Sécurisation avancée des données de cartes bancaires Guide Hôtel v1.0 SECURISATION AVANCEE DES DONNEES BANCAIRES. Guide Hôtel

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1 SECURISATION AVANCEE DES DONNEES BANCAIRES Guide Hôtel Février

2 Table des Matières 1. PRESENTATION GENERALE 2. PRESENTATION TECHNIQUE 3. GENERER VOTRE CODE D ACCES 4. CONSULTER LES COORDONNEES BANCAIRES D UNE RESERVATION CREATION D UN CODE D ACCES 5. COMMENT RECUPERER SON CODE D ACCES 6. REGENERER UN NOUVEAU CODE D ACCES EN CAS DE VOL OU DE COMPROMISSION 7. REINITIALISER SON CODE D ACCES EN CAS DE PERTE DU CODE DE RECUPERATION 8. ACCES AUX FONCTIONNALITES SECURITE RESERVIT 9. ANNEXES 2

3 1. PRESENTATION GENERALE Dans le cadre de nouveaux partenariats internationaux (Tour Opérateurs et chaînes), des demandes croissantes de la part de distributeurs, de l'évolution des législations et des risques de plus en plus importants compte tenu du nombre de transactions en constante augmentation (plus d'un million de transactions en 2010), il est indispensable que ReservIT renforce la sécurisation des cartes bancaires. L objectif à terme pour Interface Technologies est de passer la «certification PCI». L organisme PCI Security Standards Council (Payment Card Industry Security Standards Council - qui délivre le certificat du même nom, a été créé par les principaux réseaux de cartes de crédits (Amex, Discover, JCB, MasterCard & Visa) afin de renforcer la sécurité des données des titulaires de cartes et de faciliter l'adoption de mesures de sécurité uniformes à l échelle mondiale. Devant le nombre de transactions de plus en plus important sur Internet, cette certification se développe et tend à devenir un standard international exigé par de plus en plus d'acteurs à travers le monde. Cette démarche va créer de nouvelles opportunités de connectivité avec des systèmes de distributeur et offrir à tous de nouvelles garanties en permettant un traitement optimum des informations bancaires. Cette démarche va nécessiter quelques ajustements dans la gestion de ReservIT qui sont décrits ci-dessous. a. La mise en place d un code d accès spécifique aux cartes bancaires Chaque carte bancaire sera codée avant d être stockée dans ReservIT. Parallèlement, un code d accès, spécifique à votre établissement, permettra de décrypter les numéros des cartes de crédit stockées dans ReservIT pendant 7 jours après le départ du client. Pour pouvoir respecter les contraintes de sécurité qui sont exigées en rendant absolument inviolable le codage des cartes de crédit, le code d accès sera extrêmement long et ne pourra être saisi manuellement (utilisation de la fonction copier/coller). Celui-ci sera le seul moyen pour visualiser les cartes de crédit. En conséquence une fois la sécurisation activée, dès que vous souhaitez visualiser les informations d une carte de crédit à partir de ReservIT, il vous sera demandé d activer l encodage des cartes (à réaliser une seule fois). Cette procédure consistera : - A vous proposer de recevoir votre code d accès sur une adresse spécifique ; - A vous proposer de mémoriser ce code sur votre ordinateur pour éviter la saisie à chaque consultation de carte ; 3

4 - A vous notifier qu en cas de perte de ce code, un nouveau code pourra vous être fourni, mais que cependant, ce code ne permettra pas de décrypter les cartes de crédit encodées précédemment. En cas de perte du code d accès, une procédure de récupération est prévue. Pour cela, des codes de récupération seront générés pour chaque code d accès. Il sera nécessaire de disposer de 2 codes de récupération pour reconstituer le code d accès. Les codes de récupérations seront distribués respectivement à l établissement et à votre chaîne (ou à IT pour les ReservIT Hôtels). Des détails seront donnés dans ce document sur la procédure de récupération des codes d'accès via des écrans dans ReservIT Manager. b. Le non-stockage des cryptogrammes (CVV) : Le stockage des cryptogrammes ou CVV (les 3 chiffres au dos des cartes) n'est plus autorisé. Par conséquent, le CVV ne pourra être récupéré que pour être transmis à des systèmes eux-mêmes PCI. Ces systèmes peuvent être : - Un logiciel de gestion d hôtel (PMS) certifiés PCI; - Un système de paiement ou un système de stockage de CB, comme Paybox. Si le CVV ne peut pas être transmis à un système externe certifié PCI, seul le numéro de la CB sera conservé et visible dans ReservIT, sans le CVV associé. En conséquence, le CVV ne sera plus stocké dans ReservIT. Par contre, il sera toujours demandé au niveau du formulaire d identification pour une éventuelle transmission à un système PCI. Il est important de préciser qu il est tout a fait possible de débiter une carte de crédit en mode VAD (vente à distance) sans le CVV sur un TPE en cas de No-Show et que les garanties offertes sont identiques. Les banques des établissements sont à même de communiquer les informations complémentaires concernant ce mode de fonctionnement. c. Des évolutions dans les interfaces PMS Dès lors que notre certification PCI sera effective, ReservIT ne pourra plus transmettre les informations sur la carte bancaire aux PMS qui ne seront pas eux mêmes PCI. 4

5 2. PRESENTATION TECHNIQUE Les numéros de carte de crédit sont des données sensibles qu il est indispensable de protéger en les encodant dans la base de données (cryptage). Utilisation du Cryptage dans le cadre de ReservIT Dans le cas de ReservIT, chaque hôtel se verra remettre un code d accès qui lui permettra de décoder les cartes de crédit. Ce code sera unique par hôtel, ce qui veut dire qu un établissement appartenant à plusieurs chaînes utilisera toujours le même code pour décoder ses cartes de crédit quelque soit la chaîne à l origine de la réservation. Chaque fois que ReservIT reçoit une carte de crédit pour l hôtel, et quel qu en soit la source (web, call center, distributeur), elle est encodée et stockée telle quelle dans la base de données. Avantage du Cryptage A partir du moment où ReservIT ne connaît pas le code d accès de l hôtel, il est impossible à quiconque de décoder les cartes de crédit. De cette manière si le système est compromis (ex. suite à une attaque de hackers) et que la base de données est volée, il sera impossible de décrypter les cartes et de les utiliser. Le système est alors complètement sécuritaire. Concrètement cela se traduit par l utilisation d un code d accès pour visualiser les informations de cartes bancaires. Ce code sera remis à l hôtel. Pour chaque code d accès, des codes de récupération seront générés : un code sera remis à l hôtel et un autre à la chaîne (Interface Technologies en possède un pour les cas d extrême urgence). Il sera nécessaire de disposer de 2 codes de récupération (sur les 3 émis) afin de reconstituer un code d accès. Le code d accès est indispensable dans les cas suivants : - Consultation les informations bancaires - Changement de code d accès - Réinitialisation du code d accès en cas de perte du code de récupération Deux codes de récupération sont indispensables dans le cas suivant : - Demande de renvoi du code d accès en cas de perte Le code d accès est une suite de 260 caractères alphanumériques. Le code de récupération est une suite de 522 caractères alphanumériques. Il y a 3 codes de récupération générés pour chaque code d accès. 5

6 Au niveau de l hôtel : - Code d accès envoyé à l hôtel - Codes de récupération : o 1 code envoyé à l hôtel o 1 code envoyé à la chaîne o 1 code envoyé à Interface Technologies Trois fonctionnalités sont disponibles au niveau du menu Hôtel: Renvoyer le code d accès. Changer de code d accès. Réinitialiser le code d accès. 3. GENERER VOTRE CODE D ACCES L activation des mesures de sécurisation avancées des coordonnées bancaires se fera de manière automatique lors de votre premier accès aux coordonnées bancaires d une réservation effectuée après le 12 Février NB : Le chemin d accès à la consultation des données bancaires d une réservation reste inchangé : Réservation > Gestion. Puis vous recherchez la réservation que vous souhaitez consulter et enfin vous cliquez sur le nom du client afin de consulter ses références bancaires. Lors de cette première consultation suite à l activation des mesures avancées vous aurez l écran suivant : 6

7 Afin de consulter les informations de cartes bancaires veuillez cliquer sur le lien en bas de page : «Cliquez ici pour voir ou modifier les informations bancaires du client» une nouvelle fenêtre s ouvre alors comme suit : Vous devez alors saisir l adresse de votre choix qui sera stockée dans ReservIT pour tous les échanges de données sensibles concernant la sécurité (code d accès, code de récupération). 7

8 Veuillez suivre les instructions et validez toutes les fenêtres une fois que toutes les informations que vous avez renseignées vous semblent correctes. Vous allez recevoir un avec un lien cliquable afin de vérifier que votre adresse fonctionne correctement. Cliquez alors sur le lien présent dans le message afin de poursuivre l activation. (cf. Annexe 1) Une fois que vous avez cliqué sur le lien contenu dans l vous revenez automatiquement sur le manager ReservIT et une fenêtre s affiche vous demandant la confirmation de l activation de la sécurisation avancée des données bancaires : Vous avez la possibilité de stocker votre code d accès sur l ordinateur afin que vous n ayez plus à le renseigner lors de vos prochaines consultations. Cliquez sur Valider afin de poursuivre l activation. A ce stade vous allez recevoir deux s de la part de ReservIT. Le premier contient votre code d accès (cf. Annexe 2) Le deuxième contient votre partie du code de récupération. (cf. Annexe 3) Nous vous recommandons de vérifier que votre messagerie accepte tous les messages en provenance d expéditeurs inconnus ou de configurer votre logiciel antispam de façon à les recevoir une fois l activation effectuée. 4. CONSULTER LES DONNEES BANCAIRES D UNE RESERVATION 8

9 La procédure de consultation des réservations et des coordonnées bancaires correspondantes reste inchangée à savoir aller dans la partie Gestion des réservations et cliquer sur le nom du client. Lorsque vous cliquez une fenêtre apparaitra comme suit : Il vous est alors demandé de renseigner le code d accès dans le champ prévu à cet effet. Astuce : Vous avez la possibilité d utiliser la fonction copier et coller depuis l contenant ce code d accès pour le renseigner dans la fenêtre pop-up. Vous avez également la possibilité de mémoriser ce code d accès sur votre ordinateur afin de ne plus avoir à le saisir lors de consultations futures. Nous vous recommandons de mémoriser ce code uniquement sur un ordinateur partagé avec des utilisateurs de confiance afin d éviter toute compromission. 5. COMMENT RECUPERER SON CODE D ACCES Si vous avez égaré votre code d accès et que vous ne l avez pas sauvegardé sur votre ordinateur il vous est possible de demander son renvoi par . Pour cela vous aurez besoin de deux codes de récupération : Celui qui est propre à votre établissement et que vous avez reçu par au moment de l activation de la sécurisation avancée des données bancaires. Celui de votre Chaîne ou ReservIT Hôtel le cas échéant. Pour le recevoir par vous devez en faire la demande auprès de votre contact habituel de votre Chaîne ou auprès de votre Chargé de Compte dédié ReservIT Hôtel. 9

10 Une fois que vous avez les deux codes de récupération vous devez les renseigner dans l écran prévu à cet effet, comme suit : Accès via le manager : Configuration > Protection inf. bancaires > Renvoyer le code d accès 10

11 6. REGENERER UN NOUVEAU CODE D ACCES EN CAS DE VOL OU DE COMPROMISSION Vous avez la possibilité de générer un nouveau code d accès qui sera différend de celui que vous utilisez actuellement si vous pensez qu il a été volé ou compromis et qu il peut donc potentiellement être utilisé à des fins frauduleuses. Vous avez également la possibilité de faire cette demande de manière préventive comme par exemple lors du départ d un de vos collaborateurs ayant eu accès à ce code. Pour effectuer ce changement vous avez besoin de votre code d accès actuel à renseigner dans le champs prévu à cet effet dans l écran suivant : Accès via le manager : Configuration > Protection inf. bancaires > Changer de code d accès 11

12 7. REINITIALISER VOTRE CODE D ACCES EN CAS DE PERTE DU CODE DE RECUPERATION Cet écran vous permet de réinitialiser votre code d accès aux informations bancaires. Il ne doit être utilisé qu en cas de dernier recours : il a pour effet, outre la génération d un nouveau code d accès, d effacer toutes les informations bancaires des réservations déjà enregistrées. Seules les informations bancaires des nouvelles réservations vous seront accessibles. En cas de perte du code d accès, nous vous conseillons d utiliser l écran «renvoyer le code d accès» prévu à cet effet. Si vous avez perdu à la fois votre code d accès et votre code de récupération, nous vous conseillons de contacter votre contact privilégié de votre chaîne ou le Chargé de Compte Interface Technologies dédié afin de vous assurez que tout a été tenté pour rétablir la situation. Si votre interlocuteur vous confirme que la seule solution est de réinitialiser votre code d accès, vous pouvez utiliser l écran ci-dessous afin d obtenir un nouveau code et d effacer toutes traces des informations bancaires de vos réservations. Accès via le manager : Configuration > Protection inf. bancaires > Réinitialiser le code d accès 12

13 8. ACCES AUX FONCTIONNALITES SECURITE RESERVIT Toutes les fonctionnalités liées à la sécurisation avancée des données bancaires sont accessibles via le menu ReservIT : Configuration > Protection informations bancaires. Trois fonctionnalités sont disponibles : Renvoyer le code d accès. Voir le point 3 de ce guide Changer de code d accès. Voir le point 4 de ce guide. Réinitialiser le code d accès. Voir le point 5 de ce guide. 9. ANNEXES : EXEMPLES D S 1. de confirmation d activation Bonjour <Nom de l Hôtel>, Nous vous demandons de confirmer l'activation de la sécurité des données bancaires pour votre établissement en cliquant sur le lien ci-dessous : Si vous ne pouvez pas cliquer sur ce lien, veuillez le copier et le coller dans votre navigateur. Vous recevrez alors votre clé d'accès afin de pouvoir manipuler les informations bancaires de vos réservations en toute sécurité. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question relative à cette opération de sécurité. Cordialement, 13

14 2. contenant le code d accès : Bonjour >Nom de l hôtel<, La sécurité des informations bancaires pour votre établissement est activée. Vous trouverez ci-dessous votre code d'accès. Ce code est strictement personnel et doit rester confidentiel. Il vous sera indispensable pour accéder aux informations bancaires sur toutes les réservations passées et à venir. Ce code est valide sans limitation dans le temps. Votre code d'accès est: Couper ici dd9ed0b3b4a15ea6decd0072d037eb43b1a156483da f980c8d57b f5729a97509cc032d3a90fb4969a1761dfbfd d98fa392b90a4d e9ce5a4d39bc90cc55e0c680bf58292b0a0bf5056a292c939f30f1279a Couper ici Nous vous demandons de le conserver précieusement car ni votre chaîne ni Interface Technologies n'en possèdent de copie. Nous vous conseillons de copier ce code sur une clé USB et même d'imprimer ce mail et de les stocker dans un endroit sécurisé (ex coffre) afin de pallier à toute éventualité. En cas de perte de ce code d'accès, une procédure de récupération est prévue. Pour cela, un autre mail contenant un code de récupération vous a été envoyé. Les instructions suivantes vous expliquent comment utiliser votre code d'accès dans ReservIT chaque fois qu'il vous sera demandé. Si lorsque vous voulez accéder aux informations bancaires d'une réservation, un écran intitulé "Saisie du code d'accès aux informations bancaires" apparaît, veuillez procéder comme suit : 1. Surlignez le code d'accès ci-dessus, ensuite faites un clic droit là-dessus et sélectionnez "Copier" 2. Sur l'écran ReservIT, faites un clic droit dans la zone de saisie à côté du libellé "Code d'accès :", ensuite sélectionnez "Coller". 3. Si vous souhaitez éviter de réaliser cette opération de saisie de code d'accès à chaque réservation, vous pouvez cocher la case juste en dessous de la zone de saisie afin d'enregistrer votre code d'accès sur votre ordinateur. Sachez que cette action permet donc à tout utilisateur d'accéder librement aux informations bancaires des réservations. Nous vous conseillons d'effectuer cette opération uniquement sur un ordinateur partagé avec des utilisateurs de confiance. 5. Cliquez sur "Valider". Votre code d'accès est alors vérifié et vous donne accès aux informations bancaires. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question relative à l'utilisation du code d'accès ou portant sur la sécurité des informations bancaires. Cordialement, 14

15 3. contenant votre code de récupération Bonjour >Nom de l hôtel<, La sécurité des informations bancaires pour votre établissement est activée. Elle repose sur l'utilisation d'un code d'accès qui vous a été communiqué dans un autre mail. Dans le cas où vous perdriez ce code d'accès, vous trouverez ci-dessous un code de récupération vous permettant de vous faire renvoyer votre code d'accès. Votre code de récupération est: Couper ici b5abaf-6462c6-8dbd d Couper ici Nous vous demandons de le conserver précieusement car ni votre chaîne ni Interface Technologies n'en possèdent de copie. Nous vous conseillons de copier ce code sur une clé USB et même d'imprimer ce mail et de les stocker dans un endroit sécurisé (ex coffre) afin de pallier à toute éventualité. Il serait préférable que le lieu de stockage du code de récupération soit distinct de celui du code d'accès. En cas de perte du code d'accès, il est possible de se le faire renvoyer par mail. Pour cela, vous devez disposer de deux codes de récupération. Le premier code se trouve ci-dessus. L'autre code de récupération est conservé par >Votre chaîne< que vous devez contacter afin que celui-ci vous parvienne par mail. Une fois les deux codes de récupération en votre possession, vous pouvez alors utiliser un écran prévu à cet effet dans ReservIT Manager via le menu : Configuration > Protection des informations bancaires > Renvoyer le code d'accès Il vous suffit alors de copier les deux codes de récupération dans cet écran aux zones prévues à cet effet et de cliquer sur le bouton "Renvoyer le code d'accès" afin de recevoir le code d'accès que vous avez perdu. Les instructions suivantes vous expliquent comment utiliser votre code d'accès dans N'hésitez pas à nous contacter pour toute question relative à l'utilisation des codes de récupération. Cordialement, 15

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