Comprendre les Rapports SMC générés par logiciel

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1 Gestion d information de soins communautaires Projet d évaluation commune des services de soutien communautaires (PÉC SSC) Comprendre les Rapports SMC générés par logiciel Objectif : présenter l'atelier. Remarques : Le webinaire s adresse aux employés des FSS qui utilisent les trois rapports de gestion et les trois rapports de l'évaluateur ne concernant que leur FSS. La séance d aujourd hui portera sur l'objectif et les avantages de chacun de ces rapports qui sont générés par votre logiciel. 1

2 Conseils Webex pratiques Déplacez votre souris de temps à autre. Mettez votre téléphone à haut-parleur en mode muet (*6). Ne mettez pas votre téléphone en attente. L'écran devrait afficher un panneau des participants et un panneau de conversation. Si ce n'est pas le cas, allez dans le menu du panneau en cliquant sur l'onglet vert, puis cliquez sur l icône participants pour ouvrir la boîte des participants et sur l icône de conversation pour ouvrir la boîte de conversation. Pour poser une question au cours du WebEx, écrivez un message dans la boîte de conversation et sélectionnez «envoyez à tous les participants». 2 Remarques : Veillez à déplacer votre souris de temps à autre afin que votre ordinateur ne passe pas en mode «veille» et ne revienne à l'économiseur d'écran; Pensez à mettre le téléphone à haut-parleur en mode muet lorsque vous ne parlez pas, ceci afin de réduire le bruit de fond; De même, veillez à ne pas mettre votre téléphone en attente, car la musique assourdira la présentation. Nous avons configuré l écran de façon à ce que le panneau des participants et le panneau de conversation soient ouverts. Tout le monde peut-il voir ces 2 pages? RÉSOLUTION : si quelqu un ne peut pas voir les 2 panneaux, allez dans le menu du panneau en cliquant sur la flèche descendante (en haut à gauche) à côté du mot «panneau» et vérifiez que les mots «participants» et «messagerie» sont cochés. Pour poser une question au cours du WebEx, écrivez un message dans la boîte de conversation et sélectionnez «envoyez à tous les participants». Nous nous interromprons régulièrement afin de répondre à toutes les questions que vous nous poserez. Nous répondrons également à vos questions à la fin de la présentation. Si vous rencontrez des problèmes, veuillez nous écrire par courriel à csscap@ccim.on.ca ou téléphoner au option 9. 2

3 Programme Accueil et présentations Documents du webinaire Contexte : groupe de travail des rapports Objectifs Partie 1 : Aperçu des rapports de l évaluateur Rapports de l évaluateur : objectif, contenu et avantages Partie 2 : Aperçu des rapports organisationnels Rapports organisationnels : objectif, contenu et avantages Synthèse et évaluation 3 Objectif de la diapositive : réviser les détails du programme et du webinaire «comment procéder» pour tous les participants qui ne le connaissent pas. 3

4 Documents du webinaire Présentation PowerPoint Rapports de l'évaluateur 1 - GAD et résultats du client 2 - rapport sur la progression du client 3 - rapport sommaire sur l'évaluation du client Rapport organisationnel (au niveau des FSS) 1 - rapport clinique 2 - rapport clinique 3 - rapport opérationnel 4 Objectif : s'assurer que les participants ont imprimé tous les documents pertinents (susmentionnés) pour la séance. 4

5 Contexte le contenu des rapports a été élaboré par un groupe de travail - les membres représentent le secteur, le RLISS et le ministère - comprend trois rapports au niveau de l'évaluateur et trois rapports organisationnels au niveau des FSS - généré par le fournisseur conformément aux spécifications des rapports PÉC SSC approuvé par le comité directeur du PÉC SSC. 5 Objectif : présenter le groupe de travail qui a élaboré les rapports en insistant sur sa large représentation. Remarques : Nous avons mis au point cette formation en nous appuyant sur les spécifications de base des rapports. Étant donné que la GISC n'a pas accès aux rapports des fournisseurs, nous avons préparé certains exemples de rapports pour fournir une représentation visuelle afin d'aider les participants dans leur apprentissage. Même si chaque fournisseur a reçu une copie de ces rapports, ils peuvent les présenter différemment dans leur logiciel. Il se peut que les exemples de rapports ne représentent pas exactement ce que vous avez dans votre FSS, mais ils dressent un portrait général des 6 rapports. 5

6 Rapport de l'évaluateur 1 : GAD et résultats du client Objectif : donner un aperçu de l'état de santé d'un client et de ses besoins en fonction des GAD déclenchés et des échelles de résultats. 6 6

7 Rapport de l'évaluateur 1: GAD et résultats du client 7 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 1 Référence : exemple de rapport de l'évaluateur 1 Contenu : Expliquez l exemple du rapport en commençant par : 1) les données démographiques (ces éléments se trouvent dans les trois rapports de l'évaluateur), 2) les GAD déclenchés (un exemple) et leurs descriptions, puis débattez des éléments qui ont déclenché le GAD et sa description. Puis, notez que la section Mesures prises constitue une liste de choix possibles; vous ne pouvez pas ajouter ni stocker de données ici (il s agit d un rappel d options pour traiter les GAD déclenchés). PASSEZ à la prochaine diapositive pour aborder le contenu de la section du rapport Résultats. 7

8 Rapport de l'évaluateur 1: GAD et résultats du client 8 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 1 Référence : exemple de rapport de l'évaluateur 1 Contenu : Continuez à expliquer le rapport en commençant par 1) principaux résultats (échelles de résultats). Expliquez cette section telle quelle : Résultat principal (un exemple), note et description. PASSEZ à la prochaine diapositive pour aborder le contenu de la section de ce rapport Statut de l aidant naturel et Visites à l hôpital et chez le médecin. 8

9 Rapport de l'évaluateur 1 : GAD et résultats du client (suite) Statut de l aidant naturel et visites à l'hôpital/chez le médecin 9 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 1 Référence : exemple de rapport de l'évaluateur 1 Remarques : Cette section vous fournit des détails concernant le statut/l'implication des aidants naturels et des membres de la famille qui peuvent ou non jouer un rôle clé dans le fonctionnement du client à son domicile tant sur le plan physique qu affectif. Ceci vous fournit également des renseignements sur le nombre de fois où le client a cherché à bénéficier d un soutien médical depuis les 90 derniers jours ou depuis la dernière évaluation; tout en indiquant aussi (en fonction de la raison, par ex., un client en hémodialyse en aurait eu grandement l'utilité dans ce cas) comment ils y parviennent ou ou les risques potentiels élevés pouvant révéler une hausse des visites. Le contenu de cette section figure dans l ensemble des trois rapports de l'évaluateur. Utilisation : demander aux participants : «comment utiliseriez-vous ce rapport» sur les GAD et les résultats du client? Réponses possibles : 1) valide l'évaluation/l'intuition de l'évaluateur, 2) point de départ pour amorcer une discussion permettant de déterminer dans quel domaine le client a besoin d aide ou quel domaine est traité ou se détériore (prioriser), 3) planification de soins 4) lignes directives sur la réévaluation, 5) la section Statut de l'aidant naturel et Visites à l hôpital indique si les aidants naturels gèrent la situation ou nécessitent davantage de soutien. Ces deux éléments indiquent si le client bénéficie de soutiens en place adaptés. Transition : passons au rapport de l'évaluateur 2, où nous aborderons la manière dont nous comparons ces données pour un client au fil du temps...

10 Rapport de l'évaluateur 2 : Rapport sur la progression du client Objectif : donner un aperçu de l'état de santé d'un client en fonction des GAD déclenchés et des échelles de résultats au fil du temps

11 Rapport de l'évaluateur 2 : Rapport sur la progression du client 11 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 2 Référence : exemple de rapport de l'évaluateur 2 Remarques : Contenu : 4 sections dans ce rapport 1) Données démographiques (identiques pour les trois rapports de l'évaluateur), 2) expliquez la section GAD par colonne en vous servant d'un exemple. Remarque : Ce rapport expose l ensemble des 25 GAD (déclenchés ou non) pour un client dans la période couverte spécifiée. Le rapport sur les GAD de la première évaluation apparaît toujours en tant que base de référence ainsi que les trois plus récents rapports. Concentrons-nous sur la colonne intitulée «changement depuis la dernière évaluation». Vous pouvez constater le changement de statut (dans l ensemble des 25 GAD) entre les deux plus récentes évaluations. Expliquez-en un pour chaque type, c'est-à-dire : aucun changement, amélioration, besoin accru, détérioration, accru etc. 3) La note attribuée à chaque échelle de résultat est indiquée pour les évaluations susmentionnées. Expliquez les deux notes pour illustrer l'écart. 4) La section Statut de l'aidant naturel et Visites à l'hôpital, à l urgence que nous avons déjà traitées est répétée dans ce rapport. Utilisation : Demandez aux participants «Comment utiliseriez-vous ce rapport»? Réponses possibles : 1) À l'aide de l énoncé de la colonne Changement, vous pouvez savoir si les soutiens actuels sont efficaces, 2) donne un point de vue historique du changement depuis la première évaluation en indiquant la stabilité, l'amélioration ou la détérioration sur un plan global, 3) permet d amorcer la conversation pour déterminer dans quels domaines le client a besoin d aide ou quel domaine est traité ou se détériore (prioriser), 3) planification des soins, 4) lignes directives sur la réévaluation, 5) la section Statut de l'aidant naturel et visites à l'hôpital indique si les aidants naturels gèrent la situation ou nécessitent davantage de soutien. Ces deux éléments indiquent si le client bénéficie de soutiens en place adaptés. Passons au rapport de l'évaluateur 3 qui montre un «résumé» des principaux éléments de données spécifique d un client

12 Rapport de l'évaluateur 3 : Rapport sommaire sur l évaluation du client Objectif : fournit un «résumé» des principaux éléments de données spécifiques d un client - dernière évaluation SMC - supplément fonctionnel et supplément santé mentale (s ils ont été réalisés) - échelles de résultats 12 12

13 Rapport de l'évaluateur 3 : rapport sommaire sur l évaluation du client 13 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 3 Référence : exemple de rapport de l'évaluateur 3 Remarques : Contenu 1. sous-ensemble de renseignements importants provenant des domaines spécifiques de l évaluation SMC (8), du supplément fonctionnel (6) et du supplément SM (1) de la SMC. 2. Notes et description des échelles de résultats 3. n'expliquez qu'un seul domaine afin de montrer les renseignements disponibles qui constituent un sous-ensemble et insistez sur le fait que dans la section G de l évaluation SMC, tous les éléments de données sont inclus, ainsi que la description des réponses sous la colonne résultats. 2) Statut de l'aidant naturel et visites à l'hôpital, à l urgence et chez le médecin : nous en avons déjà discutés. Utilisation : Demandez aux participants «Comment utiliseriez-vous ce rapport»? Réponses possibles : 1) Sommaire de l'évaluation : point de vue global fournissant un instantané intégral du réseau de soutien physique, psychosocial, cognitif et informel du client. Ceci s harmonise avec les quatre vastes domaines abordés lors de la formation sur les GAD : capacités fonctionnelles, cognition et santé mentale, vie sociale et questions cliniques. Il s agit d une synthèse de renseignements principaux sur l'évaluation du client vous informant de l état de santé du client que fournit l'évaluateur pour engager la conversation avec le client. 2) Il s'agit d'un outil de 13

14 Aperçu des rapports de l'évaluateur 14 Rapport de l évaluateur 1 : GAD et résultats du client Rapport de l'évaluateur 2 : rapport sur la progression du client Rapport de l'évaluateur 3 : rapport sommaire sur l évaluation du client -fournit les GAD déclenchés et les échelles de résultats d un client - statut de l aidant naturel et visites à l'hôpital/chez le médecin - fournit les GAD et les échelles de résultats d un client au fil du temps - montre toujours l'évaluation initiale en tant que base de référence - statut de l aidant naturel et visites à l'hôpital/chez le médecin -fournit un «résumé» des principaux éléments de données spécifiques d un client - fournit des renseignements à partir de l évaluation SMC et des suppléments fonctionnel et santé mentale (SM) - fournit des échelles de résultats, une description et des notes -statut de l aidant naturel et visites à l'hôpital/chez le médecin Objectif : fournir aux participants un résumé des 3 rapports de l'évaluateur que nous venons de voir. Avez-vous des questions à poser ou souhaitez-vous faire part de commentaires avant que nous abordions les rapports organisationnels? 14

15 Rapport organisationnel (FSS) 1 : Rapport clinique Objectif : comprendre l'acuité d'un organisme en fonction des résultats de l'évaluation : -GAD - échelles de résultats Remarque : Ce rapport est calculé à partir des évaluations actuelles de tous les clients actifs lors d un jour donné ou d une période couverte choisie 15 15

16 Rapport organisationnel (FSS) 1 : Rapport clinique 16 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 1 Référence : exemple de rapports organisationnels 1 Remarques : Contenu : Il convient de noter que ce rapport est destiné au recensement des différents clients actifs. En fait, il s'agit du nombre de clients actifs dans votre FSS à un moment donné. Exemple : si vous avez différents 20 clients dans votre organisme susceptibles de participer à plus d'un programme, ne les comptez qu une seule fois (et non pas par programme). Nombre et pourcentage de clients par : 1. données démographiques 2. GAD 3. échelles de résultats 4. statut de l'aidant naturel et visites à l'hôpital, à l'urgence et chez le médecin. Expliquez les 3 sections du rapport en commençant par les données démographiques. Indiquez le nombre total de clients :. il s'agit du compte des différents clients au moment de la rédaction du rapport. Puis, expliquez les diverses catégories qui suivent. De même, en utilisant le même nombre de différents clients, vous pouvez observer le nombre et le pourcentage qui déclenchent ou non le GAD. Ce nombre vous indique également s'ils ont déclenché le GAD, et quel GAD a été déclenché, par ex..(utilisez un exemple du rapport). Puis, vous trouverez les échelles de résultats : de même, expliquez l'exemple de l échelle de rendement cognitif ou CPS. Cette section montre le nombre et le pourcentage de clients pour chaque note de 0 à 6. Statut de l'aidant naturel et visites à l'hôpital, à l urgence, chez le médecin : ce rapport est le seul rapport organisationnel à faire état de ces données. Utilisation : Demandez aux participants «Comment utiliseriez-vous ce rapport»? Réponses possibles : Vous pouvez comprendre l'acuité des clients au sein de votre organisme en fonction des GAD, des échelles de résultats à un moment donné, puis déterminer aussi plus tard l efficacité des interventions. Cette information peut aider à cerner les besoins des clients à haut risque au sein de votre organisme, à élaborer des rapports statistiques, un plan financement, à définir la dotation, les besoins par sexe, âge, etc. Exemple : si la tranche d'âge de vos clients est supérieure à un âge donné (vieillissement de la population), vous pouvez analyser de quelle manière leurs besoins, services, activités sociales et intérêts changent. Filtrez par type de programme, services, lieu, et admission au service (admis par rapport à non admis) Planification des programmes Attribution des ressources Suivi des maladies chroniques AIVQ ressources disponibles par rapport aux ressources requises- dotation en personnel Financement utilisez les données pour des propositions de financement Analysons un exemple de situations dans lesquelles le FSS utilise ces données pour son organisme à la prochaine

17 Evaluation SMC interrai- Créer et agir sur les faits dans le secteur des services de soutien communautaires Rapport organisationnel 1 : Principaux déclencheurs des GAD parmi les quatre foyers d hébergement de soutien 17 Objectif : démontrer graphiquement comment un FSS peut générer un rapport en montrant le pourcentage de GAD déclenchés du plus élevé au plus bas dans ses quatre foyers d'hébergement. Remarques : Il n'y a aucune documentation supplémentaire pour cela. Expliquez la diapositive en montrant le pourcentage et demandez aux participants s'ils déterminent la valeur de ces données agrégées. Voici des réponses possibles à l utilisation de ce rapport : définir les besoins/le recours en personnel, la progression du client par rapport aux précédents rapports et la planification des programmes et les partenaires communautaires, et ce, afin de promouvoir l'amélioration, l'acuité du besoin, etc. 17

18 Rapport organisationnel 2 : Rapport clinique Objectif : donner un aperçu de l'acuité de tous les clients actifs de l'organisme à un moment donné. Ce rapport repose sur tous les renseignements issus des domaines d évaluation de la SMC, des suppléments fonctionnels et santé mentale. Remarque : Peut être généré par domaines choisis pour se concentrer sur les principaux domaines d'intérêt. Peut être téléchargé pour approfondir l analyse

19 Rapport organisationnel (FSS) 2 : Rapport clinique 19 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 2 Référence : exemple de rapport organisationnel 2 Remarques : Nombre et pourcentage des clients par : 1. données démographiques (présentation identique au rapport org. 1) 2. Toutes les questions de l'évaluation : 1. évaluation SMC, 2. supplément fonctionnel, 3. supplément SM. Expliquez le rapport en indiquant que les données démographiques sont présentées de la même manière que le rapport 1 que nous venons de voir. Ce rapport indiquera le nombre total de différents clients pour chacune des réponses aux éléments de données dans l'évaluation SMC, le supplément fonctionnel et le supplément SM. Expliquez un exemple dans l'évaluation SMC (cette diapositive), puis passez aux deux autres diapositives et expliquez les suppléments fonctionnels et SM. Tous ces éléments indiquent le nombre total de réponses et le nombre et le pourcentage de clients pour chacune des réponses données. 19

20 Exemple de rapport organisationnel 2 : Rapport clinique (suite) 20 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 2 Référence : rapport organisationnel 2 Remarques : Contenu Expliquez un exemple dans le supplément fonctionnel (cette diapositive), puis passez à la prochaine diapositive et expliquer le supplément SM. Tous ces éléments indiquent le nombre total de réponses et le nombre et le pourcentage de clients pour chacune des réponses données. 20

21 Rapport organisationnel 2 : Rapport clinique (suite) Supplément santé mentale 0 - None or more Section B: Historique des services de santé mentale 1: Nombre d'admissions dans une unité de psychiatrie au cours de la vie du client. # % # % # % # % 2: Temps écoulé depuis le dernier contact avec l'agence communautaire ou un professionnel de santé mentale, dans la dernière année. 0 - Aucun contact dans la dernière année 1 à 31 jours ou plus 2 à 30 jours ou moins # % # % # % 21 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 2 Référence : exemple de rapport organisationnel 2 Remarques : Contenu Expliquez le supplément SM. Tous ces éléments indiquent le nombre total de réponses et le nombre et le pourcentage de clients pour chacune des réponses données.. Utilisation : Demandez aux participants «Comment utiliseriez-vous ce rapport»? Réponses possibles : Vous pouvez comprendre l'acuité des clients au sein de l'organisme en fonction des domaines d'évaluation ou par éléments de données spécifiques ou selon une réponse unique à un élément de données, dans un domaine, par ex. la capacité fonctionnelle. Cette section indique le nombre de clients qui ont des besoins par domaine et le degré d'aide requis, ce qui permet de réaliser des mesures sur la charge de travail, d élaborer des rapports statistiques, un plan de financement, de déterminer la dotation en personnel. etc. Par ex. : choisissez un exemple et discutez-en. Vous pouvez télécharger les renseignements pour de plus amples analyses consultez un exemple de FSS à la prochaine diapositive. 21

22 Evaluation SMC interrai- Créer et agir sur les faits dans le secteur des services de soutien communautaires Rapport organisationnel 2 : Rapport clinique (suite) % de clients par diagnostic* N = *Exemple de rapport fourni par St. Clair West Services pour les personnes âgées Objectif : démontrer graphiquement aux participants comment un FSS peut générer un rapport en illustrant le pourcentage de clients par diagnostic du plus élevé au plus bas dans leurs quatre foyers d'hébergement. Remarques : Il n'y a aucune documentation supplémentaire pour cela. Expliquez la diapositive en indiquant le pourcentage et demandez aux participants s'ils déterminent la valeur de ces données agrégées. Voici des réponses possibles à l utilisation de ce rapport : définir les besoins en formation du personnel, évaluer la progression du client par rapport aux précédents rapports et la planification des programmes et les partenaires communautaires pour promouvoir l'amélioration des soutiens et comprendre la maladie/l état de santé, etc. 22

23 Rapport organisationnel 3 : Rapport opérationnel Objectif : assurer le suivi du nombre d'évaluations et leur état d avancement a niveau des organismes et des évaluateurs

24 Rapport organisationnel 3 : Rapport opérationnel 24 Objectif : réviser le contenu et l'utilisation du rapport 3 Référence : exemple de rapport organisationnel 3 Remarques : Contenu Expliquez le rapport en indiquant : L état d avancement des évaluations par évaluateur et leur nombre total 1. les premières sections représentent l évaluation SMC, suivie des 2. suppléments Utilisation : Demandez aux participants «Comment utiliseriez-vous ce rapport»? Réponses possibles : - vérification de la progression des évaluations - analyse des processus opérationnels 24

25 Aperçu des rapports organisationnels (au niveau du FSS) Rapport organisationnel (FSS) 1: rapport clinique Rapport organisationnel (FSS)2:rapport clinique Rapport organisationnel (FSS) 3 : rapport opérationnel -donne le nombre et le pourcentage de clients par données démographiques, GAD, échelles de résultats - permet de mieux comprendre l'acuité des clients d un FSS en fonction des GAD et des échelles de résultats organisme en fonction des GAD et des échelles -donne un aperçu de l acuité par éléments de données de tous les clients actifs d un organisme à un moment donné - possibilité de télécharger des renseignements pour approfondir l analyse - possibilité de générer ce rapport en sélectionnant les domaines, la période couverte ou les mois - permet de comprendre la charge de travail des évaluateurs et l'état d'avancement des évaluations - options par période couverte ou par mois 25 Objectif : Donner aux participants un résumé des 3 rapports de l'évaluateur que nous venons de voir. Remarques : 25

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27 Merci! Coordonées du Centre de soutien du projet Courriel : csscap@ccim.on.ca Sans frais : Site Web : 27