Présentation du dispositif de formation à distance en bureautique. Juin 2011

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1 Présentation du dispositif de formation à distance en bureautique Juin 2011 Martin Chailloux 05/05/2011

2 Projet de formation continue Formation à la bureautique à distance Sommaire Formation à la bureautique à distance... 2 Introduction... 3 Contexte... 3 Pilotage du projet... 3 Etude de besoin... 3 Description du dispositif... 4 Les contenus de formation... 4 Les niveaux de formation... 4 Parcours, durées, et temps de formation pour le stagiaire... 4 Tutorat... 8 Evolutions possibles du dispositif... 8 Page 2 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2

3 Introduction La formation en bureautique est actuellement dispensée à l IFAP sous forme d autoformation tuteurée individualisée. Les stagiaires viennent se former dans la salle d autoformation de l IFAP sur réservation à la demi-journée. Cette modalité pédagogique est très proche du e-learning et la bureautique a donc été choisie comme projet pilote de formation à distance. Le but de ce document est de présenter et expliquer le nouveau dispositif à tous les acteurs concernés : stagiaires, employeurs, et partenaires. Contexte L IFAP forme les agents d une multitude de collectivités. Nous ne pouvons inclure toutes les collectivités dans ce projet pilote mais nous allons choisir des publics représentatifs de la diversité des situations des agents de la fonction publique. Nous allons notamment essayer d intégrer des agents travaillant sur tout le territoire (en Province Nord, en Province des Iles et en Province Sud, à Nouméa et en brousse). La première session de bureautique à distance débutera en juin 2011, d autres sessions pourront être organisées d ici la fin de l année. L objectif, est de proposer ce nouveau dispositif à toutes les collectivités en Pilotage du projet Un comité de pilotage regroupant les responsables formation, la direction de l IFAP, le chef du service informatique, le responsable de la formation à distance et la tutrice du dispositif sera mis en place avant le démarrage de la formation. Lors du premier comité de pilotage avant le démarrage du dispositif, une présentation du dispositif sera faite aux responsables formation qui pourront alors échanger sur le dispositif avec l équipe IFAP. Il faudra définir et valider ensemble les indicateurs de suivi et de réussite du projet de formation. Un second comité de pilotage aura lieu à la fin de la session de formation pour faire le bilan de cette expérimentation et définir les améliorations à apporter au dispositif. Etude de besoin Une étude de besoin a été réalisée auprès des stagiaires venus en autoformation en bureautique en 2010 et début Elle a permis de connaître les attentes et les besoins des stagiaires en matière de formation à distance de manière à concevoir le dispositif le plus approprié. Les personnes interrogées expriment un intérêt certain pour la formation à distance qui leur permettrait une gestion plus souple de leur emploi du temps, moins de déplacement et la possibilité d avancer à leur rythme dans la formation. Ils expriment aussi des craintes, notamment l isolement et les difficultés potentielles à se former sur le lieu travail (techniques et surtout organisationnelles). Une partie des stagiaires sondés aura des difficultés à se former à distance du fait d un manque de compétences de base (23% estiment avoir besoin d une formation d initiation à l informatique avant de pouvoir se former à distance), d un problème d équipement ou d organisation sur le lieu de travail. Mais la majorité devrait pouvoir Page 3 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2

4 se former à distance, notamment sur le lieu de travail. 73% pensent pouvoir se former à leur poste de travail dans de bonnes conditions. L accueil dans des centres de ressources (cyberbases ou autre) pourrait permettre aux autres de se former à distance dans un environnement approprié. Enfin, le dispositif de formation en bureautique doit inclure un suivi des stagiaires important, le mail et le téléphone sont les moyens de communication à privilégier dans le tutorat. Les résultats complets de l étude sont disponibles sur le blog de la formation à distance : Description du dispositif Les contenus de formation Les contenus qui seront dispensés à distance porteront sur les logiciels des suites Office 2007 et 2010 : Word, Excel, Outlook et Powerpoint (dont la version 2010 sera disponible en août 2011). A chaque logiciel correspond un parcours de formation constitué de plusieurs modules e-learning d environ 30 minutes. Chaque module comporte des leçons interactives, des exercices, des ressources et des quizz d autoévaluation. En plus de ces modules e-learning, les parcours de formation comporteront quelques devoirs de synthèse à renvoyer au tuteur. Les niveaux de formation Chaque parcours de formation est découpé en 2 ou 3 niveaux : débutant, intermédiaire et pour certains expert. Avant de débuter une formation, le stagiaire évaluera son niveau au travers d un test sur l ordinateur et avec le tuteur. Le niveau à atteindre sur le logiciel sera déterminé avec le tuteur et deviendra l objectif du stagiaire pour la formation. A chaque niveau de formation sera associé, en plus des modules, un devoir de synthèse qui permettra au stagiaire de mettre en application les différents points abordés dans les modules et au tuteur de vérifier la compréhension du stagiaire. Pour valider le niveau, le stagiaire passera une évaluation qui lui permettra de passer au niveau supérieur. Le niveau de certification PCIE (Passeport de Compétence Informatique Européen) correspond au niveau expert. Ainsi, un stagiaire qui souhaite passer le module PCIE devra atteindre le niveau expert pour pouvoir passer le test. Parcours, durées, et temps de formation pour le stagiaire Le parcours de formation Le parcours de formation se déroule sur une session de deux mois décomposée en 3 étapes : - le regroupement initial d une demi-journée, en groupe, - le e-learning, pendant lequel le stagiaire se forme à distance à travers la plateforme de formation en ligne. Il est accompagné et suivi par un tuteur pendant les 2 mois de formation (le mail et le téléphone sont les outils privilégiés). Page 4 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2

5 - Le regroupement final d une demi-journée, en groupe, pour les tests PCIE, faire le bilan de la formation et remettre les attestations. Pour cette expérimentation, le nombre de stagiaires est limité à 30 pour la session. Nous considérons que ce nombre correspond au maximum de stagiaires que peut accompagner un seul tuteur. 1 ère étape : le regroupement initial en sous-groupe (10 personnes max, 3h) Une demi-journée de regroupement par sous-groupe sera organisée au démarrage de la formation (le tuteur pourra se déplacer en Province Nord et en Province des Iles où nous avons des salles informatiques afin de limiter les déplacements des stagiaires si des groupes suffisamment importants sont constitués). Au cours de cette demi-journée : - Le tuteur expliquera le déroulement de la formation et le fonctionnement de la plateforme de formation. - Les stagiaires feront un test de positionnement pour déterminer leur niveau de départ. - Les objectifs individuels à atteindre seront établis entre stagiaire et tuteur. - Un protocole individuel de formation sera établit entre le stagiaire et le tuteur, il récapitulera les objectifs et les modalités de la formation. Le stagiaire sera invité à le faire valider par son responsable hiérarchique (de manière à ce que ce dernier ait pris connaissance et validé les modalités de la formation). Un espace sera réservé pour que le stagiaire liste (avec son employeur si il le souhaite) les situations professionnelles dans lesquelles il pourra mettre en pratique ses nouvelles compétences. - Le tuteur accompagnera les stagiaires dans la prise en main des nouveaux outils de formation. 2 ème étape : le e-learning Une fois la demi-journée de regroupement passée, les stagiaires retournent dans leurs services respectifs. Ils devront consacrer 1 à 3 heures par semaine à leur formation à distance (cela peut varier en fonction des logiciels, des niveaux de départ, des objectifs à atteindre, de la vitesse d apprentissage du stagiaire ) pendant les 2 mois de la session. Pour se former, ils se connecteront à la plateforme de formation en ligne à travers laquelle ils accèderont aux modules de formation, aux devoirs de synthèse, à l espace collaboratif où ils pourront échanger avec les autres stagiaires et le tuteur. Durant cette période, ils seront suivis et accompagnés par le tuteur qui assurera un tutorat réactif (répondre aux questions des stagiaires) et proactif (relance des stagiaires, informations utiles, correction des devoirs ) sur les différents aspects de l apprentissage : cognitif, métacognitif, administratif et technique. Les échanges auront lieu à travers la plateforme de formation, par courriel, sur le forum et par téléphone. Pendant cette période, si le stagiaire n arrive pas à se former à distance (lieu de travail, domicile, ), le tuteur pourra lui proposer de venir se former au centre de ressource de l IFAP. 3 ème étape : Regroupement-bilan (en groupe complet, 2h + 1h pour les tests PCIE) A la fin de la session, les stagiaires retrouveront le tuteur pour faire le bilan de la formation en groupe complet (30 personnes max). Les stagiaires qui souhaitent passer un/des tests PCIE viendront 1h avant, à 8h pour passer leurs tests. A partir de 9h aura lieu le regroupement-bilan en groupe complet : Page 5 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2

6 - Echanger sur la session de formation à distance qui vient d avoir lieu à travers des ateliers ludiques (Brainstorming : les points à améliorer, les bons points, les difficultés rencontrées, les solutions ). - Faire le point sur les objectifs fixés au départ. - Remise d «attestation de compétences» pour ceux ayant atteint les objectifs et de «bon d encouragement à continuer» pour ceux n ayant pas encore atteint leurs objectifs. - Cocktail de clôture de session : moment convivial. Les responsables formation des stagiaires présents dans le dispositif seront conviés à cette demi-journée de clôture et pourront participer avec les stagiaires aux ateliers ludiques. L objectif de ce regroupement qui n est pas vraiment de la formation est l évaluation du dispositif avec les différents acteurs (stagiaires, responsables formation, tuteur, organisateur). Il permettra d améliorer le dispositif pour les sessions suivantes. Ce regroupement-bilan ne sera sans doute pas maintenu une fois le dispositif finalisé. Il pourra prendre d autres formes plus légères (classe virtuelle, questionnaire d évaluation en ligne ) 2 mois / groupe (Regroupement) 1/2 journée Présentation Objectifs individuels Prise en main des outils (E-Learning) 2 mois Plateforme en ligne / Tutorat Devoir de synthèse Evaluation (Bilan) 1/2 journée Ateliers Feedback «Remise des prix» Convivialité Page 6 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2

7 Durées de formation La durée de formation est la somme des durées de regroupement, de e-learning et des devoirs de synthèse : - Regroupement : 3h + 2h = 5h (+1h de test PCIE pour les stagiaires qui passent les tests) - Pour le e-learning et les devoirs de synthèse, cela varie suivant les logiciels (temps moyens) : o Word : 14h (e-learning) + 6h (devoirs de synthèse) o Excel : 14h + 6h o Outlook : 6h + 3h o Powerpoint : 9h + 4h Remarque : La «durée de formation» ainsi définie est celle à prendre en compte au titre de la formation continue, pour l employeur, l employé et les organismes de contrôle et de financement. Elle n intègre pas les temps passés en échange de mails ni les temps supplémentaires de connexion sur la plate-forme informatique, mais tous les temps de formation pour lesquels un engagement mutuel a été pris par l employeur et l apprenant. Temps de formation pour le stagiaire Les temps de formation en regroupement sont fixes et connus à l avance. Par contre, les temps de formation à distance sont les durées moyennes observées pour suivre les parcours e-learning. Ils varieront en fonction des stagiaires, de leur vitesse d apprentissage, de leur motivation, leur assiduité, leur niveau de départ Les temps de connexion sur la plate-forme sont mémorisés par le système informatique, et sont intégrés dans les comptes rendus de présence qui sont remis aux employeurs. Par contre, les temps consacrés aux échanges de mail et aux devoirs de synthèse ne peuvent être comptabilisés. L IFAP peut donc rendre compte à l employeur, des temps passés en regroupements et en connexions sur la plate-forme. Remarque : A l inverse des formations traditionnelles, les temps comptabilisés comme passés en formation, peuvent être supérieurs aux durées prévues au départ. Equipement nécessaire Pour se former à distance à la bureautique, il faut un minimum d équipement : - Un ordinateur avec un accès Internet (pour les accès restreints, il faut un accès au site - Un navigateur avec le plugin Flash (version 7 minimum) et une autorisation des pop-up pour le site - Un lecteur de fichier PDF (Acrobat Reader par exemple) - Une adresse individuelle (professionnelle ou personnelle) - Le casque ou les haut-parleurs ne sont pas indispensables, mais fortement préconisés afin d assurer une meilleure immersion du stagiaire dans sa formation (contenus sonorisés). - Le stagiaire doit avoir accès à un ordinateur avec la version du logiciel bureautique étudié. Page 7 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2

8 Avoir le logiciel bureautique sur l ordinateur n est pas indispensable pour suivre les modules e-learning en ligne. Mais le stagiaire doit pouvoir réaliser les devoirs de synthèse sur un ordinateur équipé du logiciel bureautique correspondant à sa formation. (Par exemple : Un stagiaire peut suivre les modules e-learning chez lui même s il ne dispose pas de la suite Office et faire les devoirs de synthèse sur son poste de travail où le bon logiciel est installé). Tutorat Tous les stagiaires seront suivis et accompagner par un tuteur. C est un élément indispensable de la réussite du dispositif. Le tuteur intervient par rapport aux contenus disciplinaires, à la méthodologie technique et d apprentissage ainsi que sur le plan de la motivation de manière à limiter les risques d abandon, rompre l isolement et rendre autonome les stagiaires. Il a accès aux informations de suivi des stagiaires sur la plateforme de formation et fera un point hebdomadaire de l avancement des stagiaires qu il suit. Les stagiaires pourront contacter le tuteur par courriel ou par téléphone. Il répondra aux stagiaires dans les 24h ouvrées qui suivent la demande. Le tuteur sera aussi, dans la mesure du possible, l intervenant pour les moments de regroupement. Le tuteur tiendra un tableau de bord des interventions tutorales afin d établir des statistiques des différents types d interventions (techniques, pédagogiques, administratives ) Evolutions possibles du dispositif Le dispositif sera amené a évolué en fonction des expérimentations menées en 2011, des retours des stagiaires et des employeurs. Le regroupement final pour faire le bilan sera sans doute allégé (simple questionnaire en ligne, classe virtuelle, sondage téléphonique ) De nouveaux thèmes de formation pourront être proposés (Access, Open Office, Internet, gestion des documents ) Page 8 sur 8 IFAP Présentation du projet de formation bureautique à distance V1.2