DHL EXPRESS. 1 DHL IntraShip User Guide

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1 DHL EXPRESS 1 DHL IntraShip User Guide

2 SE CONNECTER Utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à DHL Intraship: https://www.intraship-dhl.be DHL Intraship est également accessible via le portail MyDHL (http://www.mydhl.com) où vous pouvez vous inscrire et utiliser les applications de DHL pour créer vos envois, les suivre et contrôler la facturation avec un identifiant unique. (Pour obtenir plus d'informations, n hésitez pas à contacter notre service Helpdesk), 2 DHL IntraShip User Guide

3 STRUCTURE DE L APPLICATION Aide & Information: cette section vous offre des informations utiles telles que votre identifiant client unique et votre nom d utilisateur lorsque vous contactez notre équipe technique DHL. Les coordonnées de l équipe technique seront également affichées ici. Menu Principal: peut être consulté via les liens rapides dans le menu de gauche. Alerte & information: Une fois connecté, des conseils et informations concernant les services de DHL peuvent être indiqués ici. L'écran de d Alerte & informations peut également être consulté dans Lien Pratiques Information. Langue: Vous pouvez modifier la langue de l application. Liens Pratiques: differents services et ressources sont disponibles. 3 DHL IntraShip User Guide

4 MENU PRINCIPAL - CARACTÉRISTIQUES Liste des envois Sélectionnez Liste des envois pour voir les envois que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les envois avec différents critères de recherche. Nouvelle expédition Sélectionnez Nouvelle expédition pour préparer un nouvel envoi. Ensuite, imprimez le bordereau d expédition et réservez un enlèvement. Carnet d adresses Sélectionnez Carnet d'adresses pour afficher les adresses enregistrées et pour en rajouter / modifier ou supprimer. Fin de journée Sélectionnez Fin de journée pour effectuer la transmission de données vers DHL ou réimprimer le document Fin de journée. Demande d enlèvement Sélectionnez demande d enlèvement pour réserver un enlèvement par l un de nos coursiers. Veuillez noter que cela peut aussi être fait tout en créant un envoi en cliquant sur Nouvelle expédition. Tarif Sélectionnez 'Tarif pour vérifier votre tarif pour les produits standard. Paramètres et options Sélectionnez Paramètres et options ' pour visualiser les fonctionnalités supplémentaires destinées aux expéditeurs de gros volumes. Ces caractéristiques comprennent par exemple, rapports, par défaut, 4 DHL IntraShip User Guide

5 LIENS PRATIQUES Suivi de colis Sélectionnez Suivi de colis pour ouvrir la page de suivi des envois DHL. Les résultats seront présentés dans un(e) nouvel(le) onglet / fenêtre du navigateur. Infos Sélectionnez Infos pour accéder à notre page Web, offrant des informations supplémentaires à propos de DHL. Information client Sélectionnez 'information client pour visualiser votre administrateur Intraship. Information Sélectionnez Information pour afficher l'écran de conseil et d'info. Commande de fournitures Sélectionnez 'Commandes de fournitures pour accéder à la page de commande de fournitures DHL. 5 DHL IntraShip User Guide

6 NAVIGATION DANS NOUVELLE EXPÉDITION Navigation grâce à la barre de progression. Vous pouvez suivre la progression de l'envoi que vous préparez (vous pouvez aussi cliquer sur ces onglets pour naviguer). Les étapes complétées seront identifiables grâce à un signe. Vous pouvez également naviguer entre les écrans en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant au bas de l'écran. Expéditeur / Destinataire Vous pouvez naviguer entre l expéditeur et le destinataire en utilisant les onglets. Les 10 dernières adresses utilisées peuvent être sélectionnées directement à partir de la tête de l'onglet. Rechercher recherche dans le carnet d'adresses Effacer effacer tous les champs d'adresses sur l'écran Informations Optionnelles Détails optionnels concernant le destinataire Enregistrer l adresse Enregistrer et mettre à jour les détails de l adresse 6 DHL IntraShip User Guide

7 NOUVELLE EXPÉDITION EXPÉDITEUR / DESTINATAIRE Veuillez mentionner les adresses. Le dernier expéditeur choisi, sera automatiquement complété par défaut. Expéditeur Veuillez compléter l'adresse de l'expéditeur. Les champs obligatoires seront identifiables grâce à un *. Destinataire Veuillez indiquer l'adresse de l'expéditeur. Les champs obligatoires seront marqués d un *. Vous pouvez utiliser Code postal & Ville pour vérifier la combinaison Code postal / Ville. Notification Expéditeur / Destinataire Sélectionnez pour informer l'expéditeur / destinataire par . Notifications s Cela vous permet d'ajouter du texte supplémentaire à la notification par et d'ajouter des adresses mails supplémentaires. 7 DHL IntraShip User Guide

8 NOUVELLE EXPÉDITION COLISAGE Veuillez entrer les références de l'expédition, la description de contenu et la (les) pièce(s) pour votre envoi Type d envoi Choisissez un type d envoi : Non-Taxable / Taxable. Cette sélection n est pas nécessaire pour les envois nationaux et intra-ue. Aidez-moi à décider Vous pouvez utiliser le Aidez-moi à décider pour déterminer si les articles que vous envoyez sont passibles de droits, interdits ou restreints. Référence d expédition Entrez votre propre référence d'envoi. La référence sera visible sur votre facture DHL. Description Entrez la description du contenu Valeur des marchandises Entrez la valeur de l'envoi. Veuillez noter que la valeur des marchandises est obligatoire pour les envois à dédouaner en dehors de UE. Détails d envoi / pièce Ajoutez des pièces à votre envoi. Vous pouvez choisir une description du contenu prédéfinie dans la liste déroulante (si vous l avez ajoutée au préalable). 8 DHL IntraShip User Guide

9 NOUVELLE EXPÉDITION SERVICES Veuillez selectionner le service DHL désiré. Services Sélectionnez le service DHL désiré. Services additionnels Si nécessaire, sélectionnez des services additionnels pour votre envoi Changer les options de paiement Choisissez qui paiera les frais de transport et fournissez un numéro de compte DHL valide. Si Duties & Taxes Paid est sélectionné (sous services additionnels), vous pouvez définir un compte DHL à facturer pour les droits et taxes. Imprimer Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, l'impression de l'expédition sera activée. 9 DHL IntraShip User Guide

10 NOUVELLE EXPÉDITION ENLÈVEMENT Réservez un enlèvement pour votre envoi. (uniquement nécessaire si un enlèvement n'a pas déjà été prévu aujourd'hui) Date de l enlèvement Sélectionnez ou entrez la date Horaire de mise à disposition Veuillez indiquer le moment où vos envois seront prêts à être enlevés. Horaire de fermeture Veuillez indiquer à quelle heure vos bureaux seront fermés. Instructions pour l enlèvement Vous pouvez nous transmettre ici des instructions pour le coursier DHL (si nécessaire) Lieu d enlèvement Indiquez où se trouvent vos envois. Ex: réception Liste des enlèvements Sélectionnez l'adresse d enlèvement dans le carnet d'adresses (si celle-ci est différente de l'adresse de l'expéditeur. Réserver un enlèvement ou continuer sans faire de réservation. 10 DHL IntraShip User Guide

11 ENVOIS HORS UE À DÉDOUANER Lorsque vous effectuez des envois hors UE, ces envois sont à dédouaner. Il vous sera alors obligatoire de compléter la case valeur des marchandises. Vous pouvez utiliser l option Aidez-moi à décider pour déterminer si les articles que vous envoyez sont à dédouaner ou non, interdits ou limités. Pour les envois à dédouaner, des documents douaniers doivent être préparés. Vous pouvez créer ces documents avec DHL Intraship ou utiliser vos propres documents douaniers. Lorsque vous créez un envoi taxable, l'onglet «Documents», apparaîtra dans la barre de progression. 11 DHL IntraShip User Guide

12 NOUVELLE EXPÉDITION ONGLET: DOCUMENTS Créez des documents douaniers pour votre envoi. f Type de facture Sélectionnez le type de facture (pro forma / commerciale) Raison d exportation Veuillez fournir la raison de l'exportation Type d exportation Sélectionnez le type d exportation (Permanent / Repair/Return / Temporaire) Fonction dans la société Fonction du signataire au sein de la société Remarques Vous pouvez indiquer des remarques si nécessaire Incoterm Export Définissez l incoterm de votre exportation Adresse de facturation Ici vous pouvez changer l'adresse de facturation si elle est différente de celle du destinataire. Ajout article Sélectionnez «Ajout article» pour ajouter une ligne à la facture. 12 DHL IntraShip User Guide

13 LISTE DES ENVOIS Sélectionnez Liste des envois pour consulter les envois déjà créés. Vous pouvez filtrer vos envois avec différents critères de recherche. Vous pouvez également sélectionner de multiples envois pour l impression et le suivi. Il vous est également possible de copier des envois et envoyer les documents directement à vos expéditeurs en utilisant les icônes sous Options. 13 DHL IntraShip User Guide

14 FIN DE JOURNÉE ENVOI DES DONNÉES À DHL Les données (électroniques) de vos envois doivent impérativement être envoyées à DHL à la fin de la journée (avant le passage du coursier). Choisissez Fin de journée dans le menu gauche et puis Gestion de la fin de journée TD ou Réimpression manifeste TD pour réimprimer le rapport de fin de journée. Sélectionnez les envois à manifester et cliquez sur Etablir le manifeste pour envoyer les données (électroniques) de vos envois à DHL. Merci d imprimer ce document et de le présenter à notre coursier. Sachez que si aucun envoi ne s affiche dans cette liste, cela signifie que les envois ont déjà été manifestés. Il suffit alors d'utiliser l option Réimpression manifeste TD. 14 DHL IntraShip User Guide

15 SUPPORT TECHNIQUE Si vous avez des questions supplémentaires concernant DHL Intraship, n hésitez pas à contacter notre service helpdesk. DHL Intraship Support Technique Lundi Jeudi : 08:30-18:00 Vendredi : 08:30-17:00 Téléphone: 02/ (option 3) 15 DHL IntraShip User Guide

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