REFONTE DU SITE INTERNET ET DES BASES DE DONNÉES ASSOCIÉES CAHIER DES CHARGES

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1 REFONTE DU SITE INTERNET ET DES BASES DE DONNÉES ASSOCIÉES CAHIER DES CHARGES

2 Titre Correspondant Plante & Cité Résumé Thématiques Mots clés Date de publication 16/12/2013 Refonte du site Internet et des bases de données associées - Cahier des charges Aurore Micand : aurore.micand@plante-et-cite.fr Ce cahier des charges est le document de mise en concurrence de prestataires pour la refonte du site Internet de Plante & Cité et des bases de données associées. Il présente l organisation de la structure et le contexte dans lequel s inscrit ce projet de refonte, les spécifications fonctionnelles attendues pour les différents lots et des éléments de calendrier. Il se termine sur les critères de sélection des prestataires. Diffusion - documentation Site internet, refonte, base de donnees, compte utilisateur, publication, administration, gestion de contenu, architecture de l information, maquettage, methode agile, charte editoriale, charte graphique, moteur de recherche, espace collaboratif

3 SOMMAIRE A. PRÉSENTATION DE PLANTE & CITÉ... 5 A.1 Qui sommes-nous?... 5 A.2 Notre organisation... 5 A.3 Contacts... 5 B. LE CONTEXTE DU PROJET... 5 B.1 Consolider la diffusion de l information, un axe stratégique... 5 B.2 Le site Internet actuel... 6 B.3 Les bases de données... 6 B.4 Le système d information de Plante & Cité... 7 C. OBJET DU PROJET... 9 C.1 Périmètre... 9 C.2 Les points clés C.3 Migration des données C.4 Les différents lots D. EXPRESSION DES BESOINS FONCTIONNELS D.1 Groupe 0 : Identité graphique du système d information de Plante & Cité D.2 Groupe 1 : Portail d accueil des applications de Plante & Cité i Lot 1 : Créer un portail d accueil du site de Plante & Cité et de l ensemble de ses applications ii Lot 2 (option) : Créer un moteur de recherche sur l ensemble des applications gérées par Plante & Cité D.3 Groupe 2 : Refonte du site institutionnel de Plante & Cité i Lot 1 : Mettre en place un CMS pour la gestion de contenu ii Lot 2 : Concevoir le site de Plante & Cité en responsive design iii Lot 3 : Repenser l architecture de l information et les gabarits de pages D.4 Groupe 2b : Développer de nouvelles fonctionnalités en accord avec les usages du web i Lot 1 : Créer un module de gestion des événements (agenda collaboratif) ii Lot 2 : Intégrer un espace photothèque iii Lot 3 : Créer un module de paiement en ligne iv Lot 4 : Créer un suivi statistique de l envoi de nos supports de diffusion v Autres D.5 Groupe 3 : Système de gestion des bases de données utilisateurs en ligne i Lot 1 : Créer un système de gestion en ligne des bases de données utilisateurs de Plante & Cité ii Lot 2 : Créer une gestion unique des accès et identifiants pour les utilisateurs des applications de Plante & Cité iii Lot 3 : Migrer les données utilisateurs iv Lot 5 (option) : Créer un module de gestion des cotisations D.6 Groupe 4 : Création d un espace de travail collaboratif de Plante & Cité D.7 Groupe 5 : Création du centre de ressources de Plante & Cité, application en ligne i Lot 1 (option) : Proposer une charte graphique de diffusion des supports de Plante & Cité ii Lot 2 : Créer une base de données documentaire en ligne iii Lot 3 : Créer l interface d administration (Back Office) iv Lot 4 : Créer l interface de consultation (Front Office) v Lot 5 : Créer un moteur de recherche sur l ensemble des documents vi Lot 6 : Migrer les données vii Lot 7 (option) : Créer un module de commande en ligne pour des références documentaires /12/2013 3/35

4 D.8 Groupe 6 : Refonte de l outil Sev Indic d indicateurs de gestion des services espaces verts, application en ligne E. LES CONTRAINTES E.1 Appliquer les principes de l ergonomie web E.2 Accessibilité i Règles d accessibilité ii Supports mobiles et tablettes E.3 Écriture selon les standards E.4 Référencement E.5 Compatibilité multi-navigateur E.6 Contraintes logicielles et techniques E.7 Ecoconception E.8 Autonomie et formations F. CALENDRIER, BUDGET ET ORGANISATION DU PROJET F.1 Déroulé prévisionnel F.2 Budget F.3 Suivi de projet G. PROPRIÉTÉ DE L APPLICATION H. RÈGLEMENT DE CONSULTATION H.1 Période de consultation H.2 Envoi de la réponse H.3 Etapes de la sélection H.4 Contenu du dossier de réponse i Présentation de la société ii Mémoire technique iii Planning iv Chiffrage v Références H.5 Critères de sélection ANNEXES I. ANNEXE 1 : PRÉSENTATION DE PLANTE & CITÉ J. ANNEXE 2 : MODÈLE CONCEPTUEL DES DONNÉES DE LOTUS K. ANNEXE 3 : CARTOGRAPHIE DU SYSTÈME D INFORMATION DE PLANTE & CITÉ L. ANNEXE 4 : DOSSIER DE REFONTE ERGONOMIQUE DU SITE DE PLANTE & CITÉ M. ANNEXE 5 : LISTE DES CHAMPS DES FORMULAIRES DE LA BASE DE DONNÉES DOCUMENTAIRE ACTUELLE N. ANNEXE 6 : BORDEREAU DE PRIX /12/2013 4/35

5 A. PRÉSENTATION DE PLANTE & CITÉ A.1 QUI SOMMES-NOUS? Plante & Cité est un centre technique national d études et d expérimentations sur les espaces verts et le paysage. Sous statut associatif, il compte aujourd hui plus de 500 adhérents (collectivités, entreprises du paysage, bureaux d études, établissements de recherche et de formation ). Parrainé par l AMF et soutenu par l interprofession Val hor et par les ministères en charge de l agriculture et l écologie, Plante & Cité développe la recherche et l expertise pour apporter des réponses nouvelles et innovantes pour l aménagement et la gestion des espaces verts et naturels urbains dans la perspective du développement durable. A.2 NOTRE ORGANISATION Plante & Cité dispose de plusieurs instances de gouvernance (Conseil d administration, Conseil scientifique, Comité de pilotage technique, Bureau technique, Groupes de travail thématiques) qu elle réunit une à plusieurs fois par an pour des informations essentielles sur la stratégie de la structure et le montage des programmes d études. Les 10 chargés de missions de Plante & Cité coordonnent environ 30 programmes d études par an. Chacun d entre eux s articule autour d un ou plusieurs groupes de travail permettant de valider régulièrement la méthode et les résultats obtenus. Toutes les informations relatives au fonctionnement de Plante & Cité sont disponibles sur le site Internet et vous trouverez en annexe 1 une présentation plus longue de Plante & Cité et de ses services. Nous estimons que la compréhension de notre organisation est essentielle à la bonne conduite de ce projet. A.3 CONTACTS Pour plus d information, les interlocuteurs à contacter à Plante & Cité sont : - Aurore Micand, chargée d étude responsable du projet de refonte : aurore.micand@planteet-cite.fr, Baptiste Chassaing, chargé de diffusion et webmaster : baptiste.chassaing@plante-et-cite.fr, B. LE CONTEXTE DU PROJET B.1 CONSOLIDER LA DIFFUSION DE L INFORMATION, UN AXE STRATÉGIQUE Aux cotés de la mise en œuvre des programmes d étude et d expérimentation, la diffusion des résultats est le cœur de métier de Plante & Cité. L ensemble de nos supports de diffusion sont aujourd hui dématérialisés, et peuvent prendre plusieurs formes : une grande majorité sont des documents, mais d autres supports tels que les vidéos ou les applications web, sont de plus en plus présents. Notre site Internet se doit d être la vitrine permettant de valoriser ces productions. Depuis quelques années, des retours de la part de nos adhérents témoignent de la difficulté à accéder à l information disponible (vérifié lors d une enquête auprès des administrateurs début 2013), notamment pour des raisons relatives au manque d ergonomie du site. La fréquentation s en ressent, les statistiques montrent un trafic faible de la part de nos adhérents : en mode connecté, environ 80 visites par mois (pour plus de 3500 comptes utilisateurs), et en comparaison environ 2000 visites par mois en mode non connecté. Rendre l information accessible est donc la raison principale motivant l ensemble de ce projet. 16/12/2013 5/35

6 B.2 LE SITE INTERNET ACTUEL Créés en 2007, le site Internet et les bases de données associées sont le support des activités de Plante & Cité : présentation de l association et de son fonctionnement, gestion des adhérents et des ressources documentaires, accès aux contenus diffusés par Plante & Cité, inscriptions aux journées techniques, toutes les informations transitent par ce système. L évolution du nombre d adhérents (multiplié par 10 en 7 ans), de comptes utilisateurs (x30), du nombre de ressources disponibles (4200 fin 2013), et des usages et technologies du web freinent aujourd hui le bon développement du site Internet. Le site internet actuel de Plante & Cité ainsi que le système de bases de données associées ont été conçus en par V-Technologies (pour le lot concernant le site Internet) et InnovAgro (pour le lot concernant les bases de données utilisateurs et de gestion documentaire). B.3 LES BASES DE DONNÉES Nos bases de données Lotus sont organisées en deux grands ensembles : la gestion de nos utilisateurs et la gestion documentaire (pour toutes nos productions). Des exports XML sont effectués tous les soirs pour alimenter le site Internet (gestion documentaire et utilisateurs) et les autres applications de Plante & Cité (utilisateurs). La gestion de nos utilisateurs comprend 3 bases : - Une base adhérents contenant l ensemble des structures adhérentes et des personnes au sein de ces structures différenciées selon leurs rôles (contact technique, contact administratif, utilisateur web, etc.) - Une base Experts et contacts contenant l ensemble des structures et/ou personnes non adhérents mais essentielles à Plante & Cité (membres d instances de gouvernance ou salariés par exemple) - Une base code d accès générant pour toutes les personnes la création de codes d accès au site Internet La gestion documentaire est administrée par 2 logiciels : Lotus Notes et Cindoc. Lotus comprend 4 bases, correspondant aux bases de données visibles sur le site Internet : - Une base Synthèses - Une base Réalisations Originales - Une base Prescriptions Techniques - Une base Études et Expérimentations (cette base comprend une case à cocher base des outils qui permet de faire la correspondance en ligne avec une de nos bases de données créée a posteriori (ne disposant donc pas d une base spécifique dans Lotus) : la base des outils) Chacune des bases est constituée de formulaires descriptifs permettant de créer des fiches synthétiques de présentation des documents. Les documents peuvent être joints directement dans le formulaire au format PDF ou bien créés en HTML à partir de l éditeur de texte du back office du site Internet (une fois les fiches synthétiques exportées vers le site). Les «modèles conceptuels des données» pour les bases de données Lotus sont joints à ce cahier des charges ainsi que la liste de l ensemble des champs renseignés et le nombre de valeurs présentes (annexe 2). Cindoc, logiciel de gestion de bases de données documentaires, est utilisé par notre documentaliste pour la gestion des références bibliographiques. Des exports sont effectués vers le site internet de Plante & Cité pour l alimenter avec les références indexées. 16/12/2013 6/35

7 Globalement : Aujourd hui, tous les outils de gestion des bases de données permettent, avec plus ou moins de facilité, de : - faire des recherches simples et complexes puis des extractions de la base - générer des exports Excel La gestion documentaire permet de : - créer des fiches de présentation de ressources documentaires - indexer des références bibliographiques La gestion utilisateurs permet de : - gérer les utilisateurs (ajout/suppression de personnes et de structures, création de codes d accès) - créer des listes de diffusion - réaliser du publipostage à partir de modèles de courrier Malgré les potentialités des bases Lotus, le manque d ergonomie de l interface et le manque de souplesse des échanges entre bases de données et applications (24 à 48h pour la prise en compte de modifications par exemple) n ont pas permis une bonne appropriation par les salariés responsables de leur administration. La mise en place d un nouveau système de gestion des bases de données devient aujourd hui indispensable. Cindoc n est pas concerné par ce diagnostic : les services correspondent à nos attentes, il sera conservé. Les liens entre logiciel et application web devront être maintenus. B.4 LE SYSTÈME D INFORMATION DE PLANTE & CITÉ Le site Internet de Plante & Cité s inscrit dans un système d information global qui comprend une dizaine d applications et des bases de données. Pour mieux comprendre ces interactions, nous les avons représentées dans une cartographie (annexe 3) : - Sites créés et administrés pour le compte des ministères en charge de l agriculture et de l écologie : ecophytozna-pro.fr et nature-en-ville.com ; - Applications créées dans le cadre de programmes d études de Plante & Cité : vegebase.plante-et-cite.fr, vegebase.fr, indicateurs.plante-et-cite.fr, florileges.info, compamed.fr, label-ecojardin.fr ; - Autres applications en relation avec notre système d information : o keepeek (photothèque en cours de création), o MessageBusiness (campagnes d ing), o serveur local (gestionnaire de fichiers), o Cindoc (base de données documentaire pour nos références biblioographiques), o Lotus Notes (base de données utilisateurs et de gestion documentaire). Nos bases de données Lotus alimentent les différentes applications de Plante & Cité : - Pour la gestion des accès utilisateurs : plante-et-cite.fr, indicateurs.plante-et-cite.fr, vegebase.plante-et-cite.fr - Pour la gestion documentaire : plante-et-cite.fr et valhor.fr Le projet de refonte va modifier cette cartographie, mais devra permettre de maintenir et de faciliter tous les liens existants entre les applications de Plante & Cité, notamment en termes d accès utilisateurs. Le tableau ci-dessous est un bref descriptif de l ensemble des applications du système d information de Plante & Cité, permettant de mieux cerner le périmètre de ce cahier des charges. 16/12/2013 7/35

8 Nom de domaine plante-et-cite.fr ecophytoznapro.fr nature-enville.com vegebase.plant e-et-cite.fr vegebase.fr indicateurs.plan te-et-cite.fr florileges.info Objectif du site Prestataire Liens actuels avec le site de Plante & Cité présentation de Plante & Cité, consultation de ressources documentaires, inscriptions à nos événements Site de ressources du plan Ecophyto pour les zones non agricoles (édition du site pour le compte des Ministères en charge de l agriculture et l Ecologie) Site de ressources du plan Nature en Ville (édition du site pour le compte du Ministère en charges de l Ecologie) Base de données de végétaux gérant plus de 4000 entrées de fiches plantes et de photos Site de présentation de l application Sev indic : Outil de gestion d indicateurs économiques et environnementaux avec visualisation et comparaison anonyme Outil de saisie et de cartographie de relevés floristiques Périmètre d intervention V-Technologies / À refondre (en un site Institutionnel + une application de consultation de ressources) V-Technologies Netapsys Netapsys Gaëtan Duhamel (Plante & Cité) Arketeam Gaëtan Duhamel (Plante & Cité) Publication de ressources / actus /agenda communs sur les deux sites Publication de ressources / actus / agenda communs aux deux sites Résultat d une étude de Plante & Cité Gestion d identifiants pour les utilisateurs Résultat d une étude de Plante & Cité Résultat d une étude de Plante & Cité Gestion d identifiants pour les utilisateurs Résultat d une étude de Plante & Cité Hors périmètre Hors périmètre Hors périmètre A prévoir : - Gestion des comptes utilisateurs - Reprise d infos dans l espace utilisateur de P&C Hors périmètre Fera l objet d un cahier des charges refonte mi 2014 Liens à prévoir : - Gestion des comptes utilisateurs - Reprise d infos dans l espace utilisateur de P&C Hors périmètre A prévoir : - Gestion des comptes utilisateurs - Reprise d infos 16/12/2013 8/35

9 compamed.fr labelecojardin.fr keepeek Message Business Cindoc Lotus Notes LimeSurvey Outil de création de scénarios de désherbage et visualisation des impacts et des coûts Site de présentation du label et Photothèque (en cours de création) ing et suivi statistique Gestionnaire de bases de données Gestionnaires de bases de données utilisateurs et documentaires Formulaires d enquêtes en ligne KelCible Natureparif Résultat d une étude de Plante & Cité Résultat d une étude de Plante & Cité dans l espace utilisateur de P&C Hors périmètre A prévoir : - Gestion des comptes utilisateurs - Reprise d infos dans l espace utilisateur de P&C Hors périmètre Keepeek / Hors périmètre Message Business CinCom Innov-Agro LimeSurvey Utilisation des bases utilisateurs ponctuelle pour des campagnes d ing Alimentation des références bibliographiques Alimentation des ressources documentaires et des comptes utilisateurs Hors périmètre Hors périmètre À refondre Hors périmètre C. OBJET DU PROJET C.1 PÉRIMÈTRE Cette mise en concurrence vise à sélectionner un ou plusieurs prestataires pour un projet de refonte englobant plusieurs points : - un site institutionnel - une application dédiée à la consultation de ressources documentaires - un système de gestion des bases de données utilisateurs en ligne - un espace de travail collaboratif Un candidat peut répondre seul ou en groupement mais il doit formuler une réponse complète couvrant l ensemble des groupes et lots. La relation avec les autres prestataires existants : lorsque des imbrications existent entre le nouveau projet et des solutions en place gérées par des prestataires, c est l équipe de Plante et Cité qui sera facilitateur pour permettre la collaboration nécessaire. 16/12/2013 9/35

10 C.2 LES POINTS CLÉS Ce projet de refonte doit permettre de : - Améliorer l utilisabilité/ergonomie et la cohérence du nuage d applications de Plante & Cité : o Repenser l architecture de l information o Améliorer significativement la qualité ergonomique du site Internet actuel o Positionner Plante & cité au cœur de l ensemble des productions et applications web - Faciliter l accès à l information pour l ensemble des ressources disponibles et à venir : o Concevoir une application pour la gestion, l accès et la consultation des ressources documentaires disponibles sur le site de Plante & Cité o Refondre l application Sev Indic, outil de pilotage et de gestion d indicateurs économiques et environnementaux (ce point se fera dans une 2ème étape, à partir d un cahier des charge publié mi 2014 mais s intègrera dans la logique globale de cette démarche) - Permettre une meilleure gestion des utilisateurs des applications de Plante & Cité : o Récupération des données et des relations entre les bases de données actuelles o Création d un système de gestion unique des bases de données en ligne - Concevoir de nouvelles fonctionnalités en accord avec les nouveaux usages du web : o pour le partage d information (dans la lignée d un intranet collaboratif) o pour le paiement et la facturation en ligne C.3 MIGRATION DES DONNÉES Une attention particulière sera donnée à la migration de l ensemble des données, en collaboration avec nos prestataires actuels. C.4 LES DIFFÉRENTS LOTS Les différents groupes et lots présentés ici ont été séparés pour permettre de bien différencier les compétences. Un seul et même candidat peut répondre seul ou en groupement à l ensemble des groupes et des lots. D.1 Groupe 0 : Identité graphique du système d information de Plante & Cité D.2 Groupe 1 : Portail d accueil des applications de Plante & Cité 2.i Lot 1 : Créer un portail d accueil du site de Plante & Cité et de l ensemble de ses applications 2.ii Lot 2 (option) : Créer un moteur de recherche sur l ensemble des applications gérées par Plante & Cité D.3 Groupe 2 : Refonte du site institutionnel de Plante & Cité 3.i Lot 1 : Mettre en place un CMS pour la gestion de contenu 3.ii Lot 2 : Concevoir le site de Plante & Cité en responsive design 3.iii Lot 3 : Repenser l architecture de l information et les gabarits de pages D.4 Groupe 2b : Développer de nouvelles fonctionnalités en accord avec les usages du web 4.i Lot 1 : Créer un module de gestion des événements (agenda collaboratif) 4.ii Lot 2 : Intégrer un espace photothèque 4.iii Lot 3 : Créer un module de paiement en ligne 4.iv Lot 4 : Créer un suivi statistique de l envoi de nos supports de diffusion 4.v Autres D.5 Groupe 3 : Système de gestion des bases de données utilisateurs en ligne 5.i Lot 1 : Créer un système de gestion en ligne des bases de données utilisateurs de Plante & Cité 5.ii Lot 2 : Créer une gestion des accès et identifiants pour les utilisateurs des applications de Plante & Cité 5.iii Lot 3 : Migrer les données utilisateurs 5.iv Lot 5 (option) : Créer un module de gestion des cotisations D.6 Groupe 4 : Création d un espace de travail collaboratif de Plante & Cité 16/12/ /35

11 D.7 Groupe 5 : Création du centre de ressources de Plante & Cité, application en ligne 7.i Lot 1 (option) : Proposer une charte graphique de diffusion des supports de Plante & Cité 7.ii Lot 2 : Créer une base de données documentaire en ligne 7.iii Lot 3 : Créer l interface d administration (Back Office) 7.iv Lot 4 : Créer l interface de consultation (Front Office) 7.v Lot 5 : Créer un moteur de recherche sur l ensemble des documents 7.vi Lot 6 : Migrer les données 7.vii Lot 7 (option) : Créer un module de commande en ligne pour des références documentaires D.8 Groupe 6 : Refonte de l outil Sev Indic d indicateurs de gestion des services espaces verts, application en ligne D. EXPRESSION DES BESOINS FONCTIONNELS Un projet de refonte et le développement de nouvelles fonctionnalités est un projet long et surtout évolutif en fonction des besoins des utilisateurs. Les besoins et fonctionnalités exprimés ici pourront évoluer en cours de prestation. En correspondance avec les principes de l agilité, le candidat devra prévoir un ajustement des fonctionnalités à développer. Les cycles courts de développement permettront de maitriser au mieux ces évolutions, fonctionnalité par fonctionnalité. D.1 GROUPE 0 : IDENTITÉ GRAPHIQUE DU SYSTÈME D INFORMATION DE PLANTE & CITÉ Il s agit ici de proposer une identité graphique pour l ensemble des applications de Plante & Cité, tout en leur permettant de conserver une identité propre. Des propositions sont attendues sur les points à traiter pour donner une cohérence d ensemble aux applications : propositions d icones, typographie, organisation des pages, etc. Les propositions retenues seront déclinées ensuite : - sur les applications à concevoir ou refondre dans le cadre de ce cahier des charges - sur les applications déjà existantes : ce travail sera réalisé par les prestataires en charge de la maintenance de ces applications, en lien avec Plante & Cité. La facilité de mise en œuvre, et donc le faible coût pour nos prestataires des solutions proposées, sera un élément essentiel dans leur mise en œuvre. Les solutions proposées devront en tenir compte. - sur les futures applications réalisées par Plante & Cité Des compétences en graphisme et stratégie de communication seront appréciées. Les fichiers sources (et les droits) seront remis à Plante & Cité avec l ensemble des propositions graphiques. D.2 GROUPE 1 : PORTAIL D ACCUEIL DES APPLICATIONS DE PLANTE & CITÉ 2.i Lot 1 : Créer un portail d accueil du site de Plante & Cité et de l ensemble de ses applications Ce portail doit être en cohérence avec la charte graphique de Plante & Cité et l identité développée dans le groupe 0. Les objectifs de ce portail d accueil sont multiples : - faciliter la navigation de l utilisateur en le dirigeant directement vers ce qu il est venu chercher : une organisation claire avec des choix explicites pour l utilisateur sont nécessaires (accès direct aux applications ou accès par tâches ( je veux m inscrire à une journée technique ) à réfléchir) ; - donner de la lisibilité sur l ensemble des applications de Plante & Cité, notamment pour inciter à l adhésion ; - permettre un accès à l espace personnel de chaque utilisateur - être : o simple pour une compréhension par des utilisateurs peu expérimentés 16/12/ /35

12 o modulable pour s adapter à chaque utilisateur (modifications possibles à partir de l espace personnel de chacun, mise en place de favoris automatiques, relations entre les applications) - créer un/plusieurs éléments de navigation/raccourcis permettant à tout moment (depuis toutes les pages des différentes applications de Plante & Cité) d avoir un accès rapide aux applications du portail Ce portail est voué à évoluer pour intégrer au fur et à mesure les nouveaux services, applications qui seront crées par Plante et Cité. Ce travail se fera en étroite collaboration avec le groupe 0 : Identité graphique. Plante & Cité fournira au prestataire plusieurs propositions de portail réalisées en équipe. En retour, le prestataire proposera des maquettes début de projet pour réaliser des tests utilisateurs dès que possible. Les tests seront conduits par Plante & Cité, et les modalités définies avec le/s prestataire/s retenu/s. 2.ii Lot 2 (option) : Créer un moteur de recherche sur l ensemble des applications gérées par Plante & Cité La création d un moteur de recherche directement sur le portail d accueil est à l étude. Ce moteur devra permettre de mieux orienter les utilisateurs. Il devra respecter les standards des règles des recherche sur Internet (troncature, opérateurs de recherche, *, casse, accents, etc.). La présentation des résultats devra clairement permettre leur différenciation par type : page, actualité, événement, document, etc. Le moteur de recherche devra prévoir l intégration d un index de type thésaurus pour proposer des résultats similaires sur la base d autres mots-clés en relation avec le mot-clé recherché. Un formulaire de recherche avancée et des filtres de résultats seront également disponibles. Le moteur de recherche devra présenter deux modalités, selon si l utilisateur est connecté ou non : - Recherche dans les parties «publiques» du site (en mode non connecté) - Recherche dans les parties «privées» du site (en mode connecté) La recherche se fera également à l intérieur des documents (PDF, etc.). La recherche devra se faire sur l ensemble des sites et applications gérées par Plante & Cité. D.3 GROUPE 2 : REFONTE DU SITE INSTITUTIONNEL DE PLANTE & CITÉ Un travail de concertation a été réalisé en interne à l équipe de Plante & Cité, permettant de mieux situer les enjeux stratégiques du site Internet et de définir les éléments préalables essentiels à un projet de refonte éditoriale et ergonomique. Ainsi, se trouve en annexe 4 de ce cahier des charges un dossier comprenant : - 3 fiches de personas - Un diagramme d alignement définissant les taches des utilisateurs sur le site et les fonctionnalités existantes ou à créer - Une proposition d architecture de l information issue d un travail de tri par cartes Ce dossier doit servir de support aux réflexions préliminaires du projet. L intervention d une personne spécialisée en ergonomie des IHM dans les étapes stratégiques du projet sera fortement appréciée. 3.i Lot 1 : Mettre en place un CMS pour la gestion de contenu Le candidat présentera le CMS qu il préconise pour la gestion de contenu du site Internet, en justifiant son choix au regard des informations données dans ce cahier des charges. Le candidat fournira une copie d écran du back office et la liste des principales fonctionnalités. 16/12/ /35

13 Le site de Plante & Cité a été bien conçu, et certaines fonctionnalités sont toujours efficaces, donc à conserver. La liste ci-dessous décrit quelques unes des fonctionnalités à conserver/améliorer dans le cadre de ce projet de refonte du site institutionnel : Fonctionnalité Intérêt Améliorations Page d accueil modulable Traitement des contenus (textes, images, etc.) Affichage actus/événements Etc. des Autonomie dans la gestion de l apparition ou la disparition de certains blocs (en théorie) Autonomie dans la gestion des textes, niveaux de titres et images Fonctionnement et modalités à revoir Traitement des images à améliorer (taille réelle au clic, position en rapport aux textes, etc.) Ordre d affichage À améliorer : tags/mots-clés, catégories, modalités d affichage de l agenda Une liste plus complète des révisions à réaliser est présente dans une analyse ergonomique du site de Plante & Cité, réalisée en interne en été 2013, qui sera remise au prestataire retenu. 3.ii Lot 2 : Concevoir le site de Plante & Cité en responsive design Plante & Cité souhaite rendre accessible son site institutionnel depuis différents types de supports (tablettes, smartphones, etc.). Le candidat proposera un chiffrage de la conception du site en responsive design. S il préconise plutôt une version mobile, le candidat justifiera ce choix. Il s agira, en collaboration avec Plante & Cité, de : - Commencer par la version pour les petits écrans, pour se concentrer sur l essentiel - Concevoir les pages avec une grille et des blocs modulables en fonction de familles de résolutions Une ou plusieurs sessions de travail pourront être organisées par le prestataire retenu en début de projet pour bien hiérarchiser l information. Une attention particulière sera apportée aux poids des pages et au temps de chargement. Des maquettes seront proposées en début de projet pour réaliser des tests utilisateurs dès que possible. Les tests seront conduits par Plante & Cité, et les modalités définies avec le/s prestataire/s retenu/s. 3.iii Lot 3 : Repenser l architecture de l information et les gabarits de pages Sur la base des travaux préliminaires réalisés et en étroite collaboration avec Plante & Cité, le prestataire proposera une architecture de l information et une navigation adaptée aux usages des utilisateurs du site. Ces principes feront l objet d une validation au cours de tests utilisateurs, menés par Plante & Cité avec des modalités à définir avec le prestataire retenu. Plante & Cité fournira au prestataire retenu une première proposition de maquettage horizontal travaillée en équipe. Le prestataire devra, en s appuyant sur les principes de la proposition fournie, proposer plusieurs alternatives de gabarits de page à valider au sein de Plante & Cité et lors de tests utilisateurs. Ces tests seront conduits par Plante & Cité avec des modalités à définir avec le prestataire. La page d accueil de Plante & Cité devra être repensée, notamment pour permettre de mieux mettre en avant les temps forts de Plante & Cité (actualité, événement, etc.). Des propositions seront à travailler ensemble lors des réunions d avancement avec le prestataire retenu. 16/12/ /35

14 D.4 GROUPE 2B : DÉVELOPPER DE NOUVELLES FONCTIONNALITÉS EN ACCORD AVEC LES USAGES DU WEB Les nouvelles fonctionnalités recensées ci-dessous ne sont pas exhaustives. Elles semblent importantes, mais pourront évoluer vers des fonctionnalités plus simples ou laisser la place à d autres fonctionnalités plus pertinentes. Le/s prestataire/s retenu/s doivent pouvoir être réactifs et adaptables sur ces points, selon l enveloppe budgétaire disponible. Ne sont pas décrites ici les fonctionnalités standard du web, à mettre en place avec le CMS retenu (impression d un article, transmission par , présence de boutons sociaux, etc.). 4.i Lot 1 : Créer un module de gestion des événements (agenda collaboratif) Ce module constituera l agenda de Plante & Cité. Il devra permettre de : - Créer un ou plusieurs événements par jour - Distinguer les différents types d événements recensés (événements de Plante & Cité, de la filière, etc.) : mise en place d onglets ou autre système équivalent - Distinguer l affichage des événements en fonction des accès utilisateurs (réunions de groupes de travail affichées uniquement si l utilisateur est concerné et connecté en lien avec le groupe 4 : espace collaboratif) - «Accrocher» les événements à des tag/mots-clés permettant de filtrer les résultats - Accéder à du contenu détaillé pour chaque événement (photo, descriptif, programme, etc.) à partir de l agenda - Visualiser la/les liste/s des événements sous forme de cartographie avec géolocalisation - Faire le lien avec l inscription aux évènements pour des utilisateurs identifiés ou non (formulaire pré-renseigné ou à compléter si non adhérent) Dans une idée de réseau, ce module devra être collaboratif, et permettre à un utilisateur, membre ou non du réseau, de proposer un événement. Toutes les propositions seront modérées avant publication, sauf si les contributeurs disposent d un statut d «administrateur». 4.ii Lot 2 : Intégrer un espace photothèque Pour valoriser différemment ses projets et événements, Plante & Cité souhaite mettre en place une galerie d images commentées, issues de notre photothèque (en cours de création). Ces galeries d images peuvent être insérées dans des articles du site institutionnel ou du centre de ressources de Plante & Cité et devra pouvoir être accessible depuis plusieurs espaces : une reprise d une image différente par jour en page d accueil par exemple. Cette intégration se fera en lien avec notre prestataire (Keepeek) pour la création de notre photothèque. Deux options existent dans keepeek : la mise à disposition d un permalien ou la création de webservices. Le candidat réalisera une proposition argumentée du choix qui lui semble le plus pertinent. Contact technique Keepeek : Marie Soussi <marie.soussi@keepeek.com> 4.iii Lot 3 : Créer un module de paiement en ligne Pour agiliser les formalités de paiement et facturation, Plante & Cité souhaite développer un module de paiement sécurisé en ligne. Ce module sera dédié au départ à l inscription à nos événements payants, mais devra permettre d être étendu à d autres «achats» futurs (commande d ouvrage, appel à cotisation, etc.) avec des modalités différentes. Aujourd hui, Plante & Cité dispose d un formulaire d inscription à ses événements, qui ne va pas jusqu à la mise en place d un paiement en ligne. Sur la base du formulaire actuel, le module doit permettre deux possibilités : 16/12/ /35

15 - édition d un devis pour le secteur public (collectivités, EPCI, etc.) - édition d une facture avec paiement en ligne pour le secteur privé Le paiement sécurisé s effectuera par carte bancaire, et une confirmation devra pouvoir être envoyée, avec éventuellement des pièces jointes. La gestion des modèles de confirmation (selon l événement, puis selon le type d achat) devra pouvoir être réalisée par Plante & Cité de manière autonome. La connexion bancaire sera à faire avec le Crédit Agricole. 4.iv Lot 4 : Créer un suivi statistique de l envoi de nos supports de diffusion Plante & Cité a des activités de diffusion régulière de services auprès de ses adhérents : newsletter mensuelle, bulletins de veille mensuels, bulletins trimestriel aux administrateurs, etc. Ces activités sont très appréciées des adhérents. La newsletter est éditée à partir de la reprise automatique de contenus du site, avec des listes de diffusion associées. Si la mise en forme de ces envois est aujourd hui fonctionnelle, aucun suivi n a été mis en place. Pour d autres envois plus ciblés, Plante & Cité utilise le service Message Business, permettant la mise en place de segments et d un suivi précis. Pour optimiser ses campagnes d ing, Plante & Cité s intéresse à la mise en place d un module d ing adossé à la base de données utilisateurs. Ce module devrait permettre de : - Créer des listes de diffusion (ou importer des listes de diffusion selon les critères de la base utilisateurs) - Envoyer des messages d enquêtes groupés (voire les newsletters et bulletins de veille, en relation avec le BO du site Internet) - Réaliser le suivi statistique basique des taux de conversions : ouverture du message, nombre de clics, liste des url visitées, etc. Des fonctionnalités complémentaires de suivi seront appréciées. Le volume d adresses ciblées se situe généralement entre 5000 et 10000, par envoi, avec des envois mensuels. Le candidat précisera les coûts de mise en œuvre d une telle solution (en termes de développement et surtout en termes d abonnement (coûts en fonction du nombre de destinataires) s il y a lieu) et les modalités du serveur de diffusion. Toute proposition intermédiaire argumentée sera bienvenue. 4.v Autres Selon les budgets disponibles (modification ou suppression d autres fonctionnalités), de nouvelles fonctionnalités pourront être prévues (en 2014 ou en 2015). D.5 GROUPE 3 : SYSTÈME DE GESTION DES BASES DE DONNÉES UTILISATEURS EN LIGNE Le système actuel des bases de données ne permet pas la réactivité attendue en termes de gestion des utilisateurs : en effet, la gestion manuelle des quelques 3500 comptes utilisateurs n est plus envisageable. (rappel : les bases de données adhérents utilisateurs, sont gérées par un système de réplication nocturne pour mise à jour des bases du site et centre de ressources.) Par ailleurs, le manque d ergonomie de l interface ne permet pas une utilisation fluide des bases, malgré leurs potentialités. 5.i Lot 1 : Créer un système de gestion en ligne des bases de données utilisateurs de Plante & Cité Les nouvelles bases de données en ligne, doivent permettre de : - A minima les fonctions utilisées aujourd hui : o Gérer les utilisateurs (ajout/suppression de personnes et de structures, création de codes d accès, gestion des données personnelles et des abonnements) 16/12/ /35

16 o Réaliser des tris et des analyses croisées (recherches simples et avancées) puis des extractions des résultats o Réaliser des exports (exploitables sur un tableur type Excel) - A terme des fonctions sous-utilisées ou non existantes aujourd hui : o Gérer des listes de diffusion o Réaliser du publipostage sur la base de modèles (courriers, etc.) paramétrables o Gérer les modifications apportées par les utilisateurs (cf. Groupe 3 : Espace collaboratif) o Gérer les accès aux différentes applications de Plante & Cité (existantes et à venir) (cf. lot suivant) Des fonctionnalités simples seront installées au démarrage (a minima les fonctions utilisées aujourd hui), et l implémentation de nouvelles fonctionnalités aura lieu sur plusieurs années en fonction des besoins. Une attention particulière sera apportée à l ergonomie et la simplicité d utilisation de ces bases par les administrateurs. Un système reposant sur des fonctions et icones existantes dans d autres interfaces (Excel par exemple) pourrait faciliter leur prise en main. Un accompagnement sera réalisé par le prestataire auprès des «administrateurs» de la base (formation et guide d utilisation, ressources d aide en ligne). Le candidat fournira une proposition argumentée concernant la solution qu il préconise pour l architecture de la base de données en ligne (bases relationnelles ou autres). 5.ii Lot 2 : Créer une gestion unique des accès et identifiants pour les utilisateurs des applications de Plante & Cité Plante & Cité souhaite mettre en place un système de gestion des accès et identifiants, permettant à l ensemble de ses utilisateurs de se connecter aux différentes applications de Plante & Cité avec un seul couple login/mot de passe. Pour cela, les applications doivent récupérer en temps réel les informations de connexion utilisateurs et les droits associés. Par ailleurs, le système devra permettre la reconnaissance d un utilisateur dans les différentes applications : une seule connexion suffira donc à donner accès à l ensemble des applications, sans avoir à se reconnecter. Le candidat fournira une proposition argumentée de la solution qu il préconise (OpenId, CAS, etc.) et des coûts annexes engendrés pour les autres prestataires de Plante & Cité. 5.iii Lot 3 : Migrer les données utilisateurs L ensemble des données des fiches existantes dans Lotus doivent être migrées sur la nouvelle interface. La migration s effectuera à partir des bases de données du site Internet de Plante & Cité et à partir de la base de données Lotus Notes (export XML). Les données à récupérer contiennent : - Toutes les données des bases Adhérents, Experts et contacts et Codes d accès - Toutes les données des listes de diffusion (newsletter adhérents et non adhérents, bulletins de veille) Une migration provisoire des données sera réalisée pour permettre des tests avant la migration définitive. Des copies/points de restauration seront conservés à chaque étape pour prévenir d éventuelles erreurs. Si possible, la migration définitive aura lieu en été 2014, période de creux en termes de connexions au site Internet. 16/12/ /35

17 Les nouvelles procédures de mises à jour et de communication des informations utilisateurs aux différents sites les nécessitant seront transmises aux différents prestataires une fois le système stabilisé. 5.iv Lot 5 (option) : Créer un module de gestion des cotisations Au vu de la charge de travail que cela représente, Plante & Cité envisage d agiliser le processus d appel à cotisations. Son automatisation doit permettre de décharger les salariés responsables de cette activité. Adossé directement à la base utilisateurs de Plante & Cité, ce module devra disposer des fonctionnalités suivantes : - Envoyer par mail les documents de l appel à cotisation - Recevoir les réponses d engagement, à implémenter dans la base de données - A terme, mettre en place un paiement sécurisé en ligne de la cotisation (voir groupe 2b lot 3) et actualiser automatiquement la base de données utilisateurs - Envoyer la facture et le rappel des informations de connexion utilisateur Paramétrable au maximum (notamment pour le contenu des messages et des pièces jointes), ce module devra permettre de modifier manuellement les champs correspondants. D.6 GROUPE 4 : CRÉATION D UN ESPACE DE TRAVAIL COLLABORATIF DE PLANTE & CITÉ Compte-tenu des demandes concernant : - la mise en place d un espace de sauvegarde de documents sur le site de Plante & Cité - le nombre de mails/messages envoyés aux différentes personnes investies au sein de l association - l importance de pouvoir échanger de manière dématérialisée dans les différents projets de Plante & Cité - le besoin de faire émerger plus collectivement des idées pour des projets à tout moment (ie hors réunions spécifiques) Plante & Cité souhaite mettre en place un système de collaboration et de participation plus actif pour les utilisateurs du site (salariés, adhérents, experts, etc.). Au démarrage, la gestion des accès et des droits sera automatiquement conditionnée aux statuts affectés aux utilisateurs (par exemple, les administrateurs auront automatiquement accès au groupe de travail Conseil d administration ). Il faudra également permettre l existence de groupes non conditionnés aux statuts des utilisateurs (par exemple, création de groupes autour de projets particuliers ou de zonages géographiques), avec une inscription volontaire et des droits (lecteur, contributeur, etc.). La gestion de ces droits doit pouvoir se faire groupe par groupe. Chaque groupe se verra attribué un statut (public, semi-public ou privé par exemple) en fonction de sa visibilité par les utilisateurs. Cet espace de travail collaboratif doit permettre : - la gestion des accès et des droits différenciés selon les utilisateurs (en lien avec le groupe 3 : bases de données en ligne) - la gestion (création/fermeture) de groupes de travail par les «administrateurs» : la fermeture du groupe de travail doit permettre de continuer à accéder à l historique des échanges et des documents - le partage de documents - l édition collaborative et le suivi de versions - l envoi de messages d alerte automatiques et paramétrables (par exemple lors de l ajout de documents) - la mise en place d un espace de communication entre membres du groupe de travail 16/12/ /35

18 - la visualisation d un agenda collaboratif permettant la gestion des dates de réunions des groupes de travail par les administrateurs (chaque utilisateur visualise uniquement les dates qui le concerne, en plus des dates communes à tous) - la création d un espace personnalisé pour chaque utilisateur lui permettant de : sauvegarder des documents, requêtes, données, etc. issues des autres applications de Plante & Cité (notamment du Centre de Ressources, puis de Sev Indic, Végébase, etc.). - la création d un groupe «boite à idées» permettant à tous les utilisateurs de déposer des propositions de projets pour Plante & Cité - la visualisation des actualités issues du site de Plante & Cité - la personnalisation par chaque utilisateur des modalités de son espace (par exemple réception ou non des messages d alerte, photo de profil, visualisation ou non des actualités, de la boite à idées, etc.) - la personnalisation de données relatives à l utilisateur, sa structure et l adhésion à Plante & Cité : modification de noms, d adresse mail ou postale, modification de mot de passe, gestion des abonnements aux services de Plante & Cité newsletter et bulletin de veille, modalités concernant l appel à cotisation, etc.). La prise en compte de ces modifications sera immédiate. Pour information, un tableau de bord bilan de toutes modifications effectuées sera accessible à un «administrateur». - la mise en place d un annuaire de membres Pour accompagner les utilisateurs dans la mise en place de ce nouvel espace de travail et mieux préciser leurs attentes, Plante & Cité souhaite commencer par des fonctionnalités simples pouvant être utilisées rapidement. L implémentation de nouvelles fonctionnalités se fera en fonction des besoins, une fois l application utilisée (en 2015). Il faudra alors prévoir des messages explicatifs des nouvelles fonctionnalités ou des raccourcis pour accompagner l utilisateur. Un tutoriel sera mis en place pour les premières connexions. D.7 GROUPE 5 : CRÉATION DU CENTRE DE RESSOURCES DE PLANTE & CITÉ, APPLICATION EN LIGNE Le système de gestion des bases de données documentaires de ne permet pas une réactivité suffisante pour garantir son bon développement. Par ailleurs, le système actuel ne permet pas de mettre en valeur différents types de documents. Aujourd hui, les ressources sont généralement regroupées dans une même fiche «projet» (une fiche de présentation et plusieurs pièces jointes). La volonté est d aller vers une liste de l ensemble des documents (une fiche de présentation et une seule pièce jointe, donc plusieurs fiches de présentation par «projet» de Plante & Cité). Cette relation 1-1 existe aujourd hui uniquement pour la base bibliographique. La logique actuelle de plusieurs bases de données telles que présentée en chap B.3 doit être abandonnée au profit d une base unique multi critères, gérée directement en ligne. Seule est conservée en externe la gestion des références bibliographiques avec le logiciel Cindoc. Un import régulier doit permettre la mise à jour de cette catégorie de ressources dans la base de données en ligne. 7.i Lot 1 (option) : Proposer une charte graphique de diffusion des supports de Plante & Cité Plante & Cité diffuse de nombreux documents sur son site Internet. Aujourd hui, les documents diffusés sont hétérogènes en termes de supports (diffusion en PDF ou en HTML) et de charte graphique. Le back office actuel du site de Plante & Cité dispose d un éditeur de texte permettant de publier des fiches en HTML de manière homogène. La diversité des rendus, la longueur du processus (texte à copier paragraphe par paragraphe) et la difficulté du travail à plusieurs partenaires (donc peu de maitrise des documents produits) font qu il n est plus utilisé aujourd hui. 16/12/ /35

19 La volonté est ici d homogénéiser la méthode de diffusion pour permettre : - Une diffusion réactive - Un temps de mise en page et de mise en ligne optimisé - Des fonctionnalités standard du web associées à ces documents : lecture agréable, sauvegarde et impression des documents, etc. Le candidat présentera une proposition argumentée de la solution qu il préconise en termes de méthode(s) de diffusion et des coûts associés (achats de licences éventuels, etc.). La combinaison de plusieurs méthodes de diffusion (et gabarits associés) peut constituer une solution. Ce lot a pour but de conduire à la création de gabarits de diffusion (3 à 4) en fonction des types de support. Basés sur la charte graphique de Plante & Cité, ces gabarits devront être créés en concertation avec l ensemble de l équipe, pour permettre une appropriation optimale par l ensemble des salariés. Par ailleurs, la méthode de diffusion proposée sera présentée à l ensemble de l équipe, avec ses implications pour les activités de chacun. La prise en compte des retours des salariés permettra d avoir une méthode partagée par tous. 7.ii Lot 2 : Créer une base de données documentaire en ligne A partir de la base documentaire existante (présente sur Lotus Notes et exportée sur le back office du site de Plante & Cité), le candidat présentera une proposition argumentée de la solution qu il préconise pour la base de données de gestion documentaire. La base documentaire devra permettre de : - Enregistrer différents types de ressources - Administrer les champs à compléter, les types de documents, les modes de classement, etc. - Attribuer différents statuts de visibilité aux documents (public ou adhérent dans un premier temps, en se laissant la possibilité de diversifier ces statuts) 7.iii Lot 3 : Créer l interface d administration (Back Office) Plante & Cité souhaite conserver un certain nombre de fonctionnalités existantes dans le Back Office actuel, et en modifier d autres pour mieux les adapter aux nouveaux besoins. Le Back Office devra permettre de : - Administrer les comptes utilisateurs et les accès différenciés des contributeurs - Gérer des fiches de présentation des documents (créer, éditer et supprimer) - Disposer d un formulaire unique modulable selon le type de document - Disposer d une vision complète de l ensemble des documents de la base (tous types confondus) dans un système de type tableau pour pouvoir facilement trier et filtrer les résultats. - Réaliser des exports exploitables sous un logiciel de type tableur Excel (à des fins de suivi statistique des données de publication et des données de consultation) - Disposer d un moteur de recherche full text intégrant une recherche avancée - Réaliser des mises en ligne à tout moment - Gérer les dates de création et l historique des dates de modifications Des pages/blocs de contenus informatives peuvent être éditées pour affichage sur le front office (ex : page de mode d emploi, annonce de nouveautés.) Il faut pouvoir en créer, les éditer et les positionner sur le front office (arborescence menu ou bloc info). Une première liste de champs du formulaire, de la fiche de présentation et d autres informations concernant la mise en ligne de ressources est proposée en annexe 5. 16/12/ /35

20 Plante & Cité souhaite pouvoir gérer (ajouter, supprimer et modifier) en autonomie un maximum d éléments, et notamment les champs du formulaire et les types de documents. Un suivi statistique de la consultation des documents publiés sera mis en place, permettant de connaître, pour chacun des documents, le nombre de consultations, le temps passéet les autres documents consultés. L ensemble de ces types de contenus devront être intégrés et visibles ensuite sur le front office : - galeries d images à partir de notre photothèque (en cours de développement) - liens actifs et évolutifs (flux RSS, médias sociaux) - vidéos - audio - documents (pdf, html, ppt, etc.) en différenciant leur origine (publication de Plante & Cité et publication d un partenaire reprise par Plante & Cité) - cartographies géolocalisées 7.iv Lot 4 : Créer l interface de consultation (Front Office) Le centre de ressources est une application accessible à tous. La gestion des accès se fait directement sur les documents (accès uniquement adhérent ou grand public). Sous-domaine de Plante & Cité, le centre de ressources devra être visible/accessible directement depuis la page d accueil du portail des applications de Plante & Cité, au même titre que les autres applications de Plante & Cité. L interface de consultation devra être en cohérence avec la charte graphique de Plante & Cité et des applications développées dans le cadre de ce cahier des charges ( cf. Groupe 0). L interface de consultation devra permettre la création d un espace personnel par utilisateur pour la sauvegarde et consultation de documents. Cet espace utilisateur pourra être relié (ou ne former qu un) avec l espace collaboratif de Plante & Cité (cf. Groupe 4). Organisée en une ou plusieurs pages, l interface de consultation devra permettre d afficher plusieurs informations (dernières fiches publiées, galerie photo, agenda, etc.). D autres fonctionnalités pourront être à prévoir, telles que le classement des documents (avec un bouton intéressant ), les boutons sociaux, l affichage de fiches en relation avec la thématique recherchée, etc. 7.v Lot 5 : Créer un moteur de recherche sur l ensemble des documents La création d un moteur de recherche pour cette application est indispensable, il constitue le cœur de son fonctionnement. Le moteur devra respecter les standards des règles des recherche sur Internet (troncature, opérateurs de recherche, *, casse, accents, etc.). La présentation des résultats devra clairement permettre leur différenciation par type : page, actualité, événement, document, etc. Il devra prévoir l intégration d un index de type thésaurus pour proposer des résultats similaires sur la base d autres mots-clés en relation avec le mot-clé recherché. Un formulaire de recherche avancée sera également disponible. Le moteur de recherche devra présenter deux modalités, selon si l utilisateur est connecté ou non : - Recherche dans les parties «publiques» du site (en mode non connecté) - Recherche dans les parties «privées» du site (en mode connecté) La recherche se fera également à l intérieur des documents (PDF, etc.) 7.vi Lot 6 : Migrer les données L ensemble des données des fiches existantes dans Lotus doivent être migrées sur la nouvelle interface. La migration pourra s effectuer directement à partir des bases de données du site Internet de Plante & Cité ou à partir de la base de données Lotus Notes (export XML). 16/12/ /35

21 Les données à récupérer contiennent : - Les fiches de présentation de l ensemble de nos ressources (textes issus de la BDD Lotus (et repris dans la BDD du site Internet) + images issues de la BDD du site Internet) - Les documents joints (fichiers PDF) - Des pages HTML (textes + images issus de la BDD du site Internet) Une migration provisoire des données sera réalisée pour permettre des tests avant la migration définitive. Des copies/points de restauration seront conservés à chaque étape pour prévenir d éventuelles erreurs. 7.vii Lot 7 (option) : Créer un module de commande en ligne pour des références documentaires Plante & Cité envoie mensuellement un bulletin de références bibliographiques d actualités à ses adhérents, donnant droit à la commande de copies d articles. Le nombre de commandes étant en continuelle augmentation, Plante & Cité souhaite se tourner vers une automatisation du processus de commande. Les références du bulletin de veille étant présentes dans la base de données bibliographique de Plante & Cité (rappel : export de Cindoc vers nos bases en ligne), l objectif est de permettre aux utilisateurs connectés (donc adhérents) de pouvoir commander les références du bulletin directement depuis le centre de ressources. Ces commandes doivent être récupérées par notre documentaliste pour lui permettre d agiliser le processus, par exemple via une interface spécifique permettant de : - Récupérer le nombre de commandes effectuées par utilisateur et par article - Attribuer différents statuts de commandes pour visualiser les commandes à traiter et l historique des commandes - Limiter le nombre de commandes par utilisateur à 7 par mois. Ce chiffre et la période devront pouvoir être modifiés. Ce module devra prévoir une possible extension vers d autres types de commandes (commandes d ouvrages par exemple). D.8 GROUPE 6 : REFONTE DE L OUTIL SEV INDIC D INDICATEURS DE GESTION DES SERVICES ESPACES VERTS, APPLICATION EN LIGNE Pour information : un cahier des charges concernant un projet de plateforme d indicateurs permettant d agréger des données et de les visualiser sera publié mi 2014.La refonte de cette application intégrera la logique définie dans ces cahier des charges : charte graphique et ergonomie, connexion à la base de données utilisateurs unique, etc. E. LES CONTRAINTES E.1 APPLIQUER LES PRINCIPES DE L ERGONOMIE WEB Le site à concevoir devra respecter les principes de l ergonomie web. Des compétences dans ce domaine seront fortement appréciées. Une collaboration étroite entre le prestataire et Plante & Cité sera nécessaire pour atteindre cet objectif. Un premier audit ergonomique du site actuel, réalisé en interne, pourra être fourni au prestataire retenu à sa demande. 16/12/ /35

22 E.2 ACCESSIBILITÉ 2.i Règles d accessibilité Le site devra respecter les règles d accessibilité des contenus définies par le W3C (lien à consulter : 2.ii Supports mobiles et tablettes Le site institutionnel de Plante & Cité (groupe 2) sera conçu de manière à être accessible et adapté aux supports mobiles (smartphones et tablettes). E.3 ÉCRITURE SELON LES STANDARDS Les développements réalisés se feront en accord avec les standards internationaux. Ils seront clairement documentés. Ils chercheront à se rapprocher au maximum du référentiel de qualité Opquast : E.4 RÉFÉRENCEMENT Le portail, site et l ensemble des applications devront être optimisés en terme de référencement (cf bonnes pratiques Opquast de référencement et accessibilité : Le CMS et les autres outils de création de contenu par l utilisateur devront permettre de façon simple d assurer le maintien du référencement (titrage facile, renseignement des balises méta-données, pages, images, liens ). Un outil de suivi des statistiques de fréquentation devra être intégré, à priori Google Analytics (déjà présent aujourd hui). Le prestataire pourra proposer un autre outil en justifiant son choix et les avantages comparatifs. E.5 COMPATIBILITÉ MULTI-NAVIGATEUR L ensemble des applications et fonctionnalités développées devront être compatibles avec les principaux navigateurs web : IE, Chrome, Firefox, Safari, etc. et la maintenance évolutive devra intégrer cette compatibilité avec les navigateurs standards à venir. E.6 CONTRAINTES LOGICIELLES ET TECHNIQUES Plante & Cité est en cours de mise en œuvre d un hébergement centralisé sur un serveur Linux pour l ensemble de ses applications. Les solutions proposées devront donc être compatibles avec cet environnement. Le candidat devra décrire dans sa proposition la configuration nécessaire pour le fonctionnement sur ce serveur des solutions fournies. Le candidat devra inclure dans sa proposition l installation de ses solutions sur le serveur. Plante & Cité souhaite privilégier des solutions open-source et libres. Le caractère des solutions proposées sera donc clairement explicité dans la réponse, ainsi que leurs restrictions/coûts éventuels et le nom de l éditeur. E.7 ECOCONCEPTION L ensemble des lots seront conçus selon les nouvelles techniques en matière d écoconception des interfaces : complexité des requêtes, poids et temps de chargement des pages, etc. E.8 AUTONOMIE ET FORMATIONS Plante & Cité souhaite être autonome au maximum dans la gestion de ces différentes applications. Ainsi, les interfaces d administration donneront une liberté maximale pour la gestion des contenus 16/12/ /35

23 (rubriques, textes et images), des bandeaux ou carrousels éventuels, architecture de l information, page d accueil, etc. La majorité de ces taches doit pouvoir être réalisée sans connaissance informatique particulière. Pour les opérations de gestion nécessitant des connaissances particulières, des sessions de formations seront réalisées par le prestataire, et une liste de ressources disponibles sur le sujet fournie. F. CALENDRIER, BUDGET ET ORGANISATION DU PROJET F.1 DÉROULÉ PRÉVISIONNEL Plante & Cité a élaboré un calendrier basé sur ses moyens pour conduire des phases de tests auprès des utilisateurs. Nous pouvons ainsi facilement conduire des tests sur plusieurs périodes de l année : mi-février, avril-mai puis éventuellement en été. Ce calendrier sera revu en début de projet et ensuite très régulièrement pour tenir à jour l état d avancement du projet, lot par lot ou fonctionnalité par fonctionnalité. Une ou deux phases de mise en production seront prévues : - une pour les utilisateurs externes, qui devra permettre aux utilisateurs de disposer au moins du même nombre de fonctionnalités qu actuellement. Cette publication pourrait avoir lieu fin mai ou juin lors de l AG de Plante & Cité ; - une pour les utilisateurs internes, pour la gestion des bases de données, et externes, permettant d aller plus loin dans les fonctionnalités. Cette publication pourrait avoir lieu fin septembre lors du CA de Plante & Cité. Le calendrier prévisionnel est donc le suivant : Décembre 2013 Fin janvier 2014 Février 2014 Mars 2014 Mise en concurrence Sélection du prestataire Démarrage du projet Conduite des lots prioritaires (groupe 0, 1, 2 et 5 : identité graphique, portail d accueil, site institutionnel et centre de ressources) Spécifications fonctionnelles et prototypage Cycles de prototypage développement Tests utilisateurs sur tous les groupes Réajustements suite aux phases de tests Avril 2014 Démarrage des autres lots (groupe 2b, 3 et 4 : Autres fonctionnalités, espace collaboratif et système de gestion des bases de données) Mai 2014 Eté 2014 Cycles de prototypage développement Tests utilisateurs sur tous les groupes Réajustements suite aux phases de tests Publication de certains lots pour l AG de Plante & Cité (a priori fin mai) selon l état d avancement du projet. Cycles de prototypage développement sur tous les groupes Tests utilisateurs 16/12/ /35

24 Septembre 2014 Au plus tard, publication pour le CA de Plante & Cité fin septembre : tous les groupes, a minima les mêmes fonctionnalités qu aujourd hui. Planification des développements pour 2015 : fonctionnalités avancées pour chacun des groupes. F.2 BUDGET Pour ce projet (hors groupe 6), Plante & Cité dispose d un budget maximal entre et TTC sur 18 mois. La part allouée en 2014 se situe entre et TTC. Cette somme doit intégrer les éventuels réajustements dus à l adaptation des fonctionnalités à développer. Le prestataire en tiendra compte dans sa proposition. F.3 SUIVI DE PROJET Plante & Cité souhaiterait pouvoir travailler selon une méthode de conception itérative en étroite collaboration (selon les principes de l agilité) pour la réalisation des différents lots identifiés, afin d adapter au mieux les développements des fonctionnalités aux besoins des utilisateurs. Le prestataire précisera la méthode qu il souhaite employer (outils de partage utilisés, fréquence et lieux des réunions, phases de test auprès des utilisateurs, réajustement éventuel du budget, etc.). Afin de faciliter les échanges et de vraiment travailler en collaboration, Plante & Cité est disponible pour des réunions hebdomadaires dans les locaux du/des prestataire/s retenu/s au moins sur les 6 premiers mois de l année, voire plus si nécessaire. Plante & Cité sera à l interface des échanges entre le/s prestataire/s retenu/s et les prestataires habituels. G. PROPRIÉTÉ DE L APPLICATION A l issue des travaux, Plante & Cité sera seul propriétaire des applications (données sources et architecture) et de tous les visuels produits (icones, etc.). H. RÈGLEMENT DE CONSULTATION H.1 PÉRIODE DE CONSULTATION La consultation est ouverte du 16 décembre 2013 au 14 janvier La date limite de réponse est fixée au 14 janvier 2013 à 14h. Pendant cette période, les candidats peuvent contacter les personnes suivantes à Plante & Cité : - A contacter jusqu au 20/12 (de préférence par mail) et à partir du 06/01 : Aurore Micand, chargée d étude responsable du projet de refonte : aurore.micand@plante-et-cite.fr, A contacter en continu : Baptiste Chassaing, chargé de diffusion et webmaster : baptiste.chassaing@plante-et-cite.fr, H.2 ENVOI DE LA RÉPONSE Les candidats sont invités à manifester par mail leur intérêt à répondre. Les réponses constitueront un document unique, et seront fournies : - En un exemplaire imprimé à envoyer à : Aurore Micand, Plante & Cité, 3 rue Fleming, Angers. - en un exemplaire informatique à envoyer à : aurore.micand@plante-et-cite.fr 16/12/ /35

25 Concernant la date limite de réponse, c est la date de réception de l qui fera foi. Un accusé de réception sera envoyé par Plante & Cité. Si le candidat ne le reçoit pas, il devra se mettre en relation avec Plante & Cité pour vérifier la bonne réception du dossier. H.3 ETAPES DE LA SÉLECTION La sélection se fera en deux temps : - une présélection sur le dossier de réponse - un entretien présentiel de deux heures dans les locaux de Plante & Cité (Angers). Les entretiens sont prévus le mardi 21 janvier pour échanger autour du projet et des réponses apportées par les candidats. Une étape supplémentaire de discussion autour des tarifs proposés pourra être envisagée. Les prestataires seront informés de la décision de Plante & Cité au plus tard le lundi 3 février Cette date pourra éventuellement être repoussée en fonction des points abordés lors des entretiens. Le projet débutera dès que possible après la date de sélection. H.4 CONTENU DU DOSSIER DE RÉPONSE Chaque réponse devra couvrir l ensemble des groupes et des lots présentés, toute réponse partielle sera écartée lors du processus de sélection. Le candidat porteur de la réponse peut répondre seul ou en groupement. Dans le cadre d une réponse collective, les différents interlocuteurs et les lots qui leur sont affectés seront clairement identifiés. Le candidat porteur de la réponse s engage à assumer la coordination générale du projet. Le dossier de réponse devra respecter le plan établi ci-dessous : 4.i Présentation de la société - Note de présentation de la société (1 page max.), - Document faisant apparaitre le numéro siret ou siren - CV des intervenants : des connaissances en gestion des bases de données documentaires (taxonomie et métadonnées), en ergonomie web et en stratégie de communication seront fortement appréciées. 4.ii Mémoire technique - Couverture des besoins : réponse reprenant explicitement chaque point et intitulé du cahier des charges : o Dans quelle mesure il répond exactement ou non aux besoins exprimés, o Si le besoin exprimé n'est pas parfaitement couvert, les solutions alternatives proposées, o Les autres fonctionnalités qu'offre sa solution et qui n'ont pas été demandées dans le cahier des charges, - Un tableau récapitulatif avec le nom des outils utilisés et les indications suivantes : outil Open Source et/ou libre, coût éventuel et nom de l'éditeur. 4.iii Planning Le prestataire doit présenter un planning tenant compte des éléments de calendrier. 4.iv Chiffrage - Chiffrage point par point du bordereau de prix (en annexe 6) pour chaque lot et pour chaque option (chiffrage pour des fonctionnalités opérationnelles, c est-àdire y compris installation, tests, etc.), 16/12/ /35

26 - Chiffrage des "infrastructures" matérielles et logicielles que Plante & Cité devrait acquérir (y compris tous les coûts de licence de logiciels tiers si les outils utilisés ne sont pas open source et libres), - Chiffrage des coûts nécessaires à la migration des données à partir de l existant, - Chiffrage des coûts de maintenance (corrective et évolutive) de l ensemble des applications développées selon les catégories suivantes : o Portail d accueil et site de Plante & Cité, o Système de gestion des bases de données, o Centre de ressources, Le candidat présentera un forfait annuel de maintenance. Plante & Cité souhaite une contractualisation permettant une discussion et une éventuelle révision annuelle du montant du forfait en fonction des opérations réalisées. 4.v Références - 5 dernières références de la société au cours des 3 dernières années avec les contacts des clients - 1 référence détaillée de client utilisant des outils similaires (2 pages max.) o présentation des enjeux du client o description de la prestation réalisée o description des fonctionnalités mises en œuvre o calendrier du projet et notamment délais de mise en œuvre o o H.5 CRITÈRES DE SÉLECTION budget coordonnées du contact (nom, prénom, fonction, date, téléphone direct, ) Les 3 meilleures réponses seront sélectionnées suivant : - la valeur technique de l offre (expériences et références du prestataire, moyens et ressources mis en œuvre, plan qualité, réactivité et délais de mise en œuvre, etc.) pour 57.5% - le prix (prix global, tarifs des prestations dont la maintenance, structure de la tarification) pour 37.5% - le respect du format de réponse demandé pour 5% L entretien présentiel permettra d affiner la qualité/pertinence des réponses apportées. 16/12/ /35

27 ANNEXES I. ANNEXE 1 : PRÉSENTATION DE PLANTE & CITÉ Plante & Cité est une association loi 1901 à but non lucratif. Parrainée par l Association des Maires de France, elle travaille au service des collectivités territoriales et des entreprises du paysage. Initié à Angers en 2006 par des représentants de la recherche et des professionnels des secteurs publics et privés, le centre technique est né du besoin d expérimentations et de mutualisation des connaissances scientifiques techniques dans le domaine des espaces naturels urbain. Dans l objectif de gestion durable des espaces verts, Plante & Cité propose aux collectivités, entreprises, centres de recherche, de mettre en commun les connaissances via des bases de données accessibles sur le site Internet : (fiches techniques, réalisations originales, résultats d expérimentation, fiches bibliographiques ). Le centre technique conduit une trentaine d études et d expérimentations évaluées par un conseil scientifique. Ces actions mises en œuvre à partir des besoins exprimés par les représentants des entreprises et des collectivités concernent des problématiques prioritaires comme la réduction de l utilisation des produits phytosanitaires en Zone Non Agricole, la maitrise de la consommation en eau, les techniques de végétalisation des murs et des toitures, les méthodes d évaluation des bienfaits du végétal en ville, Les études et les expérimentations se structurent autour de 6 thématiques : Thème 1 : Agronomie, sols et conduite des végétaux ; Thème 2 : Protection intégrée et gestion de la flore spontanée ; Thème 3 : Choix des végétaux et innovation végétale ; Thème 4 : Economie et management ; Thème 5 : Ecologie et biodiversité ; Thème 6 : Végétal, paysage et urbanisme. En accompagnement des politiques publiques, Plante & Cité s est vu confier par les ministères (Agriculture, Ecologie et Villes) la gestion et l animation des sites «Ecophyto ZNA pro» et «Nature en Ville». En partenariat avec les grandes villes de France, le centre technique est aussi à l origine du label «Ecojardin» de gestion écologique des espaces verts et espaces naturels publics et privés. Plante & Cité bénéficie du soutien financier de l interprofession de la filière de l horticulture et du paysage (VAL HOR) et les ministères en charge de l agriculture et de l Ecologie qui contribuent au financement des programmes d étude et d expérimentations. Les cotisations des adhérents assurent le financement des activités d animation et de diffusion des connaissances. L association, qui compte aujourd hui plus de 500 structures adhérentes, dont toutes les grandes villes de France, emploie 10 personnes permanentes. Elle est gouvernée par des représentants des collectivités territoriales et des entreprises du paysage. Le Président de Plante & Cité est Jean-Claude ANTONINI, Président de l agglomération d Angers Loire Métropole ; le 1 er Vice-président, François DEMAZIERE, Député Maire de Versailles; le 2 ème vice-président, Eric LEQUERTIER, secrétaire général de l UNEP ; le trésorier, Bertrand MARTIN, représentant l AITF ; le secrétaire, François COLSON, professeur émérite Agrocampus-Ouest. 16/12/ /35

28 J. ANNEXE 2 : MODÈLE CONCEPTUEL DES DONNÉES DE LOTUS 16/12/ /35

29 K. ANNEXE 3 : CARTOGRAPHIE DU SYSTÈME D INFORMATION DE PLANTE & CITÉ 16/12/ /35