Système de formation à l'hygiène des mains. Manuel de l'utilisateur
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- Raphaël Beaudoin
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1 Système de formation à l'hygiène des mains Manuel de l'utilisateur GLANTA Ltd The Tower, Trinity Enterprise Centre, Pearse St, Dublin 2 IRELAND (0)
2 Table des matières 1 Configuration du système SureWash Utilisation du système SureWash Sélection du service Connexion des utilisateurs Mode Formation Mode Évaluation Sélection de la langue Administration de SureWash Connexion en tant qu'administrateur Afficher les enregistrements Gestion des administrateurs Modifier le mot de passe Enregistrer un nouveau badge administrateur Changer de service Générer le rapport Rapports par période de temps Rapports par service Rapports Informations générales Rapport sur l'utilisateur Configuration Personnalisation du contenu Mise à niveau du système
3 Configuration du système SureWash 3.10 Mise à niveau de la licence Diagnostic du système Sauvegarde des données utilisateur Suppression des données utilisateur Assistance et dépannage Mentions légales Conforme CE GLANTA Ltd
4 1 CONFIGURATION DU SYSTEME SUREWASH Pour configurer le système SureWash, branchez le cordon d'alimentation et appuyez sur le bouton Marche/Arrêt situé sur le côté droit du système. Le système SureWash démarre automatiquement. Appuyez ici pour activer/désactiver le système Pour désactiver le système, maintenez le bouton Marche/Arrêt enfoncé, jusqu'à l'arrêt du système. Une fois le système totalement arrêté (après environ 30 secondes), vous pouvez le débrancher de l'alimentation. Ne débranchez pas le système SureWash de son alimentation avant son arrêt total. 4
5 Utilisation du système SureWash 2 UTILISATION DU SYSTEME SUREWASH 2.1 SELECTION DU SERVICE Une fois le système de formation SureWash démarré, vous devez indiquer le service dans lequel il est actuellement implanté. Il peut s'agir, par exemple, du nom d'un service hospitalier. Vous pouvez sélectionner un service existant dans la liste ou en saisir un nouveau. Si vous sélectionnez «Ajouter un service», un clavier vous permettant de saisir le nom du service apparaît à l'écran. Une fois le service sélectionné, appuyez sur «Continuer» pour démarrer SureWash. GLANTA Ltd
6 2.2 CONNEXION DES UTILISATEURS Le système s'initialise et l'écran de connexion s'affiche. Selon la configuration du système SureWash, un utilisateur peut se connecter au système de trois manières : 1. Manuellement : un utilisateur peut saisir son nom ou ID utilisateur via un clavier qui s'affiche à l'écran. 2. À l'aide d'un badge utilisateur (facultatif) : lorsqu'un utilisateur se connecte à l'aide de son badge, toutes les données enregistrées sont sauvegardées avec l'id utilisateur (votre système de formation SureWash peut ne pas être équipé d'un lecteur de badges utilisateur). 3. En appuyant sur le bouton «S'entraîner» : lorsqu'un utilisateur se connecte via le bouton «S'entraîner», le système peut être utilisé de façon anonyme. Dans ce cas, les données enregistrées ne sont associées à aucun utilisateur en particulier. 6
7 Utilisation du système SureWash Une fois connecté, l'utilisateur peut choisir entre les deux modes que propose le système SureWash : Formation et Évaluation (en appuyant sur le bouton Aide, l'utilisateur accède aux informations relatives à l'utilisation de SureWash). GLANTA Ltd
8 2.3 MODE FORMATION Le mode Formation contient des informations générales sur l'hygiène des mains (pourquoi? quand? comment?) et permet également aux utilisateurs de tester leurs connaissances en matière d'hygiène des mains. Ces informations peuvent être personnalisées pour chaque hôpital (voir la section 3.8). L'utilisateur peut appuyer sur les flèches à l'écran situées à gauche et à droite des éléments de formation en ligne pour en parcourir le contenu. L'utilisateur peut également appuyer sur les images pour accéder aux éléments de formation spécifiques à une pose. 8
9 Utilisation du système SureWash La formation sur chacune des sept poses d'hygiène des mains s'effectue en deux étapes. Premièrement, l'utilisateur accède à des informations spécifiques à la pose (p. ex, importance de cette pose spécifique). L'utilisateur accède ensuite à une vidéo explicative de la pose. En appuyant sur la flèche de droite, l'utilisateur peut effectuer cette pose spécifique. La caméra du système vérifie si l'utilisateur effectue correctement la pose. Si c'est le cas, une barre d'avancement verte située au bas de l'écran entame sa progression. Une fois la pose terminée, l'écran Formation affiche la pose suivante et la procédure recommence. GLANTA Ltd
10 Si l'utilisateur ne parvient pas à terminer une pose dans le temps imparti, un écran d'information s'affiche. Cet écran permet à l'utilisateur de compléter cette pose en présentant les erreurs généralement rencontrées. Après l'affichage de l'écran, l'utilisateur dispose encore de temps pour terminer la pose correctement. Pendant l'exécution d'une pose d'hygiène des mains, les mains doivent être placées dans la zone indiquée sur la vidéo. La zone devient verte lorsque vos mains sont correctement placées. L'utilisateur doit également remonter ses manches jusqu'aux coudes. Si les manches sont visibles dans la vidéo, le système les détecte et émet un avertissement. 10
11 Utilisation du système SureWash 2.4 MODE ÉVALUATION En mode Évaluation, l'utilisateur doit effectuer dans l'ordre les sept poses d'hygiène des mains. Lorsqu'une pose est correctement effectuée, le système passe automatiquement à la pose suivante. Avant de démarrer l'évaluation sur l'hygiène des mains, l'utilisateur doit superposer ses mains sur les silhouettes indiquées à l'écran. L'image des mains est enregistrée et insérée dans le rapport, afin que les administrateurs puissent vérifier si les utilisateurs portent des accessoires, tels que bijoux, faux ongles, bracelets, etc. GLANTA Ltd
12 Après l'évaluation, l'utilisateur reçoit son résultat. De plus, chaque image de pose se voit attribuer une coche verte en cas de réussite ou un cercle rouge en cas d'échec. L'utilisateur peut choisir de revenir au menu principal, de recommencer l'évaluation ou d'accéder au mode Formation, où il peut sélectionner l'une des sept poses en appuyant sur l'image correspondante, comme décrit ci-dessus. 12
13 Utilisation du système SureWash 2.5 SELECTION DE LA LANGUE Selon la configuration du système de formation SureWash, l'interface utilisateur peut être disponible en plusieurs langues. Le cas échéant, appuyez sur les boutons situés dans l'angle supérieur gauche de l'écran de connexion pour modifier la langue de l'interface. GLANTA Ltd
14 3 ADMINISTRATION DE SUREWASH 3.1 CONNEXION EN TANT QU'ADMINISTRATEUR L'écran Administrateur du système de formation SureWash permet d'accéder à des fonctions supplémentaires du système. Pour accéder à l'écran Administrateur, appuyez sur le bouton «Saisir le nom d'utilisateur» sur l'écran de connexion principal. Saisissez le nom d'utilisateur «admin123» (saisissez ce nom en minuscules ; si nécessaire, appuyez sur le bouton MAJ du clavier qui s'affiche à l'écran). Vous allez être invité à saisir votre mot de passe. Si vous accédez pour la première fois à l'écran Administrateur, saisissez le mot de passe par défaut (admin123). Avant de poursuivre, vous devez modifier le mot de passe. Si votre système SureWash est équipé d'un lecteur de badges utilisateur, vous pouvez enregistrer un badge utilisateur comme badge administrateur (voir la section 3.3.2). L'utilisateur peut ensuite présenter ce badge pour se connecter en tant qu'administrateur. Le mot de passe du badge est initialement le mot de passe par défaut. Une fois l'utilisateur connecté en tant qu'administrateur, l'écran suivant apparaît. 14
15 Administration de SureWash Les différentes fonctions d'administrateur se trouvent sur le côté gauche de l'écran : - Afficher les enregistrements (section 3.2) - Gestion des administrateurs (section 3.3) - Changer de service (section 3.4) - Générer le rapport (section 3.5) - Configuration (section 3.7) - Personnalisation du contenu (section 3.8) - Mise à niveau du système (section 3.9) - Mise à jour de la licence (section 3.10) - Diagnostic du système (section 3.11) - Sauvegarde des données utilisateur (section 3.12) GLANTA Ltd
16 3.2 AFFICHER LES ENREGISTREMENTS La fonction «Afficher les enregistrements» permet de disposer d'une vue d'ensemble du système, sous forme de feuille de calcul. Les colonnes de la table sont les suivantes : - Utilisateur : ID ou nom de l'utilisateur - Nb formations : nombre de sessions de formation effectuées par cet utilisateur - Nb évaluations : nombre de sessions d'évaluation effectuées par cet utilisateur - Réussite : un «Oui» indique que cet utilisateur a réussi au moins une évaluation, tandis qu'un «Non» indique que cet utilisateur n'en a pas encore réussi. L'ID d'utilisateur « » correspond à l'utilisateur anonyme : lorsqu'un utilisateur se connecte à l'aide du bouton «S'entraîner» au lieu d'un badge ou d'un nom d'utilisateur, les enregistrements sont sauvegardés avec cet ID. 16
17 Administration de SureWash 3.3 GESTION DES ADMINISTRATEURS La fonction «Gestion des administrateurs» permet de modifier le mot de passe de l'administrateur en cours et de définir un autre badge utilisateur comme badge administrateur. Si vous appuyez sur «Gestion des administrateurs», l'écran suivant apparaît. GLANTA Ltd
18 3.3.1 MODIFIER LE MOT DE PASSE Appuyez sur «Modifier le mot de passe» pour saisir le nouveau mot de passe de l'administrateur en cours. L'écran suivant apparaît. Vous allez être invité à saisir votre nouveau mot de passe deux fois. 18
19 Administration de SureWash ENREGISTRER UN NOUVEAU BADGE ADMINISTRATEUR Si vous appuyez sur «Enregistrer un nouveau badge administrateur», la zone de messages suivante apparaît. Si votre système de formation SureWash est équipé d'un lecteur de badges utilisateur, présentez simplement le badge utilisateur que vous souhaitez enregistrer comme badge administrateur. La zone de messages disparaît ; le badge est désormais enregistré comme badge administrateur. Le mot de passe du badge est initialement le mot de passe par défaut (admin123). GLANTA Ltd
20 3.4 CHANGER DE SERVICE Appuyez sur le bouton «Changer de service» pour indiquer le service dans lequel le système est actuellement utilisé. Un écran identique à celui présent au démarrage du système (section 2.1) apparaît. Il peut s'agir, par exemple, du nom d'un service hospitalier. Vous pouvez sélectionner un service existant dans la liste ou en saisir un nouveau. 20
21 Administration de SureWash 3.5 GENERER LE RAPPORT Le système de formation SureWash permet de créer des rapports détaillés indiquant les performances de chaque utilisateur pendant une évaluation de l'hygiène des mains. Les rapports peuvent concerner un service ou une période spécifique. Commencez par sélectionner «Générer le rapport», dans la partie gauche de l'interface Administrateur. L'écran suivant apparaît. Vous ne pouvez pas appuyer sur le bouton «Créer le rapport» sans licence système valide (section 3.10) ni clé USB SureWash connectée au système. Une fois la clé USB SureWash connectée, vous pouvez appuyer sur le bouton «Créer le rapport». Emplacement d'insertion de la lé USB SureWash GLANTA Ltd
22 Si vous appuyez sur le bouton «Créer le rapport», l'écran suivant apparaît. Si vous sélectionnez les paramètres par défaut et que vous appuyez sur «Générer le rapport», un rapport unique couvrant l'intégralité de la période d'utilisation du système est créé. Le rapport contient également tous les services stockés dans le système (section 3.4). 22
23 Administration de SureWash Une fois un rapport créé, il est automatiquement copié sur la clé USB SureWash avec un fichier Excel (format CSV) contenant tous les enregistrements du système RAPPORTS PAR PERIODE DE TEMPS Il est également possible de créer un rapport couvrant uniquement l'utilisation du système pendant une période spécifique. Sélectionnez «Heure spécifique» et saisissez les dates «De» et «À». Dans les champs de date, utilisez les flèches haut et bas pour modifier le jour, le mois et l'année. Appuyez à nouveau sur le bouton «Générer le rapport» pour copier le rapport sur la clé USB RAPPORTS PAR SERVICE Vous pouvez également créer des rapports sur un service spécifique. Cela permet, par exemple, de connaître les performances du personnel d'un service particulier en matière d'évaluation de l'hygiène des mains. Sélectionnez «Services spécifiques», puis choisissez un ou plusieurs services dans la liste. Un rapport distinct est créé pour GLANTA Ltd
24 chaque service sélectionné. Toutefois, si vous sélectionnez «Traiter tous les services sélectionnés comme un seul service», un seul rapport est créé. 24
25 Administration de SureWash 3.6 RAPPORTS Les rapports générés par SureWash commencent par des informations générales sur toutes les sessions effectuées au cours de la période étudiée dans le rapport. Ils contiennent également un récapitulatif d'une page sur les performances de chaque utilisateur INFORMATIONS GENERALES Nombre d'utilisations et de temps passé dans chaque service Diagramme à barres indiquant les heures d'utilisation les plus courantes GLANTA Ltd
26 Taux de réussite et temps passé par chaque utilisateur. Les utilisateurs anonymes apparaissent en premier dans la liste. Résultat moyen par service Temps moyen passé sur chaque pose Poses non réussies Durée moyenne avant réussite d'une évaluation 26
27 Administration de SureWash RAPPORT SUR L'UTILISATEUR Données sur l'interaction de l'utilisateur Durée avant réussite de chaque pose Nombre d'échecs pour chaque pose Photo des mains de l'utilisateur GLANTA Ltd
28 3.7 CONFIGURATION Appuyez sur «Configurer» pour modifier le temps que les utilisateurs doivent passer sur chaque pose avant de réussir. Les boutons «+» et «-» permettent de modifier les paramètres de chaque pose. Une fois les paramètres modifiés, appuyez sur le bouton «Enregistrer toutes les modifications» pour les enregistrer. Pour rétablir les valeurs par défaut des paramètres, appuyez sur «Réinitialiser toutes les poses à la valeur par défaut 40». 28
29 Administration de SureWash 3.8 PERSONNALISATION DU CONTENU La fonction «Personnalisation du contenu» permet à un administrateur de remplacer les diapositives d'introduction du mode Formation du système SureWash (pourquoi? quand? comment?, etc. ; section 2.3) par leur propre contenu de formation en ligne. Ce contenu peut, par exemple, être accompagné du logo de l'hôpital. Contactez l'équipe d'assistance SureWash afin de convertir vos diapositives personnalisées dans un format adapté au système. Copiez le fichier reçu sur la clé USB SureWash et connectez cette clé au système. Vous ne pouvez pas appuyer sur le bouton «Personnaliser le contenu» sans licence valide (section 3.10). Lorsque vous appuyez sur le bouton, une boîte de dialogue de sélection de fichier apparaît. GLANTA Ltd
30 Choisissez le fichier de contenu personnalisé approprié dans la liste, puis appuyez sur le bouton «Personnaliser le contenu». Si l'interface du système de formation SureWash est disponible en plusieurs langues (section 2.5), assurez-vous de vous connecter à l'interface Administrateur dans la langue appropriée, à savoir la langue dans laquelle vous souhaitez personnaliser le contenu de la formation. Appuyez sur «Rétablir le contenu par défaut de la formation» afin de supprimer tout contenu personnalisé pour la langue en cours des écrans de formation. 30
31 Administration de SureWash 3.9 MISE A NIVEAU DU SYSTEME La fonction «Mise à niveau du système» permet à un administrateur de mettre à niveau le logiciel SureWash dans le système de formation. L'équipe d'assistance SureWash vous informera régulièrement de ces mises à niveau. Une fois le fichier de mise à niveau téléchargé depuis Internet, copiez-le sur la clé USB SureWash et connectez cette clé au système. Appuyez sur le bouton «Mettre à niveau le système» pour afficher une boîte de dialogue de sélection de fichier. GLANTA Ltd
32 Choisissez le fichier de mise à niveau SureWash approprié dans la liste, puis appuyez sur le bouton «Mettre à niveau le système». Une fois la nouvelle version du logiciel copiée dans le système, vous serez invité à redémarrer le système. La mise à niveau n'est effective qu'après le redémarrage du système. Remarque : la mise à niveau du logiciel SureWash ne supprime aucune donnée utilisateur. 32
33 Administration de SureWash 3.10 MISE A NIVEAU DE LA LICENCE Une licence valide est requise pour utiliser certaines fonctions du logiciel SureWash. En cas d'expiration (ou d'expiration imminente) du système de formation, contactez l'équipe d'assistance SureWash afin de recevoir un fichier de licence mis à jour. Copiez le fichier de licence sur la clé USB SureWash et connectez cette clé au système. Appuyez sur le bouton «Mettre à niveau la licence» pour afficher une boîte de dialogue de sélection de fichier. GLANTA Ltd
34 Choisissez le fichier de licence SureWash approprié dans la liste, puis appuyez sur le bouton «Mettre à niveau la licence». Si la licence est valide, toutes les fonctions du logiciel SureWash sont activées. 34
35 Administration de SureWash 3.11 DIAGNOSTIC DU SYSTEME La fonction «Diagnostic du système» regroupe les informations de diagnostic relatives au système de formation SureWash pouvant s'avérer utiles lors du dépannage. Connectez la clé USB SureWash au système et appuyez sur le bouton «Collecter les informations de diagnostic». Un fichier d'informations de diagnostic nommé «SureWashDiagnostics.zip» est copié sur la clé USB. Envoyez ce fichier par à l'équipe d'assistance SureWash, accompagné d'une description du problème rencontré. GLANTA Ltd
36 3.12 SAUVEGARDE DES DONNEES UTILISATEUR La fonction «Sauvegarde des données utilisateur» permet à un administrateur de copier les données utilisateur du système de formation SureWash vers la clé USB. Effectuez régulièrement cette procédure afin d'éviter toute perte de données. Connectez la clé USB SureWash au système, puis appuyez sur le bouton «Sauvegarder les données utilisateur». Les données utilisateur sont copiées sur la clé USB. Stockez les données en lieu sûr SUPPRESSION DES DONNEES UTILISATEUR De temps en temps, il peut être judicieux de supprimer toutes les données utilisateur du système. Appuyez sur le bouton «Supprimer les données utilisateur» pour supprimer toutes les données utilisateur du système, à l'exception des informations de connexion d'administrateur et du contenu de formation (section 3.8). ATTENTION! Une fois que les données utilisateur ont été supprimées, elles ne peuvent plus être restaurées sur le système. 36
37 Assistance et dépannage 4 ASSISTANCE ET DEPANNAGE Le système de formation SureWash est extrêmement fiable. Toutefois, s'il ne répond plus, procédez comme suit : 1. Mettez le système hors tension en maintenant le bouton Marche/Arrêt enfoncé. Une fois le système arrêté depuis 10 secondes, redémarrez-le en appuyant sur le bouton Marche/Arrêt. Le système devrait redémarrer correctement. Appuyez ici pour activer/désactiver le système GLANTA Ltd
38 2. En cas d'écran noir/vierge, vérifiez que le bouton d'alimentation de l'écran n'a pas été manipulé par erreur. Emplacement du bouton Marche/Arrêt de l'écran. Il n'est pas nécessaire de mettre l'écran hors tension séparément. Il ne doit pas être utilisé en fonctionnement normal. 3. Si ces étapes ne permettent pas de résoudre le problème, suivez les instructions contenues dans la section 3.11 («Diagnostic du système»), puis envoyez un e- mail à l'adresse accompagné d'une description du problème. Nous vous recontacterons au plus vite (un jour ouvrable). 38
39 Mentions légales 5 MENTIONS LEGALES Ce manuel utilisateur et la documentation SureWash sont la propriété de GLANTA Ltd, Tous droits réservés. Le logiciel du système de formation SureWash est la propriété de GLANTA Ltd, Tous droits réservés. Cet appareil est protégé par les brevets déposés EP et US D'autres brevets sont en attente d'approbation. GLANTA Ltd
40 6 CONFORME CE 40
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