Module sur la gestion des documents électroniques

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1 Kit de ressources pour la gestion de l'information Module sur la gestion des documents électroniques Unité 2. Formats des documents électroniques et des images Leçon 2. Balisage procédural NOTE Veuillez noter que cette version PDF n'offre pas l'interactivité du didacticiel IMARK. Nous vous recommandons de suivre la leçon dans l'environnement interactif du didacticiel et d'imprimer la version PDF en complément de la formation. FAO et Cirad, Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 1

2 Objectifs A la fin de cette leçon vous serez capable de : comprendre les avantages et les limites de Microsoft Word ; comprendre la fonction du format RTF. Traitements de texte La forme la plus commune du balisage procédural est celle employée par les logiciels de traitement de texte. Les traitements de texte sont conçus principalement pour créer des documents diffusés sous forme imprimée, bien que beaucoup de gens échangent des documents de traitement de texte par messagerie électronique. Plus d information : Le traitement de texte le plus populaire est de loin Microsoft Word, bien que d autres produits soient disponibles, comme WordPerfect de Corel. Sun Microsystems a lancé la suite Star Office comme alternative gratuite à Microsoft Word (accessible en tant que logiciel libre, nommé Open Office, à fr.openoffice.org). 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 2

3 Traitements de texte Dans un traitement de texte, le balisage a deux buts principaux. Le premier est de spécifier comment le document devrait être restitué à l impression. Certaines des caractéristiques de rendu disponibles dans un traitement de texte comme Microsoft Word sont : Le formatage du texte : famille de police (Times New Roman, Arial, etc.), taille (10pt, 12pt, etc.), style (gras, italique, etc.). La mise en page : en tête et pied de page du document, taille de la page, orientation de la page (paysage, portrait). La mise en page de paragraphe : justification, espacement de ligne. La création de listes : non numérotées ou numérotées, indentées et imbriquées (liste dans une liste). La création de tableaux : avec lignes et colonnes, formatage des cellules du tableau, comme espacement, bordures, justification (horizontale et verticale). Traitements de texte Le deuxième but du balisage est de contrôler les fonctionnalités du traitement de texte. Certaines des fonctionnalités disponibles sont : insertion et suppression de texte et d image ; coupe, copie et collage de texte et d image ; suivi des modifications du document (avec possibilité d annulation) ; contrôle orthographique et contrôle grammatical ; production d'index et de tables des matières. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 3

4 Feuilles de style Le balisage procédural se compose de codes qui spécifient comment le document doit être affiché à l écran ou à l impression. Pour créer un document selon une présentation cohérente, vous pourriez appliquer le même style à chaque titre de section en sélectionnant pour chacun d eux, les bonnes police, taille et mise en page. Cependant, pour être sûr que les titres de section soient affichés de façon identique, et pour réduire le travail nécessaire à la mise en forme du document, vous pouvez définir un style pour un titre et l appliquer ensuite à chaque titre du texte. TITRE SOUS-TITRES Voyons comment faire Feuilles de style Pour définir un style sous Microsoft Word, vous pouvez : sélectionner Nouveau Style dans le menu Format/Style ; choisir les caractéristiques de votre style ; cliquer sur le bouton OK. Dans l exemple ci-contre, le style affichera le titre du texte en police Verdana, 16pt en gras, Rouge foncé avec un espace de 12pt avant et un espace de 3pt après. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 4

5 Feuilles de style Pour appliquer un style à un titre, vous pouvez : sélectionner le titre ; à partir du menu Format/Style, sélectionner le style que vous avez choisi pour ce titre. L ensemble des styles utilisés pour formater un type particulier de document se réfère généralement à une feuille de style. Modèles Quand vous devez créer des documents d un même type ou d une même classe, comme des notes, des lettres, des rapports techniques, des articles de recherche ou des factures, les modèles de document peuvent vous aider. C est le dernier rapport de la journée Si je n avais pas eu un modèle je ne l aurais pas fait à temps! Le modèle contiendra la feuille de style qui sera employée pour formater ce type de document. Il définira aussi une structure avec des éléments comme une première page standard, des en-têtes et des pieds de page, un ensemble standard de sections et de titres, etc. Le modèle peut être modifié par l'utilisateur pour créer des documents individuels au sein de cette classe. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 5

6 Modèles Comment utiliser un modèle? Lorsque vous créez un nouveau document vous pouvez sélectionner à partir d une bibliothèque de modèles, le modèle de votre nouveau document. Certaines applications vous permettent d appliquer un modèle différent à un document que vous avez déjà créé, de telle sorte que tous les styles et les éléments de texte standard soient changés immédiatement. Modèles Pour résumer, quel est le rapport entre le modèle, la feuille de style et le style? CONTIENT CONTIENT STYLE MODELE FEUILLE DE STYLE Faites glisser chaque option sur la case correspondante. Quand vous avez fini, cliquez sur Vérifier. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 6

7 Documents structurés et balisage procédural Si vous voulez organiser un document en un ensemble de sections contenant des sous-sections et des paragraphes, vous devez créer un document structuré. Un document structuré consiste en un ensemble d éléments organisés selon une structure hiérarchique. Nous pouvons créer un tel document structuré avec notre traitement texte en créant des styles qui définissent les titres des sections et sous-sections, ainsi que le texte dans les paragraphes. Documents structurés et balisage procédural Dans Microsoft Word, si vous choisissez l option Affichage/Plan du document, vous pouvez voir un arbre extensible qui représente la structure de votre document. La position du curseur est mise en évidence dans la vue structurée. Pour changer de position, vous pouvez doublecliquer sur une autre section. Mais souvenez-vous : dans le traitement de texte, les styles de titre indiquent simplement où les sections et les sous-sections commencent, plutôt qu ils ne définissent des éléments dans la structure hiérarchique. Par exemple, vous pouvez mettre un Titre2 (indiquant le début de la soussection) sans avoir entré d abord un Titre1 (utilisé pour une section). Le balisage procédural n utilise pas le concept ni les règles d un document structuré, il donne juste des clés visuelles concernant la structure soulignée. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 7

8 Problèmes de standardisation Nous avons vu que Microsoft Word offre plusieurs avantages. Cependant, il y a un problème lorsque vous ouvrez un fichier Microsoft Word dans un éditeur de texte. Cette image est-elle lisible? Comme vous pouvez le voir, la plupart des codes de balisage ne peuvent pas être affichés dans un éditeur de texte. Ceci est dû au fait que les fichiers Microsoft Word utilisent un format binaire, propriétaire pour leur balisage procédural. Mais qu est-ce qu un format binaire propriétaire? Problèmes de standardisation Un format propriétaire est détenu et contrôlé par une société commerciale particulière et, généralement, les détails du balisage ne sont pas accessibles à d autres sociétés ou à d autres individus. Un format binaire est un format qui représente des caractères par des codes qui s étendent au delà de la gamme habituelle (1 à 128) affichée par un éditeur de texte. Les formats propriétaires binaires posent des problèmes en terme de standardisation et d échange d information libre. Plus d information sur les problèmes de standardisation. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 8

9 Les formats binaires propriétaires posent des problèmes en terme de standardisation et d échange d information libre : Les utilisateurs sont obligés d utiliser seulement les applications du fournisseur propriétaire du format. Le fournisseur peut (et habituellement, il le fait) changer le format sans avertir ou consulter les utilisateurs les versions précédentes deviennent obsolètes, puisqu elles ne supportent plus les fonctionnalités disponibles dans les dernières versions de l application. Il est difficile pour d autres fournisseurs ou pour des individus de créer des applications qui utilisent le même format de balisage. Format RTF Pour pallier certains problèmes de standardisation, Microsoft a inventé le format procédural RTF (Rich Text Format). RTF est un format de texte simple, ce qui signifie que vous pouvez ouvrir et lire des fichiers RTF avec n importe quel éditeur de texte standard. Il est facile de créer un fichier RTF avec la plupart des traitements de texte : sélectionnez Fichier/Enregistrer sous dans le menu principal ; sélectionnez RTF dans la liste des options de format. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 9

10 Format RTF Vous pouvez prendre un fichier RTF qui a été créé de cette manière et l ouvrir en utilisant un éditeur de texte. Comme vous pouvez le voir, tout le texte et les codes de balisage peuvent être affichés (et édités), bien qu il ne soit pas très facile de distinguer le contenu textuel du document, des codes de balisage RTF. Le balisage RTF contient toute l information nécessaire pour gérer la présentation et les fonctionnalités du traitement de texte de Microsoft. Grâce à ces caractéristiques, RTF est souvent utilisé comme un format d échange entre les applications de traitement de texte de fournisseurs différents. Résumé Letraitement de texte exploite la forme la plus commune de balisage procédural. Le format de traitement de texte, comme Word, est utile quand vous devez créer ou éditer un document. Le balisage dans un traitement de texte sert à spécifier la mise en page du document à l impression, et sert à contrôler les fonctionnalités du traitement de texte. Avec un traitement de texte comme Microsoft Word, vous pouvez créer une feuille de style, appliquer des modèles et créer une structure visuelle pour votre document. Microsoft Word utilise un format binaire, propriétaire : ceci pose des problèmes en termes de standardisation. Pour résoudre ces problèmes, Microsoft a créé un autre format procédural, le format RTF ; c est un format de texte simple, utilisé comme format d échange entre traitements de texte. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 10

11 Exercices Les quatre exercices suivants vous permettront de tester votre compréhension des concepts abordés dans la leçon et vous fourniront en retour des réponses. Bonne chance! Exercice 1 Pourquoi est-il approprié d utiliser un format de traitement de texte comme Microsoft Word comme format source d un document? Parce qu il peut être utilisé comme un format d échange entre différentes applications. Parce que les traitements de texte sont conçus pour créer et éditer des documents. Cliquez sur la réponse de votre choix 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 11

12 Exercice 2 Qu est-ce qu une feuille de style? Un ensemble de styles utilisés pour mettre en forme un type particulier de document. Un ensemble de caractéristiques d un style particulier (par exemple : type de police de caractères, taille, présentation). Un modèle avec des éléments comme une page de garde standard, des titres et des pieds de pages, etc. Cliquez sur la réponse de votre choix Exercice 3 Laquelle de ces images montre un modèle de document? Cliquez sur la réponse de votre choix 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 12

13 Exercice 4 Laquelle de ces images montre un fichier RTF ouvert avec un éditeur de texte? Cliquez sur la réponse de votre choix Pour en savoir plus... Webopedia (www.webopedia.com), un dictionnaire en ligne et un moteur de recherche spécialisé en informatique et sur la technologie Internet. Essaiez de chercher les termes «word processor», «RTF», etc. Microsoft Word (www.microsoft.com/france/), le traitement de texte le plus utilisé dans le monde. Corel (www.corel.fr), un éditeur de traitement de texte et suites bureautiques dont WordPerfect. Adobe (www.adobe.fr), fournisseur d applications PDF et de logiciels de publication assistée. Open Office (fr.openoffice.org) le leader de suites d applications bureautiques libres (diffusées gratuitement), incluant un traitement de texte. Qu est qu une feuille de style? Rich Text Format : StarOffice (www.sun.com) une version commerciale d Open Office chez Sun Microrsystems. AbiWord (www.abisource.com), un traitement de texte gratuit, semblable à MS Word. 2. Formats des documents électroniques et des images - 2. Balisage procédural - page 13

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