PROCÈS VERBAL de la réunion tenue le vendredi 10 décembre 2010, à 18 h 30, chez Prologic

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1 de la réunion tenue le vendredi 10 décembre 2010, à 18 h 30, chez Prologic Personnes présentes : Denis Giguère, président Stéphane Morin, vice-président Robert Pomerleau, trésorier Jeannette Champagne, secrétaire Personne absente: Paul Gilbert, administrateur 1. Mot de bienvenue. Le président Denis Giguère souhaite la bienvenue à tous. Stéphane Morin agira comme animateur de la réunion. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour Jeannette Champagne fait la lecture de l ordre du jour lequel est approuvé par Denis Giguère et appuyé par Stéphane Morin. 3. Lecture et adoption du procès-verbal du 19 novembre 2010 Jeannette Champagne fait la lecture du procès-verbal lequel est adopté par Robert Pomerleau et appuyé par Stéphane Morin. 4. Compte rendu de la rencontre du jeudi 9 décembre La lecture du compte-rendu de la rencontre du jeudi 9 décembre 2010 est faite. Adopté par Stéphane Morin et appuyé par Denis Giguere. 5. Changement au secrétariat. Denis Giguère confirme la démission de Michelle Lachance, secrétaire et souhaite la remplacer par Jeannette Champagne. Adopté par Robert Pomerleau et appuyé par Denis Giguère. 6. Modification déclaration annuelle. Robert Pomerleau fera une mise-à-jour de la déclaration annuelle. 7. Changement de signataires transfert bancaires Suite à un changement au secrétariat du Conseil d'administration, il est résolu que trois personnes seront dorénavant les seuls signataires à effectuer toute transaction bancaire. La résolution no 4 sera envoyée à notre succursale bancaire pour signifier que Denis Giguère, Robert Pomerleau et Jeannette Champagne sont les personnes autorisées. Adopté par Stéphane Morin et appuyé par Robert Pomerleau. (document en annexe) 8. Caisse enregistreuse et MEV La caisse enregistreuse doit être conforme à une nouvelle réglementation du ministère et ceci pour. toute entreprise ayant un service de restauration afin de pouvoir émettre un reçu à chaque client. Le coût chez Caisse Enregistreuse de Beauce serait de 4500$ incluant les taxes (environ). Prologic une entreprise de St-Georges propose de prêter cette somme sans intérêt pour effectuer cet achat. Sur réception de la subvention du MRQ pour la caisse et le MEV, Prologic sera remboursé au même moment. Approuvé par Denis Giguère et appuyé par Robert Pomerleau. page: 1

2 9. État des finances au 31 octobre Robert Pomerleau dépose l'état des résultats du 1er mai au 31 octobre 2010 et le bilan au 31 octobre Ces documents seront annexés au procès-verbal. Le Club possède au 10 décembre 7 298,82 $ en caisse. Le VTT est assuré pour le vol seulement. Robert Pomerleau vérifiera si l'immatriculation de ce véhicule a été payé pour l'année. Le mercredi 8 décembre 2010 un préposé à l'impôt a effectué la vérification de nos livres. Denis Giguère demandera un rapport à la police suite au vol d'une petite caisse. Il est important d'avoir cette pièce justificative pour la vérification d'impôt. Une résolution sera rédigée pour accepter une perte de 2170,26 $ qui a été volée dans la résidence de Paul Gilbert et que les mesures suivantes ont été prises pour éviter un tel événement. Chaque personne qui auront des sommes d'argent à la maison devront déposer directement à la Caisse. Adopté par Denis Giguère et appuyé par Robert Pomerleau. 10. Enseigne extérieure. Les enseignes extérieures et intérieures ont été enlevées pour les modifier c'est-à -dire enlever les cartes et la motoneige sur l'enseigne grâce à une généreuse commandite de Pierrot Lettrage. Stéphane Morin propose trois modèles, déposé en annexe, (celui dont l'engagement qui fait du bien par le bénévolat en loisir et en sport est à droite et en bas) et la troisième proposition est retenue. Accepté à l'unanimité. L'enseigne intérieure sera destinée aux commanditaires suivants: Ville de St-Georges, Joe Loue Tout, Desjardins, Visionic et Centre de peinture Pierre Tanguay. Accepté par Robert Pomerleau et appuyé par Stéphane Morin, document déposé en annexe. 11. Campagne de radio, journée Nature ouverte 8 janvier 2011 Pour la journée Nature ouverte du 8 janvier 2011avec Cool fm 103,5 et mix 99,7, le comité de ski a retenu les éléments suivants: accès gratuit aux sentiers, clinique de fartage, bazar, etc. pour la publicité à la radio il est proposé 75 capsules de 30 secondes et un direct de 3 heures durant la journée du 8 janvier pour un montant de 1345$ et des passes journalières. Cette dépense sera commandité par OSI Machinerie 1000$, Electro Beauce 500$, JVR Renaud Roy 250$ et Vincent Grondin 80$. Accepté à l'unanimité. 12. Commandites (petites pancartes à 40$) TV et remplacer une télévision Il y a des petites pancartes de publicité autour de la salle, soit environ 70 vendues à 35 $ + taxes, chacune. Leur visibilité sera remplacée par une télévision dont l'écran défile toutes ces publicités. Nous avons la possibilité d'avoir une commandite pour la télévision auprès de Ameublement Tanguay et un «digital sign age» pour visualiser la pub, une commandite de Visionic Robert Pomerleau propose de garder les 70 pancartes et d'attendre pour faire ce changement l'année prochaine car les publicités ont déjà été payées et le concept a été vendu comme une pancarte, une publicité fixe et non qui bouge. Un vote a été effectué. 2 acceptent la proposition de la publicité à la télévision, 1 contre et une abstention. Les 2 télévisions existantes sont à changer. Visionic propose de prêter une télévision et l'autre prêt par Ameublement Tanguay. Approuvé par Denis Giguère et appuyé par Robert Pomerleau.

3 13. Suivi eau potable PROCÈS VERBAL page: 2 L'eau n'est pas potable depuis mars Il faut mettre des affiches au-dessus des lavabos et des abreuvoirs. Aucune mesure n'a été prise pour évaluer la source de contamination du puit. Une demande sera acheminée par Robert Pomerleau au MAPAQ à ce sujet. 14. Dénomination nouveau Conseil d'administration Une résolution sera émise pour dire que les membres du Conseil d'administration sont habilités à représenter le Club Rendez-Vous 15. Dénomination comptable. Le Conseil d'administration accepte que Bertrand Boutin, notre comptable, prépare les états financiers du Club, fasse le paiement des comptes, des chèques, la tenue des livres, les paies des employés en utilisant le paiement direct. Il est autorisé par le Conseil d'administration à faire toutes les communications et les modifications auprès de Revenu Québec et de Revenu Canada. Approuvé par Jeannette Champagne et appuyé par Denis Giguère. 16. Requêtes dépenses Il a été convenu dans un récent procès-verbal que les dépenses supérieures à 50$ seraient toutes approuvées par le Conseil d'administration. A la demande de Robert Pomerleau toutes les dépenses devront être faites sur ce formulaire. La charte comptable de notre Club sera révisée. Approuvé par Jeannette Champagne et appuyé par Denis Giguère. (en annexe au procès-verbal) 17. Site web Le site web a été mis à jour par Robert Pomerleau et il travaille parallèlement sur un autre modèle qui aurait un lien avec Facebook et Twitter. On pourrait lancer des sujets de discussions comme le développement des pistes de raquettes ou autres. 18. Varia a) Dépliant Un dépliant publicitaire a été fait par Stéphane Morin pour le comité de ski de fond et a été imprimé en 100 copies. b) Charte Des recherches seront effectuées par tous les membres du c.a. pour trouver la documentation nécessaire afin de modifier la charte c) Radio Demander à Roger Lessard de communiquer avec la radio à tous les jours pour les conditions de ski et par la suite en avertir Martine Gagnon pour qu'elle fasse la mise-à-jour sur le site web d) Téléphone Un téléphone appartenant à Stéphane Morin sera prêté à Camil Chouinard, le traceur de piste pendant la saison de ski. Il pourra communiquer l'état des pistes a Martine Gagnon, conjointe de Robert Pomerleau, l'état des pistes, très tôt le matin et surtout ce sera beaucoup plus sécuritaire pour lui.

4 e) Equipements de traçage PROCÈS VERBAL page: 3 Les équipements de traçage ne sont pas adéquats. Un employé de Machinerie Lico modifie et dessine un nouveau modèle de traceur. f) Tourisme et autres L'office du tourisme de St-Georges et le regroupement des centres de ski nous offre une place dans leur publicité. Le coût est trop élevé. Il est résolut que l'on attende à l'an prochain. g) Plan d'aménagement de la bâtisse 5 personnes dont Paul Gilbert et Stéphane Morin étaient présentes lors de la présentation du plan d'aménagement du Rendez-Vous par le designer Pierre Poulin. La première phase débutera dès que possible pour se terminer à la mi-janvier La première phase est la peinture et le changement des luminaires. Ces dépenses seront couvertes par des commanditaires. (plan d'aménagement en annexe) 19. Prochaine rencontre La prochaine rencontre sera le 14 janvier 2011, 18 h 30 chez Prologic 20. Levée de l'assemblée L assemblée est levée à 9 h 35. Denis Giguère, président Jeannette Champagne, secrétaire

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