitation fixé par la DRJSCS, il vous appartient d étudier la possibilité d examiner cette demande. Je vous recommande de prévoir cette situation lors de votre appel d offres et d y expliciter la procédure que vous compterez mettre en place. Toutefois, dans un délai de quinze jours suivant le dépôt du dossier par l organisme de formation, vous devez accuser réception de la demande, conformément aux dispositions de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. Vous disposez dès lors d un délai de deux mois pour expertiser le dossier et faire connaître votre décision quant à l habilitation du dossier, le délai court à compter de la date de renvoi de l accusé de réception. Tout dossier incomplet sera retourné à l organisme avec le détail des informations complémentaires demandées. Je vous rappelle que vous devez motiver toute décision

8 défavorable. Dans le cas où aucune décision n est intervenue dans le délai de deux mois suivant la réception de la demande, l habilitation est considérée comme rejetée, conformément aux termes de la loi précitée. Lorsque la formation revêt un caractère interrégional, la demande d habilitation est déposée auprès de la DRJSCS de la région dans laquelle la majorité de la formation se déroulera. Cette coopération interrégionale pourra être développée et encouragée afin de permettre une meilleure offre de formation sur le territoire tout en répondant à l exigence de rationalisation des moyens. Lorsque la spécialité, la mention, l unité capitalisable complémentaire ou le certificat de spécialisation du brevet professionnel concerné par la demande d habilitation a fait l objet d un arrêté interministériel de création, l habilitation est délivrée conjointement par les autorités compétentes des ministères concernés, après concertation qu il vous faut organiser et selon les modalités définies dans chaque arrêté. 3 - La modification, la suspension, le retrait de l habilitation : En cas de suspension ou de retrait d habilitation vous voudrez bien en informer, dans les meilleurs délais, le bureau du service public de formation, de coordination des formations et des examens (ministère des sports, direction des sports, bureau DSC2) qui peut vous apporter une assistance à la procédure et à la rédaction des décisions. Selon l article A , l organisme de formation doit porter à votre connaissance toute modification d un des éléments du dossier d habilitation prévus aux article A et Il vous appartient de confirmer l habilitation si cette modification ne constitue pas un motif de retrait dans un délai compatible avec l organisation de la formation. Je vous invite à veiller à respecter ce délai de réponse afin de ne pas mettre en péril la formation, le cursus des stagiaires ni l organisme. L organisme de formation habilité doit vous communiquer avant chaque session de formation, dans un délai qu il vous appartient de fixer, un dossier comprenant l ensemble des éléments fixés par l article A En cas de non-conformité de la déclaration aux exigences fixées pour l habilitation ou à toute autre disposition réglementaire vous pouvez prononcer une suspension de l habilitation dans les formes prévues à l article A La suspension est prévue par l article A C est une mesure d urgence que vous prononcez pour une durée maximale de trois mois et sur les motifs retenus par l article A pouvant motiver le retrait de l habilitation. Je vous rappelle que cette mesure de suspension n est pas exclusive du retrait de l habilitation si le grief le justifie Le retrait de l habilitation (A ) est prononcé par le DRJSCS lorsque les faits et les griefs retenus contre l organisme répondent à l un des 3 critères définis par l arrêté : modification ne respectant pas les exigences des critères d habilitation, omission de déclaration de modification, griefs dûment motivés, notamment en cas d anomalies graves constatées dans l organisation ou le suivi de la formation, la mise en place ou le fonctionnement du dispositif d évaluation. Puisqu il s agit d une décision administrative défavorable, le directeur régional de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale doit motiver sa décision de suspension comme celle de retrait. Il est donc impératif pour la régularité de la procédure de veiller au respect des droits de la défense.

9 A cet effet, il vous appartient d informer l organisme de formation des griefs relevés à son encontre par lettre recommandée avec accusé de réception l invitant à présenter sa défense et à se faire assister par une personne de son choix. Je vous rappelle que des fiches informatives sont mises en ligne sur l intranet du ministère des sports (cf. le cheminement déjà mentionné). 4 - Quelques points de vigilance : L alternance : La qualité de la formation est intrinsèquement liée à l organisation de l alternance. Lors de l examen du dossier d habilitation, vous vous assurerez de la pertinence du rythme de l alternance proposée. En effet, celui-ci doit permettre continuité et progression dans les contenus dispensés en centre de formation et dans l entreprise d accueil. Les temps de formation ne doivent donc pas être dissociés des temps d insertion professionnelle, aussi est il nécessaire de veiller à ce que la répartition des volumes horaires soit équilibrée afin que les heures en centre de formation ne soient pas totalement dispensées alors que le stagiaire doit encore effectuer un nombre important d heures au sein de sa structure. Pour éviter qu à l issue de la dernière épreuve, les stagiaires ne se désinvestissent alors que la formation n est pas encore terminée, il est particulièrement souhaitable que les dernières périodes de certification, y compris les sessions de rattrapage, soient planifiées au plus près de la date de fin de formation et par là-même de fin d habilitation. Il est également utile de faire valider les heures à effectuer en centre même lorsqu elles ne conduisent pas à une certification ce qui permettra de prévenir les ruptures anticipées de contrat qui sont de nature à mettre l employeur en difficulté dans la menée de son activité et le cas échéant pour le versement de la prime du conseil régional. La qualification des tuteurs doit aussi appeler votre attention : - dans le cadre du contrat d apprentissage, les exigences sont fixées par le code du travail. - dans les autres modes de formation alternée, les tuteurs doivent être titulaires d une qualification d un niveau au minimum égal à celui du BPJEPS dans la spécialité visée ou avoir une expérience professionnelle ou bénévole minimale de trois ans dans l activité en rapport avec la spécialité concernée. Dans le cas où un organisme de formation est susceptible de conventionner avec un centre de formation d apprentis il est primordial de veiller à ce que l organisme distingue bien l organisation de la formation des apprentis de celle des stagiaires sous d autres statuts. Je vous rappelle que l article A de l arrêté invite la DRJSCS à s assurer que le dossier d habilitation a bien été visé par le Centre de formation d apprentis (CFA) dans l optique d éviter toute situation conflictuelle sur des questions relatives à l apprentissage entre un organisme habilité, l inspection de l apprentissage et un CFA. L apprentissage étant réglementairement encadré selon les dispositions apparaissant dans le code du travail, je vous invite à consulter l inspecteur de l apprentissage au sujet des dispositions à respecter et des écueils à éviter (durée de la formation, respect du contrat, qualification du maître d apprentissage, relation avec l employeur ) et à vous reporter aux documents versés sur l intranet : Accueil > Sports (DS) >Certifications, formations, emploi > Apprentissage.

10 La durée minimale de 600 heures de formation en centre ne figurant plus dans le décret est maintenue dans l arrêté. Elle s impose aux stagiaires en formation initiale (FI). Cela concerne évidemment les signataires d un contrat d apprentissage (article L du code du travail) mais également les stagiaires recherchant une première qualification dans un but d insertion professionnelle dans les secteurs du sport et/ou de l animation, c'est-à-dire les stagiaires qui sont réglementairement contraints par la nécessité d obtenir une qualification professionnelle pour pouvoir encadrer contre rémunération au sens de l article L du code du sport. En ce sens, les titulaires d un diplôme universitaire, d un diplôme professionnel ou d un titre à finalité professionnelle leur donnant accès à une carte professionnelle ne peuvent pas prétendre au statut de stagiaire de la FI ; s ils souhaitent entrer en formation, ce sera au titre de la formation professionnelle continue. Un stagiaire de la FI est -au sens littéral- dépourvu d expérience professionnelle, il peut bien sûr avoir engrangé de l expérience en tant que bénévole mais cela reste quelqu un qui n a encore jamais encadré contre rémunération. Les formateurs et le responsable pédagogique : L organisme de formation fournit la liste de l ensemble des formateurs prévus dans la session en précisant la qualification de chacun d entre eux (diplômes, titres, expérience, etc.), leur temps d intervention et leur statut. La constitution de l équipe pédagogique doit faciliter la cohérence pédagogique de la formation et assurer la qualité de la totalité des enseignements. Quand il est fait appel à de nombreux intervenants il doit être précisé comment sont organisées la coordination et la concertation. Après quelques années de fonctionnement du dispositif, l attestation de formation suivie par le responsable pédagogique de la formation ne sera plus exigée pour ces responsables pédagogiques de formation justifiant de compétences en matière d ingénierie de formation en unités capitalisables. Il appartient donc au DRJSCS d apprécier leur expérience et leur capacité à mettre en œuvre le projet de formation. Vous pouvez vous appuyer sur le modèle de l apprentissage et utilement vous reporter aux outils définis aux articles R et suivants du code du travail. La ou les unités capitalisables d adaptation (UCA) : Les organismes de formation proposent au moins une UCA pour chaque formation conduisant à une spécialité du brevet professionnel. Cette unité concerne des activités professionnelles non prises en compte dans le référentiel professionnel et par voie de conséquence les capacités nécessaires qui ne figurent pas dans le référentiel de certification national. Elle vise l adaptation de la formation au secteur professionnel (technique, fonction, milieu, contexte) et à l emploi, repérés au niveau régional par l organisme de formation. L objet et la justification de chaque UCA sont présentés dans le référentiel professionnel adapté. L organisme de formation présente la définition de l objectif terminal d intégration et des objectifs intermédiaires spécifiés au moins jusqu au deuxième rang de chaque UCA. Les objectifs pédagogiques des UCA sont différents de ceux déjà définis dans le référentiel de la spécialité concernée (unités capitalisables 1 à 9).

11 Les organismes de formation sont invités à transmettre le référentiel de certification spécifié au delà du second rang afin d apprécier la logique de l organisation pédagogique de la formation et de la proposition d évaluation certificative. Je vous rappelle qu il n est pas possible de modifier les objectifs terminaux d intégration et les objectifs intermédiaires définis dans le référentiel de certification de la spécialité. Les UCC régionales : Etant donné l éventail d UCC et de CS créés réglementairement, il est décidé que seules peuvent désormais être habilitées les UCC et les CS créés par arrêté ministériel. Si vous décelez un besoin réel non couvert par des arrêtés existant, je vous encourage à faire remonter cette information à l administration centrale afin d engager éventuellement des travaux pour créer par arrêté une nouvelle UCC ou CS. Néanmoins toutes les sessions d UCC régionales déjà programmées pourront se dérouler jusqu à leur terme. Les sessions de «rattrapage» : S il est entendu que sont organisées des situations certificatives dites de «rattrapage» afin de permettre au candidat qui a connu un échec lors de la première certification de s y présenter une nouvelle fois dans le courant de sa formation en ayant bénéficié d apports complémentaires, je vous demande, sauf cas exceptionnel, de ne pas multiplier ces situations et de ne valider lors de l habilitation qu une seule possibilité de rattrapage et que cette session soit conduite par bloc d UC et suivant les mêmes modalités que la session initiale. 5 - Le dossier de demande d habilitation : Désormais, les éléments devant figurer dans le dossier d habilitation sont différenciés des critères pour la décision d habilitation. Les éléments exigibles dans le dossier d habilitation figurent aux articles A et A et les critères d instruction sont énumérés dans les articles A et A du code du sport. Les pièces du dossier de demande d habilitation sont définies par l arrêté en fonction de l objet et de la nature de la demande. Il est fait une distinction entre d une part l habilitation d une spécialité, le cas échéant d une mention (A ) et l habilitation d une UCC ou d un CS (A ) et d autre part entre la demande initiale d habilitation et la demande de renouvellement anticipée de l habilitation. Il faut donc discerner trois situations d habilitation : - 1 l habilitation initiale d un BPJEPS dans une spécialité et une mention donnée ; - 2 l habilitation initiale des UCC et des CS ; -3 le renouvellement d habilitation. II - les trois situations d habilitation : 1 - l habilitation initiale d un BPJEPS dans une spécialité et une mention donnée : Selon l article R212-32, les organismes de formation préparant au brevet professionnel pour une spécialité et le cas échéant une mention doivent avoir obtenu, préalablement à la mise en place de la formation, une habilitation du DRJSCS du lieu de formation.

12 Le DRJSCS habilite donc un organisme de formation dans une spécialité donnée et quand elle existe dans une mention, pour un nombre de sessions déterminé, et un effectif maximal de stagiaires en parcours complet dans la limite de trois ans. Pendant la période d habilitation le DRJSCS peut modifier le nombre de sessions et cet effectif maximal sur demande de l organisme de formation. Quand une spécialité du BP compte des mentions, l habilitation porte donc obligatoirement sur une ou plusieurs mentions de cette spécialité ; il ne peut y avoir d habilitation de cette spécialité sans précision de mention(s). Cette modification ne doit pas remettre en cause le respect des critères énoncés à l article A Cependant la possibilité de n habiliter que pour une seule session sur décision motivée de votre part est maintenue dans l article A Cette décision doit être fondée notamment sur les éléments produits par l organisme de formation. C est le cas par exemple d un organisme de formation demandant une première habilitation dans une spécialité ou une mention pour la durée de la première action de formation. Ce peut être le cas également pour un organisme qui connaît des difficultés susceptibles de mettre en péril la qualité de la formation dispensée et que vous allez contrôler et accompagner particulièrement. Le contenu du dossier déposé par l organisme de formation lors d une demande initiale d habilitation d une spécialité ou d une mention doit présenter l ensemble des éléments exigibles prévus à l article A : a - La présentation de l organisme, de son organisation administrative, financière et pédagogique : il s agit d établir non seulement la carte d identité de l organisme de formation mais aussi sa capacité à être considéré comme un organisme de formation professionnelle apte à mettre en œuvre une formation diplômante de niveau IV en alternance dans le champ de l animation et du sport. b Le nombre de sessions de formation envisagées sur la période d habilitation et l effectif maximum de stagiaires en parcours complet par session de formation. Il s agit là de pouvoir envisager une programmation de l offre de formation sur la durée de l habilitation et estimer un volume maximal de candidats en parcours complets. S il est établi que le volume maximal doit être fixé dans le dossier puis dans l arrêté d habilitation, je ne saurai trop vous recommander de vous accorder sur un nombre minimal au deçà duquel il semble inadéquat pédagogiquement et économiquement périlleux d initier une session. c La présentation détaillée de la première session de formation incluant le cas échéant l unité capitalisable complémentaire ou le certificat de spécialisation associé, permettant l appréciation des critères prévus à l article A et explicités cidessous. Dans le cas d une formation accueillant des apprentis, cette partie du dossier est visée par le centre de formation d apprentis (CFA) concerné. d L analyse des profils et les perspectives d emplois visées par l organisme accueillant des stagiaires qui ne sont pas en situation d emploi avant leur entrée en formation. Cette partie du dossier est toujours exigée comme pièce constitutive indispensable lors du dépôt du dossier d habilitation ; cependant, elle ne pourra plus être retenue comme élément fondateur de refus de cette habilitation comme dans la réglementation précédente.

13 Le DRJSCS prend la décision d habiliter un organisme de formation pour une spécialité et le cas échéant une mention en appréciant les éléments décrits : - Il s appuie donc sur un dossier déposé suivant les modalités qu il a lui-même fixées et devant comprendre toutes les pièces énumérées à l article A De plus il doit pouvoir y trouver les éléments suffisants qui lui permettront d apprécier les 12 premiers critères énumérés dans l article A l habilitation des UCC et des CS : Le BP JEPS comporte aujourd hui - au-delà de la spécialité - des mentions et des unités capitalisables complémentaires (UCC) ou des certificats de spécialisation (CS) axés sur une discipline du champ de l animation et du sport. Jusqu à présent il était fait seulement référence à la spécialité dans les textes cadres. Afin de tenir compte de cette structuration l article 2 du décret n du 1 er février 2012 portant modification des articles R et R du code du sport introduit la possibilité d habiliter un organisme de formation pour trois ans afin de mettre en œuvre une UCC ou un CS indépendamment de l habilitation d un BPJEPS. Cependant, afin de s assurer de la cohérence et de l adéquation avec un BPJEPS, seul un organisme bénéficiant déjà d une habilitation pour une spécialité du BPJEPS pourra déposer un dossier d habilitation pour une UCC ou un CS. Toutes les UCC ou tous les CS pourront donc être habilité(e)s en relation avec n importe quel BPJEPS (même si les titulaires de ce BPJEPS ne pourront pas suivre n importe quelle UCC ou n importe quel CS). La logique de construction de l offre de formation a été ainsi déconnectée de celle du parcours des candidats. Au cours de la période pendant laquelle ils sont habilités pour au moins un BPJEPS, les organismes de formation peuvent donc demander une habilitation spécifique pour une session ou des sessions de formation à une unité capitalisable complémentaire ou un certificat de spécialisation. L arrêté dans ses articles A et A fait application de ce dispositif. Cette disposition est de nature à simplifier l organisation de ces certifications complémentaires tant pour les services que pour les organismes de formation. Elle a pour objectif de favoriser l offre de formation de qualifications complémentaires permettant aux candidats d acquérir des compétences plus larges afin d accroître leur employabilité. En conséquence, le DRJSCS peut être destinataire de demande(s) d habilitation relative(s) à une (ou des) UCC ou à un (ou des) CS. Je vous demande de veiller au respect de la condition imposée sans dérogation possible - à l organisme de formation à savoir que la demande doit être formulée au cours de la période d habilitation obtenue pour une spécialité et éventuellement pour une mention. La constitution du dossier permettant d habiliter un OF pour une UCC ou un CS est fondée sur l existence incontournable d un dossier d habilitation de l OF pour un BPJEPS sur la même période. Il s agit donc de demander seulement les pièces complémentaires nécessaires à l expertise menée par les services régionaux. Selon l article A le dossier d habilitation comprend : a le nombre de sessions de formation envisagé pour la période d habilitation et l effectif maximum de stagiaires en parcours complet de session de formation ; b - une présentation détaillée de la première session de formation. Le DRJSCS prend la décision d habiliter un organisme de formation pour une UCC ou un CS en appréciant les éléments décrits :

14 - Il s appuie donc sur un dossier déposé suivant les modalités qu il a lui-même fixées et qui doit comprendre toutes les pièces énumérées à l article A De plus il doit pouvoir y trouver les éléments suffisants qui lui permettront d apprécier les 8 critères énumérés dans l article A Les ressources mobilisables pour aider les services régionaux dans le processus d habilitation : Concernant les spécialités du champ du sport et notamment les formations à caractère interrégional ou national, le DRJSCS peut, en tant que de besoin, saisir, pour avis, le DTN de la ou les discipline(s) concernée(s). De même, il s assurera de l adéquation entre le contenu du dossier présenté et les attendus du livret référentiel de la spécialité conformément aux termes de la circulaire n DS/DSC1/2012/55 du 1 er février 2012 relative à la prise en compte des livrets référentiels élaborés pour les diplômes d Etat relatifs à l encadrement des activités physiques ou sportives contre rémunération. 3 - le renouvellement d habilitation : Aucune action de formation ne peut se dérouler en dehors de la période d habilitation. Il appartient donc à l organisme de formation d anticiper sa demande de renouvellement pour s assurer de la faisabilité de son action et vous veillerez au respect de ce principe. L organisme de formation sera donc amené à formuler une demande anticipée du renouvellement de l habilitation d une spécialité ou d une mention (article A212-20) d une UCC ou d un CS (A ). Cette demande interviendra avant l échéance de l habilitation en cours. Cependant, la date de la nouvelle habilitation ne pourra être effective, au plus tôt, qu à compter de la date d échéance de la précédente. Dans ce cas il s agit de la présentation du dossier de demande d habilitation actualisé, comprenant de plus l état d insertion professionnelle des diplômés et l analyse des résultats pour chaque certification de la session ou des sessions relevant de l habilitation précédente.

15 Annexe III Le positionnement et le parcours individualisé de formation La rénovation du BPJEPS a également pour objectif de faciliter les parcours individualisés de formation des candidats en développant les dispenses de certification et les allègements de formation. Le positionnement : Le positionnement, effectué par l organisme de formation, fait partie intégrante de la formation. Il consiste à situer le candidat premièrement par rapport au référentiel professionnel, pour tenir compte de son projet professionnel, et deuxièmement, par rapport au référentiel de certification, au regard de ses acquis expérientiels. Ce positionnement permettra ensuite, de construire avec le stagiaire un parcours individualisé de formation qui tiendra compte de ses capacités d apprentissage et de ses possibilités de formation (statut, disponibilité, etc.). Le positionnement est aussi l occasion de repérer les candidats susceptibles de relever d une procédure de VAE sur tout ou partie du diplôme. Les dispenses de certification : Des équivalences de droit d unités capitalisables sont et seront développées pour les titulaires de brevets fédéraux, de certificats de qualification professionnelle (CQP), de titres à finalité professionnelle (TFP) et de diplômes délivrés par les autres ministères certificateurs. Cette disposition nécessite de modifier les arrêtés relatifs à chaque spécialité et mention du BPJEPS. Je vous précise que dès lors que le candidat obtient neuf unités capitalisables du BPJEPS par équivalence, il est dispensé de l UC 10 adaptation à l emploi et le diplôme du BPJEPS lui est délivré. Les allègements de formation : Les candidats bénéficiant d un allègement de formation doivent passer les épreuves de certification correspondantes. Ces allègements sont accordés à l issue du positionnement au vu du parcours antérieur de formation ou de l expérience en lien avec les objectifs de l unité capitalisable. - Les compléments de formation : Certains candidats, éprouvant des difficultés, peuvent nécessiter un accompagnement personnalisé. L organisme de formation devra leur proposer un complément de formation de mise à niveau au sein ou à l extérieur de l organisme de formation. Afin d assurer l équilibre financier et la qualité des conditions déroulement de la formation, il est conseillé de prévoir une capacité maximale de parcours individualisé calculé en volume global heures-stagiaires ou en équivalent de parcours complets. En effet, il est nécessaire de vous assurer que l organisme de formation ne dépassera pas, en instantané, un effectif maximal approprié à ses capacités. Pour les candidats ayant bénéficié d allègements de formation à l issue du positionnement, il est souhaitable d organiser des épreuves de certification anticipées, si possible en début de formation, afin de leur permettre de suivre la formation en cas d échec à la certification des UC

16 allégées. Toutefois, il est conseillé de réserver ces épreuves anticipées aux seuls candidats bénéficiant d allègements par blocs de compétences correspondant aux situations certificatives. L habilitation des organismes de formation pouvant porter sur plusieurs sessions de formation, les parcours individualisés pourront également être prévus en s appuyant sur plusieurs de ces sessions. Le parcours individualisé de formation fait l objet d un accord écrit entre l organisme de formation et le stagiaire. Les modalités d organisation du positionnement et des parcours individualisés de formation figurent dans la demande d habilitation. Je vous demande de veiller à ce qu ils soient prévus en respectant cependant la cohérence globale du projet de formation.

17 Annexe IV L application de gestion des parcours de formation (GEPAFO) : L objectif premier de l application GEPAFO est de gérer l ensemble des procédures liées aux diplômes professionnels de la Jeunesse et des Sports (le BPJEPS, le DEJEPS et le DESJEPS). Ses fonctionnalités sont : - la gestion des organismes proposant des formations aux diplômes professionnels J&S - la publication des formations au calendrier national - l accès des organismes à leurs formations et leurs candidats via une téléprocédure qui leur permet de créer des formations, d enregistrer des inscriptions, des résultats - le suivi du cursus des candidats depuis leur inscription au sein d un organisme, jusqu à la délivrance de leur diplôme par la Direction Régionale. - la gestion de la nomenclature des diplômes - la liaison avec le calendrier national des formations J&S, la base nationale des diplômés J&S et l application EAPS (Educateurs d activité physique et sportive). L application est accessible sur l intranet via le chemin suivant : Accueil > Sports (DS) > Certifications, formations, emploi > Formations, examens et certifications > Application gepafo Schéma réalisé par le bureau APOL (DAFIIS)

18 I - les numéros d habilitation : Je vous rappelle que le calendrier national des formations doit être complété par vos services au fur et à mesure des habilitations données. Ceci passe obligatoirement par l utilisation de l application GEPAFO qui va compléter ce calendrier après validation par l administration centrale (DSC2). Les BPJEPS : Jusqu à présent il est attribué un numéro d habilitation par session complète. Ce principe persistera même lorsque la maintenance évolutive de l application prévue en 2012 prendra en considération la création d une habilitation triennale de l organisme, il sera en effet toujours nécessaire de considérer l unité principale que forme une session complète de formation. C est pourquoi il y aura toujours un numéro rattaché à cette session sous la forme que vous connaissez. Le nouveau train de textes prévoit l habilitation de l organisme de formation pour trois ans dans une spécialité et le cas échéant une mention donnée. L arrêté d habilitation que vous prendrez portera les dates extrêmes de la période couverte, la spécialité et la mention visées, le nombre de sessions prévues pendant ladite période, ainsi que le nombre maximal de stagiaires en parcours complet. L application GEPAFO n est pas, pour l heure, en mesure d attribuer un numéro d habilitation qui n est d ailleurs pas une condition exigée par le texte. L évolution de l application prendra en compte la création de table retraçant l historique des sessions rattachées à une habilitation. Les UCC et les CS : Dorénavant UCC et CS sont habilités dans les mêmes conditions que les BPJEPS. Là encore cette évolution n est pas prise en compte dans l application GEPAFO pour le moment. Comme l OF déposant une habilitation doit être habilité par ailleurs pour au moins une session de BPJEPS, et que c est le jury de spécialité qui reste le jury des UCC et des CS (cf. annexe sur les jurys), il est demandé dans l attente de porter la première session d UCC ou de CS sur le même numéro d habilitation que le BPJEPS auquel il se rattache. Dans les semaines à venir les conclusions du travail mené par la DAFIIS nous permettront de vous préciser la procédure à employer. II - La dématérialisation : Je vous rappelle que GEPAFO permet de gérer la totalité des parcours de formation des stagiaires du passage des TEP à la délivrance du diplôme. Si jusqu à présent, le choix de l utilisation de la totalité des potentialités de GEPAFO a été laissé à la libre initiative de chacun des services je vous demande dorénavant d utiliser la procédure de dématérialisation des documents tout au long du parcours de formation en renseignant les rubriques de l application afin de viser à la dématérialisation maximale des documents et notamment du livret de formation du candidat. En effet dans l organisation retenue du BPJEPS le stagiaire n est considéré comme tel que : - s il est inscrit dans une formation habilitée, - s il dispose d une structure d alternance et d un tuteur dans cette structure, -si une convention de stage est passée entre l organisme de formation, la structure et le stagiaire. Il est donc inutile d imprimer la totalité d un livret de formation que l ensemble des services peut consulter de façon dématérialisée et auquel l organisme de formation a également accès après lui avoir ouvert un droit d accès.

19 L attribution aux organismes de formation d un mot de passe et d un login leur permet en effet de renseigner les fiches candidats, et d enregistrer les résultats des certifications déléguées. A chaque étape une validation par la DRJSCS est prévue ; il est donc nécessaire d organiser le contrôle des éléments transmis par les organismes de formation. Ainsi, le stagiaire est inscrit dans GEPAFO officiellement lorsque le DRJSCS préalablement à l entrée en formation valide son dossier sur la base de celui défini à l article L et du positionnement du candidat réalisé par l organisme de formation. Je vous rappelle également que GEPAFO permet d'enregistrer les résultats des certifications du stagiaire. Une fois le cursus de formation effectué dans sa totalité, en fonction des appréciations et des résultats qui ont été saisis tout au long de la formation par l'organisme de formation et le jury, le DRJSCS valide les diplômes des candidats qui ont réussi leurs épreuves de certification. Cette procédure de délivrance est gérée uniquement par la DRJSCS. Elle permet aussi de générer le document d'arrêté d'attribution de diplôme ainsi que le diplôme lui-même et de plus, de publier les diplômes obtenus directement dans l'application "Diplômés JS". Il n y a donc pas de saisie directe à effectuer dans l application "Diplômés JS" pour le BP JEPS, les UCC ni les CS puisque les coordonnées des candidats diplômés sont automatiquement transférées dans l application "Diplômés JS". Les numéros de diplômes sont créés automatiquement par cette procédure de transfert. Enfin, cela concerne aussi bien les candidats qui souhaitent suivre la formation que ceux qui désirent obtenir un diplôme par validation des acquis de l expérience (VAE). Le passage par GEPAFO est impossible pour les seuls cas de délivrance de diplôme prévus réglementairement sur présentation de justificatifs précisés par les textes. La procédure à suivre et les codes à appliquer sont repris sur une fiche versée dans l intranet. III - La VAE dans GEPAFO : Les candidats à la VAE doivent êtres inscrits dans l application GEPAFO lors de la réception de leur dossier de validation par le jury. L application permet ensuite de saisir leurs résultats obtenus à l issue du jury et permet in fine la délivrance du diplôme. Un nouveau module est actuellement à l étude pour prendre en compte la phase du parcours VAE allant de la demande de recevabilité jusqu au dépôt du dossier devant le jury du diplôme. Ce nouveau module remplacera l actuelle application VAE. Un lien sera établi avec l application GEPAFO afin de permettre la reprise des informations concernant le candidat et d accéder au parcours complet du candidat (de l étape de recevabilité jusqu à la décision du jury).

20 IV - Tableaux de bord et statistiques : Je vous rappelle qu en consultation, pour chaque sélection de données (formations, organismes, candidats, jurys ), l application GEPAFO permet, à partir des critères de recherche saisis, de les exporter sous forme de tableaux Excel. Ceux-ci peuvent être remaniés par les services pour alimenter leurs différents tableaux de bord de gestion. Par ailleurs, les saisies effectuées dans GEPAFO permettent également d alimenter les statistiques nationales. Un module national utilisé par l administration centrale permet d éditer des tableaux statistiques portant notamment sur le nombre de formations et le nombre de candidats. Les chiffres utilisés pour établir la partie «formations» relative au BPJEPS dans le document de synthèse annuel (qui porte également sur les diplômes) sont directement issus de GEPAFO et devraient être le reflet exact de l activité des services. Les saisies incomplètes de données génèrent donc des statistiques erronées et une sous-évaluation du volume d activité des services. V L information et la formation des utilisateurs : Le guide à l usage des utilisateurs de GEPAFO est en ligne et accessible sur l application. Lorsque le module VAE et la mise à jour de la partie de l application concernant le BPJEPS seront réalisés, il sera actualisé pour intégrer les nouvelles procédures. Enfin, le bureau DSC2 organisera alors des regroupements interrégionaux d utilisateurs de GEPAFO afin de reprendre toutes les fonctionnalités de cette application. Le calendrier vous en sera communiqué dès que possible.