MUTUALISATION : ET LES RH DANS TOUT CA? 28 ET 30 AVRIL 2015

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1 MUTUALISATION : ET LES RH DANS TOUT CA? 28 ET 30 AVRIL 2015

2 SOMMAIRE INTRODUCTION L INTEGRATION LES DIFFERENTS CAS DE FIGURE LES PROCEDURES A METTRE EN ŒUVRE L ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT LES EXIGENCES OPERATIONNELLES

3 L évolution de la réglementation INTRODUCTION Loi RCT, loi Maptam, loi NOTRe, loi de mars 2015 pour des communes fortes et vivantes (notion de communes nouvelles) et la pression financière: Baisse des dotations de l Etat et de la capacité d auto financement des collectivités ex: d une commune de h: baisse de à des dotations à compter de 2017 Nécessité de réaliser des arbitrages en dépense = redéfinir les modes de gestion (mutualisation, fusion, etc.) et les choix en termes de niveaux de services publics L historique de «grandes» collectivités et le foisonnement des initiatives locales Le choix politique (périmètre géographique, compétences, répartition des charges)

4 LES DIFFERENTES FORMES D INTEGRATION

5 LES DIFFERENTS NIVEAUX D INTEGRATION Niveau 1 La coopération La prestation de service les ententes, les conventions et conférences intercommunales et intercommunautaires La gestion mutualisée de l achat public Niveau 2 La mutualisation La création de services communs La mise à disposition Partage de moyens matériels et équipements Niveau 3 Le transfert de compétences Exemple: Transfert du service eau et assainissement

6 DIFFERENTES FORMES D INTEGRATION Coopération : prestations de services, groupements de commandes, échange d heures de travail entre 2 collectivités voisines Mutualisation : Rapprochement ville centre et intercommunalité, mutualisation entre intercommunalité et quelques communes ou l ensemble des communes Pas de perte de décision pour l autorité territoriale (ex : communes) Transfert de compétences : accroissement des missions de l intercommunalité avec la création ou le transfert de compétences Les décisions relèvent de l EPCI Autres formes de collaboration : entre intercommunalité ou création de communes nouvelles

7 LES DIFFERENTS CAS DE FIGURE

8 LA COOPERATION

9 LA COOPERATION Prestation de service : Exemple : une commune réalise des travaux de voirie pour sa commune voisine (pas d agent technique, pas de matériel) : définition d un nombre d heures Ententes, conventions intercommunales et intercommunautaires: Exemple : la définition d une politique touristique sur un territoire plus large que l intercommunalité (2 intercos par exemple) La gestion mutualisée de l achat public Exemple : un groupement de commandes pour l achat de la téléphonie, pour un courtier en assurance Toute forme de coopération entre collectivités : prêt de matériel, etc

10 Mutualisation de services et situation du personnel: quels choix juridiques?

11 LA MUTUALISATION: DEFINITION Il n existe pas de définition juridique de la mutualisation. La mutualisation consiste en la mise en commun de moyens et/ou de services entre différentes structures. L autorité territoriale reste décisionnaire (différent du transfert de compétences) Elle peut porter sur: *des moyens humains (mise à disposition de personnel) *des moyens financiers (cofinancement, achat groupé) *des moyens logistiques (mise à disposition de matériel ou de locaux) La mutualisation peut concerner les communes entre elles, les communes et leur EPCI à fiscalité propre mais aussi des établissements publics entre eux (ex: syndicat mixte)

12 Les enjeux de la mutualisation Enjeux d optimisation des moyens et des ressources Concrétiser des initiatives collectives alors même qu une collectivité n aurait pas pu les conduire de manière isolée Conforter ou pérenniser certains services publics de proximité Enjeux d expertise Professionnaliser et sécuriser les opérations complexes (marchés publics, gestion des carrières, urbanisme et droit des sols, ingénierie, ) Engager une démarche GPEC partagée Enjeux de solidarité Conforter la solidarité intercommunale et le maillage du territoire Partager les savoir-faire sur un territoire entre collectivités voisines

13 EXEMPLE DU DROIT D INSTRUCTION DES SOLS Désengagement de l Etat sur la compétence instruction du droit des sols Exemple de modes de gestion: Création d un service communautaire à disposition de toutes les communes membres ou seulement de celles qui y adhèrent Création d un service commun entre la comcom et la Ville centre (cas le plus fréquent) ou plusieurs communes

14 LA CREATION D UN SERVICE COMMUNAUTAIRE L intercommunalité créé un service pour proposer des services aux communes qui choisissent d y adhérer Situation du personnel: Le personnel est recruté par l intercommunalité et intervient pour les communes membres.

15 LE SERVICE COMMUN Exemple : création d un service commun RH entre la CC et la Ville Centre La mise en place de services communs est possible entre communes et EPCI (ou entre CIAS et EPCI) Elle concerne les missions opérationnelles et les missions fonctionnelles limitativement énumérées : gestion du personnel (à l exception des missions du CDG 1 ), gestion administrative et financière, informatique, expertise juridique, instruction de décisions (exemple : décision d urbanisme) Il est nécessaire d élaborer une fiche d impact annexée à la convention qui précise notamment : les effets sur l organisation et les conditions de travail les impacts financiers Article L du CGCT 1 «à l exception des missions mentionnées à l article 23 de la loi du 26 janvier 1984 pour les communes et EPCI obligatoirement affiliées à un Centre de gestion»

16 LE SERVICE COMMUN La situation du personnel Agents exerçant les fonctions en totalité au sein du service commun Transfert de plein droit Avis CAP de la ou des communes membres pour les fonctionnaires Maintien du régime indemnitaire et avantages Agents exerçant partiellement les fonctions au sein du service mis en commun Non réglé par le CGCT La DGCL considère que ces agents seront mis à disposition (mise à disposition de droit commun article 61 et 61-1 de la loi n du 26 janvier 1984) donc accord de l agent, avis de la CAP d origine, information de l organe délibérant et convention de mise à disposition

17 Financement du service - Pas de facturation ; - Facturation à l acte (ex : coût au bulletin de paie, coût à l acte d urbanisme) - Définition d une clé de répartition (ex : proratisation en fonction des effectifs)

18 Transfert de compétences (Transfert intégral ou transfert partiel)

19 TRANSFERT INTEGRAL D UNE COMPETENCE D UNE COMMUNE A UN EPCI Exemple : transfert compétences voirie à l intercommunalité Transfert compétences eau et assainissement Agents exerçant la totalité de leurs fonctions dans un service ou une partie de service transféré: Transfert de plein droit des fonctionnaires et agents non titulaires Mobilité de plein droit (suppression-nouvel acte-modification du tableau des emplois) Maintien des conditions de statut et d emploi initiales Avis préalable des CT Régime indemnitaire et avantages Délibérations conjointes Article L alinéas 1 à 3 du CGCT

20 Exemple : transfert compétences voirie à l intercommunalité Transfert compétences eau et assainissement TRANSFERT INTEGRAL D UNE COMPETENCE D UNE COMMUNE A UN EPCI Agents exerçant en partie leurs fonctions dans un service ou une partie de service transférée (ex : un agent technique polyvalent qui réalise des missions de voirie et de bâtiment) L agent peut accepter ou refuser le transfert : Si l agent accepte le transfert : maintien des conditions de statut initiales, maintien de la rémunération et des avantages acquis Si l agent refuse le transfert il sera mis à disposition de plein droit sans limitation de durée: L agent est placé sous l autorité fonctionnelle du président de l EPCI mais reste géré par la collectivité d origine Pas de changement des conditions d emploi Convention de mise à disposition

21 TRANSFERT PARTIEL DE COMPETENCE D UNE COMMUNE A UN EPCI Exemple : Au sein de la compétence «jeunesse», transfert des missions petite enfance Dans le cadre d un transfert partiel de compétence à un EPCI le service communal est mis à disposition pour l exercice de la compétence transférée Situation des agents: Mise à disposition de plein droit sans limitation de durée des fonctionnaires et agents non-titulaires Avis des CT et convention Sous l autorité fonctionnelle du Président de l EPCI Régime indemnitaire et avantages Article L alinéa 4 du CGCT

22 LA FUSION D EPCI

23 LA FUSION D EPCI En cas de fusion de plusieurs EPCI dont au moins un à fiscalité propre: Les compétences transférées par les communes ou établissements publics existants avant la fusion sont exercées par le nouvel établissement. L ensemble du personnel est transféré de plein droit: Maintien des conditions statutaires initiales Maintien de la rémunération et des avantages acquis Peut générer la création d un CT (seuil du nombre d agents) Commune Commune Comcom1 Commune Communauté de communes fusionnée Commune Commune Comcom 2 Commune Commune Commune Article L alinéas 1 à 3 du CGCT

24 LA DISSOLUTION DE COLLECTIVITES

25 LA DISSOLUTION DE COLLECTIVITE Lorsqu'une communauté de communes ou un syndicat est dissous, les compétences reviennent aux communes (ou EPCI) membres. Commune Syndicat intercommunal de voirie Compétence voirie Compétence voirie Commune Compétence voirie Article L du CGCT = EPCI; article L du CGCT = Syndicats de communes; article L du CGCT = Syndicats mixtes

26 LA DISSOLUTION DE COLLECTIVITE Exemple : dissolution d un syndicat de voirie sans transfert de compétences à l intercommunalité, Syndicat d électrification Situation du personnel: Le personnel de l établissement dissous pour lesquelles aucune solution n a pu être anticipé est réparti selon les statuts ou à défaut par arrêté du Préfet Avis CAP Nomination des agents dans un emploi correspondant à leur grade et en tenant compte de leurs droits acquis (traitement, nature de l engagement ) Article L du CGCT = EPCI; article L du CGCT = Syndicats de communes; article L du CGCT = Syndicats mixtes

27 LA COMMUNE NOUVELLE

28 LA COMMUNE NOUVELLE Il s agit de la création d une commune nouvelle en lieu et place de communes contigües ou d un EPCI qui souhaiterait se transformer en une commune nouvelle Commune 1 Commune 2 Commune nouvelle Situation du personnel: Transfert du personnel des communes et des EPCI supprimés Conditions de statut et d emploi maintenues Régime indemnitaire et avantages acquis Peut générer la création d un CT (seuil du nombre d agents) Article L , II, alinéa 5 du CGCT

29 Les éléments communs de procédure

30 LES ELEMENTS COMMUNS DE PROCEDURE Préalablement au transfert ou à la mise à disposition : Commune ou collectivité d origine Comité technique(organisation de service) CAP EPCI ou collectivité d accueil Comité technique(organisation de service) Création des emplois correspondants Modification du tableau des effectifs Déclaration de vacance d emploi

31 LES ELEMENTS COMMUNS DE PROCEDURE Au moment du transfert ou de la mise à disposition : Commune ou collectivité d origine Suppression des emplois Modification du tableau des emplois et des effectifs Convention de mise à disposition de service EPCI ou collectivité d accueil Arrêté de nomination Avenant au contrat de travail Convention de mise à disposition de service

32 La continuité dans la situation administrative de l agent

33 CONTINUITE DANS LA SITUATION ADMINISTRATIVE DE L AGENT L agent est maintenu dans la position statutaire qu il détenait au moment du transfert ou de la mise à disposition en cas de: Détachement (sauf pour le fonctionnaire détaché pour une longue durée hors de sa collectivité et dont l emploi d origine n est plus vacant) Disponibilité Congé parental Mise à disposition Les agents indisponibles physiquement: La situation des agents en indisponibilité physique (CMO, CLM, CLD, AT, maternité etc) au moment du transfert ou de la mise à disposition n a aucune incidence sur ces dispositifs L agent conserve également ses droits acquis et peut les faire valoir auprès de la collectivité d accueil pour: Les congés annuels de base Le CET Le DIF

34 L ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT

35 QUELS QUESTIONNEMENTS POSSIBLES? L actualité, les différentes modalités de changements vont générer des interrogations et/ou des inquiétudes de la part de la collectivité (quelle mise en œuvre?) mais aussi de la part des agents (sur leur devenir) : Du point de vue de la collectivité : - Comment traiter les écarts de rémunération? - Comment harmoniser les temps de travail? - Si la mutualisation donne lieu à des sur-effectifs, comment les résorber? - Quelle communication mettre en place?

36 QUELS QUESTIONNEMENTS POSSIBLES? Du point de vue des agents : - Est-ce que je vais devoir changer de collectivité? Où vais-je travailler? - Qui sera mon responsable? - 2 responsables : hiérarchique / fonctionnel : priorisation, consignes contradictoires ; - Ma rémunération va-t-elle changer? - Mon temps de travail et mon planning seront-t-ils les mêmes? Impact sur l organisation personnelle (trajet domicile / travail) ; - Quelles seront mes missions? Vont-elles changer? - Changement des conditions d emploi : lieu de travail, planning ; - Inquiétudes sur l adaptation à plusieurs modes de fonctionnement : documents d urbanisme, éléments de rémunération, etc ; - Et si il y a deux responsables pour le même service, comment cela va-t-il se passer?

37 QUELS QUESTIONNEMENTS POSSIBLES? Des questionnements ou impacts possibles selon les cas de figure : Exemple : création d un service d instruction du droit des sols Si l agent change d employeur : - Quitter son équipe de travail et en intégrer une nouvelle (ambiance ) ; - Identité de la nouvelle équipe : intégration d agents de différentes structures : pratiques, comparaison des conditions d emploi, culture ; Si l agent ne change pas d employeur mais est mis à disposition pour une partie du temps de travail : - Le travail dans 2 ou plusieurs équipes (intégration, notion d appartenance à une équipe) ;

38 QUELS QUESTIONNEMENTS POSSIBLES? Des questionnements ou impacts possibles selon les cas de figure : En cas de suppression d une collectivité : Exemple : dissolution d un syndicat - Eclatement de l équipe ; - Inquiétude sur l avenir ; - Pas de poste vacant : impact sur l agent, dévalorisation («plus rien à faire») - Changement de conditions d emploi (temps de travail par exemple) - Impact sur l organisation personnelle (trajet domicile / travail par exemple) - Evolution des missions confiées

39 LES LEVIERS A MOBILISER

40 LES LEVIERS TRANSVERSAUX Différents leviers à disposition de la collectivité pour faciliter la mise en œuvre et l accompagnement au changement : Sur le plan organisationnel : - Réfléchir et définir une organisation cible indépendante des agents ; - Définir des étapes intermédiaires pour la mise en œuvre ; - Actualisation de l organigramme ; - Création / actualisation de fiches de poste cible ; - Tout départ d un agent doit donner lieu à une réflexion sur l organisation au sein de la collectivité et sur le territoire : - Exemple : départ d un Secrétaire Général : Possibilité de mutualisation avec la commune voisine? Avec l EPCI?

41 LES LEVIERS TRANSVERSAUX Sur le plan managérial : - L entretien professionnel : explication du changement, appropriation des missions, intégration dans la nouvelle équipe, besoins en formation, souhaits d évolution, de mobilité, de changement de métier ; - Un entretien individuel avec chaque agent concerné par le changement : explication, écoute, (re)mobilisation : à réaliser au moment de la construction de la démarche et régulièrement (points d étapes, ajustements, etc) ; - Responsabilisation des agents dans leur parcours/projet professionnel : les encourager à être acteurs ; - Accompagnement individualisé : changement de poste, mobilité ; - Elaboration d un projet de service : travail commun sur les pratiques, les modalités de fonctionnement, l identité de l équipe - Réunions de services à la mise en place et régulièrement

42 LES LEVIERS PLUS CIBLES Selon les cas de figure, des leviers à mobiliser pour faciliter la mise en œuvre : - Des rencontres à la mise en place et régulièrement avec les interlocuteurs au sein des collectivités : présentation du fonctionnement, échanges sur les pratiques, élaboration de procédures, ajustements ; - Des points à la mise en place et régulièrement : responsable hiérarchique / fonctionnel / agent : point d étape, ajustements ; - Rechercher des solutions organisationnelles sur le territoire : recherche de reconfiguration de postes à temps complet - Entretien professionnel : préparation en amont de l entretien professionnel (responsable hiérarchique et fonctionnel) - Réflexion sur l organisation : métiers sensibles, nouveaux métiers (si augmentation de la taille de la structure) ; - Si absence de poste vacant : définition d un plan d action pour le repositionnement de l agent (interne ou externe)

43 LE ROLE DU MANAGEMENT

44 MANAGEMENT Le rôle de l encadrement : - A tout niveau : l encadrement doit être associé, informé, mobilisé comme porteur du changement auprès des équipes ; - Rôle auprès des «nouvelles équipes» : (re)construction de l identité, modes de fonctionnement ; - Transparence et clarté : information, pas de promesse («ne vous inquiétez pas, ça ne change rien pour vous»), procédures de recrutement (choix objectif des agents, surtout si sur-effectif) - La responsabilisation des agents : (re)mobilisation, incitation à être acteur de son parcours, de son projet Point de vigilance les encadrants se sentant eux-mêmes en insécurité : - Sur-effectif ; - Capacité à assumer les nouvelles missions ; - Devenir sur le territoire

45 LA CONDUITE DU CHANGEMENT

46 LA CONDUITE DU CHANGEMENT Un pilotage en mode projet : planning, acteurs, enjeux, objectifs, plan de communication, le suivi et l évaluation ; Communication : - Tout au long de la démarche : définition du projet, mise en œuvre, suivi ; - A chaque niveau de la ligne managériale et jusqu aux agents de terrain en fonction de l avancement ; - Communication collective (réunions, journal de projet) : explication générale, informations, réponses aux questions collectives ; - Communication aux partenaires sociaux tout au long de la construction du projet ; - Communication individuelle (entretiens réguliers) : agents impactés : explication, questions, expression des inquiétudes ; Implication : Implication à tout niveau en fonction de l avancement et dans un cadre défini : identification des opportunités, des freins et leviers possibles, procédures de travail, modes de fonctionnement Formation : Appropriation des missions, évolution des missions, changement de métier, maintien de l employabilité

47 UNE GPEC DE TERRITOIRE

48 GPEC SUR LE TERRITOIRE Réflexion sur l ensemble du territoire : - Quelles compétences sur le territoire : aujourd hui, à moyen terme? - Cartographie des métiers : quels métiers sur le territoire : aujourd hui, à moyen terme? - Référentiel de compétences par métier : identification de passerelles, de parcours de mobilité, d évolution ; - Anticipation des départs ; - Identification des nouveaux métiers, des métiers sensibles ; - Plans de formation collectifs et individuels

49 Les exigences opérationnelles

50 LES EXIGENCES OPERATIONNELLES Etat des lieux des politiques RH (emploi / rémunération) - Emplois et effectifs sur le territoire, pyramide des âges, rémunération, temps de travail, protection sociale. - Enjeux : - Connaître les points de convergence et les différences, les comparer ; - Identification d une stratégie cohérente cible (ex : politique de rémunération) : les différentes hypothèses envisageables, la décision, la mise en œuvre (y compris les étapes intermédiaires) ; - Identification des impacts : création / suppression des instances représentatives du personnel en fonction des seuils ; - Identifier des opportunités de mutualisation, transfert (au regard des départs par exemple) ; - Communiquer sur les différences, les expliquer ; - Avoir une vision globale sur le territoire : prise en compte des différences et limiter des écarts trop conséquents entre collectivités, tendre à harmoniser progressivement

51 LES EXIGENCES OPERATIONNELLES Les sur-effectifs Différentes situations peuvent générer des sur-effectifs à tout niveau (cadres, agents opérationnels) Mobiliser les leviers de la GPEC pour anticiper et résorber les situations de sureffectifs : - Après avoir défini l organisation cible identification des sur-effectifs, des nouveaux métiers, des métiers sensibles, des métiers amenés à disparaître ; - Définir un plan d action : résorption des sur-effectifs par l activation de leviers : bilan professionnel, mobilité, plan de formation (exemple : changement de métier) - Recrutement : - Diffusion et affichage des offres d emploi(sur l ensemble du territoire) Elargir le périmètre de réflexion (territoires voisins, CDG)

52 LES EXIGENCES OPERATIONNELLES Qualité de vie au travail : Un contexte de reconfiguration des territoires pouvant générer des inquiétudes, des troubles psychosociaux au sein des équipes (encadrement, agents opérationnels). Nécessité de : Mettre en place des lieux de discussion et d échange : questions, inquiétudes, observations, pistes d évolution Intégrer ce volet dans le document unique

53 LES EXIGENCES OPERATIONNELLES Mise en commun des outils: Chaque collectivité et intercommunalité possèdent aujourd hui un logiciel ou un système d information pour gérer ses RH. Il faut que ces outils puissent communiquer entre eux pour mutualiser les fonctions RH Ex: paie / carrière / gestion des accidents de travail Création d instances communes: Mise en place de Comité techniques communs ou de CHSCT communs

54 REFERENCES JURIDIQUES Code Général des Collectivités Territoriales (C.G.C.T.). Loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des Fonctionnaires, Loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, Loi n du 12 juillet 1999 relative au renforcement et à la simplification de la coopération intercommunale, Loi n du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales, La loi MAPTAM n du 27 janvier 2014, loi de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles, Loi n du 16 mars 2015 pour des communes fortes et vivantes.

55 LE CDG VOUS ACCOMPAGNE A votre disposition: Service des consultants (accompagnement au changement, conseil en organisation) Contacts: Isabelle COSSEC icossec@cdg29.fr Service des conseillers RH (conseil statutaire) Contacts: Jean-Luc CROZAFON jcrozafon@cdg29.fr / Emilie LABOUS-TALANDIER etalandier@cdg29.fr Votre conseiller RH Site internet du CDG: Diaporama réunion Tableau récapitulatif des modes d intégration Modèles d actes

56 Vos questions