Conversion superdoc - pmb

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1 Titre Conversion superdoc - pmb Rubrique Conversion N 2.2 Auteur Hutin, Viviane Version PMB : Date de création : Date de modification : Source Fiche Citédoc n 1.3, version du 09/11/2006 1/ Nettoyer vos bases (voir fiche) Précautions avant de convertir Impératif!!!! : Avant de démarrer, assurez-vous d'avoir le bon affichage (c'est-à-dire exactement le même que celui du guide de catalogage 2001 : cf. annexe 1). Si ce n'est pas le cas, Outils Superdoc > Fichier Ouvrir base > choisir la base du CDI. Menu Fichier > Affichage > Modifier affichage > Choisir l'affichage cdi.trq. Modifier ensuite les intitulés de champs en respectant la typographie et sans ajouter d'espace là où il n'y en a pas. Dans le cas où des documents mis au pilon ou considérés comme définitivement perdus figureraient dans la base : supprimer les notices correspondantes. Pour ceux qui ont des notices objet dans leur base et qui ont mis dans le champ titre (5) notice objet comme indiqué dans la première version du document «Préparer vos bases», il faut supprimer le contenu de ce champ pour ces notices juste avant la conversion. Pour cela : Interroger 5=notice objet > Interroger > voir notices > Supprimer le contenu du champ. Allez également dans les Options > Préférences > choisissez avec n de notices. Il faut que les numéros de notices soient visibles. C'est la ligne qui permettra de passer d'une notice à l'autre lors de la conversion. Ensuite, dans le module Options > Préférences, vérifier si votre police d'affichage des notices est bien Arial, 11. Enfin, avant d'interroger votre base, dans Gestion, menu Préférences modifier l'option Tri standard en cochant Chronologique. En interrogeant Tout > voir notices, la notice affichée doit être la plus ancienne de votre base. Elle se retrouvera ainsi en tête de votre fichier texte et elle sera traitée en premier. Dans PMB il existe une option "dernières notices". Après la conversion, en cliquant sur "dernières notices" on doit obtenir les notices les plus récentes du lot converti. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 1

2 2. Dans Superdoc : constituer des lots à convertir Monographies Périodiques Ne pas convertir les mémodocnet : il sera plus simple de les récupérer directement dans PMB 2.1 Notices de monographies Faire une recherche dans Superdoc : TOUT SAUF 1=site Internet SAUF 1=périodique Lancer la recherche Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 2

3 voir notices A l affichage des notices : Clic droit ou Menu Fichier enregistrer sous toute la sélection OK Nommer le fichier txt. Exemple : livres.txt Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 3

4 2.2 Notices de périodiques Recommencer la même opération pour les périodiques 1=périodique en procédant par lots si vous avez une grosse base (par années) ne constituez pas de lots de plus de notices par exemple : 1=périodique ET 15=200+ puis 1=périodique ET 15=19+ Lancer la recherche : Clic droit > enregistrer sous > choisir toute la sélection > créer un fichier.txt (exemple : perio06.txt, perio05.txt, etc.). Bien noter la localisation du fichier que vous devrez appeler au moment de la conversion dans PMB. 2.3 Notices Internet Ne pas convertir les memodocnet. Ne convertir que les notices que vous avez créées vous-mêmes. 3. Dans PMB : importer les lots 3.1 Convertir le fichier des monographies Onglet administration > Conversions / export > conversion de fichiers externes 1. Cliquer sur «parcourir» pour rechercher votre fichier txt 2. Choisir le type de conversion superdoc > unimarc 3. Lancer la conversion (l'opération peut être longue) Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 4

5 Au bout de quelque temps, un nouvel écran s'affiche Cocher «Lancer l'import des exemplaires à partir de ce fichier» puis cliquer sur «terminer l'étape de conversion». Dans l'écran suivant, laisser les valeurs par défaut, sauf : Cocher «ignorer les ISSN» Choisir «document en bon état». Cliquer ensuite sur «suivant» Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 5

6 Cette deuxième opération est normalement plus longue que la première. Exemple de message après conversion : Traitement du fichier unimarc.fic...en provenance de "Fonds propre" Il y avait 9426 notice(s) à charger, tout a été traité... dont 1 notice déjà présente dans la base a été ignorée... 1 exemplaire(s) ignoré(s)... Liste des erreurs constatées : Origine erreur Erreur Nb erreur expl.class Expl rejeté : déjà existant import_expl.inc Notice : existe déjà Imprimez ces messages d'erreur ; ils pourront vous être utiles pour repérer les corrections à effectuer. Ne les imprimez pas directement à partir du navigateur, car seules les 10 premières lignes seraient imprimées : effectuez un copier-coller des messages sur un tableur. Il est possible que la conversion soit à refaire suite à la vérification de la base dans PMB. Il faudra alors prendre contact avec la cellule PMB pour fixer un rendez-vous téléphonique et reprendre une conversion. 3.2 Convertir le fichier des périodiques Répéter les mêmes opérations pour votre ou vos fichiers.txt de périodiques. Si vous aviez choisi de faire figurer les numéros de prêt dans les notices de dépouillement des revues, vous pouvez avoir de nombreux messages d'erreur concernant les exemplaires, qui seront sans conséquence. Lors de l'insertion des exemplaires, veillez à bien cocher «Ignorer les ISSN», sinon vous n'aurez qu'une notice par périodique! Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 6

7 Annexe : Affichage : cdi.trq Attention : Chaque intitulé doit être entièrement en majuscules et identique à la liste ci-dessus, espaces et signes de ponctuation compris. Les erreurs majeures de conversion sont souvent dues à des erreurs d'intitulés de champ. Vérifier les affichages de Superdoc, certains ayant un point après TITRE. 1 SUPPORT PHYSIQUE 2 GROUPE DE PRET 3 TYPE DE DOCUMENT 4 ARTICLE DU TITRE 5 TITRE 6 ARTICLE DU TITRE GENERIQUE 7 TITRE GENERIQUE 8 AUTEURS PRINCIPAUX 9 AUTEURS SECONDAIRES 10 NUMERO D'INVENTAIRE 11 DISCIPLINE 12 ARTICLE DU NOM DE LA REVUE 13 NOM DE LA REVUE 14 NUMERO DE LA REVUE 15 ANNEE D EDITION 16 EDITEUR 17 MENTION D EDITION 18 COLLECTION SOUS-COLLECTION 19 DESCRIPTION 20 NOTES 21 LANGUE 22 LANGUE D ORIGINE 23 RESUME 24 ANALYSE 25 DESCRIPTEURS 26 MOTS HORS THESAURUS 27 THEMES 28 GENRE OU FORME NIVEAU 31 NUMERO NORMALISE 32 COTE 33 NUMERO DE PRET 34 DATE DE SAISIE 35 ANNEE DE PEREMPTION 36 ORIGINE COMMENTAIRES Si vous utilisez les champs 29 ou 37 pour préciser l'emplacement, veillez à intituler ce champ LOCALISATION. Si, dans votre base, le prix des ouvrages est indiqué (dans le champ 38 ou dans un autre champ), vous devez avoir PRIX comme intitulé de champ pour que vos données soient envoyées dans le champ prix de PMB. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 7