Installation des bases et du logiciel

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1 1 Installation des bases et du logiciel Voici le contenu du logiciel deux bases de données et un dossier Après avoir installé Mamp sur Mac, Lamp sousunix, vous devez installer les deux bases de données à l'aide Php MyAdmin, et placer le dossier basetechnique dans la racine de votre site,htdocs pour Mamp, www pour Unix. Comment installer une base de données -ouvrir PhpMyAdmin Cliquer sur cet icône 1-Cliquez sur l'onglet base de données 2-Nommer la base de données 3-Cliquez sur créer PhpMyAdmin vous indique que la base a été créée Page 1 sur 71

2 Puis allez sur l'onglet Importer une page s 'ouvre dans laquelle vous allez chercher la base a importé en cliquant sue le bouton «choisir le fichier» puis vous allez cliquez sur le bouton «executer» vous procédez de la même façon avec l'autre base. Page 2 sur 71

3 1.1 - Configuration Ouvrir le dossier basetechnique à l intérieur ouvrir le dossier baseimageriegeneral ouvrir le fichier secret.php C'est à cet endroit que vous entrerez le login et le mot de passe qui est commun à MySql / PhpMyAdmin. Le login est souvent root par défaut. Le mot de passe est inexistant comme sur l'exemple, cela peut être root, mais vous avez la possibilité de le changer à condition d'avoir entrer ce mot de passe lors de la configuration de MySql. Vous constatez sur le fichier secret.php qu'à la constante BASE correspond baseadministrative et à BASEIMAGERIE correspond baseimagerie, en clair si vous laissez les noms de base que j'ai choisi vous ne changez rien si vous décidez de personnaliser les bases lors de la création avec d'autres noms il faudra changer les noms sur le fichier. Page 3 sur 71

4 1.2 - Prise en main du logiciel En local voici l adresse de votre site, il est impératif d'afficher cette page en favori deux raisons à cela : 1- En début d'année durant le mois de janvier l'affichage de cette page vous enverra un mel avec un lien qui vous dirigera sur la page des jours fériés afin d'y entrer la date du lundi de Pâques, une routine calculera l'ascension et le lundi de pentecôte. 2- Elle permettra aussi de sauvegarder certaines tables de votre base ayant pour effet de pouvoir entre autre d'accéder à des archives qui permettront de réaliser les statistiques passées. Si vous ne mettez pas cette page en favori le logiciel ne fonctionnera pas correctement. Vu d'ensemble de la page des menus. 2 Le menu Administration Page 4 sur 71

5 Tout d'abord un mot sur les sous menus Groupes et Options Les Groupes nom de la clé correspond à un groupe, dans ce goupe je vais y entrer une ou plusieurs valeurs Ici sont affichées les valeurs du Groupe Admin 1 2 Voici les valeurs du groupe Admin. Elles vont servir pour soit à la désignation du service en 1 soit à l'adresse IP du serveur en 2 A chaque groupe va correspondre des valeurs propres. Cliquez sur création de groupe dans le menu Administration Page 5 sur 71

6 La création de groupe n'a de sens que si vous créer une page de programme qui aurait besoin de données particulières. Dans le cas présent pour un usage limité à ce programme tel qu'il est, vous n'aurez pas besoin de créer un groupe ni de le supprimer. Pour ceux que cela intéresse Il faut donner un nom de groupe le plus simple possible sans accent ni espace, mettez un commentaire pour indiquer de quoi il s'agit. Plus bas en ce qui concerne les options il faut spécifier si cela à un rapport avec les systèmes d'acquisitions et si vous devez utiliser un coefficient multiplicateur c'est ce que j'utilise pour les tarifs, les taxes tel que la TVA puis validez. Puis cliquez sur je vais inscrire les valeurs de mon groupe Page 6 sur 71

7 Vous remplissez les champs et vous validez Cliquez sur j'inscris une nouvelle valeur Vous avez dans les valeurs existantes celle qui viennent d'être entrés. Après cela je peux soit créer de nouvelles pages en php faisant appel à ce nouveau groupe à l'aide de requête SQL. Comme les valeurs que j'ai entré sont farfelus je vais donc supprimer ce groupe qui me supprimera en même temps les valeurs correspondantes. Page 7 sur 71

8 ATTENTION NE PAS SUPPRIMER LES GROUPES EXISTANTS ILS SONT NÉCESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DE CE PROGRAMME Je retourne dans le menu Administration ->création de groupe Je clique sur supprimer un groupe Je coche la case correspondante et je valide Page 8 sur 71

9 Cliquez sur oui Votre groupe ainsi que ces valeurs ont été supprimés. Modifier un groupe il s'agit de modifier la valeur du groupe et non la clé si lors de la création d'un groupe vous n êtes pas satisfait de la façon dont la désignation a été formulée c'est à cet endroit qu 'il faut effectuer la modification car la valeur est ce qui va apparaître sur la page du programme. La clé n'est pas modifiable car c'est elle qui va être appelé dans une requête de base de données ou la clé va être une variable incluse dans une fonction qui aura le cas échéant fonction d'appeler la valeur de cette même clé. Entrer modifier supprimer les valeurs d'un groupe pour résumer un groupe est unique le groupe peut contenir plusieurs clés et valeurs ou parfois qu'une seule clé et une seule valeur, les clés ne sont pas modifiables. Page 9 sur 71

10 Cocher la case Admin puis validez Trois possibilité crée une nouvelle valeur la modifier ou la supprimer. Page 10 sur 71

11 Première possibilité je crée une valeur dans un groupe, elle vient se rajouter à la liste des valeurs déjà existantes. Je donne un nom pour la clé, j'ajoute un commentaire pour décrire son but et je termine en entrant sa valeur qui sera l'affichage visible sur le site ; Je modifie une valeur là c'est l'affichage que vous pourrez modifier c'est à dire ce que vous verrez sur la page web Page 11 sur 71

12 On coche la valeur à modifier on valide On inscrit une nouvelle valeur et on valide. La suppression là c'est simple on supprime directement la valeur, mais là prenez garde de ne pas supprimer une valeur isolée car vous n'avez plus de possibilité d'affichage autre que celle de modifier une page php du programme, c'est différent si c'est une liste ou là vous ne supprimez qu'un élément de la liste. Modifier un quotient Page 12 sur 71

13 On coche ce qu'il faut modifier on valide L'exemple affiche les réductions appliquées aux personnels autonomes sur les systèmes, ainsi que la réduction appliquée en cas d'un forfait. Si pour un autonome vous appliqué une réduction de 20% le coefficient sera de 0.80, par ailleurs s'il n'y a pas de différence de tarifs entre autonome et non autonome l'affichage sera de 1. Le forfait est activé seulement si une équipe est inscrite dans la rubrique forfait. Si vous décidez de changer le coefficient des tarifs il vous faudra redéfinir les tarifs de vos prestations et de vos systèmes. En effet lors de la création des tarifs ( qui vous sera demandé lors d'une création de système ou de matériel ) vous donnerez un tarif de base. Les différents tarifs de votre service seront calculés en multipliant ce tarif de base par les coefficients correspondant à chaque tarif. Si vous changer le coefficient d'un tarif le programme vous demandera de réactualiser les tarifs il vous faudra suivre la procédure. Page 13 sur 71

14 2.2 - Les Options Elles servent aux options que l'on peut demander lors d'une séance, par exemple j'ai besoin d'un réglage de chambre thermostatée à 25 d'un objectif particulier ou de la chambre CO2. C'est toujours la même méthode je crée un groupe et à l'intérieur je crée mes valeurs par exemple je crée un groupe objectif et à l'intérieur je crée Objectif 63 à immersion puis Objectif 40 à air. Lors de la création d'un système je vais lui attaché certaine option ce que fait que lors de la réservation d'un utilisateur celui-ci à la possibilité de choisir sa réservation avec ou sans option. Modification des valeurs du groupe Admin Titre PF et pf ne concerne pas ce programme Webmaster est l'adresse mel de la personne qui recevra les mels des utilisateurs qui réservent soit des séances soit des commandes de matériel cet option se coche lors de la création d'un système. Ipserveur est l'adresse IP de votre serveur, c'est nécessaire pour la connexion au site, dossier est le nom du dossier ou se trouve le programme ici c'est basetechnique. Page 14 sur 71

15 Les valeurs de structuretarif Vous pouvez en rajouter ou en supprimer suivant l'endroit ou vous trouvez, exemple vous êtes dans un hôpital, EPST IFR ne vous concerne pas vous pouvez les supprimer. Cela sert à identifier les tarifs et à indiquer de quelle structure vous dépendez et aussi ils sont associés à un coefficient multiplicateur du tarif de base. De même pour employeur cela concerne les organismes qui vous emploie, le procédé est le même. Idem pour grade Page 15 sur 71

16 Naturedugroupe Cela concerne les groupes dans lesquelles vont se situer les UMR ou équipes car elles peuvent regrouper des entités de recherche ou être un entité administrative Mise en place rapide La mise en place des coordonnées administratives comme son nom l'indique va vous permettre de changer rapidement les coordonnées de la facture, titre du service et autres Pour modifier un texte cliquez sur le bouton Page 16 sur 71

17 Il s'agit d'une annonce éventuelle du service qui sera affichée à l'endroit ou les utilisateurs entreront leur login et mot de passe en vue d'une réservation les autres textes se trouvent sur la facture ou son double, afin d'apporter des renseignements supplémentaires. 3 Exploration des menus fiche d'unité Lorsque vous allez créer une première fiche UMR une fois rempli le programme vous propose de remplir une fiche d'équipe puis une fiche individuelle, la raison est qu'une même personne peut être et responsable d'umr et d'équipe. Page 17 sur 71

18 Tous les champs doivent être remplis au maximum, cliquez sur Validez pour continuer cliquez sur je souhaite inscrire une équipe, remplissez la fiche et validez Cliquez sur je remplis une fiche personnelle Page 18 sur 71

19 Comme c'est la première fiche UMR et d'equipe j'ai coché oui à responsable umr et d'équipe et oui pour recevoir les mels de facturation Je clique une autre fiche dans la même équipe Page 19 sur 71

20 dans les membres de l'équipe je vois affiché le nom déjà enregistré. Je m'aperçois que j'ai coché madame à la place de monsieur pour corriger cet erreur je vais dans le menu fiche individuelle et le clique sur modification de fiche Je rentre les trois premières lettres du nom Page 20 sur 71

21 j'obtiens une liste de nom je choisis celle que je souhaite modifier Vous avez toutes les valeurs assigné à la fiche en bas vous avez un menu déroulant à partir duquel vous choisissez le du champ que vous souhaitez modifier, là je choisis sexe et je valide Page 21 sur 71

22 Dans le menu déroulant je choisis homme et je valide Enregistrement du personnel de la plate-forme Deux possibilités soit création, suppression d'une fiche de service ou bien sa modification cliquons sur la première Page 22 sur 71

23 Vous avez le choix entre personnel plate-forme ou bien une autre possibilité que concerne une réservation de service tel que la maintenance les absences ou encore les formations internes, Enfin plus bas vous avez la possibilité de supprimer en cochant et validant une inscription de la liste. Cochez sur personnel plate-forme saisissez le nom le prénom et l'adresse mel et validez, c'est tout Inscription forfait L'inscription de forfait est au nom de l'équipe, cela peut être une avance effectuée par l'équipe et peut engendrer une réduction le cas échéant, donc on inscrit les trois premières lettres du nom du responsable d'équipe et on valide. Page 23 sur 71

24 On choisis le nom concerné puis on valide Dans l'exemple il existait déjà une somme restante vous entrez le montant à rajouter et c'est tout Fiche d'autonomie Toujours la même démarche entrer les trois premières lettre du nom et valider Page 24 sur 71

25 On sélectionne un nom on valide Sur l'exemple toutes les machines s'affichent on clique sur une machine afin de lui donner l'autonomie ( ce qui concrètement laisse l'accès à toutes les plages horaires de la semaine ) on clique sur je donne l'autonomie le carré en face de macro confocal apparaît en vert, c'est fait Si l'on souhaite retirer l'autonomie cliquez sur je valide Page 25 sur 71

26 Là c'est l'opération inverse on clique sur Macro confocal et on clique sur je supprime l'autonomie Absence personnel Absence personnel c'est l'endroit ou l'on note ses absences par demijournée ou journée entière il affiche dans un menu déroulant la liste du personnel du service que vous avez rentré dans le sous menu Personnel du service, puis vous choisissez la semaine durant laquelle vous serez absent, les utilisateurs peuvent les voir dans le module utilisateur menu absence ingénieurs Texte Texte si vous le souhaitez vous pouvez écrire une information que vous jugez importante celle-ci sera affichée sur la page de réservation à l'endroit ou l'utilisateur entre son login et mot de passe Page 26 sur 71

27 4 Le menu systèmes Fiche systèmes Il sert à enregistrer les systèmes d'acquisitions ou autres systèmes Commençons par création de système nom de la machine : exemple SP5 inversé système payant : oui il vous faudra définir des tarifs, non c'est gratuit métrologie : les systèmes sont ils vérifiés par le biais de la métrologie option : le système est -il muni d'une option comme une chambre CO2 ou autre dans ce cas c'est oui s'il n'a rien de particulier c'est non nombres de tranches horaires souhaitées : il faut définir le nombre de tranches horaires en nombre étant entendu qu'une tranche horaire peut-être de trois heures à un moment de la journée et de une heure à un autre moment. Page 27 sur 71

28 Affichage permettant la réservation Heure de début : si vous mettez 4 l'on pourra réserver sur la semaine actuelle et sur les trois semaines à venir. : il faut afficher l'heure du début de votre réservation appartenance à un groupe : ici vous avez le choix entre groupe confocal, groupe vidéo délai d'annulation : il est du jour même, d'un jour ou de deux jours si le délai est de deux jours comme sur notre plate-forme une réservation datant du jeudi ne pourra être annulé par l'utilisateur que le mardi en dehors de cela il devra nous appeler pour supprimer sa réservation. Je remplis ma demande et je valide La page suivante decris les tranches horaires que j'ai défini c'est à dire 10 par défaut elle affiche une heure une séance sur l'exemple j'ai change la seconde tranche horaire en une heure et demie et la séance en une et demie cela signifie que la deuxième tranche horaire durera un heure et demi et que la séance sera facturé pour cette Page 28 sur 71

29 tranche horaire une fois et demie le tarif d'une heure la tranche horaire 4 elle sera de trois heures et la dernière de 10 heures facturé cinq fois le tarif horaire puis je valide Avec cette page vous retrouvez bien les horaires en fonction de ce que j'ai entré précédemment, sur nos systèmes nous avons des personnes autonomes et non autonomes, ici je vais cocher les créneaux auxquels les non-autonomes n'auront pas accès le midi le soir et le week end. Je valide Page 29 sur 71

30 comme le système est un système payant je clique sur enregistrement des tarifs Il me demande d'entrer le tarif de base je vais dire 12 pour une séance à 12 ce prix sera multiplié par les coefficient multiplicateur que j'ai défini dans structure tarif je clique le bouton Page 30 sur 71

31 je clique sur inscription des options Ici j'ai mes différents systèmes dont celle que je viens de rentrer et en haut les options possibles je vais donc cocher sur Sp5 inversé pour le système et température Chambre CO2 et support pour les options Il me fait la liste des options qui seront affectés à ce système en vue d'une réservation qui nécessitera la demande d'option. Page 31 sur 71

32 Suppression de systèmes vous ne l'utiliserez dans certaines conditions d'abord il faudra cliquer sur exclusion du système pour une exclusion il suffit de cocher un système, de cliquer sur le bouton 'pour exclure un système' pour le remettre on choisit un système exclus et on clique sur le bouton 'pour remettre un système' Lorsqu'un système est exclu il ne peut plus être réservé il disparaît de la liste des réservations sur le module des utilisateurs, vous pouvez aussi utiliser ce mode le jour ou un appareil tombe en panne pour l'exclure de façon transitoire. Pour supprimer un système on va d'abord l exclure, on ne supprimera celui-ci que l'année d'après, car en début d'année le programme va sauver automatiquement les données de l'année précédente ce qui permettra de garder une trace des réservations ainsi que les systèmes afin de pouvoir créer des archives. On choisit le groupe dans lequel se trouve le système a supprimer Page 32 sur 71

33 on valide on nous demande de confirmer le choix de la suppression C'est fait Ajout ou suppression d'option sur un système comme cela l'indique vous permet d'ajouter ou de supprimer des options sur des systèmes, il n'y a pas de procédures particulières il faut suivre tout simplement la marche à suivre Modification de fiche Cette fonction sert à rectifier mais pas en totalité les caractéristique d'un système Page 33 sur 71

34 trois possibilités 1- Changement simple 2- Changement des créneaux pour non autonome 3- Changement des tranches horaires Les changements simples On sélectionne le système L'on découvre figure 1 les valeurs du système sur la droite, ainsi que le nom des champs sur la gauche ceux ci correspondent au menu déroulant qui se situe figure 2, c'est à dire que lorsque vous désirez changer une valeur il faudra sélectionner le champ correspondant dans le menu déroulant Figure 2 Figure 1 Page 34 sur 71

35 Tous les champs ne peuvent pas être changés comme id qui correspond à l'identifiant donné au système, lorsque vous souhaitez changer le délai d'annulation de votre système un menu déroulant vous proposera différent choix que vous validerez parfois il faudra écrire la nouvelle valeur comme pour le nombre de semaine Changement des créneaux pour non autonome C'est simple vous visualisez ce qui a été créé sur ce système en rouge ce sont les créneaux non disponibles et en vert ceux qui sont accessibles imaginez que le lundi soit accessible entièrement et le mercredi non accessible la journée il suffit de cliquer sur les cases à cocher vous enregistrer les modifications puis cliquez sur je vérifie Page 35 sur 71

36 Voici votre nouvelle grille horaires avec ses accès bloqués Changement des tranches horaires Après avoir sélectionné votre système vous avez trois possibilités soit l'ajout en début de planning ou en fin de planning ou la suppression de début et en fin de planning Commençons par ajouter une tranche horaire en début de planning Rappel de l'heure de début à vous de choisir la tranche horaire et la séance qui coïncide avec pour l'exemple nous allons laisser une heure et une séance. Page 36 sur 71

37 Voilà la nouvelle grille horaire que vous pouvez modifier en créneau accessible ou pas pour les non autonome, il vous suffit pour cela de rentrer les modifications. Ajout d'horaires en fin de planning inscrivons 2 tranches horaires Page 37 sur 71

38 on choisit ces plages horaires et séances, on valide, ne tenez pas compte des numéros à inscrire sur la gauche à vous de voir si vous souhaitez bloquer des plages horaires ou pas. Suppression des créneaux horaires On ne peut que supprimer qu'un horaire à la fois soit en début soit à la fin on coche une case et on valide cochons la première tranche horaire celle de 7:00 à 8:00 Page 38 sur 71

39 cliquez sur retour pour une autre suppression Pour ce qui est des fiches matériel le principe est le même Couplage Il peut arriver que sur un statif vous ayez deux systèmes connectés comme un vidéo microscope et un spinning disk le couplage va vous permettre d'associer pour la réservation les deux systèmes ce qui fait qu'une heure réservé sur le spinning ne sera pas accessible en réservation sur le vidéo micoscope. Page 39 sur 71

40 Cliquez sur création de couplage de deux systèmes on valide Ici vous avez déjà un couplage entre le macro confocal et le spinning frap visible dans la première ligne en fond violet, puis vous avez la lite des systèmes non couplés l'on va cocher spinning disk et vidéo microscope et pour finir donner un nom au couplage (sans accent ni espace ni signe particulier) videospinning puis je valide Page 40 sur 71

41 on vérifie en repassant par le menu couplage et on constate que les machines ont bien été couplées et qu'elles ont disparues de la liste des systèmes à coupler Pour découpler les systèmes, cliquer sur les systèmes que vous souhaitez découpler et validez Page 41 sur 71

42 c'est fait 5 Le menu Réservation Planning par semaine Deux possibilités vous souhaitez visualisation le planning afin de réserver pour une personne, dans ce cas entrer les trois premières lettres de son nom et sélectionnez le sous groupe de système auquel il appartient, dans la cas d'une consultation simple du planning cochez seulement le sous groupe concerné. Consultons le planning en vue de réserver Validez Page 42 sur 71

43 S'affiche alors( ici la vue est partielle ) le planning de la semaine des système du sous groupe confocal avec le nom de personne ayant réservé, si je souhaite visionner une autre semaine je dois alors cliquer et sur le sous groupe concerné et sélectionner une semaine de mon choix puis je valide, je souhaite réserver un créneau horaire sur la semaine affichée du SP 5 droit, je pointe ma souris sur un créneau horaire et je clique Je clique avec ma souris ici par exemple Page 43 sur 71

44 Je sélectionne le nom et je valide Trois possibilité je réserve sans option ou avec ou j'annule une séance, cliquons sur je réserve avec option je choisis avec les options liées au système puis je valide Page 44 sur 71

45 je confirme mes choix en validant je coche les trois possibilités du jeudi et je valide J'ai la possibilité soit de réserver d'autres séances ou de choisir un autre système. Retournons dans planning Page 45 sur 71

46 Les réservations en rose signifie que les utilisateurs ne sont pas autonomes, le fond jaune signifie qu'ils le sont, quand au liserai rouge qui encadre le créneau horaire cela signifie que c'est une réservation avec option. Cliquons sur une des trois réservations c'est la fiche annuaire qui apparaît avec les coordonnées de la personne et plus bas les options qui vont nous être nécessaire en vue de la préparation du système Planning par jour Il va surtout nous servir à visualiser les systèmes occupés durant une journée Sélectionnez une journée en cliquant sur un jour Page 46 sur 71

47 Vous avez la possibilité soit d'avoir accès à un sous groupe ou au groupe ici le groupe imagerie Vous obtenez la visualisation des systèmes de votre service sur une journée Service Cela va vous permettre de réserver ou d'annuler un créneaux horaire sans avoir à connaître le login et mot de passe de l'utilisateur toujours le même principe les trois premières lettres de l'utilisateur le groupe de système et on valide Cochez un nom, un système et on valide, les systèmes qui se trouvent sur fond coloré ne comportent pas d'option contrairement aux autres qui sont sur fond blanc. Page 47 sur 71

48 Ayant cliquez sur un système sur fond coloré l'on constate qu'il y a pas de choix d'options, ensuite on clique sur 'je réserve une séance' ensuite c'est toujours le même procédé Service/Mat Cela concerne la commande de prestations au nom d'un utilisateur on entre les trois premières lettres on valide Page 48 sur 71

49 on sélectionne un non cliquez sur commande de matériel on sélectionne le matériel souhaité on valide on note le nombre que l'on désire on valide Page 49 sur 71

50 5.5 - Blocage de séances Ceci est réservé aux membres de la plate-forme cela nous permet de bloquer avec notre nom des séances ou de bloquer des séances soit pour de la formation ou de la maintenance. Je rappelle que la liste déroulante se constitue dans Administration-->Personnel de service on valide on sélectionne un système puis on valide Je clique sur 'je réserve une séance' Page 50 sur 71

51 Soit je coche une ou plusieurs séances et je valide soit, plus bas j'ai la possibilité de bloquer la journée entière je vérifie 6 Le menu des Tarifs Les tarifs sont calculés en fonction du tarif de base défini par vous lors de la création d'un système, pour corriger une éventuelle erreur ou pour tout simplement augmenter les tarifs vous devez aller dans modification de tarifs. Page 51 sur 71

52 6.1 - Modification des tarifs Le principe est le même pour tarif système ou tarif prestation (matériel) donc choisissons tarif système c'est le tableau récapitulatif de vos systèmes avec leur tarif de base et je rappelle que c'est ce tarif de base qui multiplié par le coefficient que vous avez choisi donneront les tarifs définitifs, donc si je souhaite changer tous les tarifs je modifie les tarifs situés sur la droite, ou si je souhaite la correction que d'un je le corrige et bien entendu je laisse les autres en place. Pour l'exemple je vais corriger deux tarifs celui du vidéo microscope et le dernier frt je valide Page 52 sur 71

53 6.2 - Exclusion de tarifs Cela permet d'exclure des tarifs de ce qui sera montré sur le module Utilisateur par exemple si l'on ne souhaite pas que des tarifs soient vus sur la module ou sur un site web du service on exclut ceux-ci. Ici deux tarifs sont exclus IFR et Privé, je vérifie en allant dans le module utilisateur qui se trouve dans le menu Divers puis je clique sur les tarifs Page 53 sur 71

54 cliquer sur Les tarifs puis cliquer sur Tarif Système Page 54 sur 71

55 7 Factures et autres Facturation Comme son nom l'indique c'est ce menu qui va nous permettre de publier le document d'appel à facturation. Vous avez la possibilité de publier un document sur un ou plusieurs mois. Seul sont cliquables les mois passés nous allons sélectionner janvier, février et mars une liste des équipes qui ont fréquentés le service s'affiche vous remarquerez qu'il peut y avoir une double direction sur la direction d'équipe. On sélectionne une équipe en cliquant dessus Page 55 sur 71

56 Voici l'appel à facturation voyons le détail en haut à gauche vous avez la possibilité d'imprimer le document puis le bouton retour vous ramène à la page qui liste les équipes qui ont fréquentés le service. Le bouton envoyer le mail va envoyer un mail à toutes les personnes qui auront été désignées comme tel. Le mail reçu comporte 3 liens le premier les dirige sur leur facture le second sur le détail de la fréquentation du service par système, le dernier donne le détail des achats des prestations éventuels. Page 56 sur 71

57 7.2 - Double de facture sur ce sous menu vous entrez le numéro de votre facture et vous validez Suppression de facture validez l'année on coche une facture et on valide Liste des factures Affiche tout simplement la liste des factures Verif facture muni du mot de passe, du login et du numéro de la facture vous avez accès au détail des prestations ainsi qu'au détail des séances/ Page 57 sur 71

58 7.6 - Devis on entre les trois premières lettres du nom on valide On choisit un nom On sélectionne un ou plusieurs systèmes On sélectionne un ou plusieurs prestations Puis on valide Page 58 sur 71

59 On indique les quantités ou séances et on valide on obtient le devis Création de devis pour externe Destinés aux personnes n'ayant pas de fiche dans la base de données On indique les quantités ou séances et on valide Page 59 sur 71

60 ensuite vous procédez de la même manière que précédemment. Liste de devis ainsi que suppression de devis correspondent à la même manière d'opérer que sur les factures Liste des dépenses Soit le fournisseur existe déjà soit il faut le créer, prenons le cas de la création, dans ce cas on clique sur 'c'est un nouveau fournisseur je remplis la commande' je remplis ma commande je valide Page 60 sur 71

61 je clique sur je souhaite remplir une autre fiche et je constate que dans la liste fournisseur figure Invitrogen Je clique sur validez ma commande apparaît, je coche la case et je valide ma commande apparaît de nouveau avec les références déjà enregistrées, je décide de commander 3 lots de billes et que le prix unitaire à changer il suffit de mettre à jour ces informations et valider je valide Page 61 sur 71

62 7.9 - Liste des dépenses Ce sous menu comporte la liste des commandes mais aussi permet de supprimer celle-ci vous les sélectionnez par année et pouvez en supprimer une ou plusieurs à la fois vous cochez, validez Page 62 sur 71

63 Bilan permet d'afficher le bilan de vos dépenses et recettes 8 Les Statistiques Statistique du service permet de visualiser les statistiques en terme de fréquentation des équipes, par umr, le total des recettes. De visualiser celle-ci par matériel comme sur la figure ou par machines en cliquant sur le bouton 'je visualise les machines'. Page 63 sur 71

64 9 Divers les jours fériés Si par hasard vous oubliez d'actualiser les jours fériés non fixes comme le lundi de Pâques l'ascension le lundi de Pentecôte vous avez la possibilité d'entrer la date du lundi de Pâques la suite sera calculée pour actualiser la base qui affichera ces jours comme fériés Envoi de mel Trois possibilités choisir un groupe de destinataire : 1- A l'aide du menu déroulant 2- Soit par équipe 3- Soit par UMR Pour le premier groupe de destinataire choisissons le personnel du service Page 64 sur 71

65 Pour envoyer un message, remplissez l'objet ainsi que le contenu du message et validez, il se peut aussi que vous ayez besoin uniquement des adresses mel dans ce cas cliquez sur la seconde possibilité Module Utilisateurs C'est la page qui correspond au lien que vous allez donner à vos utilisateurs à partir de là il pourront consulter le planning, réserver, commander du matériel, vérifier leurs factures, consulter la présence des personnels de la plate-forme et pour terminer visualiser les tarifs Php MyAdmin Si cette page n apparaît pas c'est que l'adresse de la page n'est pas bonne Page 65 sur 71

66 Il faut vous rendre dans le dossier basetechnique puis dans le dossier baseimageriefonction. Ouvrir le fichier accueil-fr.html et modifier le chemin d'accès à votre page Il est préférable d'ouvrir le fichier par l'éditeur de texte de votre choix ici j'utilise TextWrangler Chercher la ligne du menu divers C'est la ligne surlignée en rouge qu'il faudrait modifier elle se trouve vers la ligne 98 il faut mettre le nom du dossier dans lequel se trouve phpmyadmin Si tout apparaît correctement votre entrez votre login et mot de passe et la page apparaît Cliquez sur baseimagerie Page 66 sur 71

67 Vous êtes dans votre base de données Annuaire entrez les trois lettres du nom validez choisissez un nom et validez Page 67 sur 71

68 Voilà la fiche Affichage Les tarifs Les tarifs correspondent à l'ensemble des tarifs. Page 68 sur 71

69 Les tarifs externes Les tarifs externes correspondent à l'ensemble des tarifs non exclus Absence du personnel Indique la présence des personnels de la plate-forme. Page 69 sur 71

70 Table des matières Installation des bases et du logiciel Configuration Prise en main du logiciel... 4 Le menu Administration Les Groupes Les Options Mise en place rapide Exploration des menus fiche d'unité Enregistrement du personnel de la plate-forme Inscription forfait Fiche d'autonomie Absence personnel Texte Le menu systèmes Fiche systèmes Modification de fiche Les changements simples Changement des créneaux pour non autonome Changement des tranches horaires Couplage...39 Le menu Réservation Planning par semaine Planning par jour Service Service/Mat Blocage de séances Le menu des Tarifs Modification des tarifs Exclusion de tarifs Factures et autres Facturation Double de facture Suppression de facture Liste des factures Verif facture Devis Création de devis pour externe Liste des dépenses Liste des dépenses Bilan Les Statistiques Statistique du service Divers les jours fériés Envoi de mel Module Utilisateurs Php MyAdmin Annuaire Page 70 sur 71

71 10 Affichage Les tarifs Les tarifs externes Absence du personnel...69 Page 71 sur 71