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1 Assurance et cautionnement de contrats (CIB) Octroi de crédit, souscription de prêts, facturation, recouvrement et surveillance Rapport de vérification final Rapport n o 12/13 17 février 2014 Diffusion Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière Premier vice-président, Assurances Vice-président et contrôleur général Vice-président, Assurance risques politiques et Assurance et cautionnement de contrats Souscription Directeur de groupe, Assurance risques politiques Souscription Directeur de groupe, Évaluation des risques et gestion du portefeuille Directeur, Immobilier et Services généraux Directeur, Comptes créditeurs c. c. Premier vice-président, Affaires générales et secrétaire Premier vice-président et vice-secrétaire, Ressources humaines et Communications Premier vice-président, Développement des affaires Premier vice-président et chef de la gestion des risques Premier vice-président, Solutions d affaires et Innovation Directeur, Cellule de travail de souscription stratégique Assurance et cautionnement de contrats Directeur, Compte commercial Région du Québec Directeur, Compte commercial Région de l Ouest Directeur, Assurance et cautionnement de contrats pour petites entreprises Directeur, Assurance et cautionnement de contrats et Équipe des institutions financières Évaluation des risques et gestion du portefeuille Directeur de groupe, Planification et Relations avec les parties intéressées Premier conseiller, Bureau du vérificateur général Directeur de groupe, Bureau du vérificateur général Équipe de vérification Adam Stratas Evelyn Tarsky Abrams Vice-présidente, Vérification interne Monica Ryan

2 Table des matières Introduction... 3 Objectif et portée de la vérification... 3 Opinion de la Vérification interne... 3 Constatations de la vérification et recommandations... 4 Conclusion... 6 Vérification du CIB 17 février

3 Introduction Conformément à son plan pour 2013, la Vérification interne d EDC a effectué une vérification du processus d octroi de crédit, de souscription de prêts, de facturation, de recouvrement et de surveillance des débiteurs du programme d Assurance et cautionnement de contrats (CIB). En novembre 2013, les primes gagnées par le programme totalisaient 44,8 M$ (contre 43,7 M$ en novembre 2012), ce qui représente 24 % du total des primes gagnées par EDC depuis le début de l année. Quant aux indemnités payées dans le cadre du programme, elles s élevaient à 24,6 M$, comparativement à 3,8 M$ pour la même période en Le taux de recouvrement moyen du programme du CIB sur trois ans est d environ 88 %. Objectif et portée de la vérification En 2010 et 2011, nous avons effectué une vérification du processus d octroi de crédit, de souscription de prêts, de facturation, de recouvrement et de surveillance des débiteurs du CIB. Depuis, les contrôles internes relatifs à ces processus ont été considérablement améliorés. Par conséquent, l objectif général de la vérification consistait à évaluer la conception et l efficacité opérationnelle du nouveau cadre de travail. La vérification a porté sur les transactions traitées du quatrième trimestre de 2012 au deuxième trimestre de Opinion de la Vérification interne Nous sommes d avis que le processus d octroi de crédit, de souscription de prêts, de facturation, de recouvrement et de surveillance des débiteurs du CIB est bien contrôlé 1. Plusieurs contrôles clés ont été considérablement améliorés depuis la dernière vérification, notamment ceux des lignes directrices relatives à la souscription, de l analyse de crédit du débiteur, de la tarification et des délais de paiement non standard. Quelques problèmes modérés 2 ont été constatés et sont décrits ci-après. 1 Nos opinions standard de vérification sont les suivantes : - Contrôle fort : Les contrôles clés ont bien été conçus et fonctionnent comme prévu. Des contrôles internes exemplaires sont en place. Les objectifs du processus vérifié seront très probablement atteints. - Bien contrôlé : Les contrôles clés ont bien été conçus et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié seront probablement atteints. - Possibilités d amélioration des contrôles : Un ou plusieurs contrôles clés sont absents, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié n est pas négligeable. De promptes mesures s imposent. - Non contrôlé : De nombreux contrôles clés sont absents, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifs du processus ne seront probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est importante. Des mesures doivent être prises immédiatement. 2 Les constatations des vérifications sont établies comme suit : - Problème majeur : Un contrôle clé est absent, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque financier et/ou de réputation n est pas négligeable. L objectif du processus sur lequel porte le contrôle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives sont requises pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints. - Problème modéré : Un contrôle clé est absent, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque financier et/ou de réputation pour le processus n est pas négligeable. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives s imposent pour éviter de compter uniquement sur les contrôles compensatoires et/ou pour s assurer que les contrôles sont rentables. - Problème mineur : Faiblesse dans la conception et/ou le fonctionnement d un contrôle qui n est pas un contrôle clé. Il est peu probable que l atteinte des objectifs soit compromise. Il est recommandé de mettre en place des mesures correctives pour rentabiliser les contrôles. Vérification du CIB 17 février

4 Constatations de la vérification et recommandations 1. Contrôles encadrant l autorisation des transactions Des lignes directrices sur la souscription du CIB sont en place, ont été communiquées aux membres de l Équipe et exigent l autorisation de toute transaction avant l émission d une couverture à un titulaire de police. Toutefois, nous avons constaté que MBC n est pas configuré pour appliquer cette exigence importante, et que le respect de celle-ci n est vérifié périodiquement par aucun contrôle de surveillance. Par conséquent, nous avons mené des examens approfondis pour déterminer si des couvertures avaient été émises sans que les transactions aient été autorisées, et un cas a été relevé. Par conséquent, nous recommandons que MBC soit programmé de manière à ce que les documents de police, comme les certificats de couverture, soient considérés comme provisoires tant que la transaction n est pas autorisée. Responsable de l intervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques Souscription Date d échéance Mise en œuvre de toutes les mesures d ici le quatrième trimestre de Approbation des modifications et des renouvellements D après l annexe C-1 de la politique GEN-002, le RMO doit avaliser les décisions de CIB excédant 5 M$. Cette exigence englobe les nouvelles affaires, les renouvellements et les modifications aux prêts existants. Des contrôles veillant à ce que toute nouvelle décision de crédit soit approuvée par le RMO sont en place et fonctionnent comme prévu. Cependant, rien n assure que les modifications importantes, comme l augmentation de la capacité ou du montant de la facilité, l allongement de la durée d un prêt et les quittances à un indemnisant, sont approuvées par le RMO : en fait, la configuration actuelle du système ne permet pas l application d une exigence d approbation en fonction de la nature de la modification. De plus, la direction n a aucun moyen efficace d assurer la conformité, car le type de modification n est pas un champ figurant dans les rapports. Nous avons aussi constaté que le seuil à partir duquel tout renouvellement accéléré doit être avalisé par le RMO ne respecte pas la politique GEN-002. Aucun renouvellement accéléré n a été traité pendant notre période d essai. Nous savons également que la direction envisage actuellement d éliminer le processus de renouvellement accéléré. Nous recommandons d étudier la possibilité de reprogrammer la configuration du système pour exiger l aval du RMO selon la nature de la modification. En attendant, il serait avisé d établir un processus pour vérifier périodiquement la conformité aux exigences d avalisation. Responsable de l intervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques Souscription Date d échéance Mise en œuvre de toutes les mesures d ici le quatrième trimestre de Facilités émises dans MBC Le système CCU assure l exécution de plusieurs contrôles importants dans le cadre du processus de souscription du CIB, comme le regroupement des engagements du débiteur, l application des règles du programme et l engagement réel des groupes consultatifs quant aux risques de transactions précises. À Vérification du CIB 17 février

5 partir du lancement de CCU à l automne 2011, toutes les nouvelles facilités et les renouvellements devaient être créés dans ce système, et les facilités existantes devaient rester dans MBC. Pour faciliter le regroupement des engagements, il est possible de lier les facilités de MBC aux capacités entrées dans CCU. Toutefois, aucun mécanisme de surveillance n est en place pour veiller à ce que ce soit fait et à ce que les nouvelles transactions et les renouvellements soient consignés dans CCU. En fait, environ 2,7 G$ d engagements (à l exception des sociétés d assurance-vie) dans MBC n étaient pas liés à une capacité dans CCU, et quelques nouvelles transactions et renouvellements ont été souscrits directement dans MBC. Par conséquent, nous recommandons l instauration d un processus de surveillance trimestriel pour veiller à ce que CCU soit utilisé à la fois pour les renouvellements et les nouvelles transactions. Responsable de l intervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques Souscription Date d échéance Mise en œuvre de toutes les mesures d ici le deuxième trimestre de Remboursements de prime La couverture fournie aux débiteurs de CIB est irrévocable, de sorte que les remboursements de primes sont seulement faits dans des circonstances exceptionnelles. Les lignes directrices sur le remboursement du CIB définissent ces situations et précisent les autorisations requises. Actuellement, il n est pas nécessaire de fournir aux Finances les documents des titulaires de police pour appuyer la demande de remboursement et les instructions de paiement. Or, cette situation peut créer un problème sur le plan de la séparation des tâches pour les remboursements individuels de $ ou moins : une même personne peut fixer le prix d une transaction, l approuver et la facturer, donner des instructions d envoi de fonds, faire et approuver des demandes d imputations de paiement, émettre et approuver un remboursement et donner des instructions de paiement sans faire l objet d une supervision ou d un examen indépendant. Nous avons étudié un échantillon de remboursements, et dans chaque cas, nous avons trouvé des documents du titulaire de police appuyant le remboursement et les instructions de paiement. Bien que le transfert des activités de facturation et de recouvrement aux Finances aidera à corriger ce problème de séparation des tâches, nous recommandons tout de même que les documents du titulaire de police soient soumis aux Finances pour vérification quant aux montants à rembourser et aux instructions de paiement. Il serait avisé d ajouter cette exigence aux lignes directrices sur le remboursement du CIB. Responsable de l intervention Directeur de groupe, Assurance risques politiques Souscription et directeur, Comptes créditeurs Date d échéance Mise en œuvre de toutes les mesures d ici le deuxième trimestre de Surveillance des débiteurs Les activités de surveillance du CIB permettent d indiquer à l équipe transactionnelle de souscription toute détérioration du rendement d un débiteur, afin d évaluer si des activités d atténuation du risque sont requises. La fréquence et l étendue d un examen aux fins de surveillance dépendent de la capacité allouée au débiteur et de sa cote de risque. L examen est fondé sur les rapports financiers soumis par les débiteurs individuels ou leurs documents réglementaires accessibles au public. En 2013, la responsabilité d établir Vérification du CIB 17 février

6 et d ajuster les cotes de risque a été transférée au RMO dans le cadre du projet de moteur de classification des risques de crédit (CRRE). Par conséquent, il y a chevauchement entre les examens de surveillance menés par l Équipe de surveillance de CIB et les examens de la cote de risque faits par l Équipe de gestion du risque de crédit (CRM) du RMO. Nous recommandons que les activités de surveillance des débiteurs de CIB soient revues de sorte qu elles complètent les examens faits par l Équipe de CRM. Cette révision pourrait notamment aboutir à une gestion active de portefeuille, à la consignation de la réception des certificats de conformité aux engagements ou à une analyse approfondie de l état des débiteurs relativement à leurs engagements. Il serait avisé d envisager l emploi du module des engagements financiers de FACT aux fins de conformité aux engagements liés à la CIB. Responsable de l intervention Directeur de groupe, Évaluation des risques et gestion du portefeuille Date d échéance Mise en œuvre de toutes les mesures d ici le quatrième trimestre de 2014 Conclusion Les constatations et les recommandations issues de la présente vérification ont été communiquées à la direction, qui les a acceptées et a élaboré des plans d action dont la mise en œuvre devrait se faire au plus tard au quatrième trimestre de Nous tenons à remercier la direction de son appui tout au long de la vérification. Vérification du CIB 17 février

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