Cohabitation Dossier Patient Informatisé (DPI) et Dossier Patient Papier (DPP) : Atelier de partage

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1 Cohabitation Dossier Patient Informatisé (DPI) et Dossier Patient Papier (DPP) : Atelier de partage Revues régionales Mars à avril 2012 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Contexte : la cohabitation DPP/DPI, sujet d actualité des projets H2012 Les projets H2012 sont majoritairement en phase de déploiement. A ce titre : Stockage informatique des données patients, Persistance du dossier patient papier. La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse spécifique : Elaboration de la stratégie > dossier de référence? Définition et mise en œuvre de l organisation associée 2

3 DPI / DPP : notions de base Le «zéro papier» n est pas une fin en soi, L objectif est de disposer d une information : Unique, Fiable, Partageable. L information peut prendre 2 formes : La donnée figée, papier ou numérisée > non exploitable, La donnée vivante (base de données) > exploitable. 3

4 Les situations de cohabitation EXEMPLE : 1 ère informatisation Temps 1 2 Avant projet DPI Déploiement : période transitoire Post déploiement Cible Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement 4

5 La situation type : «Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI» Unité de soins 1 (DPP) Unité de soins 2 (DPI) PATIENT Unité de soins 1 (DPP) Unité de soins 4 (DPP) Unité de soins 3 (DPI) 5

6 Les impacts de la cohabitation Processus internes à l unité de soins : Une 1 ère informatisation ou la mise en œuvre d une nouvelle solution DPI impacte les processus métiers propres à chaque unité de soins Processus inter-unités de soins (transverses, aussi bien pour un séjour unique que du multi-séjours) : Prise en charge d un patient qui passe d une unité de soins informatisée à une unité de soins non informatisée Prise en charge d un patient qui passe d une unité de soins non informatisée à une unité de soins informatisée 6

7 Les préconisations ANAP L ANAP propose une analyse spécifique de la cohabitation DPP / DPI : Identifier les situations de cohabitation DPP/DPI Identifier les risques associés Construire une démarche pour : Maîtriser les risques Via une analyse des processus métiers Permettant d atteindre les objectifs de l informatisation 7

8 Identification des risques Sécurité du patient Juridiques et administratifs Organisationnels 8

9 Risques sécurité patient Risques liés à la sécurité du patient Origine : Processus cibles non définis ou / et non appliqués Utilisation partielle du DPI ou du DPP Ressaisies incontrôlées Difficultés pour accéder à l information Difficultés pour numériser des documents Conséquences : Dispersion de l information entre les différents DPP ou DPI Hétérogénéité / incohérence des informations Perte d informations Rupture dans la coordination de la prise en charge Prise en charge non optimisée 9

10 Risques juridiques et administratifs Risques juridiques et administratifs Origine : Processus cibles non définis ou / et non appliqués Utilisation partielle du DPI ou du DPP Ressaisies incontrôlées Difficultés pour accéder à l information Difficultés pour numériser des documents Conséquences : Non-conformité aux exigences de la Certification Non-conformité aux obligations règlementaires en matière de gestion des archives Situation de contentieux 10

11 Risques organisationnels Risques organisationnels Origine : Processus cibles non définis ou / et non appliqués Utilisation partielle du DPI ou du DPP Ressaisies incontrôlées Difficultés pour accéder à l information Difficultés pour numériser des documents Conséquences : Cohabitation de plusieurs processus non maîtrisés et parfois non définis Rupture de la chaîne de production de l information Perte d efficience liée à une information atomisée Nécessité de ressaisies Perte de performance Mauvaise acceptation de la solution 11

12 Comment s y prendre? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l unité de soins Démarche d analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Entre unités de soins Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l établissement 12

13 Facteurs clés de succès L étude de la cohabitation doit être menée de préférence en même temps que l étude concernant le déploiement du DPI. Elle nécessite d être menée par une équipe multidisciplinaire selon une approche par processus métiers. La formalisation des processus est réalisée dans un premier temps au niveau de l établissement pour ensuite être adaptée au niveau de l Unité de Soins. Cette étude nécessite d adapter les procédures de l établissement concernant le transfert des patients (d une unité à une autre). Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être mené de manière itérative durant tout le projet. 13

14 Comment s y prendre? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l unité de soins Démarche d analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Entre unités de soins Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l établissement 14

15 Etat des lieux et cartographie (1) Objectifs : Etablir un état des lieux exhaustif des différents dossiers patients existants Démarche : Actions Etape 1 : Cartographie des dossiers patients existants et des parcours patients les plus usités : Etablir la cartographie des différents dossiers papiers - dont documents types associés - des différents dossiers informatiques existants au sein de l établissement, et identifier les parcours patients les plus fréquents Etape 2 : Estimation des éléments de volumétrie associés : Collecter toutes les informations sur les volumétries (nombre de DPP actifs, nombre de nouveaux patients à identifier mensuellement, volume actuel des archives et de son évolution, etc.) Identifier les parcours patients les plus fréquents (inter-unités de soins) Acteurs - Equipe projet - Personnes métiers si besoins - Equipe projet - Personnes métiers si besoins 15

16 Etat des lieux et cartographie (2) Exemple d outil de restitution : Etat des lieux en matière de dossiers patient et documents associés : Cet état des lieux doit alimenter la stratégie de déploiement du SIH cible 16

17 Comment s y prendre? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l unité de soins Démarche d analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Entre unités de soins Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l établissement 17

18 La démarche proposée Au sein de l unité de soins 1 Formalisation des processus impactés 2 Formalisation des processus cibles avec analyse d impacts et de risques 3 Validation et diffusion des processus cibles

19 Au sein de l unité de soins 1 Formalisation des processus impactés (1) Objectifs : Identifier et formaliser les processus existants impactés tout en mettant en valeur les zones impactées par l informatisation Démarche : Actions Etape 1 : Cartographie des processus impactés Identifier les processus impactés par l informatisation dans le cadre de votre projet d informatisation du dossier patient Etape 2 : Formalisation les processus impactés Formaliser les processus impactés (sous forme de tableau et / ou logigramme) en identifiant les zones concernées Note : -Pour ce faire, appuyer vous sur les travaux de formalisation de processus existants -Un même processus pouvant varier pour des unités de soins différentes, adapter si besoin le processus au niveau de l unité de soins Acteurs - Equipe projet - Personnes métiers si besoins - Equipe projet - Personnes métiers si besoins 19

20 Au sein de l unité de soins 1 Formalisation des processus impactés (2) Liste de processus potentiellement impactés par l informatisation du dossier patient : Consultation externe Hospitalisation Accueil du patient Hospitalisation Production des actes cliniques Hospitalisation Production des actes médico techniques Hospitalisation Coordination et planification Hospitalisation Sortie du patient Urgences (SAU) Exploration fonctionnelle Gestion des identités patients Gestion des documents médicaux Archivage Transfert patient Demande de dossier par un tiers Contrôle IPAQS Contrôle Sécurité sociale Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement 20

21 Au sein de l unité de soins 1 Formalisation des processus impactés (3) Exemple de processus impacté : Consultation externe 21

22 Au sein de l unité de soins 2 Formalisation des processus cibles avec analyse d impacts et de risques (1) Objectifs : Analyser et qualifier les impacts de l informatisation du dossier patient sur les processus concernés et ce afin de formaliser les processus cibles Démarche : Actions Etape 1 : Identification des impacts de l informatisation au regard des zones concernées par l informatisation Questions à se poser : qui est impacté? Quels dossiers (à quel format)? Quelles sont les futures modalités d accès à l information? Le document va t-il être informatisé? Modalités de gestion des archives? Etc. Etape 2 : Identification, qualification et maîtrise des risques Pour chaque processus concerné,identifier et qualifier les risques associés. Identifier les actions à mettre en œuvre pour maîtriser les risques identifiés. Etape 3 : Formalisation des processus cibles Acteurs - Equipe projet - Groupe de travail dédié - Equipe projet - Groupe de travail dédié - Equipe projet - Groupe de travail dédié 22

23 Au sein de l unité de soins 2 Formalisation des processus cibles avec analyse d impacts et de risques (2) Exemple d outil de restitution (2) : 23

24 Au sein de l unité de soins 3 Validation et diffusion des processus cibles Objectifs : Valider et diffuser les processus cibles internes à chaque unité de soins Démarche : Actions Etape 1 : Validation des processus cibles Faire valider les processus cibles par les instances de gouvernance dédiées Acteurs - Equipe projet Etape 2 : Diffusion des processus cibles Diffuser les processus cibles aux acteurs concernés et assurer les actions de formation et de conduite du changement associées - Equipe projet 24

25 Comment s y prendre? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l unité de soins Démarche d analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Entre unités de soins Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l établissement 25

26 La démarche proposée Entre unités de soins 1 Analyser et qualifier les pistes de réflexion possible 2 Piloter le déploiement et la coordination entre US* *Pendant le déploiement *Pour la gestion des fermetures temporaires de services (estivales)

27 Entre unités de soins 1 Analyser les pistes de réflexion DPP vers DPI DPI vers DPP Les moyens envisageables : Coexistence physique Numérisation Saisie des données Les moyens envisageables : Impression (pour alimentation du dossier papier et donc coexistence physique) Accès en lecture 27

28 Entre unités de soins DPP vers DPI : coexistence physique Avantages Inconvénients Aucun surcoût immédiat Risque majeur d incohérence Risque de perte d information Recopie occasionnelle non maitrisée Gestion des archives 28

29 DPP vers DPI : numérisation Entre unités de soins Globale / sélective Options Centralisée / décentralisée (formation / matériel) Synchrone / asynchrone (avant ou après) Traitement des originaux > Coûts variables Avantages Facilité d archivage Disponibilité et transmission Inconvénients Process nécessitant du temps Information non exploitable 29

30 Entre unités de soins DPP vers DPI : saisie des données Caractéristiques Forcément sélective Personnel spécialisé Processus de validation à définir Avantages Inconvénients Favorise l interactivité et l exploitation des données (information vivante) Risque d erreurs (ressaisie) Nécessité de validation Coûts 30

31 DPI vers DPP : impression Entre unités de soins Synchrone ou a posteriori Options Fiches de transmission à paramétrer par besoin spécifique Destruction des papiers édités Avantages Encore indispensable pour l extérieur Inconvénients Consommation papier Identification de l information pertinente en amont Ne pas tout imprimer Ergonomie à construire 31

32 DPI vers DPP : accès en lecture Entre unités de soins Caractéristiques Accès informatique (uniquement consultation) pour les acteurs non déployés Avantages Inconvénients Aspect pédagogique facilitant le déploiement Impacts sur le calendrier de formation Impacts sur le déploiement du matériel, du support utilisateur et des autorisations Risque d une demande d accélération 32

33 Entre unités de soins 2 Piloter, coordonner le déploiement entre US (1) Exemple d outil de pilotage : Dossier/document Format Emetteur Format Récepteur modalité* de communication CR consultation Informatique Papier Impression par émetteur préciser acteur Ou CR consultation Informatique Informatique consultation écran par récepteur Ou CR consultation Papier Informatique Numérisation par le récepteur -préciser acteur *Modalité : Transfert du DPI vers le DPP ou transfert du DPP vers le DPI Attention : pour faciliter la cohabitation vérifier les matrices de droits d accès 33

34 Exemple d outil de pilotage : Entre unités de soins 2 Piloter, coordonner le déploiement entre US (2) US X US informatisée US X US non informatisée Tableau de synthèse identifiant les impacts de l informatisation dans le cadre du transfert d un patient d une unité de soins à une autre. En rouge : Actions à prévoir En vert : Pas d actions à prévoir Note : ce tableau est à mettre à jour régulièrement en fonction du rythme de déploiement des services 34

«Les documents référencés ci-dessus étant protégés par les droits d auteur et soumis à la déclaration au Centre Français d exploitation du droit de

«Les documents référencés ci-dessus étant protégés par les droits d auteur et soumis à la déclaration au Centre Français d exploitation du droit de 1 2 «Les documents référencés ci-dessus étant protégés par les droits d auteur et soumis à la déclaration au Centre Français d exploitation du droit de Copie, seules les références bibliographiques peuvent

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