8 juin ATELIER 1 : Recruter des compétences, concilier les logiques d efficacité et de cohésion sociale

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1 2 ème CONFERENCE REGIONALE POUR L EMPLOI ET LA FORMATION 8 juin 2006 ATELIER 1 : Recruter des compétences, concilier les logiques d efficacité et de cohésion sociale Contribution de la VILLE DE SAINT ETIENNE (42) I Intervenante : Béatrice HYACINTHE, responsable du service gestion des emplois et des compétences II Sujet de la contribution : la démarche qualité appliquée au recrutement III Synthèse de l intervention : voir documents joints 1/8

2 LA VILLE DE SAINT ETIENNE : LA DEMARCHE QUALITE APPLIQUEE AU LES OBJECTIFS RECRUTEMENT Gérer les étapes du recrutement selon les principes de la démarche qualité dans le but : - D harmoniser le processus recrutement au sein des directions de la Ville, - De rendre transparent le processus de recrutement, - De clarifier le rôle des acteurs du recrutement et d impliquer les directions dans ce processus, - D appliquer à ce dispositif les principes de l amélioration continue. LES ETAPES DU RECRUTEMENT Elles sont décrites au sein de processus : un processus décrit la manière de procéder des acteurs. L efficacité du processus est mesurée par des indicateurs «d efficacité». Le processus est complété par un guide des modes opératoires (donnant le détail des actions du processus et référençant les documents types utilisés dans chaque processus). Un pilote est désigné pour chaque processus : celui ci est garant du suivi et de l évolution de son processus. 8 processus détaillent les étapes du recrutement à la Ville de Saint Etienne : P 00 : Elaborer la demande, P 01 : Allouer les ressources, P 02 : Organiser le recrutement, P 03 : Accueil des agents, P 04 : Accompagner les ressources internes, P 05 : Anticiper et conseiller statutairement e besoin et la demande de recrutement, P 06 : Intégrer les agents, P07 : Evaluer la prestation. LES OUTILS DE CETTE DEMARCHE QUALITE LES INDICATEURS : leur quantification permet de mesurer l efficacité du processus mis en œuvre. Exemples : Processus P01 : la demande de recrutement est déclarée «conforme» si elle contient une demande rappelant les éléments statutaires, une note d opportunité, un profil de poste. Processus P02 : 70 % des recrutements externes doivent avoir été réalisés dans les 6 mois. Processus P03 : tout nouvel arrivant doit faire obligatoirement l objet d un accueil par la DRH qui lors d un entretien lui remet et lui commente le guide d accueil «100 % des nouveaux recrutés doivent avoir été reçus en entretien et avoir reçus le guide d accueil». 2/8

3 LES REVUES DE PROCESSUS : Elles ont lieu au moins deux fois par an Chaque revue de processus est animée par le pilote du processus. La revue de processus rassemble autour du pilote les différents acteurs impliqués dans le processus. Elle a pour objectif d analyser l efficacité du processus au moyen notamment de l analyse des indicateurs ainsi que des compte rendus d audits internes (confère ci-dessous) et de proposer les améliorations nécessaires (démarche qualité = logique d amélioration continue). LES AUDITS INTERNES Une équipe d auditeurs internes a été formée, leur rôle est d aller «auditer les directions» : vérifier : - La connaissance par les directions de la démarche qualité et de son contenu, - L application par les directions de la démarche qualité ou leur difficulté d application et leurs propositions pour améliorer le dispositif (au moyen de fiches d amélioration) Le contenu de chaque audit interne est repris dans un compte rendu écrit évoqué lors des revues de processus. LE PLANNING DE LA DEMARCHE : - Fin 2004 \ début 2005 : écriture des processus et du guide des modes opératoires, - Fin 2005 : communication de la démarche et formation à la notion de démarche qualité Premières revues de processus - Début 2006 : Deuxièmes revues de processus - Fin 2006 \ début 2007 : Audits internes 3/8

4 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES PROCESSUS «ELABORER LA DEMANDE» P 00 Propriétaires : Les Directeurs Généraux Adjoints Les Directeurs Pilotes : Objet du processus : Les DGA Ce processus décrit la manière de procéder des Directions pour adresser une demande de recrutement à la Direction des Ressources Humaines. Il s appuie sur un dossier «Demande de personnel» qui met en présence deux parties : -le client (direction effectuant la demande), qui exprime ses exigences, -le prestataire (Direction des Ressources Humaines) qui prend acte de la demande. Finalités : Amener les Directions à trouver en interne des solutions de recrutement, Produire des dossiers validés par le DGA du pôle concerné, argumentés pour éclairer les décisions de la Commission d Allocation des Ressources, conformes aux besoins d instruction par la DRH, Obtenir l assurance du respect des délais annoncés par la DRH. Données d entrée : Besoin en personnel des services. Données de sortie : Dossier «Demande de personnel» déclaré conforme par la DRH. Indicateurs & leurs Objectifs : Conformité de la demande : 80% des demandes Nombre de navette : inférieur à CHAMP D APPLICATION DU PROCESSUS : Ce processus s applique aux demandes de recrutement de personnels permanents, nécessaires au fonctionnement des services de la Collectivité. 2- LA DEMANDE FORMALISEE DES SERVICES : La direction demandeuse apporte son expertise professionnelle 4/8

5 qu elle matérialise par une demande traduisant sa capacité d anticipation et la rigueur de son étude. La Direction des Ressources Humaines, offre à travers les supports qu elle fournit aux services, le cadre nécessaire à l élaboration d un dossier conforme à ses attentes. Le recrutement d un agent permanent est un acte important dans la vie de la Collectivité. En effet, il l engage sur du très long terme, à ce titre il ne peut s envisager sans une responsabilisation accrue des acteurs de cette action. Pour garantir l atteinte d un tel objectif, l initialisation d un recrutement se déroule selon les étapes suivantes : 2-1 Etude et définition du besoin : Fait générateur : Le Directeur réalisant la demande a connaissance, par le biais : de la DRH (gestion administrative, mobilité ciblée, orientation professionnelle ), de l agent lui-même, de l évolution de son service, autres de la nécessité de recruter Les étapes : La solution interne de la direction : En premier lieu, aidé des éléments dont il dispose (budget prévisionnel, effectifs, organigramme, projet de service ), il détermine avec toute son expertise professionnelle, si des possibilités intrinsèques s offrent à lui. Si tel est le cas, il soumet à la DRH cette possibilité à l aide du document «solution interne», validée par le DGA du pôle dont il dépend. La DRH valide cette solution dans un délai de quinze jours maximum, à réception de la note jugée conforme.pas DE PASSAGE EN COMMISSION D ALLOCATION DES RESSOURCES La demande de recrutement auprès de la DRH : Le DGA considère qu aucune solution ne peut être trouvée en interne, dans ce cas, il améliore si nécessaire, avec le Directeur, les pièces constitutives de la demande (demande de recrutement, organigramme de la direction et place du poste dans l organigramme), il valide de ce fait le recours et la définition de la prestation que le service envisage de solliciter auprès de la DRH. PASSAGE EN COMMISSION D ALLOCATION DES RESSOURCES OBLIGATOIRE Dans les deux cas (solution interne de la direction, recours DRH), la DRH reprend l initiative du déroulement du processus «Organiser les recrutements» (voir P 02) 2.2 Demande de prestation : Fait générateur : Le DGA valide : la «mobilité interne de la direction» ou le «recours à la prestation DRH», le Directeur du service constitue le dossier «demande de personnel» Les étapes : 5/8

6 Remplir avec précision les divers documents mis à la disposition des Directions par la DRH, note d opportunité, demande de remplacement définitif, profil de poste (voir mop n 2). Apposer les visas du Directeur du effectuant la demande, et du DGA. Le pilote du processus a l entière responsabilité de la réception de son dossier dans les délais impartis, par la DRH. Cette demande formalisée de la prestation est obligatoire. Elle doit parvenir à la DRH «conforme» dans le délai de dépôt envoyé par mail par la DRH avant la date de la Commission d Allocation des Ressources. Elle engage la direction réalisant la demande, dans sa décision de recruter et qui recruter et la Direction des Ressources Humaines dans ses obligations de réponse et de délais. 2-3 Interface : Le dossier complet et visé est adressé par le biais du courrier interne, il en est de même pour la note «solution interne», A la réception de l un ou de l autre, le service G.E.C en vérifie la conformité administrative. Un mail de réception et de conformité est adressé par le responsable du dossier. Le référent ouvre un document intitulé «état d avancement du dossier» qui suit ledit dossier jusqu à sa clôture. Cette interface est une étape importante qui permet : - de s assurer de part et d autre de la réception du dossier, - de confirmer et de se faire confirmer la conformité du dossier par la DRH sous 3 jours ouvrés. - de s engager sur un délai de réponse, tant en ce qui concerne la solution interne qu en ce qui concerne l examen du dossier par la commission d allocation des ressources. 3- LES DOCUMENTS DU PROCESSUS : Fournis par la direction effectuant la demande Document «solution interne à la direction» Dossier de recrutement Demande de recrutement définitif Note d opportunité Profil de poste Fournis par la DRH Avis de réception et de conformité. Tableau de la CAR Fiche navette Fiche d amélioration 4- LA MAITRISE DU DOSSIER CONFORME : Pour que le dossier soit considéré conforme il doit : -contenir les pièces constitutives énumérées par la DRH(demande de recrutement définitif, note d opportunité argumentée, profil de poste). -revêtir les signatures du Directeur et du DGA (ou du DGS en cas d absence du DGA), -respecter les délais de transmission à la DRH. 6/8

7 En l absence de ces éléments le dossier sera stoppé pour non conformité de fond. Une action corrective sera mise en place avec le lancement d une fiche navette par la DRH. Dans ce cas le dossier ne sera pas inscrit à la CAR. Si d autres types d anomalies sont détectées une fiche d amélioration sera mise en place entre la DRH et la Direction afin de formaliser l anomalie. Dans ce cas la non conformité sera qualifiée de non conformité de forme. Le dossier sera quand même inscrit à la CAR. Dans les deux cas le référent du dossier de la DRH doit assurer la trace de ces actions par le biais de la «fiche d amélioration» mise à sa disposition. Cette fiche est jointe au dossier concerné, elle sera prise en compte dans les bilans des revues de processus. 5- LES CLIENTS DU PROCESSUS : CLIENTS INTERNES RH GEC GAF OPGP CLIENTS INTERNES VSE DGA Directeurs CRH 6- LES INDICATEURS ET LEURS OBJECTIFS : NOM OBJECTIF A ATTEINDRE conformité de la demande 80% des demandes conformes nombre de navette inférieur à 2. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES «Elaborer la demande» P 00 QUI? QUOI? COMMENT? DRH Agent Donnée d Entrée Poste Vacant ou Créé Etude Interne Directeur 7/8

8 ««Directeur DGA DRH C O N S E N S U S D G A / D R H Recherche dans le service + Validation/ DGA du Pôle - Validation/ DRH Recherche/pôle avec DGA Demande mobilité interne - Concertation DGA -budget -tableau effectifs -organigramme -projet service -note «solution interne» -«demande de personnel» option «mobilité interne» -«solution interne» ou «mobilité» validées/dga & sous 15 jrs/drh Directeur DGA Constitution dossier Transfert dossier Validé / DGA -dem. recrutement -messagerie dans délai de dépôt fixé par DRH. rerutement Avis conformité/drh messagerie sous 3 jours ouvrés NC P 01 P 02 Fiche d amélioration 8/8

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