Guide de l utilisateur de l application de gestion des appels d offres (AGAO)

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1 Guide de l utilisateur de l application de gestion des appels d offres (AGAO) Version 1.5 Façonner l approvisionnement ensemble Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique, Approvisionnements Votre Achatsetventes.gc.ca est Ouvert

2 Relevé des révisions Version Date publiée Commentaires Première version, publiée dans GCpédia Plusieurs coquilles ont été corrigées. La foire aux questions sur l EAA a été clarifiée L utilisation des signets PDF expressément formatés à votre trousse de demande de soumissions a été clarifiée Solution de rechange pour les signets téléchargés dans l EAA Changements comme solution de rechange pour les signets téléchargés dans l EAA Plusieurs changements en fonction des commentaires reçus des utilisateurs. Ajout de la section sur la création de modifications dans l AGAO par les autres ministères. Façonner l approvisionnement ensemble 2

3 Table des matières 1. Introduction Qui a besoin d utiliser l AGAO? Définitions Acronymes Types d utilisateurs de l AGAO et leurs fonctions Éléments communs sur l écran de l AGAO Tâches de configuration dans l AGAO Vos préférences d avis par courriel Établir un lien entre l auteur et l éditeur Qu est-ce qu une trousse de demande de soumissions? Création de trousses de demande de soumissions par les utilisateurs de l EAA à TPSGC Pièces jointes dans leur format d'origine Création d'un EDD à l'aide de Windows Les EDD de construction Les EDD qui ne sont pas de construction Compression de la structure de répertoires de l EDD Téléchargement d EDD et de pièces jointes d origine dans l AGAO Ajout de fichiers téléchargés à votre trousse de demande de soumissions Publication de votre trousse de demande de soumissions Comment les autres ministères créent les trousses de demande de soumissions avec l AGAO seulement Créer un avis d appel d offres (obligatoire) Télécharger et ajouter des documents de demandes de soumissions Télécharger des documents de demande de soumissions Ajouter vos documents de demande de soumissions Télécharger et ajouter des pièces jointes Télécharger vos pièces jointes Ajouter vos pièces jointes Publication de votre trousse de demande de soumissions Comment les autres ministères créent des modifications pour des appels d offres en utilisant l AGAO Trouvez l appel d offre publié auquel vous voulez apporter une modification Créez et enregistrez une modification Apportez des changements à l ébauche de votre modification Soumettez votre modification pour approbation et publication Utilisation de Mes paramètres L éditeur d appel d offres L auteur d appel d offres Façonner l approvisionnement ensemble 3

4 11. Foire aux questions sur l AGAO Foire aux questions générales Foire aux questions pour les utilisateurs de l EAA Façonner l approvisionnement ensemble 4

5 1. Introduction Le présent guide vise à aider les utilisateurs à naviguer dans l application de gestion des appels d offres (AGAO) d Achatsetventes.gc.ca et à l utiliser. Remarque : Avant de pouvoir utiliser l AGAO, vous devez avoir un compte Achatsetventes.gc.ca et avoir été assigné un rôle dans l AGAO. Parlez à votre gestionnaire si vous n avez pas de compte Achatsetventes.gc.ca. L AGAO offre un environnement intranet sécurisé qui permet aux spécialistes de l approvisionnement du gouvernement du Canada (GC) : de créer et de modifier des avis d'appel d'offres; d'apporter des modifications à un appel d'offres; de créer et de modifier des avis d'adjudication de contrat; de télécharger des documents de demande de soumissions; de télécharger d'autres pièces jointes, y compris les EDD (voir la définition ci-après); de gérer le travail en cours. L'AGAO permet de créer différents flux de travail en fonction du rôle des utilisateurs (décrits plus bas) et a été conçue pour simplifier le processus d approvisionnement Qui a besoin d utiliser l AGAO? Si vous êtes un spécialiste de l approvisionnement qui travaille dans un ministère ou organisme fédéral autre que TPSGC qui travaille à TPSGC et utilise l EAA pour préparer la trousse de demandes de soumissions ET vous avez besoin d annexer des EDD ou des pièces jointes dans leur format d origine à votre trousse de demande de soumissions générée par l EAA qui travaille à TPSGC et utilise l EAA seulement pour préparer la trousse de demande de soumissions (c.-à-d. que vous n ajoutez jamais d EDD ou de fichiers dans leur format d origine à votre trousse de demandes de soumissions générée par l EAA) alors vous devez utiliser l AGAO pour préparer la trousse de demande de soumissions vous continuerez d utiliser l EAA pour préparer votre trousse de demande de soumissions mais vous devez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de traiter les EDD et les pièces jointes dans leur format d origine vous n avez pas besoin d utiliser l AGAO en fait, vous n avez même pas besoin d un compte AGAO Façonner l approvisionnement ensemble 5

6 2. Définitions Vous pouvez passer directement à la prochaine section si vous connaissez la terminologie de l AGAO. Un auteur d appel d offres dans l AGAO peut créer des trousses de demande de soumissions et demander à l éditeur de les approuver pour publication. Votre compte Achatsetventes.gc.ca est un compte unique qui vous donne accès à l ensemble des microsites, des applications et des pages protégés du site Achatsetventes.gc.ca que vous êtes autorisé à consulter. Vous devez avoir un compte Achatsetventes.gc.ca pour accéder à l AGAO. Si vous n avez pas de compte Achatsetventes.gc.ca et que vous essayez d utiliser l AGAO, vous serez invité à en créer un. Les comptes Achatsetventes.gc.ca sont une application qui vous permet de gérer votre compte Achatsetventes.gc.ca. Vous pouvez y accéder en cliquant sur votre nom (qui constitue un lien) dans le coin supérieur droit de la page de n importe quelle application, comme l AGAO. Un éditeur d appel d offres peut approuver la publication de la trousse de demande de soumissions de l auteur d appel d offres. L éditeur d appel d offres peut aussi préparer et approuver ses propres trousses de demande de soumissions. L'EAA est l'environnement automatisé de l'acheteur, un système utilisé par les spécialistes de l approvisionnement de la Direction générale des approvisionnements pour créer et gérer les documents d'approvisionnement du GC. Un EDD (ensemble de dessins et de devis) est une collection de fichiers de spécifications techniques organisée dans une structure de répertoires définie par la norme industrielle en matière de répertoire normatif. Voir : (en anglais seulement). Les EDD sont habituellement fournis dans le cadre d'une trousse de demande de soumissions générée par l'eaa pour les projets de construction. Bien qu'ils n aient pas été prévus à cette fin, les EDD ont également été utilisés pour ajouter des fichiers d'origine à une trousse de demande de soumissions générée par l'eaa. Cependant, puisque l'agao permet d ajouter des fichiers d'origine à une trousse de demande de soumissions générée par l'eaa, cette façon de procéder n est plus nécessaire (bien qu elle soit toujours possible). Les fichiers d'origine sont des fichiers qui sont créés dans des applications telles que Word, Excel ou Visio. Pour que vous puissiez utiliser les fichiers d'origine, les applications appropriées doivent être installées sur votre ordinateur. L'AGAO vous permet d'ajouter des fichiers d'origine à votre trousse de demande de soumissions. Vos paramètres de l'agao définissent par exemple votre préférence d avis par courriel, votre éditeur retenu, etc. Le public comprend tous les internautes qui ne possèdent pas de compte Achatsetventes.gc.ca. La majeure partie du contenu sur le site Achatsetventes.gc.ca est à la disposition du public, mais vous devez avoir un compte Achatsetventes.gc.ca pour accéder aux ressources protégées (p. ex. l AGAO). Votre rôle dans l AGAO détermine les types de fonctions que vous avez dans l AGAO. Le rôle «auteur d appel d offres» est un exemple. Un utilisateur est une personne qui possède un compte Achatsetventes.gc.ca. Pour créer un compte, vous devez avoir une maclé ou un autre certificat d Infrastructure à clés publiques (ICP), comme SecureKey Service de Concierge ou CléGC. Façonner l approvisionnement ensemble 6

7 2.1. Acronymes AGAO : application de gestion des appels d offres BFI : terme anglais «Bulk File Integrator» EAA : environnement automatisé de l acheteur EDD : ensemble de dessins et de devis GC : gouvernement du Canada IE8 : Microsoft Internet Explorer 8 ICP : infrastructure à clés publiques NIBS : numéro d identification des biens et services PDF : terme anglais «Portable Document Format» SAGE : Services d annuaires gouvernementaux électroniques SEAOG : Service électronique d appels d offres du gouvernement URS : Unité de réception des soumissions Façonner l approvisionnement ensemble 7

8 3. Types d utilisateurs de l AGAO et leurs fonctions L AGAO catégorise les utilisateurs selon leurs différents rôles. En général, chaque rôle correspond à un type particulier de flux de travail de l AGAO et permet d accéder à des fonctions biens précises. Rôle Fonctions de création Fonctions de publication Auteur d appel d offres Éditeur d appel d offres Créer, mettre à jour et gérer les avis d'appel d offres Télécharger les documents de demande de soumissions Télécharger les pièces jointes de l appel d offres Ajouter les documents et les pièces jointes téléchargés aux trousses de demande de soumissions Réassigner une trousse de demande de soumissions à un autre utilisateur Demander la participation d un éditeur (quelqu un qui peut approuver et publier vos avis d'appel d'offres de façon à ce qu'ils soient visibles pour les utilisateurs publics) Créer, mettre à jour et gérer les avis d'appel d offres Télécharger les documents de demande de soumissions Télécharger les pièces jointes relatives à l appel d offres Ajouter les documents et les pièces jointes téléchargés à vos trousses de demande de soumissions Réassigner une trousse de demande de soumissions à un autre utilisateur Aucune fonction Approuver une demande d agir comme éditeur pour un auteur Approuver la trousse de demande de soumissions d un auteur pour publication Approuver vos propres trousses de demande de soumissions Façonner l approvisionnement ensemble 8

9 Utilisateur de l'eaa Rôle Fonctions de création Fonctions de publication Commis de l Unité de réception des soumissions (URS) Aucune fonction (se font toutes dans l EAA) Ajouter les EDD ou d autres pièces jointes d origine à un avis d appel d offres généré par l EAA La documentation pour les commis de l URS est toujours en cours d élaboration. Le présent guide sera mis à jour dès qu'elle sera disponible. Publier un avis d appel d offres généré par l EAA qui était en attente des pièces jointes d origine REMARQUE : Les utilisateurs de l'eaa qui n ont pas à ajouter des EDD ou des fichiers d'origine à leurs trousses de demande de soumissions n ont pas besoin d'utiliser l'agao pour publier leurs trousses de demande de soumission sur Achatsetventes.gc.ca. Façonner l approvisionnement ensemble 9

10 4. Éléments communs sur l écran de l AGAO Lorsque vous utilisez l AGAO, des écrans adaptés aux tâches que vous devez accomplir sont affichés. Cependant, presque tous les écrans ont plusieurs éléments en commun. Cette section décrit les éléments communs. Lorsque vous entrez dans l AGAO, le premier écran qui apparaît est appelé Mes appels d offres et sert de tableau de bord (ou de page d accueil) qui résume l ensemble de votre travail dans l AGAO. L en-tête est commun à toutes les pages du site Achatsetventes.gc.ca. Il propose des liens vers d autres sites du gouvernement du Canada et vous permet de choisir votre langue de travail. Les chemins de navigation fournissent des liens cliquables qui vous permettent de vous situer dans le site. Le lien du compte utilisateur affiche votre nom d utilisateur et vous lie à votre compte Achatsetventes.gc.ca. Cliquez sur ce lien pour gérer votre compte Achatsetventes.gc.ca. REMARQUE : Ne confondez pas votre compte Achatsetventes.gc.ca avec vos paramètres de l AGAO (décrits à la section 9). Vos paramètres de l AGAO ne concernent que l AGAO. Si vous avez accès à d autres applications, ces dernières possèdent leurs propres paramètres. Cela vous permet d adapter vos flux de travail au cas par cas. Le lien pour fermer une session. Cliquez sur ce lien pour fermer une session dans Achatsetventes.gc.ca. La barre de menu à gauche fournit des liens vers toutes les tâches que vous pouvez effectuer dans l AGAO. La région du tableau de bord donne un aperçu de l ensemble de vos flux de travail dans l AGAO. Si vous avez plusieurs éléments en attente, le tableau de bord affichera certains de ces éléments et un lien plus. Le bas de page est commun à toutes les pages du site Achatsetventes.gc.ca. Il fournit des liens rapides vers plusieurs ressources fréquemment consultées sur le site Achatsetventes.gc.ca. Façonner l approvisionnement ensemble 10

11 En-tête Chemins de navigation Lien du compte utilisateur Lien pour fermer une session Barre de menu à gauche Région du tableau de bord Bas de page Façonner l approvisionnement ensemble 11

12 5. Tâches de configuration dans l AGAO 5.1. Vos préférences d avis par courriel L AGAO peut vous envoyer un courriel à chaque fois que le statut de l une de vos trousses de demandes de soumissions change (par ex., lorsqu elle est approuvée pour publication). Pour activer ou désactiver l avis par courriel, cliquez d abord sur Mes paramètres dans la barre de menu à gauche. L AGAO affiche l écran Mes paramètres. Vers le bas de l écran, il y a deux boutons de préférence. Désactiver les avis par courriel désactive l avis de changement par courriel. Activer les avis par courriel active l avis de changement par courriel. Façonner l approvisionnement ensemble 12

13 5.2. Établir un lien entre l auteur et l éditeur Les auteurs et les éditeurs d appel d offres peuvent créer des trousses de demandes de soumissions, mais seul l éditeur peut les approuver pour publication. Tous les auteurs d appel d offres doivent avoir un éditeur d appel d offres désigné pour approuver leurs appels d offres. Remarque : Établir un lien entre l auteur et l éditeur requiert plusieurs actions de la part des DEUX parties. 1 re étape Auteur d appel d offre : cliquez sur Mes paramètres dans la barre de menu à gauche. L AGAO affiche l écran Mes paramètres. Cochez la case au côté du nom de la personne que vous désirez en tant qu éditeur. En général, celui-ci sera votre gestionnaire immédiat. Votre éditeur d appel d offres a le pouvoir d approuver votre trousse de demande de soumissions pour publication. Cliquez sur le bouton Présenter la demande. L AGAO affiche un écran de confirmation. Façonner l approvisionnement ensemble 13

14 2 e étape Éditeur d appel d offres : cliquez sur Mes paramètres dans la barre de menu à gauche. L AGAO affiche l écran Mes paramètres. Cochez la case au côté du nom de la personne que vous désirez accepter comme auteur. Les auteurs d appel d offres acceptés vous enverront les trousses de demandes de soumissions pour votre approbation pour publication. Cliquez sur Accepter. L AGAO affiche un écran de confirmation. Façonner l approvisionnement ensemble 14

15 6. Qu est-ce qu une trousse de demande de soumissions? Une trousse de demande de soumissions comprend les documents suivants : un avis d appel d offres (obligatoire) contient les renseignements sur un marché proposé ou potentiel et est utilisé, entre autres, pour obtenir des soumissions, de l information et des commentaires des fournisseurs; un document de demande de soumissions (facultatif - il se peut que votre avis d appel d offres n ait pas de documents de demande de soumissions) aussi appelé demande de soumission transmise électroniquement ou document d appel d offres (comme une demande de propositions, une lettre d intention, une demande de prix, etc.). Le document de demande de soumissions contient généralement les clauses et conditions qui s appliquent à la demande de soumissions, et est joint à un avis, si disponible. Il est toujours fourni en deux versions : une en français et une en anglais; d autres pièces jointes électroniques (facultatif - il se peut que votre avis d appel d offres n ait pas de pièces jointes électroniques) fichiers électroniques contenant du matériel supplémentaire (comme des graphiques, des tableaux, des diagrammes, etc.) qui sont joints à un avis d'appel d'offres. Ces pièces jointes sont désignées comme étant en français, en anglais, ou les deux, dans le cas de documents bilingues. IMPORTANT : Ne confondez pas les pièces jointes électroniques avec les éléments non-électroniques (comme des échantillons de tapis ou des documents très complexes). Façonner l approvisionnement ensemble 15

16 7. Création de trousses de demande de soumissions par les utilisateurs de l EAA à TPSGC Si vous n'êtes pas un utilisateur de l'eaa (vous utilisez seulement l'agao), passez à la section 8. Si vous êtes un utilisateur de l'eaa, la façon dont vous préparez les trousses de demande de soumissions à l'aide de celuici demeure inchangée. Les documents de demande de soumissions et les autres pièces jointes qui sont soumis par l'entremise de l'eaa sont convertis en PDF. S'il n'y a pas d'autres pièces jointes, l'agao télécharge automatiquement les nouveaux avis d'appel d'offres, les documents et les pièces jointes qu'elle reçoit de l'eaa. Le téléchargement automatique se fait toutes les deux heures, six fois par jour. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir une session dans l'agao pour ces demandes de soumissions. En fait, si tous vos achats sont faits de cette façon, vous n'avez pas besoin d'un compte AGAO. Cependant, si vous avez à ajouter des pièces jointes dans leur format d'origine ou des EDD à une trousse de demande de soumissions générée par l'eaa, vous devez utiliser l AGAO pour les télécharger, tel que décrit dans les sections ci-après. Veuillez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgcpwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de 7.1. Pièces jointes dans leur format d'origine Certaines trousses de demande de soumissions générées par l EAA doivent être accompagnées de fichiers dans leur format d origine (par traiter ex. un tableur les EDD Excel ou et un EDD). les pièces Grâce à l AGAO, jointes vous dans n avez plus leur besoin format d utiliser l outil BFI (Bulk File Integrator) pour ce faire : vous pouvez télécharger des pièces jointes dans leur format d'origine ou un EDD à l'aide de votre navigateur (Internet Explorer 8) par l'entremise d origine. de l'interface Web de l'agao. Afin que l'agao attende les pièces jointes dans leur format d'origine avant la publication, vous devez joindre un signet PDF expressément formaté à votre trousse de demande de soumissions dans l'eaa. Pour télécharger le signet PDF, ouvrez une session dans l'agao et cliquez avec le bouton droit de la souris sur Télécharger le signet dans la barre de menu à gauche. Dans le menu contextuel, cliquez sur Enregistrer la cible sous et enregistrez le fichier dans un emplacement facile d accès. Le signet n est pas spécifique à l appel d offres, c est-à-dire que vous pouvez réutiliser le signet que vous avez téléchargé avec d autres trousses de demande de soumissions. Façonner l approvisionnement ensemble 16

17 Pour utiliser le signet que vous avez téléchargé dans l EAA : Assurez-vous que dans le champ des pièces jointes de votre avis, Oui (MERX) électronique est sélectionné. (L EAA n a pas été modifié, alors la case que vous sélectionné fait encore référence à MERX.) Émettez l avis et la demande de soumissions. Importez le signet dans votre boite de réception de l EAA, puis faites-le glisser et déposez-le dans le fichier de l EAA. Mettez en évidence la demande de soumissions émise à partir du menu et choisissez Achat>Demandes de soumissions>pièce jointe électronique. Sélectionnez le signet que vous avez importé, sélectionnez une langue et le nombre approprié de pièces jointes, et cliquez sur ENVOYEZ pour transmettre le dossier à l AGAO. Une fois que votre trousse de demande de soumissions est complète dans l'eaa, elle est automatiquement transmise à l'agao. Le signet que vous avez inséré indique à l'agao de placer votre trousse de demande de soumissions dans votre file Attente pour les pièces jointes. La section 7.3 décrit comment télécharger les pièces jointes dans l AGAO. Veuillez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgcpwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de traiter les EDD et les pièces jointes dans leur format d origine Création d'un EDD à l'aide de Windows 7 Un EDD (ensemble de dessins et de devis) est une collection de fichiers de spécifications techniques organisée dans une structure de répertoires. Il existe deux types d'edd : 1) les EDD de construction; 2) les EDD qui ne sont pas de construction. Une fois la structure de répertoire (de dossiers) créée, enregistrez tous vos fichiers dans le dossier approprié, puis compressez le dossier principal (sauvegardé comme fichier.zip) pour pouvoir le télécharger dans l AGAO. La procédure est expliquée plus bas Les EDD de construction Un EDD de construction doit respecter la structure de répertoires et les conventions d appellation suivantes : dossier principal sous-dossier sous-sous-dossier Façonner l approvisionnement ensemble 17

18 Le nom du dossier principal est habituellement le numéro de référence de la trousse de demande de soumissions; cependant, il peut être tout autre nom unique Les EDD qui ne sont pas de construction Les EDD qui ne sont pas des EDD de construction doivent respecter la structure de répertoires et les conventions d appellation suivantes : dossier principal sous-dossier sous-sous-dossier Veuillez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgcpwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de traiter les EDD et les pièces jointes dans leur format Le nom du dossier principal est habituellement le numéro de référence de la trousse de demande de soumissions; cependant, il peut être tout autre nom unique. Des «dossiers supplémentaires» peuvent être ajoutés, selon le besoin Compression de la structure de répertoires de l EDD d origine. Vous devez compresser votre répertoire de l EDD dans un fichier.zip pour le télécharger dans l AGAO. Si votre système d exploitation est Windows 7 (le système standard fournit par Services partagés Canada), suivez les étapes suivantes : 1) Créez votre structure de répertoires de l EDD et enregistrez vos fichiers dans les dossiers appropriés. 2) Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le dossier principal de votre structure de répertoires de l EDD. 3) Dans le menu contextuel, passez votre curseur sur Envoyer vers. 4) Dans le second menu contextuel, cliquez sur Dossier compressé. 5) Téléchargez votre dossier compressé dans l AGAO en suivant les étapes suivantes. Façonner l approvisionnement ensemble 18

19 7.3. Téléchargement d EDD et de pièces jointes d origine dans l AGAO Pour télécharger des pièces jointes dans l AGAO (notez que les EDD sont considérés comme des pièces jointes), cliquez sur Télécharger des pièces jointes dans la barre de menu à gauche. L AGAO affiche page de téléchargement. Veuillez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgcpwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de traiter les EDD et les pièces jointes dans leur format d origine. Entrez-y les informations suivantes : Fichier (obligatoire) cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier dans votre ordinateur. Langue (obligatoire) sélectionnez une langue. Format de page (facultatif) sélectionnez le format de la page. Nombre de pages (facultatif) entrez le nombre de pages. Cochez la case EDD (ensemble de dessins et de devis), s il y a lieu. Façonner l approvisionnement ensemble 19

20 Cliquez sur le bouton Enregistrer pour télécharger le fichier et enregistrer la description du fichier. L AGAO affiche un écran de confirmation. Veuillez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgcpwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de 7.4. Ajout de fichiers téléchargés à votre trousse de demande de soumissions Pour ajouter un fichier téléchargé à votre trousse de demande de soumissions, vous devez d'abord trouver la trousse dans votre file Attente pour traiter les pièces les jointes. EDD Cliquez et les sur le pièces nom de la trousse. jointes L'AGAO dans affiche leur l'avis format d'appel d'offres, ainsi que les documents et les pièces jointes déjà ajoutés à la trousse par l'entremise de l'eaa ou de l'agao. d origine. Cliquez sur le bouton Ajouter une pièce jointe. L'AGAO affiche une liste déroulante comprenant les pièces jointes disponibles qui ont été téléchargées précédemment suivant le processus décrit à la section 7.3. Façonner l approvisionnement ensemble 20

21 Sélectionnez la pièce jointe dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton Ajouter. Veuillez communiquer avec pour obtenir des instructions sur la façon de 7.5. Publication de votre trousse de demande de soumissions REMARQUE : Si vous n'avez pas inséré de signet dans votre trousse de demande de soumissions dans l'eaa (parce que vous traiter n aviez pas les besoin EDD d'ajouter et des les pièces jointes jointes dans leur format dans d'origine), leur alors format la trousse est publiée automatiquement par l'agao. Il n'est donc pas nécessaire d'ouvrir une session dans l'agao. d origine. Si vous avez inséré un signet dans votre trousse de demande de soumissions dans l'eaa (parce que vous avez des pièces jointes dans leur format d'origine ou un EDD), l'agao placera votre trousse dans votre file Attente pour les pièces jointes. L AGAO vous permet de joindre un nombre illimité de fichiers dans leur format d origine et ne publiera pas votre trousse de demande de soumissions tant que vous n aurez pas signalé que vous avez terminé. Pour ce faire, cochez la case à côté du nom de votre trousse de demande de soumissions dans votre file Attente pour les pièces jointes, puis cliquez sur le bouton Publier un avis près du haut de l'écran. Vous pouvez sélectionner plus d une trousse de demande de soumissions à la fois. Façonner l approvisionnement ensemble 21

22 Remarque : L'avis d'appel d'offres, les documents de demande de soumissions et les pièces jointes ajoutés à l'aide de l'eaa ne peuvent être modifiés qu en utilisant l EAA. Veuillez communiquer avec Raghav.Srikanth@tpsgcpwgsc.gc.ca pour obtenir des instructions sur la façon de traiter les EDD et les pièces jointes dans leur format d origine. Façonner l approvisionnement ensemble 22

23 8. Comment les autres ministères créent les trousses de demande de soumissions avec l AGAO seulement La présente section s adresse aux spécialistes de l'approvisionnement qui utilisent l'agao seulement. Remarque : Si vous êtes un utilisateur de l'eaa à TPSGC, vous pouvez sauter la présente section. En règle générale, les spécialistes de l approvisionnement dans les autres ministères (autres que TPSGC) utilisent l AGAO seulement. Un petit nombre de spécialistes de l approvisionnement au sein de TPSGC utilisent l AGAO seulement. Pour créer une trousse de demande de soumissions dans l AGAO, vous devez être soit un éditeur d appel d offres, soit un auteur d appel d offres. Le flux de travail pour créer une trousse de demande de soumissions dans l AGAO est le suivant : 1) Créez un avis d appel d offres toutes les trousses de demande de soumissions doivent contenir un avis d appel d offres. 2) Pour joindre des documents de demande de soumissions (comme une demande de propositions, une lettre d intention, une demande de prix, etc.), téléchargez-les d abord dans l AGAO, puis ajoutez-les à votre trousse de demande de soumissions. 3) Pour joindre d autres pièces jointes (comme des graphiques, des tableaux, des diagrammes, etc.), téléchargez-les d abord dans l AGAO, puis ajoutez-les à votre trousse de demande de soumissions. 4) Publiez la trousse de demande de soumissions. Les auteurs d appel d offres doivent obtenir l approbation de l éditeur pour la publier Créer un avis d appel d offres (obligatoire) Toutes les trousses de demande de soumissions doivent contenir un avis d'appel d'offres. Dans la barre de menu à gauche, cliquez sur Créer un avis d appel d offres. Façonner l approvisionnement ensemble 23

24 L AGAO affiche la page de la 1 re étape de la création de l avis d appel d offres. Indicateur de progrès Bouton Prochaine étape Remarque : Tous les champs de cette page sont obligatoires! Entrez ce qui suit : Numéro de la demande de soumissions Il s agit d un identificateur de la demande de soumissions émis par un ministère, à l exception de TPSGC. Le numéro de la demande de soumissions est visible dans les avis affichés publiquement dans le SEAOG. Titre (anglais) Titre (français) Description (anglais) Description (français) Cliquez sur le bouton Prochaine étape. Façonner l approvisionnement ensemble 24

25 L AGAO affiche la page de la 2 e étape de la création de l avis d appel d offres. Remarque : Tous les champs de cette page sont obligatoires! Type d appel d offres choisissez un type d appel d offres dans le menu déroulant. Façonner l approvisionnement ensemble 25

26 Les trois derniers champs permettent de sélectionner plusieurs éléments. Par exemple, il peut y avoir plus d une région de livraison pour l appel d offres en question. Pour sélectionner plusieurs éléments dans un même champ, gardez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les éléments souhaités. Accords commerciaux sélectionnez un ou plusieurs accords commerciaux. Région d opportunité sélectionnez une ou plusieurs régions visées par l occasion d affaires. Région de livraison sélectionnez une ou plusieurs régions de livraison. Cliquez sur le bouton Prochaine étape. L AGAO affiche la page de la 3 e étape de la création de l avis d appel d offres. Remarque : Tous les champs de cette page sont obligatoires! Façonner l approvisionnement ensemble 26

27 NIBS Le numéro d identification des biens et services (NIBS) est un système de classification utilisé par le gouvernement du Canada pour l achat de biens et de services. Cliquez dans la boîte et entrez un NIBS ou une description du produit. L'AGAO affiche une liste des NIBS qui correspondent à ce que vous avez entré. Sélectionnez une option. Vous pouvez insérer plus d'un NIBS en entrant tout simplement d autres NIBS. Si vous souhaitez supprimer un NIBS sélectionné, cliquez sur le «X» rouge à la fin de sa description. Valeur estimative de l achat sélectionnez une plage de valeur dans le menu déroulant. Méthode de demandes de soumissions sélectionnez une méthode dans le menu déroulant. Cliquez sur le bouton Prochaine étape. Façonner l approvisionnement ensemble 27

28 L AGAO affiche la page de la 4 e étape de la création de l avis d appel d offres. Pièce jointe matérielle IMPORTANT Cochez cette case seulement si vous devez aviser le fournisseur que des pièces jointes non-électroniques (comme des échantillons de tapis ou documents très complexes) font parties de cette demande de soumissions. Cette action NE TÉLÉCHARGERA PAS vos documents et pièces jointes électroniques. Ignorer les limites de la date de publication OBLIGATOIRE Cochez cette case pour outrepasser la date de publication générée à l échelle du système. Date de publication OBLIGATOIRE Entrez la date officielle à laquelle l appel d offres sera publié sur Achatsetventes.gc.ca. (L appel d offres ne sera pas publié avant la date que vous aurez choisie.). Date de clôture OBLIGATOIRE Entrez la date et l heure de clôture de l appel d offres à partir des menus déroulants. Champs de l autorité contractante FACULTATIF Les champs peuvent être remplis à l avance avec votre information, mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Nom du contact Numéro de téléphone du contact Numéro de fax du contact Adresse de la personne-ressource (Anglais) Adresse de la personne-ressource (Français) Façonner l approvisionnement ensemble 28

29 Cliquez sur le bouton Prochaine étape. L AGAO affiche la page Examiner qui vous permet de réviser l avis d appel d offres. Passer en revue votre appel d offres pour en vérifier l exactitude et y faire les modifications nécessaires. Cliquez sur le bouton Continuer. Façonner l approvisionnement ensemble 29

30 IMPORTANT : Avez-vous des documents ou des pièces jointes électroniques à ajouter à votre avis d appel d offres? L'avis d'appel d'offres est le seul élément obligatoire de votre trousse de demande de soumissions. Elle peut également comprendre deux types de fichiers électroniques facultatifs : 1) les documents de demande de soumissions, y compris les formulaires juridiques tels qu'une demande de propositions. ll s'agit toujours de deux documents en format PDF un en anglais et un en français; 2) d'autres pièces jointes électroniques qui fournissent des renseignements supplémentaires sur l'appel d'offres, comme des graphiques, des tableaux, des diagrammes, etc Télécharger et ajouter des documents de demandes de soumissions Le téléchargement et l ajout de documents de demande de soumissions (comme une demande de propositions, une lettre d intention, une demande de prix, etc.) est un processus qui comporte deux parties Télécharger des documents de demande de soumissions Cliquez d abord sur Télécharger des documents d invitation à soumissionner dans la barre de menu à gauche. L'AGAO affiche la page de téléchargement des documents de demande de soumissions. Façonner l approvisionnement ensemble 30

31 Entrez ce qui suit : Fichier anglais (obligatoire) cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier PDF dans votre ordinateur. Pages en anglais (facultatif) entrez le nombre de pages. Fichier français (obligatoire) cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier PDF dans votre ordinateur. Pages en français (facultatif) entrez le nombre de pages. Format de page (facultatif) sélectionnez le format de la page. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour télécharger les documents de demande de soumissions et la description du fichier. L'AGAO affiche un écran de confirmation. Façonner l approvisionnement ensemble 31

32 8.2.2 Ajouter vos documents de demande de soumissions Ensuite, ajoutez vos documents de demande de soumissions téléchargés à votre trousse de demande de soumissions. Vous devez d abord trouver la trousse dans votre file d attente Travaux en cours. Cliquez sur le nom de la trousse. L AGAO affiche l avis d appel d offres, ainsi que les documents et les pièces jointes déjà ajoutés à la trousse. Remarque : Les documents ou pièces jointes n ont pas encore été ajoutés à cette trousse de demande de soumissions. Cliquez sur Ajouter des documents d appel d offres pour ajouter votre document de demande de soumissions. L AGAO affiche une liste déroulante contenant les documents ou pièce jointes disponibles. Sélectionnez un document dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter. L AGAO affiche les fichiers ajoutés. Façonner l approvisionnement ensemble 32

33 Bouton Ajouter des documents d appel d offres Sélectionnez un document dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter Prenez note que cette trousse de demande de soumissions comprend maintenant deux documents de demande de soumissions Télécharger et ajouter des pièces jointes Le téléchargement et l ajout de pièces jointes électroniques (comme des graphiques, des tableaux, des diagrammes, etc.) est un processus qui comporte deux parties Télécharger vos pièces jointes Pour télécharger les pièces jointes, cliquez sur Télécharger des pièces jointes dans la barre de menu à gauche. Façonner l approvisionnement ensemble 33

34 L'AGAO affiche la page de téléchargement des pièces jointes. Entrez ce qui suit : Fichier (obligatoire) cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier dans votre ordinateur. Langue (obligatoire) sélectionnez une langue dans le menu déroulant. Format de page (facultatif) sélectionnez un format de page dans le menu déroulant. Nombre de pages (facultatif) insérez le nombre de pages que contient le fichier. Façonner l approvisionnement ensemble 34

35 Cochez la case EDD (ensemble de dessins et de devis), s il y a lieu. Un EDD est une collection de fichiers de spécifications techniques ou de pièces jointes dans leur format d origine organisée dans une structure de répertoires. Ceux-ci sont toujours téléchargés dans un seul fichier.zip. (La façon de compresser un EDD dans un fichier.zip est expliquée à la section 7.2.) Cliquez sur le bouton Enregistrer pour télécharger la pièce jointe et la description du fichier. L'AGAO affiche un écran de confirmation Ajouter vos pièces jointes Ensuite, ajoutez vos pièces jointes téléchargées à votre trousse de demande de soumissions. Vous devez d'abord trouver la trousse dans votre file d'attente des Travaux en cours. Cliquez sur le nom de la trousse. L'AGAO affiche l'avis d'appel d'offres, ainsi que les documents et les pièces jointes déjà ajoutés à la trousse. Prenez note qu aucune pièce jointe n a encore été ajoutée à cette trousse de demande de soumissions. Cliquez sur le bouton Ajouter une pièce jointe. L'AGAO affiche une liste déroulante contenant les documents ou les pièces jointes disponibles. Sélectionnez une pièce jointe dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter. Façonner l approvisionnement ensemble 35

36 Cliquez sur Ajouter une pièce jointe et sélectionnez la pièce jointe dans la liste déroulante. Cliquez sur Ajouter pour ajouter les pièces choisies. L AGAO affiche les fichiers ajoutés. Prenez note que cette trousse de demande de soumissions comprend maintenant plusieurs pièces jointes Publication de votre trousse de demande de soumissions IMPORTANT : Avant de tenter de publier votre trousse de demande de soumissions, vous DEVEZ vous assurer que tous les documents et pièces jointes requis sont en place. Si vous n avez pas encore téléchargé et ajouté vos documents et(ou) pièces jointes, vous DEVEZ le faire avant de publier votre trousse de demande de soumissions. Trouvez la trousse de demande de soumissions dans votre file d attente des Travaux en cours. Cliquez sur le nom de la trousse. L AGAO affiche l'avis d'appel d'offres, ainsi que les documents et les pièces jointes déjà ajoutés à la trousse. VÉRIFIEZ votre avis maintenant. S il manque des documents ou pièce jointes, ajoutez-les maintenant. Si votre trousse de demande de soumissions ne requiert pas de documents ou de pièces jointes, alors continuez. Façonner l approvisionnement ensemble 36

37 Voici ce à quoi ressemble une trousse de demande de soumissions SANS documents ou pièces jointes. Si l un des documents ou pièces jointes exigés est manquant, vous devez les télécharger et les ajouter à votre trousse de demande de soumissions (tel que décrit aux sections précédentes). Voici ce à quoi ressemble une trousse de demande de soumissions AVEC des documents ou pièces jointes. Seul un éditeur d'appel d'offres peut publier une trousse de demande de soumissions. Façonner l approvisionnement ensemble 37

38 Si vous êtes un auteur d'appel d'offres, vous devez demander l'approbation de votre éditeur. Sélectionnez la trousse de demande de soumissions dans votre file d'attente des Travaux en cours et cliquez sur le bouton Envoyer l'avis aux fins d approbation. L'AGAO transfère votre trousse de demande de soumissions dans votre file En attente d'approbation, ainsi que dans la file En attente d'approbation de votre éditeur. Si vous êtes un éditeur d'appel d'offres, vous pouvez approuver les demandes de publication de vos auteurs. Sélectionnez la trousse de demande de soumissions dans votre file En attente d'approbation et cliquez sur le bouton Approuver l'avis. Si vous ne souhaitez pas approuver l'avis, votre seul autre choix est de cliquer sur le bouton Retourner l'avis, qui retourne la trousse de demande de soumissions à la file d'attente des Travaux en cours de l'auteur. Si vous renvoyez l'avis, vous devriez envoyer un courriel explicatif à l'auteur. Si vous êtes un éditeur d'appel d'offres, vous pouvez approuver vos propres appels d'offres pour publication. Sélectionnez la trousse de demande de soumissions dans votre file d'attente des Travaux en cours et cliquez sur le bouton Approuver l'avis. Façonner l approvisionnement ensemble 38

39 Façonner l approvisionnement ensemble 39

40 9. Comment les autres ministères créent des modifications pour des appels d offres en utilisant l AGAO Cette section s adresse aux professionnels de l approvisionnement des autres ministères qui n utilisent que l AGAO. Remarque : Si vous travaillez à TPSGC et utilisez l EAA, passez à la section suivante. Pour créer une modification dans l AGAO, vous devez être un éditeur d appels d offres ou un auteur d appels d offres. Suivez les étapes suivantes pour créer, dans l AGAO, une modification pour un appel d offres publié Trouvez l appel d offres publié auquel vous voulez apporter une modification Dans le menu de gauche, sous Mes appels d offres, cliquez sur Avis publiés. Vous pouvez trouver votre appel d offres en entrant le Numéro d avis d appel d offre ou le Titre dans le champ de recherche correspondant. Une fois cette information entrée, cliquez sur Apply pour lancer la recherche. Façonner l approvisionnement ensemble 40

41 Utilisez le Numéro d avis d appel d offre ou le Titre pour trouver votre appel d offres 9.2. Créez et enregistrez une modification Pour créer une modification pour votre appel d offres publié, cliquez sur Nouvelle ébauche. Passez en revue le contenu de votre appel d offres publié, au besoin. Lorsque vous êtes satisfait de votre ébauche, cliquez sur Continuer pour enregistrer vos modifications. En ce faisant, vous créerez une ébauche de modification pour votre appel d offres publié. Important : Vous pourrez télécharger et ajouter des documents de demande de soumissions à la modification de votre appel d offres après avoir créé l ébauche de la modification. Les sections Télécharger et ajouter des documents de demandes de soumissions et Télécharger et ajouter des pièces jointes expliquent comment télécharger et ajouter des documents électroniques. Trouvez votre appel d offres publié et créez une Nouvelle ébauche Façonner l approvisionnement ensemble 41

42 Cliquez sur Continuer pour enregistrer vos changements 9.3. Apportez des changements à l ébauche de votre modification Vous pouvez accéder à l ébauche de votre modification pour changer son contenu en tout temps, jusqu à ce qu elle soit approuvée et publiée. Dans le menu de gauche, cliquez sur Travaux en cours et trouver votre modification d appel d offres. Une fois que vous avez votre modification d appel d offres devant vous, cliquez sur Modifier l ébauche pour effectuer des modifications supplémentaires. Lorsque vous avez effectué toutes vos modifications, cliquez sur Continuer et enregistrez votre travail. Vous pouvez répéter ces étapes à plusieurs reprises. Lorsque vous aurez apporté toutes vos modifications et révisé votre travail, vous serez prêt à soumettre votre modification aux fins d approbation et de publication. Cliquez sur Modifier l ébauche pour effectuer des modifications. Notez que le Numéro de modification changera pour refléter le fait que vous avez créé une nouvelle modification. Façonner l approvisionnement ensemble 42

43 9.4. Soumettez votre modification aux fins d approbation et de publication Dans le menu de gauche, cliquez sur Travaux en cours. Parmi les éléments de la liste, sélectionnez la modification que vous désirez soumettre aux fins d approbation et de publication. Parmi les options offertes au haut de la page, choisissez Envoyer l avis aux fins d approbation pour soumettre l ébauche de votre modification à l éditeur d appels d offres qui approuvera vos modifications aux fins de publication. Façonner l approvisionnement ensemble 43

44 10. Utilisation de Mes paramètres L éditeur d appel d offres La page Mes paramètres de l éditeur d appel d offres ressemble à ceci : Auteurs demandant un éditeur : affiche une liste des auteurs qui vous demandent d agir en tant que leur éditeur. Sélectionnez un ou plusieurs auteurs dans la liste et cliquez sur Accepter ou Rejeter. Auteurs acceptés : affiche une liste des auteurs pour lesquels vous avez accepté d agir en tant qu éditeur. Si vous n êtes plus responsable pour un ou plusieurs auteurs listés, sélectionnez les noms et cliquez sur Rejeter l auteur. Vos préférences d avis par courriel : l AGAO peut vous envoyer un courriel chaque fois que l état d une de vos trousses de demande de soumissions change (par ex., au moment où elle est approuvée pour publication). Désactiver l avis par courriel : désactive l avis de changement par courriel. Activer l avis par courriel : active l avis de changement par courriel. Façonner l approvisionnement ensemble 44

45 10.2. L auteur d appel d offres La page Mes paramètres de l auteur d appel d offres ressemble à ceci : Choisir un éditeur : affiche une liste de personnes qui peuvent agir en tant qu éditeur. Sélectionnez un des éditeurs dans la liste et cliquez sur Soumettre la demande. En attente d approbation : affiche l éditeur que vous avez choisi. Si vous souhaitez retirer la demande pour un éditeur, sélectionnez son nom et cliquez sur Retirer la demande. Éditeur accepté : affiche l éditeur qui vous a accepté comme auteur. Si vous voulez rejeter l éditeur, sélectionnez son nom et cliquez sur Rejeter l éditeur. Vos préférences d avis par courriel : l AGAO peut vous envoyer un courriel chaque fois que l état d une de vos trousses de demande de soumissions change (par ex., au moment où elle est approuvée pour publication). Désactiver l avis par courriel : désactive l avis de changement par courriel. Activer l avis par courriel : active l avis de changement par courriel. Façonner l approvisionnement ensemble 45

46 11. Foire aux questions sur l AGAO Foire aux questions générales Q : Comment puis-je retirer une trousse de demande de soumissions publiée? R : Un éditeur peut retirer une trousse de demande de soumissions de la publication. Q : Comment puis-je modifier mes coordonnées? R : Vous devez ouvrir une session dans Achatsetventes.gc.ca. Vos coordonnées comme, par exemple, votre adresse et votre numéro de téléphone, sont gérées par les comptes Achatsetventes.gc.ca au nom de toutes les applications que vous êtes autorisé à utiliser. Cliquez sur le lien formé par votre nom (coin supérieur droit de l'écran) pour obtenir les pages de gestion de compte. Vous pouvez apporter des modifications à cet endroit. Q : Pourquoi ne puis-je modifier mon nom, mon ministère ou mon adresse de courriel? R : Pour ouvrir une session dans Achatsetventes.gc.ca, vous devez utiliser vos justificatifs d identité ICP (Infrastructure à clés publiques) approuvés par le gouvernement du Canada, comme maclé. Vos justificatifs d identité maclé comprennent votre nom et le nom de votre ministère - ils ne peuvent pas être modifiés à moins d obtenir une nouvelle maclé. Les comptes Achatsetventes.gc.ca associés à votre courriel gouvernemental (les courriels privés ne sont pas autorisés) avec le nom et le ministère que fournit maclé. La seule façon de changer votre courriel est de créer un nouveau compte Achatsetventes.gc.ca. Q : Pourquoi les comptes Achatsetventes.gc.ca n utilisent-ils pas mon profil dans les Services d annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE)? R : Depuis le 13 mai 2013, les Services d annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) ne sont plus considérés comme étant sûrs ou suffisamment à jour pour fournir les renseignements à intégrer dans le profil et devant être utilisés dans les appels d offres. Une nouvelle version plus sécurisée de SAGE est actuellement mise en œuvre et devrait répondre à ces préoccupations. En ce moment, les comptes Achatsetventes.gc.ca extraient les renseignements de SAGE, mais ceuxci doivent être validés au moment de la création de votre compte. Q : Combien d éditeurs puis-je avoir? R : Vous pouvez demander un seul éditeur à la fois. Si vous êtes un éditeur, vous pouvez avoir n importe quel nombre d auteurs. (Il y a un minimum d'un éditeur par ministère.) Façonner l approvisionnement ensemble 46

47 Q : L écran de l AGAO de mon collègue affiche des menus et onglets différents des miens. Pourquoi? R : L AGAO personnalise l écran pour vous montrer uniquement les éléments que vous pouvez utiliser. Votre collègue peut avoir accès à des fonctions différentes en raison de ses tâches ou de son rôle dans l AGAO. (Un utilisateur de l'eaa, un auteur d'appel d'offres et un éditeur d'appel d'offres ont des écrans différents.) Q : Y a-t-il des limites de taille pour ce qui est des fichiers électroniques? R : Oui. Les téléchargements ne peuvent pas dépasser 1 Go (gigaoctet). Q : Comment les éléments non électroniques (tels que des échantillons de tissus, des échantillons de prototypes, des clés USB, etc.) seront-ils distribués? R : Les soumissionnaires peuvent demander des échantillons directement à l agent de négociation des contrats dont le nom figure dans l avis d appel d offres. Pour de plus amples renseignements, consultez la page suivante : Q : Des étiquettes sont-elles préparées pour moi si je dois envoyer des échantillons? R : Non. Q : Comment puis-je savoir qui s est prémuni de ma trousse de demande de soumissions? R : Veuillez consulter les documents Foires aux questions relatifs aux appels d offres. L AGAO est utilisé par les spécialistes de l approvisionnement du gouvernement du Canada pour préparer et publier les trousses des demandes de soumissions. Le site Appels d'offres ( est utilisé par les soumissionnaires pour visualiser les demandes de soumissions actives. Q : Comment puis-je savoir si la modification que j ai apportée à ma demande de soumissions a été envoyée aux soumissionnaires? R : Veuillez consulter les documents Foires aux questions relatifs aux appels d offres. Dès qu'elles sont publiées, les modifications sont accessibles aux soumissionnaires sur le site Appels d'offres à l'adresse Façonner l approvisionnement ensemble 47