Procédure d'annonce par Internet Accéder à la page des annonces en ligne

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1 INFO 102 Procédure d'annonce par Internet Accéder à la page des annonces en ligne 1) Entrer l'adresse dans la barre d'adresse du navigateur Internet 2) Sélectionner l'onglet "Entrée et séjour" 3) Dans le chapitre "Libre circulation des personnes Suisse - UE/AELE" Cliquer le lien "Procédure d'annonce pour les activités lucratives de courte durée" Pour plus d'informations Cliquer les liens ou sélectionner les onglets 4) Cliquer le lien "Annonce en ligne" dans la page Internet INFO

2 INFO 102 Procédure d'annonce par Internet Enregistrer son entreprise - annoncer une activité lucrative jusqu'à 90 jours Créer un login pour l'entreprise Cliquer le lien "Enregistrer" et suivre les instructions. Ne pas créer plusieurs logins pour la même entreprise Annoncer une activité Introduire le nom utilisateur et le mot de passe obtenus lors de la procédure d'enregistrement de l'entreprise Cliquer le bouton "Annoncer" et suivre les consignes Questions concernant le portail Internet du SEM ou la procédure d'annonce aux adresses électroniques suivantes: Problèmes concernant la procédure d'annonce: relatifs à la façon de procéder, à l'interprétation des données, etc Mot de passe oublié: Problèmes techniques: p. ex. lors de lacunes techniques ou que la liaison ne peut pas être établie avec le serveur ou la banque de données, etc Questions juridiques: INFO

3 Département fédéral de justice et police DFJP Secrétariat d Etat aux migrations SEM Procédure d annonce en ligne Annoncer des travailleurs détachés Informations générales Le présent guide décrit la manière d annoncer des travailleurs détachés. Si vous exécutez une mission en Suisse en tant que prestataire de services indépendant, avec l aide de vos collaborateurs, vous devez vous enregistrer en tant que tel (cf. guide «Annonce de prestataires de services indépendants»). Vous trouverez ci-après les principaux points auxquels vous devrez veiller pour remplir le formulaire d annonce en ligne. Par contre, vous n y trouverez aucune réponse à des cas particuliers. Pour ces derniers, veuillez vous adresser à l autorité compétente du lieu de travail concerné. Par ailleurs, la FAQ de notre site Internet vous fournit des réponses aux questions les plus fréquentes concernant la procédure d annonce. L annonce en ligne est la procédure usuelle. Cependant, en cas de problème, un formulaire d annonce spécial peut, exceptionnellement, être rempli, puis transmis soit par voie postale soit par fax. L essentiel en bref Rassemblez les informations ou documents suivants : Données des travailleurs détachés : carte d identité ou passeport comportant leurs données personnelles, lieu de travail et durée d engagement, numéro d assurance sociale dans le pays de domicile, salaire pendant la mission en Suisse, indications relatives à leurs qualifications professionnelles et à l activité exercée en Suisse ainsi que, en cas de détachement d un ressortissant de Croatie ou d un Etat tiers, autorisation de séjour délivrée dans l Etat qui détache l employé. Adresse de contact en Suisse : adresse de l entreprise, personne de contact, ainsi que numéro de téléphone et/ou adresse électronique de cette personne. Données de l entreprise qui détache le collaborateur : personne responsable dans l entreprise. Le délai d annonce préalable de huit jours 1 doit impérativement être respecté. Nous répondrons à vos questions juridiques relatives à la procédure d annonce sur notre site Internet (cf. rubrique Favoris -> Procédure d annonce CH UE/AELE -> FAQ. Pour les questions relatives à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), veuillez prendre directement contact avec l Administration fédérale des contributions à Berne / Division Taxe sur la valeur ajoutée (tél / courriel : Lien vers la procédure d annonce en ligne 1 Veuillez consulter les informations figurant sur notre site Internet rubrique Favoris -> Procédure d annonce CH UE/AELE -> FAQ

4 Enregistrer un profil client Avant de pouvoir commencer à compléter les champs de l annonce, vous devez vous enregistrer (Procédure d annonce > Administrer profil > Enregistrer). Les champs suivis d une étoile (*) doivent impérativement être saisis. Si vous cliquez sur un champ vierge (ou passez dessus avec le curseur), le texte d information correspondant apparaît. Pour naviguer, utilisez exclusivement les boutons du site Internet et en aucun cas les boutons d avance, de retour ou d actualisation de votre navigateur. Nom d utilisateur : ce nom doit être formé des caractères suivants : a à z, A à Z et 0 à 9 ; sa longueur ne saurait être inférieure à 3 caractères ni supérieure à 50 caractères. Courriel : les confirmations seront envoyées à l adresse électronique que vous avez indiquée. Vous pouvez cependant modifier cette dernière sous Administrer profil. Responsable : indiquer le nom de la personne responsable du détachement pour l entreprise ayant son siège à l étranger. L autorité suisse doit pouvoir s adresser à elle en cas de questions soit au cours de la procédure d annonce, soit par la suite, durant le séjour d un travailleur détaché en Suisse. Ce responsable doit être habilité à représenter l employeur. Activation de votre compte Dès que vous vous serez enregistré, vous recevrez un courriel vous priant d activer votre compte. Vous pourrez alors vous connecter grâce à votre nom d utilisateur et à votre mot de passe, puis lancer la procédure d annonce (Voir Saisir annonce). Vous aurez besoin des données de votre profil pour chaque annonce en ligne. Aussi, veuillez conserver soigneusement votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Saisir annonce Etape 1 : données relatives à l entreprise Téléphone / fax : ne pas insérer d espace entre les chiffres. Etape 2 : coordonnées en Suisse durant la mission Interlocuteur : nom et fonction d une personne présente en Suisse que les autorités suisses peuvent contacter durant le détachement, par exemple l employé détaché, la représentation permanente de l employeur en Suisse, l architecte responsable sur place, le contremaître, etc. La personne concernée doit être informée qu elle a été désignée comme interlocuteur vis-à-vis des autorités suisses. Elle doit être en mesure de répondre aux questions des autorités. Nom et entreprise, rue, numéro postal d acheminement, localité, téléphone, fax, courriel : il convient d indiquer ici les coordonnées de l interlocuteur. Ne pas insérer d espace entre les chiffres dans les champs Téléphone, fax et courriel. Etape 3 : séjour et lieu où se déroule la mission Dates de début et de fin d emploi : en cas d activité ininterrompue en Suisse, indiquer les dates précises de début et de fin de mission ; sinon, il convient d indiquer chaque jour de travail effectivement accompli (soit au plus 90 jours de travail par année civile et entreprise qui détache un travailleur). Octobre 2015 Page 2 sur 4

5 Nous recommandons de n indiquer que les jours de travail effectifs, car tous les jours annoncés (dimanches et jours fériés compris) seront imputés sur votre crédit. Lieu où se déroule la mission : désignation la plus précise possible de l endroit où est fournie la prestation de services. Il peut s agir de l emplacement d un chantier, de l adresse exacte d un client, etc. Une annonce distincte est nécessaire pour chaque mandat et lieu d'activité. Etape 4 : données relatives aux travailleurs Artisanat : sélection du métier dans la liste déroulante (par ex. menuiserie, santé). Si le métier correspondant n y figure pas, il faut le saisir manuellement dans le champ Autre (en texte simple). Activité exercée : sélection de la description précise de l activité (dans la liste déroulante) exercée par l employé détaché en Suisse (montage de produits de menuiserie, soins, etc.). Si l activité correspondante n y figure pas, il faut la saisir manuellement dans le champ prévu à cet effet. Numéro d assurance sociale dans l Etat de domicile : il est possible de distinguer des employés portant le même nom sur la base de leur numéro d assurance sociale. Réglementation du séjour dans l Etat qui détache l employé : ne peuvent être détachés en Suisse que les ressortissants d Etats tiers qui ont auparavant été intégrés, depuis au moins douze mois, dans le marché régulier du travail de l un des Etats membres de l UE ou de l AELE. Ce champ ne doit être rempli que si l employé détaché vient de Croatie ou d un Etat tiers (c està-dire d un Etat non membre de l UE/AELE). Etape 5 : confirmation de l employeur En cochant toutes les cases, l employeur confirme qu il a pris connaissance des prescriptions légales en vigueur et s engage à les respecter. Si, exceptionnellement, l annonce est transmise par voie postale, l employeur confirme, en signant le formulaire d annonce, qu il a pris connaissance des prescriptions légales en vigueur et s engage à les respecter. Si vous cliquez sur OUI ou NON à propos du numéro de TVA, une nouvelle fenêtre s ouvre et vous vous retrouvez sur une page Internet de l Administration fédérale des contributions. Là, vous pouvez vérifier si votre entreprise est soumise à la TVA suisse. Une fois cette étape terminée, n oubliez pas de cliquer sur le champ Retour à la procédure d annonce afin de clore l annonce de mission d un employé détaché en Suisse. En cas de question sur la TVA, veuillez vous adresser directement à l Administration fédérale des contributions. Etape 6 : contrôler l annonce Contrôlez les données de votre annonce. En bas du formulaire, un champ vierge est mis à votre disposition pour y saisir des commentaires (par ex., la raison d une urgence). Veuillez ensuite clore l annonce (envoyer l annonce). Etape 7 : annonce terminée Une fois que vous avez effectué correctement la procédure d annonce, la fenêtre Etape 7 : annonce terminée s ouvre. Cette dernière est ensuite transmise à l autorité compétente du lieu de travail. Imprimez votre annonce (symbole Version imprimée). Octobre 2015 Page 3 sur 4

6 Si, exceptionnellement, votre annonce est transmise par voie postale ou par fax, indiquez sur le formulaire l adresse de l autorité à laquelle il doit être envoyé. Est dans tous les cas compétente l autorité cantonale du lieu où se déroule la mission. Attestation d annonce délivrée par l autorité Dès que l autorité cantonale aura traité votre annonce, vous recevrez une confirmation d annonce par courriel. Si vous ne recevez pas de réponse dans un délai de quelques jours, prenez contact avec l autorité cantonale compétente (à cet effet, se référer aux indications concernant l étape 7). Si l annonce a été transmise par voie postale ou par fax, une attestation d annonce n est établie que sur demande, moyennant un émolument de 25 francs par annonce. Demander une telle confirmation n est toutefois pas obligatoire. En cas de contact avec les autorités pendant la durée de la mission en Suisse, une attestation d annonce pourra cependant s avérer utile au travailleur. Avez-vous des questions? La procédure d annonce est expliquée sur dans la rubrique Favoris, au chapitre Procédure d annonce CH UE/AELE. Vous y trouverez également des réponses aux questions les plus fréquentes. Vos interlocuteurs Questions portant sur une annonce : autorité cantonale compétente Questions techniques : Questions juridiques : Octobre 2015 Page 4 sur 4

7 Département fédéral de justice et police DFJP Secrétariat d Etat aux migrations SEM Procédure d annonce en ligne Annoncer des prestataires de services indépendants Informations générales Etes-vous un prestataire de services indépendant? Si c est le cas, vous trouverez ci-après les principaux points auxquels vous devrez veiller pour remplir le formulaire d annonce en ligne. Par contre, vous n y trouverez aucune réponse à des cas particuliers. Pour ces derniers, veuillez vous adresser à l autorité compétente du lieu de travail concerné. Par ailleurs, la FAQ de notre site Internet vous fournit des réponses aux questions les plus fréquentes concernant la procédure d annonce. L annonce en ligne est la procédure usuelle. Cependant, en cas de problème, un formulaire d annonce spécial peut, exceptionnellement, être rempli, puis transmis soit par voie postale soit par fax. L essentiel en bref Rassemblez les informations ou documents suivants : Carte d identité ou passeport comportant les données personnelles du prestataire de services indépendant, de même que toutes indications utiles concernant l entreprise, l activité exercée et la mission qu elle accomplit en Suisse. Adresse de contact en Suisse : adresse de l entreprise, personne de contact, ainsi que numéro de téléphone et/ou adresse de cette personne. Le délai d annonce préalable de huit jours 1 doit impérativement être respecté. Nous répondrons à vos questions juridiques relatives à la procédure d annonce sur notre site Internet (cf. rubrique Favoris -> Procédure d annonce CH UE/AELE -> FAQ. Pour les questions relatives à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), veuillez prendre directement contact avec l Administration fédérale des contributions à Berne / Division Taxe sur la valeur ajoutée (tél / Lien vers la procédure d annonce en ligne 1 Veuillez consulter les informations figurant sur notre site Internet rubrique Favoris -> Procédure d annonce CH UE/AELE -> FAQ

8 Enregistrer un profil client Avant de pouvoir commencer à compléter les champs de l annonce, vous devez vous enregistrer (Procédure d annonce > Administrer profil > Enregistrer). Les champs suivis d une étoile (*) doivent impérativement être saisis. Si vous cliquez sur un champ vierge (ou passez dessus avec le curseur), le texte d information correspondant apparaît. Pour naviguer, utilisez exclusivement les boutons du site Internet et en aucun cas les boutons d avance, de retour ou d actualisation de votre navigateur. Nom d utilisateur : ce nom doit être formé des caractères suivants : a à z, A à Z et 0 à 9 ; sa longueur ne saurait être inférieure à 3 caractères ni supérieure à 50 caractères. Courriel : les confirmations seront envoyées à l adresse électronique que vous avez indiquée. Vous pouvez cependant modifier cette dernière sous Administrer profil. Activation de votre compte Dès que vous vous serez enregistré, vous recevrez un courriel vous priant d activer votre compte. Vous pourrez alors vous connecter grâce à votre nom d utilisateur et à votre mot de passe, puis lancer la procédure d annonce (Voir Saisir annonce). Vous aurez besoin des données de votre profil pour chaque annonce en ligne. Aussi, veuillez conserver soigneusement votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Saisir annonce Avant de commencer à saisir une annonce, vous devez sélectionner un type d annonce. Vous pouvez soit vous annoncer vous-même en tant que prestataire de services indépendant, soit annoncer vos employés comme travailleurs détachés. Si vous accomplissez une mission en Suisse avec vos collaborateurs, vous devez saisir deux annonces distinctes : l une pour vous-même (en votre qualité de prestataire de services indépendant), l autre pour vos employés détachés. Ce guide décrit la manière d annoncer un prestataire de services indépendant. La manière d annoncer les travailleurs détachés, quant à elle, est traitée dans le guide qui leur est spécialement destiné. Etape 1 : données personnelles et données relatives au prestataire de services indépendant Téléphone / fax : ne pas insérer d espace entre les chiffres. Etape 2 : coordonnées en Suisse durant la mission Interlocuteur : coordonnées d une personne présente en Suisse que les autorités suisses peuvent contacter durant la mission. Vous pouvez indiquer vos propres coordonnées en Suisse (adresse du lieu où se déroule la mission, numéro de téléphone mobile auquel vous est joignable en permanence) ou bien celles du mandant ou de l entrepreneur général, de l architecte, du contremaître responsable des travaux à accomplir ou d une autre personne désignée pour effectuer cette tâche. Dans chaque cas, la personne concernée doit être informée qu elle a été désignée comme interlocuteur vis-à-vis des autorités suisses. Elle doit être en mesure de répondre aux questions des autorités. Octobre 2015 Page 2 sur 4

9 Etape 3 : séjour et lieu où se déroule la mission Dates de début et de fin de mission : en cas d activité ininterrompue en Suisse, indiquer les dates précises de début et de fin de mission ; sinon, il convient d indiquer chaque jour de travail effectivement accompli (soit au plus 90 jours de travail par année civile et par prestataire de services indépendant). Nous recommandons de n indiquer que les jours de travail effectifs, car tous les jours annoncés (dimanches et jours fériés compris) seront imputés sur votre crédit. Lieu où se déroule la mission : désignation la plus précise possible de l endroit où est fournie la prestation de services. Il peut s agir de l emplacement d un chantier, de l adresse exacte d un client, etc. But de la prestation : désignation claire du mandat donné par le destinataire de la prestation (par ex. installation d un serveur informatique ou service de sécurité assuré pendant un événement). En cochant les deux cases proposées, vous confirmez que vous respecterez toutes les prescriptions, obligations de communication et autres conditions à remplir. Si vous cliquez sur OUI ou NON à propos du numéro de TVA, une nouvelle fenêtre s ouvre et vous vous retrouvez sur une page Internet de l Administration fédérale des contributions. Là, vous pouvez vérifier si votre entreprise est soumise à la TVA suisse. Une fois cette étape terminée, n oubliez pas de cliquer sur le champ Retour à la procédure d annonce afin de clore l annonce de mission d un employé détaché en Suisse. En cas de question sur la TVA, veuillez vous adresser directement à l Administration fédérale des contributions. Une annonce distincte est nécessaire pour chaque mandat et lieu d'activité. Etape 4 : contrôler l annonce Contrôlez les données de votre annonce. En bas du formulaire, un champ vierge est mis à votre disposition pour y saisir des commentaires (par ex., la raison d une urgence). Veuillez ensuite clore l annonce (envoyer l annonce). Etape 5 : annonce terminée Une fois que vous avez effectué correctement la procédure d annonce, la fenêtre Etape 5 : annonce terminée s ouvre. Cette dernière est ensuite transmise à l autorité compétente du lieu de travail. Imprimez votre annonce (symbole Version imprimée). Si, exceptionnellement, votre annonce est transmise par voie postale ou par fax, indiquez sur le formulaire l adresse de l autorité à laquelle il doit être envoyé. Est dans tous les cas compétente l autorité cantonale du lieu où se déroule la mission. Attestation d annonce délivrée par l autorité Dès que l autorité cantonale aura traité votre annonce, vous recevrez une confirmation d annonce par courriel. Si vous ne recevez pas de réponse dans un délai de quelques jours, prenez contact avec l autorité cantonale compétente (à cet effet, se référer aux indications concernant l étape 5). Si l annonce a été transmise par voie postale ou par fax, une attestation d annonce n est établie que sur demande, moyennant un émolument de 25 francs par annonce. Les prestataires de services indépendants ont l obligation légale d être en possession d une attestation d annonce. Octobre 2015 Page 3 sur 4

10 Avez-vous des questions? La procédure d annonce est expliquée sur dans la rubrique Favoris, au chapitre Procédure d annonce CH UE/AELE. Vous y trouverez également des réponses aux questions les plus fréquentes. Vos interlocuteurs Questions portant sur une annonce : autorité cantonale compétente Questions techniques : Questions juridiques : Octobre 2015 Page 4 sur 4

11 Département fédéral de justice et police DFJP Secrétariat d Etat aux migrations SEM Procédure d annonce en ligne Annoncer une prise d emploi à court terme, d une durée maximale de trois mois, auprès d un employeur suisse Informations générales Allez-vous engager à court terme un travailleur en provenance d un Etat de l UE ou de l AELE pour une durée maximale de trois mois par année civile? Si tel est le cas, sachez que vous trouverez ci-après les principaux points auxquels vous devrez veiller pour remplir le formulaire d annonce en ligne. Par contre, vous n y trouverez aucune réponse à des cas particuliers. Pour ces derniers, veuillez vous adresser au canton compétent du lieu de travail concerné. Par ailleurs, la FAQ de notre site Internet vous fournit des réponses aux questions les plus fréquentes concernant la procédure d annonce. L annonce en ligne est la procédure usuelle. Cependant, en cas de problème, un formulaire d annonce spécial peut, exceptionnellement, être rempli, puis transmis soit par voie postale soit par fax. L essentiel en bref Rassemblez les informations ou documents suivants : Données du travailleur : carte d identité ou passeport comportant ses données personnelles, indications relatives à ses qualifications professionnelles et activité exercée en Suisse. Données de l employeur suisse : responsable de l entreprise à même de fournir des renseignements aux autorités. L employeur suisse est tenu d annoncer le travailleur concerné, et ce, au plus tard un jour avant la prise d emploi. Nous répondons à vos questions juridiques relatives à la procédure d annonce sur notre site Internet (cf. rubrique Favoris -> Procédure d annonce CH UE/AELE -> FAQ. Lien vers la procédure d annonce en ligne Enregistrer un profil client Avant de pouvoir commencer à compléter les champs de l annonce, vous devez vous enregistrer (Procédure d annonce > Administrer profil > Enregistrer). Les champs suivis d une étoile (*) doivent impérativement être saisis.

12 Si vous cliquez sur un champ vierge (ou passez dessus avec le curseur), le texte d information correspondant apparaît. Pour naviguer, utilisez exclusivement les boutons du site Internet et en aucun cas les boutons d avance, de retour ou d actualisation de votre navigateur. Nom d utilisateur : ce nom doit être formé des caractères suivants : a à z, A à Z et 0 à 9 ; sa longueur ne saurait être inférieure à 3 caractères ni supérieure à 50 caractères. Courriel : les confirmations seront envoyées à l adresse électronique que vous avez indiquée. Vous pouvez cependant modifier cette dernière sous Administrer profil. Responsable : indiquer le nom de la personne compétente de votre entreprise qui est à même de fournir des renseignements aux autorités. Activation de votre compte Dès que vous vous serez enregistré, vous recevrez un courriel vous priant d activer votre compte. Vous pourrez alors vous connecter grâce à votre nom d utilisateur et à votre mot de passe, puis lancer la procédure d annonce (Voir Saisir annonce). Vous aurez besoin des données de votre profil pour chaque annonce en ligne. Aussi, veuillez conserver soigneusement votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Saisir annonce Dès que l annonce aura été saisie avec succès, votre demande sera transmise directement, par voie électronique, à l autorité cantonale compétente (il est inutile de déposer une nouvelle fois votre demande par écrit). Etape 1 : données relatives à l employeur suisse Téléphone / fax : ne pas insérer d espace entre les chiffres. Etape 2 : séjour et lieu de travail Dates de début et de fin d emploi : en cas d activité ininterrompue en Suisse, la durée maximale du séjour est de trois mois par année civile. Si, exceptionnellement, l activité lucrative n est pas exercée d une traite, il convient d indiquer les jours de travail effectifs. Etape 3 : données relatives aux travailleurs Il est possible de saisir plusieurs travailleurs dans la même annonce. Etape 4 : informations des travailleurs Vous devez confirmer que vous respectez les conditions requises en cliquant sur a) et b). Si, exceptionnellement, l annonce est transmise par voie postale, l employeur confirme, en signant le formulaire d annonce, qu il a pris connaissance des prescriptions légales en vigueur et s engage à les respecter. Etape 5 : contrôler l annonce Contrôlez les données de votre annonce. En bas du formulaire, un champ vierge est mis à votre disposition pour y saisir des commentaires. Veuillez ensuite clore l annonce (envoyer l annonce). Octobre 2015 Seite 2 von 3

13 Etape 6 : annonce terminée Une fois que vous avez effectué correctement la procédure d annonce, la fenêtre Etape 6 : annonce terminée s ouvre. Cette dernière est ensuite transmise à l autorité compétente du lieu de travail. Imprimez votre annonce (symbole Version imprimée). Si, exceptionnellement, votre annonce est transmise par voie postale ou par fax, indiquez sur le formulaire l adresse de l autorité à laquelle il doit être envoyé. Est dans tous les cas compétente l autorité cantonale du lieu de la prise d emploi. Attestation d annonce délivrée par l autorité Dès que l autorité cantonale aura traité votre annonce, vous recevrez une confirmation d annonce par courriel. Si vous ne recevez pas de réponse dans un délai de quelques jours, prenez contact avec l autorité cantonale compétente (à cet effet, se référer aux indications concernant l étape 6). Si l annonce a été transmise par voie postale ou par fax, une attestation d annonce n est établie que sur demande, moyennant un émolument de 25 francs par annonce. Demander une telle confirmation n est toutefois pas obligatoire. En cas de contact avec les autorités pendant la durée de l emploi en Suisse, une attestation d annonce pourra cependant s avérer utile au travailleur. Avez-vous des questions? La procédure d annonce est expliquée sur dans la rubrique Favoris, au chapitre Procédure d annonce CH UE/AELE. Vous y trouverez également des réponses aux questions les plus fréquentes. Vos interlocuteurs Questions portant sur une annonce : autorité cantonale compétente Questions techniques : Questions juridiques : Octobre 2015 Seite 3 von 3

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