Université Hassan II-casablanca : Centre de Ressources Universitaires SOMMAIRE INTRODUCTION:... 3 I- L ÉCRAN WORD :... 3

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1 SOMMAIRE INTRODUCTION:... 3 I- L ÉCRAN WORD :... 3 II- CREER UN NOUVEAU DOCUMENT: POUR CREER UN DOCUMENT A L'AIDE D'UN MODELE OU ASSISTANT: POUR CREER UN DOCUMENT VIDE:... 4 III- SAISIE DU TEXTE : INSERER DU TEXTE DANS UN DOCUMENT : SAISIE DE TEXTE PAR DESSUS DU TEXTE EXISTANT : POUR DEPLACER LE POINT D INSERTION : DEFILEMENT D UN DOCUMENT : SELECTION DU TEXTE : ANNULATION D UNE SELECTION : SUPPRESSION DE TEXTE : CORRECTION ET SUPPRESSION : DEPLACER OU COPIER DU TEXTE : REGLES DE SAISIE:... 6 IV- ENREGISTREMENT D UN DOCUMENT :... 6 V- OUVERTURE D'UN DOCUMENT:... 7 IV- CREER UN NOUVEAU DOCUMENT :... 7 V- OUVERTURE D UN DOCUMENT :... 7 VI- MISE EN FORME DES CARACTERES :... 7 VII- IMPRESSION DE DOCUMENTS : VISUALISATION D UN DOCUMENT AVANT IMPRESSION : IMPRESSION D UN DOCUMENT :... 8 VIII- MISE EN FORME DES PARAGRAPHES : METTRE DES PARAGRAPHES EN RETRAIT : ALIGNEMENT DE TEXTE : MODIFICATION DE L INTERLIGNE : AJUSTEMENT DE L ESPACEMENT ENTRE LES PARAGRAPHES : IX- VERIFICATION DE L ORTHOGRAPHE ET DE LA GRAMMAIRE : X- LES STYLES: XI- MISE EN PAGE: Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 1

2 X- EN-TETES ET PIEDS DE PAGE : XI- LES TABLEAUX : CREATION D UN TABLEAU : AJOUT OU SUPPRESSION DE BORDURES : TRAME DE FOND : MISE EN FORME AUTOMATIQUE D UN TABLEAU : FUSIONNER ET FRACTIONNER DES CELLULES : INSERER ET SUPPRIMER DES LIGNES ET DES COLONNES : POUR AJOUTER DES COLONNES DANS UN TABLEAU TRIER UN TABLEAU : XII INSERTION D OBJET : POUR SELECTIONNER PLUSIEURS OBJETS : GROUPER OU DISSOCIER DES OBJETS : XIII. LE MODE COLONNE LES LETTRINES LES COUPURES DE MOTS XIV. LE PUBLIPOSTAGE CREATION DU DOCUMENT PRINCIPAL CREATION DU FICHIER DE DONNEES MODIFICATION DU DOCUMENT PRINCIPAL FUSION / IMPRESSION DU PUBLIPOSTAGE FUSION VERS L'IMPRIMANTE FUSION VERS UN DOCUMENT FUSION D'UNE PARTIE DES ENREGISTREMENTS TRI DES ENREGISTREMENTS XV COMPILATION D'UNE TABLE DES MATIERES Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 2

3 Introduction: Un logiciel de traitement de texte, en informatique, est un programme d'application qui permet de composer et mettre en forme des textes, équivalent électronique du papier, du crayon, de la machine à écrire, de la gomme, du dictionnaire Les traitements de texte facilitent toutes les tâches liées à l'édition de documents (suppression, insertion, reformulation, etc ) Word affiche les documents en mode WYSIWYG (What You See Is What You Get) : l'écran affiche la mise en page et les différentes polices telles qu'elles apparaîtront sur la page imprimée. Pour lancer Word, cliquez sur le bouton Démarrer, Programmes, Office 97 puis Microsoft Word. Ainsi l écran de Word accompagné d un document vide apparaît. I- L écran Word : Barre de titre Barre de menu Barre d outils La règle Point d'insertion Feuille de saisie Barre de défilement Horizontal et vertical Barre d état II- Créer un nouveau document: La création d'un nouveau document est basée sur: Un modèle ou assistant. Un document vide. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 3

4 1- Pour créer un document à l'aide d'un modèle ou assistant: 1. Cliquez sur le menu Fichier Nouveau. 2. Choisissez un modèle et suivez les démarches de l'assistant. 2- Pour créer un document vide: cliquez sur III- Saisie du texte : La saisie du texte se fait simplement en tapant sur le clavier. Tout ce qui sera saisie apparaîtra à la place du point d insertion. Word effectue automatiquement les retours à la ligne pendant qu on tape. Remarque: vous pouvez coller du texte à partir du presse papier. 1- Insérer du texte dans un document : - Placez le point d insertion ou vous voulez commencer à taper. - Tapez votre texte. Word déplace automatiquement le texte déjà saisi vers la droite. 2- Saisie de texte par dessus du texte existant : Par défaut, Word déplace le texte existant vers la droite lorsque vous insérez de nouveaux caractères. Si vous souhaitez que le texte que vous tapez remplace le texte existant passez en mode refrappe. En appuyant sur la touche INSER ou en double cliquant REP sur la barre d état. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 4

5 3- Pour déplacer le point d insertion : 1 ère méthode : A l aide de la souris, positionnez le pointeur de la souris qui est en forme de I au nouvel emplacement puis cliquez. 2 ème méthode : Par les touches de direction du clavier. déplace d une ligne vers le haut un caractère à gauche un caractère à droite déplace d une ligne vers le bas 4- Défilement d un document : Les barres de défilement situées sur les côtés droit et inférieur de la fenêtre permettant de faire défiler le document. 5- Sélection du texte : placez le point d insertion devant le mot ou la phrase que vous voulez sélectionner. Faites glisser la souris tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé ; ou bien vous maintenez la touche maj enfoncé et vous cliquez sur une touche de direction gauche ou droite pour sélectionner caractère par caractère. Pour sélectionner un seul mot cliquez deux fois dessus. Pour sélectionner une ligne placez le pointeur de la souris dans la marge gauche puis cliquez une fois. Pour sélectionner un paragraphe placez le pointeur de la souris dans la marge gauche puis cliquez deux fois successive. Pour sélectionner tout le document placez le pointeur de la souris dans la marge gauche puis cliquez trois fois successive. 6- Annulation d une sélection : - A l aide de la souris cliquez n importe ou en dehors de la sélection dans le fenêtre du document. - A l aide du clavier appuyez sur une touche de direction. 7- Suppression de texte : Sélectionnez le texte voulu, appuyez sur RETOUR ARRIERE ou sur SUPPR. Si vous faites une erreur, cliquez sur le bouton Annuler de la barre d outils ou bien sur le menu Edition Annuler. 8- Correction et Suppression : Pour corriger de simple faute de frappe, appuyez sur Retour arrière ou Suppr. La touche ret.arr supprime le caractère qui précède le point d insertion par contre la touche Suppr. supprime le caractère qui vient après. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 5

6 Pour supprimer plusieurs caractères ou bien plusieurs ligne sélectionner les puis appuyer sur Ret.arr ou Suppr. 9- Déplacer ou copier du texte : 1- Sélectionnez le texte à copier ou à déplacer. 2- Pour déplacer la sélection: Déplacer avec la souris. Ou bien Cliquez sur l opinion couper du menu Edition. Ou bien A l'aide du clavier: Ctrl + X 3. Pour copier la sélection: Cliquez sur l opinion copier du menu Contextuel (Clic sur le bouton droit de la souris). Ou bien Cliquez sur l opinion copier du menu Edition. Ou bien A l'aide du clavier: Ctrl + C Word place le texte dans le presse-papiers. 4- Placez le point d insertion au nouvel emplacement. Cliquez sur l'option coller du menu Contextuel Ou bien Cliquez sur l'option coller du menu Edition. Ou bien A l'aide du clavier: Ctrl + V 10- Règles de saisie: Saisir d'abord le texte sans mise en forme ni en page (police: Times New Roman, Taille: 12 sont recommandées). Ne jamais aligner à l'aide des espaces. Les caractères (. ;,!? etc) sont suivis d'un espace. Tapez Entrée pour changer de paragraphe ou pour insérer une ligne vide. Pour retourner à la ligne tout en restant dans le même paragraphe tapez Shift + Entrée Pour passer à la page suivantes tapez Ctrl + Entrée Ou bien choisir l'option saut de page du menu insertion. IV- Enregistrement d un document : Document ne portant pas encore de nom : 1. Cliquez sur enregistrer. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 6

7 2. Pour enregistrer le document dans un autre dossier, cliquez dans la zone Enregistrer dans sur un lecture différent ((C:) pour le disque dure et (A:) pour la disquette) ou doublecliquez dans la liste des dossiers sur un dossier différent. 3. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du document. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des noms de fichier longs et descriptifs. 4. Cliquez sur Enregistrer. N.B. Pour protéger un document avec un mot de passe cliquez sur le bouton options de la fenêtre " Enregistrer sous". V- ouverture d'un document: 1. Cliquez sur Ouvrir 2. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur qui contient le document. 3. Dans la liste des dossiers, double-cliquez sur le dossiers jusqu'à ce que vous ouvriez le dossier qui contient le document. 4. Double-cliquez sur le document que vous souhaitez ouvrir. IV- Créer un nouveau document : Pour créer un document vide, cliquez sur V- Ouverture d un document : 1. Cliquez sur Ouvrir. 2. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le lecteur qui contient le document. 3. Dans la liste des dossiers, double-cliquez sur les dossiers jusqu à ce que vous ouvriez le dossier qui contient le document. 4. Double-cliquez sur le document que vous souhaitez ouvrir. VI- Mise en forme des caractères : 1. Sélectionnez le texte à mettre en forme. 2. Choisissez la forme désirée de la barre d outils Mise en forme. Texte en Gras Texte Souligné Texte en Italique Changer la police Augmenter la taille des caractères Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 7

8 Ou bien, dans le menu Format, choisissez Police. VII- Impression de documents : 1- Visualisation d un document avant impression : Pour afficher chaque page telle qu elle sera imprimé, cliquez sur Fichier Aperçu avant impression. 2- Impression d un document : Vous pouvez imprimer le document actif en cliquant sur imprimer Ou bien cliquez sur Fichier Imprimer. VIII- Mise en forme des paragraphes : Définition : Dans Word, un paragraphe correspond à toute quantité de texte, de graphismes, d objets ou d autres éléments, suivie d une marque da paragraphe Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 8

9 1- Mettre des paragraphes en retrait : - Sélectionnez les paragraphes à mettre en retrait. - A l aide de la règle faites glisser indicateurs de retrait sur la règle jusqu à l emplacement souhaité. Retrait de première ligne (alinéa) Retrait de gauche Retrait de tout le paragraphe Retrait de droite 2- Alignement de texte : Sous Word, différents types d organisation sont présentés : - Aligné à gauche - Centré - Aligné à droite - Justifié Pour cela cliquez sur les boutons suivants : N.B. Il est recommandé de justifié les documents Word. 3- Modification de l interligne : Par défaut, Word affecte un simple interligne à votre texte. Lorsque vous modifiez un interligne, cela affecte toutes les lignes de texte des paragraphes sélectionnés ou du paragraphe qui contenait le point d insertion au moment de la modification. L interligne détermine la hauteur de chaque ligne de texte dans un paragraphe. Pour modifier l interligne : 1. Sélectionnez les paragraphes dont vous voulez, modifier l interligne. 2. Choisissez Format Paragraphe. 3. Sélectionnez l onglet Retrait et espacement. 4. Dans la zone «Interligne» sous «Espacement», sélectionnez le type d interligne souhaité. 5. Choisissez «OK». Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 9

10 4- Ajustement de l espacement entre les paragraphes : Au lieu d appuyer sur Entrée pour ajouter les lignes vides après un paragraphe, vous pouvez augmenter l espace qui se trouve avant ou après le paragraphe. L espacement entre les paragraphes peut être ajusté de façon précise et au point près, par exemple, 1,5 cm. Pour ajuster l espacement entre les paragraphes : 1. Sélectionnez les paragraphes entre lesquels vous voulez modifier l espacement. 2. Choisissez Format Paragraphes. 3. Sélectionnez l onglet Retrait et espacement. 4. Dans les zones «Avant» et «Après» sous «Espacement», tapez ou sélectionnez la valeur souhaitée, puis choisissez «OK». IX- Vérification de l orthographe et de la grammaire : Avec Word, vous disposez de deux, méthodes pour vérifier l orthographe et la grammaire : Word vérifie automatiquement votre document en cours de frappe et souligne les éventuelles fautes d orthographe et de grammaire. Word utilise des traits ondulés rouges pour signaler les éventuelles fautes d orthographe, et des traits ondulés verts pour les éventuelles fautes de grammaire. Pour corriger une faute, cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur un mot souligné d un ondulé, puis cliquez dans le menu contextuel sur la correction adéquate. Lorsqu un document est terminé, vous pouvez demande à Word de rechercher les fautes d orthographe et de grammaire. Procédure : 1. Sélectionnez le menu Outils Grammaire et Orthographe ou bien cliquez sur le bouton ) 2. Lorsque Word détecte une éventuelle faute, vous pouvez la corriger avant de poursuivre la vérification. X- Les styles: Les styles définissent l'apparence de plusieurs éléments du texte d'un document (les titres, le corps de texte ) Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 10

11 Un style permet d'appliquer simultanément un ensemble de mises en forme de paragraphes et/ou de caractères. Pour appliquer un style à un mot sélectionnez le mot. Pour appliquer un style à un paragraphe, positionnez le point d'insertion à l'intérieur du paragraphe. XI- Mise en page: La mise en page permet de définir la présentation de la page (marges, format du papier et son orientation). Pour afficher la fenêtre de mise en page cliquez sur l'option mise en page du menu Fichier Précisez les marges (Haut, bas, gauche, droite) et les autres paramètres puis cliquez sur OK. X- En-têtes et pieds de page : Un en-tête ou un pied de page est un texte ou un graphisme (numéro de page, date ou logo d une société, par exemple) généralement imprimé dans la partie supérieure ou inférieure de chacune des pages d un document. L en-tête est imprimé dans la marge du haut et le pied de page, dans la marge du bas. Création d un en-tête ou d un pied de page : 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur En-tête et pied de page. 2. Pour créer un en-tête, saisissez le texte ou les graphismes dans la zone d en-tête. Pour insérer Des numéros de page La date actuelle Cliquez sur Insérer un numéro de page Insérer la date Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 11

12 L heure actuelle Insérer l heure Des éléments d en-tête ou de pied de page courant, notamment le nombre total de pages (page 1 de 10), le nom du fichier ou de son auteur. Insertion automatique, puis cliquez sur l élément souhaité. 3. Pour créer un pied de page, cliquez sur Basculer en-tête/pied de page pour accéder à la zone de pied de page, puis répétez l étape 2. Une fois l opération terminée, cliquez sur Fermer. XI- Les Tableaux : 1- Création d un tableau : 1. Cliquez sur l endroit où vous souhaitez créer un tableau 2. Cliquez sur Tableau et Insérer un tableau. 3. Préciser le nombre de lignes et de colonnes voulu. Ou bien Cliquez sur le bouton 2- Ajout ou suppression de bordures : Pour ajouter des bordures autour des cellules d un tableau. 1. Sélectionnez les cellules de tableau auxquelles vous voulez appliquez une bordure, ou contenant des bordures à supprimer. 2. Dans le Menu Format, cliquez sur Bordures et Trame. Ou bien cliquez sur le bouton «Bordures» Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 12

13 3- Trame de fond : Une trame de fond remplit le fond des cellules de tableau permet de mettre en valeur le texte des cellules. Pour ajouter une trame de fond : 1. Sélectionnez les cellules de tableau auxquelles vous voulez ajouter une trame de fond ou desquels vous voulez la retirer. 2. Choisissez Format Bordures et Trame. 3. Sélectionnez l onglet Trame de fond. 4- Mise en forme automatique d un tableau : 1. Cliquez sur le tableau. 2. Cliquez dans le menu Tableau sur Format automatique de tableau. 3. Cliquez dans la zone Format sur le format souhaité. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 13

14 5- Fusionner et fractionner des cellules : Pour fusionner ou fractionner des cellules, sélectionnez les et dans le menu Tableau choisissez la commande fusionner les cellules ou fractionner les cellules. 6- Insérer et supprimer des lignes et des colonnes : ** Vous pouvez supprimer le texte et les graphismes à l'intérieur d'un tableau comme vous le feriez pour le texte d'un document. Pour supprimer les cellules d'un tableau : Sélectionnez la cellule ou les cellules à supprimer. Dans le menu Tableau, choisissez Supprimer puis cellules. Sélectionnez une des options de déplacement des cellules restantes puis cliquez sur OK. Pour supprimer des lignes d'un tableau : Sélectionnez la ou les lignes à supprimer. Dans le menu Tableau, choisissez Supprimer puis lignes. Pour supprimer des colonnes d'un tableau : Sélectionnez la ou les colonnes à supprimer. Dans le menu Tableau, choisissez Supprimer puis colonnes. ** Lorsque vous avez inséré un tableau dans votre document, vous pouvez adapter ses dimensions au texte en ajoutant des lignes au cours de votre travail. Pour ajouter des lignes à un tableau : Sélectionnez la ligne ou le groupe de lignes du tableau figurant à l'endroit où vous voulez insérer de nouvelles lignes. Assurez-vous que vous sélectionnez un nombre de lignes identique à celui devant être inséré. Dans le menu Tableau, choisissez Insérer puis lignes. Pour ajouter des colonnes dans un tableau Sélectionnez la ou les colonnes à côtés desquelles vous voulez insérer une ou plusieurs nouvelles colonnes. Dans le menu Tableau, choisissez Insérer puis colonnes. 7- Trier un tableau : Pour trier un tableau, positionnez le curseur à l intérieur du tableau et dans le menu Tableau, choisissez Trier Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 14

15 XII Insertion d objet : Grâce à la notion (OLE) (Objet Linking and Embedding) (en français Liaison et Incorporation d Objets), Word vous permet d insérer des objets réalisés par d autres programmes. Insérer des caractères spéciaux (qui ne figure pas dans le clavier) Insérer la date et l heure Pour sélectionner plusieurs objets : Grouper ou dissocier des objets : Insérer une zone de texte (on utilise une zone de texte lorsqu on veut avoir un texte indépendant du reste du document) Insérer une image externe : menu Insertion, image, A partir du fichier. Insérer un objet «Clipt Art» : menu Insertion, image, A partir de la bibliothèque Sélectionnez le premier Gardez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez les autres. Sélectionner les objets Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l option grouper du menu contextuel. XIII. LE MODE COLONNE Cette fonction permet d'obtenir du texte présenté sur plusieurs colonnes type journal. (13 colonnes maximum). - Sélectionnez la partie du document à mettre en colonne. - Cliquez sur la commande Colonnes du menu Format. - Entrez le nombre de colonne, cliquez dans l option Ligne séparatrice pour imprimer une ligne verticale entre les colonnes puis cliquez sur OK. Ou Cliquez sur Vous pouvez aussi choisir l un des colonages dans la zone Prédéfinir de la commande. Remarque : Saisissez le texte normalement ; dans le cas où l'on ne souhaiterait pas remplir totalement une colonne, passez à la colonne suivante en appuyant sur : - CTRL + MAJ + ENTREE OU En mode Page, placez le point d insertion où vous voulez commencer la nouvelle colonne. Choisissez Insertion, Saut... l option Saut de colonne puis " OK ". - Le mode colonne se visualise en mode Page ou en Aperçu avant impression - Pour la redis position du texte en mode normal. Cliquez sur la commande Colonnes du menu Format. Entrez le chiffre " 1 " puis cliquez sur OK. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 15

16 LES LETTRINES Cette option permet de mettre en évidence la première lettre d un paragraphe en augmentant sa taille. Sélectionnez le ou les paragraphes concernés. Choisissez la commande Lettrine... du menu Format. Définissez les options de mise en forme de la lettrine et validez. Pour supprimer la lettrine, choisissez l option " Aucune " dans la zone Position. LES COUPURES DE MOTS Cette fonction assure l'insertion de tirets (traits d'union) dans les mots afin de régulariser le bord droit d'un texte aligné à gauche ou dans le cas d'un texte justifié pour réduire la taille des espaces entre les mots. On peut insérer des tirets manuellement, de façon semi-automatique ou automatique. Cliquez sur la commande Langue, suivie de Coupure de mots, dans le menu Outils. Cliquez sur le bouton automatique. Cliquez sur Coupure des mots en majuscules pour couper les mots tapés en majuscule. XIV. LE PUBLIPOSTAGE Le module publipostage vous permet à partir d'un fichier de données composé de plusieurs enregistrements et d'une lettre type contenant des zones à compléter, d'imprimer automatiquement un exemplaire de la lettre avec le contenu de chaque enregistrement du fichier de données. Un mailing se compose de trois éléments : Un fichier de données Un document principal (lettre type) La fusion/impression Word fournit un assistant pour vous guider dans la création du fichier de données, du document principal et de la fusion. 1. CREATION DU DOCUMENT PRINCIPAL Le document principal peut-être une lettre type, des étiquettes de publipostage, des enveloppes. Le cas de la lettre type est le plus courant, il s agit de la lettre dont le texte est commun pour l ensemble des destinataires. La création de ce document est obligatoirement l étape 1. Si vous ne disposez pas de fichiers de données, passez tout de suite à la création de celui-ci pour revenir ensuite sur la lettre type. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 16

17 Rendez-vous dans " Outils " " Publipostage " Cliquez " Créer " et choisissez " Lettres types " Choisissez " Fenêtre active " Passez à la création du fichier de données s il n est pas créé, sinon ouvrez le fichier de données qui vous intéresse. 2. CREATION DU FICHIER DE DONNEES Le fichier de données permet de stocker des enregistrements qui au moment de la fusion/impression iront se positionner dans les variables de la lettre type. Le fichier de données se constitue dans un tableau. Il est composé d'une première ligne de commande définissant la structure du fichier, indiqué par les noms de champs. Un enregistrement est une ligne d information. Ces informations sont relatives aux champs définis dans la ligne de titre. Word 97 met à votre disposition une grille de saisie d informations. fichier de données: NOM PRENOM ADRESSE CODE VILLE AGE Dupont Emilien 25, rue des petits champs Martins Carine 147, rue de la marre aux loups Paris Damville 35 Etapes de manipulation pour obtenir la grille de saisie : Après la création de votre lettre type cliquez sur " Obtenir les données " Plusieurs choix s offrent à vous si vous créez pour la première fois votre fichier de données. Sélectionnez " Créer la source de données " sinon " Ouvrir la source de données " Une fenêtre apparaît Sélectionner le champ que vous souhaitez supprimer et cliquez sur " Supprimer un champ " Si vous souhaitez ajouter un champ à la liste qui vous est proposée, tapez votre champ dans " Nom de Champ " et cliquez sur " Ajouter un champ " Pour déplacer l ordre des champs, sélectionnez le champ à déplacer et utilisez les flèches (1) puis en fin de manipulation validez OK. Votre grille de saisie apparaît (cf. page précédente), saisissez vos enregistrement en passant d une case à l autre par la touche " TAB " de votre clavier. (Maj.+TAB pour revenir) Pour entrer un nouvel enregistrement cliquez Ajouter Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 17

18 Pour passer d un enregistrement à l autre utilisez les flèches Pour afficher le tableau de données, utilisez " afficher la source " " Supprimer " permet de supprimer un enregistrement, " Rétablir " permet de revenir sur une suppression, " rechercher " permet une consultation de la grille en fonction d un critère. " Afficher la source " vous permet de revenir au tableau des données. Ce tableau peut être manipulé comme tout tableau classique et vous pouvez modifier et manipuler les données avec le menu " Tableau ". Une barre d outils particulière est associée au fichiers de données, l icône permet de revenir au document principal pour la suite des étapes. 3. MODIFICATION DU DOCUMENT PRINCIPAL Pour réaliser votre lettre type, vous devez tapez un texte invariant qui sera commun à tous les destinataires et insérer des champs de fusion dans le texte aux emplacements des données variables (NOM, PRENOM, ADRESSE...) Votre document principal, si vous avez suivi la démarche précédente, est directement lié au fichier de données. Si ce n est pas le cas, retournez dans " Outils " " Publipostage " et redéfinissez votre fichier source de données en appelant " Obtenir des données " " Ouvrir la source de données " et ouvrez le fichier désiré. La méthode précédemment décrite est d ailleurs utilisée pour changer la source de données. Vous disposez dans le document principal d une nouvelle barre d outils. Utilisez " Insérer un champ de fusion " chaque fois que vous souhaitez voir apparaître une donnée variable au point d insertion. Exemple de lettre type Dans l'exemple de la lettre ci-après, les variables " Titre ", " Nom ", " Adresse1 ", " Code_postal "., " Ville " seront remplacées par les enregistrements du fichier de données afin de personnaliser celle-ci. 4. FUSION / IMPRESSION DU PUBLIPOSTAGE La fusion va permettre la mise en relation entre les deux fichiers (le fichier de données et la lettre type). Les lettres personnalisées peuvent être imprimées soit en sortie imprimante, Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 18

19 soit en sortie document. Vous pouvez effectuer la fusion sur tous les enregistrements du fichier de données ou seulement sur une partie FUSION VERS L'IMPRIMANTE C'est l'impression directe sur l'imprimante. Cliquez sur la case imprimante de la barre d'outils FUSION VERS UN DOCUMENT La fusion dans un nouveau document ordonne à Word 97 de créer un nouveau fichier et d'y enregistrer les diverses lettres types créées. Chaque version de lettre est séparée par saut de section " Page suivante ". Pour éditer les lettres types, procédez comme pour un document ordinaire. Cliquez sur la case de fusion document de la barre d'outils. Avant de lancer la fusion du fichier de données et de la lettre type, vous pouvez demander la vérification des deux documents ; cliquez sur les cases de défilements des enregistrements dans la barre d outils. 4.3 FUSION D'UNE PARTIE DES ENREGISTREMENTS Vous avez la possibilité de réaliser un publipostage uniquement sur certains enregistrements regroupés. Vous devez impérativement visualiser le document principal à l'écran. Passez par la commande " Publipostage " du menu " Outils ". Cliquez sur le bouton " Fusionner " de l étape 3, passez dans la rubrique "Enregistrements à fusionner" afin d'indiquer la portion des enregistrements à fusionner. Exemple de 3 à TRI DES ENREGISTREMENTS Vous pouvez trier les enregistrements du fichier de données en ordre croissant ou décroissant, en alphanumérique ou numérique. Passez dans votre fichier de données, cliquez sur une cellule du tableau pour la colonne à trier puis cliquez sur le bouton " tri par ordre croissant " ou sur le bouton " tri par ordre décroissant " sur la barre d'outils "Base de données". Vous pouvez aussi trier votre fichier de données en fonction de trois clefs en utilisant " Tableau " " Trier... ". Sélectionnez la rubrique à trier dans la liste en première clef, définissez l'ordre de tri : Croissant ou décroissant, choisissez une ou deux autres clefs éventuellement pour un sous tri et cliquez sur OK. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 19

20 XV COMPILATION D'UNE TABLE DES MATIERES Vous pouvez rapidement générer une table des matières à partir de votre plan. Positionnez votre curseur là où vous souhaitez voir apparaître la table des matières. Cliquez sur Tables et Index du menu Insertion. Sélectionnez l onglet " Table des matières " Sélectionnez une mise en forme prédéfinie dans la fenêtre " format " ou personnalisez votre table en modifiant les styles de tables tm1 tm2 tm REMARQUE : La table des matières apparaît à la position du curseur. Créez une rupture de page pour la distinguer du document principal. Pour remettre à jour une table des matières après de nouvelles modifications dans la pagination, cliquez sur la table pour la sélectionner et utilisez la touche de fonction : F9 ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez mettre à jour les champs. Animée par : Atmani Abdellatif / Chawki Abdelaziz 20