Politique d achat 2014

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1 Politique d achat 2014 Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

2 L analyse porte sur les groupes de marchandises (familles de produits SIFAC) de l exercice 2012 et d une partie de l exercice 2013 (Edition du ). Elle a pour but d identifier les groupes de marchandises susceptibles de faire l objet d une mise en concurrence et de déterminer la zone de formalités conformément à la charte d achat public de l établissement. Pour rappel : Zone 1 : <3.999,99 HT (4.783,98 TTC) Pas de publicité ni de mise en concurrence Zone 2 : entre HT et ,99 HT (17.939,99 TTC) Mise en concurrence sur la base de trois devis, rapport de présentation accroché au mandat Zone 3 : entre HT et ,99 HT (59.799,98 TTC) Avis de publicité publié sur le site internet de l IFMA, mise en concurrence sur la base d un cahier des charges, rapport de présentation accroché au mandat Zone 4 : entre HT et ,99 HT ( ,99 TTC) Rédaction avis de publicité, publication sur le site internet de l IFMA et un journal d annonces légales, mise en concurrence sur la base d un cahier des charges de la procédure adaptée, rapport de présentation accroché au mandat. Zone 5 : entre HT et ,99 HT ( ,99 TTC) Rédaction avis de publicité, publication sur le site internet de l IFMA et un journal d annonces légales ou publication au BOAMP, mise en concurrence sur la base d un cahier des charges de la procédure adaptée, rapport de présentation accroché au mandat. Il convient dans notre politique d achat de ne pas négliger les services de l UGAP qui assurent une validité juridique de nos opérations d achats lorsque nous ne sommes pas en mesure pour des questions de temps ou de moyens de procéder nous même à la mise en concurrence. L analyse et les marchés publics portent essentiellement sur les services administratifs et techniques. La charge et le travail administratif étant difficilement imputables aux pôles d enseignement ceux ci seront informés des résultats des mises en concurrence et des fournisseurs désignés. Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

3 Analyse des dépenses du Service Patrimoine : Les familles débutant par 90 recensent les dépenses relatives aux travaux : / / Ces trois familles se voient appliquée la réglementation de l article 27 du code des marchés publics à savoir un cumul par opération qui implique l adoption d une procédure spécifique de la zone 1 à 5 de la charte d achat public de l établissement pour chaque opération de travaux. La réglementation est donc respectée par des marchés de travaux lancés à chaque opération. La famille relative au nettoyage courant des locaux est en zone 5. Un marché public qui vient d être renouvelé répond au besoin de mise en concurrence. Les familles et sont relatives aux fluides (électricité et combustibles gazeux). Les installations de l IFMA dépendent du réseau de distribution du Campus Universitaire lui même géré par l Université Blaise Pascal. Il n y a donc aucune dépense directe auprès d un fournisseur. Les consommations de l IFMA sont facturées par l Université Blaise Pascal. Il n y a donc aucune mise en concurrence des fournisseurs d énergie à notre niveau. La famille «Maintenance des machines et matériels de chauffage» était jusqu alors le fruit d une refacturation de l Université Blaise Pascal. En 2014 ce marché de maintenance (concernant le P2s) sera passé en direct par l IFMA. Les assurances de l établissement (famille 65.01) font l objet d un marché public en cours d exécution. La famille «conduite d opération» et la famille «études préalables à la réalisation d un ouvrage» sont relatives aux marchés de travaux et font l objet également de marchés ponctuels selon le besoin. Les familles débutant par 25 sont des familles relatives au mobilier de bureau : : sièges, : cloisons, plans et tables, mobilier de rangement. Au maximum classées en zone 2 il nous semble envisageable de réunir ces quatre famille dans un marché à bon de commande avec une procédure adaptée sur l exercice Le matériel électrique (famille 33.01) oscille entre la zone 2 et la zone 3. La difficulté réside dans la diversité des besoins. Une mise en concurrence sera formalisée en 2014 par un marché à bons de commande et un allotissement adapté. La famille : surveillance d immeubles fait l objet d une marché public formalisé dans le cadre d un groupement de commande avec tous les acteurs du campus universitaire La famille de produits 81.29, maintenance d installations et d équipements de protection contre l incendie se situe en zone 2. Toutefois trois prestations composent cette famille de produits : la maintenance du système de sécurité incendie, le système anti intrusion et enfin la maintenance des Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

4 extincteurs. Concernant le système de sécurité incendie il s agit d un système propriétaire rendant inopérante la mise en concurrence. Une mise en concurrence globale des trois domaines n est pas envisageable. Une analyse plus détaillé et une imputation de toutes les dépenses relatives aux contrats de maintenance et aux éléments liés à la protection, la sécurité et la sureté devra être menée. (Familles 30.15, 81.29, 81.30). La famille de produits regroupe deux catégories de dépenses : La maintenance du TGBT pour laquelle un marché conduit par l Université Blaise Pascal est en cours et la maintenance des onduleurs pour laquelle une consultation sera lancée. Un marché public est en cours concernant les essais et analyses en vue de la délivrance d une attestation (organismes certificateurs) famille Lorsque les ressources humaines en interne sont insuffisantes la maintenance des espaces verts est assurée par un Centre d Aide par le Travail. Le niveau de dépense sur ces deux derniers années nous situe en zone 1 ou en zone 2. Il sera demandé trois devis auprès d organismes d aide par le travail dans la mesure de leur disponibilité. Enfin, bien qu en zone 1 la famille de produits fait l objet d un marché public relatif à fourniture de ramettes de papiers de différents formats. Plan d action 2014 : Passation marché «P2s» Passation d un marché à bons de commande «mobilier» Passation d un marché à bons de commande «matériels électriques» Passation d un marché relatif à la maintenance des onduleurs. Vérification de la date de reconduction des marchés : nettoyage, assurances, surveillance du campus, organismes certificateurs, papier. Analyse des dépenses du Centre de Transfert de Technologies: Classée en zone 3 la famille de produits est relative aux réparations et à la maintenance des équipements. Il s agit d interventions sur de nombreuses machines et équipements pour lesquelles des compétences techniques spécifiques peuvent parfois être nécessaire. De ce fait un marché de maintenance industrielle générale peut être envisagé mais il devra exclure les compétences sur matériels spécifiques ainsi que la maintenance des matériels sous garantie. Le marché précisera les machines et équipements concernés. Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

5 En zone 3 également la famille concerne l outillage. Toute la difficulté réside dans l hétérogénéité des besoins. Un travail va être fait sur la définition de grandes catégories d outillage afin de proposer un allotissement dans le cadre d une procédure adaptée. Des besoins hors marché seront absolument nécessaires en complément de l outillage recensé. De la même façon la famille correspond aux équipements mécaniques et recense une grande diversité de produits. Une mise en concurrence globale n est donc pas envisageable sur cette famille. De plus certains produits «propriétaires» sont indispensables. Une mise en concurrence par lot sera donc effectuée. Même traitement pour les familles «produits en métal et quincaillerie» et «composants électroniques». Enfin la famille relative à la maintenance d installation de levage concerne la maintenance du chariot élévateur. Située en zone 2 la mise en concurrence s effectue sur la base de trois devis. Plan d action 2014 Passation d un marché «maintenance industrielle générale» Passation d un marché «outillage» Passation d un marché «équipements mécaniques» Passation d un marché «produits en métal et quincaillerie» Passation d un marché «composants électroniques» Analyse des dépenses du Centre de Ressources Informatiques. Les familles de produits relatives aux dépenses du CRI relèvent de plusieurs méthodes de mise en concurrence. Il s agit soit de marché nationaux sur lesquels l établissement signe un marché subséquent : famille Micro ordinateurs et stations de travail avec l appui du marché national Matinfo3, de même pour la famille 40.12sur les achats de micro ordinateurs portables. Soit de mise en concurrence liée à la politique de site : famille relative à l installation et au montage des matériels de téléphonie avec le marché Auvertel et la téléphonie par TOIP. Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

6 Enfin de nombreuses mises en concurrence liées à des projets spécifiques sont mises en œuvre : la famille Appareils de réception, d enregistrement ou reproduction du son et de l image correspond aux dépenses du marché des vidéoprojecteurs, de même pour la famille relative aux équipements de réseaux informatiques où la mise en concurrence se fait projet par projet lors de l établissement des demandes d investissement. Même traitement pour la famille qui correspond aux dépenses du marché AURION. Les dépenses relatives aux logiciels et à leur maintenance sont quant à elle plus hétérogènes. Plusieurs familles sont concernées (40.44 / / / 40.45). Bien souvent concernant l achat seul un fournisseur est en mesure de fournir le logiciel (solution propriétaire) et les dépenses de maintenance du logiciel dépendent également de ce fournisseur. Quelques solutions formalisées existent avec notamment un Groupe Logiciel au niveau du Ministère (solutions microsoft notamment). Plan d action 2014 : Continuer la politique de participation aux groupements de commande nationaux et s assurer que les besoins de l établissement sont tous couverts par ces marchés. Continuer la pratique de mise en concurrence par projet. Analyse des dépenses diverses : Cette famille a été utilisée en 2012 pour régler la participation de l établissement aux banques de notes pour le concours de recrutement. Ces dépenses ne donnent pas lieu à mise en concurrence. Elle se situe en zone : Organisation des services : démarche qualité, audit, conseil. Cette famille recouvre plusieurs catégories de dépenses qui doivent faire l objet de mise en concurrence au coup par coup. On retrouve les dépenses relatives aux commissaires aux comptes de l établissement avec un marché formalisé sur plusieurs années. Il y est également imputées des dépenses relatives aux contrats de recherche avec l intervention de prestations de conseils (action ferroviaire, SUDOE) : transports aériens des personnes et : transports ferroviaires des personnes. Une mise en concurrence est nécessaire sur ces deux familles. La difficulté réside dans l offre multiple et le caractère très aléatoire des prix proposés par les compagnies aériennes notamment. La passation d un marché Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

7 avec une agence de voyage revêt la difficulté de trouver de bons critères d analyses des offres. Toutefois au vu des seuils atteints il est obligatoire de formaliser notre relation à un fournisseur. La famille de produits est aussi une famille liées aux frais de transports mais elle revêt un caractère très hétérogène ne nécessitant pas la passation d un marché : billets de tramway, remboursement de frais de déplacements pour des industriels : Acheminement de courrier. La libéralisation du secteur postal est effective depuis le 1 er janvier (voir note direction des affaires juridiques sur le site economie.gouv.fr). Même si les obligations en termes de publicité doivent être respectées il est difficile d envisager l apparition d un concurrent actuellement : Les gratifications de stage sont versées avec cette famille comme support. Les «baux et loyers» de la famille de produits sont des dépenses relatives à la participation à des forums avec des locations de stands ou la location de salles de concours. Deux familles doivent faire l objet d un traitement similaires du fait de leur classement dans le haut de la zone 2 ou en zone 3. Il s agit des familles «services de restauration» et «service des traiteurs». Les dépenses sont d ordre très divers : restaurant, prestations CROUS, remboursement de repas d affaires, paniers pique nique, IFMA Café, Séminaires, petits déjeuners, buffets, cocktails La famille de produits concerne les examens de langues avec les dépenses relatives au TOEIC, aux examens BULATS, DELF, DELE. Il n y a pas de mise en concurrence à ce niveau : Frais de formation auprès d organismes. Mise en concurrence effectuée au coup par coup en fonction du besoin : fournitures de bureau : une mise en concurrence existait (revérifier les termes de cette mise en concurrence). Elle doit être relancée de manière formelle. Plan d action 2014 Passation d un marché «transport aérien et transport ferroviaire» Passation d un marché «services de restauration et services de traiteur» Passation marché fournitures de bureau Publicité pour l acheminement du courrier? Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

8 Analyse des dépenses liées à la communication L ensemble des dépenses liées au service communication (essentiellement de la conception graphique et des opérations d impressions et de façonnage) vont faire l objet d une étude spécifique dans le cadre d une réorganisation des méthodes et des supports de communication. Les chiffres des années antérieures risquent donc de ne pas être significatifs. Les mises en concurrence seront donc effectuées dès connaissance de la politique adoptée. Politique d achat 2014.doc /11/ /02/ sur 8

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