Centrale municipale d achat et d impression (CMAI) S.-P. Keller, Ing. Dipl. EPF

Transcription

1 Centrale municipale d achat et d impression (CMAI) S.-P. Keller, Ing. Dipl. EPF

2 Historique 2007 Juillet 2007 Décision d initier une étude concernant le Service des achats : redéfinition des missions et prestations Etude et rédaction rapport Novembre 2007 Rendu du rapport Création de la Centrale municipale d achat et d impression 19 Décembre Acceptation par le CA de la redéfinition des missions et prestations Création d un groupe interdépartemental Début 2008 Décision par le CA du maintien de l atelier d impression (2 ans) Réorganisation interne de l unité «Prépresse et impressions» 2009 Décembre 2009

3 Principales missions Appliquer une politique d achat respectant la législation sur les marchés publics et intégrant la dimension du développement durable Organiser les achats à l échelle de l administration publique Optimiser les processus d acquisition Mettre en œuvre une stratégie relative aux prestations de pré-presse et d impression à l échelle municipale. Conseiller les services de l administration municipale dans l acte d achat

4 Structure CMAI CMAI Unité achat et administration Unité impression Secteur assurances Secteur administration Secteur achat Logistique et stock Secteur pré-presse Atelier d impression Nbre postes Equ. temps plein

5 Compétences achat en Ville de Genève Service Centrale municipale d achat et d impression (CMAI) Direction des systèmes d information et de communication (DSIC) Service logistique et technique (LOM), appui de la CMAI Service des bâtiments (BAT), Service d architecture (ARC) Service de l énergie (ENE) Département de la culture Domaine de compétence Fournitures (fourniture de bureau, carburant, mobilier, etc.), et prestations de services (assurance, nettoyage, etc.) Matériel informatique, fax, photocopieur, téléphonie Véhicules, engins spécifiques, vélos Construction Fluides et énergie Œuvres d art, livres de collections

6 Cadre légal : Les marchés publics

7 Marchés publics bases légales Accord GATT/OMC sur les marchés publics, du 15 avril 1994 Accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse et la Communauté européenne sur certains aspects relatifs aux marchés publics Loi fédérale sur le marché intérieur (LMI), du 6 octobre 1995 Accord intercantonalsur les marchés publics (AIMP), du 25 novembre 1994, révisé le 15 mars 2001 Loi cantonale autorisant le Conseil d État à adhérer à l'accord intercantonalsur les marchés publics, du 12 juin 1997, révisée le 30 novembre 2006 Règlement cantonal sur la passation de marchés publics, du 17 décembre 2007 Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand

8 Marchés publics objectifs La législation poursuit notamment les objectifs suivants: Assurer une concurrence efficace entre les soumissionnaires; Garantir l'égalité de traitement à tous les soumissionnaires et assurer l'impartialité de l'adjudication; Assurer la transparence des procédures de passation des marchés; Permettre une utilisation parcimonieuse des deniers publics : «offre économiquement la plus avantageuse». Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand

9 Marchés publics valeurs-seuils Procédure Fournitures Services De gré à gré < HT < HT Sur invitation Ouverte ou sélective nationale Entre HT et HT > HT Entre HT et HT > HT Ouverte ou sélective internationale > HT > HT Uniquement si le service figure dans l annexe 4 du règlement cantonal Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand

10 Marchés publics principes à respecter Veillez À ne pas discriminer les soumissionnaires égalité de traitement et libre concurrence À renoncer aux rounds de négociation (sauf pour le gré à gré) À ce que les personnes appelées à préparer ou à rendre une décision en matière de marchés publics se soient récusées. Pour le personnel appelé à travailler à Genève, à ce que les soumissionnaires respectent les conditions de travail locales À l égalité entre femmes et hommes À choisir des critères objectifs, vérifiables et pertinents par rapport au marché, et les énoncer clairement et par ordre d importance Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand

11 Art. 32 Conditions de participation (L ) 1 Ne sont prises en considération que les offres accompagnées, pour le soumissionnaire et ses sous-traitants, des documents suivants : a) attestations justifiant que la couverture du personnel en matière d'assurances sociales est assurée conformément à la législation en vigueur au siège du soumissionnaire et que ce dernier est à jour avec le paiement de ses cotisations; b) attestation certifiant pour le personnel appelé à travailler sur territoire genevois : 1 soit que le soumissionnaire est lié par la convention collective de travail de sa branche, applicable à Genève, 2 soit qu il a signé, auprès de l office cantonal de l inspection et des relations du travail, un engagement à respecter les usages de sa profession en vigueur à Genève, notamment en ce qui concerne la couverture du personnel en matière de retraite, de perte de gain en cas de maladie, d assurance-accident et d allocations familiales; c) attestation de l autorité fiscale compétente justifiant que le soumissionnaire s est acquitté de ses obligations en matière d impôt à la source retenu sur les salaires de son personnel ou qu'il n'a pas de personnel soumis à cet impôt; d) déclaration du soumissionnaire s engageant à respecter le principe de l égalité entre femmes et hommes.

12 Art. 33 Critères d'aptitude (L ) L'autorité adjudicatrice définit des critères d'aptitude conformément à l'article 24. Elle peut exiger des soumissionnaires des justificatifs attestant leur capacité sur les plans financier, économique, technique, organisationnel et du respect des composantes du développement durable, tels que : a) preuve que le candidat exerce une activité en rapport avec celle dont relève la soumission, par exemple sous forme d'un extrait du registre du commerce ou d'un registre professionnel; b) déclaration indiquant l'effectif de la main-d'œuvre permanente et le nombre d'apprentis; c) extrait du registre des poursuites et faillites; d) pièces comptables; e) certificat de qualité.

13 Art. 42 Exclusion de la procédure (L ) 1 L'offre est écartée d'office lorsque le soumissionnaire : b) ne répond pas ou plus aux conditions pour être admis à soumissionner; c) a fourni de faux renseignements; d) a conclu un accord qui porte atteinte à une concurrence efficace; e) n'a pas justifié les prix d'une offre anormalement basse, conformément à l'article 41; f) fait l'objet d'une sanction entrée en force prononcée en application de l'article 13 de la loi fédérale concernant des mesures en matière de lutte contre le travail au noir, du 17 juin 2005.(1) 2 L'autorité adjudicatrice peut également écarter l'offre d'un soumissionnaire qui : a) n'est pas à jour dans le paiement de ses impôts; b) ne respecte pas les prescriptions concernant la santé et la sécurité au travail; c) ne remplit pas les garanties de bienfacture, de solvabilité et de correction en affaires; d) ne respecte pas les obligations légales en matière de protection de l'environnement; e) a commis des infractions graves dans le cadre de son activité professionnelle.

14 CMAI Objectifs Prospection des produits et des fournisseurs en collaboration avec les services demandeurs Connaissance et évaluation des marchés Négociation Optimisation des processus Gestion des demandes d acquisition et d impression (volumes en jeu)

15 CMAI - Objectifs (suite) Collaboration «acheteur-demandeur» (importante et nécessaire) Discussion entre acheteur-demandeur pour une stratégie d achat optimale Etablissement des cahiers des charges par les services demandeurs en collaboration avec la CMAI, y compris définition des critères d adjudication (formalisation) Expertises partagées dans leurs domaines respectifs (connaissances métier)

16 Exemple de mise en œuvre consommables informatiques 1. Phase 1 : Avant 2. Phase 2 : Etape intermédiaire (projet pilote) 3. Phase 3 : Etape finale

17 CMAI Employé administratif Fournisseur Service demandeur Magasinier Livreur Responsable Comptable Employé administratif Responsable Commander (+ engagement financier) Traiter commande Bulletin de commande Marchandise Livrer Réceptionner marchandise Facture Entrée stock SAP Facturer Traiter facture Demander matériel Réquisition signée Contrôler conformité * Phase 1 * = s agit-il bien d une demande prise en charge par la CMAI? Réquisition signée Réquisition signée (validée) Valider demande Valider demande Vérifier stock disponible ou pas ok ok Demande de commande Informer Préparer livraison Marchandise + BL Livrer marchandise Marchandise + BL Réceptionner marchandise BL signé Signer BL Transférer BL signé Saisie sortie SAP Transfert BL signé et Archivage réquisition BL signé BL signé Réquisition

18 CMAI Service demandeur Fournisseur 1 Fournisseur 2 Fournisseur 3 Responsable Magasinier Comptable Employé administratif Responsable Demander matériel Réquisition Valider demande Réquisition signée Valider demande Réquisition signée (validée) Consulter catalogues online fournisseurs Identifier meilleur marché Saisir commande via portail e- commerce (online) Demande validation Phase 2 Bulletin de commande (électronique) Valider commande via portail e- commerce (online) Imprimer bulletin de commande Traiter commande Traiter commande Traiter commande Livrer Livrer Livrer Marchandise + BL Facturer Facturer Facturer Bulletin de commande (papier) Réceptionner marchandise Facture et BL signé Traiter facture et Archivage réquisition

19 Phase 3

20 Consommables informatiques Actions: Recensement des achats en VG AO AIMP pour l ensemble de l administration municipale Développement d une stratégie commune pour VG, optimisation du processus d achat Mise en place d un portail électronique Modification des processus budgétaires Résultats: 1. Procédure d acquisition des consommables optimisée. Supression des stocks (économie sur les immobilisations, charges locatives, entretien) Diminution des intervenants (réaffectation des ressources humaines) Rapidité de traitement des commandes (qualité de service) 2. Développement durable: Économie de papier, d enveloppes, de timbres, etc. Livraisons optimisées (limitation des transports) Locaux de stockage (chauffage) Diminution des pertes (gestion des stocks externalisée) 3. Réduction des coûts de la marchandise